График работы как составить личный

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

В трудовом законодательстве понятие «индивидуальный график работы» отсутствует, но это не означает, что работодатель не может установить для сотрудника режим работы, отличный от режима остальных работников. Что нужно учесть, составляя индивидуальный график работы сотрудника, расскажем далее.

Когда может применяться индивидуальный график

Индивидуальный график, как правило, обусловлен личными или семейными обстоятельствами, когда работник не может трудиться в стандартном режиме. Инициатором установления особого графика зачастую является сам работник, и если работодатель согласен, стороны договариваются об индивидуальном распорядке рабочего дня.

Закон позволяет работодателю самостоятельно определять ситуации, в которых допустимо применение индивидуального режима работы. Такой рабочий график может определяться, например, для внешних совместителей, или для должностей, которые не требуют постоянного нахождения сотрудника в офисе (курьеры, уборщицы, и т.п.). В любом случае его введение является изменением условий труда, поэтому он должен быть согласован сторонами трудовых отношений и зафиксирован в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуации, в которых можно установить индивидуальный режим работы, весьма разнообразны, например:

• Работник учится на дневном отделении ВУЗа, в связи с чем может присутствовать на работе только во второй половине дня. В этом случае его индивидуальный график работы будет учитывать график учебный, при этом можно установить неполное рабочее время.
• Личные обстоятельства не позволяют сотруднику находиться на работе ежедневно или в общеустановленные часы. Его индивидуальный график может предусматривать неполную рабочую неделю, либо гибкий режим работы. При гибком графике (когда время начала и окончания рабочего дня для работника четко не установлено), для учета отработанных часов следует предусмотреть возможность фиксации времени его прихода на работу и ухода (например, в специальном журнале или с помощью электронного пропуска).

В ряде случаев работодатель обязан выполнить пожелание работника об установлении ему индивидуального режима работы наряду с неполным рабочем временем. Это касается (ст. 93 ТК РФ): одного из родителей ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), лиц, ухаживающих за больными родственниками (при наличии соответствующего медзаключения), беременных женщин. При этом их индивидуальный график должен учитывать условия производственного процесса у конкретного работодателя.

Так, индивидуальный график работы сотрудника, имеющего детей до 14 лет, может включать неполное рабочее время (например, 6 часов в день) и режим работы в удобные работнику часы (например, с 10-00 ч до 16-00 ч.).

Читайте также: Табель учета рабочего времени

Оформление индивидуального графика

Индивидуальный режим может быть установлен работнику на любом этапе:

• при заключении трудового договора – индивидуальный график отражается в договоре, при этом его условия следует привести и в приказе о приеме на работу;
• когда работник уже трудится (независимо от длительности отношений с работодателем) – в этом случае индивидуальный режим работы устанавливают на основании заявления работника и фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

График, действующий лишь для конкретного сотрудника, может устанавливаться как на определенный срок, так и на неограниченный период.

Как можно отразить в трудовом договоре индивидуальный график работы сотрудника? Образец примерных формулировок может быть следующим:

• При неполном рабочем дне — «Работнику устанавливается неполный рабочий день со следующим графиком работы: понедельник-четверг – время работы с 14-00 ч. до 18-00 ч., пятница – время работы с 12-00 ч до 16-00 ч. Выходные дни — суббота, воскресенье».
• При неполной рабочей неделе — «Работнику устанавливается неполная рабочая неделя и индивидуальный график работы: рабочие дни – понедельник — четверг, время работы с 10-30 ч. до 19-00 ч., перерыв на обед с 14-00 до 14-30 ч.; выходные дни – пятница, суббота, воскресенье».
• При гибком графике – «Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: рабочие дни – понедельник – пятница; время обязательного присутствия на рабочем месте – ежедневно с 14-00 ч. до 16-00 ч.; время начала и окончания работы – на усмотрение работника; общее время работы – 8 часов в день. Время обеденного перерыва составляет 45 мин. и в продолжительность рабочего времени не включается. Выходные дни – суббота, воскресенье».

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

1. Начните с плана

Специалисты рекомендуют в конце рабочего дня обязательно составлять план на следующий. Можно делать это от руки в ежедневнике или используя приложения. Главное — точно знать, какие задачи нужно выполнить за день.

«Для эффективного планирования советую выполнить такие действия:
1. Определите, во сколько вам комфортнее просыпаться и ложиться спать.
2. Посчитайте, сколько времени нужно на завтрак и утренние процедуры.
3. Решите, во сколько вы приступите к работе. Посчитайте продолжительность рабочего дня и добавьте короткие перерывы. После одного часа работы можно сделать перерыв на 10–15 минут.
4. Запланируйте долгий перерыв на обед — 45–60 минут.
5. Рассчитайте, сколько времени уйдёт на ту или иную задачу. А затем включите все задачи в расписание, учитывая время на перерывы и на личные дела».

Если вы работаете не из дома, не забудьте добавить к расчётам время на дорогу.

2. Используйте приложения

Современные приложения для планирования могут с лёгкостью заменить личного ассистента. Вот несколько популярных вариантов.

Google Календарь

Одно из самых простых и доступных приложений. Есть версия как для компьютера, так и для телефона. С помощью Google Календаря можно:

• планировать задачи на день, неделю, месяц и даже год;
• ставить напоминания;
• создавать несколько календарей под разные цели — работу, занятия спортом, дни рождения и т.д.;
• назначать и проводить онлайн-встречи;
• создавать расписания с совместным доступом, что очень удобно при работе в команде.

ЛидерТаск

Есть бесплатная и платная версии. Доступно для использования на десктопе и в телефоне. С помощью приложения можно:

• записывать планируемые дела;
• разбивать крупные задачи на более мелкие;
• прикреплять вложения;
• расставлять приоритеты в выполнении дел, отмечая их разными цветами;
• настраивать уведомления;
• создавать чек-листы.

TickTick

С его помощью вы можете:

• составить расписание на день, неделю или месяц;
• выделить наиболее важные дела;
• создать списки, задачи и чек-листы;
• установить сроки и дедлайны;
• настроить напоминания;
• прикрепить файлы;
• включить таймер, чтобы чередовать периоды работы и отдыха.

Приложение отличается интуитивно понятным интерфейсом. TickTick можно установить на телефон или работать в нём в браузере.

3. Выстройте границы

Чётко разграничьте рабочее и личное время. Невозможно быть на связи 24/7 без последствий для здоровья и отношений с близкими.

Определите личный график работы и сообщите о нём клиентам и партнёрам. Помните: клиентоориентированность не означает, что вы обязаны отвечать на сообщение или звонок в час ночи.

«Я советую работать по графику. Мне и самой это нравится, и мои партнёры об этом знают. Вечер лучше освобождать для себя и своих близких. И не забывать устраивать выходной, чтобы соскучиться по работе, иначе пропадает желание вообще что-либо делать».

Научитесь говорить нет. Не бойтесь отказываться от новых заказчиков, если вы чувствуете, что ваш рабочий день трещит по швам. Не берите срочную работу на выходные. Конечно, бывают форс-мажоры. Но следите за тем, чтобы они были исключением, а не правилом.

4. Займитесь спортом

Физическая активность помогает оставаться бодрым в течение всего дня. Выберите время, когда вам удобно заниматься фитнесом, и делайте это регулярно. Это может быть утренняя зарядка, бег, езда на велосипеде, занятия в зале на тренажёрах или аэробика дома. Главное — держать мышцы в тонусе.

«Я считаю, что физические нагрузки помогают оставаться эффективным и не выгорать. Это необязательно должен быть серьёзный профессиональный спорт. Достаточно будет даже небольших упражнений или ходьбы. Главное — делать это каждый день».

Если вы являетесь менеджером или руководителем группы, занимающейся управлением сотрудниками вашей компании, важно знать, как составить эффективный месячный график работы для сотрудников. Понимание того, как составить ежемесячный график работы, поможет вам сократить отсев, свести к минимуму количество вызовов сотрудников и повысить общий моральный дух и производительность команды. В этой статье мы рассмотрим несколько компонентов ежемесячного рабочего графика, а также способы создания такого графика, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Что такое месячный график работы?

Месячный график работы — это инструмент управления, который помогает руководителям оценить, насколько будет укомплектована та или иная смена. Это также служит инструментом для информирования сотрудников об их рабочих обязанностях в преддверии конкретной даты. Ежемесячный график работы может информировать работодателей и руководителей об идеальном времени для дополнительных возможностей обогащения, таких как обучение сотрудников или командные мероприятия. Менеджеры могут использовать месячный график работы, чтобы помочь предприятию достичь оптимальной эффективности и оценить, сколько сотрудников необходимо для смены.

Почему важен ежемесячный график работы?

Месячный график работы важен для обеспечения охвата смен. Имея четкий график, сотрудники могут планировать свою рабочую нагрузку с учетом других обязательств, таких как вторая работа, семья, требования к образованию или другие события, требующие их времени. Повторяющийся ежемесячный график также может дать членам вашей команды чувство стабильности, особенно если на вашем рабочем месте есть повторяющийся график сменности. Это позволяет сотрудникам планировать работу в соответствии с известными датами, чтобы они могли эффективно выполнять свои задачи.

Работодатели могут учитывать внешние потребности своей команды и использовать ежемесячные графики работы для ускорения или замедления производительности в зависимости от потребностей, планируя достаточное количество сотрудников для работы по мере необходимости. Планирование на месяц вперед может помочь работодателям раньше принять производственные или кадровые решения, а также позволит проанализировать потребности клиентов и оптимизировать рабочий процесс. Существуют и другие причины для составления ежемесячного графика работы:

• Учет личной жизни сотрудников может повысить моральный дух коллектива.

• Гибкий график может быть экономически эффективным, поскольку сотрудники работают только тогда, когда это необходимо.

• Сотрудники могут иметь четкое представление о сроках выполнения своих задач.

Как составить месячный рабочий график за 4 шага

Вот четыре шага, которые помогут вам составить оптимизированный месячный график работы для вашей команды:

1. Оценить время необходимых смен

Менеджеры могут оценить время, когда им понадобятся сотрудники для укомплектования бизнеса. На этом этапе планирования следует также учесть время работы, время установки или подготовки, а также время закрытия предприятия. Менеджеры также могут учитывать восприятие сотрудниками времени и способы минимизации рабочего процесса, чтобы помочь сотрудникам вовремя заканчивать смену, избегая потенциальных сверхурочных или перегрузок.

2. Составьте список сотрудников и их потребностей

Составьте полный список сотрудников и расставьте их в графике на следующий период. Многие руководители предпочитают выводить сотрудников на работу раз в две недели или месяц, пересматривая график в рабочем порядке. Пока вы составляете этот список, вы можете учитывать потребности сотрудников и работать над тем, чтобы включить их как можно больше, чтобы минимизировать выгорание. Например, полезно учитывать минимально необходимые часы, баланс между работой и личной жизнью или гибкость в отношении известных внешних обязательств сотрудника, таких как уход за детьми.

3. Оцените стили презентации для вашего расписания

Сегодня на рынке существует бесчисленное множество вариантов составления графика работы сотрудников, начиная от удобных мобильных и веб-приложений и заканчивая бумажными и перьевыми таблицами. Вы можете работать с командой менеджеров, чтобы определить наиболее подходящий формат для бизнеса. Вы также можете учесть предпочтения своей команды и провести опрос, чтобы определить, какой формат расписания является наиболее популярным. При рассмотрении вариантов расписания обычно оценивают такие факторы, как общие затраты на одного сотрудника и простота использования для обновлений и изменений.

4. Продолжайте проводить оценку в течение года

Руководители могут рассмотреть возможность периодической оценки процесса составления расписания в течение года или ежегодно, чтобы убедиться, что он максимально удобен для пользователей. Подобные соображения могут положительно повлиять на моральный дух сотрудников и текучесть кадров, убеждая сотрудников в том, что руководство хочет сотрудничать и работать с ними в команде. Проведение постоянной оценки позволяет вносить изменения по мере необходимости и создавать наиболее комплексную систему.

Советы по составлению ежемесячного рабочего графика

Вот несколько советов, которые помогут вам разобраться в тонкостях составления расписания:

Сделайте это совместной деятельностью

Руководство может создать возможность для позитивного сотрудничества в коллективе, позволив сотрудникам играть определенную роль в процессе доработки и составления расписания. Это может происходить в различных формах, которые могут включать в себя обычные собрания коллектива и оценки, опросы или другие мероприятия по голосованию, а также изменения между сотрудниками, такие как замена смен. Это поможет задать тон для дальнейшего сотрудничества в будущем и усилить компонент командной работы в вашем бизнесе.

Поддерживайте открытый диалог в коллективе

Продумайте стратегию создания возможностей для открытого диалога при составлении расписания, чтобы помочь сотрудникам почувствовать свою значимость и способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью для них. Это также может снизить стресс, связанный с работой, и может быть разумной стратегией для борьбы с текучестью кадров и оттоком персонала. Этот шаг требует усиления с течением времени с помощью командных и индивидуальных проверок сотрудников, а также создания системы запросов на изменение расписания.

Планируйте более масштабные мероприятия

При составлении ежемесячного графика работы можно использовать данные о крупных событиях предыдущего года, таких как праздники, распродажи или особые даты, характерные для компании. Принятие дополнительных мер по подготовке может помочь вам свести к минимуму сверхурочные и избежать спешки в последнюю минуту, чтобы заполнить вашу команду, если сотруднику придется неожиданно уволиться. Вы можете составлять предварительные графики на несколько месяцев вперед и всегда вносить необходимые изменения. На этом этапе вы можете подумать, подходит ли еженедельное повторяющееся расписание для вашего бизнеса и потребностей сотрудников.