Как заполнить исправленный счет-фактуру
Для чего применяется исправленный счет-фактура и чем отличается от других видов счетов-фактур? Нужен ли специальный бланк для этого документа? Можно ли принять вычет по НДС, опираясь на рассматриваемый документ, и как его отражать в книге продаж и покупок? Узнайте эти ответы в нашей статье.
Функционал, которым наделен счет-фактура
Счет-фактура (далее используем принятое сокращение сч-ф) – важнейший документ, который применяют для учета налога на добавленную стоимость.
В общем случае продавец и покупатель применяют общую систему налогообложения, то есть являются плательщиками НДС.
Различают несколько видов счетов-фактур:
Наш материал посвящен исправленному счету-фактуре. Ниже разберем, в каких случаях исправительный счет-фактуру используют в документообороте, и чем он отличается от корректировочного счета-фактуры.
Различия исправленного и корректировочного счет-фактуры
Названия документов очень похожи, поэтому у неопытного бухгалтера может возникнуть вопрос, какую счет-фактуру оформлять в каком случае. Исправление и корректировка – в чем разница?
Таким образом, делаем вывод, что исправительный счет-фактура составляется при выявлении ошибочных данных в первичном сч-ф.
Ошибки могут быть обнаружены как в обычном сч-ф на отгрузку или на аванс, так и в корректировочном сч-ф. Поэтому и исправленным может быть как обычный сч-ф, так и корректировочный.
Бланк и образец исправленного счет-фактуры
Для того, чтобы составить исправленный счет-фактуру необходимо использовать бланк того документа, который исправляем. То есть либо бланк обычного сч-ф, либо бланк корректировочного сч-ф. Причем используют тот бланк, который действовал на момент составления первичного сч-ф.
Оба бланка утверждены в Постановлении правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Как корректно внести данные в исправленные сч-ф, также подробно описано в упомянутом нами Постановлении.
Рассмотрим на примере образец заполнения исправленного сч-ф.
Пример
Пусть бухгалтер ООО «Парадокс» выписал счет-фактуру при отгрузке товаров 07.09.2020 г. Однако 22.09.2020 выяснилось, что была допущена ошибка в названии покупателя и его ИНН/КПП (выделены на рисунке красным).
Для исправления данной ошибки был составлен исправленный сч-ф:
Принцип заполнения:
- в строке 1 указываем номер и дату сч-ф с ошибкой;
- в строке 1а указываем номер исправления и дату исправления;
- в остальном сч-ф заполняем аналогично первоначальному документу, но ошибочные данные заменяем на верные.
Отражение в книге продаж и покупок
Все счет-фактуры вносят в книгу продаж или в книгу покупок. В какой момент и в каком порядке отражать исправленный сч-ф в этих формулярах? Это зависит от того, в каком квартале обнаружили ошибку и составили исправленный сч-ф.
Исправления вносят в том же квартале, когда составлен первичный счет-фактура
Допустим, исправленный счет-фактура относится к тому же кварталу, что и первичный сч-ф. Регистрируем его в книге продаж и в книге покупок датой исправления. Чтобы не допустить задвоения суммы налога к уплате или к вычету, первоначальный сч-ф регистрируют повторно датой исправления с отрицательными суммовыми значениями.
Таким образом, в книге продаж и в книге покупок суммарно по этой операции останется значение НДС в размере, указанном в исправленном сч-ф.
Исправления вносят в следующих налоговых периодах
Допустим, ошибку в первичном счет-фактуре обнаружили в следующем налоговом периоде, когда декларация по НДС уже сдана. В этом случае заполняют дополнительный лист книги продаж и книги покупок, куда вносят две строки:
- аннулирующую первичный сч-ф;
- исправленный сч-ф.
Если были изменены данные, которые отражаются в книге продаж или в книге покупок, то необходимо сдать уточняющую декларацию по НДС. Если ошибка была допущена, например, в адресе контрагента, который не отражается в строках книг продаж и покупок, то в уточненке смысла нет.
Подводим итоги
Исправленный счет-фактура отличается от корректировочного сч-ф и составляется при обнаружении технической ошибки в исходном сч-ф. Заполнить исправительный документ положено на бланке, актуальном на момент составления первичного сч-ф.
Исправленный документ регистрируют в книге продаж или покупок одновременно с аннулированием исходного сч-ф. Если квартал уже закрыт, то используют дополнительные листы книг.
Как ликвидировать организацию с долгами
Ликвидация общества с долгами или без может быть проведена в добровольном либо принудительном порядке. Нередки случаи, когда ликвидация общества проводится и через его банкротство.
-
Что такое исправленный счёт-фактура
-
Когда нужно исправить счёт-фактуру
-
Какую форму счёт-фактуры используют при исправлении
-
Особенности заполнения исправленного счёта-фактуры
-
Как зарегистрировать исправленный счёт-фактуру
-
Исправление счёта-фактуры при прослеживаемости товаров
Что такое исправленный счёт-фактура
В Налоговом Кодексе РФ отсутствует такое понятие как «исправительный счёт-фактура». На практике применяются 4 типа счетов-фактур (СФ):
- стандартный — выставляется плательщиком НДС после отгрузки товара или выполнения работ (услуг);
- авансовый — выписывают при получении предоплаты за поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ;
- корректировочный — применяется при изменении количества, объёма или стоимости товаров (услуг или работ);
- исправленный. Про него мы расскажем дальше.
В Налоговом Кодексе РФ отсутствует такое понятие как «исправительный счёт-фактура». На практике применяются 4 типа счетов-фактур (СФ): С обычным вариантом вопросов нет. Проблемы, особенно у неопытного бухгалтера, могут возникнуть с разницей между корректировочного и исправленного СФ. У них похожие по смыслу наименования, но разные причины для выставления:
- корректировку проводят по обоюдному согласию сторон, когда изменяется количество, объём отгружаемых товаров или выполненных работ (услуг). Также причиной может стать согласованное изменение стоимости определённой партии товаров или этапа работ;
- исправления делают при обнаружении ошибок технического характера. Например, неправильно указан адрес, наименования поставщика, допущена опечатка при указании цены или названия товара.
Различия, как видно, есть, и довольно существенные. Поэтому бухгалтеру важно чётко понимать, в каких случаях выставляется исправленный счёт-фактура. Ошибки возникают и в отгрузочных, и в авансовых, и в корректировочных СФ. Везде, где присутствует человеческий фактор, есть вероятность неправильного внесения данных — из первичных документов или бухгалтерской базы данных, используемой для учёта хозяйственных операций.
Бухгалтеру при выставлении счетов-фактур следует ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137. Согласно документу, есть две утверждённые формы СФ:
- стандартная (Приложение 1);
- корректировочная (Приложение 2).
Специального бланка для исправительной СФ нет. Но, есть отдельное поле для внесения изменений в каждую из счетов-фактур:
Поле для исправлений в стандартном СФ
Поле для исправлений в корректировочном СФ
С 01.07.2021 г. внесены изменения в формы СФ в связи с введением механизма прослеживаемости товаров. С 1 октября 2021 года применение обновлённых форм обязательно.
Когда нужно исправить счёт-фактуру
Инициатором изменений в документе может выступать любая сторона хозяйственных взаимоотношений. Важно понять, в каких случаях нужна исправительный счёт-фактура, а когда можно обойтись и без него. Например, неточное наименование товаров (работ, услуг) может быть не столь критично. Но есть реквизиты, которые нельзя поменять без последствий — артикул поставляемого товара, дата, код валюты, и т.д.
Также причинами для оформления исправительного СФ могут выступать:
- ошибочно указанная дата оформления исходного документа (число, месяц, год);
- реквизиты поставщика, покупателя, указанные неверно (ИНН, наименование, юр. адрес);
- реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, не соответствующие действительности;
- неправильно указанные название, код валюты;
- некорректное количество товара, единица измерения, цена, включая НДС.
Отдельно рассматривают ошибки, связанные с внесением обязательных реквизитов при торговле импортными товарами. Например, неверно указана страна происхождения, регистрационный номер таможенной декларации. В идеале, при своевременном обнаружении ошибок дефектный документ заменяют на правильно оформленный. Но на практике приходится иметь дело и с исправлениями, на которые указала налоговая инспекция. Тогда без оформления исправленного счёта-фактуры не обойтись.
Ошибки в счетах-фактурах обнаруживаются быстро — когда происходит приёмка товаров и работы. Недостача товара, брак, некачественно выполненная работа служат основанием для корректировки документа. Что в этом случае делать — выставлять исправительную счет-фактуру или предоставить заменённую СФ с внесёнными новыми данными, будет зависеть от договорённости между контрагентами. Так, при изменении цены из-за колебания курса валют могут потребоваться неоднократные исправления одного счёта-фактуры.
Более детально с разъяснениями по требованиям и ошибкам заполнения СФ можно ознакомиться в следующих письмах Минфина России:
Какую форму счёт-фактуры используют при исправлении
Так как отдельного бланка для исправленного счёт-фактуры не предусмотрено, бухгалтеру нужно применять стандартную форму СФ. Создаётся новый документ, в котором прописывается номер, дата неправильного счёта-фактуры и номер исправления по порядку. Если СФ оформляется в текущем квартале, после регистрации в книге продаж и покупок нового документа туда же вносят исходный (исправляемый) документ, но с отрицательными цифрами, — для исключения задвоения суммы налога.
Исправление допустимо делать для коррекции ранее выданных счетов-фактур на отгрузку, аванс или корректировку. В том числе и к нескольким документам сразу.
В каких случаях выставляется исправленный счёт-фактура и вносятся изменения в декларацию по НДС? Когда документы по учёту уже не принимаются (период закрыт), а декларация по налогу уже отправлена в ИФНС. Бухгалтер должен заполнить дополнительный лист книги покупок или продаж и внести две дополнительных записи — об аннулировании первичного документа покупок (продаж) и внесения исправленного СФ.
После этого оформляют корректировочную декларацию по НДС за прошлый период, и, при необходимости, перечисляют недостающую сумму НДС в бюджет.
Если ошибка не повлияла на итоговую сумму НДС, скорректированную декларацию по налогу сдавать не нужно.
Особенности заполнения исправленного счёта-фактуры
В специальную строку бланка СФ вписывают номер и дату вносимых изменений. Порядок действий одинаков — как для документов на бумажном носителе, так и в электронном виде. При расчётах основной акцент делается на корректности финальной суммы НДС, подлежащей уплате по проведённым сделкам.
Строка в отгрузочном (стандартном) счёте-фактуре всего одна, она всегда находится под заголовком. Корректировочный СФ содержит две строки для исправления: первая — под сведения, которые указывают на исправления, вторая — под реквизиты изначального корректировочного счёта-фактуры.
Никаких других особенностей по оформлению нет. Если есть понимание, в каких случаях выставляется исправленный счет-фактура, всё остальное будет просто. Оформление исправленного СФ происходит так же, как и стандартного, просто неверные данные меняют на правильные. Если документооборот ведётся в электронном формате, то и исправления вносятся так же.
Пример: 20 декабря 2021 года ООО «Кристалл» выставил счёт-фактуру №344 заказчику — ООО «Прогресс» на ремонт оборудования в сумме 157 500 рублей. В январе 2022 года выявилась ошибка — неправильно указали ИНН заказчика. Исправленный СФ сделали 26 января 2022 года:
Образец заполнения исправленного счёта-фактуры
Как зарегистрировать исправленный счёт-фактуру
Расскажем о регистрации документов в зависимости от срока обнаружения ошибок. Так, при своевременном выявлении неправильного СФ, до внесения его в учётную базу, лучше всего запросить скорректированный вариант документа. Такой способ не подойдёт при электронном оформлении счёта-фактуры с одновременным списанием товарных позиций со склада.
Особенности внесения информации о счёте-фактуре внутри отчётного периода:
- продавец вносит данные исправленного счёта-фактуры в книгу продаж. Туда же ещё раз включается ошибочный документ с минусовыми числовыми значениями. Тогда итоговая сумма по исправительным операциям станет равной последнему, корректному значению;
- покупатель отражает исправления в книге покупок. Алгоритм тот же. В результате, налоговая инспекция получает достоверные сведения о базе налогообложения: без задвоения сумм расходов.
По истечении отчётного периода и сдачи декларации по НДС:
- и покупатель, и продавец оформляют дополнительный лист книги покупок или продаж соответственно. В него вносят информацию по такому же принципу — сначала окончательный вариант с верными реквизитами, а затем исходный с минусом.
Оформление дополнительного листа книги покупок
Важно учитывать, что исправлению согласно пункта 2 статьи 169 НК РФ подлежат только те сведения, от которых зависит исчисление суммы налогового вычета и идентификация стороны сделки. Прочие ошибки не служат основанием отказа в принятии к вычету суммы НДС.
Исправление счёта-фактуры при прослеживаемости товаров
Есть две особенности СФ, используемых при движении товаров, подлежащих отслеживанию:
- они выписываются строго в электронном виде. Соответственно, и исправительные СФ должны оформляться электронно;
- обязательны к заполнению графы 11, 12, 12а, 13 в счетах-фактурах. Нужно обращать особое внимание на правильность этих данных.
Обязательные к заполнению графы СФ при прослеживаемости товаров
Во всём остальном исправления вносятся в общем порядке.
Исправленный счет-фактура — документ, с необходимостью выставления которого могут столкнуться фирмы и ИП, имеющие дело с НДС. Рассмотрим, когда он выписывается и как его оформить.
Что понимается под исправленным счетом-фактурой
В гл. 21 НК РФ термин «исправленный счет-фактура», так же как и «исправительный», отсутствует. При этом в обеих формах счета-фактуры (и основной, и корректировочной), предлагаемых постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, есть строка для указания реквизитов внесенных в них исправлений. Кроме того, о составлении исправленного счета-фактуры говорится в п. 6 Правил заполнения счета-фактуры.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 вступили в силу поправки в НК РФ по счетам-фактурам при реализации прослеживаемых товаров. Поправки в НК РФ предусматривают, что при реализации прослеживаемых товаров счета-фактуры, в том числе корректировочные, нужно выставлять в электронной форме.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Подробнее об изменении реквизитов читайте здесь.
Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Скачать
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Таким образом, подразумевается, что исправления — вещь, имеющая право на существование. Причем изменения могут быть внесены как в основной документ, так и в исправленный счет-фактуру.
Однако следует понимать, что корректировочный и исправленный счет-фактура —документы совершенно разные:
- Корректировочный счет-фактура нужен тогда, когда вносятся изменения в исходные данные первичного документа (количество и цена), влияющие на расчет итоговой суммы продажи, зафиксированной в нем, и на связанную с ней сумму НДС. Причем корректировка не означает, что в первоначальном варианте счета-фактуры была допущена ошибка. Нет, к оформлению корректировочного счета-фактуры могут привести изменения исходных данных, которые произошли под влиянием каких-то факторов, чаще всего оформленных документально (соглашения об изменении цены, ретроскидки, выявления недостачи, брака или излишков среди поставленного товара).
Подробнее о данном счете-фактуре — «Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен?».
- Необходимость в исправленном счете-фактуре появляется при обнаружении в исходном документе технических ошибок, которые могут иметь негативные последствия для получения вычетов по нему. При этом не все ошибки приводят к необходимости создания исправленного счета-фактуры. Если они не влияют на правильность понимания информации по реквизитам, в которых они допущены (даже по обязательным), то вычет по такому документу допустим (п. 2 ст. 169 НК РФ) — следовательно, нужда в исправленном счете-фактуре отпадает.
Понятие исправленного счета-фактуры как откорректированного исходного документа возникло с момента принятия постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, т.е. с 2012 года. До этого значительную часть технических ошибок, допущенных в оформлении счета-фактуры, можно было исправить прямо в неправильном исходном документе, заверив исправления подписью и печатью составителя. После введения в действие указанного постановления исправленному счету-фактуре придан статус самостоятельного документа, со всеми вытекающими последствиями.
В каких случаях требуется исправление счета-фактуры
Так в каких случаях оформляют исправленный счет-фактуру? Он нужен тогда, когда возникает необходимость исправления технической ошибки в исходном документе. Например, создание исправленного счета-фактуры может потребоваться при ошибке:
- в дате, если исходный документ ошибочно оформлен другим месяцем, годом;
- реквизитах поставщика или покупателя, если они написаны не просто с опечаткой, а не соответствуют им вообще (неверный ИНН, адрес, наименование и т. п.);
- указании грузоотправителя и грузополучателя, если они не относятся к лицам, которые в реальности отправляли и получали товар;
- реквизитах документа на перечисление аванса;
- названии и коде валюты документа;
- указании наименования товара (работ, услуг);
- указании неправильной цены или неверного количества товара;
- в ставке и, как следствие, в сумме НДС и итоговой сумме документа;
- либо при отсутствии данных, обязательных к заполнению по импортным товарам (страна происхождения и регистрационный номер таможенной декларации).
Надо отметить, что большинство налогоплательщиков, если ошибка обнаружена своевременно и не успела выявиться налоговыми органами, предпочитают не делать исправленный счет-фактуру, а просто заменяют дефектный документ.
Об ошибках, не требующих исправления, читайте в статье «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
О том, какие ошибки в счет-фактуре должны быть исправлены, читайте в статье «Ошиблись в счете-фактуре – что и как исправлять».
Форма для исправления счета-фактуры
Особой формы для исправленного счета-фактуры не предусмотрено. Он составляется по той же форме, в которой был составлен исходный документ, требующий исправления, т.е. основной или корректировочной. Обе формы содержатся в приложениях 1 и 2 соответственно постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. При этом составление исправленного счета-фактуры может производиться в случае необходимости в коррекции счетов-фактур, ранее выписанных:
- на реализацию;
- на аванс;
- на корректировку, в том числе к нескольким изменяемым документам.
С формой счета-фактуры, в том числе предназначенной для исправления, вы можете познакомиться в статье «Бланк счета-фактуры за 2020-2021 годы в Excel скачать бесплатно».
Особенности заполнения исправленного счета-фактуры
В обеих формах исправленного счета-фактуры под основным заголовком документа, содержащим его номер и дату, предусмотрена строка (или строки) для внесения номера и даты исправления:
- в счете-фактуре строка одна, и расположена она непосредственно под заголовком;
- в корректировочном счете-фактуре— 2: одна предназначена для сведений об исправлении собственно корректировочного счета-фактуры, а вторая — для указания реквизитов первоначального счета-фактуры, к которому был составлен корректировочный счет-фактура.
Иных особенностей оформления исправленного счета-фактуры нет. Он оформляется так же, как обычный, только неверные данные в нем заменяются правильными.
Особенности регистрации исправленного счета-фактуры
Если исправительный счет-фактура составлен в том же квартале, что и исходный счет-фактура (корректировочный счет-фактура), то в этом же квартале:
- Продавец в книге продаж должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру и повторно зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, но все его числовые показатели отразить со знаком «минус».
