Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
В ЗУП 3.1 имеется ошибка – при исправлении отпуска меняется рабочий год по предоставленному отпуску.
Это зарегистрированная ошибка — Ошибка 10235109. Она возникает при создании документа-исправления Отпуск (Кадры – Отпуска), если меняется общий период отпуска сотрудника. В этом случае ошибочно меняется рабочий год, за который был предоставлен отпуск. Ошибка также проявляется и в печатной форме приказа на отпуск.
Сроки исправления ошибки не определены разработчиками. Пока для ее обхода потребуется вручную корректировать рабочий год в документе-исправлении Отпуск.
Смоделируем ошибку на примере.
Сотруднику предоставлен отпуск с 16 мая по 13 июня 2022 года за рабочий год 16.11.2021 – 15.11.2022.
Во время отпуска сотрудник заболел, период болезни – с 30 мая по 8 июня 2022 г.
Продлим отпуск на дни болезни и проверим заполнение рабочего года в документе-исправлении Отпуск.
Создадим Отпуск-исправление по ссылке Исправить Отпуск в документе Больничный лист (Кадры – Больничные листы). При создании документа-исправления на вопрос о продлении отпуска ответим Да.
При автоматическом заполнении Отпуска-исправления:
После изменения даты окончания отпуска в документе-исправлении Отпуск ошибочно изменится рабочий год – вместо 16.11.2021 – 15.11.2022 будет заполнен период 16.11.2022 – 15.11.2023. Продолжительно отпуска не изменилась, поэтому на учет остатков отпусков исправление отпуска влиять не должно. Изменение рабочего года в документе – ошибка.
Ошибочный рабочий год будет попадать в печатную форму приказа на отпуск.
Чтобы обойти ошибку, скорректируем рабочий год в документе-исправлении Отпуск вручную. Тогда в печатную форму приказа период работы, за который предоставлен отпуск, также будет попадать верно.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
Назад к статье
Новости и изменения
Назад к статье
Дополнительные материалы
Назад к статье
Топ-вопросов
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2019 г.
Содержание журнала № 16 за 2019 г.
Работодатель не может насильно отправлять сотрудников в отпуск, если, допустим, по каким-то обстоятельствам работник не может пойти в отпуск по графику. Если перенос отпуска по просьбе работника не скажется негативно на работе компании, руководство вправе разрешить перенос и внести изменения в график отпусков. Но вот следить за тем, чтобы предоставляемое время отдыха было правильно разбито на части, обязан именно работодатель.
Отпуска: делим, продлеваем, оформляем
Отпуск никогда не сгорает
У сотрудников накопились отпуска за предыдущие годы по 18—22 дня. Как правильно поступить: отпустить их в текущем рабочем году только на 28 календарных дней, а остатки предоставить при увольнении? Или выплатить деньги за неотгулянные отпуска (так руководитель предлагает), чтобы они не сгорели?
— Неверны оба варианта, потому что:
•работодатель обязан предоставить работнику весь отпуск продолжительностью 28 календарных дней в годуст. 115 ТК РФ; Решение Пензенского облсуда от 15.12.2016 № 7-505/2016;
•ни один день отпуска не сгорает независимо от того, сколько лет назад он должен был быть предоставленПостановление КС от 25.10.2018 № 38-П;
•по общему правилу, деньгами можно заменить только часть отпуска, превышающую за год 28 календарных дней. Например, если у работника есть дополнительный отпуск за ненормированный рабочий деньстатьи 126, 119 ТК РФ;
•при увольнении работник не обязан отгуливать оставшиеся дни, он вправе получить компенсацию за оставшиеся дни любого отпуска деньгами.
Следите за тем, чтобы у работников не накапливалось много неотгулянных отпусков. Ведь их все равно придется предоставить. Либо выплатить крупную компенсацию при увольнении за все неиспользованные дни отпуска
Кроме того, все отпуска уже должны были быть запланированы у всех «старых» работников в графике отпусков, составляемом заранее до начала очередного календарного годаст. 123 ТК РФ. Если у вас его нет или он не заполнен в части запланированных отпусков по всем числящимся у вас сотрудникам — это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспектор оштрафуетч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Наиболее приемлемый вариант сейчас — это предоставлять отпуска частями, чтобы как можно быстрее отдать работникам долги по отпускам. Для этого:
•возьмите у работников письменные заявления, содержащие указание на длительность и время предоставления отпусков. Допустим, отпуск летом на 28 дней, затем зимой на 20 дней;
•внесите указанные в заявлениях даты и периоды отпусков в график в графы 5 (количество календарных дней отпуска) и 6 (запланированная дата отпуска);
•заполните графу 7 (фактическая дата отпуска), когда работник уйдет в отпуск в реальности. При этом, если новым заявлением кто-то из работников изменит продолжительность или дату начала отпуска по сравнению с теми, которые вы ранее внесли в график, заполните графы 8 и 9 (основание перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска) графика. Допустим, сотрудник возьмет 21 день летом и 12 дней зимой.
Оставшиеся дни отпуска не забудьте перенести в график отпусков на 2020 г.
Работодатель обязан отслеживать, на какие части разбивается отпуск
В случае когда сотрудник уходит в непрерывный отпуск на 12 дней, а не на 14, может ли нас оштрафовать трудовая инспекция, если он сам захотел уйти в отпуск на столько дней? При этом остальные дни отпуска раздробятся, но все части будут меньше 14 дней.
— Да, вас могут оштрафовать. Норма о длительности одной из частей отпуска не менее 14 дней обязательна и для работника, и для работодателяст. 125 ТК РФ. Поэтому вы обязаны следить, чтобы:
•в график отпусков при дроблении отпуска была внесена хотя бы одна часть не менее 14 дней;
•заявление о предоставлении отпуска работник писал на такое же количество дней.
Вы вправе требовать от работника соблюдения норм закона, поэтому настаивайте на том, чтобы он:
•переписал заявление на отпуск исходя из его продолжительности 14 дней;
•на 2 календарных дня раньше ушел в отпуск или позже вернулся из него. Выплатите отпускные за 14 дней и в табеле проставьте отпуск такой же продолжительности. Если сотрудник, допустим, явится на рабочее место через 12 календарных дней без вашего согласия, он еще 2 дня будет считаться находящимся в отпуске.
В приказе об отпуске рабочие годы можно объединить
У сотрудника за период работы с 02.05.2017 по 01.05.2018 осталось 4 дня, за период с 02.05.2018 по 01.05.2019 — 3 дня. Он сейчас собирается в отпуск на 21 день. Как в приказе по форме Т-6 отразить, что отпуск состоит из нескольких частей за разные годы?
— В вашей ситуации отпуск предоставляется работнику за 3 рабочих года, следующих подряд. Поэтому укажите в приказе о предоставлении отпуска такой единый период в строке «за период работы».
за период работы с «02» мая 2017 г. по «01» мая 2020 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 21 календарных дней
с «05» августа 2019 г. по «25» августа 2019 г.
Если рабочие годы, за которые работник берет отпуск, следуют не друг за другом, можно записать их, например, каждый отдельной строкой. Ошибкой это не считается.
Два заявления для одного отпуска подходят не всем
В июле сотрудник написал заявление на отпуск на 30 календарных дней с 29 июля 2019 г. За 4 дня до отпуска я посчитала и выплатила отпускные и провела их июлем. А позже увидела, что случайно сделала приказ и оплатила не 30, а 28 дней по привычке. Как мне теперь исправить эту ошибку? Сотрудник в отпуске 30 дней, и раньше выходить он не будет.
— Самый безопасный вариант такой:
•издать приказ об отпуске на 30 календарных дней;
•оформить в свободной форме бухгалтерскую справку об ошибке;
•выплатить недостающую сумму отпускных и компенсацию, рассчитанную исходя из этой суммы начиная с 25 июля (с крайнего дня, когда должны были быть выплачены отпускные к отпуску, начавшемуся с 29 июля).
