Excel как найти все значения впр

Хитрости »

11 Июль 2016              128673 просмотров

ВПР с возвратом всех значений

Все, кто сталкивался с функцией ВПР знают, что она умеет возвращать исключительно одно значений — первое найденное. Но что делать, когда надо видеть все значения? К примеру имеется такая таблица:

И из этой таблицы необходимо получить фамилии(поле ФИО) всех сотрудников из отдела Сбыта:

Тут два варианта:

• Вариант 1: все значения необходимо получить в одной ячейке через разделитель(скажем запятую). Такое возможно только через использование VBA(на момент написания статьи). Такую функцию я написал давно: Как сцепить несколько значений в одну ячейку по критерию? СцепитьЕсли

. В результате получим что-то вроде: Александров Иван,Александров Петр,Андреев Алексей.

• Вариант 2: каждое значение должно быть в отдельной ячейке. Этот вариант мы и рассмотрим более подробно в данной статье. Причем решать задачу будем без использования макросов — только встроенными функциями

Здесь надо сразу оговориться — при помощи непосредственно ВПР(VLookup) это сделать ну никак не получится. Но это можно сделать при помощи её родственников — связки ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ)(INDEX(MATCH)). Плюс еще пара функций. В сборе функция выглядит так:
=ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($I$12=$C$12:$C$111;СТРОКА($C$12:$C$111)-11);СТРОКА(A1));1)
=INDEX($A$12:$G$111;SMALL(IF($I$12=$C$12:$C$111;ROW($C$12:$C$111)-11);ROW(A1));1)
где:

• $A$12:$G$111 — таблица с ФИО и всеми данными
• $I$12 — ячейка с названием отдела
• $C$12:$C$111 — столбец с названиями отделов в таблице $A$12:$G$111

А теперь начнем разбирать формулу по кусочкам
Предлагаю сразу скачать пример файла с данными и формулами — тогда понять будет проще:

  Tips_All_VlookupAllVals.xls (84,5 KiB, 23 289 скачиваний)

• Первое и самое главное — формула вводится в ячейку как формула массива. Это значит, что для приложенного к статье примера необходимо будет выделить ячейку J12, записать в неё формулу и завершить ввод нажатием сразу трех клавиш: Ctrl+Shift+Enter. После этого скопировать ячейку, выделить диапазон J13:J39 и вставить туда скопированную ячейку.
• За отбор ФИО указанного отдела отвечает этот кусок: ЕСЛИ($I$12=$C$12:$C$111;СТРОКА($C$12:$C$111)-11)
  IF($I$12=$C$12:$C$111;ROW($C$12:$C$111)-11)
  Как видно здесь идет сравнение отдела, записанного в $I$12 со всеми отделами в таблице: $C$12:$C$111. Если отдел совпадает, то функция возвращает номер строки СТРОКА($C$12:$C$111). Но нам нужен не номер строки на листе, а номер строки внутри таблицы(потому что в формулу ИНДЕКС(INDEX) у нас передан диапазон $A$12:$G$111 и если передать в его второй аргумент(номер_строки) 14, то получим не Александров Иван, а Андреев Олег). Поэтому отнимаем от номера строки 11, чтобы было возвращено число 3(а не 14). Т.к. формула записана формулой массива — ЕСЛИ(IF) возвращает массив из номеров строк и логического ЛОЖЬ(FALSE)(если отдел не совпадает):
  шаг 1: ЕСЛИ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};{12:13:14:15:16:17:18:19:20}-11)
  шаг 2: ЕСЛИ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ИСТИНА:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};{1:2:3:4:5:6:7:8:9})
  шаг 3: {ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ}
• Т.к. ЕСЛИ(IF) в данном случае возвращает массив значений, включая ненужные нам ЛОЖЬ(FALSE) — применяем НАИМЕНЬШИЙ(SMALL), которая будет брать только числа (сначала 3, затем 6 и т.д.), а логические значения ЛОЖЬ(FALSE) будет игнорировать:
  НАИМЕНЬШИЙ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};СТРОКА(A1))
  SMALL({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};ROW(A1))
  Функция НАИМЕНЬШИЙ(SMALL) отбирает из указанного массива чисел наименьшее. При этом можно отобрать по рангу — первое наименьшее, второе наименьшее, третье наименьшее и т.д.
  1. с первым аргументом разобрались — это уже отобранные записи, где число — строка в таблице с нужной ФИО и ненужные нам логические ЛОЖЬ(FALSE).
  2. второй аргумент СТРОКА(A1) для каждой следующей строки будет меняться. В приложенном примере первая ячейка с формулой — J12. В ней СТРОКА(A1) равна 1, т.е. НАИМЕНЬШИЙ(SMALL) вернет первое наименьшее из массива чисел — 3. В ячейке J13 это уже будет СТРОКА(A2) и она равна 2, а значит НАИМЕНЬШИЙ(SMALL) вернет второе наименьшее из массива чисел — 6. И т.д. Когда все числа закончатся — НАИМЕНЬШИЙ(SMALL) вернет значение ошибки #ЧИСЛО!(#NUM!)
     ячейка J12
     шаг 1: НАИМЕНЬШИЙ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};СТРОКА(A1))
     шаг 2: НАИМЕНЬШИЙ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};1)
     шаг 3: НАИМЕНЬШИЙ(3)
     ячейка J13
     шаг 1: НАИМЕНЬШИЙ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};СТРОКА(A2))
     шаг 2: НАИМЕНЬШИЙ({ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:3:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:6:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ:ЛОЖЬ};2)
     шаг 3: НАИМЕНЬШИЙ(6)

• И последний штрих — все это передается в функцию ИНДЕКС(INDEX). Для ячейки J12 это будет значение ячейки, расположенной на пересечении 3-й строки и 1-го столбца диапазона $A$12:$G$111. На листе это ячейка A14. Т.е. третья сверху ячейка столбца А в диапазоне $A$12:$G$111 — Александров Иван.

  ячейка J12
  шаг 1: =ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(3);1)
  шаг 2: =ИНДЕКС($A$12:$G$111;3;1)
  шаг 3: Александров Иван
  ячейка J13
  шаг 1: =ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(6);1)
  шаг 2: =ИНДЕКС($A$12:$G$111;6;1)
  шаг 3: Александров Петр

И в довершение неплохо бы убрать ошибку в случае, если ни одно значение не соответствует критерию или значений больше, чем ячеек с формулами. Более подробно подобное решение я описывал в этой статье: Как в ячейке с формулой вместо ошибки показать 0
Для всех версий Excel:
=ЕСЛИ(ЕОШ(ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($I$12=$C$12:$C$111;СТРОКА($C$12:$C$111)-11);СТРОКА(A1));1));»»;ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($I$12=$C$12:$C$111;СТРОКА($C$12:$C$111)-11);СТРОКА(A1));1))
=IF(ISERR(INDEX($A$12:$G$111;SMALL(IF($I$12=$C$12:$C$111;ROW($C$12:$C$111)-11);ROW(A1));1));»»;INDEX($A$12:$G$111;SMALL(IF($I$12=$C$12:$C$111;ROW($C$12:$C$111)-11);ROW(A1));1))
Для Excel 2007 и выше:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$12:$G$111;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($I$12=$C$12:$C$111;СТРОКА($C$12:$C$111)-11);СТРОКА(A1));1);»»)
=IFERROR(INDEX($A$12:$G$111;SMALL(IF($I$12=$C$12:$C$111;ROW($C$12:$C$111)-11);ROW(A1));1);»»)
Плюс к этому в приложенном к статье файле я привел формулу, которая возвращает список всех сотрудников выбранного отдела без повторений и формулу с возможностью просто поменять заголовок в результирующем столбце(в файле это столбец K, ячейка K11) на любой из исходной таблицы и данные будут отображены из этого столбца.
Например, если вместо столбца ФИО записать в K11 Адрес — будут отображены все адреса сотрудников выбранного отдела. Если записать Телефон — все телефоны сотрудников выбранного отдела.

Скачать пример:

  Tips_All_VlookupAllVals.xls (84,5 KiB, 23 289 скачиваний)

Так же см.:
Как найти значение в другой таблице или сила ВПР
ВПР с поиском по нескольким листам
ВПР_МН

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

1. B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
2. Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
3. Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

• H – первый;
• I – второй;
• J – третий;
• K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.



Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

1. B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
2. F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
3. Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
4. Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше