Общие правила нумерации документов в 1С
Прежде чем исправлять автоматически созданные номера счетов фактур, следует вспомнить общие принципы нумерации документов в 1С. Во-первых, номера в 1С присваиваются только объектным данным: для справочников этот реквизит называется Код, а для документов — Номер.
В обоих случаях смысл абсолютно одинаков, равно как и принципы изменения нумерации. Кроме того, рассмотренные принципы исправления нумерации счетов фактур 1С применимы и к документам других типов, например, приходным и расходным кассовым ордерам, а также к элементам любых справочников.
При записи нового счета фактуры в базу, ему присваивается следующий по счету порядковый номер. Если у счета фактуры уже есть номер, то это значит что он уже записан. Нумерация счетов фактур последовательная, сплошная (например, 1,2,3,…10 и так далее).
Ещё один важный момент. Любой объект в 1С имеет некий уникальный идентификатор, позволяющий однозначно отличить его от других объектов. И это вовсе НЕ номер, как многие думают! Номер документа является лишь одним из реквизитов и его можно легко изменить.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Особенность изменения номеров в 1С
Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.
Если вы хотите изменить номер счёта фактуры, к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999).
После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.
Как видите, я привёл тут типичную операцию исправления нумерации счетов фактур 1С, при которой требуется поменять местами номера у документов. Такая ситуация запросто возникает при записи документа неправильной датой (по поводу даты обязательно читать это). Если же просто требуется присвоить счету фактуре другой номер и этот номер не занят, то задача упрощается до смешного и делается за несколько секунд.
Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.
При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.
Разобраться с особенностями работы 1С:Бухгалтерии 8.3, а также научиться вести учёт без посторонней помощи Вам поможет специальный видеокурс по данной конфигурации, включающий в себя 42 часа практических материалов. Посмотрите примеры уроков и учебный план курса!
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.3
Для начала нужно чтобы вы вообще видели поле этого самого номера. Если этот реквизит почему-то скрыт, то отобразите его.
Чтобы исправить номер счёта-фактуры в 1С, откройте документ и просто щёлкните мышкой на поле номера и нажмите, к примеру, клавишу Backspace (кнопка над Enter со стрелкой влево, используемая для стирания текста). Поле Номер в большинстве документов просто так редактировать нельзя, поэтому оно по умолчанию заблокировано.
Важный момент:
1С спросит вас, действительно ли вы хотите изменить номер. Ответьте Да. При этом поле номера счета фактуры станет активным и вы можете установить тот номер, который вам нужно. Не забудьте записать документ.
Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.2
В 1С версии 8.2 для смены номера счета фактуры вам необходимо открыть документ, после чего зайти в меню Действия и в самом низу выбрать пункт «Изменить номер» (аналогично у справочников этот пункт называется «Изменить код»). 1С Предприятие также спросит подтверждение, в котором нужно ответить Да, после чего поле номера станет активно. По окончании исправления нумерации не забудьте сохранить счет фактуру.
Ошибки из-за исправления нумерации счетов фактур 1С
Стоит иметь ввиду, что исправление нумерации счетов-фактур, а также иных документов 1С Предприятия, может повлечь за собой ошибки в учёте, которые сразу обнаружить вы не сможете. Стоит также учесть и тот случай, когда документ уже распечатан и передан контрагенту.
Тема достаточно обширная, я всегда выделяю её на своих занятиях, так что и вам советую быть поосторожнее, чтобы не наделать глупых (и не очень) ошибок в 1С из-за смены нумерации счетов фактур, ПКО, РКО или других документов, в которых номер важен не только в программе, но и за её пределами.
Уникальная метка публикации: C91E8DA7-887C-C2BF-E660-C84CDE011D13
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/kak-ispravit-numeraciyu-schetov-faktur/
Бухгалтер может допустить не только суммовую ошибку при регистрации первичных документов, но и технические ошибки, например, в номере зарегистрированного счета-фактуры.