Вместе с тем если у вас не скандальный сотрудник и он не работает в каких-то особых условиях (например, на вредной или опасной работе с вероятностью травматизма на производстве), то можно попробовать договориться с ним. Скажите, что вы сейчас доплатите сумму отпускных, а от него потребуется переписать заявление — написать два заявления на отпуск:
•на 28 календарных дней;
•на 2 дня.
При согласии сотрудника действуйте так.
Если вы обнаружили ошибку не позднее 22 августа (не позднее чем за 3 календарных дня до второго двухдневного отпуска), то:
•издайте приказ о предоставлении отпуска с 26 августа на 2 календарных дня;
•выплатите отпускные за них.
Если вы обнаружили ошибку уже позднее, то можно оформить такой же приказ об отпуске, но отпускные за 2 календарных дня безопаснее выплатить с компенсацией за их задержку.
Не забудьте при этом внести в график отпусков даты обоих отпусков сотрудника по вашим приказам.
Исключаемые периоды не меняют длительность расчетного периода для отпускных
Сотрудник пойдет в отпуск в августе 2019 г. на 17 дней. Август, сентябрь и октябрь 2018 г. он был в оплачиваемом отпуске (текущий отпуск + отгуливал за прошлые периоды). За полностью отработанные 9 месяцев у него заработано 270 000 руб. Расчетным периодом будут 9 месяцев?
— Нет. Расчетный период, как и в общем случае, у вас 12 месяцев (с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г.). Но поскольку он отработан не полностью, вы должны действовать так.
Шаг 1. Посчитайте средний дневной заработок с учетом отработанного времени. То есть по формулепп. 5, 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:
Средний дневной заработок вашего работника составляет 1 023,89 руб. (270 000 руб. / (29,3 х 9 мес.)).
Шаг 2. Посчитайте отпускные в общем порядке. У вашего работника они будут равны 17 406,13 руб. (1023,89 руб. х 17 календ. дн.).
Выход из «детского» отпуска делает требование об отпуске «в удобное время» необязательным
Сотрудница после отпуска по уходу за ребенком вышла на работу 5 августа, поработала неделю, затем ушла на больничный на неделю, вышла с больничного и собирается в отпуск с 26 августа. Какой расчетный период брать для расчета отпускных?
— По общему правилу, для отпуска, начинающегося в августе 2019 г., расчетным периодом является время с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г. включительно. Но ваша сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком все это время, дохода для отпускных у нее не было.
Поэтому смотрите, в каком последнем месяце у сотрудницы были отработанные дни и зарплата. Например, это календарный месяц перед месяцем, в котором она ушла в отпуск по беременности и родам. Тогда расчетным периодом будут 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором женщина оформила отпуск по беременности и родамп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; Письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972.
Кстати, обратите внимание, был ли предусмотрен отпуск сотрудницы графиком отпусков или нет. Если она не является матерью троих или более детей в возрасте до 12 лет и в график при его составлении ее отпуск еще не включали, то вы не обязаны предоставлять отпуск по требованию работницы. Ведь матери одного или двоих детей вы обязаны дать отпуск только непосредственно после окончания:
•или отпуска по беременности и родам;
•или отпуска по уходу за ребенкомстатьи 260, 262.2 ТК РФ.
А ваша сотрудница уже вышла на работу после таких отпусков. Поэтому отдых в удобное для нее время по ее желанию ей теперь не положен.
Продление оплачиваемого отпуска может сокращать «детские» отпуска
Работница находится в ежегодном отпуске со 2 по 26 июля включительно. Ей выписали больничный с 9 июля до 7 августа включительно. При продлении ее отпуска на дни больничного она должна будет выйти 26 августа. Но с 22 августа у нее больничный по беременности и родам. Что делать с 4 днями оплаченного отпуска, которые попадают на отпуск по беременности и родам?
— Наиболее простой вариант — это продлить оплачиваемый отпуск работницы:
•или после больничного по нетрудоспособности, то есть попросить ее написать заявление на отпуск по беременности и родам не с 22 августа, а с 26 августа;
•или после отпуска по беременности и родам (перед отпуском по уходу за ребенком до полутора лет). То есть попросить ее написать заявление на отпуск по уходу за ребенком по прошествии 4 дней с даты окончания отпуска по беременности и родам.
В обоих случаях вам не нужно ничего пересчитывать. Но «детские» отпуска сократятся на 4 дня, и работница не обязана соглашаться на такое продление оплачиваемого отпуска. Хотя бы из-за того, что, к примеру, пособие по беременности родам за 4 дня может оказаться больше суммы отпускных за 4 дня. Настаивать вы не вправе.
При несогласии работницы и с учетом того, что отпускные ей были начислены и выплачены в июне, вам нужно будет:
•попросить ее написать заявление такого содержанияПисьмо Минтруда от 20.09.2016 № 14-2/В-899:
В связи с тем что за период с 02.07.2019 по 22.08.2019 я использовала 21 календарный день ежегодного основного отпуска из заявленных мною и оплаченных 25 календарных дней, прошу перенести 4 дня неиспользованного отпуска на период после окончания отпуска по уходу за ребенком.
•выплатить пособие по беременности и родам за вычетом суммы отпускных, выплаченных сотруднице за 4 дня;
О возврате переплаты по НДФЛ и взносам в связи с выплатой отпускных за неотгулянный отпуск читайте:
2018, № 1
•пересчитать НДФЛ и взносы с переплаченной суммы отпускных за 4 дня;
•подать уточненный расчет 6-НДФЛ и расчет по взносам, указав за июнь сумму налога и взносов за минусом суммы, полагающейся за 4 дня неотгулянного отпуска.
Когда работница определится с переносом оставшихся 4 дней отпуска, рассчитайте за них отпускные заново, исходя из другого расчетного периода.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Отпуска
2022 г.
2021 г.
2020 г.
Чаще при оформлении приказа на отпуск сложности возникают со строкой «за рабочий период». Если ее неверно заполнить, запутается и кадровик, и бухгалтерия. Но это не единственная проблема. Если вы не используете правильную нумерацию, у вас будут сложности при сдаче документов в архив. Вы будете их хранить слишком долго либо уничтожите раньше положенного времени. Наш материал поможет вам распутать эти и другие трудности.
Посмотрите, как вы указываете рабочий период сотрудника
В приказе на отпуск по унифицированной форме № Т-6 есть строка «за период работы» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В зависимости от вида отпуска заполняют строку по-разному. А в некоторых случаях и вовсе информацию в нее не записывают, если сведения будут лишними для конкретного вида отдыха. Поясним, как действовать в таких ситуациях.
Удлиняйте рабочий год из-за отсутствия сотрудника. Для каждого сотрудника считайте индивидуально рабочий год. Он начинается со дня приема на работу и по общему правилу длится 365 дней. Если работник пришел в компанию 04.06.2018, его первый рабочий год будет длиться с 04.06.2018 по 03.06.2019. Но если в течение этого периода сотрудник уходил в отпуск по уходу за ребенком, брал отпуск за свой счет суммарно больше чем на 14 дней или его отстраняли от работы, считайте рабочий период иначе (ст. 121 ТК). Увеличивайте его на продолжительность названных перерывов.
Вписывайте все периоды, когда оформляете отпуск за несколько лет. Если предоставляете отпуск за два рабочих года, в приказе отразите оба периода. Это поможет правильно учитывать использованные дни отдыха и избежать претензий ГИТ при проверке. В унифицированной форме приказа только одна строка для периода, за который работник использует отпуск. Поэтому выберите один из трех вариантов, как будете указывать рабочие периоды.
Первый вариант: вы можете в строке «за период работы» написать дату начала первого рабочего года и дату окончания второго, например, «за период работы с 13.06.2016 по 12.06.2018». Это вариант безопасен, если остатки отпусков за рабочие периоды вы отслеживаете по отдельным таблицам или каким-то иным способом. Второй способ – дополнить унифицированную форму приказа еще одной строчкой «за период работы», в которую вносить второй рабочий год (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Третий вариант: на отпуск за разные рабочие периоды вы можете сделать два отдельных приказа. Отдельные приказы часто используют, если нельзя перенастроить программу, в которой компания ведет кадровый учет.
Второй и третий способы позволят вам точно вести учет использованных дней отпуска и заносить об этом сведения в личную карточку работника.
Всегда указывайте полный рабочий год, даже если работник использует только часть ежегодного отпуска.
Не указывайте рабочий год, если от него не зависит отпуск. В приказах на отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам строчку «за период работы» оставляйте пустой или ставьте прочерк. Эти отпуска предоставляют в связи с определенными событиями по заявлению работника, и они не зависят от продолжительности работы в компании (ст. 121, 255, 256 ТК). Если программа подставляет даты рабочего года автоматически, не удаляйте их, это не будет нарушением.
В приказах об отпуске без сохранения заработной платы строчку «за период работы» лучше заполнить. Количество дней такого отпуска в течение одного рабочего периода влияет на продолжительность рабочего года (ч. 2 ст. 121 ТК). И если в приказах на отпуск и личной карточке сотрудника сразу будут сведения об этом, вы сможете без ошибок отслеживать, нужно ли увеличивать рабочий год.
Решите, будете ли вы оформлять общие приказы на отпуск
В унифицированной форме приказа об отпуске есть отдельная строка «А» для ежегодного отпуска и строка «Б» для всех остальных видов отпусков. Такое деление позволяет оформить одним приказом сразу два вида отпуска. Но не всегда выгодно объединять отпуска в одном документе. Есть ситуации, когда этого делать вовсе нельзя.
Создавайте общий приказ, если отпуска идут один за другим. Включить в один приказ два разных отпуска можно, если один из них – ежегодный. Его вы впишете в строку «А». Второй вид отпуска указывайте в строке «Б», это может быть учебный отпуск, по беременности и родам, дополнительный за ненормированный рабочий день, за особый характер работы, без сохранения заработной платы и т. п.
Одним из условий единого приказа для двух отпусков будет то, что по датам они идут друг за другом, без разрыва. Причем не обязательно, чтобы первым начинался ежегодный отпуск. Например, сотрудник по графику идет в отпуск с 15.06.2018 по 28.06.2018, а на 14.06.2018 берет отпуск за стаж работы. Общая продолжительность отпуска будет 15 календарных дней с 14.06.2018 по 28.06.2018. Эти сведения вносите в строку «В». Если между отпусками будет разница хотя бы в один день, нельзя оформлять их одним приказом. Иначе вы не сможете правильно заполнить строку «В».
Убедитесь, что вы правильно определили сроки хранения приказов на отпуск
Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам. Его храните 50 (75) лет. Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 (75) лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).
Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать. Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке. Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-…», где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа. Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.
Откажитесь от общего приказа, если не хотите долго хранить документ. Не все приказы об отпуске совпадают по сроку хранения. Если оформите их одним документом, то хранить придется в соответствии с большим сроком. Например, приказ о ежегодном отпуске хранят 5 лет, а об отпуске за свой счет – 50 (75) лет. Чтобы не запутаться со сроками хранения документов и правильно сдавать их в архив, рекомендуем не объединять в один приказ два, если они не совпадают по продолжительности хранения.
Неудобно одним приказом оформлять два отпуска, если право на один из отпусков появилось у сотрудника не со дня приема на работу. Возникнет неясность, как указать рабочий период. Например, вы не сразу установили сотруднику ненормированный рабочий день. Если будете одним приказом оформлять ежегодный отпуск и отпуск за ненормированный режим работы, потребуется вписать два разных периода, а в приказе есть только одна строка для этого. Поэтому удобнее оформлять отдельные приказы на каждый вид отпуска.
Посмотрите, как вы указали дату приказа
На каждом приказе об отпуске вы указываете его реквизиты. После того как распечатаете приказ, посмотрите на дату, верно ли вы указали месяц и год документа.
Сравните даты приказа и начала отпуска. Когда заполняете приказы в специальной кадровой программе, дата проставляется автоматически. Но если вы создаете новый приказ в отдельном файле, есть риск не поменять месяц и год от предыдущего документа. Инспектор при проверке смотрит даты приказов. Ведь отпуск компания должна оплачивать минимум за три дня до его начала, поэтому приказ не может быть позже этой даты (ч. 9 ст. 136 ТК).
В приказах по унифицированной форме отражают дату арабскими цифрами, сначала день месяца, потом месяц и год. Поэтому день месяца и месяц пишите двумя цифрами через точку, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 4 июня 2018 года отражайте как 04.06.2018. Букву «г» или слово «года» ставить не нужно. Словесно-цифровой способ, когда название месяца прописывают полностью, применяют чаще в приказах, для которых нет унифицированных форм или вы разработали собственные формы вместо рекомендованных Госкомстатом. Не будет ошибкой, если в любых приказах дата будет написана цифровым способом.
Если датой приказа вы проставляете число регистрации документа после того, как его подписал руководитель, приказы на отпуск готовьте заблаговременно (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ведь при таком способе первоначально эту графу вы оставляете пустой, а заполняете ее позже вручную. И пока руководитель подпишет документ, может пройти время. Поэтому все чаще компании отказываются от такой системы регистрации приказов.
Вычитайте из отпуска праздничные дни
Нерабочие праздничные дни не входят в ежегодный основной и дополнительный отпуск (ст. 120 ТК). Поэтому вписывайте в пустую ячейку в строках «А» и «Б» приказа об отпуске именно количество дней отпуска, а не количество дней, когда сотрудник будет отсутствовать. Например, если работник на период с 04.06.2018 по 13.06.2018 написал заявление на ежегодный основной отпуск, он использует его в размере 9 календарных дней, потому что в этот период попадает 12 июня – День России, нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК).
Нумеруйте приказы в зависимости от сроков их хранения. Приказы следует подшивать в отдельные дела с учетом сроков хранения документов, поэтому заранее присваивайте им разные номера. Срок хранения приказа о предоставлении ежегодного или учебного отпуска – 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребенком относятся к приказам с длительным сроком хранения, то есть 50 (75) лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Регистрационный номер приказов можете сделать цифровым или буквенно-цифровым. Второй вариант удобнее, тогда вы сразу по типу номера документа будете понимать, в папку с каким сроком хранения его подшивать. Например, для приказов со сроком хранения 5 лет присваивайте цифровой номер с буквой «о», то есть отпуск. Для приказов со сроком хранения 50 (75) лет указывайте буквенную часть «од» – приказ об отпуске длительного хранения.
Буквенно-цифровую нумерацию вводите отдельно по каждому виду приказа. Присваивать цифровую часть по порядку всем приказам, а менять только буквенную часть рискованно, можете запутаться и не заметить ошибки.
Если ежегодно оформляете много приказов на разные виды отпусков, разделите их не только по сроку хранения, но и по виду отпуска. В этом случае приказы на ежегодный отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на отпуск по беременности и родам и другие приказы нумеруйте отдельно. Для каждого вида отпуска определите свою систему нумерации. Например, в приказах о предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда после номера через тире ставьте букву «в» (вредность), а в приказах по уходу за ребенком – «д» (декрет) и др.
Важные выводы
1. Когда предоставляете отпуск за несколько рабочих периодов, отразите их в приказе. Дополните форму документа еще одной строкой «за период работы» или издавайте на каждый рабочий год отдельный приказ.
2. Не оформляйте одним приказом два вида отпуска, которые идут подряд, если в компании много сотрудников. Иначе будет сложнее искать нужный документ и вести учет использованных отпусков.
3. Решите, будете ли вы распределять приказы на отпуск по сроку их хранения или еще по виду. В зависимости от этого вводите систему нумерации приказов.