Благодарственное письмо как его составить

Благодарственное письмо — это один из лучших инструментов обоюдного пиара и расположения к себе людей. При грамотном использовании это не только способ выразить благодарность и сказать “Спасибо”, но и найти новых клиентов, установить и упрочить полезные деловые связи (нетворкинг) и даже повысить продажи. Себе. Об этом и о многом другом с примерами текста, шаблонами, образцами и бланком, чтобы скачать, — все в сегодняшней статье.

Содержание:

1. Сила благодарственного письма
2. Виды благодарственных писем
   • Формальные благодарственные письма
     • Благодарственное письмо за сотрудничество
     • Благодарность родителям
     • Благодарственное письмо сотруднику
     • Благодарность руководителю
   • Благодарственное письмо как кейс
     • Благодарственное письмо за помощь
     • Текст благодарности саду
     • Живая благодарность
   • Благодарственное письмо как косвенная реклама
     • Благодарственное письмо учителю
3. Как получить благодарственное письмо
4. Как разместить письма благодарности на сайте
5. Шаблон благодарственного письма, чтобы скачать
6. Выводы

Сила благодарственного письма

Поскольку благодарственное письмо в большинстве случаев пишется на фирменном бланке и заверяется печатью (не всегда) и подписью, то его воспринимают как официальный документ. И здесь срабатывает триггер предрассудков: раз документ официальный, то подлинность его не вызывает сомнений. И если обычным отзывам могут не поверить, то благодарственным письмам верят практически всегда.

Кроме того, раз мы заговорили о психологических триггерах, то здесь актуальны еще три:

1. Социальное доказательство. Когда Вы показываете клиентам благодарственные письма, они видят, что Ваши товары или услуги пользуются спросом и с большей охотой обращаются к Вам.
2. Авторитет. Мало того, что официальные благодарности смотрятся весьма эффектно, они передают Вам или Вашей компании «вес» тех, кто благодарит. И чем солиднее автор письма, тем большее впечатление оно производит на читателя.
3. Благорасположение. Вы можете по своей инициативе написать благодарственное письмо, чтобы расположить к себе человека. Это отличный инструмент установления и усиления деловых связей.

Другими словами, вне зависимости от того, выражаете Вы или принимаете благодарность, письменно зафиксированное “Спасибо!” играет на руку обеим сторонам. Более того, это один из немногих маркетинговых инструментов у которых практически нет противопоказаний и побочных эффектов (главное — не перегибать палку, и об этом — чуть ниже).

Виды благодарственных писем

Условно можно выделить три вида:

• Формальные письма
• Кейсы
• Косвенная реклама

Давайте рассмотрим каждый из них по отдельности.

1. Формальные благодарственные письма

Пожалуй, это самый распространенный вид. Отличается универсальностью и абстрактностью, без какой-либо конкретики. Носит, скорее, номинальный характер и чаще всего пишется в официально-деловом стиле по шаблону. Перед основным текстом идет заголовок “Благодарность” или аналог.

Давайте рассмотрим, как этот шаблон реализовать на практике. Как я уже говорил, он универсальный, а потому подходит для любых ситуаций и ни к чему не обязывает. Объем текста при этом может быть любым: от двух строк до страницы А4 (редко и нужно постараться — столько «воды» налить!). На практике 1-2 абзацев более чем достаточно.

а) Благодарственное письмо за сотрудничество (пример)

Компания ООО “Рога и копыта” выражает благодарность ОДО “Серебряные подковы” за
сотрудничество и высокий уровень сервиса.

Подобный образец можно использовать не только в корпоративном сегменте, но и для частных нужд, например, чтобы сказать “спасибо” учителю, воспитателю или родителям в попечительском совете. Посмотрите.

б) Благодарность родителям (пример)

Администрация школы №12345 выражает благодарность родителям ученика 11 “В” класса, Иванова Ивана, за активное участие в подготовке к фестивалю “Весна-2018”.

При этом обратите внимание, что письмо может быть как с упоминанием конкретного человека, так и собирательным, указывающим на группу людей (например, быть адресовано всем родителям).

в) Благодарственное письмо сотруднику (пример)

ООО “Синий трамвайчик” выражает благодарность главному бухгалтеру Ивановой Анне Ивановне за честность, добросовестное выполнение должностных обязанностей и мужественное прохождение проверки госконтроля и ОБЭПа.

Бывают ситуации, когда одного “Спасибо” мало и хочется укрепить отношения. В такой ситуации можно использовать усиленный шаблон.

Здесь все то же самое, только в конце используется связующая вставка, которая дает понять, что это только начало, и за благодарностью следует продолжение отношений.

г) Благодарность руководителю (пример)

Коллектив ООО “Лакмусовый индикатор” выражает благодарность руководителю отдела продаж Сергееву Сергею Сергеевичу за профессиональный подход к управлению и мотивации сотрудников. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как видите, тексты формальных благодарственных писем похожи и чуть меньше чем полностью состоят из штампов и клише. Да, они скучны. Однако в этом их и особенность. Они выдержаны так, как их ожидают увидеть. Ни больше ни меньше. Кроме того, креатив в благодарностях далеко не все могут понять и оценить, особенно если Вы планируете использовать письма как маркетинговый инструмент.

Дело в том, что ключевое значение имеет само наличие письма, а не его содержание. Например, если у Вас благодарность от Государственной Думы или “Газпрома”, какая разница, что в ней написано? Более того, формальные письма просты в написании, ни к чему не обязывают и никак не компрометируют автора. Что в свете определенных обстоятельство весьма актуально.

2. Благодарственное письмо как кейс

Это более сложный формат, но он работает на порядок эффективнее для того, кого благодарят. Впрочем, он же требует и дополнительной ответственности от автора. Главная особенность и отличие от предыдущего формата: здесь конкретно указывается результат, за который говорят “Спасибо”. Шаблон письма выглядит вот так.

д) Благодарственное письмо за помощь (пример)

ИД “Скрепка” благодарит ИП Иванова И.И. за помощь в подготовке продающей презентации. Разработанная презентация произвела впечатление на потенциальных партнеров издательства и стала ключевой составляющей в закрытии сделки на сумму 15 млн. рублей. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Хорошая новость: при подготовке писем-кейсов нет жестких требований. Их можно писать в свободном стиле: в официально-деловом или в нейтральном, в разговорном — как угодно. Лично я сторонник нейтрального стиля, потому что, как уже писал, креативные ухищрения далеко не все могут понять и оценить. Главное — чтобы в письме фигурировали цифры и факты. На практике письмо может выглядеть вот так.

Кейс — это готовый маркетинговый инструмент, который свидетельствует о том, что человек, которого благодарят, умеет решать поставленную задачу и ориентируется на результат. Это ценится и производит впечатление куда сильнее. К слову, подход можно использовать и в бытовых ситуациях. Посмотрите другой образец.

е) Текст благодарности саду

Родительский комитет группы №1 выражает благодарность администрации ДДУ №1 и лично заведующей, Ивановой Анне Ивановне, за дополнительные меры, принятые для обеспечения безопасности воспитанников. По инициативе Ивановой А.И. детский сад был оборудован комплексной системой видеонаблюдения, а горки на площадках заменены на травмобезопасные.

Впрочем, в таких письмах есть нюанс. Если перегнуть палку с эмоциональной составляющей, можно получить противоположный эффект. На этом, к слову, основан весьма коварный принцип “смещения начальника”. Если интересно, напишите в комментариях — я расскажу о нем более подробно.

Если Вы хотите выразить искреннюю благодарность «живым языком», то пишите как чувствуете. Тогда письмо получится куда более эмоциональным и цепляющим. Например так.

ж) Живая благодарность (от души)

От всей души хочу поблагодарить администратора спортивного центра “ХХХХХ” Иванову Анну. Я потерял барсетку с документами и кошельком за день до отпуска и думал, что это конец. Анна не только организовала поиск, но и доставила пропажу ко мне на работу в течение 20 минут. Такого профессионализма и сервиса я еще не встречал. Спасибо огромное!

По такому же принципу можно писать благодарность воспитателю, курьеру, организации — кому угодно.

Письмо-кейс можно написать и лично. Но тогда это уже не будет публичный документ, и использовать его в качестве маркетингового инструмента не получится. Тайна частной переписки, как-никак.

3. Благодарственное письмо как косвенная реклама

Этот тип чем-то похож на кейсы. Но имеет одну ключевую особенность. В ходе предметного описания делается акцент на коммерческой составляющей товаров или услуг того, кто говорит “спасибо”. Прием достаточно хитрый. Посмотрите пример.

е) Благодарственное письмо учителю

Хочу сказать спасибо учителю информатики СШ №1, Иванову И.И., за то, что привил любовь к программированию и обучил его основам. Благодаря его базе я получил профессиональное образование и основал компанию “ЭВМ Солюшнз”, которая на сегодняшний день является одним из основных поставщиком услуг IT-аутсорсинга в Австралию и Сидней. Рекомендую Иванова И.И. как первоклассного преподавателя.

Другими словами, основная идея этого письма — это поблагодарить и рассказать о себе. И здесь особенно важно чувство меры. В противном случае получится некрасиво. Идеальный вариант: подчеркнуть достоинства того, кому пишете письмо и усилить эти достоинства своим продуктом. В реальности письмо может выглядеть вот так.

Наглядный пример того как можно и выразить благодарность, и рассказать об издании и организуемой выставке.

Как получить благодарственное письмо

Если с написанием все более-менее понятно, то встает вопрос: как получить благодарственное письмо, скажем, от клиента? Более того, не просто отзыв по электронной почте, а фирменный бланк с печатью и подписью. Здесь есть три варианта.

1. Вариант №1: ждать, пока клиент сам предложит написать. Для этого нужно превзойти все ожидания, да и то вероятность такого исхода крайне низкая. Поэтому я этот вариант не рекомендую.
2. Вариант №2: попросить написать благодарственное письмо. Неплохой вариант, но применять его нужно сразу после завершения работы, пока сильны впечатления. Впрочем, есть риск, что придется ждать вплоть до нескольких недель и постоянно напоминать.
3. Вариант №3: написать текст самостоятельно и предложить клиенту отредактировать его, распечатать на фирменном бланке и подписать. Аналог варианта 2, но куда более быстрый в реализации.

Как разместить письма благодарности на сайте

Если Вы планируете использовать благодарности клиентов как маркетинговый инструмент и размещать на сайте, то обратите внимание на следующую карту кликов. Я наблюдаю ее и на своем сайте, и на сайтах некоторых клиентов, которые также используют этот маркетинговый рычаг.

Больше всего кликов и просмотров получает первое письмо. Поэтому убедитесь, что оно наиболее ярко раскрывает Вашу экспертизу. Например, у себя на сайте я поставил письмо с отзывом на копирайтинг для сложных IT-услуг, поскольку ко мне часто приходят клиенты именно из этого сегмента. И, да, как видите, рекомендательные письма читают.

Шаблон благодарственного письма, чтобы скачать

Чтобы вам было проще, я подготовил бланк письма благодарности (образец) в системе Google Docs. Вы можете создать копию на своем Google Диске, изменить текст, скачать или распечатать.

Прямая ссылка на бланк, чтобы скачать в формате DOCX, PDF, RTF.

Выводы

Как и любой текст в копирайтинге, благодарственное письмо должно решать поставленную задачу. Если Вы хотите, чтобы оно работало на продажи — используйте подход кейсов. Если хотите взаимную выгоду — используйте кейсы с косвенной рекламой. Если просто хотите сказать спасибо без обязательств и ответственности — используйте шаблонные решения. Они простые, но эффективные.

Как видите, ничего сложного здесь нет. Пробуйте, и у Вас все получится!

Искренне Ваш, Даниил Шардаков.

Как написать благодарственное письмо: пошаговый гайд

Благодарственное письмо – самый лучший способ выразить кому-то свои чувства и пожелания. Его адресантами являются учителя, коллеги по работе, воспитатели в детском саду. Однако зачастую подобные документы очень похожи друг на друга и не вызывают у человека никаких эмоций, кроме смущения.

Какие же моменты должны быть учтены при составлении текста благодарственного письма, чтобы оно получило отклик от человека, которому отправлено?

Ниже мы с тобой пошагово разберем, как его правильно написать, а также рассмотрим примеры бланков и удачно написанных писем.

В каких случаях его используют

Начнем наш разговор со случаев, в которых обычно используются подобного рода документы.

Итак, благодарственные письма пишутся:

• когда необходимо поздравить директора, члена коллектива в компании со значимой датой: юбилеем, выходом на пенсию;
• по случаю наступления какого-либо общероссийского праздника: Нового года, Дня Независимости, Дня России и т.д;
• когда нужно выразить благодарность за сотрудничество, за выполнение рабочего плана на предприятии.

Как составить благодарственное письмо

Подобного рода документ составляется в свободном стиле. Но так как он относится к деловым бумагам, в написании его должны быть соблюдены некоторые формальности.

Чтобы составить хорошее благодарственное письмо (учителю, начальнику и т.д.), достаточно придерживаться приведенного ниже плана.

1. Написать шапку

Шапка письма располагается в самом верху, с правой стороны. В ней прописываются данные человека, которому адресованы благодарственные слова: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, статус.

Однако некоторые письма пишутся без шапки. Например, не обязательно указывать должность и имя депутата, которому благодарные избиратели решили отправить послание.

Пример:

«Директору ОАО «Химнефсталь»
Лаврентьеву О.Г.
От коллектива сотрудников».

2. Составить обращение

Главной частью любого благодарственного письма всегда является обращение. Оно занимает центральную часть послания. В этом блоке должны прозвучать правильные слова благодарности. Начинать любое обращение следует с общих известных фраз: «выражаем благодарность», «выражаем признательность», «хотим поблагодарить вас за…» и т.д.

Слова благодарности не должны звучать расплывчато и двусмысленно. В письме должна быть указана конкретная причина, заслуга, за которую выражает признательность начальник или коллектив.

Не «спасибо за все то замечательное время, что вы провели рядом с нами», а «спасибо вам за поддержку, за то, что помогли составить план благоустройства детской площадки».

Также нужно избегать прилагательных «глубокоуважаемые» или «милейшие» по отношению к партнерам по работе. Они звучат слишком неискренне и напыщенно. Лучше вместо них использовать привычные «уважаемый/уважаемая» или «дорогой/дорогая».

Пример:

«Дорогая Нина Ивановна! Коллектив МАОУ СОШ № 34 спешит Вам выразить свою благодарность за активное участие в нашей творческой жизни, за то, что вносите в наши повседневные будни радость. Спасибо, что помогли организовать и провести Осенний конкурс».

3. Завершить письмо

Любой текст, как известно, нуждается в логической концовке. Благодарственное письмо тоже не является исключением. Закончить его можно пожеланием успехов в дальнейшей работе. Также в нем можно выразить надежду на продолжение сотрудничества.

С помощью этой части ваше письмо становится целостным документом, не обрывающимся на полуфразе.

Пример готовой концовки:

«Желаем Вам дальнейших успехов на этой нелегкой работе. С нетерпением будем ждать момента, когда можно будет снова с Вами посотрудничать».

«Желаем Вам от всей души продолжить работу над проектом. Также надеемся на наше дальнейшее сотрудничество».

Подпись

В самом конце следует указать имя адресанта письма с подписью. Причем у благодарственного письма может быть как один, так и сразу несколько авторов. В роли последних может выступать коллектив сотрудников, ученики, выпускники, участники проекта или родители.

Нужно ли писать местоимение «вы» с заглавной буквы в благодарственном письме

Это один из самых распространенных вопросов среди авторов, решивших написать подобное послание. В этом случае нет какого-либо четко установленного правила. Так что адресант сам вправе решать, с какой буквы, строчной или прописной, ему писать «вы».

В большинстве случаев местоимение «Вы» пишется, когда речь идет об одном человеке. Также оно применяется в титульной лексике – «Ваше высокопревосходительство», «Ваше Высочество».

Если же ты обращаешься к коллективу сотрудников, то «вы» нужно писать с маленькой буквы, иначе это будет считаться непростительной ошибкой.

В формате деловой переписке, которая существует сегодня, обращение к собеседнику на «вы» уже считается правилом хорошего тона. Поэтому без разницы с какой буквы оно записывается на бумаге.

А вот в электронных посланиях, набранных на компьютере, местоимение «вы», напротив, относят к дурному тону и считают его излишне пафосным.

Прежде чем написать это местоимение в письме, нужно посмотреть на личность адресата. Награжденный грамотой участник и ветеран Великой Отечественной войны по достоинству оценит твое обращение, а вот более молодой сотрудник одного из отделов IT-компании посчитает его неуместным и даже глупым.

Основные принципы благодарственных писем

Как и у любых документов, относящихся к деловой переписке, у благодарственных писем есть определенные цели и задачи. Во-первых, его создают, чтобы выразить признательность определенному человеку либо группе людей – благотворителю, администрации, активному члену коллектива. Во-вторых, еще главная задача подобного послания – поднять настроение коллеге по работе, наградить его или ее положительными эмоциями.

Чтобы не уходить далеко от них, необходимо соблюдать некоторые принципы, о которых пойдет речь ниже.

Своевременность

Любое письмо, а особенно благодарственное должно быть написано и отправлено вовремя. Иначе оно не произведет должного впечатления на адресата. Представь на минутку учителя, выпустившего класс и получившего от своих учеников благодарственное послание через год. Какие чувства вызовет в нем этот документ? Думаю, ответ лежит на поверхности.

Исключение составляют лишь благодарственные послания сотрудникам организации и заказчикам, которые раздаются на официальном корпоративном собрании в канун Нового года.

Дизайн, наиболее подходящий под тему письма

Дизайн письма, как это ни странно звучит, играет не менее важную роль, чем само его содержание.

Если ты собираешься поблагодарить своего друга за оказанную услугу или помощь в каком-либо деле, выбирай открытку, выполненную в ярких непринужденных тонах.

Шаблоны под благодарственные письма, адресованные коллегам по работе, напротив выполнены в более строгом сдержанном цвете.

Благодарственное письмо можно отправить по почте или вручить на официальном мероприятии.

Простой лаконичный язык

Как ты уже мог понять, благодарственное письмо не терпит слишком вычурных фраз и клише. Человеку, которому оно предназначено, гораздо приятнее услышать в свой адрес теплые слова, написанные от сердца, а не шаблонные длинные фразы.

Перед тем, как передать послание адресату, вычитай его на предмет ошибок. Иначе твой коллега по работе может подумать о твоем небрежном к нему отношении.

Веселый настрой

Если ты благодаришь человека за активное участие в каком-либо проекте, ни в коем случае не вспоминай про неприятности, которые вам вместе с ним пришлось преодолевать.

Также не стоит в конце письма приводить перечень из дел, которые могли бы быть выполнены лучше. Человек может счесть подобную благодарность за оскорбление.

Каждое предложение твоего послания должно быть наполнено радостью и доброжелательностью по отношению к адресату.

Конкретные факты

Как уже говорилось выше, благодарственные письма не терпят расплывчатых формулировок. В каждом из его слов должен быть заложен определенный смысл.

Если тебе понравился какой-то шаблон письма, не нужно переписывать его под копирку. Используй просто общую форму.

Чтобы письмо получилось более живым и эмоциональным, можно вспомнить в нем одну из смешных историй, участниками которой были вы с адресатом. Например, если ты пишешь благодарственное письмо ученику и его родителям, припомни какой-либо интересный случай из школьной жизни, демонстрирующий положительные качества школьника.

Примеры хороших благодарственных писем

Все благодарственные письма можно разделить на деловые и личные. Рассмотрим каждую из групп в отдельности.

Деловые благодарственные письма

В эту категорию входят послания, адресованные руководству компании, сотрудникам, клиентам, партнерам по бизнесу и т.д. Посмотрим с тобой на примерах, как их следует правильно оформлять.

Дизайн деловых благодарственных писем отличается строгостью и минимализмом.

Слова благодарности сотруднику и коллеге по работе

Некоторые начальники в качестве поощрения за хорошо выполненную работу награждают сотрудника благодарственным письмом. Однако если адресат письма действительно помог запустить очень сложный проект, ему следует, как минимум, выписать денежную премию.

Что же касается слов благодарности, то они выступают в этом случае в качестве приятного бонуса. Главное, как уже было не раз здесь отмечено, перечислить в своем послании конкретные заслуги сотрудника перед фирмой без лишнего пафоса.

Итак, за что же можно поблагодарить своего работника? За:

• профессиональные навыки: «за постоянное развитие и неугасаемый профессионализм»;
• очевидный и важный вклад в результат какой-либо кампании: «за результативную работу и целеустремленность», «за проявленную активность»;
• умение работать сплоченно в коллективе: «за помощь, оказанную коллегам и постоянную поддержку начинающих специалистов».

Пример:

«Компания НовИнТех выражает благодарность своему сотруднику Павлу Аресову за добросовестное отношение и качественно выполненную работу по разработке логотипа компании. Хочется отметить необычный креативный подход к делу, вдумчивость и умение прислушиваться к мнению коллег. Желаем дальнейших успехов и профессионального роста.

Президент компании А.А. Котов».

Слова благодарности клиентам

Как это ни странно, эта группа людей тоже нуждается в теплых словах со стороны фирмы. Цель подобных писем – показать индивидуальный подход к каждому покупателю. Благодаря благодарственному письму компания оставит приятное впечатление в глазах клиента. После такого шага со стороны фирмы он обязательно порекомендует ее своим друзьям и сам еще не раз прибегнет к услугам последней.

За что же конкретно можно выразить благодарность клиенту?

За:

• внимание, уделенное продукции фирмы;
• лояльность по отношению к бренду;
• участие в акции, которую устраивала компания.

Пример:

«Уважаемый В.А. Тихомиров!

Благодарим Вас за участие в глобальной распродаже зубной пасты от нашей компании.

В качестве приятного бонуса хотим подарить Вам подарочную карту покупок на OZON, которой вы можете воспользоваться в течение месяца.

Спасибо Вам за Ваше доверие по отношению к нашему бренду!

Ваши верные друзья из Beauty Smile».

Личные благодарственные письма

Кроме деловых, существуют еще и личные благодарственные письма, которые адресуют родственникам, друзьям и знакомым. Что касается оформления таких посланий, то здесь нет каких-либо четких требований. Слова благодарности могут быть написаны на листе ватмана или маленькой бумажке, могут быть приклеены на стену или посланы в конверте.

Рассмотрим с тобой, как же пишутся подобные письма.

Слова благодарности родственникам и друзьям

Если твой близкий друг оказал тебе помощь в каком-либо важном деле, постарайся выразить ему свою признательность.

Используй в оформлении письма зрительный посыл – личное фото или картинки с теми вещами и предметами, которые любит твой адресат.

Поблагодарить друга можно за:

• участие в организации похорон, свадьбы;
• вовремя оказанную материальную помощь.

Пример:

«Благодарность от семьи Ворошиловых

Дорогой наш Петенька! Ты просто чудо! Спасибо, что ты вовремя пришел на помощь в непростое для нашего семейства время, помог организовать похороны и взял часть расходов на себя».

Слова благодарности учителю, воспитателю, врачу

Этой группе людей люди тоже часто адресуют благодарственные послания. С их помощью человек, выбравший для себя такую непростую профессию, снова сможет поверить в доброту и справедливость. Ведь часто вместо слов благодарности врачей, воспитателей и учителей ежедневно заваливают жалобами.

Такое письмо можно вручить лично учителю или родителям в детском саду, а можно поместить на стене в классе, как это часто делают дети перед последним звонком. В любом случае оно принесет адресату много положительных эмоций.

Благодарственное письмо — образец:

«Уважаемый наш классный руководитель, Пояркова Людмила Анатольевна!

Благодарим Вас за внимательное отношение к детям и профессионализм.

Спасибо, что все эти годы были с нами.

Желаем Вам дальнейших успехов в работе, хороших учеников и не менее хороших и доброжелательных родителей.

Родители и ученики 11 «В» класса».

Заключение

Благодарственное письмо – один из самых лучших способов выразить человеку свою признательность. Написанное от всего сердца и приятно оформленное послание способно иногда поверить в себя и вернуть к жизни отчаявшегося человека. Поэтому никогда не пренебрегай словами благодарности и постарайся говорить и писать их почаще.

А если ты не знаешь, как правильно оформить письмо и что лучше в нем написать, тебе всегда на помощь придет наше благодарственное письмо, шаблон которого был дан в этой заметке.

Комментарии (0)

Благодарственное письмо — это сообщение, в котором выражают признательность компании, коллективу или отдельному человеку за проделанную работу, успешное сотрудничество или помощь.

Такое письмо — не просто текстовый документ со словами благодарности, а элемент корпоративной культуры и инструмент маркетинга.

Благодарственные письма отправляют как в бумажном виде, так и в электронном по email.

Зачем и кому пишут благодарственные письма

Цель письма с благодарностью — укрепить деловые отношения, расположить к себе сотрудников, партнеров и клиентов. Кроме того, с помощью такого сообщения компания может:

• напомнить о себе;
• выделиться на фоне конкурентов;
• порадовать получателя и тем самым повысить его лояльность;
• прорекламировать свои товары и услуги.

Адресатами благодарственных писем могут быть:

• отдельные люди — сотрудники компании, клиенты, партнеры;
• отдел или команда проекта в организации;
• вся компания.

Виды благодарственных писем

Благодарственные письма условно можно разделить на три вида:

• письма сотрудникам;
• клиентам;
• партнерам.

Благодарственные письма сотрудникам отправляют, чтобы подчеркнуть заслуги человека, его вклад в развитие бизнеса. Цель такого документа — дать сотруднику почувствовать свою значимость, удержать ценного специалиста в компании, мотивировать его на еще более продуктивную работу.

Компании, которые рассылают благодарственные письма клиентам, как правило, хотят выделиться среди конкурентов, повысить лояльность получателей и превратить их в постоянных заказчиков.

Поводы для благодарности могут быть самые разные:

• удачное закрытие сделки;
• совершение покупки;
• подписка на рассылку;
• хорошие результаты по проекту;
• регистрация на сайте и т.д.

Главная цель благодарственных писем, которые отправляют партнерам, — укрепить отношения. Такие документы получатели могут использовать в качестве социального доказательства — размещать их на сайте, чтобы повышать доверие к бренду и привлекать новых клиентов.

Как написать благодарственное письмо

Хотя благодарственное письмо относят к деловым документам, строгих требований к оформлению, структуре и содержанию такого сообщения нет. Однако существуют определенные правила, которых принято придерживаться.

Правила оформления

Для благодарственных писем часто используют официальный бланк организации или готовый художественно оформленный шаблон. Такие бумажные бланки-шаблоны можно приобрести в магазине канцелярии.

Бумажное благодарственное письмо можно напечатать и на обычном листе формата А4, однако нужно учитывать, что адресат может захотеть продемонстрировать ваше сообщение другим — повесить в рамке на стену или сфотографировать и выложить на сайт. Благодарственное письмо на специальном бланке, напечатанное крупным шрифтом, будет лучше бросаться в глаза, а значит, и лучше справится с задачей презентации вашей компании.

Письма благодарности, которые отправляются клиентам по email, могут иметь практически любой дизайн. Здесь допустимы и декоративные шрифты, и яркий фон, и даже фото и видео.

Структура

Обязательный элемент благодарственного письма — текст с выражением признательности. Помимо этого, благодарственное письмо может включать заголовок документа, название компании, обращение к адресату, подпись руководителя и печать компании-отправителя. Рассмотрим подробнее, что писать в каждом разделе.

Шапка

Это область письма, где обычно размещают информацию об отправителе. Она может содержать логотип компании, краткое и/или полное название организации, адрес, телефон, ссылки на соцсети.

Не все шаблоны благодарственных писем включают блок с шапкой. Как правило, шапки нет в бумажных художественно оформленных бланках, которые можно купить в магазине или скачать в интернете. Узнать, кто отправил такое сообщение, можно только из подписи.

Заголовок документа

В бумажных письмах благодарности возможно два варианта заголовков: «Благодарственное письмо» или «Благодарность».

В электронных вариантах писем благодарности заголовок часто опускают или выносят его в тему рассылки.

Обращение

Иногда отправители опускают обращения, особенно если пишут письмо на специальном бланке и адресуют благодарность всей организации. Это допустимо, хотя и нежелательно, ведь обращение — не просто «глупая формальность», а проявление вежливости и уважения к адресату.

Если письмо адресовано конкретному человеку, то рекомендуется обращаться к нему по имени или имени-отчеству. Если имя неизвестно отправителю, по правилам делового этикета допускается обращение по должности («Уважаемый господин профессор», «Уважаемый господин генеральный директор»), хотя вариант имя+отчество является наиболее предпочтительным.

В письмах клиентам или сотрудникам можно использовать нейтральное «Уважаемый клиент/покупатель» или «Уважаемые коллеги», хотя и здесь следует стремиться к максимальной персонализации. Обращение «Уважаемые сотрудники компании “Лето”» является более предпочтительным, чем сухое и официальное обращение «Коллеги».

Основное содержание

Саму благодарность пишут в свободной форме. В основной части указывают конкретные действия, заслуги, достижения, за которые человек или компания выражают адресату признательность.

Помимо самой благодарности, в письме компания может выразить надежду на дальнейшее сотрудничество, пожелать успехов.

Кроме того, в благодарственных письмах можно поздравлять клиентов с праздниками, размещать промокоды, дарить скидки, добавлять ссылки на товары, чтобы стимулировать клиентов на новые покупки.

Подпись

В конце письма указывают автора — конкретного человека, отдел компании или организацию. При желании можно добавить дату. В бумажном варианте также допускается подпись отправителя и печать.

Несколько советов по написанию электронных писем благодарности

Хотя электронные благодарственные письма схожи по содержанию и смыслу с бумажными, у них есть свои особенности, которые следует учитывать.

