Что делать в случае, когда необходимо исправить ранее переданные сведения о трудовой деятельности? В нашей новой статье мы расскажем, как скорректировать и отменить ранее переданные сведения о трудовой деятельности в СФР в программе «1С:Бухгалтерия».
Корректировка переданных ранее сведений о трудовой деятельности
Внести корректировку в принятые фондом сведения можно непосредственно в кадровый документ, с помощью которого было зарегистрировано кадровое мероприятие, или с помощью документа Регистрация трудовой деятельности. В зависимости от того, какие данные надо корректировать, и принимается решение, как их корректировать – вносить изменения непосредственно в исходный кадровый документ или воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности. После корректировки сведений необходимо создать новый документ ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и отправить его в СФР.
1. Ошибка в дате принятия в организацию. Необходимо сформировать корректировку по подразделу 1.1 подраздела 1 формы ЕСФ-1.
Для корректировки данных организация решила отредактировать их в первичном документе Прием на работу, с помощью которого это мероприятие было зарегистрировано. Так как по мероприятию был зарегистрирован документ ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, вверху кадрового документа выводится предупреждение о том, что данные по этому мероприятию редактировать нежелательно. Для изменения данных документа нажмите на кнопку Еще и выберите команду Разблокировать форму. Измените некорректные данные.
Если что-нибудь изменить в кадровом документе, прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения сформируется новое мероприятие. При изменении сведений в подразделе 1.1 подраздела 1 будет сформировано — первая строка с ранее переданными сведениями с признаком отмены, вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии. При снятии документа с проведения формируется строка с ранее переданными сведениями о мероприятии с признаком отмены.
Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд, то при проведении документа новое мероприятие для заполнения подраздела 1.1 подраздела 1 в последующем формироваться не будет. При формировании ЕФС-1 по сотруднику будут сформированы две строки. Строка с признаком отмены ранее переданных сведений и строка с корректными сведениями. Дата отмены — дата компьютера, когда корректировались сведения кадрового документа.
2. В СФР были переданы сведения с неверным номером приказа. Чтобы сведения в электронном и бумажном виде были одинаковы, принято решение подать корректировку подраздела 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1.
Для корректировки номера приказа кадрового мероприятия можно воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности. Для изменения ранее зарегистрированных мероприятий нажмите на кнопку Изменить.
В документе Мероприятия трудовой деятельности слева выводится список сотрудников, по которым были зарегистрированы кадровые мероприятия, а в правой части перечисляются кадровые мероприятия по конкретному сотруднику. При выборе мероприятия, которое необходимо изменить, в документе заполняются две строки – одна с отменой ранее зарегистрированного мероприятия, и вторая с такими же данными, но в которую можно внести требуемые изменения. Кнопка Провести и закрыть.
Сведения, которые были изменены, будут отражены в ЕСФ-1 автоматически при последующем их формировании. В форме появляется строка с признаком отмены ранее переданных сведений и строка с корректными сведениями.
Если в программе используются номера приказов с префиксом, и они вносятся в бумажную трудовую книжку, и при этом необходимо, чтобы такие номера отражались в сведениях, нужно снять флажок Удалять префиксы организации и ИБ из номеров кадровых приказов. Если кадровое мероприятие было зарегистрировано документом Регистрация трудовой деятельности, то в случае корректировки данного мероприятия также надо воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности.
Отмена переданных ранее сведений о трудовой деятельности
Для того чтобы отменить ранее переданные сведения по мероприятию, можно снять с проведения кадровый документ, с помощью которого кадровое мероприятие было зарегистрировано, или ввести документ Регистрация трудовой деятельности. Далее необходимо создать новый документ ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и отправить его в СФР.
1. По сотруднику были переданы ошибочные сведения в СФР, так как он был переведен на другую должность. Необходимо сформировать отмену кадрового мероприятия.
При следующем формировании ЕСФ-1 автоматически появится строка с ранее переданными сведениями о мероприятии с признаком отмены. Дата отмены — дата компьютера, когда кадровый документ был снят с проведения.
2. По сотруднику были ошибочно переданы сведения в СФР, так как он был лишен права заниматься деятельностью. Необходимо сформировать отмену кадрового мероприятия.
Кадровое мероприятие о лишении права заниматься определенной деятельностью регистрируется документом Регистрация трудовой деятельности. Далее на основании этого документа заполняется документ ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.
Для отмены ошибочно зарегистрированного кадрового мероприятия можно снять с проведения ранее зарегистрированный документ Регистрация трудовой деятельности или воспользоваться кнопкой Отмена документа. Создайте новый документ Регистрация трудовой деятельности и нажмите на кнопку Отмена. При выборе мероприятия, которое необходимо отменить, в документе заполняется одна строка с отменой ранее переданного в фонд мероприятия. Кнопка Провести и закрыть. Сведения, которые были отменены, будут отражены в ЕФС-1 автоматически при последующем их формировании.
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Вы только пришли в организацию кадровиком и выяснили, что кадровое делопроизводство в ней практически отсутствует. Есть какие-то документы, в основном бухгалтерские, но в них абсолютно нет логики и порядка. С чего начать? Пойти традиционным путем, начав с разработки ЛНА, типовых форм трудовых договоров, и затем перейти к учетным документам, не получится. Ведь сотрудники уже трудятся, получают зарплату, ходят в отпуска. Поговорим о восстановлении кадрового делопроизводства в работающей организации. Автор предлагает алгоритм необходимого минимума действий, который сам неоднократно применял на практике во время восстановления кадрового делопроизводства в различных организациях. Статья поможет в работе как начинающим кадровикам, так и людям с опытом, столкнувшимся с неразберихой в кадровой документации по новому месту работы.
Начинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?
В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.
Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.
При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:
Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.
Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).
Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.
Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов
Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.
Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.
Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:
Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.
Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:
В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:
- предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
- отпусков без сохранения содержания;
- направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)
или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).
В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.
Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.
Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание
После того как проведена работа по формированию списка работников и их «передвижений» внутри компании, нам следует приступить к оформлению организационной структуры работодателя 1 и штатного расписания.
Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное…
Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства
По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:
- Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
- Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
- Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.
План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.
Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов
Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:
- для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
- какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
- какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.
После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).
Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя
Общие:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- журнал учета трудовых книжек;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- положение об обработке персональных данных сотрудников
На каждого сотрудника:
- трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
- трудовая книжка;
- личная карточка Т-2;
- приказ о приеме (перемещении, увольнении).
Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.
Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.
Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы
К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.
Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.
Пример 1
Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.
Пример 2
Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.
Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.
Что нужно сделать:
- Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
- Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение о защите персональных данных;
- Положение о командировках.
Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
- Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
- Восстановить обязательные кадровые документы:
- сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
- проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
- выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
- подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.
Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)
Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:
- Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
- Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
- Согласие работников на обработку персональных данных.
- Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
- Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
- Приказы на изменение заработной платы.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
- Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
- Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.
Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.
Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.
Пример
Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.
Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.
В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.
Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам
На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:
- Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
- Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
- Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
- Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
- Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
- Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.
Обратите внимание!
Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.
- Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.
Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.
Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?
Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.
Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».
Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?
Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.
Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.
Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.
Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.
А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.
Проблемы в кадровом учете
Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.
Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.
Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.
А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.
В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.
Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.
Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)
Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).
Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.
Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.
Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.
Платформа Рокет Кадры помогает автоматизировать кадровые процессы, гарантирует порядок в кадровом учете, а документы всегда под рукой — в облачном архиве. Платформа работает онлайн без рутины и бумаг.
Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.
Основной перечень локальных актов компании следующий:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Положение об оплате труда и премировании.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение о командировках.
- График отпусков, график сменности.
- Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
- Коллективный договор (не во всех компаниях).
Все вышеперечисленные локальные акты должны быть составлены в соответствии с ТК, не противоречить его нормам, при этом отражать специфику деятельности конкретной компании.
От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.
На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:
- подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
- должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
- приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
- трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
- согласий работников на обработку персональных данных.
Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.
Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.
При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.
Платформа Рокет Кадры интегрируется с 1С: ЗУП для автоматической передачи данных по сотрудникам.
Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов
На данном этапе стоит проверить правильность оформления:
- ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
- работы в праздничные и выходные дни;
- направления в командировки;
- документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.
Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета
Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.
Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.
В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.
С платформой Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Документы подписываются онлайн без дублирования на бумаге. Электронную подпись для сотрудников можно получить удаленно.
Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой