Как исправить ошибки в трудовой книжке казахстан

Ошибки в трудовой книжке: последствия и исправление

31 Июля, 2018

Чем опасны ошибки в трудовой книжке

Один из факторов риска при неверно заполненной трудовой книжке – это сложности в подсчете трудового стажа. За свою многолетнюю практику специалисты ТОО «SD Legal Pro» выяснили какие частые ошибки допускают кадровики и как их устранить без нарушения закона. 

Один из факторов риска при неверно заполненной трудовой книжке – это сложности в подсчете трудового стажа. За свою многолетнюю практику специалисты ТОО «SD Legal Pro» выяснили какие частые ошибки допускают кадровики и как их устранить без нарушения закона. 

Наиболее распространённые ошибки допускаются при внесении в трудовую книжку сведений о приёме и увольнении сотрудника. Малейшая неточность может привести к нареканиям со стороны пенсионного фонда. Самый неприятный вариант исхода событий – отказ в начислении пенсии, в том числе и досрочной.       

Выделяет три основных негативных для работника момента:     

 1. Допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве или в дате рождения

Обратиться к первому работодателю для предоставления дубликата трудовой книжки. Также можно обратиться к текущему работодателю, чтобы тот сделал запрос работодателю, который допустил ошибку. 

Что делать: Обратиться к первому работодателю для предоставления дубликата трудовой книжки. Также можно обратиться к текущему работодателю, чтобы тот сделал запрос работодателю, который допустил ошибку. 

Самостоятельно исправить ошибку возможно только после подтверждения, что трудовую книжку выдали именно вам. 

 2. В трудовой книжке не читается текст, есть исправления и помарки, неверно указана должность сотрудника.

 Что делать: Обратиться в компанию, которая сделала запись, за выдачей документов, подтверждающих работу в организации с указанием должности. В противном случае периоды работы нужно будет подтверждать в судебном порядке. 

 3. Отсутствуют реквизиты приказов (или они указаны не полностью), печать (или она не читаема), есть ошибки в наименовании организации. 

 Что делать: Обратиться к прежнему или текущему работодателю для внесения изменений в реквизиты приказов, для подтверждения печатей, а также для подтверждения наименования организации или её переименования. 

А что делать, если ошибки увидели поздно? Нет такой компании уже — ликвидирована?

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной трудовой книжки. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путём направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив). В архив также можно обратиться самостоятельно.

Стандартные рекомендации для заполнения трудовых книжек:

— Записи вносят чернилами одного цвета. Гелевыми ручками не пользуются.

— Записи в трудовой книжке не сокращаются.

— На титульном листе документа ставят печать организации, в которой работает сотрудник.

Комментарии

Другие материалы по теме

• 

  Что включает в себя трудовой стаж для отпуска?

  Что включают в трудовой стаж при предоставлении вам отпуска:

  1)    фактически проработанное время. Если ваш работодатель не оформил… читать далее

• 

  Увольнение по собственному желанию: права и обязанности работника и работодателя

  Увольнение по собственному желанию

  Если работник решил уволиться по своей инициативе, то он должен уведомить об этом своего работодателя письм… читать далее

• 

  Трудовой договор: заключать или нет?

  Трудовой договор (далее ТД) – это письменное соглашение между работником и работодателем, которое регламентирует права и обязанности работодателя и ра… читать далее

• 

  Трудовой отпуск или денежная компенсация в Казахстане

  Многие работники, не хотят уходить в трудовой отпуск, а хотят просто получить компенсацию за неиспользованный отпуск и дальше продолжать работать. Кто… читать далее

• 

  Трудовая стажировка в Казахстане: Законно или Нет?

  Многие работодатели нанимают на работу при условии, что работники должны отработать на компанию неделю, месяц, два, чтобы доказать свою профессиональн… читать далее

• 

  Сокращение на работе: правила и консультация юристов

  Что необходимо сделать, если в вашей организации планируется сокращение штата.

  В соответствии с пунктом 2 статьи 131 Трудового кодекса РК, работода… читать далее

• 

  Расторжение трудового договора в Казахстане: права и обязанности работодателя и работника

  В каких случаях работодатель имеет право уволить работника:

  При ликвидации компании или если, работодатель — физическое лицо – то прекращении ег… читать далее

• 

  Работа в ночное время в Казахстане: права и обязанности работников

  Ночное время с 22.00 до 06.00 ч.

  Если ваша организация работает в ночное время, то оплата труда работников  в ночное время должна быть не… читать далее

• 

  Последствия незаключения трудового договора в Казахстане

  Очень часто в компаниях практикуются следующая ситуация: сотрудников берут на работу, но с ними не оформляют трудовые отношения. Рассмотрим к как… читать далее

• 

  Оплата труда в праздничные дни: правила и права работников

  Для того, чтобы привлечь  работников к работе в выходные и праздничные дни работодатель обязан издать соответственный акт и получить письменное п… читать далее

• 

  Документы при приеме на работу в Казахстане

  Для заключения трудового договора  необходимы следующие документы:

  1. Удостоверение личности или паспорт (если работнику нет 16 лет, то — свид… читать далее

• 

  График отпусков в Казахстане

  Отпуск может предоставляться согласно графику, который утверждается работодателем с учетом мнения работников. То есть при составлении графика учитываю… читать далее

• 

  Трудовой стаж армии в Республике Казахстан: правила и порядок подсчета.

  В соответствии с Конституцией, защита Республики Казахстан является священным долгом и обязанностью каждого ее гражданина.

   

  Согласно подпу… читать далее

• 

  Все о трудовом отпуске в Казахстане

  Минимальная продолжительность основного трудового отпуска – 24 календарных дня. Но законодательством либо трудовым или коллективным договорами может б… читать далее

• 

  В каких случаях работодатель не может уволить работника в Казахстане?

  В каких случаях работодатель не может уволить работника:Если работнику осталось менее 2х лет до пенсии.

  В случаях же, сокращения в организации ил… читать далее

• 

  Права беременной женщины на облегченные условия труда в Казахстане

  По заявлению беременной женщины, одного из родителей, имеющего ребенка в возрасте до трех лет, в соответствии с медицинским заключением, работодатель… читать далее

• 

  Запрет на увольнение беременных женщин в Казахстане

  В соответствии со статьей 54 и п.2 ст.51, п.3 ст. 58 Трудового кодекса:

  1. Не допускается расторжение трудового договора по инициативе работодателя… читать далее

• 

  Как избежать конфликтов при составлении трудового и гражданско-правового договора: важные моменты.

  Многие работодатели оформляют со своими работниками либо трудовые договоры либо договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Рассмотрим чем же они о… читать далее

• 

  Как составить договор с фрилансером

  Как составить договор с фрилансером?

   

  Фрилансер — человек, выполняющий работу без заключения долговременного договора с работодателем, нан… читать далее

• 

  Некоторые вопросы кадрового делопроизводства

  Некоторые вопросы кадрового делопроизводства

   

  Каждый работодатель сталкивается с процедурой приема на работу, увольнения с работы своих со… читать далее

• 

  Законность видеонаблюдения на работе в Казахстане

  Да,
  если видеосъемка ведется только для рабочих целей, для соблюдения правил
  распорядка и т.д.

  Но
  тут следует учитывать, что видеофиксация повед… читать далее

• 

  Ошибки работодателя: причины, последствия и советы по их исправлению

  Часто в нашей практики мы сталкиваемся с
  такой проблемой, когда работник наносит своими действиями или бездействием
  материальный ущерб компан… читать далее

• 

  Проблемы кадрового делопроизводства: профессиональная консультация от SD Legal Pro

  Какие проблемы с кадрами часто возникают у предпринимателя:1. Водитель попал на служебном авто в ДТП,
  при этом использовал машину в личных целях и… читать далее

• 

  10 способов оптимизации работы во время кризиса или антикризисного пакета

  Как бы нам не хотелось оставить всё по-прежнему, кризис вносит свои коррективы в работу любой организации.
  Команда «SD Legal pro» предлагает 10 спо… читать далее

• 

  Папин декрет: правовые последствия для бизнеса в Казахстане

  Трудовым законодательством предусмотрен такой вид отпуска как социальный, одним из видов которого является отпуск без сохранения заработной платы по у… читать далее

Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации

Вопрос:

Каков порядок действий исправления ошибок в трудовой книжке?

Ответ:

П.13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).

П.14. Исправление сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».

При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

П.15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 35 Кодекса.

П.16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

Правовые основы

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.