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пример регистрации исправленного счета-фактуры в книге продаж. Переходите к примеру, получив пробный доступ к К+ бесплатно.
- Покупатель, если он отразил в книге покупок ошибочный счет-фактуру, должен зарегистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру и повторно зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, но отразить все его числовые показатели со знаком «минус». Если покупатель не показал в книге покупок ошибочный счет-фактуру, он регистрирует только исправительный счет-фактуру.
Пример регистрации исправленного счета-фактуры в книге покупок есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
На схеме мы показали порядок действий продавца и покупателя при изменении данных в счете-фактуре или при наличии в нем ошибок.
Если исправительный счет-фактура составлен в другом (следующем) же квартале:
- Продавец должен зарегистрировать исправительный счет-фактуру в дополнительном листе книги продаж того квартала, в котором зарегистрирован ошибочный счет-фактура. В этом же дополнительном листе книги продаж зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, указав все его числовые показатели со знаком «минус».
- Покупатель должен составить дополнительный лист к книге покупок того квартала, в котором зарегистрировал ошибочный счет-фактуру и в этом же дополнительном листе к книге покупок продаж зарегистрировать ошибочный счет-фактуру, указав все его числовые показатели со знаком «минус». Если же покупатель изначально в книге покупок счет-фактуру, выписанный с ошибками, не отразил, то исправленный он должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру только в книге покупок того квартала, в котором этот документ был получен.
Итоги
Не связанные с внесением поправок в количество, стоимость товаров (работ, услуг) и налоговых обязательств изменения в счет-фактуру и корректировочный счет-фактуру вносятся соответственно на бланке счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры. При составлении исправительных документов необходимо указывать реквизиты исходного документа, в котором была допущена ошибка. Порядок регистрации исправительного счета-фактуры зависит от того, в каком периоде он был составлен по отношению к ошибочному счету-фактуре, а у покупателя еще и от того, был ли им зарегистрирован в книге покупок счет-фактура, содержащий ошибки.
Если поставщик доставил бракованный товар или решил сделать скидку, то необходимо выставить корректировочный счет‑фактуру. Этот документ меняет налоговую базу после сдачи отчетности, не нарушая закона.
Как правильно его оформить и отразить в учете — в нашем материале.
Содержание:
- В каких случаях выставляется корректировочный счет‑фактура
- Когда корректировочный счет‑фактура не нужен
- Порядок заполнения корректировочного счета‑фактуры
- Регистрация в книгах покупок и продаж
- Проверка в налоговой: коды ошибок
- Повторная корректировка
В каких случаях выставляется корректировочный счет‑фактура
Корректировочный счет‑фактура применяется, когда изменился объем или цена товаров или услуг:
- покупатель возвращает партию товаров или ее часть независимо от того, приняты товары на учет или нет;
- продавец предоставил покупателю скидки за выполнение определенных условий договора;
- в процессе приемки покупатель нашел недостачу или несоответствие по качеству товаров и услуг;
- покупатель обнаружил некачественные товары, которые он успел принять на баланс, но продавцу их не возвращает, а утилизирует собственными силами;
- продавец отгрузил покупателю товары по предварительным ценам. Впоследствии их пересмотрели с учетом цен, по которым продукцию продали конечным потребителям;
- при возврате товаров от покупателя, не являющегося плательщиком налога на добавленную стоимость, если товары уже были приняты им на учет.
Сторонам сделки надо заранее договориться. Согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения, уведомления или первичным документом, например актом об установленном расхождении.
Корректировочный счет‑фактуру нужно составить в течение пяти дней после подписания соглашения об изменении условий сделки. За нарушение сроков выставления наказания нет.
Штрафы
Если не оформить корректировочный счет‑фактуру при увеличении цены продавца, налоговая может оштрафовать по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа зависит от периода и налоговых последствий. А покупатель потеряет часть вычета по НДС.
При уменьшении цены продавец теряет часть вычета по НДС, а покупателя могут оштрафовать по статье 120 НК РФ, если он не восстановит налог.
Когда корректировочный счет‑фактура не нужен
Есть ситуации, когда надо внести исправления в первоначальный счет‑фактуру, а не выписывать корректировочный.
Вот эти случаи:
- допустили технические ошибки в ИНН продавца или покупателя, в наименовании или количестве отгруженных товаров, сумме НДС или налоговой ставке;
- предоставление покупателю различных финансовых поощрений и премий, не влияющих на фактическую стоимость реализованного товара;
- определение окончательной стоимости товара (услуг) по итогам корректировок. В этом случае в отгрузочный счет‑фактуру вносятся исправления;
- если продавец знает, что цена и количество отгружаемой продукции будут уточнены в течение 5 дней с даты реализации, то ему достаточно дождаться этих изменений и выписать счет‑фактуру с учетом новых цен или уточненного количества.
