Как исправит ошибку в новом больничном листе

Допустимые ошибки в больничном в 2022-2023 годах

Прежде всего отметим, что нижеследующее в статье касается только процедуры оформления больничных листов в бумажном виде. Они оформляются в отношении (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

• работников, сведения о которых составляют государственную и иную тайну;
• лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

С 2022 года работодатели никак не участвуют в оформлении электронных больничных.

В свою очередь, предприятия должны выполнять много обязанностей в части обеспечения оборота электронных больничных листков. Узнать больше об этом вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Все ошибки, которые допустит работодатель при заполнении своей части бумажного листка нетрудоспособности, необходимо исправлять, руководствуясь установленными законодательством правилами. Но есть и недочеты, наличие которых не приводит к необходимости корректировать информацию, отраженную в больничном. Например, если в нарушение требований соцстраха данные внесены не печатными буквами, а прописными. Или некоторые цифры или буквы вылезают за пределы ячеек. Главное требование — информация должна легко читаться.

Ознакомиться с примером отражения числовых показателей по расчету пособия в больничном вы можете в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

То же самое относится и к цвету чернил. Согласно п. 76 Условий и порядка оформления больничных, утвержденных приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н (далее — Условия), бланк можно заполнять только черной ручкой или с помощью компьютера. Это объясняется тем, что сам бланк изготовлен с несколькими степенями защиты, в том числе с содержанием синих волокон. При сканировании заполненного бланка защитные волокна и информация, нанесенная синей ручкой, сливаются.

Однако существует судебная практика (применимая и в случае с применением действующего законодательства по аналогии), подтверждающая, что, например, подписание больничного листа чернилами ненадлежащего цвета не является причиной для отказа в оплате по больничному листу (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013).

В установленном порядке работнику и работодателю предоставляется доступ к данным по больничному листу.

Что делать, если работодатель испортил больничный

Согласно п. 85 Условий, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф бумажного листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например:…
Пример надписи смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Что делать, если в больничном не указаны некоторые данные

Подобный сценарий крайне маловероятен в случае с заполнением электронных больничных — общеобязательных с 2022 года. Все необходимые для расчета пособий сведения так или иначе отражены в базах данных ФСС (с 01.01.2023 —  СФР), который предоставляет работодателям и медучреждениям программно-технические средства для работы с электронными больничными.

Вместе с тем при заполнении бумажного бланка могут наблюдаться упущения. В подобных случаях правомерно учитывать нижеследующее.

Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте Фонда соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью в разделе «Заполняется медорганизацией», это не приводит к выдаче дубликата при условии, что соответствующие сведения корректно приведены в разделе «Заполняется работодателем».

При этом если в больничном вовсе не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015). Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).

Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам, в отношении которых заполняются бумажные больничные, заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы предотвратить такие ситуации, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для представления в медучреждения при оформлении больничных.

О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Приведенные там рекомендации не противоречат п. 76 Условий.

Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.

Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.

Можно проверить корректность оформления электронного больничного на сайте ФСС.

Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации

Как уже отмечалось выше, если ошибку в наименовании организации допустило медицинское учреждение, необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Если указанное с ошибкой наименование позволяет идентифицировать настоящего работодателя, такой больничный не считается испорченным.
• Если идентифицировать невозможно, необходимо направить сотрудника за дубликатом больничного в то медицинское учреждение, которое выдало первоначальный документ с ошибкой.
• Если поле «Место работы» медицинским учреждением заполнено не было, необходимо попросить сотрудника обратиться в медучреждение для дооформления больничного листа.

Но если ошибка в наименовании организации в больничном листе допущена работодателем, то необходимо внести исправления по установленным правилам.

Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)

Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.

Заметим, что Условия выдачи и оформления листков нетрудоспособности не устанавливают максимальное количество исправлений, которое работодатель может внести в листок нетрудоспособности на бумажном носителе.

Узнать больше о порядке исправления сведений по больничному вы можете из тематического материала в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Как исправить ошибку в электронном больничном

С 07.07.2017 по 31.12.2021 с согласия пациента медучреждения могли оформлять электронные больничные листы. С 2022 года — оформляют всегда. Как мы уже отметили выше, ошибки при его оформлении крайне маловероятны. Работодатель же не участвует в процедуре заполнения электронного больничного.

Не нужно просить работника в обязательном порядке предоставлять сведения о больничном работодателю.

Итоги

Алгоритм исправления ошибок в бумажном больничном листе, который с 2022 года составляется лишь для некоторых категорий работников, различен для медицинского учреждения и организации-работодателя. Работодатель должен вносить исправления в свой раздел бланка, но некоторые ошибки в заполнении больничного листа работодателем, а также небольшие недочеты не нуждаются в правках.

Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный» — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Ой, а вот здесь ошибка в больничном!

Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет. Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.

Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным  и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.

Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом. Однако так делать нельзя.

Далее прокомментируем распространенные вопросы бухгалтеров о порядке заполнения больничных на практике.

Исправления в больничном. Кто должен подписаться?

«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе. Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.

Подпись иного лица под исправлениями  возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой. Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.

Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит

Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды». Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.

Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.

Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись – «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.

Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника

Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого  работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).

Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять?  Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.

Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.

Виды пособий

Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):

• пособие по временной нетрудоспособности;
• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка;
• ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.

Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи и правила заполнения — приказом от 29.06.2011 № 624н. Больничный заполняется в два этапа.

На первом этапе информацию в него вносит медицинское учреждение. Оно вписывает сведения о себе, лечащем враче, пациенте, месте его работы, причинах и сроках нетрудоспособности.

Затем больничный переходит к работодателю, который уточняет данные, вносит информацию о страховом стаже работника и причитающихся ему суммах выплат по больничному.

Работодатель должен проконтролировать, правильно ли был заполнен больничный лист в медицинском учреждении. Ошибок быть не должно, поскольку на основании этого документа работодатель:

• выплачивает работнику пособие;

• получает сумму выплаты в качестве компенсации от ФСС;

• засчитывает ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности и материнству.

Требования по заполнению больничного листа

Согласно пп. 56, 65 приложения к приказу № 624н, данные в листок нетрудоспособности вносят следующим образом:

• печатают на принтере или вручную вписывают информацию в ячейки в специально отведенных для этого полях заглавными печатными буквами ручкой черного цвета;

• поля заполняют от первой ячейки и не выходят за их пределы;

• печать ставят в предназначенных для этого местах сно при этом нельзя перекрывать ячейки для отражения информации.

При этом ФСС РФ в письмах от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, т 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545 разъясняет, что ряд недочетов в заполнении больничного не обязательно исправлять. К ним относятся:

• использование прописных, а не печатных букв;

• попадание записей на границы ячеек, а печатей — на ячейки для отражения информации;

• присутствие в описании должности врача слов «врач» и «лечащий врач»;

• пробелы между инициалами врача;

• сокращение наименования медучреждения, должности и фамилии врача до количества имеющихся в бланке ячеек и исключение инициалов;

• использование кавычек, точек, тире и запятых;

• неточное наименование места работы, включенное в документ со слов работника;

• другие помарки, которые не влияют на прочтение информации.

Все остальные ошибки могут привести к тому, что с точки зрения ФСС больничный будет заполнен неправильно.

Ошибки медучреждения

Критичными считаются следующие ошибки:

• несоответствие указанных в документе названия или адреса медучреждения его официальному наименованию и реальному местонахождению;

• отсутствие информации о должности врача или его фамилии;

• несоответствие данных о медучреждении в оттиске проставленной печати;

• ошибка при указании сведений о неспособном к труду лице.

По закону лечебные учреждения не имеют права вносить исправления в больничный лист. Поэтому в случае ошибочного заполнения медучреждение обязано выдать его дубликат с верными сведениями.

Ошибки работодателя

Работодатель также может не обращать внимания на незначительные помарки в оформлении больничного. Главное — внимательно относиться к информации, которые он вносит в ячейки. Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления:

• его собственные данные — название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности;

• данные работника — ФИО, СНИЛС, страховой стаж;

• базовые сведения для исчисления пособия — оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка;

• объем начисленного пособия, который делится на суммы, выплачиваемые работодателем и ФСС;

• отметка о месте работы — оно может быть либо основным, либо по совместительству;

• ИНН работника — не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами;

• условия начисления — отражают наличие особых характеристик работника, таких, как инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие;

• дата составления акта о несчастном случае на производстве (при наличии);

• дата начала работы — отражаются, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования;

• продолжительность нестраховых периодов — касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.

Сам расчет пособия в больничном листе не приводится, он формируется как приложение к больничному.

Как исправлять ошибки

В п. 65 приложения к приказу № 624 приводятся правила внесения исправлений в больничный лист:

• запрещается применение корректора и других средств;

• ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть;

• правильную запись с пометкой: «Исправленному верить» делают на обороте листка нетрудоспособности, заверив ее подписью ответственного лица и печатью .

Если поправок несколько, в правильной записи нужно отразить название поля или строки, в которой исправляются данные.

В качестве образцов исправлений в больничном листе работодателем в 2019 году можно использовать следующие:

• ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если была допущена единственная ошибка в наименовании работодателя)



• Строка «Место работы — наименование организации»: ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. и строка «Условия начисления»: 44. Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если неправильными оказались сведения в двух указанных в примере полях).

Если строку не нужно заполнять, а туда внесли данные, делают следующую запись: «Строку “…” считать незаполненной».

При исправлении сведений о стаже действуют те же правила. Исправленная запись может содержать название строки, и в ней обязательно указываются правильные сведения о количестве лет и месяцев, пометка «Исправленному верить», должность и ФИО ответственного лица, его подпись и печать.

Количество исправлений в больничном не ограничено законом, однако отведенная для этого площадь позволяет сделать только две правки. Если их больше, нужно запросить в медучреждении дубликат больничного и заполнить его заново без ошибок.

Ошибки в электронных больничных встречаются редко, поскольку система, в которой это происходит — ЕИИС «Соцстрах» —единая и все сведения в ней автоматически проверяются. За счет этого данные о медучреждении, работодателе и работнике в больничном оказываются правильными. Автоматически соблюдаются и требования, предъявляемые к технической стороне оформления.

Но все же ошибки могут быть — в данных, которые нужны для расчета пособия. Исправить их работодатель может в личном кабинете страхователя.

• Главная
• О компании и продуктах КонсультантПлюс
• Пресс-центр
• Новости
• 2016 год
• Ноябрь 2016 года
• Как исправить ошибку в больничном: пошаговая инструкция

Как исправить ошибку в больничном: пошаговая инструкция

Оформление листка нетрудоспособности требует большой аккуратности. Если ошибку допустил врач, вносить исправления в документ нельзя, придется оформлять дубликат. Если ошибку допустил работодатель, то исправить ее можно, но по определенным правилам. О том, как это сделать, рассказано в системе КонсультантПлюс в «Путеводителе по кадровым вопросам. Оформление больничного листа».

Как работодателю внести исправления в больничный лист:

— аккуратно зачеркнуть неверную запись черными чернилами гелевой, капиллярной или перьевой ручки;

— внести правильную запись на оборотную сторону бланка;

— заверить исправление записью «Исправленному верить», подписью и печатью работодателя.

Исправление ошибок при помощи корректора не допускается!

В Путеводителе есть образец исправленного больничного.

Чтобы перейти в Путеводитель, выберите профиль «Бухгалтерия и кадры» (или «Бухгалтерия и кадры бюджетной организации») и наберите в поиске: ошибка в больничном.

Новости КонсультантПлюс смотрите также на наших официальных страницах в соцсетях:
в Facebook, ВКонтакте, Одноклассниках.

Дата публикации на сайте: 01.11.2016

Поделиться ссылкой:

Подписывайтесь на наш канал в Дзен