График работоспособности как составить

Можно умело использовать инструменты по управлению временем, но при этом не всегда чувствовать себя бодрым и работоспособным.

График работоспособности

В разные периоды времени человек находится в работоспособном или не очень состоянии. От этого может зависеть его КПД, затраченное время на задачи и качество их выполнения.

Этот график может сильно отличаться в зависимости от того, какие виды деятельности выполняет человек. Если работа происходит в ночную смену, данные будут совсем другими.

На графике есть 2 пика, когда работоспособность среднестатистического человека повышена – чаще всего это периоды с 10-00 до 12-00 и с 17-00 до 20-00.

Рассмотрим первый утренний пик. Здесь все кажется логичным — после сна мозг перезагрузился. Большинство людей с утра завтракает, тем самым получая необходимый ресурс.

Фундаментально первая половина дня сохраняет за собой работоспособность. Но после пика она резко снижается — срабатывает инстинкт самосохранения. Организм постоянно мониторит уровень работоспособности: достаточно ли ресурсов для дальнейшего функционирования.

Механизм запускается и человек сразу начинает хотеть есть, пить, накапливается усталость. После обеда ресурсы восполняются, работоспособность возвращается к оптимальному уровню. В среднем на это уходит от полутора до двух часов.

Работоспособность после этого повышается, открывается второе дыхание. Мозг уже настроен на смену деятельности — в скором времени поехать домой, заняться личными делами, которые доставляют удовольствие. Это оказывает положительное влияние на состояние. Во второй половине дня во многих компаниях активность повышается, потому что люди хотят доделать задачи быстрее. Количество отвлечений сокращается.

Как можно учитывать график работоспособности в планировании и управлении временем? Ключевая идея в том, что сложные задачи, которые требуют погружения, лучше планировать на пики энергии. Если работоспособность будет на нисходящей кривой, то либо увеличится затраченное время, либо качество выполнения. То есть можно распланировать весь день, а в итоге задержаться с отчетом или переделывать что-то в другом задании. Отсюда часто вытекает внеурочная работа.

Лучше всего для нисходящей работоспособности подходят те виды деятельности, которые максимально приносят удовольствие. Так можно продлить свою эффективность, не потеряв при этом в качестве и скорости.

Составляющие работоспособности

Есть как минимум три основные составляющие работоспособности:

Они очень сильно взаимосвязаны. Разберем на примере. Вам нужно прочитать новую литературу. Дома, сев на свой любимый диван, вы начинаете читать. Через какой-то период времени непременно начнет клонить в сон. Причем не важно, выспался до этого человек или нет.
Или же вы устали на работе и пытаетесь как-то удобнее устроиться на рабочем месте. Начинаете растекаться по столу, подпирать голову — так через действия мозгу поступает сигнал, что вы перешли в режим отдыха.
Физиология очень сильно влияет на разум. Если усталость начинает накапливаться, то лучше всего занять максимально работоспособное положение.

Нередко в компаниях собрания проходят дольше положенного и ни к чему не приводят — может быть, стоит обратить внимание на позы участников.

Пол Маклин еще в 1960-х годах выдвинул теорию о триединстве мозга. Она многими критикуется. Но здесь мы рассмотрим здравое зерно этой концепции: «Нижестоящее подавляет вышестоящее». По этой теории у человека есть три мозга: первый — рептильный, второй — лимбический, третий — неокортекс.

Рассмотрим на простом примере. Человеку, не умеющему обращаться с электрической плитой, понадобилось на ней разогреть воду. Поскольку у него нет опыта, человек не понимает, достаточно горячая плита или нет, хоть и светится красным. Он принимает решение проверить температуру своей рукой.

После этого в первую очередь человек отдернет руку — рептильный мозг. Потом он выплеснет сильные эмоции доступным ему словарным запасом — лимбический. Только после этого человек задумается — зачем же он положил руку, ведь могло быть горячо. Или что делать при ожоге — это уже неокортекс.

Другого порядка быть не может. Сначала реакция, потом сильные эмоции и только потом обдумывание.

Возьмем более реальный пример: коллега рассказал анекдот и вы искренне смеетесь. Допуск к разуму ограничен сильными эмоциями, в этот момент не получается обдумывать что-то полноценно.

Или такой случай: произошла крупная ссора с близким другом. Уже на следующее утро человек просыпается с двумя векторами мыслей. Первый — «зачем я это сделал», базовая реакция. Второй вектор вариативен — «стоит ли помириться», «как лучше было ответить» и т.д.

Пока человек находился в эмоциональном состоянии, допуск в разум был ограничен. Во время самой ситуации казалось, что решение было здравым и рациональным. Но через какой-то период времени эмоции стихают. Только тогда можно увидеть более взвешенное, не подверженное тем или иным состояниям решение.

Выполнение задачи в сильном эмоциональном состоянии либо увеличит время, либо снизит качество. Соответственно, все это влияет на работоспособность.

Разум тоже может оказывать влияние на эмоции. Существуют техники, которые помогают это сделать. Однако намного эффективнее и быстрее снижать эмоциональное состояние через физиологию. В стрессовой ситуации в кровь поступает «ракетное топливо» и расщепляется долгий период времени. Справиться с этим поможет даже небольшая физическая нагрузка.

Как работать в условиях информационной перегрузки

Информация оказывает влияние на наш разум и, соответственно, работоспособность. Разберем инструменты, которые помогут эффективно работать в условиях перегрузки.

Метод «Группировка информации».
Мозг человека в любом случае группирует информацию. Намного проще понимать визуально и на слух текст, если он разбит на блоки. Тот же номер телефона легко воспринимать, если его диктуют по две-три цифры в группе, а не по одной.

Например, сотрудник готовится к презентации. Можно полностью написать себе текст и стараться его запомнить целиком. Или же спланировать выступление по темам, блоками. Вероятность того, что информация будет воспроизведена, во втором случае очень высока.

Метод «упрощение/округление информации».
Когда Ридли Скотт согласовывал с продюсерами сценарий для фильма «Чужой», он дал ему черновое название «Челюсти в космосе». И его очень быстро утвердили. У людей сразу произошло понимание сюжета и ассоциация на успех прошлого фильма. В работе и в жизни иногда полезно «округлять» информацию.

Разберем на том же примере подготовки к выступлению. В этот раз нужно с директором согласовать какую-то идею или проект. У спикера есть вариант заучить все от и до, вызубрить текст. Или же можно иметь точное понимание, какие блоки он хочет донести. Всю ключевую информацию по ним стоит написать себе в формате двух-трех слов, предложений.
С зубрежкой есть ограничения — спикеру могут задать вопрос, который уводит в сторону от текста. После этого тяжело вернуться к нужному моменту выступления, ведь слова — это большое количество информации. Во втором случае идет привязка к смыслу, к контексту, который нужно донести. Упростив информацию, можно упростить себе задачу.

Снижение нагрузки на префронтальную кору головного мозга.

Одни из функций префронтальной коры головного мозга — процесс обдумывания, осознания, сознания, принятия решения, расстановка приоритетов. То есть в большинстве случаев она отвечает за первичную обработку трудной информации.

Также в мозгу есть базальные ядра, одной из функций которых является воспроизведение повторяющихся действий. Соответственно, если человек в первый раз выполняет задачу — это область префронтальной коры головного мозга. Если повторно ту же самую операцию — вступают в силу базальные ядра.

Разберем пример. Вы каждый раз ездите на работу по одному и тому же маршруту. В очередной из таких дней вы поехали как обычно, в этот момент зазвонил телефон — коллега просит ответить на непростой вопрос. По технике безопасности вы включаете громкую связь или говорите по наушнику. И вполне комфортно можете одновременно ехать и говорить.

Но допустим, вы приехали в командировку или на отдых. Нужно доехать из пункта А в пункт Б, однако у вас нет понимания маршрута и навигатора. Вам звонит коллега и просит обсудить сложный вопрос. В этой ситуации намного сложнее совершать два действия одновременно.

В первом случае вроде бы такие же две задачи — доехать в точку Б и ответить на звонок. Но человек может это сделать, поскольку срабатывает «автопилот». За поездку будут отвечать базальные ядра, поскольку это повторяющееся действие. Они выдают конкретное поведение, которое практически не требует обдумывания. В это время префронтальная кора головного мозга может спокойно заняться телефонным разговором.

В случае с незнакомым маршрутом нужны осознанность и концентрация внимания. Телефонный звонок тоже требует того же. И все это ложится на префронтальную кору головного мозга. В такой ситуации есть несколько исходов: либо человек начинает проезжать нужные повороты, либо автоматически поддакивает в телефон. Разумным вариантом будет или не отвечать на звонок вовсе, или остановиться и поговорить.

Если в префронтальной коре головного мозга две сложные задачи одновременно, то либо решения будут приниматься медленнее, либо пострадает качество.

Как управлять эмоциями для повышения работоспособности

Один из самых эффективных и при этом простых инструментов управления эмоциями — метод «переключение».

В момент сильного напряжения — например, перед выступлением — попробуйте быстро подряд выполнить следующие действия:

Эмоциональное напряжение снижается буквально за минуту. Это может помочь привести себя в работоспособное состояние и в рутинный день.

Физическая нагрузка в кратчайшие сроки влияет на наше эмоциональное состояние. «Ракетное топливо» очень быстро расщепляется, состояние стабилизируется. После этого можно принимать взвешенные и рациональные решения.

Выявить свой личный график работоспособности вы можете на программе «Управление работоспособностью». На ней рассматривается больше инструментов и различных кейсов. Что самое главное, практика построена на рабочих ситуациях из жизни участников.

Существуют
правила организации рабочего дня. Вот
основные из них:

Правила
начала рабочего дня:

1. Начинать
   день с хорошим настроением.

2. Начинать
   работу по возможности в одно и то же
   время.

3. Перепроверка
   плана дня, составленного накануне.

4. Вначале
   – ключевые задачи.

5. С
   утра занятия сложными и важными делами.

6. Согласование
   плана дня с секретарем.

Правила
основной части рабочего дня:

1. Хорошая
   подготовка к работе.

2. Влияние
   на фиксацию сроков выполнения работ.

3. Отклонение
   дополнительно возникающих проблем.

4. Своевременные
   паузы, размеренный темп работы.

5. Рациональное
   завершение начатого дела.

6. Максимальное
   использование времени.

7. Выделение
   времени для себя.

Правила
завершения рабочего дня:

1. Завершение
   несделанного.

2. Контроль
   за результатами и самоконтроль.

3. Составление
   плана на следующий день.

4. Домой
   — обязательно с хорошим настроением.

Естественный
дневной ритм (график работоспособности)

Работоспособность
каждого человека подвержена определенным
колебаниям, происходящим в рамках
естественного ритма. Говорят обычно о
«человеке утра», или «жаворонке», и о
«человеке вечера», или «сове».

Первые
могут особенно хорошо работать по утрам,
но быстро устают во второй половине дня
и нуждаются соответственно в более
раннем окончании работы. Вторые
по-настоящему входят в форму только
ближе к полудню, им лучше всего работается
по вечерам (до глубокой ночи).

Ни
один из этих основных типов не работает
лучше или хуже другого, просто они
работают по-разному. Пик работоспособности
у них приходится на разные периоды дня.
Среднестатистические колебания
работоспособности в течение суток можно
описать с помощью следующей кривой
(график СКР).

Ось
«100%» на графике задает среднее значение
дневной физиологической работоспособности,
причем заштрихованные зоны сверху и
снизу от оси примерно одинаковы по
площади.

Абсолютные
значения пика и спада продуктивности
индивидуально различаются, но что
одинаково для всех людей — так это
относительные, ритмичные колебания!

К
фазам высшей активности примыкают
соответственно двухчасовые паузы, во
время которых организм работает в
«щадящем режиме» и не должен чрезмерно
нагружаться.

Какие
выводы из всего этого следуют в отношении
Вашего трудового дня?

—
Пик работоспособности, как правило,
приходится на первую половину дня, когда
желудок, поджелудочная железа, селезенка
и сердце функционируют наиболее активно.
Этот уровень затем в течение дня больше
не достигается. И в силу этой причины
задачи А следует выполнять в начале
дня!

—
После обеда, когда активно работает
тонкая кишка, наступает известный спад
продуктивности, который многие пытаются
побороть при помощи кофе. В это время
не надо работать наперекор своему ритму.
Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте
перерыв. Для социальных контактов и
рутинной деятельности (задачи В).

В
самом общем виде график изменения
работоспособности в течение рабочей
недели выглядит следующим образом:

Начало
недели связано с периодом врабатываемости,
когда уровень работоспособности после
выходных дней является еще достаточно
низким. В норме (если в течение выходных
дней человек хорошо отдохнул) «вход» в
работу занимает не более 0,5—1 дня (то
есть только понедельник или даже его
часть). Если у человека не было возможности
хорошо отдохнуть в выходные, то период
врабатываемости может растянуться до
среды.

Экспериментально
доказано, что начало недельного биоритма
(стадия «входа») связано со сниженным
уровнем функционирования психики:
мыслительные процессы несколько
заторможены, плохое сосредоточение
внимания, время реакции замедлено и т.
п. Существует и многочисленная статистика,
согласно которой пик несчастных случаев
на производстве и дорожно-транспортных
происшествий также приходится на
понедельник.

Таким
образом, народная мудрость права:
понедельник действительно «день
тяжелый». При составлении плана на
неделю (в частности, плана на понедельник)
нельзя планировать решение сложных и
ответственных задач в понедельник хотя
бы до обеда. К сожалению, это правило
редко соблюдается во многих организациях,
где утро понедельника часто отводится
для проведения планерки или совещания.
Определенная логика в этом есть (начинать
неделю с постановки задач на неделю),
но само совещание, скорее всего, будет
неэффективным, отнимет у участников
слишком много времени и сил.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Чтобы научиться оптимально планировать рабочее время, работнику следует четко определить, сколько времени необходимо выделить на выполнение дел, зависящих от определенных обстоятельств, а сколько его можно спланировать. Для этого необходимо составить свою формулу планирования времени, например, 70:20:10:

• 70% рабочего времени не планируется;
• 20% – это планируемое рабочее время;
• 10% – время на самообразование, самосовершенствование, саморазвитие.

Также рекомендуется использовать таблицы видов деятельности и затрат времени, а также составить топ-лист дневных препятствий.

Работа по самоменеджменту начинается с постановки профессиональной цели, объединяющей анализ и формирование личных целей. Постановка цели является процессом, связанным со временем, поскольку под влиянием различных факторов может потребовать уточнения или даже изменения. Следующим шагом является планирование, которое означает подготовку к реализации цели и упорядочение времени. Даже 10 минут, потраченные на такое планирование, в дальнейшем могут помочь работнику сэкономить до 2 часов рабочего времени.

Правила личного тайм-менеджмента

Специальные правила личного тайм-менеджмента:

• документировать потраченное время, при этом отмечать, как и на что оно было потрачено. Это помогает иметь четкое представление о затратах своего времени;
• сводить все задачи в единое целое — своеобразный план действий с учетом срока их реализации;
• придерживаться принципа РСП: регулярность-системность-последовательность;
• реалистичность планирования основывается на планировании лишь того объема работ, который можно при нормальном напряжении;
• ранжирование заданий по степени сложности.

В самоменеджменте одним из важнейших инструментов является органайзер или дневник времени, который одновременно является календарем и записной книжкой. Это надежный инструмент планирования, справочник и инструмент контроля.

Существует также много авторских методик для управления временем.

Методом ускоренного анализа по принципу Эйзенхауэра распределяются задачи, когда надо немедленно определить, какое из них является первоочередным. Используются такие критерии, как срочность и важность дела.

Тайм-менеджмент, самоменеджмент предполагает не только последовательную, целенаправленную и самостоятельную выработку навыков применения в повседневной практике методов работы, которые обеспечивают эффективное использование ресурсов.

Наиболее эффективные технологии производительного труда связываются с внедрением самоменеджмента и тайм-менеджмента.

Основаниями для этого могут быть, например: высокий уровень образованности подавляющей части работников (которые являются специалистами с высшим образованием), их влечение к самостоятельности, творчеству, готовности брать на себя ответственность. Самоменеджмент охватывает не только организацию работником личного труда, а предполагает внедрение новой философии управления кадрами, в которой выдающуюся роль играет личность работника.

Эффективное управление рабочим и личным временем позволяет работнику эффективно преодолеть все этапы успешного пути к цели, а именно:

1. решить, что он стремится достичь;
2. создать собственное видение успеха;
3. верить в то, что успех придет;
4. сосредоточиться на целях, что ведут к успеху;
5. не падать духом при неудачах.

График работоспособности

Показателем эффективного режима труда и отдыха является кривая работоспособности. Если она соответствует нормам, то режим труда более или менее правильный.

На деятельность работников предприятия, в частности, влияют биоритмы:

• физический (влияет на физическую силу и силу воли);
• эмоциональный (влияет на чувства, настроение, творческие силы);
• интеллектуальный (влияет на умственные способности, самообладание).

Работоспособность сотрудников предприятия меняется не только в течение рабочего дня, но и в течение рабочей недели.

В понедельник (после отдыха), особенно в первой половине дня, работоспособность является несколько заниженной по сравнению со средними недельными показателями, во вторник – в некоторой степени повышается, наибольшего уровня достигает в среду и четверг, а в пятницу она снова снижается из-за недельной перегрузки, в субботу и воскресенье работоспособность является минимальной. Поэтому самые сложные и ответственные задачи стоит планировать на те дни, когда его работоспособность является самой высокой, то есть на среду и четверг. Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень в течение дня больше не достигается. Поэтому первоочередные задачи следует выполнять в начале дня. После обеда наступает спад продуктивности, который многие желают побороть с помощью кофе. В это время лучше не работать вопреки своему ритму. Лучше расслабиться с чашкой чая и используйте перерыв для социальных контактов и рутинной работы.

Главная идея менеджмента на основе графика работоспособности: не работать против естественного дневного ритма работоспособности, а использовать цикличность колебаний на свою пользу, увеличивая конечный результат. В точках перехода происходят изменения фаз биоритмов, и в это время могут произойти спонтанные нарушения нормальных физических функций, работоспособности, контроля над волей и разумом.