Как исправить ошибки в отчетности в фсс

Корректировка отчета 4-ФСС дает возможность исправить ошибки и неточности, выявленные работодателем в исходной отчетности. Представление такой корректировки в одних случаях обязательно, а в других — добровольная процедура. Когда корректировать расчет обязательно? Как заполнить корректировочный 4-ФСС, куда и когда сдать? Какие последствия могут наступить для работодателя после его представления? Об этом расскажем в нашем материале.

Когда нужно корректировать 4-ФСС

Представленный в ФСС расчет по форме 4-ФСС не нуждается в корректировках, если все цифровые данные, а также информация о работодателе и прочие сведения отражены правильно. Если же вы что-то забыли в нем отразить, указали неточные или неполные данные или в расчеты закрались ошибки, придется вернуться к исходному отчету и внести в него исправления.

Обойтись без корректировочного 4-ФСС можно, если выявленные искажения не повлекли занижения базы по взносам. Законодательством предусмотрена обязательная и добровольная корректировка формы 4-ФСС:

Иными словами действует правило: нет занижения по взносам — без уточнения расчета можно обойтись. Хотя страхователь вправе это сделать добровольно. При этом уточненный 4-ФСС, представленный после истечения установленного срока подачи расчета, не будет считаться представленным с нарушением срока.

Нужна ли уточненка, если по итогам проверки ФСС доначислил страховые взносы, пени по ним и штрафы? Ответ на этот вопрос вы можете получить в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Производить или нет корректировку 4-ФСС при отсутствии занижения базы по взносам, решать страхователю. Есть минимум две причины, по которым лучше не пренебрегать этой процедурой:

• снизится риск неточностей при заполнении 4-ФСС в последующие отчетные периоды, сведения в которых могут быть основаны на ошибочной информации из предыдущих расчетов;
• уменьшится платежная нагрузка по взносам.

Узнать больше о налоговой нагрузке помогут материалы:

• «Налоговая нагрузка по налогу на прибыль и НДС»;
• «Расчет налоговой нагрузки в 2022 — 2023 годах (формула)»;
• «Расчет налоговой нагрузки: калькулятор на сайте ФНС».

Что учесть при оформлении корректировки 4-ФСС в 2022 году, расскажем далее.

Три правила оформления и отправки корректировки

Если раньше вам не приходилось вносить поправки в 4-ФСС, могут возникнуть затруднения. Как сделать корректировку 4-ФСС, соблюдая нормативные требования?

При оформлении и отправке в фонд корректировочного отчета 4-ФСС в 2022 году рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Проставьте номер корректировки на титульном листе 4-ФСС — для этого предусмотрено отдельное поле:

1. Все остальные данные нужно отразить так же, как в исходном 4-ФСС с учетом исправленных ошибок и неточностей. Если изменения в расчет вносятся по причине изменения облагаемой базы или отдельных показателей, то отражайте в расчете полностью обновленные данные, а не разницу между первичными и скорректированными данными.
2. Вместе с корректировочным 4-ФСС желательно отправить в фонд сопроводительное письмо, в котором нужно отразить причины представления уточненного расчета и указать, какие именно сведения были исправлены или дополнены.

Обязательной формы для такого письма не предусмотрено. Ориентироваться можно на следующий образец, который составлен для формы, действующей до 2 квартала 2022 года. Для нового бланка можно формировать подобное письмо по аналогии.

Внимание! Оформлять сопроводительное письмо необязательно — подобного требования не содержится ни в законе № 125-ФЗ, ни в порядке оформления 4-ФСС, утв. приказом № 80. Поэтому можно обойтись и без него.

Куда представить корректировку и по какой форме

Сдать корректировочный 4-ФСС нужно в то же территориальное отделение ФСС, куда был представлен исходный расчет и где вы зарегистрированы как страхователь.

Для оформления корректировочного расчета необходимо использовать ту форму, которая действовала в расчетном периоде, за который вносятся изменения (п. 1.5 ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Разобраться с тем, по какой форме сдавать корректировочный расчет, несложно — бланк расчета меняется не часто. За отчетные периоды, начиная со 2 квартала 2022 года появилась новая форма, утвержденная приказом ФСС от 14.03.2022 № 80. Подробнее о новшествам мы писали здесь. Форма 4-ФСС, действовавшая с 3 квартала 2017 года и до 2 квартала 2022 года, утверждена приказом ФСС от 26.09.2016 № 381. 

С 2023 года форма 4-ФСС претерпит значительные изменения в связи с объединением ПФР и ФСС и войдет в состав единого отчеета ЕФС-1. 

ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы писали здесь. 

Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье. 

Образец заполнения 4-ФСС за 4 квартал 2022 года вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.  

Последствия сдачи уточненного расчета

Страхователь вправе представить уточненный расчет по форме 4-ФСС в любое время — законом конкретный срок для этого не предусмотрен. Но из текста ст. 24 закона № 125-ФЗ становится ясно, что дата представления корректировочного 4-ФСС все-таки имеет значение:

• Если уточненный 4-ФСС передан в фонд до истечения срока подачи расчета, то считается, что в эту дату представлен исходный расчет.
• Если уточненный расчет представлен после крайней отчетной даты и срока уплаты налога, то для страхователя есть две возможности избежать ответственности:

Ответственность не грозит тому страхователю, который представил уточненный 4-ФСС добровольно, то есть самостоятельно выявил и исправил ошибки, не приводящие к занижению подлежащей уплате суммы страховых взносов.

О сроках сдачи электронной и бумажной форм 4-ФСС узнайте из этого материала.

Итоги

Корректировка 4-ФСС в 2022 году проводится по правилам, предусмотренным в ст. 24 закона № 125-ФЗ. Если в исходном расчете из-за ошибок была занижена база по взносам «на травматизм», представление корректировки обязательно. При таких обстоятельствах до подачи уточненки следует доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа. В остальных случаях работодатель может произвести корректировку 4-ФСС добровольно.

С 2023 года форма 4-ФСС претерпит значительные изменения в связи с объединенем ПФР и ФСС и войдет в состав единого отчета ЕФС-1. 

Индивидуальные предприниматели и организации сдают ежеквартальный расчёт 4-ФСС, который свидетельствует об уплате взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве. Сдавать отчёт должны не только ИП и ООО, но и физические лица, если нанимают персонал. Если в компании работают более 25 человек, то документ подаётся в электронном формате.

Расчёт отправляется в фонд социального страхования, однако, его могут вернуть с указанием кода ошибки. Один из самых распространённых кодов — 508. В этой статье мы объясним, что это за ошибка, почему она возникает и как её исправить.

Что делать, если прислали отрицательный протокол проверки

Отрицательный протокол — это документ, который присылает ФСС и в котором указаны ошибки, обнаруженные во время проверки расчёта. Проблема заключается в том, что если ФСС присылает отрицательный протокол, расчёт считается несданным.

Если организация не успеет исправить ошибки, а ФСС проверить документ до отчётной даты, то на должностных лиц компании будут наложены штрафы. По этой причине рекомендуется подавать расчёт заблаговременно, так у организации будет время на то, чтобы исправить ошибки, если они будут обнаружены, а у ФСС проверить вновь поданный файл.

Дата положительной проверки документа будет считаться датой его подачи. Поэтому, если индивидуальный предприниматель, физическое лицо или организация получают отрицательный протокол проверки, они должны максимально быстро исправить недочёты и вновь подать документ.

Ошибка 508 — что это такое и как исправить

Ошибка 508 — одна из самых распространённых. Её указывают в отрицательном протоколе, о котором мы говорили выше. Не все знают, что этот код указывает не одну конкретную ошибку, а группу возможных ошибок.

Согласно описанию ошибок приёма на портале ФСС РФ, код 508 свидетельствует об ошибках логического контроля. Там же указано решение — нужно исправить ошибочные параметры расчёта, указанные в протоколе проверки. Исходя из этого объяснения, становится ясно, что узнать эти параметры можно из отрицательного протокола.

Файл протокола содержит детализацию, где указаны номера строк, в которых допущены ошибки. Ниже мы перечислим самые распространённые из них.

1. Избыточное заполнение. Некоторые строки расчёта должны оставаться пустыми, и если они были заполнены, в детализации к протоколу проверки будут указаны эти самые строки.

   Чтобы исправить эту ошибку, достаточно просто удалить лишние данные.

2. Незаконченное заполнение. Такая ошибка возникает, когда конкретные данные не заполнены, а косвенно относящиеся к ним — внесены. Другими словами — взаимосвязанные значения в документе не сходятся.

   Решение проблемы — проставление всех пропущенных значений.

3. Неверные расчёты. Если расчёт был проведён с ошибками, в отрицательном протоколе обязательно это укажут и попросят исправить. Это может быть несоответствие между суммой выплат сотрудникам и размером взносов.

   Чтобы решить проблему, нужно заново провести расчёты и ввести корректные значения.

Как видно из примеров, ошибка 508 возникает, когда в документ указываются неверные данные. Решение проблем этой группы — исправление ошибок в соответствии с указаниями в файле протокола.

Какие ещё наиболее частые ошибки встречаются в протоколе

Число 508 не означает, что с расчётом 4-ФСС могут произойти минимум 508 различных проблем, на самом кодов ошибок применительно к этой форме расчёта гораздо меньше. Одни из них встречаются чаще, другие реже. Коротко расскажем о том, какие ошибки встречаются чаще других.

Ошибка 503 говорит о том, что XML-файл расчёта не прошёл форматный контроль. Портал ФСС рекомендует в этом случае проверить файл по XSD схеме. В нашем случае это следующая схема → «XSD-схема расчёта 4-ФСС»

Ошибка 598 свидетельствует об ошибке в указанном ИНН. Если ИНН страхователя, указанный в расчёте, не соответствует тому, что сохранён в базе данных ФСС, появится эта ошибка. Чтобы исправить её, нужно проверить актуальность данных и верно заполнить эту строку.

Таблица значения других кодов ошибок