Письмо-запрос – это документ, направляемый второму лицу, с целью получения в ответ той или иной необходимой информации. В материале мы подробно разберём правила составления официальной бумаги, а также все доступные способы её отправки контрагенту.
Файлы для скачивания:
Запрос
Направление контрагенту письма-запроса имеет место в тех ситуациях, когда предприятию необходимо получить какие-то сведения. Речь может идти об уточнении стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов, проведении сверки взаиморасчётов. Запрос видится самым простым и в то же время эффективным способом получения информации. Большую роль играет и тот факт, что данные будут предоставлены непосредственно представителем организации, а не третьими лицами.
Способ отправки
В настоящий момент существует несколько традиционных способов отправки корреспонденции. К ним относят:
- почтовое отправление;
- электронное письмо на электронную почту;
- через факс;
- лично в руки представителю фирмы-контрагента.
Выбор способа зависит от сроков, в течение которых необходимо заполучить сведения, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые субъекты рынка принимают исключительно физический вариант корреспонденции, не признавая электронную почту в качестве средства обмена информацией.
Необходимо отметить, что отправка письма почтой – это самый медленный способ. Документ будет доставляться в течение нескольких дней, а ведь ещё нужно будет дождаться ответа. Мероприятие может растянуться на продолжительный промежуток времени, что недопустимо в отдельных ситуациях.
Ответ от второй стороны
Как уже было упомянуто выше, процедура обмена информацией всегда подразумевает получение ответа от контрагента. Он необязательно должен быть дан тем же способом, каким был направлен запрос. В тексте письма рекомендуется указывать предпочтительный способ коммуникации. Здесь опять же всё упирается в сроки.
Отметим, что сам факт получения письма не порождает у второй стороны никаких обязательств. Речь идёт о том, что контрагент не во всех случаях обязан выдавать запрашиваемые сведения.
Кто пишет письмо
Деловые письма, направляемые другим организациям, всегда заверяются автографом руководителя предприятия-отправителя. Так получатель будет уверен, что запрос делают не мошенники, убедится в серьёзности намерений контрагента. Однако совершенно не факт, что директор будет писать официальную бумагу самостоятельно. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из сотрудников фирмы. Обязанность по ведению деловых переписок, регистрации писем лежит на документоведе. Именно он и будет заниматься составлением текста запроса.
Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, проверяет его содержание, исправляет ошибки за своим подчинённым. Если всё соответствует ожиданиям руководства, на письме появляется автограф начальника, а сама официальная бумага направляется адресату выбранным способом.
Деловая этика
Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:
- выдержка текста в деловом, строгом стиле;
- отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
- чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
- подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
- указание отправителя и получателя.
Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.
Как написать документ
Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.
В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи. Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.
Объясняем, как правильно составить письмо-запрос
Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.
В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.
Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании. Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.
Примерный образец
На этом работа с письмом заканчивается. Осталось лишь заверить его автографом руководителя и отметить, кто к директору компании-контрагента обращаются с уважением. Это довольно важный момент, который может повлиять на успешность всего мероприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.
Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения.
В каких ситуациях пишут запрос для получения информации
Нередко предприятиям недостаточно информации, чтобы принять решения для обеспечения конструктивной деятельности. Иногда допустимо запросить ее по телефону. Но устная просьба не имеет юридической силы. Чаще всего организации практикуют официальные письменные запросы, на которые адресат обязан ответить в предусмотренные сроки. В такой бумаге содержится просьба о получении сведений, а иногда и директива.
Обратиться компания вправе к следующим адресатам:
- коммерческим партнерам, контрагентам за недостающими сведениями, отчетами, документами;
- к различным организациям, чтобы уточнить данные о бывших работниках;
- к государственным органам за разъяснениями, документами — в ПФР, налоговую инспекцию, Росстат, Росреестр, ФСС, медицинские учреждения и т.д.
В деловой переписке с коммерческими компаниями обмен сведениями происходит ежедневно. Одна сторона от другой запрашивает самую разную информацию:
- прейскуранты на товары и услуги;
- документы или заверенные копии;
- уточнение условий предстоящих сделок;
- данные о финансовом состоянии клиента (при кредитовании, например);
- сведения об ассортименте продукции;
- о технической характеристике товара;
- о дате и способах доставки изделий;
- о скидках и акциях и др.
