Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.
Заявление о смене фамилии
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
12.02.2018 /М.И. Петрова/
СНИЛС
Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.
Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.
Издание приказа
Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
ПРИКАЗ № ______
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника
г. Москва 12.02.2018
На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника
ПРИКАЗЫВАЮ:
изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.
Генеральный директор /И.И. Иванов/
В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.
Исправление фамилии в трудовой книжке
В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:
- старая фамилия перечеркивается одной чертой;
- рядом вносится новая;
- на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.
Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.
Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:
Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).
Удостоверьтесь, что знаете новые правила заверения Трудовых книжек.
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.
Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.
Добавить в «Нужное»
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)
Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.
Изменение фамилии в трудовой книжке
Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ.
В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4, 12, 15 Положения о паспорте, утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).
Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также – ТК) на своих сотрудников.
Как следует из статьи 66 Трудового кодекса РФ, ТК представляет собой главный документ о трудовой деятельности и стаже сотрудника, в которую вносятся соответствующие сведения.
Форма и порядок ведения этого документа закреплены в двух нормативных правовых актах:
- Правила ведения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкция по заполнению ТК, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
На основании подпункта «а» пункта 9 Правил ТК содержит, в том числе, информацию о фамилии сотрудника, которая вносится в указанный документ в соответствии с его паспортом. Следовательно, при изменении фамилии в паспорте сотрудника аналогичные изменения надлежит произвести и в рассматриваемом документе о трудовой деятельности.
Соответствующая смена фамилии в трудовой книжке производится в соответствии с пунктом 26 Правил и пунктом 2.3 Инструкции.
Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.
Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)
Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.
Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.
Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).
Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.
Срок действия документа ограничен 1 сентября 2027 года.
7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
8. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник (или сотрудница) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе (сотрудница захотела вернуть девичью фамилию).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене (в 20, 45 лет).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет (ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство (из органов ЗАГСа), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
Такском-КЭДО позволит быстро оформить и согласовать кадровые документы. Снижайте временные и финансовые затраты на документооборот при помощи современных технологий.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 (если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года);
- лицевом счете;
- табеле учета рабочего времени;
- графике отпусков;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС (самостоятельно, без участия работодателя).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ «О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов. При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший(в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Пример записи: «Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации)».
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Для передачи новых данных о сотрудниках в ФСС через интернет воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер. Безлимитная отчётность во все подразделения госорганов.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам: