Как исправить ошибку в декларации соответствия

Ошибки могут встретиться в любых документах, включая сертификаты или декларации о соответствии на продукцию. Исправлять их после обнаружения простым механическим способом нельзя. В этой статье мы расскажем, что делать в таких случаях.

Зачем нужны сертификаты или декларации и какой из документов важнее

Сертификаты или декларации подтверждают безопасность продукции и ее соответствие действующим нормативным документам. Они нужны для изготовления, ввоза и реализации ряда товаров на территории России. Перечень конкретных видов продукции, для которой нужно проходить процедуру подтверждения соответствия утвержденным требованиям, определяется нормативно-правовыми актами России или ЕАЭС и приводится в отдельных технических регламентах. Например, в ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции» или в ТР ТС 017/2011 «О безопасности продукции легкой промышленности».

Сертификаты или декларации могут подтверждать соответствие продукции национальным требованиям (технических регламентов Российской Федерации или ГОСТ Р) или требованиям технических регламентов Таможенного союза. Это документы разных систем сертификации. Сейчас национальные стандарты постепенно заменяют общими документами для всех стран-членов ЕАЭС, но часть из них продолжает действовать.

Сертификаты и декларации ТР ТС являются документами единого образца. Они равноценны по юридической силе, имеют одинаковый срок действия (от 1 года до 5 лет) и могут быть оформлены на единичное изделие, на партию товаров или на серийно изготавливаемую продукцию. Между этими документами есть 2 различия:

1. Ответственность за сведения, указанные в сертификате соответствия, несет организация, выдавшая его. А за сведения, указанные в декларации о соответствии, – компания-заявитель.
2. Сертификат соответствия имеет несколько степеней защиты и оформляется на специальном бланке. Декларация о соответствии оформляется на обычном листе белой бумаги без какой-либо защиты (за исключением печати организации, выдавшей документ).

Какими документами регламентируются правила оформления сертификатов соответствия

Есть три документа, в которых оговариваются правила оформления сертификатов соответствия:

1. На сертификаты, подтверждающие соответствие продукции требованиям ГОСТ Р, распространяется действие Постановления Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарта) № 12 от 17.03.1998 «Об утверждении правил по сертификации «Система сертификации ГОСТ Р. Формы основных документов, применяемых в системе». В приложении В этого документа есть «Правила заполнения бланка сертификата соответствия на продукцию», в которых указана недопустимость исправлений, поправок и подчисток.
2. На сертификаты, подтверждающие соответствие продукции требованиям технических регламентов РФ, распространяется действие приказа Министерства промышленности и энергетики № 53 от 22.03.2006 «Об утверждении формы сертификата соответствия требованиям технических регламентов». В пункте 15 этого документа указано, что сертификат не должен иметь исправлений, подчисток или поправок.
3. На сертификаты, подтверждающие соответствие продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза, распространяется действие Решения Коллегии Евразийской экономической комиссии № 293 от 25.12.2012 «О единых формах сертификата соответствия и декларации о соответствии техническим регламентам Таможенного союза и правилах их оформления». В пункте 8 этого документа указано, что в сертификатах не допускаются любые исправления текста.

Какими документами регламентируются правила оформления деклараций о соответствии

На декларации о соответствии продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза распространяется действие Решения Коллегии ЕЭК № 293 от 25.12.2012, о котором говорилось выше.

Требования к оформлению деклараций о соответствии продукции техническим регламентам РФ оговорены в приказе Министерства промышленности и энергетики № 54 от 22.03.2006 «Об утверждении формы декларации о соответствии продукции требованиям технических регламентов». В пункте 16 этого документа указано, что декларация о соответствии не должна иметь исправлений, подчисток или поправок.

Как исправить ошибку в сертификате или декларации

Ошибки в сертификатах соответствия или декларациях о соответствии можно исправить только одним способом – получить новый документ. В этом случае сертификат или декларацию понадобится переоформить. При этом меняют не только содержание документа, но и его номер и дату выдачи. Новый сертификат соответствия или декларация о соответствии выдается тем же органом, который выдал документ с ошибкой, после подачи производителем или продавцом продукции заявки произвольной формы.

Центр сертификации «Гарант» оказывает полный спектр услуг, касающихся сертификации любой продукции на соответствие требованиям действующих нормативных документов. При выявлении ошибок в выданных документах мы обеспечиваем их оперативное исправление.

Полезные материалы от Гарант

Подборки статей, полезных сервисов и вакансий, анонсы
бесплатных лекций и бонусы. Присоединяйтесь!

В соответствии с Положением о Федеральной службе по аккредитации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.10.2011 № 845 «О Федеральной службе по аккредитации», функция по ведению Единого реестре сертификатов соответствия и деклараций о соответствии (далее – единый реестр) закреплена за Росаккредитацией.

Порядок формирования и ведения единого реестра устанавливает Положение о формировании и ведении реестра выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 18.11.2020 № 1856 (далее – Положение).

В соответствии с пунктом 9(1) Положения основанием для внесения в единый реестр сведений о декларациях о соответствии являются принятые в установленном порядке решения:

а) о принятии декларации о соответствии;

б) о приостановлении, возобновлении или прекращении действия декларации о соответствии, признании ее недействительной.

Правила регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.2021 № 936 (далее – Правила) определяют порядок регистрации деклараций о соответствии.

Правила не допускают внесение изменений в зарегистрированную декларацию о соответствии. При необходимости внесения изменений заявитель принимает новую декларацию о соответствии и осуществляет ее регистрацию в соответствии с Правилами (особенности принятия новой декларации изложены в пунктах 15 и 16 Правил).

. – Если в декларации печатная ошибка, можно ли прекратить ее действие и зарегистрировать новую с тем же протоколом?

– В соответствии с п. 15 Правил регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2021 № 936 “О порядке регистрации, приостановления, возобновления и прекращения действия деклараций о соответствии, признания их недействительными и порядке приостановления, возобновления и прекращения действия сертификатов соответствия, признания их недействительными”, внесение изменений в зарегистрированную декларацию о соответствии не допускается. При необходимости внесения изменений заявитель принимает новую декларацию о соответствии и осуществляет ее регистрацию. При регистрации новой декларации о соответствии заявитель принимает решение о прекращении действия декларации о соответствии, подлежащей замене. При этом в едином реестре производится запись “принята взамен” и указываются регистрационный номер и дата регистрации декларации о соответствии, подлежащей замене.

Заявитель принимает новую декларацию о соответствии и осуществляет ее регистрацию без предоставления дополнительных (без проведения дополнительной оценки) документов и сведений в следующих случаях:

– выявление в декларации о соответствии и приложениях к ней ошибок (опечаток);

– изменение организационно-правовой формы, адреса юридического лица, адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания) физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, адреса места осуществления деятельности (в случае если адреса различаются), номера телефона и (или) адреса электронной почты заявителя;

– изменение организационно-правовой формы, адреса юридического лица, адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания) физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, – в отношении изготовителя продукции;

– изменение наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества (при наличии) физического лица;

– изменение кода (кодов) ТН ВЭД ЕАЭС либо ОКПД 2;

– сокращение количества адресов мест осуществления деятельности по изготовлению продукции.

В случае изменения номера телефона и (или) адреса электронной почты заявителя, кода (кодов) ТН ВЭД ЕАЭС либо ОКПД 2, а также в случае изменения адреса юридического лица, адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания) физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, адреса места осуществления деятельности заявителя, изготовителя продукции, связанного с переименованием географического объекта, переименованием улицы, площади или иной территории, изменением нумерации дома, индекса, замена декларации о соответствии и (или) приложений к ней не требуется и осуществляется по усмотрению заявителя. 

П. 114 раздела XV Типовых схем оценки соответствия, утвержденных Решением Совета Евразийской экономической комиссии от 18 апреля 2018 г. № 44 “О типовых схемах оценки соответствия”, допускается замена ДС без проведения дополнительных испытаний и выполнения иных предусмотренных подпунктами “а” – “ж” пункта 25 решения Совета Евразийской экономической комиссии от 18 апреля 2018 г. № 44 процедур по оценке (подтверждению) соответствия, в том числе в случаях: 

– выявления в декларации о соответствии и приложениях к ней ошибок (опечаток);

– изменения организационно-правовой формы, местонахождения (адреса юридического лица), адреса места осуществления деятельности (в случае если адреса различаются), номера телефона и (или) адреса электронной почты заявителя;

– изменения организационно-правовой формы, местонахождения (адреса юридического лица) изготовителя;

– изменения кода (кодов) ТН ВЭД ЕАЭС;

– сокращения количества адресов мест осуществления деятельности по изготовлению продукции.

Декларация и сертификат соответствия, оформляемые в обязательном порядке, являются официальными документами, должны отвечать стандартам разработки данной документации. Но строгий подход к выдаче этих официальных бумаг не исключает возможность некоторых ошибок и неточностей. Возможно ли внесение изменение, исправление ошибок в сертификате или декларации соответствия?

Для чего оформляется сертификат или декларация

Данные документы могут быть оформлены в обязательном порядке или на добровольной основе. Это зависит от особенностей продукции. Такой документацией подтверждается качество, безопасность товара или услуги, соответствие ее характеристик требованиям Технических Регламентов ТС или других стандартов. Выдаются документы сертификационными центрами, компаниями, которые имеют лицензию на разработку таких бумаг.

Сертификаты и декларации выдаются на единичную продукцию, на партию товаров. Написать заявление на выдачу документа может как производитель, так и поставщик, продавец. Если продукция входит в перечень обязательных к сертификации, без данного документа ее нельзя продавать.

Между декларацией и сертификатом существует несколько различий. Сертификат выдается на утвержденном бланке, ответственность за его достоверность лежит на сертификационном центре. Декларацию можно оформить и на обычном листе, но на нем должна быть печать организации, которая выдает этот документ.

Правила оформления декларации и сертификата

Данные документы имеют большое значение как для изготовителя продукции, так и для ее потребителя. Он подтверждает качество и безопасность. Поэтому бумаги такого плана должны быть оформлены по стандарту, содержать только достоверную, проверенную информацию. Государством утверждены стандарты, в которых указаны требования к тексту, разделам сертификата и декларации.

• Если сертификат должен подтверждать соответствие ГОСТам, он должен быть оформлен с учетом Постановления Росстандарта под номером 12 от 17.03.98 «Об утверждении правил по сертификации…».
• Если сертификат должен подтверждать соответствие товара ТР ТС, документ оформляется с учетом приказа Министерства промышленности и энергетики под номером 53 от 22.03.06. В этом приказе указывается, что тексте сертификата не должно быть поправок, исправлений, ошибок.
• Также на сертификаты соответствия ТР ТС распространяется действие Решения Евразийской экономической комиссии «О единых формах сертификата..». В нем также присутствует указание на недопустимость исправлений в тексте. Также этот документ определяет оформление деклараций соответствия.

Как внести исправления

Если ошибка все же присутствует, как можно ее исправить и привести сертификат к требуемым стандартам?

Законодательство в таком случае рекомендует полностью переоформить документ. Он будет иметь новый номер, дату оформления. Написать заявление следует в тот центр, который выдал предыдущий вариант.

Механически исправить допущенную ошибку в первоначальном документе невозможно, он будет считаться испорченным, утратит правовую силу.

Производителю, который обнаружил опечатку, неточность, ошибку в полученном сертификате, не нужно тянуть время и самостоятельно вносить правки. Рекомендуется сразу обратиться в сертификационный центр с официальным заявлением на оформление нового документа. Работники центра проведут новые исследования, составят правильный вариант документа.

При обнаружении орфографической ошибки (опечатки) в декларации сертификационный орган может составить разъяснительное письмо, поставить в нем свою печать. Такое письмо будет неофициальным приложением к декларации. Но также при более грубой ошибке в тексте следует подавать заявку на переоформление документа.

Внесение изменений и исправлений в сертификаты и декларации

В процессе оформления сертификата или декларации о соответствии продукции могут возникать различные ошибки, включая опечатки. В этой статье мы разберем, что нужно делать в такой ситуации.

Для начала следует отметить, что согласно требованиям законодательства не допускаются опечатки, исправления в сертификатах или декларациях о соответствии. Речь идет о документах, выданных как в российской системе технического регулирования (по требованиям ГОСТ Р, ТР РФ), так и в системе технического регулирования Таможенного союза (по требованиям ТР ТС).

При этом возможно получение разъяснительного письма от органа по сертификации, в котором указываются допустимые ошибки и правильная информация.

Документы, регламентирующие недопустимость исправлений в сертификатах

Ошибки в декларациях о соответствии

Применение разъяснительного письма

Необходимость получения дубликата сертификата или декларации

Документы, регламентирующие недопустимость исправлений в сертификатах

Во всех трех системах, отвечающих за обеспечение безопасности различной продукции, определены требования к заполнению сертификатов о соответствии.

Форма документов об оценке соответствия нормам системы ГОСТ Р, а также правила их оформления, закреплены в постановлении Росстандарта № 12 от 17 марта 1998 года (в ред. от 12 мая 2009 года). Согласно «Правилам заполнения бланка сертификата соответствия на продукцию» исправления, подчистки и поправки в документе не допускаются.

Запрет каких-либо исправлений в сертификатах, выданных по требованиям национальных технических регламентов, установлен приказом Минпромторга № 53 от 22 марта 2006 года (в ред. от 21 апреля 2009 года). В пункте 15 «Рекомендаций по заполнению формы сертификата соответствия продукции требованиям технических регламентов» четко указано, что документ должен быть заполнен без опечаток и поправок.

И, наконец, требования к заполнению сертификатов соответствия техническим регламентам Таможенного союза закреплены решением Коллегии Евразийской экономической комиссии № 293 от 25 декабря 2012 года, где в пункте 8 установлено: «…сокращение слов и любое исправление текста не допускаются».

Требовательные правила по заполнению сертификатов соответствия объясняются тем, что их бланки выдаются под строгой отчетностью и имеют несколько степеней защиты. Халатность при оформлении сертификата значительно усложняет процесс его получения.

Ошибки в декларациях о соответствии

Недопустимость ошибок в декларациях о соответствии продукции регламентирована только приказом Минпромторга № 54 от 22 марта 2006 года (в ред. от 19 октября 2007 года). В пункте 16 установлено, что декларации о соответствии требованиям российских технических регламентов должны заполняться без исправлений, подчисток и поправок.

Это не означает, что в других системах допускаются исправления при заполнении декларации. В любом случае, до того как зарегистрировать декларацию, орган по сертификации проверяет правильность ее заполнения.

Декларация оформляется на обычном листке бумаги формата А4. В отличие от сертификата у нее нет степеней защиты, что значительно упрощает внесение исправлений в такой документ. При необходимости заявитель просто перепечатывает декларацию и вновь отправляет ее органу по сертификации.

Применение разъяснительного письма

В первую очередь, необходимо отметить, что разъяснительные письма носят исключительно информационный характер и выдаются по желанию заявителя.

Оформляется разъяснительное письмо в органе по сертификации, где был получен сертификат или декларация. В письме приводятся недостоверные сведения, содержащиеся в документе, и указывается нужная информация. Кроме того, обязательно ставится печать органа по сертификации и подпись с расшифровкой специалиста, выдавшего сертификат или зарегистрировавший декларацию.

Полученное письмо выступает в роли неформального приложения к сертификату или декларации о соответствии.

Разъяснительно письмо, как правило, применяется для исправления орфографических ошибок. Например, в случае опечатки. Для более грубых ошибок, включая указание неправильного ассортимента товаров, размера партии, предпочтительнее оформлять дубликат документа с внесением нужных сведений.

Необходимость получения дубликата сертификата или декларации

Дубликат сертификата или декларации о соответствии выдается тем же органом по сертификации, в котором был получен первый экземпляр. Получить дубликат необходимо в случае утери документа или порчи, включая выявление ошибок.

Необходимость в дубликате возникает в связи с тем, что из-за ложной информации, содержащейся в сертификате или декларации таможенные органы, а также органы госконтроля не допустят выпуск продукции в обращение. Поэтому при выявлении ошибок следует немедленно обращаться в орган по сертификации.

Для получения дубликата производитель/продавец направляет в орган по сертификации заявку, которая оформляется в произвольной форме.

Обратите внимание, что дубликаты не подлежат продлению. В случае выпуска партии продукции придется оформлять новый документ, подтверждающий ее безопасность.