В госорганы предприятие вправе отправить корреспонденцию с запросом:
- о получении сведений из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
- о владельцах объектов недвижимости;
- о людях, дисквалифицированных по постановлению суда;
- о нормативах и законодательных актах и др.
Разглашать информацию, содержащую коммерческую тайну и персональные данные людей, никто не вправе. Если предполагается, что в корреспонденции есть личные данные, то необходимо взять согласие на их обработку (ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ №152 от 27.07.2006).
Кто и в какой форме составляет запрос
Обычно корреспонденцию о получении данных составляют юридические лица в адрес других компаний. Но оформить ее вправе кто угодно: предприниматели, представители госорганов, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, то специального сотрудника для оформления таких посланий нет. Это делает как руководитель, так и любой другой компетентный специалист, отвечающий за вопрос, указанный в письме. В любом случае, кто бы ни составил его, придется согласовать с главой компании.
Как и для других корреспонденций и заявлений, в этом случае не установлено единого шаблона. Оформляют обычно на бланке фирмы (где уже указаны все реквизиты организации) или на обычном листе А4. Сейчас предпочтительнее напечатать текст на компьютере, хотя не запрещен и рукописный вариант. Оформить придется в произвольной форме, но по нормам, принятым в делопроизводстве (по нацстандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016). Дополнительно учитывайте правила для официальных посланий — в них обязательно указывают основание для получения сведений. К таковым относятся:
- нормативные и законодательные акты;
- постановления судебных инстанций;
- контракты, заключенные ранее с контрагентами.
Важно соблюдать общепринятую структуру. Обратите внимание, какие пункты содержит бланк запроса:
- от кого отправляется (наименование компании с реквизитами и контактами);
- кому адресовано (название компании и Ф.И.О руководителя);
- дата и место составления;
- исходящий регистрационный номер;
- суть вопроса (описывается, какие данные запрашиваются и на каком основании, например, «в связи с договором», «на основании переговоров», «в соответствие с законом» и т.п.;
- должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
- печать (если принято в организации).
Письмо составляют в одном экземпляре и регистрируют в журнале исходящей информации. Если корреспонденция составлена на обычном листе, то необходимо указать коды по КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, допустимо указать ссылки на нормативные акты.
Образцы
Вот образец письма в медицинскую организацию о проверке подлинности листка нетрудоспособности.
При составлении ориентируйтесь на этот бланк:
Кому____________________________________
__________________________________________
__________________________________________
От кого_________________________________
_________________________________________
_________________________________________
| «___»______________20___г. | №___ |
Письмо-запрос ___________________________________________
Уважаемый ___________________________________
Просим прислать вас _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
С уважением,
_____________________/_______________/
_________________20____г.
А это пример корреспонденции в Федеральную антимонопольную службу с просьбой разъяснить нормативные акты.
Как отправить запрос о получении документов
Чтобы адресат получил послание оперативно и надежно, озаботьтесь о способе доставки. Есть несколько вариантов отправки:
- По электронной почте. Это быстро и удобно, но не всегда надежно, если речь идет об официальных запросах.
- По обычной почте с уведомлением о доставке. Это надежно, но подходит для отдельных писем, для массовой рассылки используют предыдущий вариант.
- С курьером. Удобен для важных писем конкретному партнеру или госструктурам.
- Факс, хоть и несколько устаревший, но еще актуальный в некоторых случаях.
Сколько ждать ответа на письмо-запрос
На послание, предназначенное для запроса информации, предполагается ответ. Сколько его ждать, зависит от того, кому отправили корреспонденцию. Законодательство не устанавливает четких сроков для отклика на коммерческие переписки. При операциях с контрагентами ориентируйтесь на пункты договора, в котором обычно указано, за сколько дней предполагается ответ. Если период не отмечен, то смотрите на содержание. Обычный период для ответов — один месяц. Если информация срочная, то принято отвечать за 3–7 дней. Но в этом случае желательно дополнительно попросить получателя ответить срочно, отметив конкретный срок или дату.
В какой срок обязаны отвечать государственные структуры, указано в ФЗ №8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017) — обычно 30 дней со дня регистрации. Иногда срок увеличивают до 45 дней при необходимости. В этом случае обязаны отправить уведомление в течение недели (ч. 6 ст. 18 ФЗ №8).
Обращение граждан в государственные ведомства регулирует Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ. На регистрацию обращения отводится 3 дня.
Если вопрос не входит в компетенцию госоргана, он обязан переправить его в другую организацию в течение недели (ст. 8 ФЗ №59). В целом на рассмотрение обращения дается один месяц (ст. 12 того же закона).
Если предприятие обратилось, к примеру, в ФСС, чтобы проверить лист о временной нетрудоспособности, и в этом случае ответ дадут в течение месяца (п. 5 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
- физического лица или его представителя;
- юридического лица или его представителя.
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
- законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
- деловым партнерам;
- контрагентам;
- головному предприятию и нижестоящей организации;
- дочерней фирме;
- обособленному подразделению;
- органам корпоративного управления;
- поставщикам товаров, работ и услуг населению.
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
- должно иметь все необходимые реквизиты;
- составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.
С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.
| Что запрашивают в госорганах | Коммерческие и потребительские запросы |
|---|---|
|
|
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
- целью получения необходимых сведений;
- регламентом, если адресатом является госорган;
- составителем и его видением ситуации.
Кто обычно готовит обращение:
- в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
- гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение |
Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур. |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
01.09.2020 №123/01-1
Генеральному директору ООО «Холод»
Смирнову С. С.
Прохладная ул., 9
Москва, 123211
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
- Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
- Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
С уважением,
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:
| Шаг | Что следует указать и написать |
|---|---|
| 1 | Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина. |
| 2 | Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). |
| 3 |
Справочная информация:
|
| 4 | Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел. |
| 5 | Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса. |
| 6 | Заголовок. |
| 7 | Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов. |
| 8 | Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица. |
| 9 | Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона. |
| 10 | Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение. |
| 11 | Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения. |
Дополнительные рекомендации:
- оформляйте на бланке организации;
- используйте деловой язык и стиль;
- в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
- укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
- используйте существующие образцы деловой переписки.
Сроки ответа
Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:
- 30 дней со дня регистрации;
- 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.
Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).
Если объем запрошенной информации превышает установленный правительством предел, то адресат в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет обратившемуся уведомление об объемах информации, ее стоимости и порядке оплаты. Если запрос находится вне компетенции адресата, он в течение 7 дней уведомляет об этом и называет орган, в который рекомендуется направить повторное обращение (ч. 7 ст. 18 ФЗ-8).
В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:
- с договором;
- регламентом предоставления госуслуги;
- локальным нормативным актом конкретной организации.
Ответ должен быть дан в разумные сроки.
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Массовость направления запросов о представлении документации
Правом на направление запросов наделены начиная от Счетной палаты РФ, заканчивая контрольными ведомствами исполнительной власти (Роспотребнадзор, Росздравнадзор и т.д.). Все запросы могут быть связаны с расследованием уголовного дела или проведением проверки заявления о совершении преступления (доследственная проверка).
Массовый характер направления запросов обусловлен подготовкой и получением большого объема информации, которая впоследствии может стать доказательствами по уголовному делу.
Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.
Письмо-запрос в банк
Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:
- правильное указание реквизитов автора письма;
- ясное изложение проблемы;
- по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
- по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
В АКБ «Мосбанк» 123790 г. Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д. 90, кв. 213, тел. 222-66-88 e-mail
О реструктуризации задолженности
12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.
Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.
С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.
В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.
Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.
О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.
15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский
Юридическая природа запроса о представлении документации
Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:
- МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
- ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
- Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
- Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».
Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:
- Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
- Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.
Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.
Письмо-запрос в налоговую
Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:
- название;
- ИНН;
- адрес;
- ФИО и подпись руководителя;
- печать (если применяется организацией).
Желательно использование фирменного бланка.
ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве
Исх. № 157 от 4 мая 2021 года
Запрос о счетах должника
По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:
- наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
- номера расчетных счетов, открытых должником.
К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.
Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко
Самые частые варианты запросов
4.1. Направляемые до возбуждения уголовного дела ОЭБиПК и оперативными подразделениями ФСБ РФ
Таких запросов большинство, и это самый удобный способ для «добычи» как можно большего количества информации.
Законность:
сотрудники вышеуказанных структур должны указать свое право, на основании которого они пользуются своими полномочиями — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции» или п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федеральной службе безопасности».
Обоснованность:
указывается номер и дата КУСП (книга учета сообщений о преступлениях), что указывает о наличии реальной проверки и факты проверочного мероприятия.
Если запрос будет неполным, то необходимо подготовить ответ с указанием недостатков запроса с просьбой оформить его надлежищим виде.
4.2. Направленные после возбуждения уголовного дела следственными подразделениями
У них более эффективные способы получения информации (обыски или выемки). Такой запрос необходимо также проверить.
Законность:
на практике указывают только ч. 4 ст. 21 УПК РФ, что не является обоснованием.
Обоснованность:
необходимо также обосновать требование, как и в первом варианте, а именно указан номер и дата возбуждения уголовного дела, факты, по которым сотрудники ведут расследование и как запрашиваемая информация связана с предметом уголовного дела.
4.3. Направляемые в рамках проведения прокурорской проверки
Сотрудники прокуратуры также выявляют насколько та или иная компания ведет деятельность в рамках законодательства, не ставя перед собой цель привлечь предпринимателя или бизнесмена к уголовной ответственности. Но если в ходе прверки будут выявлены нарушения, то материалы будут направлены в правоохранительные органы, а уже полиция будет решать вопрос о том, надо ли возбуждать уголовное дело.
Прокуратура тщательнее подходит к составлению таких запросов и они не несут уголовно-правовые риски для компании.
Законность:
как правило, правовые обоснования содержатся в запросе и по каким фактам проводится данная проверка.
Обоснованность:
как правило, информации о том, как могут запрашиваемые документы посодействовать проверке не содержатся.
Ответ на требование необходимо направлять также с просьбой — дать обоснование своим требованиям.
Итог:
к сожалению, «силовики» пользуются безграмотностью «Бизнеса» и не оформляют запросы в должном виде, но необходимо помнить о привлечении к административной ответственности, в случае непредоставлении информации.
Кто составляет письмо-запрос
Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).
Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.
Рекомендации специалистов
В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.
Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.
Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.
И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.
Как оформить и отправить письмо-запрос
Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
- Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
Письмо-запрос акта сверки
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу
Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой
13.05.2017 г., исх. № 156/59
Запрос на предоставление акта сверки
Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.
К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).
Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов
Сроки ответа
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:
Читать дальше: Заявление о неполучении судебного приказа образец
Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.
Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.
В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !
Почти все важные дела люди совершают путем переписки;
следовательно, одного умения говорить недостаточно.
Люк де Вовенарг
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
• эффективное информационное взаимодействие:
– рассылка объявлений/извещений для работников организации;
– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
– запрос справочной информации;
– проведение инструктажа;
– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.
В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).
В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.
ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• справочные данные об организации;
• место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).
Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.
Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).
Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.
БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 – «Наименование организации»;
10 – «Наименование вида документа»;
11 – «Дата документа»;
12 – «Регистрационный номер документа»;
13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);
14 – «Место составления или издания документа»;
15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 – «Заголовок к тексту»;
20 – «Текст документа»;
21 – «Отметка о наличии приложения»;
22 – «Подпись»;
27 – «Отметка об исполнителе».
НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
- «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:
Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.
- «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).
Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.
Текст служебной записки, как правило, состоит:
• из преамбулы (вводной части);
• основной части;
• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).
Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.
Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.
Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.
Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ
Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?
Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.
Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.
Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.
Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.
НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
- Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.
Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.
- Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.
Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.
Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).
Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»
ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК
- Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.
Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.
- Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.
Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:
• регистрационный номер документа;
• дата документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);
• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);
• краткое содержание документа;
• количество страниц;
• наличие приложений;
• дата исполнения;
• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.
Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.
Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.
Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.
Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:
• входящий регистрационный номер;
• дата получения (регистрации);
• ссылка на исходящий номер и дату;
• автор служебной записки;
• краткое содержание;
• количество страниц;
• приложения;
• дата исполнения;
• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).
Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.
- Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.
Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?
Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.
Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).
Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).
ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2017.