Как исправить резерв отпусков в 1с бухгалтерия

Содержание:

1. Проблема с изменением расчета резерва отпусков организации

2. Как внести изменения в расчет резерва на оплату отпусков  

1. Проблема с изменением расчета резерва отпусков организации

В начале ведения учета в программе «1С:Бухгалтерия 3.0» мы создаем настройки учетной политики организации. В их числе – настройки учета заработной платы и резервов отпусков в бухгалтерском и налоговом учете.

Но время идет и ничто не вечно, так и способ организации ведения бухгалтерского учета может поменяться. Относительно настройки формирования резерва отпусков почему-то бытует мнение, что в самой программе, не прибегая к помощи специальных обработок, поменять их нельзя. Мнение ошибочное. И если у Вас вдруг возникла необходимость в смене настроек, следуйте нашей инструкции. Все получится! 

2. Как внести изменения в расчет резерва на оплату отпусков

1.       Заходим в программу «1С:Бухгалтерия 3.0» в пользовательском режиме. Меню Зарплата и кадры – подменю Справочники и настройки – Настройки зарплаты. В открывшейся форме Настройки зарплаты выбираем Порядок учета зарплаты (см. Рис. 1)

    

Рисунок 1. Настройки зарплаты

2.       Двойной щелчок мыши на строке с наименованием нужной нам организации откроет форму Настроек учета зарплаты для редактирования. Должна стоять галочка «Формировать резерв отпусков». Нажимаем ссылку «История» (см. Рис. 2).

Рисунок 2. История учета резерва отпусков

3.       В открывшейся форме Настройки расчета резервов отпусков находим строку со старыми настройками по нашей организации, дважды кликаем на нее, открывается одноименная форма для редактирования 1С. Но, к сожалению, в ней нельзя ничего поменять. Что же делать? Находим кнопку «Еще», она активна. А в ней – подпункт меню «Скопировать» (см. Рис. 3), который нам откроет нужную, активную и доступную для редактирования форму 1С настройки расчета резервов отпусков (см. Рис. 4)

Рисунок 3. Архивные настройки расчета резервов отпусков организации

4.       Заполняем форму нужными нам данными (см. Рис. 4). Обратите внимание, что настройки расчета отпусков действуют в течение года, поэтому 2 записи за один и тот же год программа создать не даст, выдаст ошибку о дублировании. Галочка «Определять излишки ежемесячно» может ставиться при методе начисления по МСФО. Для нормативного метода она не актуальна.

Рисунок 4. Редактирование формы настроек расчета резервов на оплату отпусков

5.       После внесения необходимых настроек, записываем и закрываем форму. В списке настроек 1С расчета резервов отпусков теперь 2 строки (см. Рис. 5)

Рисунок 5. Список настроек расчета резервов отпусков

Теперь со спокойной душой можно по-новому вести учет резервов на оплату отпусков. Вы все самостоятельно настроили! А если остались вопросы, обращайтесь к нашим специалистам по внедрению 1С.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Александра Недикова.

Согласно Трудовому кодексу РФ, каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Как обеспечить запас денежных средств на выплату отпускных сотрудникам, чтобы не получилось, что сотрудник уходит в отпуск на следующей неделе, а денег на выплату отпускных нет. Для предотвращения таких ситуаций необходимо создавать резерв на оплату отпусков.

Мы рассмотрим, что такое резерв на оплату отпусков, как его рассчитать и каким образом его можно создать и использовать в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Что такое резерв на оплату отпусков?

Условно – это сумма, которую работодатель ежемесячно откладывает на отдельный счет, а затем за счет этих накопленных средств выплачивает отпускные сотруднику. В плане счетов бухгалтерского учета для этого предусмотрен счет 96 «Резервы предстоящих расходов». В терминологии бухгалтерского учета резерв на оплату отпусков – это оценочное обязательство.

Резервы на оплату отпусков обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухгалтерской учет (п. 3 ПБУ 8/2010, ст.4, ст. 5 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Существует 2 метода формирования оценочных обязательств:

• Нормативный;

• Метод обязательств (МСФО).

При нормативном методе оценочное обязательство рассчитывается как произведение ФОТ сотрудника на процент ежемесячных отчислений, который рассчитывается бухгалтером самостоятельно.

При методе обязательств (МСФО) сумма резерва рассчитывается как разница между суммой всех причитающихся сотруднику отпускных на текущий месяц (в том числе за расчетный) и суммы резерва, начисленного за прошлый месяц за вычетом начисленных отпускных:

Резерв (МСФО) = Ртм – Рпм, где:

Ртм – это сумма всех причитающихся сотруднику отпускных на данный момент.

Ртм = Средний заработок * кол-во дней отпуска.

Рпм – это сумма резерва, начисленная за прошлый месяц, за вычетом фактически начисленных сумм отпускных.

Рассмотрим пример ведения резервов отпусков в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

В 1С:БП, в отличии от 1С:ЗУП, предусмотрено автоматическое ведение резервов отпусков только нормативным методом.

Пример: в организации работают 5 сотрудников

Для настройка автоматического начисление резерва отпусков необходимо рассчитать процент отчислений в резерв в месяц. Рассмотрим расчет поэтапно:

1. Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска. Предполагается, что за год будет выплачена сумма отпускных равная:

Сумма ФОТ в год / 12 (кол-во месяцев в году) /29.3 (среднее кол-во дней в месяце) * 28 (кол-во дней отпуска)

2 220 000 /12 /29,3 * 28 = 176 791,8 руб.

2. С суммы отпускных необходимо уплатить взносы (ОМС, ОПС и на страхование на случай временной нетрудоспособности) в размере 30%

176 791,8 * 30% = 53 037,54 руб.

3. Взносы на обязательное страхование от несчастных случаев в размере 0,2% с суммы отпускных

176 791,8 * 0,2% = 353,58 руб.

4. Рассчитаем предельную сумму отчислений в резерв как сумму первых трех пунктов. Это максимальная сумма резерва, которая может быть в организации по текущему штату сотрудников

176 791,8 + 53 037,54 + 353,58 = 230 182,92 руб.

5. Сумма расходов на оплату труда за год рассчитывается как ФОТ в месяц * 11 месяцев (так как 1 месяц сотрудники находятся в отпуске)

185 000 * 11 = 2 035 000 руб.

6. Сумма взносов (ОМС, ОПС и на страхование на случай временной нетрудоспособности) в размере 30% с расходов на оплату труда

2 035 000 * 30% = 610 500 руб.

7. Сумма взносов на обязательное страхование от несчастных случаев в размере 0,2% с расходов на оплату труда

2 035 000 * 0,2% = 4 070 руб.

8. Общая сумма расходов на оплату труда (п. 5 + п. 6 + п. 7)

2 035 000 + 610 500 + 4 070 = 2 649 570 руб.

9. Процент ежемесячных отчислений в резерв ((п. 4 / п. 8)*100):

(230 182,92 / 2 649 570) * 100 = 8,69%

Таким образом, согласно текущей штатной расстановке, за год мы потратим 2 649 570 руб. на оплату труда и взносы. Для оплаты отпускных и взносов нашим сотрудникам понадобиться 230 182,92 руб. Для того чтобы за год накопить получившуюся сумму отпускных, нам необходимо ежемесячно «откладывать» 8,69% в качестве резерва отпусков на счет 96 от суммы начисленной заработной платы.

Перейдем к настройкам программы

Для включения возможности ведения резервов отпусков в 1С:БП необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Порядок учета зарплаты» — вкладка «Резервы отпусков»

Далее заполнить реквизиты «Предельная сумма отчислений в год», «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ» теми данными, которые предварительно рассчитали.

На этом настройка программы завершена.

Теперь в списке операций в Закрытии месяца появится новая регламентная операция «Начисление резервов отпусков».

В конце каждого месяца начисление резервов отпусков будет происходит автоматически в процессе закрытия месяца. При этом предварительно должна быть начислена заработная плата и другие начисления за месяц.

При закрытии месяца будет создан документ «Резервы отпусков», который также можно сформировать вручную в разделе «Зарплата и кадры» — «Резервы отпусков».

Предположим, что сотрудники организации все отработали полный месяц Январь. Заработная плата будет начислена следующим образом:

Выполним закрытие месяца Январь в программе:

Регламентная операция «Начисление резерва отпусков» сформировала документ «Резервы отпусков». Проводки у документа следующие:

На счете 96.01.1 копиться сумма для оплаты отпускных.

На счете 96.01.2 – сумма для оплаты взносов.

Проверим корректность расчета:

За январь общая сумма начислений составила 185 000 руб.

Ежемесячный процент отчислений от ФОТ в настройках программы нами установлен и равен 8,69%

185 000 * 8,69 = 16 076,5 руб.

Аналогично проверим суммы взносов:

370 руб. * 8,69% = 32,153 руб.

(40 700 руб. + 9 435 руб. + 5 365 руб.) * 8,69% = 4 822,95 руб.

Таким образом, на счете 96 образовалось сальдо:

Для анализа начисленных резервов в разрезе сотрудников можно воспользоваться Справкой –расчетом «Резервы отпусков»

Предположим, что сотрудник Лаптев в феврале уходит в отпуск на 5 дней.

Документ отпуска сделал следующие проводки:

Так как суммы резерва на счете 96.01.1 не хватило, часть отпуска выплачена за счет 26 счета. При этом для целей налогового учета вся сумма списана со счета 96.01.1. Это привело к образованию временных разниц, которые будут скорректированы в результате инвентаризации в конце года.

Документом «Отпуск»
были списаны только суммы отпускных. Страховые взносы будут списаны документом «Начисление зарплаты и взносов» за февраль. Так как сумма отпускных превысила сумму начисленного резерва, страховые взносы так же будут списаны раздельно.

Таким образом, алгоритм начисления и использования резервов отпусков следующий:

1. Рассчитать процент ежемесячных отчислений в резерв;

2. Выполнить настройку в информационной базе;

3. Начислить заработную плату за месяц (может быть начислена автоматически в процессе закрытия месяца);

4. Начислить резерв отпусков (может быть начислен автоматически в процессе закрытия месяца);

5. Создать документ «Отпуск».

Если суммы резерва на счете 96 будет недостаточно, остаток суммы будет списан с затратного счета.

Научитесь находить и исправлять ошибки в налоговом и бухгалтерском учете!

Получите полезные навыки на курсе “1С:Предприятие 8. Использование конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0” и используйте конфигурацию на уровне эксперта.

Опубликовано 15.11.2019 01:02

Автор: Administrator

Просмотров: 43439

В предыдущих статьях мы уже поговорили о формировании и использовании резервов по сомнительным долгам. Сегодня остановимся подробнее на «отпускных» резервах. Для чего они нужны? Цель существования любых резервов – сделать бухгалтерскую отчетность достоверной, чтобы внешние и внутренние пользователи могли в полной мере судить по ней о финансовом положении организации. Кроме того, «отпускные» резервы служат источником, который компания создает для будущих выплат отпускных, компенсаций при увольнении за неиспользованный отпуск и страховых взносов. 

Резерв на оплату отпусков – обязанность, а не право хозяйствующих субъектов. Это означает, что все организации, кроме тех, кто вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, обязаны создавать «отпускные» резервы (п. 3 ПБУ 8/2010).

Резерв на оплату отпусков создается на отчетную дату. Для разных организаций такой датой может быть последнее число каждого месяца, квартала, либо 31 декабря. Так как многие организации сдают отчетность раз в год, то вариант создания резервов на 31 декабря является оптимальным. Выбранную дату организация должна закрепить в учетной политике.

Рассмотрим процесс создания «отпускных» резервов в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Прежде всего, для создания резервов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо сделать определенные настройки. Для этого в разделе «Зарплата и кадры» выбираем «Настройки зарплаты»

Процент отчислений в резерв законодательно не установлен, поэтому компании для расчета величины процента могут выбрать один из способов и закрепить его в учетной политике:

1. По штатному расписанию (оклады)

2. По прошлому году (начисленный ФОТ)

Рассмотрим алгоритм расчета процента отчислений по первому способу.

1) Сначала произведем расчет предполагаемой суммы отпускных выплат (с учетом страховых взносов):

Предполагаемая сумма отпускных = Общий ФОТ за год (оклад * количество штатных единиц) : 12 месяцев : 29,3 * 28

Полученную сумму умножаем на процент страховых взносов (30%) и на тариф взносов от несчастных случаев (у каждой компании он свой в зависимости от класса опасности).

Складываем предполагаемую сумму отпускных и предполагаемую сумму расходов на страховые взносы.

2) Далее рассчитывается предполагаемая сумма расходов на оплату труда. Для этого оклады умножаем на штатные единицы и на 11 (фактически сотрудники отработают в году 11 месяцев, один месяц они находятся в отпуске).

3) Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков = предполагаемая сумма отпускных (п.1) / предполагаемая сумма расходов на оплату труда (п.2)

Рассмотрим расчет процента отчислений в резерв на примере.

ООО «Пуговица» имеет следующий штат:

Положением об оплате труда в ООО «Пуговица» доплаты и надбавки не предусмотрены.  

Компании установлен процент отчислений на страхование от несчастных случаев — 0,2%

Полученный таким образом процент отчислений и предельную сумму (из п.4) указываем в настройках программы:

Начисление «отпускных» резервов так же, как и резервов по сомнительным долгам, выполняется при закрытии месяца с помощью одноименной регламентной операции (раздел Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца). Эта регламентная операция делается после выполнения всех начислений (в т.ч. зарплаты) за месяц.

Так же, как и в случае с резервом по сомнительным долгам, для документального подтверждения правильности исчисления отпускных резервов можно сформировать печатные формы справки-расчета. Эти справки формируются путем нажатия левой кнопки мыши на строке «Начисление резерва отпусков». Из выпавшего меню нужно выбрать пункт «Резервы отпусков»:

При начислении резерва программа формирует проводки:

Дт 20 (25, 26, 44) Кт 96.01 – на сумму начисленного резерва

Допустим, в сентябре директору ООО «Пуговица» был оформлен отпуск с 01 по 14 октября.

Дт 96.01 Кт 70 – начислены отпускные за счет резерва

Дт 96.01 Кт 69 – начислены за счет резерва страховые взносы с отпускных:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 70 – списаны в затраты суммы отпускных, превышающие сумму созданного резерва.

Если по окончании отчетного периода сумма отпускного резерва оказалась избыточной, то она включается в состав прочих доходов:

Дт 96.01 Кт 91.01 – сумма избытка резерва отражена в составе прочих доходов.

Организациям, которые обязаны создавать резерв, но не создают его, грозит ответственность. Так, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов инспекторы оштрафуют организацию на 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Ответственность грозит не только организации, но и должностным лицам. Статьей 15.11 КоАП предусмотрена административная ответственность на должностное лицо в виде штрафа от 10 000 до 20 000 рублей или его дисквалификация на срок от одного года до двух лет в случае, когда при отказе от создания резерва одна из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов.

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов