Иерархическая структура работ (ИСР), или структурная декомпозиция работ, или WBS (Work Breakdown Structure) ― метод разбиения большой цели на чёткие шаги, который позволяет выстроить путь к достижению результата и успешно выполнить рабочий или личный проект.
Команда онлайн-сервиса для управления бизнесом Flowlu рассказывает, зачем формировать ИСР, из чего она состоит и какие принципы помогут её сформировать.
Статья будет особенно интересна проектным командам, владельцам бизнеса, руководителям и тем, кто ставит жизненные цели.
ИСР ― это метод планирования работ, который обычно иллюстрируют в виде многоуровневой схемы задач, где главная задача — это масштабная цель, которая разбивается на этапы, а затем на более мелкие задачи и подзадачи — понятные и достижимые. Деление происходит до того момента, когда все необходимые работы для достижения результата учтены.
На каждую задачу назначаются ответственные.
ИСР позволяет команде сфокусироваться на выполнении конкретных измеримых задач и контрольных точек проекта, что помогает достичь поставленных целей быстрее и эффективнее.
ИСР не включает в себя информацию о сроках и ресурсах и представляет собой первый шаг в проектной стратегии. Далее команда создаёт план-график проекта — документ со списком работ в определённой последовательности и с установленными сроками.
ИСР ― универсальный и широко используемый инструмент. Применить его можно практически ко всему: от собственных целей вроде «купить машину» до разработки программного обеспечения.
Например, вот как может выглядеть ИСР по проекту «Завести собаку»:
Команда наглядно видит, как решение каждой задачи приближает достижение конечного результата.
ИСР обеспечивает эффективное планирование, помогает оценить загруженность команды на разных этапах и корректно закрепить задачи за участниками проекта.
Декомпозиция работ отразит, сколько на каждый этап выделить ресурсов, где задач больше всего, когда может понадобиться больше вложений или людей. А также определит зону ответственности исполнителя перед заказчиком и позволит своевременно выявить недопонимание или вопросы внутри команды — и проработать их.
Видно, на чём нужно заострить внимание, как распределить ресурсы, как заказчик представляет себе поставленные перед командой задачи и что ставит в приоритет.
ИСР становится основой для последующих задач, добавления и корректировки результатов. Может стать шаблоном для типовых проектов.
Кроме ИСР существуют и другие инструменты — их выбор зависит от условий, в которых предстоит реализовать цель.
Например, для завязанных с жёсткими сроками проектов используют метод критического пути, где также отражаются результаты и зависимости между ними, но с одной принципиальной разницей: вносятся определённые сроки их достижения. Все задачи в методе критического пути взаимозависимы, а сроки критичны, и при отклонении от графика нужно применять срочные меры, чтобы не нарушить ход всего проекта.
ИСР более гибкий с этой точки зрения инструмент, но если нужно ориентироваться на дедлайны, то больше подойдёт метод критического пути.
Пункт очевидный, но с нюансом: следует охватить весь спектр нужных задач, при этом оставить за рамками ИСР несоответствующие и посторонние.
Например, в планировании ремонта по ИСР нужно включить закупку материалов, но не нужно — «попросить скидку у поставщика», «ещё раз попросить скидку».
Также не нужно дублировать задачи и слишком детально прописывать шаги.
Здесь главное «что», а не «как» — это поможет концентрироваться на результатах. Например, сравним «составить план на разработку концепции» и «разработанная концепция». Последнее, более ёмкое и краткое, акцентирует внимание на полученном результате — смещает фокус в правильное русло.
Этого достаточно для большинства проектов. Ориентируясь на этот принцип, легче вычленять главное и делать упор на результат. Определить, где остановить декомпозицию, поможет положительный ответ на вопрос, можно ли поставить одного исполнителя на конкретный пакет работ. Если один человек с ним не справится ― разбивайте задачи дальше.
Каждый пакет работ закрепляется за конкретной командой или за отдельным ответственным. Если сформировать ИСР верно, обязанности всем будут понятны и не будут дублироваться.
- Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
- Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
- Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок
Исполнитель может составить ИСР проекта самостоятельно. Однако, если в процессе задействовать всю команду, а в идеале и представителя(ей) заказчика, участники будут лучше понимать суть работ, общий результат и отдельные задачи.
Ради чего создаётся планирование и к какому результату нужно прийти ― обозначаем это на вершине иерархической структуры.
Декомпозируем главную цель на достижимые, конкретные результаты.
Выполнить это разделение можно несколькими способами:
- по результатам проекта ― достигнутым вехам, например, при строительстве дома это могут быть фундамент, экстерьер, интерьер;
- по длительности выполнения или срокам — с привязкой к отчётным периодам (кварталам, полугодиям);
- по обязанностям — исполнителя, заказчика или поставщиков;
- по отделам — разработка, маркетинг, техподдержка;
- по финансированию — какие результаты будут достигнуты за счёт выделяемых средств.
Деление опционально и как его выполнять зависит от предпочтений сторон. Так как один и тот же проект может быть представлен в разных способах разделения по ИСР, при выборе советуем отталкиваться от того, какой из критериев важнее конкретно для рассматриваемого проекта.
Нужно сформулировать все задачи, которые станут ответвлениями от этапов, и внести их. По мере закрытия задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к главной цели.
После создания уровня иерархии нужно добавить ещё один ― для выписывания подзадач и их группировки в пакеты работ.
Пакетами работ традиционно называют завершающие ответвления ИСР на самом низком уровне, где указываются действия для закрытия этапов. У каждого пакета работ должно быть описание с данными об ответственных и ходе выполнения соответствующих задач.
Это последняя стадия декомпозиции. За каждой задачей закрепляется представитель исполнителя, который будет отвечать за неё и участвовать в каждом из этапов работы.
Выбирая визуализацию ИСР, лучше ориентироваться на комфортное восприятие.
Рассмотрим основные форматы.
Самый простой и доступный вариант построения ИСР. Нужно собрать задачи вместе и расписать их значение и иерархической последовательности, пользуясь числовыми обозначениями для подзадач или располагая их друг под другом в определённой последовательности. Вот как на этом примере:
Показывает зависимость задач друг от друга ― иерархию, но без подробной визуализации. Поскольку это компактная таблица, её удобно построить и разместить в любом файле.
Как понятно из названия, по структуре этот вариант напоминает дерево. Он наглядно отображает суть построения: есть родительская и дочерняя задачи, ведущие к главной цели.
Цели ИСР — определить задачи на каждом этапе работы, показать результаты, которых нужно достичь, и всё это наглядно представить.
Для создания ИСР можно распределять стикеры на доске, использовать простой шаблон в Word или программное обеспечение с поддержкой управления проектами и инструментами для декомпозиции, которое пригодится для взаимодействия ИСР с разными данными и документами.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Иерархическая структура работ (ИСР) представляет собой инструмент планирования, в основе которого лежит принцип разделения задач на более мелкие части, что дает возможность значительно упростить рабочий процесс. Эта методология используется менеджерами, чтобы структурировать и делить проекты на легко управляемые компоненты, каждый из которых разделяется до тех пор, пока не назначается конкретному специалисту в команде.
Разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые также могут быть разбиты, в итоге мы получаем структурную иерархию. О методике построения ИСР проекта мы поговорим в этой статье.
Что такое ИСР проекта
Другое название этой методологии – структурная декомпозиция работ (от англ. Work Breakdown Structure, сокращенно WBS), термин был впервые употреблен в США в 1993 году. Иерархическая структура работ – это инструмент, который используется не только в проектном менеджменте, но и во многих других сферах при решении масштабных задач: от собственных целей вроде покупки машины или строительства дома до разработки программного обеспечения.
По своей сути иерархическая структура работ проекта представляет собой список задач, который может иметь описательную или графическую форму. С помощью ИСР большие и сложные проекты разделяют на маленькие простые части. К примеру, проект разбивается на блоки, блоки – на отдельные задачи, задачи – на подзадачи. В итоге получается иерархическая схема, в которой наглядно отражены все работы по проекту: подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ.
Графическое представление предпочтительнее обычного списка задач или работ, так как визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Почему стоит использовать ИСР проекта
Данный инструмент помогает правильно организовывать проекты, быстро получить представление об объеме работ, делает работу прозрачной и понятной. Благодаря иерархической структуре команда наглядно видит, как решение каждой из задач помогает в достижении финального результата.
Структурная декомпозиция обеспечивает эффективное планирование, позволяет оценить загруженность команды на различных этапах и грамотно распределить задачи. ИСР помогает верно оценить сроки, а также трудности, риски и стоимость проекта. Она отражает, сколько ресурсов необходимо выделить на каждый этап работы, в каких случаях понадобится больше вложений или где может возникнуть нужда в дополнительных сотрудниках.
ИСР помогает назначать ответственных за определенные этапы проекта и налаживать коммуникацию в команде, позволяет своевременно выявлять недопонимание или вопросы внутри команды и прорабатывать их.
Также иерархическая структура работ дает понимание, как все работы по проекту связаны между собой, и позволяет верно определить приоритеты задач. Благодаря ИСР участники команды фокусируются на конечную цель, что помогает исключить выполнение малопродуктивной второстепенной работы.
Принципы иерархической структуры работ дают возможность менеджерам устраивать коллективный мозговой штурм. Структурный анализ помогает легко сортировать идеи по принципу полезности. При использовании ИСР у команды появляется больше возможностей для корректировки плана и оценки степени выполнения каждого пункта.
WBS облегчает создание стратегии проекта и представляет собой документ, где описана последовательность работ, сроки и ответственные за каждый этап проекта. Структурная декомпозиция является частью общей разработки плана управления проектом, основой для последующих задач, а также добавления и корректировки результатов. Иерархическая структура может послужить шаблоном для типовых проектов.
Чаще всего ИСР проекта создают на стадии инициации проекта, на этапе формирования концепции проекта, однако она может быть разработана и в тот момент, когда потребуется прояснить содержание результатов проекта, ИСР может уточняться в процессе планирования.
Принципы разработки ИСР
Иерархическая структура работ проекта строится на следующих принципах:
- В нее включаются работы, которые непосредственно влияют на достижение цели. При ее составлении важно охватить весь спектр нужных задач, оставив при этом за рамками несоответствующие и посторонние задачи.
- Не следует создавать дубликаты задач и слишком детализировано прописывать шаги. К тому же у каждого подпункта может быть только один «родительский» пункт.
- Детализация проводится до уровня, при котором весь процесс будет структурирован до мельчайших элементов, работу над которыми может осуществить каждый отдельно взятый сотрудник. Если один человек не справится с конкретным пакетом работ, продолжайте разбивать задачи дальше.
- Верхние блоки ИСР должны быть равнозначными и автономными. Сверху размещают главные этапы работы над проектом. Каждый из них должен иметь свои исходные данные и измеримый результат.
- Схема не должна содержать разночтений. Для каждой задачи в иерархической структуре составляется описание и указывается дедлайн, также необходимо назначить ответственного и зафиксировать желаемый результат. Такие описания не должны вызывать вопросов или уточнений.
Как создать ИСР
Менеджер проектов может создать иерархическую структуру работ самостоятельно либо привлечь к этому членов команды, также можно подключить к процессу представителей заказчика. Чтобы получить ИСР, необходимо пройти несколько шагов:
- Сначала потребуется определить главную цель (ее обозначают на вершине иерархической структуры) и к какому результату нужно прийти.
- После постановки основной задачи следует выделить ключевые этапы для первого уровня. Главную цель нужно декомпозировать на достижимые, конкретные результаты.
- Затем следует разбить этапы на задачи, которые станут ответвлениями от них, и по каждой определить дедлайн. По мере выполнения задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к основной цели.
- Далее требуется выписать подзадачи и сгруппировать их в пакеты работ. Для каждого завершающего ответвления структуры на самом низком уровне следует указать действия, необходимые для закрытия этапов. Для каждого пакета работ нужно составить описание с данными о ходе решения соответствующих задач.
- Последняя стадия декомпозиции – назначение ответственных, закрепление за каждой задачей исполнителя, который будет отвечать за нее и участвовать во всех этапах работы.
Для каждого элемента структуры необходимо сформулировать измеримый результат. Также нужно заметить, что размер элементов нижнего уровня должен быть достаточен для эффективного управления, однако не избыточен для их контроля.
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку: верхний уровень обозначается кодом 0 или просто именуется «Проект». Элементы первого уровня имеют последовательную нумерацию от 1 до количества элементов на уровне. Второй и уровни, расположенные ниже, нумеруется так, чтобы элемент сохранял ссылку на вышестоящий, например, 1.1.
В некоторых случаях к иерархической структуре работ прилагается специальный словарь ИСР. Чаще всего он представляет собой таблицу, помогающую правильно прочитать диаграмму, и содержит код элемента, его название, подробное описание назначения, состава и т.д. Также глоссарий ИСР содержит временные сроки на выполнение задачи, перечень ресурсных затрат и остальную нужную для успешной реализации информацию.
Читайте также
Формы визуализации ИСР
Цели ИСР – не только определить задачи на каждом этапе проекта и показать результаты, которых необходимо достичь, но и все это наглядно отобразить. Перечислим основные форматы представления иерархической структуры работ:
- Самая простая разновидность изображения иерархической структуры работ проекта – это контурная структура. Она представляет собой перечень задач (пунктов) и подзадач (подпунктов) с числовыми значениями. Элементы расположены друг под другом в определенной последовательности.
- Другой вариант представления ИСР – иерархическая таблица, которая показывает зависимость задач друг от друга, но не может похвастаться подробной визуализацией. Акцент в этом представлении ставится на более детальную демонстрацию взаимозависимости задач. Создать такую таблицу можно в Excel или в любом сервисе для работы с онлайн-таблицами, например, Google Таблицах. В первом столбце таблицы вносятся наименования блоков, задач и подзадач, а в следующих – вводят даты начала и окончания процессов, затраченное время, указываются ответственные сотрудников и т.д. Иерархические таблицы удобны для отображения линейных процессов.
- Древовидная структура отображает суть построения наиболее наглядно: есть родительская и дочерние задачи, которые ведут к главной цели. Схема напоминает перевернутое дерево: главный уровень (корень, то есть название проекта) находится сверху, а подчиненные (ветки и листья, то есть задачи и подзадачи) – внизу. Для создания этого вида визуализации можно использовать специальные сервисы, например, Creately, Draw.io или Microsoft Visio.
- Диаграмма Ганта представляет собой визуализацию графика работ. Она состоит из отрезков, расположенных вдоль временной оси. Каждый отрезок в этой диаграмме – это задача. Диаграмма Ганта отображает, когда будут выполняться задачи и сколько на это уйдет времени. Этот формат ИСР можно построить в обычной таблице, к примеру, в приложении Excel, либо воспользоваться специальными сервисами – GanttPro, TeamGantt или программой управления проектами разработки корпорации Microsoft – MS Project.
Подведем итоги
Иерархическая структура работ представляет собой распространенный и удобный способ планирования проектов. Метод разбиения большой цели на четкие шаги позволяет выстраивать путь к достижению результата и успешно выполнять как рабочие, так и личные проекты.
Благодаря этому методу планирования работ можно ставить задачи и распределять их между участниками, устанавливать сроки выполнения задач, а также их продолжительность и прогресс. ИСР позволяет установить зависимости между задачами, визуализировать важные ключевые события, помогает взаимодействовать с командой, решать проблемы организации работ, распределять ответственность.
Структурная декомпозиция работ позволяет команде сфокусироваться на выполнении конкретных измеримых задач и контрольных точек проекта, за счет чего поставленные цели достигаются быстрее и эффективнее. Создание ИСР – один из главных предварительных этапов проектирования, который способствует снижению возникновения рисков, влекущих за собой выполнение непредусмотренных дополнительных задач.
Технология иерархической структуры работ
Свежие публикации автора:
Содержание
- 1 Правила структурирования работ
- 2 Методика построения иерархической структуры
- 3 Выбор критериев для разбиения на элементы
Мы находимся в самом начале рассмотрения процессов планирования. И нас интересует создание календарного плана. Вступительным шагом данного процесса является определение состава работ, об их последовательности пока речи не идет. Важно собрать в одном месте в структурированной форме всю совокупность действий, которые необходимо осуществить, чтобы проектная задача была полностью выполнена. Первым важным инструментом определения содержания проекта мы рассмотрим иерархическую структуру работ (ИСР). Теоретически создать настоящий документ не представляется сложным, но на практике он специфичен и требует учета массы нюансов.
Правила структурирования работ
Для целей определения состава операций хорошо подходит методология последовательной иерархической структуры работ проекта, она также называется часто структурной декомпозицией работ (СДР), в англоязычной интерпретации – WBS (Work Breakdown Structure), или структурой разбиения работ (СРР). Мы будем пользоваться аббревиатурой ИСР. Этот документ – плод творческой командной деятельности, в результате которой уточняется содержание проекта в части состава работ.
«Работа» – самое точное определение осуществляемых в ходе достижения проектных целей процедур в силу максимальной близости к задачному контексту проектной деятельности. Работу и задачу легче всего грамотно декомпозировать (разбить) на составляющие операции и подзадачи. Я лишь напомню, что работа – это элемент процессуального действия, имеющего входы, выходы, длительность, ресурсное наполнение, управляющее воздействие, а задача тяготеет к результату. Работа – категория динамическая, а задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто» в заданный момент времени.
Хотя задача и работа не одно и то же, в проекте их объединяет результат, который и является предметом декомпозиции при разработке ИСР. Таким образом, разбивая общий результат проектной задачи на более мелкие элементы, которые мы также можем разбить, в итоге получаем структурную иерархию. Для такой иерархии обязательны правила как собственно разбиения, так и контроля правильности выполненной декомпозиции.
Визуальная форма иерархической структуры работ проекта
ИСР формируется на основе ряда правил, два из которых являются ключевыми.
- Правило 100%. Специальное правило самопроверки обязывает собирать в структуру все создаваемые продукты, результаты работ, операций вне зависимости от источника их производства: внутреннего или внешнего. Это правило применяется ко всем элементам создаваемой иерархии. Ответственное за создание структуры проекта лицо обязано каждый раз после завершения списка раздела задавать вопрос: «Все ли мы учли, что могли забыть?». На практике это представляет собой весьма дискомфортную процедуру. Поэтому практически сразу с момента начала работы над структурой PM следует привлекать экспертов. Именно здесь начинается детальное планирование и нужны те, кто досконально разбирается в отдельных процессах.
- Правило взаимоисключения элементов. Каждый раз разбивая результат на детализированные элементы, нужно применять ясный критерий, при этом отслеживать, чтобы полученные объекты не смешивались на одном уровне и не дублировались на разных «веточках» иерархии. Под «веточками» далее будем понимать выделенные иерархические разделы, имеющие дальнейшее разбиение вниз. В иерархии не допустимы два или более элемента с идентичным содержанием. Эта ошибка может привести к дублированию операций и конфликтам.
Методика построения иерархической структуры
Значимость ИСР возрастает с ростом масштаба задачи. Являясь одним из ключевых факторов успеха проекта, иерархическая структура работ служит основой для:
- детального понимания того, как мы будем решать задачу проекта;
- планирования ресурсов, стоимости, рисков, качества, расписания;
- четкого распределения ответственности между участниками и организации взаимодействия между ними;
- организации контроля выполнения работ и изменений;
- отчетности о выполнении мероприятий и всей задачи в целом;
- создания организационной структуры проекта.
Иерархическая структура работ представляет собой совокупность элементов, выполненных в удобной графической форме. Графическое представление имеет ряд преимуществ перед списочным составом задач или работ. За счет наглядности ИСР и коллегиального труда над ее созданием достигается большая вовлеченность и мотивация команды, уровень коммуникаций повышается, улучшается мониторинг операций и их контроль. Кроме того, визуальная форма позволяет охватить всю архитектуру проекта одним взглядом.
Важным элементом структуры выступают пакеты работ, представляющие собой как раз списки операций, в процессе выполнения которых достигается результат вышестоящей задачи. Пакет работ выполняется без потребности в дополнительной информации, выдает измеримый результат, подлежит реалистичной оценке и может быть передан для исполнения стороннему подрядчику. Важным подспорьем для иерархической структуры является специальный словарь. Он позволяет всем участникам однозначно толковать термины и элементы структуры, а менеджеру проекта словарь помогает определить границы ответственности членов команды и не допустить дублирования операций под разными названиями. В словаре ИСР указываются:
- номер элемента в структуре;
- название элемента;
- продолжительность операции;
- предшественник и последователь элемента;
- результаты;
- ответственный за операцию участник.
Структура разрабатывается групповым методом в несколько итераций. При этом последовательно разбираются цели и результаты проекта, критерии их достижения, продукты, функциональные зоны, критерии разбиения результатов, объемы операций, технические требования. Схема этапов создания ИСР представлена в конце раздела. Основные ориентиры (условия) при создании структуры работ следующие.
- Для каждого элемента структуры формулируется измеримый результат.
- Каждый результат вышестоящего элемента носит агрегированный характер, т.е. является итогом результатов «дочерних» элементов декомпозиции.
- Пакеты и отдельные операции должны быть уникальными.
- Структура должна быть полной, но не избыточной.
- Элементы структуры верхних уровней должны быть совместимы с организационной структурой проекта.
- Размер элементов нижнего уровня должен быть достаточным для эффективного управления, но не избыточным для их контроля.
Этапы разработки иерархической структуры работ
Выбор критериев для разбиения на элементы
Существует несколько подходов к разбиению результатов проекта на элементы. Основными являются два из них: продуктовый и функциональный. Данные критерии совмещать на одном уровне нельзя, а на разных уровнях иерархии допустимо и даже целесообразно. Продуктовый подход необходим PM для общения с заказчиком. Заказчику важно видеть, что и когда менеджер будет ему сдавать, все ли продукты проекта будут ему представлены и т.п. Функциональный подход удобен менеджеру для взаимодействия с исполнителями. По нему проще назначить ответственных за отдельные блоки операций.
Кубическая модель структур проекта, преобразуемая в структуру работ
Иерархическая структура работ, формируемая под руководством PM, на верхних уровнях иерархии может использовать любой критерий, исходя из логики декомпозиции. Часто, если проект выполняется в несколько этапов, может использоваться подход, исходя из кубической модели структур проекта (смотреть схему, размещенную выше). На верхнем уровне мы разбиваем результаты по этапам жизненного цикла проекта, затем структурируем по производимым проектным продуктам, и, наконец, пакеты работ комплектуем по функциональному критерию или по видам деятельности. Ниже вашему вниманию представлен пример продуктовой ИСР.
Пример продуктовой иерархической структуры
Мы находимся в позиции менеджера проекта. Для РМ ключевая информация для создания иерархической структурой кроется в уставе. В нем нам важен раздел «Структура продукта». Допустим, на первом уровне ИСР мы сразу используем продуктовый подход, игнорируя этапы жизненного цикла. Важно не допускать смешивания разных по значимости операций на одном уровне. Кроме того, нельзя смешивать содержательные и управленческие работы.
Описание содержательных действий следует выполнить в первую очередь. Только когда данное описание выполнено полностью, можно формировать управленческий блок работ, выделив его в условный продукт, например, в «Систему управления проектом». Помимо содержательного комплекта продуктов и СУП на первом уровне иерархии также размещаются такие «продукты», как «Проектная документация» и «Объект, сданный в эксплуатацию». Далее приведен пример иерархической структуры, сформированной по функциональному критерию.
Пример функциональной иерархической структуры
Иерархическая структура работ является первым документом процессов планирования проекта. Иногда его, плана по вехам и матрицы ответственности оказывается достаточно, особенно в небольших проектах, чтобы перейти к календарному планированию и формированию бюджета проекта. Я считаю, что эта процедура самая сложная в плане, требующая кропотливости, лаконичности, логической строгости. Тем не менее, с опытом все трудности преодолеваются, и, осуществив структуризацию работ несколько раз для однотипных проектов, PM, как правило, достигает отличных результатов.
