Как внести изменения в личную карточку – довольно распространенный вопрос, возникающий у работников кадровой службы. Наша статья поможет на него ответить.
Оформление личной карточки
На каждого нового сотрудника при приеме на работу кадровая служба оформляет его личную карточку. Основанием для этого служат приказ о приеме на работу и запись в трудовой книжке. Законодательство не содержит прямого указания на использование унифицированной формы карточки. Компания вправе самостоятельно разработать приемлемую форму данного документа (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) либо использовать документ по форме Т-2 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2005 № 1).
Как правильно заполнить личную карточку Т-2, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Подробнее об этом читайте в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».
В карточке отражается основная информация о сотруднике – данные его паспорта, сведения об образовании, опыте работы и прочее. Основанием для заполнения служат подтверждающие документы, предоставленные работником. Список необходимых документов указан в ст. 65 ТК РФ.
Некоторые данные в карточке необходимо заверять личной подписью, поэтому имеет смысл оформлять ее на бумажном носителе. Не рекомендуется заменять старую карточку новой. Часть информации может быть утеряна, и при необходимости у кадровой службы не будет полной картины по сотруднику.
На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карточек сотрудников. А некорректное заполнение данного документа или его отсутствие проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства. В связи с этим у работников кадровых служб при заполнении личной карточки возникают различные вопросы. Один из самых распространенных – как внести изменение в личную карточку?
Внесение изменений в личную карточку
Необходимость изменить сведения о сотруднике возникает довольно часто. Как правило, это происходит, если сотрудник:
- сменил фамилию;
- изменил место жительства;
- получил новый паспорт;
- вступил в брак;
- получил новое образование, степень, квалификацию;
- прервал свой отпуск;
- перевелся на другую работу или должность;
- восстановился после увольнения и др.
При внесении изменений важно определить – нужно изменить существующие данные или дополнить уже существующие.
Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой. Новые данные пишут над старыми или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают указывать реквизиты документов, на основании которых производится новая запись. Однако отметим, что законодательством это прямо не предусмотрено. Внесение новых данных должно быть заверено подписью работника кадровой службы с указанием даты.
Таким же образом исправляются неверно указанные данные или допущенные в них ошибки.
Иногда требуется дополнить существующие данные новыми. Например, когда сотрудник получил новое образование или квалификацию. В этом случае делается дополнительная запись. Если места недостаточно, оформляется вкладной лист, куда и заносится дополнительная информация.
Итоги
Трудовое законодательство не содержит прямого указания работодателю вести личные карточки сотрудников. В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете предприятия. В интересах работодателя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих органов не возникло претензий по данному вопросу.
Ведение кадрового учета зачастую вызывает много вопросов. Полезную и актуальную информацию по данной теме можно узнать из наших статей:
- «Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
- «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
- «Как провести кадровый аудит».
Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник (или сотрудница) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе (сотрудница захотела вернуть девичью фамилию).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене (в 20, 45 лет).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет (ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство (из органов ЗАГСа), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
Такском-КЭДО позволит быстро оформить и согласовать кадровые документы. Снижайте временные и финансовые затраты на документооборот при помощи современных технологий.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 (если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года);
- лицевом счете;
- табеле учета рабочего времени;
- графике отпусков;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС (самостоятельно, без участия работодателя).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ «О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов. При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший(в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Пример записи: «Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации)».
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных (п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Для передачи новых данных о сотрудниках в ФСС через интернет воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер. Безлимитная отчётность во все подразделения госорганов.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Изменение фамилии у работающего лица — явление нередкое. Причем часто оно влечет за собой изменения и в иных данных этого работника. О том, что может меняться при смене фамилии и как эти изменения отразить в личной карточке, — в нашем материале.
Причины изменения фамилии у работника
Возможность сменить фамилию законодательно не ограничивается. Чаще всего изменение фамилии происходит при вступлении в брак, причем вариантами его могут стать как выбор одним из супругов фамилии второго супруга, так и присвоение им общей двойной фамилии, становящейся новой для каждого из супругов (п. 2 ст. 28 Закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).
Кроме того, решение об изменении фамилии может быть принято в связи с:
- возвратом фамилии, имевшей место до брака;
- выбором фамилии другого родителя или отчима;
- желанием достижения ее соответствия национальности или религиозным убеждениям;
- неблагозвучностью имеющейся фамилии.
Реальная причина принципиального значения не имеет. Достаточным является наличие у человека намерения внести изменения в относящуюся к нему информацию личного характера.
Внесение такого рода изменений осуществляет орган ЗАГС по месту проживания. Результатом регистрации становится свидетельство об изменениях, выдаваемое инициатору их внесения на руки.
Иные личные данные, меняющиеся при смене фамилии
Изменение фамилии всегда приводит к замене имеющегося у физлица удостоверения личности (паспорта), т. е. к обязательному обновлению паспортных данных, относящихся к конкретному лицу.
Необходимостью станет также замена:
- загранпаспорта;
- страхового медицинского полиса;
- банковских карт;
- водительского удостоверения;
- документов на машину.
Номера ИНН и СНИЛС не изменятся, но документы, подтверждающие их наличие у человека с новой фамилией, придется получить заново.
Вступление в брак приводит не только к изменению семейного статуса, но может послужить и причиной смены адреса места проживания (как соответствующего регистрации, так и фактического).
Для работодателя всегда окажутся значимыми изменения в таких сведениях о работнике, как:
- паспортные данные;
- семейный статус;
- адреса мест проживания.
Кроме того, для него также может иметь значение факт изменения реквизитов:
- загранпаспорта — если работник выезжает в загранкомандировки;
- водительского удостоверения — если работник, сменивший фамилию, занимает должность водителя;
- банковской карты — если на нее переводится зарплата.
Значимые для работодателя сведения, попавшие в первый из списков, всегда находят отражение в личной карточке работника, в то время как информация, относящаяся ко второму списку, может попадать в этот документ по мере необходимости в ее наличии. Однако к какой бы группе ни относились личные данные, они должны быть откорректированы для приведения в соответствие с новым их содержанием.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите подробную инструкцию о том, как оформляется личная карточка работника по форме Т-2.
Оформление изменений в личной карточке
Личную карточку работника каждый из работодателей вправе вести на бланке, разработанном для такого документа самостоятельно. Но, как правило, для этой цели используются формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
- Т-2, предназначенная для работников, не являющихся государственными (муниципальными) служащими;
- Т-2ГС(МС), применяемая в отношении государственных (муниципальных) служащих.
В обоих бланках при смене фамилии потребуется откорректировать информацию о:
- фамилии (строка 1 раздела I);
- паспортных данных (строка 11 раздела I).
При необходимости возникнут также исправления в:
- букве алфавита, с которой начинается фамилия (отражается в шапке личной карточки);
- сведениях о семейном статусе (строка 9 раздела I);
- параметрах, характеризующих места жительства (строка 12 раздела I);
- наименовании военного комиссариата по месту жительства (строка 6 раздела II)
- дополнительных сведениях (раздел X).
Ведение карточки осуществляет сотрудник кадровой службы на основании предъявляемых ему документов, подтверждающих информацию, требующую внесения в карточку, и он же вносит в нее необходимые изменения, заверяя их своей подписью (Указания по заполнению форм, содержащиеся в Постановлении Госкомстата № 1). Для инициирования процедуры внесения изменений издания работодателем организационно-распорядительного документа не требуется. Работнику достаточно предъявить в кадровую службу документы, подтверждающие факт произошедших изменений, или сообщить устно те сведения, которые не могут быть подтверждены документами (например, об адресе фактического проживания).
Правила для внесения корректировок в личную карточку не установлены. Руководством при их оформлении может служить порядок, применяемый при исправлении ошибок в первичных документах бухучета, который утвержден Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Этот порядок предусматривает:
- зачеркивание исправляемых данных (одной чертой, но так, чтобы можно было прочитать зачеркиваемые сведения);
- внесение над ними правильных (актуальных) сведений, сопровождаемых надписью «Исправлено» (для личной карточки она может быть трансформирована в «Изменено»);
- заверение исправлений подписью ответственного лица с указанием даты внесения корректировки.
Удобной может оказаться также оставленная рядом с исправлением или в разделе личной карточки, предназначенном для дополнительных сведений, пометка о том, на основании какого именно документа сделаны исправления.
Образец внесения изменений в личную карточку работника Скачать
Подводим итоги
- Причины для изменения фамилии могут быть самыми разными. Но в любом случае решение о такого рода переменах принимаются самим физлицом добровольно. Чаще всего фамилия меняется при вступлении в брак.
- При смене фамилии обязательно заменяется удостоверение личности (паспорт). Замены требует и ряд иных документов, в которых указывается фамилия. При этом одновременно могут измениться и другие сведения личного характера. Следствием этих изменений становится необходимость внесения корректировок в данные, отражаемые в личной карточке работника.
- Корректировку данных, внесенных в личную карточку, осуществляет сотрудник кадровой службы на основании документов (или информации), предоставленных ему работником. Исправляемые сведения зачеркиваются (с сохранением возможности их прочтения). Над ними вписываются обновленные данные, которые заверяются подписью сотрудника кадровой службы с указанием даты исправления. Может также приводиться информация о документе, на основании которого внесены коррективы.
- Опубликовано 12.05.2023 06:46
- Автор: Administrator
- Просмотров: 1537
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Автор статьи: Ольга Долгих
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
