Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Чтобы внести изменения в ранее
изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать
не только суть корректировки, но и ее место дислокации.
Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением,
дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов,
подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ
лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого;
как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений.
Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций,
систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов:
о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо
введении в действие новой версии организационного документа.
На практике периодически возникает необходимость внести изменения
в действующий документ организации – в приказ либо
утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы
избежать путаницы и получить однозначный результат.
Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы
с документами. В коммерческой организации он, как правило,
фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном
нормативном акте (далее – ЛНА).
А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе
нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1),
и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их
опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно,
изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно
и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь
понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые
госорганами.
Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение
или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным
документом (например, в приказ – новым приказом,
в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).
Количество изменений, которые можно внести за один раз,
не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного
документа) – тоже.
Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней
Что можно изменить в документе:
- заменить слова, цифры;
- исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы
текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.); - изложить что-то в новой редакции;
- дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также
целыми структурными единицами; - приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его
структурных единиц.
Структурные элементы приказа
Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:
- из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она
не обязательна, кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», и обычно объясняет
цели, причины издания приказа; - распорядительной части.
Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным
реквизитом.
Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами:
приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.
Заголовок
Если текст документа не превышает 4–5 строк, то заголовок может
не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:
- он должен быть кратким,
- точно передавать содержание приказа,
- формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
- отвечать на вопрос «о чем?».
Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание
на корректируемые разделы, абзацы или пункты.
Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа
Правильно:
О внесении изменения в Положение об оплате труда,
утвержденное приказом… от… №…
Неправильно:
О внесении изменения в раздел I Положения об оплате
труда, утвержденного приказом… от… №…
Если вносятся не только изменения, но и дополнения,
то в заголовке может быть указано «О внесении изменений
и дополнений…» или только «О внесении изменений…».
На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее
время чаще используется последняя из них.
Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько
раз. Если же потребуется изменить внесенные в него
корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение
изменений в основной приказ, а не в изменявший его
когда-то документ.
Формулировка заголовка зависит от двух условий:
- количества вносимых изменений;
- куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ
(инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту –
документ).
Если одно изменение вносится в одну структурную единицу,
то слово «изменение» употребляется в единственном числе
и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…»
(как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен
в следующих случаях:
-
если приказ дополняется только одним разделом или подразделом /
пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице /
предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком; -
признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт /
подпункт / абзац / приложение / строка в таблице; -
исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра
или число / знак; -
вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац /
приложение / строку в таблице / предложение; -
производится замена одного предложения / словосочетания / слова
/ цифры или числа / знака; -
полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела /
пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице /
предложения.
Если вносится несколько изменений в один приказ или утвержденный
документ, то слово «изменение» указывается в заголовке
во множественном числе (как в Примере 3).
Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа
Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)
Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления
изменений в силу, то ею считается дата издания приказа
(сравните Примеры 2 и 3).
При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного
количества изменений и дополнений (в несколько структурных
единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить
его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми
необходимыми распоряжениями относительно регулируемой…
Минтруд России ответил на вопросы работодателей, связанные с применением норм трудового законодательства. Каким образом исправлять ошибочные записи в книгах по учету бланков трудовых книжек и их движения? Какую должность предложить совместителю при его сокращении? Принимать ли обратно на работу сотрудника, который уволился в порядке перевода к другому работодателю, но перевод не состоялся?
В письме от 18.08.2017 № 14-2/В-761 Минтруд России разъяснил ряд вопросов, возникающих при применении трудового законодательства на разных этапах трудовых отношений. Рассмотрим выводы, которые сделали в ведомстве.
Внесение исправлений в книги по учету трудовых книжек
По нормам статьи 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
В нее вносятся сведения о работнике и выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут специальные книги.
В настоящее время применяются формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Трудовым законодательством не установлен порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В связи с этим Минтруд отмечает, что допускается руководствоваться Правилами внесения изменений и исправлений в трудовую книжку, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Согласно пункту 30 Правил зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных записей, признанных недействительными, не допускается. Для внесения изменений нужно сделать запись «Запись за номером ХХ недействительна», а затем внести новую, исправленную запись.
При перемещении вахтовика на новое место работы трудовой договор с ним не меняется
Согласно статье 297 ТК РФ работа вахтовым методом применяется в том случае, когда место работы значительно удалено от места постоянного проживания работника или места нахождения работодателя. Смена места работы сотрудников, работающих вахтовым методом, может оформляться только изданием соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Перемещение сотрудников, связанное исключительно с изменением дислокации работы, не является переводом на другую работу, вносить какие-либо изменения в трудовой договор по причине такого переезда не нужно. Если будет меняться трудовая функция работника, то перевод оформить необходимо.
Уменьшать дополнительный отпуск при ненормированном рабочем дне нельзя
Право на дополнительный отпуск возникает у работника независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня. Дополнительный оплачиваемый отпуск работнику, которому установлена неполная рабочая неделя с полным рабочим днем и ненормированный рабочий день, должен предоставляться в полном объеме по правилам, закрепленным в статье 119 ТК РФ. Работодатель не вправе устанавливать порядок, согласно которому длительность дополнительного отпуска такого работника зависит от отработанного им времени (например, пропорционально ему).
Приостановить работу из-за невыплаты зарплаты можно и в командировке
Задержка выплаты зарплаты более чем на 15 дней является основанием для приостановки сотрудником работы на весь период до выплаты суммы при письменном извещении работодателя (ч. 2 ст. 142 ТК РФ). Минтруд отметил, что в трудовом законодательстве РФ нет ограничений на приостановление работы во время нахождения работника в командировке. Работник самостоятельно определяет, когда именно целесообразно воспользоваться предоставленным правом, и может приостановить работу по причине задержки зарплаты, даже находясь в командировке.
При сокращении совместителя следует предложить ему вакансии полного дня
Под совместительством понимается выполнение сотрудником другой регулярно оплачиваемой работы на основании трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ). Лица, работающие по совместительству, имеют право на предоставление предусмотренных законом гарантий и компенсаций в полном объеме. По Трудовому кодексу работнику, увольняемому в связи с сокращением штата, необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакансии (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом не важно, какой размер ставки предполагает предлагаемая должность: при сокращении работника-совместителя, работающего на полставки, ему следует предложить все должности, включая должности на полную ставку.
Если перевод не состоялся, уволенного работника можно не принимать обратно
В силу части 4 статьи 64 ТК РФ при переводе сотрудника к другому работодателю новый работодатель не вправе отказать в заключении трудового договора лицу, приглашенному в порядке перевода от другого работодателя (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ). Это правило действует в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
Если по каким-либо причинам новый работодатель все же отказался принять на работу сотрудника в порядке перевода, прежний работодатель не обязан принимать его обратно — такая обязанность законом не предусмотрена. Однако стоит учитывать, что работник может обратиться в суд с требованием о признании увольнения незаконным или об изменении формулировки основания увольнения (например, по собственному желанию).
БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С — оперативно в вашем телефоне!
Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибка в приказе о приеме на работу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
«Обзор практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с заключением трудового договора»
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 27.04.2022)Разрешая спор и удовлетворяя исковые требования Г. о незаконности увольнения, суд первой инстанции исходил из того, что у работодателя отсутствовали правовые основания для увольнения Г. по части первой статьи 71 ТК РФ, так как при приеме Г. на работу между сторонами не было достигнуто соглашения об испытании, трудовой договор в письменной форме, в котором бы содержалось такое условие, с Г. не заключался, с приказом о приеме на работу Г. ознакомлена не была, из этого следует, что условие об испытании Г. при приеме на работу работодателем установлено не было.