Что такое отчет как правильно составить отчет

Если вы ищете хороший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами в профессиональной и продуманной манере, отчет может стать лучшим решением. Но с чего же начать?

Отчет отличается от многих других видов документов, поэтому перед тем, как приступить к работе, тщательно подготовьтесь.

Что нужно включить в отчет? Как оформить каждый раздел?

Существуют различные форматы отчетов в зависимости от ваших конкретных потребностей, но структура, как правило, остается одинаковой для всех.

Чтобы помочь вам составить профессиональный отчет, мы подготовили это пошаговое руководство.

1 Определите цель

В первую очередь задайте себе несколько вопросов. Для чего вы пишете этот отчет? Какова его цель или центральная тема? Это учебный отчет или отчет о бизнесе? Возможно, вы собираетесь составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет?

Также подумайте о вашей целевой аудитории. Будет ли ваш отчет внутренним, то есть только для сотрудников вашей компании, или его будут читать инвесторы, клиенты и т. д.?

Это периодический отчет, который вы будете подавать раз в месяц, квартал или год? Он предназначен для руководства или для коллег из вашего отдела?

Важно понимать цель для того, чтобы знать, что будет нужно включить в отчет и где вам искать информацию.

2 Составьте план

Обязательно составьте план до начала работы над текстом. Это поможет структурировать отчет и понять, какие материалы понадобится изучить.

Этот план не должен быть слишком подробным, скорее, он станет вашей отправной точкой. Затем вы можете обращаться к этому плану в процессе написания отчета.

Начните с цели или задач вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов, которые вы собираетесь рассмотреть.

Ваш план может выглядеть примерно так:

3 Соберите информацию

Начните поиск по вашей теме и соберите материалы, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, исследования или просто аналитические данные и цифры из вашей CRM-системы или системы управления продажами.

Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и данные относятся к каждому из ваших основных пунктов.

Как только вы закончите собирать всю необходимую для отчета информацию, можете приступать к его написанию.

Не волнуйтесь, если в процессе вам придется искать дополнительную информацию, это нормально. Но как только вы почувствуете, что у вас есть понимание материала, который нужно охватить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работать в генераторе отчетов.

4 Оформите титульную страницу отчета

Теперь можно перейти к оформлению титульной страницы вашего отчета. Если вы впервые работаете над титульной страницей, попробуйте взять за основу шаблон.

Так вы сможете разнообразить дизайн вашего отчета и сделать его чем-то большим, чем черно-белый текстовый документ. Это также поможет вам сделать титульную страницу эстетически привлекательной, чтобы она выделялась на фоне других.

Посмотрите на титульную страницу шаблона отчета из библиотеки Visme ниже.

Когда вы будете думать об оформлении титульной страницы отчета, не забудьте о пяти пунктах, самым важным из которых, конечно, является название вашего отчета.

Другие пункты, которые нужно включить: для кого предназначен отчет, кем он был подготовлен (вами!), дата составления и название вашего отдела.

Наличие этой информации прямо на титульной странице отчета — лучший способ сразу дать читателю понять, что именно содержится в отчете и для кого он предназначен.

5 Составьте оглавление отчета

Первый раздел с которого вы начнете — это вступление или оглавление. Несмотря на то, что вы пока можете не знать, как именно будет выглядеть отчет, ваш план поможет начать работу.

По мере написания отчета — или даже когда вы его закончите — вы сможете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.

Если вы хотите, чтобы в отчете было легко ориентироваться, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы поместили в содержание.

Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.

Посмотрите на четкие разделители, благодаря которым легко определить, на какой странице начинается каждый раздел. Постарайтесь использовать похожий подход.

Для этого существует множество различных способов.

Например, вы можете выровнять содержание по правому краю, чтобы заголовки располагались рядом с номерами страниц, как в примере ниже. Кстати, этот пример был создан в Visme.

Также можно использовать пунктирную линию или другой графический элемент, который направляет взгляд читателя прямо к номеру страницы.

Постарайтесь, чтобы оглавлением было удобно пользоваться и не возникало путаницы с номерами страниц.

6 Напишите введение к отчету

Первый раздел в отчете — это краткое изложение или введение. Оно должно занимать одну-две страницы и давать читателю краткое представление о результатах или выводах.

Расскажите о методологии, использованной для сбора материала, который вы охватили в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитических данных, просмотр данных CRM, подсчет доходов и многое другое.

Используйте визуальные материалы, которые помогут рассказать вашу историю. Это может быть что угодно — от фотографий до иконок или графиков. Вы даже можете использовать в дизайне геометрические фигуры.

Вот пример введения к отчету о предложении с красивым дизайном и черно-белой фотографией, которая уравновешивает текст.

7 Напишите основную часть отчета

Теперь пора перейти к основной части вашего отчета. Вы уже составили план, собрали информацию и оформили титульную страницу, написали содержание и введение.

Это означает, что вы уже точно знаете, что будет содержать основная часть вашего отчета, поэтому работа должна пойти легко.

Объем отчетов может сильно варьироваться: короткие отчеты могут содержать 7–15 страниц, а длинные — 30–50 страниц и более. Как правило, объем зависит от темы. В коротких отчетах основное внимание уделяется одной теме, а в более длинных — нескольким.

Выполните следующие шаги, чтобы правильно написать основную часть отчета, или воспользуйтесь услугами профессиональных редакторов.

Поделите текст на разделы.

Несмотря на то, что в содержании у вас будут все основные разделы — введение, основная часть и заключение — добавьте в него также и подзаголовки.

Поделите основную часть отчета на несколько разделов в зависимости от того, о чем пойдет речь.

Если вы создаете годовой отчет, его можно разделить по месяцам. Финансовый отчет можно разделить по категориям статистических данных и цифр.

Существует множество различных способов разбить основную часть отчета на разделы, так же как мы сделали в этой статье. Это важно, потому что так читателю будет легче воспринимать каждый из разделов.

Посмотрите, как в этом шаблоне отчета основная часть разделена на небольшие кусочки.

Углубитесь в свои результаты и выводы.

Наконец пора углубиться в собранную вами информацию и рассказать о своей теме. Следуйте плану, который вы составили раньше, и добавляйте информацию по каждому подразделу.

Отчеты, как правило, носят официальный характер, поэтому их слог должен быть формальным. Откажитесь от разговорного тона, избегайте ненужных сокращений и правильно указывайте все источники и результаты.

Убедитесь, что вы охватили все аспекты вашей темы, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.

Используйте визуализацию данных и наглядные средства.

Не заполняйте свой отчет только текстом. Использование изображений, иконок, графиков, диаграмм и других графических элементов — отличный способ визуализировать содержание и донести свои идеи.

Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных — это ключевой момент для представления цифр и статистики в удобном для восприятия виде.

Вот пример одного из наших шаблонов, на страницах которого есть наглядные диаграммы и графики.

Изучение того, как рассказать историю с помощью данных, необходимо для создания хорошего отчета. Но не стоит останавливаться только на средствах визуализации данных.

Включение фотографий и графики в дизайн отчета — ещё один отличный способ представить текст и привлечь читателя. Люди привыкли, что отчеты — это скучные страницы текста, но мы призываем вас сломать этот стереотип.

Используйте стоковую фотографию и векторные иконки, чтобы донести свою мысль.

Взгляните на шаблон ниже и посмотрите, как в нем творчески используются различные виды изображений, которые придают странице дополнительную выразительность.

Попробуйте все инструменты визуализации данных Visme, полистайте библиотеку стоковых фотографий, коллекцию векторных иконок и многое другое, и найдите то, что поможет вашему отчету выделиться на фоне других.

Укажите источники.

Обязательно укажите, в каких источниках вы брали результаты для отчета. Иногда этот раздел будет небольшим и будет содержать только CRM-систему или другие инструменты, из которых вы взяли цифры. В других случаях он будет длиннее.

Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определяли результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно укажите все использованные в своем отчете материалы.

Резюмируйте каждый раздел.

Не каждый раздел основной части вашего отчета будет достаточно длинным, чтобы снабжать его кратким изложением, но если в каких-то разделах много информации, лучше резюмировать их в конце каждого раздела.

Это поможет вашему читателю убедиться в том, что он запомнил всю информацию, и даст ему возможность быстро вспомнить отчет позже, прочитав краткие изложения разделов.

8 Напишите заключение отчета

Вы почти закончили! Теперь пришло время написать заключение и завершить свой отчет.

Начните с подведения итогов. Вы уже писали краткое изложение по каждому разделу основной части, но теперь вам предстоит резюмировать содержание отчета в целом.

Расскажите о своих выводах и их значении. Так как в основной части вы говорите о результатах, в заключении можно рассказать об их месте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.

Затем вы можете поговорить о дальнейших шагах. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите о том, что вы планируете сделать, чтобы улучшить их в следующий раз. Изложите свои цели и стратегии использования данных выводов.

И убедитесь, что вы не представляете никакой новой информации. Несмотря на то, что вы можете иначе изложить информацию, в этом разделе не нужно вводить никаких новых данных.

9 Укажите источники

Вы уже рассказали об использованных материалах и ресурсах в одном из разделов основной части отчета, но в конце каждого отчета должен быть отдельный список источников, в котором они перечислены в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.

Вы также можете поблагодарить конкретные организации или людей, которые помогли вам составить отчет.

В зависимости от цели вашего отчета, в конце вы также можете включить глоссарий с определениями отраслевых терминов для читателей не из вашей компании, которые могут не до конца их понимать.

Ваша очередь

Готовы приступить к созданию следующего отчета? Visme упростит эту задачу благодаря шаблонам отчетов, в которые вы можете вставить свою информацию и отправить отчет своей аудитории.

Следуйте нашей пошаговой инструкции и создайте отличный отчет, который будет выделяться среди других. Зарегистрируйте аккаунт в Visme, чтобы начать работу уже сегодня!

Кроме того, узнайте, как создавать качественные документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше 5-минутное обучающее видео.

Отправьте статью себе на почту

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

1. Были составлены списки премий.
2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

---

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: