Как исправить номер журнала

Действительно, журнал представляет собой и учетный документ, и своеобразное «переходящее» дело, которое должно быть включено в номенклатуру дел. Рекомендуем решение вопроса об индексировании журнала принимать в зависимости от актуальности и цикла жизни самой номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел – сложная и трудоемкая аналитическая работа, поэтому ее схема классификации и систематизация заголовков каждый год существенно не перерабатываются. Новая номенклатура дел разрабатывается примерно 1 раз в 5 лет и, конечно же, в случае коренного изменения структуры и функций организации. Причем 5 лет – это управленческая норма, т.к. любая организация с точки зрения организационного развития через 5 лет представляет собой совсем иную организационно-функциональную структуру, чем в момент создания. Срок действия почти всех внутренних нормативных правовых и организационных документов, к которым возможно отнести и многофункциональную номенклатуру дел (она является и классификационным справочником, и учетным, организационным и плановым документом одновременно), составляет, соответственно, эти же 5 лет. Кстати, организации-источники комплектования архивов должны согласовывать номенклатуру дел с архивным учреждением также каждые 5 лет и в случае своей существенной реструктуризации.

Ежегодно в процессе переутверждения номенклатура дел только уточняется. Изменения ручкой или даже карандашом можно в течение всего года вносить в рабочий экземпляр номенклатуры дел, с которым работает в текущем режиме служба делопроизводства: уточняются, как правило, формулировки заголовков и иногда – сроки хранения дел, вносятся новые дела и даются соответствующие заголовки резервным номерам; если номенклатура дел правильно составлена, то изменения в порядок расположения дел намечаются для следующей номенклатуры не часто. На основании текущего рабочего экземпляра номенклатура дел переоформляется, утверждается первым руководителем организации (лучше – приказом, а не просто грифом утверждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В этом случае классификационная схема номенклатуры, систематизация заголовков дел в пределах ее разделов не должны подвергаться коренным изменениям. Журнал как «переходящее» дело с уже присвоенным индексом может сохранять свое место в схеме расположения заголовков дел, закрепленной номенклатурой дел, и свой индекс («старый номер»). В этой ситуации ежегодного переутверждения номенклатуры дел действительно будет соблюдаться рекомендация п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), в соответствии с которой заголовки «переходящих» дел «…вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом». Не будет считаться какой-либо существенной ошибкой нарушение порядка расположения дел в соответствующем разделе номенклатуры дел, и каждый год «смещать» журнал и изменять его индекс не следует. Подходите к делу организационно правильно и практично.

Существенно перерабатывается номенклатура дел (фактически разрабатывается заново) один раз в 5 лет и каждый раз при коренном пересмотре структуры и функций. Вот в процессе такой ее разработки и следует привести в соответствие с действующими правилами порядок расположения заголовков дел в пределах новой схемы классификации (новой структурой организации, если это схема структурного типа; новыми наименованиями направлений деятельности и функций организации, если эта схема производственно-отраслевая или функциональная). Этот порядок расположения заголовок дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и взаимосвязью дел. Изменить «старый номер» переходящего журнала и закрепить его новый индекс в номенклатуре дел можно именно в этот момент.

Причем учитывайте, что в номенклатуре дел (в каждом ее разделе) систематизация заголовков следующая:

1. Вначале располагаются дела с организационными документами самой организации (в структурных подразделениях могут находиться оригиналы или копии).
2. Распорядительные документы вышестоящей организации (копии) и распорядительные документы самой организации (подлинники; в структурные подразделения могут быть направлены копии, которые хранятся в деле подразделения и фиксируются в его номенклатуре дел).
3. Плановые и отчетные документы по степени значимости планируемых/отчетных направлений деятельности и самих документов (финансовые, производственные, реализации; годовые, квартальные, месячные, еженедельные).
4. Договоры по видам сделок (журналы их регистрации и переписка по договорам).
5. Дела и досье с документами по функциям организации или структурного подразделения, в том числе относящиеся к специальным системам документации (проекты, чертежи, схемы, клиентские досье и т.п.).
6. Переписка (в зависимости от значимости вопросов и адресатов).
7. Учетные документы (существующие самостоятельно книги, журналы, электронные файлы, таблицы, базы данных для учета и идентификации).
8. Документы об организации делопроизводства и архивного дела (в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, включая и саму номенклатуру дел).

