Забыли пробить чек при оплате картой и не знаете, как это исправить? Какое наказание грозит за такое нарушение? Как пробивать чек при оплате банковской картой через интернет? Ответы на эти вопросы найдете в нашем материале.
Как действует законодательство о ККТ при расчетах банковской картой?
Порядок использования контрольно-кассовой техники регулируется законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в ст. 1.2 которого прямо прописана обязанность продавца выдать покупателю подтверждающий проведение денежного расчета документ — кассовый чек или БСО. Это требование распространяется как на оплату наличными, так и на расчеты с помощью электронных средств (по карте или, к примеру, через Систему быстрых платежей). Поэтому теперь для всех продавцов, деятельность которых подпадает под действие закона 54-ФЗ, не стоит вопрос, надо ли пробивать чек при оплате картой. Ответ однозначно положительный.
ВАЖНО! Если у предприятия есть онлайн-касса, но она долго не используется, то налоговики в этом случае получат основания для инициирования проверки.
Некоторые категории организаций и ИП сохраняют возможность вести деятельность без кассовых аппаратов, выдавая бланки строгой отчетности.
О том, кто имеет право работать без использования ККТ, узнайте в материале «Можно ли работать без кассового аппарата в 2022 году?».
В зависимости от формы проведения оплаты банковской картой — через терминал или онлайн-платежом, кассовый чек должен быть выдан на бумаге или в электронном виде. Для отправки последнего продавцу необходимо заранее узнать у покупателя адрес его электронной почты или номер мобильного. Отсутствие в ККТ контактных данных покупателя может быть признано нарушением порядка применения ККТ, на основании чего ФНС оштрафует магазин по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ (письмо ФНС России от 25.08.2021 № АБ-4-20/11987).
Важно также отразить в чеке прочие реквизиты — например, указать корректное наименование товарах. Иначе также будут штрафы.
Подробнее читайте в экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Минфин РФ и ФНС дали разъяснения, надо ли пробивать кассовый чек при эквайринге в сети интернет, то есть оплате картой покупок онлайн. Согласно письму ФНС от 24.07.2017 № ЕД-4-20/14361 интернет-торговля должна вестись в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ, а значит, использование продавцом ККТ и выдача кассового чека обязательны. Отмеченная позиция ведомства остается неизменной (поскольку не было изменений в законе № 54-ФЗ, допускающих иное).
Надо ли пробивать «забытый» чек?
Зачастую в случае, когда продавец забывает пробить кассовый чек и выпускает только слип платежного терминала, он сомневается, надо ли его оформлять постфактум, когда время уже упущено и покупатель ушел. В этом случае обязательно оформляется кассовый чек коррекции (КЧК), а обычный уже не пробивается. Создать КЧК продавец может по своей инициативе, обнаружив расхождение в фактических и отчетных данных, или по указанию налогового органа после проведенного им мониторинга.
По правилам КЧК формируется в период между созданием отчетов об открытии и закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).
Пример
Кассир в ООО «Полянка» продал 25 марта физическому лицу товар на сумму 500 руб. 28 марта руководитель организации обнаружил ошибку, попросил кассира написать объяснительную и принял решение о проведении корректировки. После формирования отчета об открытии смены кассир оформил КЧК на неучтенную сумму 500 руб., указав:
- в признаке расчета — код 1 «приход»;
- в строке «описание коррекции» — дату нарушения (1 октября) и вид ошибки («не сформирован кассовый чек»).
После исправления руководитель уведомил налоговый орган о допущенном нарушении и проведенной корректировке.
Подробнее о том, как и когда оформляется чек коррекции, читайте в нашем материале «Когда используется чек коррекции в онлайн-кассах».
А эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях формирования самого чека коррекции. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Возможные штрафы за нарушение применения ККТ при эквайринге
В соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП за непробитый чек, в том числе при оплате платежной картой, продавцу грозит административный штраф:
- от 30 000 руб. для юридических лиц;
- от 10 000 руб. для должностных.
П. 6 той же статьи предусматривает наказание за непредставление кассового чека покупателю по его требованию в виде предупреждения или штрафа в размере 10 000 руб. для юридических лиц и 2 000 руб. для должностных.
Проверка выдачи кассовых чеков потребителям — прямая функция ФНС (постановление 13-го арбитражного апелляционного суда от 24.12.2021 № 13АП-35885/2021 по делу № А56-63049/2021).
ВАЖНО! Проверять соблюдение требований по ККТ налоговики будут без предупреждения.
Однако штрафа можно избежать. Как поясняет ФНС в своем письме от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899, в случае когда пользователь ККТ добровольно заявляет в налоговый орган о допущенном нарушении и самостоятельно устраняет его, он может быть освобожден от административной ответственности. При этом должны быть соблюдены несколько условий:
- заявление подано в письменной форме с указанием даты и причины допущенного нарушения, а также реквизитов КЧК;
- до обращения продавца налоговый орган не установил факт нарушения;
- представленные документы позволяют сделать вывод о том, что правонарушение имело место.
Кроме того, не будет считаться административным нарушением ситуация, когда продавец стремился соблюсти требования закона 54-ФЗ. Например, кассовый чек не был предоставлен, потому что покупатель указал несуществующие реквизиты для отправки сообщения.
Итоги
При работе по новым правилам применения ККТ продавец обязан выдать покупателю кассовый чек при расчетах банковской картой. Правило распространяется как на оплату через терминал, так и на онлайн-покупки. Если чек не создан, исправлять нарушение нужно с помощью чека коррекции. Не стоит дожидаться налоговой проверки, лучше сразу исправить допущенную ошибку и самостоятельно сообщить о ней в ФНС, чтобы избежать штрафных санкций.
Ошибка в кассовом чеке — явление неприятное, но не фатальное. Главное — знать, как правильно исправить. Расскажем, как это сделать, чтобы избежать штрафа.
Какие ошибки в чеках встречаются чаще всего
- Неверно указана сумма чека.
- Неверно указан способ расчета: наличный или безналичный.
- Из-за сбоев чек не учтен в ФНС.
- Не совпадают даты формирования чека и фактического поступления средств.
Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а после корректировки предоставит все данные, свидетельствующие о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.
О штрафах в сфере применения ККТ вы можете прочитать в этой статье.
Как исправить ошибку в чеке
Для исправления ошибок в фискальных документах созданы отдельные операции по коррекции. Ошибку можно исправить путем формирования чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.
Где можно посмотреть версию ФФД:
- В отчете об открытии смены. В поле «ФФД» прописаны цифры 2, 3 или 4, которые обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно.
- В личном кабинете ОФД. Можно посмотреть ФФД в личном кабинете ОФД, если оператор представляет такую возможность (например в lk.platformaofd.ru). Если нет, то следует выгрузить список всех ваших касс в Excel и выбрать отдельный столбец с названием «ФФД», в котором найдете нужную информацию, либо обратиться за разъяснениями к вашему оператору ОФД.
Платформа ОФД — надежный партнер для передачи фискальных данных в ФНС. Узнайте, как получить скидку 50%
Как исправление ошибки зависит от ФФД
Если вы используете ФФД 1.05, то, чтобы ошибка считалась исправленной, необходимо сформировать чек возврата, если вы используете ФФД 1.1 или 1.2 — чек коррекции.
Но есть условие: если при расчетах касса не применялась вообще (что является само по себе нарушением КоАП), то при использовании любого ФФД формируют чек коррекции.
Важно: неверно считать, что исправлять ошибку на следующий день поздно — это можно и нужно сделать в любой момент: в день ее допущения, через неделю или позже. Как только обнаружили ошибку, ее необходимо исправить, не дожидаясь реакции ФНС.
Что делать при использовании ФФД 1.05
При использовании ФФД 1.05 вид чека зависит от допущенной ошибки:
- был пробит чек с ошибкой — формируется чек возврата;
- при расчете ККТ вообще не была применена по какой-либо причине — формируется чек коррекции.
Почему при ФФД 1.05 нельзя использовать чек коррекции в любых случаях, как в других форматах фискальных данных? Потому что там просто нет такой возможности: нет необходимых реквизитов. В ФФД 1.05 отсутствуют предмет расчета и признаки расчета «Возврат расхода», «Возврат прихода». Поэтому необходимо формировать чек возврата.
Последовательность действий при обнаружении ошибки в чеке:
Шаг 1. Сначала нужно отменить ту операцию, которая была проведена с ошибкой, поэтому первым делом формируется чек возврата.
Особенности:
- В графе «Признак расчета» указываем операцию, обратную ошибочной: отменяете чек прихода — прописываете «Возврат прихода», отменяете чек расхода — прописываете «Возврат расхода».
- В зависимости от факта возврата денег клиенту: не возвращали — способ оплаты указываете «встречное предоставление», возвращали — указываете форму расчета (наличная или безналичная).
Шаг 2. Чтобы инспекторы ФНС легко могли понять, какой чек вы отменяете, в чек возврата нужно внести фискальный признак (ФПД или ФП) чека с ошибкой. Эти данные указываются в дополнительном реквизите чека возврата — тег 1192 (по рекомендации ФНС).
Шаг 3. Ввод остальных реквизитов чека. Они должны быть абсолютно идентичны чеку с ошибкой. Здесь мы не исправляем, а только отменяем тот чек.
Шаг 4. Формирование нового фискального документа, но уже без ошибки. Какие особенности нужно учесть:
- одинаковые реквизиты в новом чеке и чеке возврата;
- ошибка, допущенная в прошлый раз, должна быть исправлена;
- в дополнительном реквизите чека (тег 1192) указан ФПД чека с ошибкой — это необходимо для нахождения пары чеков: какой чек исправляется и каким заменяется.
Шаг 5. Написание заявления в ФНС о том, что чек с ошибкой был откорректирован. В заявлении нужно подробно рассказать об ошибке, которая была в чеке и каким образом она была исправлена. Также необходимо указать ФПД обоих чеков. Срок подачи заявления — 3 дня с момента формирования нового корректного чека. Способ подачи заявления — через кабинет ККТ на сайте ИФНС.
Если заявления не будет, то штрафа не избежать.
Последовательность действий, если операция не была проведена через ККТ:
В этом случае при использовании ФФД 1.05 также используется чек коррекции, как и при ФФД 1.1 или 1.2. Но стоит делать все последовательно:
Шаг 1. Составление акта с перечислением всех расчетов без онлайн-кассы. В акте указывается дата, наименование товара, цена, количество и причина неприменения.
Шаг 2. Оформление чека коррекции. В нем следует указать основание для коррекции: «Самостоятельная операция» — ошибка обнаружена вами, «По предписанию» — ошибка обнаружена ФНС. Заполняется также графа «Документ для основания коррекции», в которой следует указать номер акта, составленного вами, или номер предписания ФНС.
Что делать при использовании ФФД 1.1 и 1.2
В этом случае ответ однозначен — сформировать чек коррекции.
Шаг 1. Отмена чека с ошибкой чеком коррекции. В признаке расчета указываем возврат той операции, которая была проведена с ошибкой: корректировка чека прихода, тогда ставим признак «Возврат прихода», корректировка чека расхода — «Возврат расхода».
Шаг 2. Перенос всех данных в чек коррекции, в том числе ошибочных.
Шаг 3. Чтобы у ФНС не было дополнительных вопросов по идентификации чека, необходимо в чеке коррекции указать фискальный признак (ФПД или ФП) в дополнительном реквизите чека.
Шаг 4. Прописывание тегов — то, что также существенно отличает чек коррекции от чека возврата при ФФД 1.05. Необходимо проверить и указать следующие реквизиты:
- Тип коррекции (1173): «Самостоятельная операция» или «0» — заметили ошибку сами и корректируете, «По предписанию» или «1» — корректируете после предписания ФНС.
- Основание для коррекции (1174): дата совершения корректируемого расчета (1178) — дата, когда отбит неверный чек; номер предписания налогового органа (1179) — если корректируете чек после предписания ФНС.
Шаг 5. Теперь приступаете к формированию нового чека коррекции уже с верными данными. В признаке расчета этого чека указывается такой признак, как был в ошибочном чеке. Данные все идентичны чеку с ошибкой, кроме самой ошибки — ее исправляете и указываете верную информацию. В дополнительном реквизите чека указываете фискальный признак ошибочного чека, чтобы понять, какой чек исправляется. Параметры: тип коррекции, основание и дата, — переносятся из чека коррекции, который отменял ошибку.
Согласно примечанию к ч. 15 ст. 14.5 КоАП в случае оформления чека коррекции заявление в ФНС предоставлять не нужно. Но всегда лучше перестраховаться и предоставить акт и заявление в ИФНС — так вы точно избежите штрафов. В акте перечисляются все исправляемые чеки.
Платформа ОФД — это не только оператор фискальных данных, но и удобная аналитика для развития и контроля бизнеса. Все в одном личном кабинете!
Как действовать, если не провели расчет через ККТ (ФФД 1.1 или 1.2)
В этом случае нужно сформировать чек коррекции и указать основание для коррекции: самостоятельно проводится коррекция или после проверки налоговой.
Что указывать?
Если ошибка обнаружена вами, то в основании указывается «Самостоятельная операция».
Если получено предписание от ФНС о коррекции, то верным будет основание «По предписанию».
Графу «Документ для основания коррекции» также нельзя оставлять пустой — указывается номер акта, составленного вами, или номер предписания ФНС.
Отдельно необходимо указать наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.
Все суммы, которые подвергаются корректировке, должны быть прописаны в чеке отдельной строкой. Для маркированного товара указывается вся известная информация о товаре: код маркировки, наименование предмета расчета, количество и другие обязательные реквизиты. Эти рекомендации даются в письме ФНС от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@. В этом случае код маркировки будет выведен из оборота после передачи данных оператору. Если эта информация не будет указана, то можно также получить штрафные санкции уже из-за нарушений в передаче сведений по маркированным товарам.
Часто задаваемые вопросы по корректировке чеков
- В чеке коррекции нет информации о проданном товаре (ФФД 1.05). Как сформировать чек?
Согласно письму ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@ допускается сформировать в этом случае чек на общую сумму, без оформления чека на каждый расчет. Но чтобы избежать штрафа, обязательно предоставьте в налоговую документы, которые покажут ФНС каждую продажу, сделанную без применения ККТ: акт или реестр всех товаров.
- Не могу ввести дополнительные реквизиты чека. Как быть?
Реквизит чека (1192) действительно не является обязательным для чека, его может и не быть. Согласно приложению № 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ отсутствие дополнительного реквизита по техническим причинам не будет являться нарушением. В этом случае необходимо указать фискальные признаки чеков в сопроводительных документах.
- Покупатель в приложении ФНС видит, что чек некорректен, но через ОФД он передан. Считается ли такой чек действительным?
Чек в ФНС может быть некорректен по следующим причинам:
- из-за неверной установки времени на кассовом аппарате;
- другие неверные настройки кассы;
- неточные данные, в т. ч. о товарах.
Иногда возможны сбои из-за проблемного QR-кода на чеке, тогда при повторной проверке чек становится корректен. Если же ошибка сохраняется, лучше оформить чек коррекции во избежание штрафов.
Некорректных чеков не нужно бояться — любую ошибку можно исправить. Но следить за правильностью введения данных все же необходимо.
Проверяйте, отправлены ли чеки в ФНС, через личный кабинет Платформа ОФД. Тогда вы всегда сможете исправить ошибки быстрее, чем их обнаружит ФНС.
Онлайн-сервисы от Платформы ОФД
Все, что нужно предпринимателю, менеджеру и бухгалтеру в одном личном кабинете
Контрольно-кассовая техника — сложный механизм, который не застрахован от технических сбоев. Она не может правильно работать без электричества и подключения к интернету, а еще ошибки случаются из-за действий самих кассиров, например, когда они забывают закрыть смену. Во всех этих случаях касса перестает выдавать чеки, а без них работать нельзя. Разберемся, что делать в такой ситуации.
Почему касса не пробивает чеки
Касса может сломаться из-за технических сбоев, неправильной эксплуатации или перебоев с электричеством и интернетом. Рассмотрим основные причины, из-за которых онлайн-касса перестанет пробивать чеки.
Отключили электричество
На такой случай желательно иметь ИБП (источник бесперебойного питания). Продолжать торговлю без онлайн-кассы из-за отключения электричества не рекомендуется, но можно. Чтобы обезопасить себя, запросите объяснительную у кассира и справку у поставщика электричества, а когда электричество дадут, сделайте чек коррекции по инструкции. Но и эти меры штрафа не исключают.
Кассир забыл закрыть смену
Закрыть смену и сформировать отчет о закрытии смены нужно в течение 24 часов после открытия смены. Если этого не сделать, касса перестанет пробивать чеки — такое ограничение зашито в фискальный накопитель (ФН).
Это чинится просто: сформируйте отчет о закрытии смены и откройте новую.
Закончился срок действия фискального накопителя
Фискальный накопитель имеет срок годности — от 13 до 36 месяцев. После его истечения, нужно заменить старый ФН на новый. В отчете о закрытии смены есть признак, который указывает, что срок действия ФН скоро истечет. Он появляется, когда устройству осталось работать меньше 30 дней.
Фискальный накопитель переполнился
Тут тоже понадобится новый ФН, как и в случае истечения срока действия. Узнать о том, что память заполнена на 99 %, можно в отчете о закрытии смены.
ОФД не получал данные с онлайн-кассы дольше 30 дней
Фискальный накопитель блокируется, если в нем есть чеки, на которые от оператора фискальных данных в течение 30 дней не поступило подтверждение. Целый месяц касса может работать автономно — это время дано на устранение проблем с передачей данных.
Чтобы избежать блокировки, регулярно проверяйте отчеты о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов. В поле «Количество непереданных ФД» должно быть значение «0». Если значение больше нуля, момент остановки передачи данных можно увидеть в поле «Дата первого из непереданных ФД».
Если ФН уже заблокировался, устраните неполадки с передачей данных — сами или с помощью специалиста из сервисного центра. Тогда все сохраненные фискальные данные, которые не были переданы сразу, отправятся к ОФД. Когда он подтвердит их получение, ФН разблокируется и можно будет дальше работать на кассе.
Поломки принтера или проблемы с лентой
Касса может перестать печатать чеки и по более простым причинам — закончилась или порвалась чековая лента, её неправильно установили в принтер, повредился разъем или переходник. Чаще всего в диагностике этих неисправностей помогает встроенная система проверки. Если ее нет, обратитесь в сервисный центр.
Касса сломалась
Касса может сломаться так, что самостоятельно это исправить не получится. Например, пришел в неисправность модуль интернет-связи, произошел обрыв шлейфа и пр. Обратитесь в сервисный центр.
Массовый технический сбой
С момента внедрения онлайн-касс такое было лишь однажды — 20 декабря 2017 года. Но нет гарантий, что это не повторится, поэтому ФНС выпустила письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867 и разъяснила, что делать в такой ситуации:
- без кассы работать можно;
- покупателю надо выдать товарный чек или другое подтверждение покупки;
- после устранения сбоя следует пробить чек коррекции на всю сумму выручки, которая не прошла через кассу.
Если сделать все именно так, штрафов за неприменение кассы не будет. Но это касается только массового сбоя. Кроме того, разъяснение было разовое, и есть вероятность, что в следующий раз ФНС выпустит письмо с другим порядком действий.
Что делать бухгалтеру при поломке кассы
Некоторые поломки могут привести к тому, что продажи по онлайн-кассе не будут синхронизироваться с бухгалтерской программой и сервисами для автоматизации торговли.
Сделайте Х-отчет и сравните суммы в нем с бухгалтерскими регистрами.
Если чек проведен по бухгалтерии, но не проведен на фискальном накопителе, его следует удалить из бухгалтерской программы. Может быть и наоборот — чек проведен в фискальном накопителе, но не в учете. Тогда аналогичный товар можно пробить еще раз, отменить его в накопителе, взять объяснительную с кассира, а затем отменить возвратную проводку в бухгалтерской программе.
Когда чек не прошел нигде, просто пробейте товар по кассе повторно.
Можно ли работать с кассой, которая не выдает чеки
Без чеков работать нельзя — за это могут оштрафовать минимум на 10 000 рублей. Дело в том, что по закону работа без чеков равносильна тому, что вы не применяете ККТ. За это предусмотрена ответственность по п.2 ст. 14.5 КоАП РФ:
- должностные лица — штраф от ¼ до ½ суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 10 000 рублей;
- юридические лица — штраф от ¾ до полной суммы расчета, проведенного без ККТ, но не меньше 30 000 рублей.
Заменить кассовый чек на товарный чек, БСО или другой документ нельзя. Так что если ваша касса сломалась или перестала работать из-за отсутствия электричества, работу лучше временно приостановить. На случай поломки желательно иметь хотя бы одну запасную кассу.
Как избежать ответственности за непробитый чек
Чтобы избежать ответственности, следует сообщить в ФНС, что вы работали без чеков, и пробить чек коррекции. Такая возможность предусмотрена примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ.
Составьте кассовый чек коррекции с признаком «Приход» (для любых ФФД 1.05, 1.1, 1.2). Дополнительно учитывайте особенности для следующих реквизитов:
- Тип коррекции — «Самостоятельная операция». Это значит, что вы делаете корректировку добровольно, а не по требованию налоговой.
- Дата корректируемого расчета — укажите дату, в которую не был пробит чек.
- Сумма расчета — укажите непробитую сумму, а также способ оплаты: наличные (тег 1031) или безналичные (тег 1081).
Если вы корректируете только общую сумму расчетов (когда непробитых чеков было много), то вместе с чеками коррекции направьте в ФНС сведения и документы, которые позволят идентифицировать каждый расчет (ФФД 1.05 и ниже) и однозначно применить освобождение от ответственности (ФФД 1.1).
Обратите внимание! Ответственности можно избежать только исправив нарушение до того, как о нем узнает налоговая. Поэтому в работе без чеков всегда есть риск. Если вы будете работать без кассы достаточно долго, инспекторы могут узнать о нарушении раньше вас: получив жалобы от покупателей или в режиме онлайн увидев остановку в поступлении чеков. Поэтому будьте готовы к штрафам по КоАП.
Что делать, если отключили интернет
В период отключения касса продолжит пробивать чеки, но не будет передавать их в ОФД из-за отсутствия соединения. Все чеки сохранятся в фискальном накопителе, а при появлении интернета будут отправлены в налоговую.
Но есть один нюанс, из-за которого при отключении интернета торговлю лучше приостановить.
Организация обязана передавать чеки в ФНС в момент расчета. Если они будут переданы позже — это нарушение. За него грозит административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ — от предупреждения до штрафа в сумме до 10 000 рублей.
Если все же решитесь продолжать работу, запросите у провайдера справку о дате и времени отключения интернета. Это может помочь снизить штраф или даже избежать его.
Данные о расчетах через онлайн-кассы должны поступать не только к ОФД, но и в бухгалтерию. Интегрируйте кассовую программу с бухгалтерской системой и сервисом для автоматизации торговли. У Контура есть такая возможность. Данные с кассы будут автоматически поступать в Контур.Бухгалтерию — систему для простого учета и отчетности через интернет. Первые 14 дней новые пользователи могут работать в сервисе бесплатно.