Как исправить отрицательные остатки по партиям

Проблема в УТ 11:
После выполнения регламентных операций по закрытию месяца выдается сообщение об ошибке вида:
Обнаружены отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по организации «…» на конец периода …:
Раздел учета: «Товары на складах»; Аналитика номенклатуры: «…»; Вид запасов: «Собственный товар»; Вид деятельности НДС: «…»; Количество: «-Х»
При этом в регистре «Товары организаций» есть необходимое количество товаров.

Причина неисправления:
В базе выявлено расхождение остатков в регистрах «Товары организаций» и «Себестоимость товаров». Поэтому при распределении партий не хватает количества и возникают отрицательные остатки с пустоц партией.
Расхождения в регистрах возникли из-за документа «Возврат товаров от клиента ООУТ-005764 от 14.11.2019 15:20:11». У него в движениях по регистру «Товары организаций» указано количество 7 шт, а в движениях по регистру «Себестоимсть товаров» количество 4 шт.
Проблема с движениями возникла из-за того, что в документе возврата от клиента указан только один номер ГТД, а в документе «Реализация товаров и услуг» этот товар был продан с 3 номерами ГТД.

Для исправления проблемы нужно в документе возврата товаров от клиента указать такие-же номера ГТД как в документе реализации товаров (номера ГТД можно посмотреть в форме, которая открывается по команде «Открыть виды запасов» из меню «Еще»).

Подробнее ИТС

Дополнительно:

Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости могут возникнуть, если были допущены ошибки при проведении операций с товарами или материалами в программе 1С. Чтобы исправить ситуацию, нужно выполнить следующие действия:

1. Выяснить причину отрицательных остатков. Для этого необходимо провести анализ движений товаров или материалов в программе 1С и определить, где были допущены ошибки.
2. Исправить ошибки. Если были допущены ошибки в проведении операций, необходимо исправить их в программе 1С. Для этого нужно отменить проведенные документы и провести корректировку движений товаров или материалов.
3. Пересчитать регистр себестоимости. После исправления ошибок нужно пересчитать регистр себестоимости в программе 1С. Для этого нужно запустить процедуру пересчета регистра себестоимости в программе 1С.
4. Провести инвентаризацию остатков. Если после исправления ошибок и пересчета регистра себестоимости остались отрицательные остатки, необходимо провести инвентаризацию остатков товаров или материалов и выполнить корректировку остатков в программе 1С.
5. Принимать меры для предотвращения повторения ошибок. Чтобы избежать появления отрицательных остатков в будущем, необходимо принимать меры для улучшения процессов учета товаров или материалов в организации. Например, можно проводить регулярные инвентаризации остатков и контролировать правильность проведения операций в программе 1С.

При выполнении операции закрытия месяцев в программе 1С Управление торговлей версии 11.4 можно столкнуться со следующими ошибками:

1. Отрицательные остатки по товарам организаций.
2. Ошибки при расчете себестоимости
   • Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости.
   • Остатки по суммам при нулевом количестве в регистре себестоимости.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по товарам организаций»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка возникает в основном при отключенном контроле остатков по товарам организаций, либо при проведении документов задним числом.

Нажмите кнопку «Подробнее» для получения списка ошибок с отрицательными остатками:

Список выглядит следующим образом:

В данном примере ошибка только по одному товару, но таких записей может быть несколько по многим товарам (для каждого товара отдельная запись).

Тут также можно нажать кнопку «Подробнее» для получения более детальной информации по ошибке:

Окно информации выглядит следующим образом:

Ошибку можно исправить двумя способами:

1. Массовое исправление ошибок отрицательных товаров организаций с помощью помощника:

Нажмите кнопку «Исправить» в окошке закрытия месяца:

В открывшемся окне помощника по исправлению отрицательных товаров организаций, дойдите до 4го шага и нажмите кнопку «Запустить исправление», как показано на скрине ниже:

Если ошибки связаны с тем, что при проведении реализаций были списаны товары, которые есть фактически в остатках, но с другим ГТД (которого в остатке не было), то данное исправление устранит все такие случаи.

Если же данное исправление не помогло, то нужно разбираться по каждой ошибке отдельно (об этом в следующем способе).

2. Исправление каждой ошибки по отдельности.

Так как смысл ошибки в том, что в программе имеется отрицательный остаток по регистру «Товары организаций», то нам нужно посмотреть каким документом сформирована эта ошибка. Для этого сформируйте отчет «Ведомость по товарам организаций» по товару, вызвавшему ошибку (товар указан в детальной информации об ошибки со скрина выше).

Расшифруйте ведомость до регистратора, и Вы сможете увидеть документ образовавший отрицательный остаток. Если есть остаток в целом по номенклатуре, но есть отрицательный остаток по ГТД или видам запасов, то ошибку можно исправить так:

• Включить контроль остатков по товарам организаций,
• Затем отменить проведение и провести заново проблемный документ.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Такие ошибки в основном возникают при проведении документов задним числом или ошибок самой программы 1С (когда документ делает движение по одному регистру, а по регистру себестоимости не делает). В большинстве случаев помогает простое перепроведение документа, вызвавшего ошибку.

При возникновении таких ошибок, самое главное правильно определить документ из-за которого возникла эта ошибка. Документ не обязательно будет того же месяца, который Вы закрываете, отрицательный остаток мог возникнуть ранее, но выявится только в этом месяце.

Для устранения такой ошибки сделайте следующее:

Сформируйте два универсальных отчета (Режим технического специалиста – Универсальный отчет) по товару, указанному в информации об ошибки (при нажатии кнопке «Подробнее»), один отчет по регистру «Товары организаций», второй по регистру «Себестоимость товаров»:

Необходимо формировать оба отчета, начиная с месяца, который закрываете до месяца, в котором возникла ошибка (возможно, это один и тот же месяц). Вам нужно выявить тот месяц, в котором общий начальный остаток одинаковый, а конечный остаток различается между двумя отчетами:

Как только найдете месяц, в котором ошибка, расшифруйте до регистратора оба отчета и увидите, что в отчете по регистру «Себестоимость товаров» не будет хватать какого-то документа (а в отчете «Товары организаций» этот документ будет).

Перепроведите найденный документ и повторите операцию закрытия месяца.

Способы устранения ошибки «Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка схожа с той, что описана выше «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости», причины возникновения и способы ее исправления идентичные.

Смысл этой ошибки в том, что вероятнее всего, какой-то документ сделал расход по регистру себестоимости только по измерению «Количество», а расход по измерениям суммы (их несколько) не сделал.

Способ устранения такой ошибки – перепроведение документа, вызвавшего ошибку и повторное выполнение закрытия месяца.

Если Вам нужна помощь с закрытием месяца в 1С или другая консультация по 1С, нажмите кнопку ниже и наш эксперт перезвонит Вам:

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения. (См. также Учет товаров в 1С Управление торговлей в штуках и упаковках).

Списание товаров «в минус»

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

Сообщения об ошибках:

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

Пример сформированного отчета:

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Поступление товаров:

Реализация товаров:

Отчет по валовой прибыли:

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Теперь в расчете себестоимости все верно.

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

   Kleo

28.12.22 — 07:16

   Kleo

1 — 28.12.22 — 07:17

Сразу скажу, НЕТ комиссионого товара, НЕТ передач между организациями, Организация одна

   Kleo

2 — 28.12.22 — 09:21

никто не сталкивался с такой ошибкой?

   shuhard

3 — 28.12.22 — 10:23

(2) нет

   tesei

4 — 28.12.22 — 10:25

Может быть, задублированы ключи аналитики?

   Kleo

5 — 29.12.22 — 05:04

(4)смотрела Ключи аналитики номенклатуры, нет. может еще где-то посмотреть?

   assasu

6 — 29.12.22 — 06:00

(0) ошибка очень редкая. вряд ли есть информация в сети.

   tesei

7 — 29.12.22 — 06:21

Простой способ решения проблемы — найти спеца на фрилансе, который решит проблему за вознограждение, подключившись, скажем, энидеском. Не забудьте сделать архив базы, на всякий случай.

   d4rkmesa

8 — 29.12.22 — 08:32

(0) Да, проще всего корректировкой. Подобрать значения измерений и реквизитов регистра, чтобы запись с заполненной аналитикой «ушла». Если неправильно подберете, то закрытие не пройдет, скорее всего, и появятся лишние обороты по «неправильным» измерениям. ТипЗаписи выбрать «Партия».

   Kleo

9 — 29.12.22 — 10:43

(6) ничего нет по этой ошибке. есть только, если была передача между организациями. а тут строку раздваивает на две с пустой Аналитикой финансового учета (почти у всех документов) и по одному или двум документам Производство без заказов за последний день месяца с заполненной Аналитикой финансового учета

   Kleo

10 — 29.12.22 — 10:43

Может какая настройка неправильно сделана?

   Kleo

11 — 29.12.22 — 10:45

(8) я бы сделала корректировкой, только заполнение измерения Аналитики  финансового учета происходит не в момент проведения документа, а при расчете себестоимости. вот в  чем ситуация. и как сделать корректировкой регистров непонятно…

   Kleo

12 — 05.01.23 — 06:35

   Kleo

13 — 05.01.23 — 06:44

   Kleo

14 — 05.01.23 — 06:56

   sitex

16 — 12.05.23 — 21:12

Нужен Анализ и доступ к базе . так это просто гадать по подсказкам автора !!!

(16) некрофил — см. на даты топиков

Часто бывает так, что регламентная операция «Закрытие месяца» становится одним из наиболее трудоёмких процессов в организации. Сегодня рассмотрим одни из самых частых ошибок пользователей при выполнении операции «Закрытие месяца» на примере конфигурации 1С: Управление торговлей ред. 11.5. В конце статьи подведём итог, какие правила нужно соблюдать чтобы свести ошибки к минимуму.

Ошибка №1:

Отрицательные остатки товаров при наличии дублей номенклатуры, ключей аналитики. Отсутствие ключей аналитики также является причиной ошибок в остатках.

Наличие в базе дублей приводит к расхождениям по остаткам, например: приобрели товар на первый дубль, сделали расход по второму дублю. По первому дублю будет плюс, по второму — минус.

Исправить наличие дублей можно типовой обработкой «Поиск и удаление дублей».

Ошибка №2:

При оформлении передач товаров между организациями документ зависает в обработке закрытия месяца:

Сколько бы раз не создавался документ, каждый раз программа просит создать новый. В чём проблема? В первую очередь необходимо проверить аналитику номенклатуры. По разным причинам программа не всегда может подставить верную аналитику/ключ номенклатуры. Для выяснения причины некорректной подстановки реквизитов может потребоваться достаточно много времени. Как вариант можно рассмотреть одно из решений. В приведённом примере воспроизведена ошибка по номерам ГТД на тестовой базе.

В результатах проверки состояния учёта уточним, по каким именно позициям номенклатуры не хватает документов.

Обратим внимание, необходимо передать товар с заполненным номером ГТД. В оформленном документе «Передача товаров между организациями» в табличной части «Виды запасов» проверим — видим, что номер ГТД не указан. Указываем номер ГТД вручную.

После проведения документа, передача товаров из списка обработки закрытия месяца исчезнет.

Ошибка №3:

При оформлении оприходования документ зависает в обработке закрытия месяца. Решение аналогично ошибке №2. В документ поставляется не та аналитика, не тот номер ГТД.

Ошибка №4:

Обнаружены не распределенные на себестоимость остатки расходов по организации. Рекомендация: проверить организацию в документах (должна совпадать) или исправить статью затрат. Пример:

Обратим внимание, что организация разная. Исправляем организацию, и ошибка исчезнет.

Ошибка №5:

Обнаружены отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по организации. Рекомендация: сформировать универсальный отчёт по регистру «Себестоимость товаров» и «Товары организаций». Найти расхождения по количеству. Восстановить цепочку, при необходимости оформить «Оприходования».

Если сделать расшифровку количества, можно увидеть расхождения в составе документов. Найденный документ в расхождениях необходимости распровести и повторить попытку закрытия месяца.

Основные рекомендации для сведения ошибок в закрытии месяца к минимуму:

1) Включенный контроль остатков товаров как в организациях, так и на складах.

2) Минимизировать работу с документами в закрытом периоде.

Примечание: при проведении документов ранним числом, остатки вычисляются программой на текущую дату, для исключения ошибок в разнице по остаткам рекомендуется соблюдать хронологию.

3) Корректное заполнение реквизитов. Во избежание ручного труда и некорректного заполнения реквизитов автоматизировать заполнение реквизитов, настроить синхронизацию баз (при необходимости).

4) Соблюдение структуры подчинённости документов. Для каждой организации структура подчинённости документов может быть своя.

Примеры:

• Заказ клиента – Расходный ордер на товары (если отгрузка с ордерного склада) – Реализация товаров и услуг –Поступление денег (Приходный кассовый ордер или поступление на расчётный счёт)

• Заказ поставщику – Приобретение товаров и услуг – Приходный ордер на товары (если приход на ордерный склад) – Расход денег (Расходный кассовый ордер или расход с расчётного счёта)

• Таможенная декларация должна быть оформлена позднее документа поступления товаров, т.к. сперва мы покупаем товар, а потом оформляем его на таможне. Порядок будет следующий: Заказ поставщику – Приобретение товаров и услуг – Таможенная декларация – Приходный ордер на товары.

5) Отсутствие дублей справочников.

Если вашей ошибки нет в статье, вам требуется помощь — можете обратиться к техническому специалисту для решения проблемы.

Освойте программы 1С:УТ и торговый функционал в 1С:КА 2 за 40 часов!

На курсе “1С:Управление торговлей 8″, ред. 11.4 и торговый функционал в «1С:Комплексная автоматизация 2” вы научитесь эффективно вести торговый и управленческий учет.