Систематизацию (порядок расположения) заголовков дел приводим так подробно, потому что большой вопрос вызывает индекс самого журнала: 01-01/0001.

Первая часть индекса дела по номенклатуре дел – это индекс структурного подразделения, в номенклатуре дел (структурного типа) первым обычно указывается подразделение, ответственное за делопроизводство (канцелярия, управление делами, отдел делопроизводства и т.п.). Вторая часть индекса – номер дела по номенклатуре дел, и это должно быть дело с организационными документами самой организации (оригиналы в службе делопроизводства, см. пункт 1 приведенного выше списка), а не журнал, который относится к категории учетных документов (см. пункт 7 приведенного выше списка). Идентификатор («старый номер») собственно самого журнала как документа 0001 может состоять из четырех знаков, но в данном случае он означает, что несколько подобных журналов в год заводится при большом объеме учитываемых документов, и предполагается, что в организации в календарном году заводятся журналы 0002, 0003, 0004, 0005 и т.п. «Читая» данный индекс, можно сделать вывод, что «старый» журнал не может и не должен быть «переходящим» делом. А если он переходит на следующий год наполовину пустым, то дополнительные знаки 0001 после дроби являются лишними.

Журналы как учетные документы разрешается вносить в номенклатуру дел вместе с основными учитываемыми документами на основе принципа их взаимосвязи. И хранятся они в течение такого же срока, что и учитываемые в них документы (см. Пример 1).

Пример 1. Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по Перечню типовых управленческих архивных документов… 2010 г.)

Помимо Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), при разработке номенклатуры дел рекомендуем учесть требования Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; сохраняют свой нормативный характер). Рекомендация о сохранении одинаковых индексов для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности) содержится в обоих документах, а рекомендация о сохранении индексов переходящих дел в пределах календарных годов – только в Основных правилах работы архивов организаций.

Если номер журнала все-таки надо изменить, то старый номер не зачеркивается, а ниже названия разновидности журнала делается отметка об изменении индекса, например:

• «С 01 января 2014 г. присвоен № 01-05/0001» или
• «С 11 января 2014 г. присвоен индекс № 01-05».

Пример 2. Исправление «старого» номера на обложке журнала:

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

• непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя}
• кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.}
• лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

• как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя}
• все страницы данного регистра необходимо пронумеровать}
• чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

• Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
• Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
• После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.

Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
2. Даты заключения договоров и их номера.
3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Как делать исправления в книге учета

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
10.  Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
11.  В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.

Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

• в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
• ниже указать достоверную информацию}
• чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

: Видео

Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки на предприятии регистрируют в специальной форме. Поэтому кадровику нужно знать, как внести правильно изменения в книгу учета движения трудовых книжек. Учет подразумевает регистрацию документа в порядке, который регламентирован законодательной документацией.

Необходимо фиксировать создание, отправление и получение трудовых книжек. Документу при регистрации присваивают регистрационный номер и таким образом включают его в информационно-поисковую систему. Регистрироваться должны все документы, которые нуждаются в учете и могут быть затребованы.

Учет документов подразумевает, что служба по кадрам должна вести определенные регистрационные журналы и книги. Как правило, учетные книги могут быть в свободной форме, обязательным условием является лишь наличие полной информации о регистрируемом документе. Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши. Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник.

В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие. Заменяется старая книга новой тоже по определенным правилам. Книгу закрывают с объяснением причин, по которым прекращают ее ведение, и указывают общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек. Старая книга ни в коем случае не ликвидируется, она хранится по общепринятым правилам.

В книгу учета движения необходимо вносить:

• переданные работником трудовые книжки при оформлении на работу>
• трудовые книжки, которые впервые оформлены этой организацией>
• вкладыши, которые выданы в период работы на этом предприятии.

Если при приеме на работу человек принес трудовую книжку с вкладышем, его не регистрируют. Учету подлежит только трудовая книжка.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?

Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать. Это обусловлено ТК Российской Федерации: впервые трудовая книжка оформляется в присутствии работника не позднее семи дней с первого рабочего дня, а также согласно правилам ведения трудовых книжек работнику, который проработал больше пяти дней.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Порядок внесения изменений в книгу учета

В связи с тем, что книга учета движения трудовых книжек ведется вручную, то человеческий фактор может сыграть свою роль. Никто не застрахован от ошибок, поэтому такое может случиться и с сотрудником кадровой службы, который уполномочен вести данную книгу.

Порядок исправления ошибок не является строго регламентированным. Есть общепринятые негласные правила, которых старается придерживаться каждая организация.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек? Ошибки можно исправить следующим способом. Аккуратной ровной линией зачеркнуть неправильные данные и внести новую информацию. Необходимо сделать пометку «Исправленному верить», поставить подпись уполномоченного работника, который ведет книгу учета, и поставить дату, когда были внесены исправления.

Единственным нюансом является тот факт, что эта книга не предназначена для такого рода исправлений, и может просто не оказаться места для новой записи.

Можно использовать и такой способ исправлений: не зачеркивать неправильные данные, а ниже сделать пометку «Запись недействительна» и внести новую информацию.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

1. Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками. Это обусловлено тем, что ведется книга учета несколько лет, поэтому необходимо позаботиться о сохранности ее внешнего вида.
2. Каждая страница должна быть пронумерована по порядку.
3. Книгу нужно прошнуровать, а концы шнура приклеить к обложке с внутренней стороны с помощью небольшого листа.
4. Необходимо опечатать книгу или опломбировать. Сургучная печать должна быть поставлена так, чтобы захватить часть листа, обложку и концы шнура, которые немного выступают. Пломбу нужно поставить на концы шнура. Печати организации не ставятся при ведении данного документа.
5. Обязательно должна быть запись, которая будет нести информацию о количестве страниц в книге. Это число должно быть написано и цифрой, и прописью. Заверить эту информацию должен руководитель организации собственной подписью.
6. Новая книга учета начинается с очередного порядкового номера. Старую книгу не нужно сдавать в архив, так как она еще будет использоваться при увольнении сотрудников, запись о трудовых книжках которых находится там. В ней будут ставиться подписи работников.

Когда книга учета движения трудовых книжек будет полностью заполнена, ее необходимо передать в архив. Там она будет храниться 50 лет.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Регистрация предполагает четкую фиксацию всех данных о документе, включая факт его создания, получения или отправления. Трудовые книжки регистрируются в специальных книгах учета. Так как они ведутся в рукописном виде, часто работники отдела кадров при их заполнении допускают какие-либо неточности, что влечет за собой необходимость исправления в книге учета движения трудовых книжек.

Регистрация трудовых книжек

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Замена книги учета

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной. Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования. После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу>
2. впервые оформленные подобные документы>
3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку. В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте. При этом в регистрационном журнале следует указать номер и дату уведомления, а также дату отправки трудовой книжки почтой. Также можно записать и номера почтовых квитанций, которые далее подшиваются в личное дело работника сотрудниками отдела кадров.

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах. Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой. После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Поэтому специалисты советуют делать какие-либо исправления в книге учета движения трудовых книжек, руководствуясь правилами, применяемыми для аналогичной процедуры в содержательной части трудовой книжки. После неправильной записи в той же колонке нужно сделать отметку о ее недействительности и внести верные сведения.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

• он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве>
• все страницы должны быть пронумерованы до начала использования>
• он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны>
• опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника. При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

15.10.2019