Как исправить минусы по остаткам в 1с

Смотрите видео после статьи

видео может дополнять статью или содержать её полностью

Понятие «отрицательный остаток товара» связано исключительно с вопросами ведения учёта, поскольку и так всем понятно, что в реальной жизни не может быть отрицательного остатка. А вот в различных компьютерных программах нередко возникает ситуация, когда по данным программы остаток товара, продукции или материалов получается отрицательным.

Мы рассмотрим ситуацию с отрицательными остатками на примере учёта товаров в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 и выясним, почему возникает такая ситуация, допустимо ли это и как исправлять «минусы» у различных товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Почему остаток товара отрицательный

Чтобы понять почему отрицательные остатки товаров и других ТМЦ показываются в программе красным цветом, обратимся к плану счетов. Вот некоторые счета учёта, соответствующие материальным ценностям:

• 41 (товары);
• 10 (материалы);
• 43 (готовая продукция);

Все эти счета являются активными. Проще говоря, если на счёте что-то числится, то это должно отображаться положительным числом. Впрочем, это справедливо вообще для всех счетов, кроме активно-пассивных. Таким образом, для счетов учёта материальных ценностей, в том числе и для товаров, верно следующее правило, указанное ниже.

Если счёт активный:

В таком случае остаток по счёту всегда должен быть положительным числом. Если остаток отрицательный, то в 1С:Бухгалтерии он выделяется красным цветом.

Поскольку отрицательных остатков быть не может, значит где-то есть операция, в результате которой образовался остаток ниже нуля, то есть данный товар был списан со счёта в количестве, превышающем его реальный остаток. Давайте посмотрим, когда возникают такие ситуации.

Чтобы не возникало проблем в работе, необходимо понимать как работает Ваша программа учёта. Если Вы ведёте бухгалтерию компании в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, то для самостоятельного изучения конфигурации воспользуйтесь специальным учебным видеокурсом. Общая продолжительность курса 42 часа (с примерами уроков и учебным планом можно познакомиться по ссылке.)

Списание товаров, материалов и прочего «в минус» в 1С:Бухгалтерии разрешено. Для этого есть специальный флажок в настройках проведения документов. На рисунке ниже показана эта настройка для версии программы 8.3.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Подчёркнутая на рисунке настройка разрешает списание товара в количестве, превышающем его реальный остаток. То есть с этим флажком можно, например, продать то, чего реально нет на складе. Настройка имеет отношение не только к товарам.

Чтобы изменить настройки контроля отрицательных остатков в 1С:Бухгалтерии 8.3 зайдите в раздел «Администрирование» и в меню выберите пункт «Проведение документов». Откроется окно настроек, показанное на скриншоте выше.

Обратите внимание, что этот флажок установлен по умолчанию при создании новой базы 1С!

Проверьте эту настройку в своей информационной базе. Если она установлена, то лучше снять флажок, поскольку необходимость в нём возникает не у всех и не всегда. Оптимально будет включать эту настройку только тогда, когда Вам нужно будет разрешить списать что-то «в минус», а потом снова снять флажок. Так Вы избавитесь от случайных списаний отсутствующей в нужном количестве номенклатуры.

Как исправить отрицательные остатки товаров

Если у Вас возникла задача «исправить отрицательные остатки», то прежде всего следует учесть два варианта их возникновения, а уже потом что-то делать.

1. Минусовой остаток возник в результате ошибки;
2. Отрицательный остаток сделан Вами специально;

Сначала рассмотрим второй случай. Зачем нужно «создавать» отрицательные остатки чего-либо? Вопрос интересный, тем более что раз в 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрен для этого специальный флажок, значит зачем-то это нужно. Вот два типичных случая, когда эта настройка может пригодится:

• При вводе начальных остатков
  Вы ещё не ввели остатки по всем товарам, а продавать их уже нужно. В этом случае разрешаем продавать «в минус» и спокойно продолжаем вводить остатки.
• Нужно продать товар, поступление которого ещё не оформлено
  Похожая ситуация. Товар уже привезли, разгрузили и выставили на продажу, а в программе его оформить не успели. Ничего страшного, продадим пока «в минус», а потом оформим приход.
• Нужно продать товар с одного склада, но он числится только на другом складе
  А у Вас при этом нет прав или возможностей выполнить перемещение. Ситуация актуальна при работе из-под ограниченной учётной записи (но флажок списания «в минус» уже должен быть включен).

Могут быть и другие ситуации. Если Вы читали внимательно, то должны уже были понять, зачем нужен флажок для разрешения списания «в минус», а также как закрыть эти минусы. Если ещё не поняли, то читайте правило, выделенное ниже.

Как закрыть отрицательный остаток

Необходимо создать и провести приходные документы раньше, чем были записаны операции, которые привели к возникновению отрицательного остатка.

После этого перепроведите все документы, в которых товары списывались «в минус». Перепроведение необходимо для корректного списания стоимости ТМЦ со счетов! О групповом перепроведении Вы можете прочитать здесь.

Если же отрицательный остаток возник в результате ошибки, то прежде всего нужно эту ошибку найти. Для этого можно воспользоваться, например, карточкой нужного счёта, по которому остаток показывается красным. Также для общего контроля в 1С:Бухгалтерии 8.3 есть встроенный отчёт, который так и называется «Контроль отрицательных остатков».

Если отрицательные остатки возникли в результате ошибки учёта, её исправление зависит от того, что это за ошибка. Вариантов здесь может быть много. Если Ваших знаний по 1С:Бухгалтерии недостаточно, то Вы можете записаться на онлайн курсы, представленные на нашем сайте.

В заключение мы можем дать следующую рекомендацию, которая поможет Вам избежать возникновения отрицательных остатков. Зайдите в настройки программы, как было описано выше, и снимите флажок, разрешающий списывать товары и прочие ТМЦ в «в минус» (то есть при отсутствии остатков по данным учёта).

Если флажок снят, то при попытке списания больше, чем есть на выбранном складе, документ просто не проведётся и 1С выдаст ошибку. И никаких минусов!

Если же флажок установлен, то документы спокойно проводятся и ошибка не показывается, поскольку программа считает, что Вы знаете что делаете. Ещё раз напоминаем — будьте внимательны!

Своим опытом работы с отрицательными остатками товаров в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (и не только) Вы можете поделиться в комментариях после статьи. Ваш опыт может помочь другим пользователям лучше разобраться в учёте ТМЦ и работе в 1С.

На торговых или производственных предприятиях в бухгалтерском учете в учетной системе «выскакивают» отрицательные остатки. Они отражают излишне списанный товар/материалы.

Каковы причины их возникновения?

Отсутствие прихода

Зачастую самой распространенной причиной их появления в программе Бухгалтерия 1С может быть отсутствие проведенного поступления товаров или ввода начальных остатков. Например, приобрели товар, но еще не успели его оприходовать в системе, однако его уже успели продать. А случается – товар был оприходован, затем перемещен в магазин и продан, однако кто-то отменил проведение документа поступления.

В данной ситуации правильным способом действия будет проверка наличия документа поступления в базе. Если он есть и не проведен, проверить заполнение и провести. Если документа поступления в базе вообще нет, необходимо ввести его задним числом. При этом необходимо понимать, что добавление задним числом документов в закрытом налоговом периоде может повлечь изменения сумм налогов, в частности – НДС.

Пересортица

Еще одной распространенной причиной рассматриваемого нами явления – пересорт или избыток одного наименования товара (материала) и при этом недостаток другого. Например, в программе в наличии отмечен только черный кошелек в количестве 10 шт., а в магазине продавец продает красный кошелек и оформляет в базе его продажу в количестве 5 шт. В итоге в базе остаток черных кошельков не уменьшается, а у красных кошельков возникает наш остаток.

В данном случае исправление остатков решается следующим способом: оформляется оприходование одного товара и списание другого. Для этого создается документ «Оприходование товаров» и в нем приходуется 5 шт. красных кошельков. Далее создается документ «Списание товаров» и в нем списывается 5 шт. черных кошельков.

Когда в 1С:Бухгалтерия 3.0 по товару (материалам) существует отрицательный остаток, то при проведении документа «Реализация товаров» выводится информационное сообщение о том, что данный документ провести не представляется возможным, поскольку отображенное в табличной части документа количество единиц превышает остаток.

Предостерегающие сигналы в оборотно-сальдовой ведомости – отрицательные остатки выделяются красным!

Как включить или отключить контроль отрицательных остатков в 1С БП 3.0

Настроить контроль можно в раздел «Администрирование», затем нажать на ссылку «Проведение документов».

Для отключения контроля нужно активировать флаг на параметре «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

Случается, для срочной продажи товара, который также срочно надо отгрузить, надо на время отключить контроль. Документ «Реализации» проводится в системе, а затем контроль включается снова. Потом обязательно надо не забыть провести анализ остатков, чтобы исправить ошибку в учете, из-за которой возник отрицательный товар.

Для того чтобы контролировать остатки в разрезе складов, надо настроить по ним аналитику в «Параметрах учета» через «Администрирование».

Жмем «Настройку плана счетов».

Жмем «По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме)».

При установке аналитики, нажав «По складам (местам хранения)», выбираем, как вести учет.

Если выбрана настройка «по количеству и сумме», соответственно, учет будет в количественном и суммовом учете по складам отдельно, а если – «по количеству», то только количественный в разрезе каждого склада, а суммы списания определяются путем разделения цены запасов на все количество на всех складах.

Контрольные отчеты

Отчет «Контроль отрицательных остатков» используется для анализа обнаруженных отрицательных остатков товаров организаций. Открыть его можно через «Склад — Контроль отрицательных остатков».

В настройках отчета можно указать, по каким данным строить отчет, например, группировать данные по Организации, Складу, Документу списания, Номенклатуре и пр.

В отборе можно указать, по каким данным формировать отчет, например, по какому-то определенному складу или по проблемной номенклатуре.

Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах и своевременно исправлять их. И хотя автоматизация организации бухгалтерского учета упрощает этот процесс, существующие некорректные остатки создают проблемы для оперативной работы пользователей, а также могут стать причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и прочих важных показателей бухгалтерского учета.

Поэтому, если у вас все же возникли из-за них проблемы, обратитесь за помощью к нашим специалистам по сопровождению 1С 8, мы оперативно вам поможем.

Обработка для 1С:Бухгалтерия 3.0, исправляет отрицательные остатки на счетах учета товарно-материальных ценностей за счет оприходования, поступления или перепродажи товаров между организациями (интеркампани).

• 
  
  
  
  
  Основное
  
  
• 
  
  
  
  
  Совместимость
  
  
• 
  
  
  
  
  Прочее
  
  

Артикул	751
Обновлено	24.12.2022
Исходный код	Открыт
Изменение конфигурации	Не требуется
Покупок	8

• Бухгалтерия предприятия 3.0

Исправление может быть выполнено следующими способами:

• Созданием оприходования товаров
• Созданием поступления от поставщика
• Передачей товаров от другой организации (для текущей организации создается поступление, для второй — реализация).

На закладке Остатки нужно заполнить следующие поля:

• Период – период, за который будут проверены отрицательные остатки.
• Организация – отрицательные остатки будут получены только для выбранной организации.
• Склад – отрицательные остатки будут получены только для выбранного склада.
• Счет учета – счет учета, на котором будут проверены отрицательные остатки. На счете учета должно быть как минимум 1 субконто: номенклатура.
• Способ получения цены – цена будет использоваться для подстановки в документы. Возможно 2 варианта: по типу цен или из последнего поступления. Если выбран вариант по типу цен, то дополнительно нужно указать тип цен, по которому будет получена цена. Цена будет получена на начало выбранного периода. Если выбран вариант из последнего поступления, то цена будет получена из последнего поступления до начальной даты выбранного периода (с отбором по организации, складу и счету учета).
• Тип цен – см. выше.
• Способ исправления – возможно 2 варианта: на конец периода или на конец каждого дня.

Вариант на конец периода – в этом случае будут проверены отрицательные остатки на конец выбранного периода. Например, по одной номенклатуре были следующие движения:

Дата	Приход/Расход	Остаток
01.09.2022	+5	5
05.09.2022	-7	-2
10.09.2022	-1	-3
15.09.2022	+2	-1

При анализе остатков за сентябрь 2022 года, будет получен отрицательный остаток на конец месяца = -1.

Вариант на конец каждого дня — на том же самом примере будет получен отрицательный остаток = -3. Именно такое количество нужно оприходовать на начало периода, чтобы на конец каждого дня не было отрицательного остатка.

Для заполнения остатков нужно нажать на кнопку «Заполнить». Таблица будет заполнена отрицательными остатками. При необходимости ее можно отредактировать вручную.

Создание документов корректировки отрицательных остатков

Создание документов выполняется на одноименной закладке.

Если выбран тип документа «Оприходование», то на начало выбранного периода будет создано оприходование товаров со всей номенклатурой, по которой были найдены отрицательные остатки.

Если выбран тип документа «Поступление», то дополнительно нужно указать контрагента и договор для подстановки в документ поступления. Для исправления отрицательных остатков будет создано поступление от указанного поставщика.

Если заполнить номер и дату счет-фактуры, то сразу будет зарегистрирована полученная счет-фактура.

Интеркампани в 1С:Бухгалтерия 3.0

Интеркампани – это межфирменные передачи товаров в рамках группы организаций. В этом случае для одной организации создается реализация, а для другой поступление.

Для этого нужно установить галку «Создать реализацию», а также указать организацию, контрагента и договор, которые будут подставлены в документ реализации.

Если установить галку Создать счет-фактуру, то для реализации будет создана счет-фактура выданная. Также будет зарегистрирована аналогичная входящая счет-фактура для поступления. В этом случае поля с номером и датой счет-фактуры не имеют смысла, так как они будут взяты из выданной счет-фактуры.

Для создания документов нужно нажать на кнопку «Создать документы». В нижней части будет список созданных документов. Двойным кликом можно открыть выбранный документ.

Если была установлена галка Провести документы, то при создании документов будет выполнена попытка проведения.

Чтобы оставить комментарий, зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на сайте.

Организации, которые используют в своей деятельности товарно-материальные ценности (ТМЦ), иногда сталкиваются с проблемой «нехватки» товара в программе 1С. В результате пользователь не может завершить операцию проведения документа. Причины появления отрицательных остатков различны, а поиск и устранение могут занять длительное время. Практика создания документов без проведения не используется уже давно, ее заменил встроенный механизм в 1С Контроль остатков.

Рассмотрим:

• как настроить контроль отрицательных остатков в 1С 8.3;
• как отключить контроль остатков в 1С 8.3;
• как исправить отрицательные остатки в 1С.

Методика учета количественных остатков в разных конфигурациях 1С отличается. Это связано со спецификой предметной области, на которую ориентирована программа. Среди самых используемых в хозяйственной деятельности выделяют конфигурации:

• 1С:Бухгалтерия 3.0;
• 1С:Управление торговлей 11.4;
• 1С:Комплексная автоматизация 2;
• 1С:ERP Управление предприятием 2.

Бухгалтерия больше нацелена на формирование регламентированной отчетности, стоимостной учет ТМЦ в ней ведется совместно с количественным. В остальных трех конфигурациях складской учет ведется обособлено от финансов. Поэтому для рассмотрения учета остатков выбраны две конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:УТ 11.4.

Контроль остатков в 1С:Бухгалтерия 3.0

В конфигурации Бухгалтерия 3.0 для хранения данных по остаткам и оборотам ТМЦ используется регистр, содержащий данные в количественном и стоимостном выражении с привязкой к счетам бухгалтерского учета. Посмотреть движение товаров по счетам можно через кнопку Дт/Кт, расположенную журналах и в формах документов.

Полный список всех движений ТМЦ отражен в Журнале проводок, расположенном в разделе Операции. В этом перечне присутствуют и другие хозяйственные действия.

Счета учета ТМЦ являются активными, по правилам бухучета они не должны иметь отрицательное конечное сальдо. Если включена опция Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3, то при проведении (перепроведении) документа вычисляется остаток товара после операции списания. При обнаружении минусов пользователю выдаются сообщения:

• ошибка «Не удалось провести документ [Документ]»;
• информационное окно с указаниями недостающего количества и номер строки.

Посмотреть актуальные остатки в 1С:Бухгалтерия можно через отчет Остатки товаров в разделе Склад либо используя стандартные бухгалтерские отчеты.

Контроль остатков в 1С:Управление торговлей 11.4

В УТ количественные остатки и обороты ТМЦ хранятся отдельно от себестоимости в специальных регистрах:

• Товары организации — количество товаров в разрезе организаций;
• Товары на складах — текущие остатки на складе;
• Свободные остатки — остатки товаров, доступные для продажи, перемещения и т. п.

Для просмотра записей по регистрам, которые образовались после проведения документа, перейдите в Отчеты — Движения документа. Кнопка есть в журнале и в форме документов.

Сформируется отчет с записями, которые программа сделала по данному документу в регистрах.

Чтобы получить в программе остатки по товарам, откройте отчет: Склад и доставка — Отчеты по складу — Ведомость по товарам на складах.

Отрицательные остатки в 1С как исправить

Отключенная функция контроля отрицательных остатков может привести к:

• пересортице одного товара и недостаче другого. Например, если пользователь вместо требуемой позиции занесет в документ сходную по наименованию. В результате по реализованной номенклатуре образуется минусовой остаток, а по требуемому товару в программе — излишек;
• изменению налоговых сумм, когда отрицательные остатки выявили поздно в уже закрытом налоговом периоде;
• неправильному расчету себестоимости товара.

Минусовые количества в отчетах сигнализируют о нарушениях в учете. Внимание уделяют закрытию месяца, где не допускается наличие отрицательных остатков.

Если вы нашли отрицательные остатки в 1С 8.3 Бухгалтерия — как убрать их?

1. Проверьте журналы приходных документов: поступление, перемещение, возврат и т. д. Если опция контроля отключалась для возможности списывать неоприходованный товар, то впоследствии пользователь может забыть зарегистрировать/провести приход.
2. Причиной отрицательного остатка может быть неверно указанная номенклатура в реализации. Кроме недостачи образуется излишек по другому товару. В таких случаях оформляют два документа:
   • Оприходование товаров для принятия к учету недостающих позиций;
   • Списание товаров, чтобы убрать пересортицу.

После внесения корректировок воспользуйтесь функцией группового перепроведения (Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов), чтобы данные корректно распределились по регистрам.

В УТ для исправления минусов в номенклатуре есть специальный помощник Финансовый результат и контроллинг — Сервис — Помощник исправления остатков товаров организаций.

Как отключить контроль отрицательных остатков в 1С

Ситуации с нехваткой остатков в 1С могут возникать по разным причинам и требуют времени для устранения. Иногда необходимо выписать, например, расходную накладную на товар, который по факту уже поступил на склад, но документы прихода еще не внесены. Для таких случаев в конфигурациях есть специальные настройки по контролю остатков. По умолчанию они всегда включены.

Механизм контроля остатков в типовых конфигурациях 1С применяется в документах, фиксирующих движение ТМЦ: расходные накладные, перемещение, списание, возврат и т. д. — если эта опция включена в настройках.

Как убрать контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия:

При включенной опции контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия распространяется на все организации, учет по которым ведется в этой базе. Сделать исключения нельзя.

Проведенные документы с дефицитом ТМЦ отражаются в хозоперациях частично: стоимость отсутствующих товаров не учитывается.

Рассмотрим на примере.

В 1С Бухгалтерия 3.0 отключен контроль остатков. Проведена расходная накладная с одной номенклатурной позицией, учетный остаток по которой 5 шт.

В движении документа не списалась себестоимость отсутствующего товара и нет документа поступления, что логично в данном случае, т. к. приход не заведен/проведен.

В отчете Остатки товаров у этой позиции конечный остаток необязательно будет минусовой. Показатели берутся на конец выбранной даты, поэтому минусы могут компенсироваться за счет оформленных в течение дня приходов.

Кроме того, при большом объеме номенклатуры отслеживать отрицательные остатки удобней в отдельном отчете. Специально для этих целей в 1С разработан Контроль отрицательных остатков, расположен в разделе Склад — Отчеты.

Если контроль отключен постоянно, чаще мониторьте остатки по отчетам.

В 1С:Бухгалтерия функция контроля остатков не распространяется на документы поступления: при редактировании или отмене проведения образование отрицательных остатков не проверяется.

Как убрать контроль остатков в 1С Управление торговлей 11.4

В конфигурациях 1С УТ для отключения контроля остатков:

1. Перейдите в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг.
2. Откройте раздел Учет товаров и снимите флаг у поля Контролировать остатки товаров организаций.

Здесь же можно отключить контроль остатков на время сеанса для текущего пользователя одноименной кнопкой.

В предыдущих версиях 1С:УТ существовала опция Контролировать товары организаций при отмене приходов, которая проверяла остатки ТМЦ в приходных документах при попытках перепровести, отменить проведение или удалить. Потом ее упразднили, а выполняемую функцию включили в общий механизм контроля остатков.

Контроль остатков в заказах

Механизм контроля остатков в таких конфигурациях, как 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация расширен и позволяет отключить проверку только в заказах. Документы Заказы клиентов не относятся к первичным, поэтому носят информационный характер. В организациях для заказов могут применяться правила:

• только имеющиеся на складах товары;
• разрешать включать отсутствующую номенклатурой с последующем заказом ее у поставщиков.

В УТ 11.4 опция Контролировать обеспечение находится в форме элемента справочника Склады и магазины, доступного в разделах Склад и доставка и НСИ и администрирование — НСИ.

Если необходимо контролировать в заказах остатки по отдельным товарам, их указывают в Исключениях. В окне Номенклатура с контролем обеспечения кнопкой Добавить из справочника выбираются ТМЦ. После Записи и закрытия окна количество исключений отразится в скобках.

Опция работает в обе стороны: можно наоборот включить контроль обеспечения, но по некоторым позициям не проводить проверку, добавив их в Исключения.

Программы 1С для ведения хозяйственного учета позволяют своевременно выявлять и исправлять отрицательные остатки. Советуем не пренебрегать этой возможностью: ведь некорректные остатки могут повлечь неверно рассчитанные налоговые обязательства, а также правовую ответственность, если речь идет, например, о несоответствии остатков по алкогольной продукции.

См. также:

• Реализация товаров и услуг в 1С 8.3: проводки с примерами
• Как быстро навести порядок в 1С Бухгалтерия
• Самоучитель для начинающих по 1С:Бухгалтерия 3.0 от БухЭксперт8
• Восстановление последовательности документов в 1С
• Закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Публикация обновлена: 23.12.2021

Причины появления отрицательных остатков

Если вы:

• работаете в базе не один
• снимаете галочку “контролировать остатки при проведении”
• работаете с Заказами покупателей
• имеете в программе более 1 склада, подразделения, организации
• работаете с партиями, характеристиками номенклатуры

то есть большая вероятность, что в вашей базе “поселились” отрицательные остатки. Это не означает, что теперь придётся отказаться от вышеописанных пунктов, это сигнал о том, что за базой придётся следить внимательнее. 

Мы разработали инструмент, который проверяет корректность ведения учета в УНФ, в который включили проверку отрицательных остатков, а также много другого Экспресс-проверка учета для УНФ.

Чем опасны отрицательные остатки?

Наличие в программе отрицательного остатка напрямую влияет на себестоимость. Следовательно, у вас будет неправильная валовая прибыль и т.д. Если настроен обмен между УНФ и Бухгалтерией предприятия (БП) — смело ждите ошибок. В итоге вы не сможете сформировать налоговую отчетность в программе БП. Отрицательный остаток можно разделить на два вида: “в целом” по номенклатуре и в разрезе какой-либо аналитики. 

Отрицательный остаток “в целом”

Отрицательный остаток в целом — это привычный минусовой остаток по номенклатуре. Т.е. если вы купили 5 яблок и продали 6 яблок, то у вас будет -1 яблоко. 

Отрицательный остаток в разрезе аналитики

В разрезе аналитики отрицательный остаток не так хорошо заметен и очевиден. Зачастую без настройки в стандартных отчетах его непросто найти. В 1С:УНФ есть следующие аналитики: 

• организация
• структурная единица
• счет учета
• номенклатура
• характеристика
• партия
• заказ покупателя
• заказ на производство

Как появляется отрицательный остаток в разрезе аналитики? Например, вы купили 5 яблок и положили их на Основной склад, затем продали 2 яблока, но уже не с основного склада, а из подразделения Магазин. Для программы на Основном складе всё ещё лежит 5 яблок, а в подразделении Магазин — 2 яблока. В целом у вас 3 яблока. Аналитикой в этом примере является структурная единица: Основной склад и Магазин.

Как исправлять отрицательный остаток

Настройка отчетов

Для исправление отрицательного остатка нам понадобится “всевидящее око” — а именно правильно настроенный отчет Запасы. Выше мы описали аналитики в разрезе которых может появиться отрицательный остаток. Теперь наша задача вывести в отчет информацию по всем аналитикам: 

1. Открыть отчет: Закупки — Отчеты — Запасы

2. Добавить нужные аналитики: Строки — Добавить строки: Организация, структурная единица, счет учета, номенклатура, характеристика, партия, заказ

3. Сохранить настроенный вариант отчета

Теперь необходимо в настроенном отчете установить отбор, при котором будут выводиться только те позиции, по которым есть отрицательный остаток.

1. Открыть СКД

2. Перейти на вкладку Отбор, установить нужный отбор (Количество Конечный остаток меньше 0)

3. Сохранить новый отчет для дальнейшего выявления отрицательного остатка.

Шаг 1 — выявление отрицательного остатка

1. Откройте и сформируйте сохраненный отчет для выявления отрицательного остатка за выбранный месяц (например прошлый или текущий)

Если в данном отчете пусто — наши поздравления в этом периоде проблемы с отрицательным остатком у вас нет. Если отчет не пустой:

2. Выберите номенклатуру, отрицательный остаток по которой нужно исправить

3. Посмотрите есть ли обороты по этой номенклатуре в сформированном периоде

Обороты — наличие документов, которые изменили количество и (или) стоимость данного запаса) за выбранный период

Если обороты есть, переходите к шагу 2. Если оборотов нет:

1. Сделайте отбор по данной номенклатуре в фильтрах

2.Сформируйте отчет за предыдущий месяц. Найдите тот месяц в котором появляются обороты. Переходите к шагу 2.

Шаг 2 — исправление отрицательного остатка

1. Сформируйте отчет (без отбора по отрицательному остатку) за месяц, выявленный в шаге 1 со всеми аналитиками, отфильтровав его по нужной номенклатуре

2. Разверните отчет до той аналитики в которой появляется отрицательный остаток. Затем разверните данную аналитику до документа движения

3. Определите ошибку.

---

Основные места возникновения ошибок

Зачастую ошибки возникают из-за:

• отсутствия поступления (документ поступления запаса не внесён в базу)

• неправильного места расхода (не та организация, подразделение, склад, заказ)

• ошибочной номенклатуры (часто это может быть задублированная номенклатура. Т.е. к вам поступила номенклатура “Подушка” — с заглавной буквы, а продали вы “подушку”)

• поступления позже, чем расхода (разница может быть не только в датах, когда вы купили 30.04.2019, а продали 29.04.2019, но и во времени (даже в минутах и секундах), когда вы купили 30.04.2019 в 17:00, а продали 30.04.2019 в 16.59:00

• нарушения последовательности проведения (когда все предыдущие условия соблюдены, но документ расхода просто проведен раньше, чем документ поступления)

Чтобы исправить эти ошибки нужно:

Ошибка	Исправление
Нет поступления	Найти первичный документ и оформить приходную накладную или оформить документ Оприходование товара.
Не то место	Указать нужное место в одном из документов и перепровести его или оформить перемещение.
Не та номенклатура / характеристика / серия / партия	Указать нужную номенклатуру и аналитику в документах или оформить документ Пересортица запасов
Неверное время	Установить верные даты и время и перепровести документы или оформить документы Корректировка реализации и (или) Корректировка поступления.
Нарушена последовательность проведения	Заново провести цепочку документов в нужной последовательности: вначале поступление, потом расход.
Если для вас не критично изменение данных в отчетах, в конце необходимо выполнить операцию Закрытие месяца: Компания — Закрытие месяца. Закрытие месяца нужно выполнить последовательно по всем месяцам с месяца, где возникла ошибка. Только после Закрытия месяца можно увидеть в отчетах корректную себестоимость и прибыль.

Профилактика отрицательного остатка

Чтобы быть уверенным в правильности данных желательно хотя бы 1 раз в месяц формировать отчет по выявлению отрицательных остатков. Если отчет пустой, то данные в порядке, если в отчете появилась номенклатура, необходимо исправить отрицательный остаток по шагам, описанным выше.