Давайте разберем на что повлияет «техническая ошибка» и как внести исправления в 1С.
Содержание
- Пошаговая инструкция
- Исправление ошибки
- БУ и НУ
- НДС
- Исправление «технической» ошибки за IV квартал в периоде обнаружения ошибки (в I квартале)
- Проводки
- Создание «технического» исправленного счета-фактуры
- Уточненная декларация по НДС за IV квартал
Пошаговая инструкция
17 февраля 2020 (I квартал) бухгалтер обнаружил, что при регистрации счета-фактуры №1412 от 14 декабря 2019 неверно указан номер СФ (вместо №1412 указан №1214).
Данная ошибка не привела к занижению суммы НДС.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
Исправление ошибки
БУ и НУ
«Техническая» ошибка не приводит к занижению или завышению доходов и расходов, поэтому в БУ и НУ исправления не вносятся.
НДС
При исправлении «технической» ошибки необходимо:
- в доп. листе Книги покупок за период первичного счета-фактуры (IV квартал 2019):
- аннулировать запись с неверным номером СФ;
- добавить запись с верным номером СФ.
- подать уточненную декларацию за IV квартал 2019.
Исправление «технической» ошибки за IV квартал в периоде обнаружения ошибки (в I квартале)
Проводки
Движения по регистру НДС Покупки будут сформированы, только в том случае, если ранее НДС был принят к вычету.
Создание «технического» исправленного счета-фактуры
Уточненная декларация по НДС за IV квартал
Исправление «технической» ошибки в декларации по НДС отражается:
В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»: PDF
- аннулированный счет-фактура полученный со старым номером;
- счет-фактура полученный с новым номером.
См. также:
- Ошибка: занижена сумма выручки прошлого года
- Ошибка: завышены расходы по услугам поставщика прошлого года
- Неучтенная реализация услуг прошлого года
- Пропущенные документы прошлого года от поставщика услуг
- Занижена сумма затрат прошлого периода. Занижен транспортный налог
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
/
/
/
Совет: Как исправить ошибки нумерации счетов-фактур, РКО, ПКО и других документов в 1С 8.3?
27.05.2019
В программах 1С 8.3 документам автоматически присваивается порядковый номер. В обычной ситуации этот механизм позволяет нумеровать документы в хронологическом порядке и исключить дубли номеров, однако в некоторых ситуациях механизм может повести себя неправильно. Например, если ввести документ задним числом или отредактировать номер документа вручную. Что делать, если в программе 1С:Предприятие 8.3 сбилась нумерация документов?
Экспресс-проверка нумерации счетов-фактур и кассовых документов в 1С:Бухгалтерии 8 и автоматическая перенумерация.
В программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) есть встроенный инструмент проверки нумерации счет-фактур и кассовых документов (РКО и ПКО), поскольку в соответствии с нормами бухгалтерского учета нумерация этих документов должна вестись непрерывно, без дублей и в хронологическом порядке. Чтобы запустить инструмент проверки, в разделе «Отчеты» откройте пункт «Экспресс-проверка».
В открытом окне необходимо выбрать период проверки, а затем нажать кнопку «Показать настройки», где отметить галочками пункты «Соблюдение нумерации ПКО», «Соблюдение нумерации РКО» и «Соблюдение нумерации счетов-фактур».
Для данного примера мы ввели в программу 1С:Бухгалтерия 8.3 три счет-фактуры с измененной нумерацией. После нажатия на кнопку «Выполнить проверку», программа автоматически определит ошибки в нумерации счетов-фактур. Раскройте подпункты отчета, чтобы увидеть результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации для их исправления. Также программа предложит использовать встроенную обработку «Перенумерация документов», которая автоматически восстановит нумерацию в хронологическом порядке.
В окне обработки можно задать начальный номер, с которого начнется нумерация (может быть отличен от 1, если идет проверка не с начала года). В этом же окне сразу отображается, какие номера будут изменены. Нажмите на кнопку «Продолжить», чтобы подтвердить изменения номеров и перепровести редактируемые документы. Чем больше документов, тем больше времени займет редактирование. Обратите внимание, что после перенумерации номера документов в программе 1С:Бухгалтерия 8 могут не совпадать с номерами первичных документов.
После окончания обработки можно еще раз запустить экспресс-проверку нумерации. На этот раз ошибок нумерации документов в программе 1С 8.3 выявлено не будет.
Что делать, если номера новых документов в 1С 8.3 назначаются неправильно?
То, что касается других конфигураций 1С 8.3 и других документов, то типовых инструментов поиска и исправления ошибок нумерации для них не предусмотрено и делать это приходится вручную. Нередко изменение номеров документов может привести к ошибкам автоматической нумерации. То есть новым документам могут назначаться номера по ошибочному алгоритму. Для того, чтобы исправить механизм автоматической нумерации, может быть необходимо перенумеровать последние документы в режиме толстого клиента. Для этого выйдите из программы и в окне запуска 1С 8.3 при выборе информационной базы нажмите «Изменить», затем «Далее», и выберите основной режим запуска «Толстый клиент»
В режиме толстого клиента перенумеруйте последние документы в таком формате, в котором необходимо вести дальнейшую нумерацию. После выхода из программы, установления режима запуска «Автоматически» и входа в обычном режиме автоматическая нумерация должна работать корректно.
Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!
Расписание курсов 1C
Подпишитесь на нас!
И получите в подарок промокод на 1500 руб! Все новые статьи, акции и анонсы каждую неделю:
Начинаем серию уроков по работе с НДС в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Курс повышения квалификации «Все про НДС: от нуля до сложных моментов»
На практических примерах научим вас работать с НДС в любых ситуациях: разберем новые правила 2023 года по НДС, заполнение деклараций, применение льгот и обоснование вычетов.
Официальное удостоверение на 120 ак. часов в ФИС ФРДО Рособрнадзора.
Посмотреть программу
Сегодня рассмотрим тему: «Исправленный счет-фактура».
Большая часть материала будет рассчитана на начинающих бухгалтеров, но и опытные найдут кое-что для себя.
Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).
Итак, приступим.
Немного теории
В отличие от корректировочного счета-фактуры, исправленный счет-фактура используется для исправления ошибок, допущенных при заполнении первичного счета-фактуры.
Исправления вносятся только в тех случаях, когда обнаружены именно ошибки заполнения, например:
-
опечатки,
-
неверные реквизиты,
-
перепутаны налоговые ставки.
Исправленный счет-фактура составляется продавцом в 2 экземплярах, один из которых остаётся у него, а второй передаётся покупателю.
Номер и дата исправленного счета-фактуры полностью совпадают с первичным документом, но в нём дополнительно указывается номер и дата исправления.
Нумерация исправлений ведётся в пределах первичного счета-фактуры от 1 и до бесконечности.
Рассмотрим возможные ситуации на примерах.
Исправление на стороне продавца
01.01.2016 мы (ООО «НДС») отгрузили ООО «Покупатель» 2 кондиционера по цене 15 000 рублей каждый (включая НДС).
При этом мы выставили покупателю первичный счет-фактуру №1 от 01.01.2016, в котором допустили опечатку, указав вместо двух 3 кондиционера.
Выставляем первичный счет-фактуру
Заходим в раздел «Продажи» пункт «Реализация (акты, накладные)»:
Создаём и заполняем новый документ «Реализация (товары)»:
Проводим его, а затем выписываем счет-фактуру (кнопка внизу документа):
Ошибку обнаружили в том же налоговом периоде (у продавца)
Свою ошибку мы обнаружили 10 января, выставив покупателю исправленный счет-фактуру №1 (исправление 1) от 01.01.2016 (исправление 10.01.2016).
Выставляем исправленный счет-фактуру в том же налоговом периоде (у продавца)
Снова заходим в раздел «Продажи» пункт «Реализация (акты, накладные)»:
Выделяем созданную ранее реализацию левой кнопкой мыши, а затем выбираем пункт «Создать на основании» (может быть скрыта в пункте «Ещё») и далее пункт «Корректировка реализации»:
Заполняем корректировку реализации:
При этом обратите внимание на несколько моментов:
-
Вид операции «Исправление в первичных документах».
-
Исправление №1 от 10.01.2016.
-
Количество 2.
Проводим документ и выставляем исправленный счет-фактура (кнопка внизу документа):
Смотрим книгу продаж в том же налоговом периоде (у продавца)
Формируем книгу продаж за 1 квартал:
И видим, что первичный счет-фактура аннулирован (методом сторно):
Исправленный счет-фактура попал в книгу продаж:
При этом там же указаны номер и дата исправления:
Ошибку обнаружили в другом налоговом периоде (у продавца)
Свою ошибку мы обнаружили 01 апреля, выставив покупателю исправленный счет-фактуру №1 (исправление 1) от 01.01.2016 (исправление 01.04.2016).
Выставляем исправленный счет-фактуру по той же схеме (как и выше), только датой 01.04.2016:
В этом случае (выставление исправленного счета-фактуры в другом налоговом периоде) исправление вносится через дополнительный лист книги продаж 1 квартала.
Открываем книгу продаж за 1 квартал:
Нажимаем в ней «Показать настройки»:
Отмечаем галку «Формировать дополнительные листы» за текущий период:
Формируем книгу продаж и вместо основного раздела указываем «Дополнительный лист за 1 квартал 2016 года»:
Вот аннулирование первичного счета-фактуры:
А вот исправленный счет-фактура с указанием номера и даты исправления:
Исправление на стороне покупателя
01.01.2016 мы (ООО «НДС») получили от ООО «Поставщик» 2 кондиционера по цене 15 000 рублей каждый (включая НДС).
При этом мы получили первичный счет-фактуру №1 от 01.01.2016, в котором была допущена опечатка (указано 3 кондиционера вместо 2).
Заносим первичный счет-фактуру
Заходим в раздел «Покупки» пункт «Поступление (акты, накладные)»:
Создаем и заполняем новый документ «Поступление (товары)»:
Регистрируем первичный счет-фактуру внизу документа:
Ошибку обнаружили в том же налоговом периоде (у покупателя)
Свою ошибку продавец обнаружил 10 января, выставив нам (покупателю) исправленный счет-фактуру №1 (исправление 1) от 01.01.2016 (исправление 10.01.2016).
Заносим исправленный счет-фактуру в том же налоговом периоде (у покупателя)
Снова заходим в раздел «Покупки» пункт «Поступление (акты, накладные)»:
Выделяем созданное ранее поступление левой кнопкой мыши, а затем выбираем пункт «Создать на основании» (может быть скрыта в пункте «Ещё») и далее пункт «Корректировка поступления»:
Заполняем корректировку поступления следующим образом:
На закладке «Товары» указываем верное количество:
Проводим документ и регистрируем исправленный счет-фактуру:
Делаем запись в книгу покупок в том же налоговом периоде (у покупателя)
Заходим в раздел «Операции» пункт «Помощник по учету НДС»:
Указываем период «1 квартал» а затем открываем формирование записей книги покупок:
Нажимаем кнопку «Заполнить документ»:
Закладка «Приобретенные ценности» автоматически заполнятся нашим поступлением, с указание даты получения счет-фактуры 10.01.2016 (дата исправления):
Проводим документ, а затем формируем книгу покупок за 1 квартал:
Первичный счет-фактура аннулирован, новый (исправленный) счет-фактура внесен.
Ошибку обнаружили в другом налоговом периоде (у покупателя)
Свою ошибку продавец обнаружил 01 апреля, выставив нам (покупателю) исправленный счет-фактуру №1 (исправление 1) от 01.01.2016 (исправление 01.04.2016).
Заносим исправленный счет-фактуру по той же схеме (как и выше), только датой 01.04.2016:
В этом случае аннулирование первичного счета-фактуры производится через дополнительный лист книги покупок за 1 квартал:
А исправленный счет-фактура вносится в книгу покупок 2 квартала через записи в книгу покупок.
Для этого открываем «Помощник по учету НДС» за 2 квартал:
И открываем операцию «Формирование записей книги покупок»:
В открывшейся форме нажимаем кнопку «Заполнить документ»:
Закладка «Приобретенные ценности» автоматически заполнилась исправленным счетом-фактурой от 01.04.2016:
Проводим документ, а затем формируем книгу покупок за 2 квартал:
Исправленный счет-фактура занесен в книгу покупок 2 квартала.
Мы молодцы, на этом всё :-).
В соответствии с законодательством номер счет-фактуры является обязательным реквизитом. Однако конкретных законодательных правил нумерации нет. Есть всего два требования — номера должны формироваться по возрастанию, а также не должно быть одинаковых номеров. Нумерация идет по порядку и для бумажных, и для электронных счетов-фактур.
На практике организация самостоятельно определяет, как нумеровать счет-фактуры. Применяются такие правила:
- Нумерация идет по возрастанию для всех видов счет-фактур, включая авансовые.
- Нумерация начинается заново через какой-то период (день, месяц, квартал, год и т.д.).
- В номер могут включаться не только цифры, но и буквы и другие знаки.
Эти правила закрепляются в учетной политике организации.
В инструкции рассмотрим нумерацию счет-фактур в 1С 8.3, их настройку и исправление.
Содержание
- Счет-фактура полученный
- Счет-фактура выданный
- Сбилась нумерация счетов-фактур — как её восстановить?
Счет-фактура полученный
При получении счет-фактуры от поставщика, они вводятся в 1С с теми реквизитами, которые указал поставщик в первичных документах. За счет этого счета отражаются одинаково у поставщика и покупателя.
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
Например, создали документ, указали номер и дату:
Распечатаем счет-фактуру по кнопке “Печать”:
Счет-фактура выданный
Для создания счет-фактуры выданного в документе “Реализация (акты, накладные)” нажмем кнопку “Выписать счет-фактуру”:
Здесь есть два номера:
- Номер документа для программы — в примере это КППБ-0000003. КППБ — это префикс организации и префикс информационной базы. Префикс организации указывается в ее карточке:
Префикс указывать не обязательно, применяется, если в базе несколько организаций. Префикс базы указывается в меню “Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных”:
Этот префикс применяется, если настроен обмен с другими программами. Чтобы различать, в какой базе созданы документы.
- Номер для печати счета-фактуры — отображается вверху документа, в примере это 3 от 20.02.2020. Именно этот номер выводится при печати и в Книге Продаж:
Сбилась нумерация счетов-фактур — как её восстановить?
Если в ходе работы нумерация счетов-фактур будет нарушена, то ее можно восстановить с помощью экспресс-проверки. Функционал доступен в разделе “Отчеты — Анализ учета”:
Указываем период и нажимаем “Показать настройки”:
Здесь можно выполнить проверку учета. Нас интересует пункт “Соблюдение нумерации счетов-фактур”:
Ставим флаг напротив этого пункта и нажимаем “Выполнить проверку”. Если ошибки есть, они будут отображены:
Сразу же будут указаны возможные причины и рекомендации. В частности, предлагается перенумеровать документы, нажмем ссылку.
В открывшемся окне указываем начальный номер счет-фактуры и нажимаем “Продолжить”:
Выполним повторную проверку, ошибок нет: