Исходящее письмо с номером как составить

Нумерация писем в делопроизводстве

По материалам форума.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама…

— Регистрация начинается с первого номера.

— То есть получается так: 11.01.08 № 01?

— порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;— номера дела по номенклатуре дел.Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:— для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;

— Не во всех компаниях или на производствах это номер дела, у нас например 11 — код станции, 01, 02, 03 — нумерация писем куда они направляются..Так что не ко всем это применимо)

— У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое,

— Здравствуйте!Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

(передают во внешнюю среду через факсимильную связь). Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку (например, обычная переписка по снабжению), необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма?

— Документы, издаваемые подразделениями, находятся на оперативном хранении до сдачи в архив. В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих). В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.Т.е.

у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем. Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию. Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е. иметь дату создания и индивидуальный номер.

— Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены 15 номеров в феврале месяце. Как правильно оформить этот пропуск и каким документом это регламентируется? Заранее всем спасибо за ответы.

— Никакими… В журнале сами номера записаны? Оставте как есть! Может понадобиться…

— Добрый день! Возможно кто-то сможет подсказать по регистрации исходящих писем. С нового года хотим изменить регистрацию исходящих писем, но у меня нет другого практического опыта в этом вопросе. На данное время в организации исходящие письма пишут сотрудники офиса и сохраняют их в сквозном порядке в папке, открытой для всего офиса на сервере, т.е.

исходящие письма регистрируются на момент создания письма. С нового года хотим начать регистрацию исходящих писем от руки, непосредственно перед подачей письма на подпись руководству. Но как это осуществить, в ситуации, когда письма нужно сохранить с возможностью редактирования и последующего легкого доступа к ним, и при этом вести свою регистрацию. Т.е. какое давать имя файлам проектов исходящих писем?

— Сделайте две папки: «Проекты писем» (письма можно номеровать название фирмы дата создания ромашка-11-10-2011 (как вариант)) в общем доступе, вторая папка у Вас (чтоб вы могли контролировать все изменения) «исходящие 2011», куда вы после подписания, регистрации и переносите (вырезать-вставить или копировать — вставить) письмо соответственно переименовываете его или «сохранить как» папка «Исходящие»

— А зачем регистрировать, как исходящее до подачи на подпись? Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой. У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку. Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

— Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к. дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?

— Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку. Если оригинал нужно продублировать, отправить по почте, делается копия и копия подшивается в папку с пометкой, что направлено по почте, число, если заказным — бланк и соответственно отчёт факса, что он прошёл, тоже прикрепляется к письму.

Если уж руководство хочет, чтоб проекты были доступны, можно создать отдельную папку, куда исполнители будут помещать их, соответственно, это будет надо уже вводить и регистрацию проектов, не вижу смысла. Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.

— Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00. Документу прсваивается номер состоящий из цифры обозначающей дело в которое он будет зашит и сквозной номер по журналу регистрации (например 01-28/2458, где 01- номер подразделения, 28 номер дела, 2458 — сквозной номер).

— Добрый день! Приказы руководителя по основной деятельности могут же регистрироваться в отдельном журнале? И существует какая то унифицированная форма журналов по приказам?

— Все формы журналов:— журнал регистрации исходящих документов,— журнал регистрации входящих документов,— журнал регистрации внутренних документов,и многое другое, причем и сами формы журналов, и примеры их заполнения, вы найдете в статье:«Организация делопроизводства — Формы документов» на нашем сайте.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

— поздравительные письма и телеграммы;

— пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Входящие документы

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

1. Место жительства
2. Главная

Как правильно нумеровать исходящие письма

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п.

производится по каждому виду раздельно. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя.

Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя. Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных. Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет.

Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

• документы, не требующие исполнения и ответа;
• малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
• письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс).

Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Регистрация документов Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Однако не все это подлежит регистрации.

У нас есть папка «на подпись» туда складывают на подпись без регистрации, потом подписанное регистрируется и отправляется, не подписанное, отдаётся на доработку.

Исполнители сами приходят за своими письмами и дорабатывают.

Как узнать чьё письмо? Внизу обязали писать исполнителя, как положено )))Никаких проблем, что является проектом, это всего лишь проект, пока не подписано, отвечает исполнитель, наше дело напомнить, если есть сроки.

Как-то так. — Спасибо за ответ:)Вообще так и надо делать по всем правилам, т.к.

дата письма ставится на момент отправления его адресатуА проекты этих писем где-то сохраняются? Можно ли их найти в короткие сроки спустя какое-то время? Или эти проекты сохраняются у исполнителей? А подписанные письма вы оставляете себе после отправки по факсу?Наше руководство хочет, чтобы все проекты писем лежали в одном месте, чтобы иметь доступ к ним с любого компьютера в офисе.

Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%).

Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу. Если книга ведется в электронном варианте, каждый вечер ее необходимо распечатывать.

В конце года она брошюруется. 4 При учете документов и кассовых операций ИП используют приходные (по форме КО-1) и расходные кассовые ордера (по форме КО-2). Последние применяют при всех исходящих операциях — выдаче зарплаты, выплате поставщикам, сдаче наличности и пр.

Вам понадобится

• — КУДиР;
• — кассовая книга;
• — первичные документы;
• — кадровые документы.

Инструкция 1 Перечень документов, который необходим ИП для ведения деятельности на УСН, можно разделить на несколько групп. Это та, которая связана с налоговым учетом, с работой с клиентами и наемными работниками.

От бухгалтерского учета ИП освобождены. 2 Основным регистром, который фиксирует поступления и расходные операции ИП, является КУДиР. В ней фиксируются все поступления в кассу и на расчетный счет ИП, которые служат основой для расчета налогооблагаемой базы.

При этом ИП на УСН-6% не обязаны вести учет расходов. По новым правилам КУДИР не заверяется в налоговой, но предприниматель должен быть готов предъявить ее в любой момент по запросу.

Иванов При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор ООО «Компания «Название» А.А. Иванов Главный бухгалтер М.В.

Петров При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо продажам Заместитель директорапо покупкам А.А. Иванов М.В. Петров 10.

Печать Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи. 11.

Исполнитель Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

• Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

• Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.

   внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый.

   Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Регистрация документов

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами.

При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

• входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
• исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
• внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: — имеющие в адресе указание структурного подразделения; — фамилию работника предприятия.

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:

• обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
• систематизации и обработки корреспонденции;
• облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
• обеспечения сохранности документов;
• проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

• В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

Журнал содержит следующие графы: — номер документа, включающий номер дела; — дата документа; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок к тексту; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); — исполнитель; — примечание. При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация.

Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Так что не ко всем это применимо) — У меня регистрация ведется так:01/05-01 где01 — код подразделения (филиала)05- структурное отделение в моем филиале, он же является порядковый номер папки по номенклатуре дела)01- номер исходящий документакод подразделения это для меня важно нас в регионе 6 филиалов, и я знаю, точно, что это письмо мое, — Здравствуйте!

Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом.Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос:действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют? (передают во внешнюю среду через факсимильную связь).

откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

… … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

Для чего нужен? Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

• облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
• сокращает сроки исполнения поручений руководства;
• помогает контролировать работу подчиненных;
• повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта.

как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.

30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

У вас должен быть журнал входящей и исходящей корреспонденции.

На каждом предприятии система своя. Если делопроизводство ведётся по различным отделениям, то, помимо конечного исходящего в номере присутствует кодировка отделения и их исходящий номер. Это делается для удобства при большом количестве подразделений, где по коду легко будет найти, кто создавал документ и под каким номером он ушел из отдела (у них тоже документ регистрируется в своём журнале).

В зависимости, как принято у вас, так и продолжайте. Если надо, то — с самого первого номера.

То же и с приказами. Должен быть журнал регистрации приказов.

Как для документов, так и для приказов, после числа и номера в журнале указывайте, чего касался документ, за чьей подписью уходил.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация исходящих писем в делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Делопроизводство от А до Я.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Программа для нумерации исходящих писем

Регистрационный номер заносится в графу 1.

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. В разделе Контрагенты дважды кликните по названию контрагента-отправителя. В открывшейся карточке контрагента перейдите на вкладку Отправитель.

В пользовательском шаблоне можно использовать буквы, цифры и простейшие шаблоны для генерации номеров (перечислены в верхней части вкладки).

Важно : в номере не может быть более 10 символов.

Например, на скриншоте выше ООО «РИТ» нумерует входящую корреспонденцию так: вх2011-1, вх2011-2, вх2011-3 и т.д.

В шаблоне для исходящей корреспонденции ООО «РИТ» использует сокращённое обозначение года, и кроме того, начинает нумерацию писем в программе с номера 6: исх11-6, исх11-7, исх11-8 и т.д. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Порядок регистрации исходящих документов

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: § письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; § поздравительные письма и телеграммы; § приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; § печатные издания (книги, брошюры, журналы); § копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; § информационные материалы и т.д.

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Как нумеровать письма исходящие

нумерация корреспонденции Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки. Регистрация исходящих документов Подписанные руководителем регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Для корректной работы программы могут потребоваться библиотеки Visual FoxPro. номер исходящего письма это Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация,

Делопроизводство от А до Я

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации; сокращает сроки исполнения поручений руководства; помогает контролировать работу подчиненных; повышает продуктивность работы. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012? 2.

Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

Нумерация исходящих писем и приказов

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.

   В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.

2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

III. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов

3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно..

3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.

3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

Пример исходящих документов

С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Исходящие номера документов примеры

Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством. Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения.

Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.

Похожие записи:

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например: