Event как найти клиентов

Время на прочтение
3 мин

Количество просмотров 2.4K

Семинары совместно с Google, OWOX и Яндекс в 6 крупных городах Украины позволили нам расширить клиентскую базу и заключить привлекательные партнерские договоры.

С октября 2015 года совместно со спикерами из Google Украина, OWOX и Яндекс мы организовали образовательные бизнес-завтраки и ланчи для владельцев бизнеса, онлайн-маркетологов и агентств-интернет маркетинга. Встречи уже прошли в Киеве, Днепропетровске, Харькове, Львове, Одессе, Запорожье. Сейчас запланирован первый международный завтрак в Алматы.

Мы определили несколько целей ивентов:

• Повысить информированность о технологии call tracking и ее возможностях для бизнеса;
• Заинтересовать участников протестировать наш сервис на протяжении бесплатного двухнедельного trial-периода.

Подбор целевых контактов с помощью модифицированного алгоритма Prodvigator

Мы, как партнер сервиса Prodvigator, использовали в качестве базиса его поисковый алгоритм, предварительно внеся необходимые модификации.

Это позволило сформировать перечень потенциальных участников-пользователей PPC-рекламы в городе, в котором у нас запланирован ланч или завтрак. На скриншоте видна типичная поисковая карточка, которую мы получили по каждому потенциальному участнику.

Вот перечень данных, которые нам удалось получить:

• название бизнеса;
• его юридический адрес, указанный на сайте;
• URL сайта организации;
• email;
• телефон (если есть);
• параметры, которые были заданы при поиске.

Дальше следовал холодный обзвон, с помощью которого удалось собрать значительную часть участников семинаров. Высокую конверсию мы получили благодаря глубокому предварительному исследованию и сбору контактов по целевым критериям.

Замеры эффективности с помощью регистрационных лендингов

Немаловажную роль в подборе участников сыграла PPC-кампания, которая вела на лендинги на основе конструктора Q-page.

На скриншоте админпанели можно увидеть результативность посещений и заявок через лендинги. Наибольший ажиотаж вызвали мероприятия в Днепропетровске (929 просмотров и 52 заявки), Алматы (725 просмотров и 80 заявок), Киеве (637 просмотров и 53 заявки) и Харькове (768 просмотров и 79 заявок). Самую высокую конверсию мы наблюдали во Львове при регистрации на бизнес-завтрак заявок через лендинг от уникальных посетителей — 57,3%.

Источники трафика для страниц: приглашение прямых рекламодателей в регионе по телефону, реклама в Google adwords, facebook ads, партнерская и собственная email-рассылка.

Средняя конверсия страниц (из просмотра в регистрацию на ивент):

• лендинг бизнес-завтрака — 26%;
• лендинг бизнес-ланча для агентств-24%.

На скриншотах ниже показан типичный дизайн лендингов, которые использовались:

Как проходили семинары?

Наши партнеры из Google, Яндекс, OWOX подготовили общую информацию про свои продукты, которая напрямую пересекалась с использованием call tracking. Учитывая, что Ringostat поддерживает полную или частичную интеграцию с программными решениями этих компаний, то дискуссия на встречах получилась содержательной. Лекторы рассказывали про телефонный маркетинг, Google Analytics, Google Sheets, Google BigQuery, Яндекс.Метрику и Яндекс.Директ.

Наш коммерческий директор Константин Червяков и руководитель отдела продаж Сергей Пятницкий на примере кейсов Ringostat показали посетителям принцип работы технологии call tracking.

Чего мы добились с помощью такой event-стратегии?

За время кампании семинары принесли около 20 заявок на тестирование и переговоры, из которых 3 компании уже стали нашими клиентами. Учитывая, что мы продаем комплексное B2B-решение, у нас длинный цикл воронки продаж, и участникам еще необходимо некоторое время, чтобы провести внутренние дискуссии и выйти в переговорный процесс.

Благодаря хорошо продуманному процессу отбора участников мы смогли снизить вероятность отказов и низкой явки на наших семинарах. Важным фактором стала работа с нашими партнерами Google, Яндекс и OWOX, которые согласились провести совместные мероприятия. Их участие создало необходимый резонанс вокруг наших событий в каждом городе, где они проводились.

Единственное от чего мы отказались — это широкая реклама, так как мы были заинтересованы в точечном привлечении целевой аудитории. Поэтому мы специально не делали плату за вход, что потребовалось бы при продвижении через СМИ и другие массовые инструменты рекламы.

Узнайте больше о call tracking на блоге Ringostat.

Люди, связанные с продажами или обслуживанием, не понаслышке знают, какие клиенты, могут быть разные. Зачастую мы сами становимся покупателями, когда нам необходим какой-либо товар или услуга, а происходит это ежедневно (вызвать такси, заправить машину, купить продукты, постричься у парикмахера и так далее).

Заказчиками ивент-агентств могут быть не только простые люди, которые хотят отметить свадьбу или юбилей. А ещё и компании, организации или агентства, которые хотят провести, например, форум. Для того, чтобы ваша работа была эффективной, помогут секреты «разбора» заказчиков.

Типы клиентов

Хотите знать, какие заказчики самые сложные для ивент агентов? Каждый покупатель важен и дорог, поэтому нужно подходить индивидуально к человеку и к мероприятию. Многие люди и сами не понимают, кто они по характеру, а тут надо сразу понять человека и раскусить, как себя с ним вести. Не пугайтесь, мы разберем каждый пункт и расскажем, как себя вести даже с самыми сложными.

По темпераменту клиенты бывают:

Часто бывают затруднения по определению темперамента, это происходит потому, что у людей нет одного четкого вида характера, нередко дано два, а то и три типа. И конечно, ориентироваться только на темперамент и оценивать «покупателя» исключительно по нему неверно. Рассмотрим еще несколько видов заказчиков.

Где искать клиентов ивент-агентству?

Существует множество способов поиска заказчиков, мы расскажем о самых результативных и о том, какими лучше пользоваться, чтобы снизить вложения и увеличить эффективность.

В наше время одной из основных площадок для поиска является. конечно, интернет. Во «всемирной паутине» можно найти покупателя не только для проведения частных свадеб и корпоративов, но и людей для организации федеральных или региональных форумов. Форумы для агентства — как взобраться в гору, а свадьба и корпоратив — спуститься с горы.

Как найти клиентов?

Поделитесь, какие клиенты встречаются вам чаще всего? Для того, чтобы не пропустить полезную информацию по организации событий, оставайтесь с нами, у нас еще много интересного.

Игорь Лютенко: «Многие специалисты оказались в роли игрока в рулетку»

Евгения Мануковская, CEO & co-owner в Expomap, поговорила с Игорем Лютенко о том, что сейчас (апрель 2022) происходит в event-индустрии, есть ли клиенты для компаний и в каких нишах открываются окна возможностей.

СПРАВКА: 

Игорь Лютенко

— Президент клуба Game4event,

— Председатель жюри премии «Золотой Пазл — лучшие ивент-проект»,

— Амбассадор клуба НАОМ (Национальная Ассоциация Организаторов Мероприятий), 

— Специалист по тимбилдингу, интерактивным ивентам, игровым BTL-коммуникациям. 

— Среди клиентов Игоря такие компании, как «Гарант», «Сибур», «Лаборатория Касперского», «ВТБ Лизинг», Центр общественных связей МВД РФ. 

«Работают сейчас, будут работать и выживут порядка 30% event-рынка»

— Что происходит с event-индустрией? Как меняются цены внутри рынка?

— Все в шоке, и очень многие процессы на стопе. В НАОМе начали оценивать потери event-индустрии сразу же. По опросам, проведенным в конце февраля среди компаний событийной отрасли, перенесено 99 мероприятий на сумму 250 млн рублей, отменены 122 мероприятия на сумму 285 млн рублей. Это только неделя прошла после осознания того, что кризис не когда-то, а вот он, здравствуйте. За неделю такое количество отмен и практически минус 500 млн, на которые кто-то рассчитывал, строил планы, готовился нанимать людей, закупать оборудование. 

Я могу назвать какие-то свои цифры, но не подтвержденные серьезной аналитикой. Из общения с людьми и приходящей ко мне информации я отметил, что работают сейчас, будут работать и выживут порядка 30 % event-рынка. 

Не знаю, оптимистичный это прогноз или пессимистичный, но больше в емкости рынка я не вижу места для кого-то. Может быть, некоторым компаниям пора задуматься о релокации не на Кипр, а в смежные отрасли или искать возможность продажи своих услуг в другие страны. 

Рынок на паузе и, когда сужается возможность предложения своих услуг, с ценами не особо поиграешь. Я прекрасно понимаю людей, которые работают в ивенте и связаны с материальными активами. Это прежде всего весь продакшн. Они уже понимают, что в ближайшее время вряд ли купят себе западную технику. Но они тоже уже придумали себе переориентацию на китайских производителей. 

По поводу цен: из того, что лежит на поверхности — будут меняться цены на услуги, связанные с материальными активами: декораторы, флористы, застройка, невоспроизводимые ресурсы.

И ты не понимаешь, как выставить цену в коммерческом предложении на мероприятие, которое должно состояться в июне. Для себя я эту проблему решил. Сейчас очень многие специалисты оказались в роли игрока в рулетку — ты должен сделать ставку, в какую сторону она сыграет, непонятно. Не исключено, что в июне тебе придется отработать в минус. Какие-то компании идут на встречу и оставляют возможность своеобразного люфта. «Это коммерческое предложение, но цена складывается из таких параметров, и мы посмотрим, сколько будет стоить дерево 10 июня, если событие 19 июня». Кому-то удается так договориться. 

Что касается нематериального труда, я понимаю, что мы потеряли, но свои цены мы поднимать объективно не сможем. Если спрос падает, тот тут уже ничего не сделаешь.

— Какие механизмы привлечения новых клиентов вы видите, если у мероприятий уже не очень хороший референс в связи с переносами? Есть шанс реабилитироваться таким компаниям?

— Надо очень пристально и внимательно смотреть по сторонам, понимать, что сейчас происходит. Строить свои гипотезы на широком отрезке времени и перспективе. Ушли ведущие автомобильные производители, упал спрос на автомобили, но кто-то должен занять эту нишу. Я уж не говорю, что кто-то здесь есть. Например, на этой неделе мы работаем на двух презентациях нового китайского внедорожника. Кто-то и придет. Надо посмотреть, кто придет и что мы можем им предложить. 

Пример. Металлургия. Была иллюзия, что у нас полностью импортозамещение, а оказалось, что автомобили ВАЗ не могут собирать, потому что электронику поставляли из-за рубежа. Есть крупные производители, которые сейчас парализованы или на рубеже остановки. Что мы им можем предложить со своей стороны? У нас богатый опыт, как собрать компании, которые хотят встать на полку крупного гипермаркета. Мы знаем, как организовать ярмарку-фестиваль, где будут представлены максимально возможные компании, причем за свой счет, это не будет ничего стоить заказчику, основному бенефициару ярмарки, но где он сможет походить и повыбирать себе будущих поставщиков. Возможно, и нам не надо будет ничего платить, мы на этом маркете себе денег заработаем. Есть вот какие-то идеи. Я знаю, как собрать поставщиков на полку в крупный гипермаркет. Я могу не мультиплицировать, а переложить этот опыт на металлургию. 

Я недавно узнал от третьего лица в государстве, что нам, оказывается, гвоздей не хватает, мы еще и гвозди импортировали. Я примерно понимаю механизмы, как я могу собрать в одном месте в одно время потенциальных производителей гвоздей. Я понимаю, у кого есть экспертиза, аппаратура. 

Это модель. Надо подумать, кто еще испытывает аналогичную проблему, как гипермаркет. 

«Мы возвращаемся в период, когда возрождается роль свахи, человека или субстанции, которая может объединять людей»

— Как искать эти компании в теме, в которой ты не очень хорошо разбираешься?

— Наверняка, такие компании не знают о потребности, которая есть. Замечательное время — мы возвращаемся в период, когда возрождается роль свахи, человека или субстанции, которая может объединять людей. Да, на меня сейчас замашут руками и скажут: «Куда? В век диджитализации и глобального интернета создавать еще какую-то субстанцию?» Ан-нет, однако. Те процессы, про которые мы сейчас говорим, объединяет мозг, зачастую смекалка и очень часто опыт, экспертиза. Как тебе расширить познания в микроэлектронике? Не надо тебе этого, но надо найти эксперта. 

Самым мудрым будет не идти по рынку в лоб, а поднимать свои связи, искать тех, кто знаком с человеком, который всю свою жизнь проработал в условном «Росатоме», а теперь разводит пчел на пасеке — это неиссякаемый источник познаний. Приезжай к нему на пасеку в Смоленскую область, разузнай его, он тебе такого порассказывает про рынок микроэлектроники! Денег с тебя не возьмет, потому что важно твое внимание и участие — что ты к нему приехал и скрасил целый день пожилого человека. 

«Что нужно бизнесу? Понять, как это мероприятие поможет им зарабатывать»

Я предполагаю, что сейчас у многих компаний проблемы в построении новых внутрикорпоративных процессов и коммуникаций. Количество людей сократилось, какие-то пункты из цепочки удалились, не исключено, что царит хаос. У меня же есть кейсы и отзывы от HR-ов, которые говорили, что проведенное мной мероприятие достигло своих целей, а целью данного мероприятия было как раз в игровой форме донести до сотрудников компании грядущие изменения в процессности. 

Пример. Ко мне подходил HR, заказчик мероприятия и говорил: «Все, мы провели мероприятие, теперь все поняли, что я для них единое окно. С любыми проблемами надо идти ко мне. Нет уже начальников департаментов, отделов и так далее». И я понимаю, что сейчас я оформлю кейс, сделаю три презентации и пойду с ними по компаниям. 

Или говорить конкретно: «Можно сейчас с помощью ивента решить некоторые ваши задачи, которые позитивно повлияют на бизнес». Я либо устраню часть расходов, либо поспособствую получению прибыли. Что нужно бизнесу? Понять, как это мероприятие поможет им зарабатывать. Прошли времена годовщин, мотивационных мероприятий ни о чем без четко выверенных целей.

Сейчас бизнесу нужен результат, и с этой точки зрения он будет подходить к организации событий. И им нужен будет организатор, который это понимает и сыграет на опережение. Большой вопрос, правда, как выходить на эти людей, принимающих решение, но у нас у каждого в кармашке лежит свой выход. Про пчеловода на пенсии я уже рассказал. У него до сих пор в структурах осталось очень много влиятельных людей. 

Перетряхните свою записную книжку, родственников. Вы удивитесь, сколько там вылезает людей, которые могут принести ощутимую пользу. Это же не будет наглой эксплуатацией дружеских связей — это будет своеобразная взаимопомощь. В определенный момент я сидел и думал: «Мы дружим уже восемь лет». Мне надо позвонить и сказать: «Когда только у тебя в компании наметится какое-то мероприятие, позвони мне и дай заработать». Но я пока не звонил так. Но давайте выручать друг друга. 

— Какие форматы мероприятий в будущие несколько лет будут популярны?

— Мне почему-то казалось, что весьма хорошие перспективы у выставочников и ярмарочников в плане того, что при такой практически на 60 % смене экономического поля необходимо где-то сводить людей, знакомить их друг с другом. Я знаю статистику последних лет и как остывает интерес бизнеса к различного рода экспо и выставкам. Несмотря на статистику и некое движение этой кривой вниз, мне казалось, что сейчас все должны расправить плечи.

В любой отрасли, как в 90-ых и начале 2000-ых, любую тему объяви — и ты соберешь желающих и выставиться, и прийти посмотреть на предложения, которые есть на рынке. Мне так казалось, но многие коллеги меня разубеждают, говорят, что никто не пойдет и так не получится. А где старому потребителю узнавать про новые услуги, производителей? Пока не знаю.

Мне казалось, что такие формы, которые предполагают некое знакомство, выставки, ярмарки, деловые мероприятия. Но деловые мероприятия, которые несут смысл открытия нового не в когнитивной сфере. 

То есть мы идем на мероприятие, чтобы узнать, как перевести организацию в режим самовоспроизводства — нет, это мы в сытые времена могли. Сейчас мы идем на деловое мероприятие, чтобы понять, с кем из партнеров нам завязаться, где нам найти нового поставщика, где — новые рынки сбыта для того, что мы производим. Форматы, на которых люди решают свои вопросы и активно знакомятся. Не контентно-мощные, а нетворкинго-мощные. Возможно, грамотно организованный нетворкинг большинство нуждающихся предпочтут в онлайне.

«Мне кажется, сейчас будут побеждать именно гипотезы»

— Чего ждут заказчики мероприятия? В первую очередь решения проблемы?

— У компаний-заказчиков отношение к мероприятиям сложное, и время сложное. Появляться в деловом, общественном публичном поле — всегда определенный риск, потому что прилетит и с той, и с другой стороны. «Что ты такой умный тут выпячиваешься? Времена такие, а вы тут какими-то фестивалями занимаетесь, голову высовываете». Во всех движениях впереди оказывается или самый хитрый, или самый смелый. 

Если ты профессионал в организации внешних или внутренних событий, ты должен прийти и показать на примерах, принести видео, как, например, выставка решает проблемы регионов. И уже можно идти к руководителям регионов и предлагать сделать для одного региона, что-то подсветить: «Мы вам поможем решить проблему с туристами. Вы хотели бы, чтобы их было в полтора раза больше? Есть вот такие и такие определенные инструменты. Есть основания полагать, что то, что я предлагаю, пойдет на пользу вашим цифрам».

Сейчас будут побеждать именно гипотезы. Ты пытаешься проникнуться болью человека, компании, бизнеса, руководителя, ставишь себя на его место и моделируешь ситуацию, как ты можешь ему помочь. Дальше идешь в поля, собираешь обратную связь, готовишь те самые объемы информации, презентации, кейсы, с которыми ты придешь и скажешь: «Я проводил такое, помогло вот так. Я проводил такое — собрал пул поставщиков, заказчик не заплатил ни копейки денег. Я проводил вот такое мероприятие, после чего процессы в компании удалось перестроить без привлечения внешнего дорогостоящего коуча или специалиста. Все было решено и урегулировано собственными силами. Наш ивент помог из хаотичной организации создать самоорганизующуюся структуру». То есть конкретные ценности.

В этой связи — чего ждет заказчик от ивенторов — в том числе сейчас, как никогда раньше, отчета по конкретным показателям. KPI, которые вошли в нашу жизнь, иногда приходилось додумывать за клиента, потому что клиенту надо было, чтобы всем понравилось. Но «всем понравилось» — не очень про бизнес. Давайте обозначим «до» и «после» — с чем мы будем связывать эффективность мероприятия. Сейчас заказчик изначально уже будет спрашивать, в чем польза для него, его бизнеса и где деньги. 

— На какие продукты и сервисы сегодня стабильный спрос?

— Сейчас будет возрождаться формат road show по городам и весям. Я понимаю, вижу и знаю, что некоторые коллеги разрабатывают проекты федерального уровня. Какие-то компании они будут возить по стране. У кого есть компетенция в этом вопросе, слегка поднимите голову, посмотрите, какие продукты и услуги вы скоро повезете по городам, подумайте и действуйте на упреждение, идите к тем, кому это может быть ценно, и предлагайте свои компетенции и экспертизу. 

Будут востребованы события, на которых с помощью нетворкинга или прилавка, витрины можно собрать пул поставщиков, компаний, у которых можно реализовать свои услуги.

Практика последних полутора месяцев показывает, что все равно будут востребованы мероприятия, на которых люди могут собраться вместе, обсудить произошедшие перемены, но не факт, что они будут готовы за это платить. В этом месте надо подумать. 

— Каким странам могут быть интересны наши компетенции? Где еще можно поискать клиентов? 

— Есть рынки, но мне почему-то кажется, что не очень сильно мы разведываем эти рынки и стараемся понять и узнать, как там все происходит. Для меня показательно, что, когда наши компании стали выходить на международные ивент-премии, они стали приезжать с охапками призов и побеждать в тех номинациях, где, казалось, не перебить. 

Например, церемония открытия Первенства Европы по баскетболу. Перебьешь! Начиная с картинки, которую ты сделал, которая убеждает, продает и показывает членам жюри, что ты визуально лучше открытия Первенства Европы. А потом, научившись в нашей жесткой стране разговаривать с цифрами, ты показываешь не сколько человек к тебе пришло, а какие деньги при этом были направлены на развитие спорта, благотворительность или как выросла прибыль компании, для который ты делал ивент. 

Эта охапка призов, которую наши забирали с европейских премий, говорит о том, что у нас есть рынок для продажи своих креативных и константных услуг, но пока еще никто так плотно не интересовался. Мы же немножко отмороженные, у нас нет границ, нет шаблонов. 

Я с 2011 года пользуюсь ивент-планером, где есть возможность ставить галочки, интегрировать все мессенджеры. И западные ивенторы пользуются. Но там нет креатива, там действия по инструкции. А у нас же все начинается с креатива. Ты тендер выигрываешь благодаря креативу. Ты должен что-то придумать, что взорвет привычный ход событий: генерального директора спустить в толпу, на вертолете он должен прилететь и обязательно с эскимо. Мы вынуждены были завоевывать свое место под солнцем благодаря смекалке, неожиданным ходам, иногда хулиганству. Пошалить!

— Как поддержать индустрию и не потерять креативных людей? 

— К сожалению, наступает такой момент, когда каждый креатор должен сам за себя придумать что-то и попытаться продать. Директивно их никак не сохранишь. Мы можем вносить свою малую скромную лепту, собирая их у экрана или в определенном месте. 

Несмотря на ужас ситуации, я не оставляю мысль о том, что и в этом году мы соберемся на «Ивент-Баран». Еще мы с коллегами-тимбилдерами прорабатываем возможность промежуточных «Ивент-барашков» — не такие пышные, которые шумят на всю округу, а на 50-80 участников. Мы об этом подумываем. Собраться всем вместе, посмотреть друг другу в глаза и понять, что если у тебя все плохо, а у человека рядом все хорошо, порадоваться и ждать, когда на тебя снизойдет манна небесная. 

Если у человека рядом тоже все плохо, в этом тоже есть позитивная векторная сила. Как говорил Жванецкий, в несчастье ближнего есть что-то веселящее. И тебе стало хорошо от того, что не только тебе плохо. 

Источник

Немного статистики, или почему стоит открыть event-агентство?

По данным исследования Ассоциации Коммуникационных Агенств России доля отечественного event-рынка в 2015 году составила всего 15% от общего бюджета рынка BTL-услуг. Это 13.6 млрд. рублей, в то время как в 2005 году данный показатель равнялся всего 2.2 млрд.рублей. При этом самые крупные игроки с оборотом до 1.5 млрд. рублей в год занимают не более 2% рынка каждый. Ещё 5% делят агентства с оборотом до 0.5 млрд. рублей. Весь остальной рынок крайне стихиен и не удовлетворяет стабильно растущий спрос на event-услуги.

Эксперты ВТБ-Капитал прогнозируют рост объёма event-рынка России до 24 млрд. рублей к 2020 году. И это далеко не предел, поскольку спрос будет расти опережающими темпами по меньшей мере ещё 7 лет.

Явные лидеры индустрии организации мероприятий до сих пор не определены, поэтому с точки зрения конкуренции её можно назвать едва ли не идеальной для старта собственного дела.

Допустим, вам стала интересна тема оказания event-услуг. С чего начать и как достичь успеха в этой сфере без существенных вложений? Давайте разбираться.

Бизнес-модель

Прибыль event-агентства – это комиссионный процент от сметы организованного мероприятия, начиная с разработки его сценария и заканчивая финальной очётностью. Следовательно, ваш чек будет прямо зависеть от количества и разнообразия предлагаемых услуг в выбранной нише. Поэтому при выборе идеи для event-агентства желательно хотя бы поверхностно ориентироваться в том виде мероприятий, которые собираетесь организовывать. Выбирайте то, что ближе лично вам, так будет проще подсчитать, что понадобится для мероприятия и сколько это будет стоить.

Не пытайтесь сразу охватить весь регион, начните со своего города или даже района. У вас под боком находятся сотни предприятий и офисов, детские сады и школы, а также тысячи частных клиентов, все они – ваши потенциальные заказчики.

Каждое мероприятие требует составления отдельной сметы. Важно следить, чтобы каждый её пункт оставался в пределах рентабельности.

Например, в ближайшем детском садике находится 100 детей. Подсчитайте во что обойдутся услуги аниматора, фотографа и видеооператора, при необходимости – водителя, доставка блюд из кафе, а также реквизит – воздушные шарики, гирлянды, фейрверки и подарки (разумеется, с вашим логотипом, адресом и телефоном) и т.д. Скажем, на трёхчасовой утренник. Делите сумму на 100 – получите размер взноса родителей каждого ребёнка. Добавьте к этой сумме свой процент за организацию. Такую смету уже можно отправлять администрации садика в качестве коммерческого предложения. Главное, не жадничать, по крайней мере, на первых порах, пока у вас нет хорошего портфолио.

С точки зрения логистики при организации любого мероприятия выгоднее всего действовать на знакомой территории, где вам известны поставщики всевозможных товаров и услуг, помещения под аренду, службы такси, доставки и прочие подрядчики. Мы к ним ещё вернёмся, когда дойдём непосредственно до рабочих процессов.

Идея агентства и изучение конкурентного поля

В выбранном районе необходимо изучить конкурентов. В подавляющем большинстве случаев отечественные event-агенства предлагают организацию любых мероприятий по желанию заказчика без концентрации на какой либо нише. Выделиться на фоне таких конкурентов можно с помощью оригинальной специфики вашего предложения.

Примеры узкой специализации event-агентства:

• Детские утренники в садиках, частные праздники для малышей, включая дни рождения, и детские спортивные мероприятия;
• Корпоративные и частные вечеринки, юбилеи, свадьбы и т.д.;
• Экстремальный и активный отдых, спуск на байдарках, прыжки с парашютом, альпенизм, страйкбол, охота, туризм и т.д.;
• Культурные, деловые, обучающие, музыкальные и прочие конференции, тематические фестивали и семинары;
• Маркетинговые события, рекламные мероприятия по стимуляции сбыта в местах продаж.

Сезонность

Специфика предложения может меняться в зависимости от сезона. Лето – пора свадеб и отдыха на природе, а зима – время новогодних, февральских и мартовских праздников. Своевременно заменяйте свои предложения, попутно разрабатывая концепции мероприятий на следующий сезон. Когда он настанет, у вас уже будет готовый пул оригинальных предложений.

Регистрация бизнеса

Вам необходимо зарегистрировать агенство в качестве юридического лица, поскольку предстоит заключение многочисленных договоров, как с клиентами, так и с подрядчиками. Лучшей формой юр.лица в данном случае является ООО. Это обойдётся примерно в 30000 рублей. Конечно, можно начать с ИП, но в этом случае с вами вряд ли захотят сотрудничать серьёзные организации и придётся ограничиться частными заказами. Не скупитесь, если всё сделать правильно, регистрация юр.лица быстро окупится.

Помещение, оборудование, связь

Если мы говорим о минимальных затратах, на первых порах лучше обойтись без офиса. Аренда помещения в 30-40 квадратных метров обойдётся примерно в 300000 рублей в год. Безусловно, когда у вас будет оборотный капитал, офис понадобится, но на старте он – непозволительная роскошь.

Встречаться с клиентами можно на нейтральной территории, скажем, в кафе. Или предложить выезд event-менеджера в офис заказчика как ваше конкурентное преимущество.

Для связи с клиентами, коллегами и партнёрами дешевле всего обойдётся подключение виртуального номера телефона. Это может быть как городской телефон, так и номер в федеральном коде 8-800. Таким образом, вы развязываете руки себе и коллегам – принимаете звонки на номер компании по своему личному мобильному устройству в любом месте, где есть интернет.

Подключите несколько виртуальных номеров по числу сотрудников с функцией переадресации входящих. Так звонок клиента будет принят одним из ваших коллег, даже если вы заняты, а все сотрудники находятся в разъездах или на мероприятиях.

Вы экономите на прокладке линий, покупке мини-АТС и услугах монтажников. Кроме того, тарифы провайдеров IP-телефонии по обслуживанию виртуальных номеров в среднем в 3 раза выгоднее услуг аналоговой или мобильной связи.

Для учёта всех обращений и пожеланий клиентов event-агенству нужна CRM-система. Сегодня в сети можно найти бесплатные CRM-сервисы, работа с которыми производится на личном ПК, планшете или смартфоне. Для начала этого хватит, а после получения прибыли с первых проектов можно докупить функционал и интегрировать с системой телефонию вашего агентства.

Реквизит для организации собственно мероприятий закупать не стоит. Во-первых, так вы ограничите себя в вариантах сценариев, а во-вторых, всё необходимое уже есть у ваших будущих подрядчиков.

Сотрудники, партнёры, подрядчики

На первых порах вам по-настоящему нужны лишь два постоянных сотрудника – хороший менеджер по продажам и так называемый event-менеджер, а по сути – талантливый и креативный сценарист будущих мероприятий. Первый отвечает за продажу услуг вашего агенства и приток новых клиентов, второй генерирует оригинальные концепции мероприятий, пишет и выверяет по таймингу сценарии событий, чтобы клиенты не скучали.

Трудно заранее предсказать, что клиент захочет увидеть на своём мероприятии. Поэтому реквизит и подрядчиков стоит подбирать строго по тематике будущего события и только по согласованию с заказчиком.

Здесь кроется главная сложность – умение договариваться и координировать действия самых разных людей и организаций. В зависимости от специфики мероприятия вам могут понадобиться:

• Ведущие, артисты, клоуны и мимы, фокусники, аниматоры, дрессировщики;
• Композиторы, музыканты, певцы и диджеи;
• Костюмеры, дизайнеры интерьера и художники-оформители
• Фотографы, видеооператоры, осветители, монтажники дымогенераторов;
• Водители, владельцы лимузинов, ретроавтомобилей, гужевых карет, гидроциклов, аэропланов и другого транспорта;
• Повара, бармены, официанты, доставщики еды;
• Спикеры, тренеры, консультанты.

И это далеко не весь список, могут понадобиться, например, укротители змей, заводчики голубей или факиры. Содержать всех этих людей в штате невозможно. Но важно осозновать – все они ищут клиентов, а вы можете помочь им в этом. Ищите и включайте в свои программы мероприятий различных специалистов, обменивайтесь с ними визитками, договаривайтесь на долгосрочное сотрудничество. Рекомендуйте их, чтобы они рекомендовали вас. Все вы работаете в индустрии развлечений и новые заказы будут приходить тем чаще, чем больше у вас в данной сфере партнёров.

То же самое касается реквизитов. Выходите на оптовых поставщиков фейрверков и воздушных шаров, договаривайтесь с местными рестораторами и владельцами кафе, налаживайте связи с кейтеринговыми компаниями, службами доставки и такси, а также с арендаторами спортинвентаря.

Рано или поздно вы придёте к тому, что вашими подрядчиками станут конкуренты, которые, в свою очередь, будут обращаться к вам, сталкиваясь с экзотическими заказами. Поэтому горизонтальными связями в event-индустрии лучше всего начинать обзаводиться как можно раньше. Помните, продажи нужны всем, а заказчик должен остаться доволен, с кем бы вам для этого не пришлось договариваться.

Маркетинг и реклама

Безусловно, вам понадобится хороший сайт с перечнем возможных услуг и красивыми фото/видео проведённых мероприятий. Однако вкладываться в его продвижение в сети и контекстную рекламу на раннем этапе не стоит, поскольку показ объявлений в сфере event – недешевое удовольствие. Это лишний раз показывает кипучую деловую активность в отрасли. Сайт вы покажете клиенту при личной встрече в качестве портфолио агентства, но рекламировать компанию нужно другими путями.

Начать стоит с распространения ваших визиток по развлекательным заведениям, учреждениям и ближайшим офисам. Доски объявлений, как физические, так и виртуальные – тоже неплохой способ рассказать аудитории о вашем предложении.

Однако локомотивом продвижения event-услуг являются связи и слухи. Люди склонны делиться впечатлениями от праздников со своими друзьями и коллегами. Чем ярче эти впечатления, тем больше клиентов вы получите в самой ближайшей перспективе. Будет не лишним мотивировать довольных клиентов на написание отзывов о вашей работе – создайте для этого специальный раздел на своем сайте.

Доход

Практика действующих сегодня event-агентств показывает, что в первые 2-3 месяца на этапе накопления опыта и портфолио, компании имеют не более 4 заказов в месяц со средним чеком 40000 руб. за одно мероприятие. Однако слухи распространяются быстро и, если ваши клиенты остаются довольны, на 5-6 месяце можно смело расчитывать на 8-9 заказов стоимостью до 90000 рублей в месяц. Повторим, что рынок event-услуг в России не развит, а потому клиенты сами ищут хорошее агентство по организации мероприятий.

Подводим итоги

Несмотря на внешнюю простоту, организация праздников и мероприятий – серьёзное, ответственное и трудозатратное дело, требующее, к тому же, наличия хорошей организаторской хватки. Однако при правильном подходе создание event-агентства обойдётся достаточно недорого, а окупится уже в течение полугода.

Согласно исследованиям, сейчас лучшее время для старта собственного бизнеса в event-индустрии, поскольку конкурентное поле не сформировано, а клиентов больше, чем поставщиков услуг. Вы можете прямо сейчас попробовать себя в сфере организации развлечений, а мы со своей стороны готовы помочь вам в этом.

Воспользуйтесь недельным бесплатным тест-драйвом виртуального номера и получите первых клиентов в первые же минуты после подключения. Это даст вам необходимые средства для реализации всё более сложных и масштабных проектов.