О чем речь? Иерархическая структура работ представляет собой инструмент, с помощью которого цельный проект разбивается на составные и обязательно измеримые части. По сути, это список задач, который может иметь описательную либо графическую форму.
В чем преимущества? Их достаточно много, но основные заключаются в конкретизации и детализации предстоящих работ, фокусировке на конечной цели и возможности предвидения некоторых проблем. Все это вкупе позволяет выполнить задуманное быстрее и эффективнее.
В статье рассказывается:
- Суть иерархической структуры работ
- Преимущества иерархической структуры работ
- Принципы разработки ИСР
- Пакет работ и словарь ИСР
- Этапы формирования иерархической структуры работ
- Графическое исполнение ИСР
-
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.Бесплатно от Geekbrains
Суть иерархической структуры работ
Иерархическая структура работ — это разделение какого-либо проекта на составные части. ИСР отображает итоги и процесс действий, который должен быть реализован для успешного завершения. ИСР в полной мере описывает все элементы, но если какие-либо из них не вошли в структуру, то они не рассматриваются. Этот термин имеет синонимы: Work Breakdown Structure (WBS) и структурная декомпозиция работ (СДР).
Без ИСР практически нереально определить мероприятия, необходимые для реализации проекта. Если нет чёткого представления о том, какие работы требуется выполнить, то становится невозможным составление плана и сметы.
Иерархическая структура работ является первоначальным этапом разработки основной стратегической направленности проекта, не содержащим в своем составе проработанных деталей использования ресурсов и конкретных сроков выполнения. А вот следующей стадией для разработчиков уже будет конкретизация основных положений в подробном плане-графике, предусматривающем все шаги реализации, их последовательность и время выполнения.
ИСР является инструментом универсального использования. Он может применяться для решения самых различных задач: от индивидуальных целей вроде приобретения квартиры до проектирования сложнейших технологических комплексов. Команды, практикующие методы иерархической структуры работ, можно подразделить:
- Творческие группы. Люди, связанные по роду деятельности с творчеством, часто используют WBS для организации брейнсторминга.
- Технический коллектив. Сотрудники делают выбор в пользу иерархической структуры работ для решения поставленной задачи.
- Команды, ориентированные на прямую работу с клиентурой. ИСР повышает чувство уверенности в надёжности компании.
Скачать
файл
Грамотная иерархическая структура работ проекта проявляет себя наилучшим образом при решении масштабных задач. Тщательно спланированная стратегия сводит к минимуму появление дополнительных проблем, ведущих к изменению концепции проекта. Ведь сроки выполнения зачастую корректируются в сторону увеличения по причине изначальной недостаточной проработанности этапов выполнения проекта.
Преимущества иерархической структуры работ
Широкое применение ИСР разработчиками обусловлено несомненными преимуществами, среди которых выделяют:
- Улучшение взаимодействия между участниками проекта, причем вне всякой зависимости от его направленности: внутренней или внешней. Иерархическая структура работ на каждой стадии реализации усиливает коммуникацию в команде.
- Поле для творчества. При первоначальном проектировании использование ИСР значительно расширяет возможности креатива.
- Концентрация усилий на финальный результат. Каждый участник команды сфокусирован на конечную цель, что исключает выполнение малопродуктивной второстепенной работы.
- Конкретизация. Усиленное внимание к каждой детали проекта – залог успешности его реализации в полном объёме.
- Прогнозирование проблем. После завершения проекта иногда возникают дополнительные трудности. В процессе создания иерархической структуры работ их количество минимизируется благодаря заблаговременному учёту всевозможных нюансов.
- Брейнсторминг. Принципы иерархической структуры работ позволяют менеджерам устраивать коллективный мозговой штурм для поиска наиболее оптимального решения. Структурный анализ и последующий синтез способствуют легкой сортировке идей по принципу полезности.
- Рациональное планирование. ИСР дает больше возможностей корректировать план и оценивать степень выполнения каждого пункта.
- Реакция на угрозы. Внедрение ИСР уменьшает вероятность возникновения рисков с самых первых этапов, что позволяет наиболее рационально управлять трудовыми, временными и финансовыми ресурсами.
Читайте также
- Разделение зон ответственности. Оптимально структурированный проект позволяет назначать конкретных исполнителей на отдельные направления.
- Пластичность процесса. Иерархическая структура работ находит применение в самых разных сферах. Кроме того, ИСР обладает признаком привлекательности для клиентов, поскольку прозрачность внутренней структуры способствует лучшему пониманию процедур.
Принципы разработки ИСР
В качестве элемента проекта выступают услуги, конкретный продукт, работа или совокупность работ (WBS group). Принцип иерархической структуры работ подразумевает зависимость каждой составляющей вышестоящего уровня от элементов нижестоящего. Рассмотрим основные концепции:
- Принцип целостности и логической последовательности. В СДР входят все структурные единицы, при этом необходимо исключить дублирование.
- Принцип «Правильного дерева». В основе лежит формирование такой структуры, в которой каждый зависимый компонент («ветка», в случае более сильной детализации – «лист») наследует свойства только одного родительского элемента.
- Принцип единства критерия. Следует избегать одновременной работы с продуктом и функциональными задачами.
- Принцип глубины СДР. Детализация производится до такого уровня, при котором весь процесс структурирован до мельчайших элементов, работы над которыми способен осуществлять каждый отдельно взятый сотрудник.
Если придерживаться всей совокупности этих принципов, то иерархическая структура работ обретает набор определённых атрибутов:
- перечень работ определяется с достаточным уровнем детализации;
- содержит полный объем (выпавшие из-под контроля ИСР работы не входят в содержание всего проекта);
- структура обладает признаком иерархии, при котором элементы, расположенные на более низких уровнях, приобретают выраженно точный конкретный характер, верхние же определяют основные вехи реализации этапов проекта;
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере
Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT
ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains
Безопасные и надежные программы для работы в наши дни
Уже скачали 20968 
- отдельные блоки системы обладают некоторой степенью свободы;
- при выстроенной иерархической структуре итоги работ могут быть измерены, при этом решение каждой совокупности задач приводит к исходному результату, что облегчает оценку требуемых затрат, в том числе и временных;
- все этапы (от начальных до финишных) обладают прозрачностью.
Следует отметить, что объем работ на нижних уровнях иерархии достаточно невысок для решения задач и упрощает оценку степени готовности. Кроме того, он способствует более точному определению действий, необходимых для достижения результата.
С другой стороны, увлекаться дроблением работ до элементарного состояния не стоит, так как это породит проблемы с обработкой информации. Детализацию следует доводить до оптимального уровня, который обеспечивает наиболее рациональный темп с возможностью получения отчетности.
Руководствоваться здесь можно одним из правил: длительность работ над каждым из элементов не должна превышать величины временных отрезков между контрольными реперами (например, собрания менеджмента). То есть, если совещания проводятся раз в неделю, то и время на решение отдельных задач должно быть синхронизировано с этим промежутком.
Пакет работ и словарь ИСР
Пакет работ – это минимальный элемент СДР, обладающий следующими признаками:
- подвержен реалистичной оценке;
- результат может быть измерен;
- плавность и непрерывность выполнения даже после получения корректирующей информации для дальнейшей работы;
- есть возможность передачи стороннему исполнителю.
Впоследствии происходит разбивка пакета работ на отдельные операции. Впрочем, тема детальной разработки графика проекта выходит за рамки данной статьи, посвященной иерархической структуре работ.
Для того чтобы все участники проекта (в том числе и заказчики) оперировали однозначной терминологией, параллельно с разработкой СДР должен быть сформирован глоссарий ИСР, который представляет собой руководство к каждому пакету работ. Словарь содержит определение терминов, присвоенные элементам номера, названия, временные сроки на осуществление, перечень ресурсных затрат и другую необходимую для успешной реализации информацию.
Подобный документ позволяет ответственному за проект лицу осуществлять эффективное руководство, исключить ненужные или дублирующие операции, чётко следовать временным рамкам.
Этапы формирования иерархической структуры работ
Начинать необходимо с определения основного направления в верхнем уровне иерархической структуры работ проекта. Составьте перечень задач. Неплохо, если на этом этапе формирования концепции примут участие все члены команды.
Но, с другой стороны, каждый определённый пакет работ должен курироваться отдельным специалистом.
Стадии разработки иерархической структуры работ проекта:
Определите и утвердите цели проекта
Описание концепции и функционала будущего продукта. На этом этапе WBS, как правило, задействованы силы всех участников группы.
Разбейте проект на блоки
Многие сложные проекты требуют более детального описания каждого блока задач. Готовых рецептов тут быть не может по причине большой вариативности требований, наличия ресурсов и запаса времени. Тем не менее, в общих чертах подобное разделение можно осуществить такими методами:
- по предварительным результатам. Например, при строительных работах таким вехами могут служить: установка фундамента, возведение стен, кровли, чистовая отделка;
- по отчётным периодам. В качестве сроков могут выступать: недели, декады, месяцы, кварталы, годы;
- по функциональным обязанностям — подрядчика, заказчика или поставщиков;
- по структурным подразделениям фирмы — отдел проектирования,инжиниринг, маркетинг;
- по использованию финансовых ресурсов. Сопоставление результатов работ с выделенными для освоения средствами.
Конечно, предложенная дифференциация весьма условна и может применяться комплексно. Тем не менее, при разработке иерархической структуры работ всё же полезным будет выбор приоритетного направления.
Определите итоги
Необходимо сформулировать конечный результат каждого из этапов. Причем, переход к следующей стадии должен осуществляться только при их достижении в полном объёме. К тому же, для них следует сделать подробное описание функционала и целей.
Только до 29.05
Скачай подборку тестов, чтобы определить свои самые конкурентные скиллы
Список документов:
Тест на определение компетенций
Чек-лист «Как избежать обмана при трудоустройстве»
Инструкция по выходу из выгорания
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:
Уже скачали 7503
Сделайте детализацию конечных результатов
Следующим уровнем иерархии будет конкретизация задач, которые нужно представить в виде отдельных секций. В этом случае, каждый из участников проекта сможет легко их контролировать.
Делегируйте полномочия
Распределение поручений с назначением ответственных за выполнение делается на завершающей стадии формирования иерархической структуры работ. Каждая задача будет выполняться конкретным специалистом.
При такой организации труда полученные результаты на любом из этапов будут наиболее эффективными.
Графическое исполнение ИСР
При визуализации Work Breakdown Structure нужно обратить внимание на наглядность и удобность использования. Представим вашему вниманию самые распространенные варианты.
- Контурная структура
Наименее сложная разновидность изображения иерархической структуры работ проекта. Представляет собой совокупность задач с числовыми значениями (включая подпункты) в виде линейно (сверху-вниз) расположенной последовательности.
- Иерархическая таблица
Упор делается на более детальную демонстрацию взаимозависимости задач. Графическая составляющая играет незначительную роль. Подобная таблица часто изображается в отдельном файле.
- Древовидная структура
Граф выглядит как перевёрнутое дерево, в котором главный (корневой) уровень располагается сверху, а подчиненные (ветки и листья) – снизу.
Применение иерархической структуры работ при любом проектировании позволяет добиться наибольшего эффекта от его реализации при минимальных издержках. Это один из главных предварительных этапов, позволяющий значительно снизить возникновение всевозможных рисков, влекущих за собой выполнение непредусмотренных дополнительных задач.
Читайте также
Положительным моментом также является повышение заряженности участников команды на результат и, что немаловажно, вызывает доверие инвесторов и заказчика.
Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
- таблицы (очень удобный метод отражения)
- ментальной карты (например, в FreeMind)
- иерархической структуры задач (например, в Microsoft Project)
- диаграммы на рыбьих костях.
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
- код элемента
- название элемента
- содержание элемента (подробное описание назначения, состава, структуры, подэлементов и т.п. Главное — однозначно определить что(!) это за результат и как его отличить от других)
- кто отвечает за его получение (фамилия, имя и домашний адрес). Этот пункт здорово активизирует исполнителей, поверьте!
- оценка объемов и т.д.
Зададимся двумя вопросами:
- Какой принцип декомпозиции выбрать для первого уровня?
- До какого уровня декомпозировать проект?
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
- бизнес-заказчик. Он может отвечать за результаты:
- бизнес требования к системе
- подготовленные к загрузке в систему данные
- обученные пользователи
- бизнес-тестирование и т.д.
- ИТ со стороны заказчика. Они могут отвечать за:
- серверы
- закупленные лицензии
- интерфейс обмена с другими учетными системами и т.д.
- вендор (поставщик программного продукта) отвечает за
- аудит технической архитектуры
- компания — внедренец программного обеспечения (ваша структура):
- техническое задание
- настройка системы
- доп.программирование системы и т.п.
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
- глубина декомпозиции должна позволять более-менее достоверно оценить объем работ элемента
- время на выполнение элемента не должно быть более периода контроля. Поясню: у меня проекты контролируются с периодичностью 1 раз в 2 недели. Значит, декомпозировать задачу можно до тех пор, пока ее длительность не составит 10 или меньше рабочих дней.
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
- все элементы должны быть декомпозированы до достаточного уровня (например, до 10 дней и 1 исполнитель)
- не должно быть дублирования одного и того же элемента в разных ветках
- если проект предусматривает итерации, то каждая из них должна быть отражена и пронумерована
- заказчик должен прочитать ИСР хотя бы 1 раз
Промежуточный итог
Подведем итоги.
- Иерархическая структура работ — способ оценить объем работ по проекту, разбив его элементы на более измеримые части.
- ИСР описывает все работы, которые должны быть выполнены в проекте. Все, что не отражено — не делается в проекте.
- Если напротив каждого элемента ИСР написать фамилию ответственного, то вовлеченность исполнителя будет выше в 3 раза
- Способов декомпозиции несколько, выбирай любой
- Глубина декомпозиции должна позволять оценить объем пакета работ (остальное можно детализировать в ходе проекта)
- Корректная ИСР — это структура без дублирования, с примерно одинаковыми по объему работ элементами и понятная заказчику
Опубликовано на http://www.pmwebinars.ru
Просмотры: 83 470