• Письма благодарности — важная часть email-маркетинга. Их отправляют автоматически в ответ на оплату заказа, подписку на рассылку, запись на вебинар, регистрацию, добавление отзыва. Для каждой такой ситуации заранее создают шаблоны в фирменном стиле, которые работают на запоминание бренда.
• Обязательно продумывайте тему писем с благодарностью. От нее зависит, откроет адресат рассылку или нет.
• Используйте имя в обращении. В сервисах рассылок есть специальный функционал для реализации этой возможности.
• В email-рассылках принят более неформальный стиль общения. Здесь не допустим канцеляризм, длинные водянистые абзацы. Зато можно использовать изображения, видео, эмоджи.
• Электронные письма благодарности — идеальный инструмент, чтобы ненавязчиво продать дополнительные товары или услуги. Размещенные в конце благодарности ссылка на каталог или промокод могут помочь компании увеличить продажи.

Главные мысли

Как написать благодарственное письмо

Привет! Я продолжаю рассказывать про буквы в блоге Михаила, владельца Текстброкера.

Итак, острая необходимость в благодарственных письмах бывает после того, как что-то кончается. Например, встреча или мероприятие. Или контракт. В общем, вам нужно сказать спасибо за этот эпизод (чтобы не выглядеть уродом) и ещё, желательно, получить пару бонусных очков.

Вот бонусными очками и займёмся.

Структура благодарственного письма

Обычная структура такая:

1. Спасибо тебе, добрый фей, было круто.
2. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Ну, это обычно выражается в «Компания благодарит за отличное исполнение…» и прочую чушь. Это работает, это часть старого делового этикета, и часто этого достаточно. Но можно сделать куда лучше, прямо на голову.

Для этого нужно понять, зачем вообще пишется благодарственное письмо. Как правило, задач несколько:

• Действовать по этикету.
• Дать понять, что всё было хорошо.
• Обменяться ачивками.
• Запомниться человеку «на той стороне».
• Сказать «спасибо» публично.
• Лишний раз напомнить про себя штукой на стене кабинета.

Поэтому предлагаю делать чуть иначе.

Другая структура, хитрее

1. Сначала благодарите за то, что было. И показываете конкретику. Только если в старом письме вы использовали официальные формулировки и благодарили в целом, тут нужно отметить общую организацию процесса и дать один-два примера с конкретными деталями. Например, последний раз, когда мы организовывали крупную фотосъёмку, такой деталью стала идеальная координация моделей – никто не продолбался, и все были вовремя. Такие детали очень важны как для «благодарок», так и для отзывов. Кстати, по сути, благодарственное письмо и отзыв, к примеру, на Яндекс.Маркет, строятся по одной и той же схеме. Но об этом позже.
2. Потом говорите о том, как прошло у вас. Если вы делали мероприятие на площадке того, кого вы благодарите, то рассказываете коротко о том, что у вас всё было отлично. Это обратная связь, показывающая, что вы довольны. Неожиданно, она важна.
3. Конструктивно критикуете. Это самая тонкая и самая важная часть, которую обычно пропускают. Во-первых, очень важно не удариться в неконструктивную обидную критику – всё-таки задача у письма немного не та. Во-вторых, эта часть нужна, чтобы показать, что вам не всё равно, что и как в целом, и вы хотите улучшать и помогать. Наша проверенная годами формула такая: «Всё было отлично, но вот следующий раз давайте сделаем вот так и вот так» (например, добавим стульев, потому что людей оказалось больше, чем планировалось). В этот момент вы получите сразу две вещи: человек запомнит, что следующий раз вы сделаете ещё круче (и позовёт вас опять), и вообще задумается о следующем разе. И мысленно поместит вас туда.
4. Благодарите лично. Это тоже многие забывают. Нужно поблагодарить человека за то, что он сделал лично на месте, отметив какой-то успех вроде: «Когда отключили питание, Ирина смогла восстановить всё за 6 минут – так оперативно не реагировали ни на одной площадке». Кстати, если вы отправляете письмо на бланке физически, не поленитесь и отправьте два – одно на компанию, второе на человека. Вашему контакту будет просто приятно. Ну и я видел даже, как такие штуки прикладывали к резюме.

Ну и потом остаток — надеемся на сотрудничество и прочее.

Смотрите, что вы сделали:

• Отработали по этикету
• Сделали ещё один комплимент вашему контакту
• Показали конкретику, то есть показали, что это не отписка
• Дали полезную обратную связь
• Показали, что можно сделать лучше
• Заложили своё следующее партнёрство в мыслях контакта

Всё. Вы великолепны.