1с как найти все измененные объекты

Когда с базой 1С работают несколько сотрудников, возникают вопросы:

• как отследить действия пользователей в системе;
• как посмотреть в 1С кто изменял документ;
• где увидеть историю изменения документа;
• как вернуть данные к прежнему виду?

Найти ответы помогут Журнал регистрации и История изменений.

Работу с Журналом регистрации и Историей изменений рассмотрим на примере конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3.

Журнал регистрации и История изменений

История изменений хранит все предыдущие версии документов и справочников, включая информацию о пользователе, а по Журналу регистрации выявляется факт изменений и имя пользователя, но без какой-либо конкретики.

Журнал регистрации больше ориентирован на фиксирование действий с программой в целом — таких, как изменение параметров, настроек. А механизм Истории изменений — на хранение предшествующих версий документов и справочников. Он появился в типовых конфигурациях с версии 8.3.11, а с 8.3.13.1513 к списку объектов добавились константы, планы обмена и планы видов характеристик. Журнал регистрации начинает собирать информацию автоматически с момента установки программы, а для начала работы Истории изменений требуется ее включение и настройка.

Журнал регистрации

Журнал регистрации дает возможность выявить пользователей, совершавших какие-либо действия в программе. Открывать и просматривать его может только пользователь с правами администратора. В журнале фиксируются:

• ошибки — любые сбои в системе;
• предупреждения — системные сообщения;
• информация — действия с данными;
• примечания — малозначимые оповещения.

Настройка списка регистрируемых событий возможна в режиме конфигуратора. Изначально по умолчанию включена регистрация всех событий.

Подробнее Журнал регистрации в 1С 8.3

Где найти журнал регистрации

Журнал регистрации, в котором хранится история изменений в 1С 8.3, можно найти в разделе: Администрирование — Обслуживание — Журнал регистрации.

Настройка журнала

Для сокращения количества записей и точной настройки задайте параметры:

• Показывать — количество записей в окне журнала;
• Критичность— выберите:
  • Все события — без отбора по событиям;
  • Ошибка — возникшие в программе ошибки;
  • Предупреждение — выведенные на экран предупреждения для пользователей;
• Интервал — задайте, если нужен список записей в журнале регистрации за период, отличный от указанного в поле Отбор (по умолчанию там указана текущая дата).

Кнопка Установить отбор — это расширенный отбор для получения данных по конкретному событию или объекту. Чтобы отобразить сведения по документу, настройте:

• Интервал — период, за который сформируются записи о действиях с документом. Если период неизвестен, устанавливается максимальный: с даты создания документа по текущее число;
• Метаданные — укажите для получения информации по всем документам одного вида;
• Данные — укажите конкретный документ. Для этого выберите в поле из списка наименование документа.

После нажатия кнопки ОК откроется журнал документов. По дате и номеру найдите тот, по которому требуется просмотреть зарегистрированные действия. Период, указанный в окне отбора журнала регистрации, не влияет на сформированный журнал со списком документов.

Кнопка Применить и закрыть — завершение настройки расширенного отбора.

Сформируется отчет по зафиксированным событиям по документу за указанный период. Для открытия измененного объекта выберите из контекстного меню пункт Открыть данные для просмотра.

Как читать журнал

В журнале регистрации выводятся графы:

• Дата, время — дата и время события;
• Пользователь, компьютер, приложение, сеанс — имя пользователя, имя компьютера, с которого запущена программа, режим запущенного приложения (стандартно для всех пользователей, работающих с базой данных 1С — Тонкий клиент);
• Событие, данные и метаданные, комментарий:
  • событие — произошло с Добавление информации (возможны: Изменение, Проведение);
  • данные — событие связанно с Данными (возможны: Доступ, Пользователи, Сеанс, Фоновое задание);
  • метаданные — объект, с которым произошло событие: Счет покупателю 0000-000001 от 26.10.2020 16:50:31, относится к типу Документ, вид Счет покупателю;
  • комментарий программа указывает в случае возникновения ошибки или предупреждения.

История изменений документа в 1С 8.3 (или справочника) хранит все версии объекта — от создания до последнего редактирования и проведения. Механизм позволяет:

• отследить изменения, сделанные пользователем;
• увидеть предыдущие данные;
• сопоставить измененную информацию со старой;
• вернуть документ/справочник к изначальному виду.

Включение и настройка

Расположение функции в программе:

• зайдите в систему под пользователем с правами администратора;
• меню Администрирование – Общие настройки;
• откройте раздел История изменений и установите флаг Хранить историю изменений.

Чтобы программа начала сохранять предыдущие версии объектов, перейдите по ссылке Настройки хранения. Если не задать никаких настроек, функция не начнет работать даже при флаге Хранить историю изменений.

Выберите конкретный документ/справочник или группу целиком для настройки истории хранения по всем объектам сразу.

Настройка истории хранения по конкретным видам документов/справочников позволит не загружать базу лишними данными и сохранит производительность системы.

Укажите, при каких обстоятельствах требуется добавлять записи в историю, нажав Установить когда сохранять версии и выбрав пункт из списка:

• Никогда — не хранить данные об изменениях;
• При записи:
  • для документов — собирать историю редактирования не проведенных документов;
  • для справочников — сохраняются все изменения;
• При проведении (для документов) — фиксировать изменения в проведенных документах;
• По умолчанию предлагает настройки:
  • для справочников — Никогда;
  • для документов — При проведении (для документов).

Установить срок хранения версий — определяется время хранения версий:

• За последнюю неделю;
• За последний месяц;
• За последние три месяца;
• За последние шесть месяцев;
• За последний год;
• Бессрочно — хранить историю всегда.

Версии с истекшим сроком хранения система считает устаревшими. При установке флага Автоматически удалять устаревшие версии программа будет их удалять самостоятельно. По умолчанию удаление настроено на каждый день в 3:00, но по ссылке Настроить расписание можно поменять настройки времени и частоты запуска процедуры удаления устаревших версий — от нескольких раз день до одного раза в год. Версии с Бессрочным сроком хранения всегда актуальны и автоматически программой не удаляются.

Просмотр истории изменений документа или справочника

Как в 1С посмотреть историю изменения документа/справочника после включения опции:

• Откройте журнал документов или справочник, встаньте на нужную строку.
• Просмотр истории изменения доступен в меню Еще — История изменений или по кнопке Перейти к отчету по версиям объекта. Переход к истории возможен из справочника, журнала документов или шапки открытого документа.

Если этих пунктов нет, проверьте Настройку истории (Администрирование — Общие настройки — История изменений): возможно, не заданы параметры для хранения объектов этого вида.

• Откроется окно История изменений с отчетом о редактировании документа/справочника. Включает дату изменения и имя пользователя, сделавшего корректировки.

Жирным цветом выделена текущая версия. Для просмотра деталей нажмите кнопку Открыть версию. Версия документа/справочника на выбранную дату отображается в виде отчета со значениями реквизитов.

Если требуется информация о редактировании конкретных реквизитов, укажите их в поле Изменения в реквизитах, отметив в окне Выбор реквизитов объекта. После указания реквизитов в списке версий останутся только те, в которых эти реквизиты менялись.

Сравнение версий документа/справочника:

• Откройте окно История изменений.
• Выделите строки с зажатой клавишей Shift или Ctrl и нажмите кнопку Сравнить. Сформируется отчет по изменениям, где каждой выбранной позиции отведена колонка. Порядок столбцов по умолчанию: в последней колонке отражены начальные данные (из выбранных версий), а в первой — конечные изменения (среди выбранных для сравнения). Сопоставлять можно любое количество версий.

Измененное значение реквизита подсвечивается.

Восстановление предыдущей версии документа или справочника

Чтобы восстановить данные до определенного состояния, выделите нужную строку и нажмите Перейти на версию. Документ/справочник вернется к состоянию на выбранное число в истории появится запись о создании новой версии с комментарием, она будет выделена жирным цветом как актуальная на текущий момент. Кнопка доступна только в режиме администратора.

Таким образом, посмотреть в 1С кто корректировал данные можно несколькими способами. Журнал регистрации и История изменений заложены во все типовые решения фирмы 1С. У каждого из них есть преимущества и недостатки. В Журнале регистрации предусмотрен расширенный механизм отбора информации по всей базе данных, а история изменений привязана и открывается по конкретному документу или справочнику. На практике для получения эффективных результатов при поиске измененных данных используют оба способа совместно.

См. также:

• Журнал регистрации в 1С 8.3
• Поиск и удаление дублей
• Загрузка данных из табличного документа 1С 8.3
• Как выгрузить документ, отчет из 1С 8.3 в Excel
• Сбилась нумерация документов в 1С 8.3: как исправить
• Как удалить помеченные на удаление документы
• Поиск и замена значений 1С 8.3
• Исправление технических ошибок при работе с 1С:Бухгалтерия

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы Бухэксперт8, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по программе 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

История данных

История данных — это один из механизмов платформы. Он компактно хранит историю изменения прикладных данных пользователями. С его помощью можно гибко анализировать изменения данных, сравнивать разные версии и восстанавливать данные в то состояние, которое они имели в выбранной версии.

Этот механизм реализован в составе платформы и не требует от разработчиков дополнительных действий для встраивания его в то или иное прикладное решение. От разработчиков требуется только указать, для каких именно объектов конфигурации будет вестись история изменений, и в фоновом задании настроить периодичность её обновления.

Сценарии использования

История данных может использоваться, например, в следующих сценариях:

• товар продали контрагенту со слишком большой скидкой, и теперь нужно понять, кто установил такую скидку,
• цена товара выглядит правильной, но в прошлом была продажа этого товара по более низкой цене. Нужно выяснить, кто изменил цену, а затем вернул её в прежнее значение,
• в текущий момент значение некоторого реквизита в учётной системе установлено так, что это привело к негативным последствиям. Необходимо выяснить, когда было установлено именно это значение, и кто из пользователей его установил,
• узнать все изменения, которые выполнял определённый пользователь, который один раз сделал что-то неправильно. Потому что в других случаях он мог допустить аналогичную ошибку,
• после того, как найдены все неподходящие изменения, необходимо восстановить предыдущее, правильное, состояние данных, или даже восстановить данные, которые были непосредственно удалены.

История изменений по объекту

Если для прикладного объекта включена запись истории, то стандартная команда механизма позволяет увидеть список всех изменений (версий) объекта.

В колонке Источник изменений может быть указан также узел плана обмена, если изменение было выполнено в узле, и попало в эту базу в результате обмена данными. В этом списке, в колонке Комментарий, можно указать произвольный комментарий, который поможет в расследовании каких-то ситуаций.

Отбор версий

В тех случаях, когда история изменений большая, можно отобрать для анализа только те версии, которые удовлетворяют некоторому условию.

Отчет о данных версии

Отчет позволяет просмотреть данные любой версии. В этом отчете подсвечиваются значения, измененные по отношению к предыдущей версии.

Отчет о разнице между версиями

Существует возможность сравнить между собой две произвольные версии. В этом отчете подсвечиваются добавленные, измененные и удаленные значения.

Программный интерфейс

Во встроенном языке реализован программный интерфейс, позволяющий использовать все возможности механизма истории данных. В том числе имеется возможность управлять переходом на версию, добавляя комментарии, исключая некоторые реквизиты из стандартной обработки, изменяя данные, номер версии и так далее.

Разработчик имеет возможность переопределить все стандартные формы, которые используются механизмом истории данных.

Случаются ситуации, когда пользователь 1С по ошибке меняет в документе, например, скидку, цену товара или значение какого-либо реквизита, что приводит к неверным расчетам и другим проблемам. При выявлении нежелательных изменений возникает желание их исправить, вернуть удаленные данные и прежнее состояние документа. Особенно актуален этот вопрос на начальном этапе работы с программой, когда пользователи совершают много ошибок, при этом объем информации небольшой.

В программах «1С» реализованы механизмы, позволяющие отслеживать изменения в базах различными способами:

• С помощью журнала регистрации. Платформенный механизм, позволяющий узнать кто и когда менял объект, без возможности детально отследить изменившиеся значения объектов;
• Через платформенный механизм ИсторияДанных. Отметим, что данный механизм появился в платформе 8.3.11 и позволяет работать с версионированием через встроенные механизмы платформы, что является несомненным плюсом.
• Через версионирование объектов (активируется самостоятельно). Данный механизм обеспечивается наличием в конфигурации подсистемы БСП «Версионирование объектов». Соответственно присутствует во всех современных типовых конфигурациях, разработанных на основе БСП (Библиотека стандартных подсистем).

Версионирование – это хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, в котором может храниться история изменения объектов, механизм версионирования позволяет пользователю:

• Увидеть изменения, внесенные пользователями;
• Просматривать любые версии объектов;
• Сравнивать версии объектов между собой;
• Восстановить предыдущую версию объекта.

Рассмотрим настройку подсистемы БСП «Версионирования объектов» в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Как включить или отключить версионирование объектов

Настройку можно включать не только для всего объекта целиком, но и выборочно – для его отдельных составных частей, включая реквизиты табличных частей, и тем самым экономить место.

Чтобы механизм компактно хранил историю изменения данных пользователя, и не вышло так, что история изменения объектов занимает больше места, чем сами объекты, и в результате функционал приводит к замедлению работы программы, необходимо правильно выполнить настройку этого механизма.

Включить механизм может разработчик в конфигураторе (его лучше использовать в случаях, когда история данных потребуется во всех режимах работы программы), а также и сам пользователь: в пользовательском интерфейсе в режиме «1С:Предприятие» включить версионирование объектов можно в пункте меню «Администрирование-Общие настройки-История изменений».

«Включение» версионирования заключается в настройке объектов конфигурации, для которых будет вестись учет изменений. При этом ведение истории можно включать не только для всего объекта, но и для его отдельных составных частей. Установив галочку «Хранить историю изменений», переходим по гиперссылке «Настройки хранения».

С помощью кнопки «Установить когда сохранять версии» мы можем установить когда сохранять версию – «Никогда», «При записи», «При проведении» или «По умолчанию». Настройка «По умолчанию» предполагает рекомендуемые настройки: для справочников – «Никогда» не создавать версии, для документов – «Создавать версии при проведении», для бизнес-процессов – «Создавать версии при старте». Настройка выполняется для всех объектов, но целесообразнее выполнить настройку отдельно для каждого объекта в списке.

Следующий параметр – «Установить срок хранения версий».

После активации данной настройки у объекта появляется дополнительный пункт в меню – «История изменений» (кнопка «Еще» в журнале документов), а также кнопка на панели инструментов «Перейти к отчету по версиям объектов».

Эти же пункты будут доступны и из самого документа.

История изменений выглядит следующим образом: в открывшейся форме выводится список всех изменений объекта. Версию можно открыть или сравнить с любой из списка. Выбрать несколько строк можно с помощью кнопок «Shift» и «Ctrl».

И в случае необходимости через кнопку «Перейти на версию» мы попадаем на выделенную (нужную) версию документа. Изменения, внесенные после этой версии, будут отменены.

Рассмотренный нами механизм может быть очень полезен. С его помощью можно следить за историей изменения документов и справочников. Он хранит не только данные о пользователе, изменившем объект, но и позволяет увидеть, какие были произведены изменения, сравнить версии и при необходимости восстановить один из вариантов.

При работе в программе 1С иногда возникает вопрос: «Как в 1С посмотреть историю изменения документа?». Рассмотрим, как включить и настроить историю изменений на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия и в каких случаях это будет полезно.

Когда полезна история изменений

В 1С история изменений документа пригодится во многих случаях. Если вы только начали использовать программу и не очень хорошо в ней ориентируетесь, может быть много ошибок при вводе данных. Важно сразу правильно заполнить справочники, ввести остатки и другие документы.

История изменений:

• поможет исправить сделанные ошибки;
• позволит понять, что было сделано не так и как действовать в будущем;
• покажет разные версии справочников и документов, благодаря чему вы сможете выбрать правильный вариант.

Важно помнить, что история изменений увеличивает объем bounce house for sale базы данных. Поэтому советуем хранить версии только самых важных объектов, а также настроить автоматическое удаление старых версий. Как это сделать, читайте далее.

История изменений в 1С 8.3 — где найти?

Для включения истории изменений зайдите в меню Администрирование – Общие настройки.

Раскройте раздел История изменений, установите флажок Хранить историю изменений и перейдите по ссылке Настроить.

Откроется список справочников и документов для настройки истории изменений.

Разберем, какие здесь есть возможности. Например, включим настройки для документа Начисление зарплаты:

1. Раскройте список Документы.
2. Найдите документ Начисление зарплаты.
3. В колонке Когда сохранять версии выберите момент сохранения версии: При записи или При проведении.
4. В колонке Срок хранения версий укажите, как долго будут храниться версии.

История изменения документа в 1С 8.3 настроена.

Аналогично настройки задаются для других справочников и документов.

Есть возможность задать настройки для нескольких объектов сразу:

1. Определите объекты для хранения истории. Например, если хотите использовать функционал для всех документов, выделите курсором пункт Документы. Для выбора не всех, а только некоторых документов, зажмите клавишу CTRL на клавиатуре и внутри списка последовательно нажимайте на нужные документы левой кнопкой мыши.
   Выбранные документы выделены и готовы для дальнейшей настройки.
2. Задайте настройки времени и срока хранения истории по соответствующим кнопкам в верхней части окна.

Настройки установятся сразу для нескольких объектов.

Удаляйте устаревшие версии, чтобы они не занимали место в базе. Для этого установите флажок Автоматически удалять устаревшие версии и задайте график удаления по ссылке Настроить расписание.

Периодически проверяйте, сколько версий у разных объектов накопилось, и как много места они занимают. Для этого сформируйте отчет по ссылке Количество и объем хранимых версий объектов.

Как посмотреть в 1С, кто изменял документ

Для просмотра истории изменений откройте справочник или документ и нажмите на значок с изображением карандаша (эта возможность доступна только пользователям с полными правами или правами администратора).

В открывшемся окне отобразится информация об авторе и дате изменения.

В поле Комментарий при необходимости внесите дополнительные сведения о версии. Если нужно посмотреть изменения по конкретным полям документа, установите отбор в разделе Изменения в реквизитах.

По кнопке Открыть версию отобразится информация для выбранной версии документа.

Для сравнения версий выделите их в списке и нажмите кнопку Сравнить.

Откроется отчет с расшифровкой по каждой версии.

Синим выделяются измененные сведения, зеленым — новые, красным — удаленные.

Сравнив документы, вы можете перейти на другую версию. Для этого выделите ее в списке и нажмите кнопку Перейти на версию.

В поле Комментарий автоматически отобразится информация о смене версии.

По ссылке Технические сведения об изменении объекта откроется Журнал регистрации, в котором фиксируется техническая информация о событиях.

Поставьте вашу оценку этой статье:

Загрузка…