Как исправить дату в графике отпусков

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 14 мая 2018 г.

Содержание журнала № 10 за 2018 г.

Какие могут быть претензии к графику отпусков

Претензия 1. График утвержден позже, чем положено

График отпусков нужно утвердить за 2 недели до наступления календарного годаст. 123 ТК РФ. Если такой срок не соблюден, штраф будет законнымРешения Октябрьского райсуда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017; Балтасинского райсуда поселка городского типа Балтаси от 22.09.2016 № 12-36/2016.

Загляните в свой приказ об утверждении графика отпусков на 2018 г. Он должен быть издан не позднее 18.12.2017ст. 14 ТК РФ.

Кстати, претензия у проверяющих может возникнуть и в случае, если вы утвердили график вовремя, но потом решили его переутвердить, допустим в связи с изменением должности у кого-то из сотрудников. И сделали это позже, чем положеноРешение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017. Если возникает необходимость внести исправления, то не меняйте дату издания графика, не переутверждайте его полностью, а издайте приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2017».

Претензия 2. В графике указан только месяц предоставления отпуска

ТК РФ не содержит требование указывать дату начала отпусков работников в графике отпусковстатьи 14, 123 ТК РФ. Но чтобы не спорить с трудинспекцией, лучше при его составлении проставить точные дни и месяцы начала отпусков сотрудниковРешение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/2016.

День начала отпуска можно будет изменить по просьбе работника. Кстати, если работник не относится к тем категориям, которым отпуск дается в удобное для них время, вы не обязаны переносить ему отпуск на выбранный им день. А вправе договориться о другой дате начала отпускаАпелляционное определение Челябинского облсуда от 30.09.2014 № 11-9616/2014. В частности, с учетом времени отпусков других сотрудников в одном месяце.

Если никаких переносов отпусков не намечается и все работники уходят по графику, заявления на отпуск брать у них необязательно. А вот уведомлять о начале отпуска за 2 недели до его начала вы должны, это требование законаст. 123 ТК РФ. Для его выполнения можно сделать специальные извещения работникам, ознакомительные листы или ведомостиПисьмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Имейте в виду, что если в графике нет ни даты, ни месяца начала отпуска, то это нарушение трудового законодательства, которое, скорее всего, не удастся оспорить в судеРешение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017.

Претензия 3. В график включены не все работники

В нем должны быть перечислены все сотрудники, работающие в компании по трудовым договорам. В том числе в график нужно включить работников в следующих ситуациях.

Ситуация 1. На работу незадолго до нового года вышел новый сотрудник.

Даже если на начало календарного года, на который вы составляете график, новичок отработает менее 6 месяцев, его рабочий год завершится раньше окончания следующего календарного года. А до истечения 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей компании вы обязаны предоставить ему отпускст. 122 ТК РФ.

Ситуация 2. Сотрудница собирается в декрет. Отпуск по беременности и родам по общему правилу длится 140 дней, по истечении которых сотрудница вправе выйти на работу, а не уходить в отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она может успеть вернуться с правом на отпуск в год, на который составляется график.

Ситуация 3. Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Если такой отпуск закончится в том году, на который вы составляете график, то женщину нужно в него включить.

А вот если женщина находится в «детском» в отпуске и он приходится на весь календарный год, на который готовится график, то ее можно туда не вписывать. Если же она решит досрочно выйти из отпуска по уходу, не забудьте внести изменения в график, запланировав ее отпуск.

Ситуация 4. Работник имеет право на отпуск в удобное для него времяст. 123 ТК РФ. Если льготник еще не знает, когда он пойдет в отпуск в следующем году, оставьте графу о планируемой дате отпуска пустой. В примечании нужно указать, почему даже месяц начала отпуска неизвестен. Например, запишите: «Совместитель (ст. 286 ТК РФ)» или «Воспитывает ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ)».

Ситуация 5. Работник полностью использовал свои отпуска до начала календарного года, на который составляется график.

Предположим, сотрудник вышел к вам на работу 1 декабря 2016 г. По графику отпусков на 2017 г.:

•отпуск за первый рабочий год с 1 декабря 2016 г. по 30 ноября 2017 г. был предоставлен ему в июне 2017 г.;

•отпуск за второй рабочий год с 1 декабря 2017 г. по 30 ноября 2018 г. был предоставлен ему в декабре 2017 г.

В графике на 2018 г. отпуск сотруднику не предусмотрен. В графе «Примечание» запишите: «Отпуск за период с 01.12.2017 по 30.11.2018 был полностью использован в 2017 г.».

Претензия 4. Отпуска в графике разделены на части неправильно

В частности, нарушение будет в таких ситуацияхст. 125 ТК РФ.

Ситуация 1. Руководитель поделил отпуск без согласия работниковРешение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017.

Законом не установлено, в каком виде нужно оформлять разделение отпуска на части и получать согласие сотрудника. Но всегда безопаснее иметь письменное подтверждение от работника. Для этого можно, например:

•собрать заявления сотрудников с указанием желаемых периодов отпусков;

•составить проект графика отпусков, в котором работники собственноручно будут записывать периоды своих отпусковАпелляционное определение Приморского крайсуда от 12.09.2017 № 33-9204/2017. Форму проекта графика, порядок его применения и хранения нужно будет утвердить локальным нормативным актом компании;

•ввести в сам график или в лист ознакомления с ним графу, где работник будет писать: «Согласен с разделением отпуска на части» или «Не согласен…»Решение ВС Республики Башкортостан от 25.10.2017 № 21-1499/2017.

Ситуация 2. Отпуск поделен на части, каждая из которых менее 14 календарных дней. Так, в одном споре компания была наказана за то, что работник, которому положен отпуск длительностью 31 день, по графику был в отпусках 8 дней, 11 дней и 4 дня, а 8 дней еще не отгулялст. 125 ТК РФ; Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017.

Когда работники высказывают или записывают свои пожелания по периодам отпусков, отслеживайте, чтобы при делении отпуска на части хотя бы одна из них была не менее 14 дней. Это прямая норма закона, и вы вправе требовать ее соблюдения от своих сотрудников.

Претензия 5. Работники не ознакомлены с графиком

Ежегодно после утверждения графика отпусков все работники должны быть ознакомлены с ним под росписьРешения Аксубаевского райсуда Республики Татарстан от 06.12.2017 № 12-49/2017; ВС Республики Коми от 15.06.2016 № 21-428/2016. Причем не с приказом о его утверждении, а именно с самим текстом графикаРешение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017. Кстати, размещение графика отпусков на стенде в помещении компании тоже не считается ознакомлением с ним работниковРешение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017.

Отдельные суды не наказывают работодателей за отсутствие подписей работников об ознакомлении с графиком, мотивируя это тем, что сроков для такого ознакомления законом не установленоРешение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016.

Но чтобы не рисковать и исключить вероятность спора, лучше предоставить работникам текст графика и документ, где они могут поставить свои подписи. Например, ведомости ознакомления с графиком отпусков, лист ознакомления с графиком. Или в самом графике можно предусмотреть отдельную графу для подписей сотрудников.

Претензия 6. График отпусков не соблюдается работодателем

График отпусков является обязательным для работодателя. Отказать в предоставлении отпуска в указанное в графике время он не вправеРешение Хабаровского крайсуда от 27.07.2015 № 21-538/2015. Можно переносить отпуска сотрудников, но для этого необходимыст. 124 ТК РФ:

•причина, из-за которой уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальной работе компании. Например, если одновременно заболеют и уйдут в отпуск сотрудники, занимающиеся одинаковой работой, из-за чего нарушится производственный процесс;

•письменное согласие работника на перенос отпуска. Лучше оформить такое согласие отдельным заявлением. Одна лишь подпись работника об ознакомлении с приказом о переносе отпуска не подтверждает его согласия на изменение периода отпускаРешение Краснодарского крайсуда от 19.05.2015 № 12-1484/2015.

Претензия 7. В графике не отражены дополнительные отпуска

Дополнительные отпуска, положенные, например, за ненормированный рабочий день или работу во вредных условиях, тоже должны быть расписаны в графике отпусков, как и основныеРешение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015.

Кстати, если на момент составления графика продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда неизвестнаст. 121 ТК РФ, можно сделать отметку об этом в графе «Примечание». А когда будет ясно, за какой стаж работы во вредных условиях дается дополнительный отпуск, его точную продолжительность с датами предоставления сотруднику нужно будет указать в графикеПисьмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045.

* * *

Срок хранения графика — 1 год после окончания его действияст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Поэтому график отпусков на 2016 г. вы можете уничтожить в 2018 г.

А вот график на 2017 г. вы обязаны хранить в течение всего 2018 г.