Порядок заполнения корректировочного счета‑фактуры
Корректировочный счет‑фактура выписывается в двух экземплярах. Если нужно исправить несколько счетов, то оформляется единый документ. Отличий в бланке и порядке заполнения при этом нет.
Строка 1 — порядковый номер и дата составления.
Строка 1а — номер и дата исправления корректировочного счета‑фактуры. Заполняется только в случае дополнительных правок.
Строка 1б — порядковый номер и дата документа, по которому оформляют исправления. Если корректируются несколько документов, то указывают номер и даты каждого из них.
Строка 2-2б — наименование, юридический адрес, ИНН/КПП поставщика.
Строка 3-3б — наименование, юридический адрес, ИНН/КПП покупателя.
Строка 4 — валюта расчетов и ее шифр переносятся из строки 7 первичного счета‑фактуры.
Строка 5 — идентификатор государственного контракта, договора (соглашения). Указывается при его наличии.
Переходим к основной части: здесь необходимо внести данные из счета‑фактуры и изменившиеся показатели. В корректировочный счет‑фактуру вносятся только те товары или услуги, по которым изменилась цена или количество.
Столбец 1 — порядковый номер корректируемой записи из исходного счета‑фактуры.
Столбец 1а — название товара, работ или услуги, по которым проводится увеличение либо уменьшение стоимости.
Столбец 1в — заполняется только при формировании документов в отношении товаров из ЕАЭС, в других случаях ставится прочерк.
Столбцы 2, 2а — код единицы измерения и ее национальное наименование, заполняется при наличии.
По каждому наименованию товара (услуги) есть 4 строки показателей:
А — до изменения;
Б — после изменения;
В — увеличение;
Г — уменьшение.
3А — количество переносится из графы 3 первичного счета‑фактуры.
3Б — новое количество, если меняется. Если не было изменений, то переносится из графы 3А.
4А — цена переносится из графы 4 первичного счета‑фактуры.
4Б — новая цена с учетом подписанного соглашения. Если цена не менялась, то данные берем из графы 4А.
5А — стоимость товара без НДС из графы 5 первичного счета‑фактуры.
5Б — общая стоимость без НДС после изменений.
5В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.
5Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.
6А — сумму акцизов берем из графы 6 первичного счета‑фактуры.
6Б — сумма акцизов после изменения цены или количества.
6В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.
6Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.
7А — ставка НДС.
8А — сумма налога переносится из графы 7 первичного счета‑фактуры.
8Б —сумма НДС после изменений.
8В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.
8Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.
9А — первоначальная стоимость товаров, услуг с налогом из графы 9 отгрузочного счета‑фактуры.
9Б — окончательная стоимость с налогом после изменений.
9В — разница ячеек А-Б, если она меньше нуля. В противном случае ставим прочерк.
9Г — разница ячеек А-Б, если она больше нуля. Если нет, то прочерк.
10-10А — заполняются только по товарам не из России.
11 — данные отдельных товаров: когда подлежат прослеживаемости, если товар ввезен на территорию РФ из страны ЕАЭС.
12, 12а, 13 — оформляются по товарам, подлежащим прослеживаемости.
Заполненный документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными им лицами.
Регистрация в книгах покупок и продаж
Корректировочные счета‑фактуры надо зарегистрировать в книге покупок или книге продаж, в зависимости от того, как изменилась стоимость.
Если она выросла, то продавец вписывает в книгу продаж, при снижении цены — в книгу покупок.
У покупателя наоборот: при уменьшении суммы — в книгу продаж, при увеличении — в книгу покупок.
Продавец
- Увеличение стоимости. Возникшую разницу необходимо включить в налоговую базу текущего отчетного периода.
- Уменьшение стоимости. У продавца появляется право на вычет суммы НДС, излишне начисленной по первоначальному счету-фактуре.
Покупатель
- Увеличение стоимости. У покупателя появляется право на вычет дополнительно предъявленной суммы НДС.
- Уменьшение стоимости. У покупателя возникает обязанность восстановить сумму НДС, излишне принятую к вычету по первоначальному счету-фактуре.
Проверка корректировочного счета‑фактуры в налоговой: коды ошибок
Подписанный документ необходимо направить в налоговую инспекцию на проверку. Если сотрудники найдут расхождения, то направят запрос по разъяснению расхождений. В запросе будет указан числовой код ошибки. Сейчас действуют девять кодов возможных ошибок — от 1 до 9.
Код ошибки 1
Возникает в четырех случаях:
- контрагент не отразил счет‑фактуру по сделке;
- сдал нулевую декларацию по НДС;
- не отчитался;
- ошибся в реквизитах счета‑фактуры, из-за чего программа не смогла его идентифицировать.
Код ошибки 2
Если внутри декларации расходятся данные об одной и той же операции, то возникает код ошибки 2. Речь идет о несоответствии между операциями в книгах покупок и продаж.
Код ошибки 3
Указывает на расхождения между сведениями в разделах 10 и 11 декларации по НДС и возникает при несоответствии между выставленным и полученным счетами-фактурами.
Код ошибки 4
Если ошиблись в конкретной графе книги покупок или книги продаж, налоговики ставят код 4. В квадратных скобках после этого кода они указывают номер графы, например 4[19] или 4[3]. Речь идет о графах таблицы расхождений, а не самой книги покупок или продаж.
Код ошибки 5
Означает, что в разделах 8–12 декларации есть счет‑фактура без даты. Либо его дата превышает квартал, за который сдали отчетность.
Код ошибки 6
Возникает, если к вычету НДС указана сумма, зарегистрированная в счете-фактуре более трех лет назад.
Код ошибки 7
Заявили вычет на основании счета‑фактуры, который составили раньше даты государственной регистрации продавца или покупателя. Налоговики считают такие сделки фиктивными и поэтому снимают вычеты.
Код ошибки 8
В разделах 8–12 декларации по НДС указан неверный код вида операции. Это одна их самых частых ошибок.
Код ошибки 9
Указывает на ошибки при аннулировании исходящих счетов-фактур. Возникает в двух случаях:
- в книге продаж нет записи, которую вы отменяете;
- сумма аннулированного НДС оказалась больше суммы налога, что отразили по первоначальному счету-фактуре.
На исправление ошибок дается 10 дней после получения запроса. В налоговую надо предоставить все необходимые пояснения и документы. Штрафов за ошибки в корректировочных счетах-фактурах нет, но покупателю могут отказать в вычете НДС.
Повторный корректировочный счет‑фактура
Проводить корректировку стоимости товаров и услуг можно сколько угодно раз.
Продавец указывает данные предыдущего документа: дата и номер, разница между новыми сведениями и первой корректировкой. В строку «До изменения» переносятся данные из предыдущего корректировочного счета‑фактуры.
Документ регистрируется продавцом и покупателем в книгах продаж и покупок на указанную в нем сумму разницы. При этом не аннулируются записи предыдущего корректировочного счета‑фактуры.
Корректировку реализации показывает и продавец, и покупатель. Исправления показывают в декларации того квартала, в котором зарегистрировали корректировочный счет-фактуру.
Зачем нужны корректировки
Любой налогоплательщик на ОСНО обязан своевременно подавать достоверную отчетность контролерам. При обнаружении недочетов и ошибок при расчете налоговой базы компания обязана подать корректировочную отчетность. Исправительный отчет подают в следующих случаях:
- выявили ошибки в первичных документах;
- обнаружили ошибки и недочеты, требующие корректировки, в декларации по НДС;
- нашли ошибки в учете авансов: отгрузку произвели по разным ставкам, а НДС по авансу начислили по ставке 20/120.
Поскольку в сделке участвуют покупатель и продавец, исправления подают обе стороны. Правила, как отразить корректировки продаж в декларации по НДС, зависят от стороны сделки и от того, как изменяется сумма реализации: увеличивается или уменьшается.
Обязательны ли корректировки
Большая часть исправлений в фискальной отчетности вызвана изменением объема реализации. По сути, корректировка реализации — это изменение стоимости поставки товара, работ, услуг. Если меняется объем реализации, продавец выставляет корректировочный счет-фактуру.
Основания для оформления корректировочного счета-фактуры:
- покупатель выявил недостачу поставки или отгрузки товара. Либо при приемке работ или услуг выявлены несоответствия по качеству, объему, порядку передачи имущественных прав. При условии, что продавец принял претензию;
- покупателям по проведенной сделке предоставили скидки, льготы, дисконт;
- покупающая сторона вернула часть партии отгруженной продукции, не принятой к учету;
- возврат товаров, принятых на учет покупателем. Например, если у покупателя возникли претензии к качеству поставки, но он не является плательщиком НДС;
- компания не возвращает некачественный товар, а утилизирует его собственными силами, о чем стороны договорились заранее;
- стоимость товаров, работ, услуг была скорректирована по решению судебного органа;
- отгрузка продукции оформлена по предварительной стоимости. Позже стороны пересмотрели условия оплаты по фактическим ценам реализации потребителям.
А вот при обнаружении технических или арифметических ошибок выставлять корректировочный счет-фактуру не нужно. Требуется оформить исправительный документ. И отразить исправления в уточненной отчетности. Корректировочный счет-фактура оформляется, когда меняется объем реализации. Общие правила, как отразить корректировку реализации в декларации по НДС продавцу и покупателю:
- Сформировать и передать контрагенту корректировочный счет-фактуру.
- Отразить уменьшение в книге покупок.
- Учесть увеличение в книге продаж.
- Отчитаться перед ИФНС за текущий период.
Как составить корректировочный счет-фактуру
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции Постановления Правительства РФ № 534 от 02.04.2021. Форму обновили в связи с внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый счет-фактуру обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости.
Порядок отражения корректирующих записей напрямую зависит от категории операции и стороны реализации. Разберем, как сделать корректировочную СФ по реализации продавцу с отражением в декларации НДС, пошагово и обозначим важные правила оформления для всех сторон сделки.
Корректировка у продавца
Допустимы два варианта — стоимость поставки увеличивается или уменьшается. Инструкция, как отражается корректировка реализации в сторону уменьшения в декларации по НДС у продавца (п. 1, 2 ст. 169, п. 13 ст. 171 НК РФ, п. 38.13, 45.4 порядка заполнения декларации из Приказа № ММВ-7-3/558@ от 29.10.2014, п. 1, 12 правил ведения книги покупок из ПП РФ № 1137 от 26.12.2011):
- Если стоимость отгрузки уменьшается, то оформите корректировочный счет-фактуру.
- Сумму налога определите как разницу между первоначальным счетом и суммой НДС уже после корректировки.
- Корректировку зарегистрируйте в книге покупок с кодом операции 18.
- НДС примите к вычету в том отчетном периоде, когда выставили КСФ, но не позднее трех календарных лет.
- Сумму налога, заявленную к вычету, по корректировке НДС в сторону уменьшения за прошлый период отразите в разделе 3, строке 120 декларации по НДС. Вычет НДС по КСФ на уменьшение перейдет в отчет из графы 15 книги покупок. В разделе 8 покажите сведения из книги покупок о КСФ. Корректирующий отчет за прошлый период подавать не нужно.
Инструкция корректировки реализации в сторону увеличения в декларации по НДС для продавца (п. 10 ст. 154 НК РФ, п. 38.1, 47.4 порядка заполнения декларации, п. 1 правил ведения книги продаж):
- Если сумма реализации увеличивается, надо составить КСФ.
- Сумму налога определите как разницу между фактической стоимостью и первоначальным счетом-фактурой.
- Зарегистрируйте корректировку в книге продаж. По правилам ФНС, код вида операции в сторону увеличения — 01 (письмо № СД-4-3/17657@ от 20.09.2016).
- Базу для исчисления НДС в декларации увеличьте в том периоде, когда оформили корректировку.
- Подавать уточненку за прошлые периоды не требуется. Увеличение налоговой базы отражайте в том квартале, когда выставили КСФ. В графе 3 строк 010, 020 (в зависимости от ставки НДС) раздела 3 декларации покажите коррективы вместе с налоговой базой по другим операциям, которые отражаете в этих строках. Сюда же включите разницу, на которую увеличилась стоимость поставки по КСФ без НДС, из граф 14 и 15 книги продаж. В графу 5 строк 010, 020 раздела 3 декларации включите общую сумму налога по другим операциям, отраженным в этих строках. Здесь учитывается и сумма НДС к доплате, которая возникла в связи с увеличением стоимости поставки, из граф 17, 18 книги продаж. А в раздел 9 перенесите сведения из книги продаж о КСФ.
Отражение у покупателя
В налоговом учете покупателя предусмотрены те же два варианта развития событий. Предусмотрен различный порядок, где в декларации по НДС отражается корректировка реализации к уменьшению или увеличению.
Как действовать покупателю, если требуется корректировка в сторону уменьшения (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 38.8, 47.4 порядка заполнения декларации, п. 14 правил ведения книги продаж):
- Зарегистрируйте в книге продаж КСФ. Операцию по 18 коду вида уменьшения операции при корректировке поступления в сторону снижения суммы поступления.
- Отразите изменения НДС в том отчетном периоде, когда получили первичные документы на корректировку.
- Налог отразите в разделе 3 в строке 080 декларации. Укажите разницу НДС по КСФ из граф 17, 18 книги продаж. Налог надо восстановить, поскольку при уменьшении стоимости поставки возник излишне принятый к вычету НДС. В раздел 9 декларации перенесите сведения из книги продаж о КСФ на уменьшение. А вот уменьшение НДС в декларации прошлого периода делать не надо, все операции отражаем текущим периодом.
Если стоимость реализации увеличивается (п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ, п. 38.13, 45.4 порядка заполнения декларации, п. 2 правил ведения книги покупок):
- Отразите корректировочный счет-фактуру в книге покупок. Вид операции — 01.
- Сумму налога с разницы примите к вычету. Вычет оформите в том отчетном периоде, в котором получен КСФ. Но не позднее трех лет с момента получения первичных документов.
- НДС к вычету отразите в разделе 3, в 120 строке декларации — вместе с другими вычетами, которые учитываете по этой строке. Отразите вычет НДС по КСФ из графы 15 книги покупок. Это и есть НДС, который приняли к вычету в связи с увеличением стоимости поставки. А в раздел 8 декларации надо внести сведения из книги покупок о КСФ. Подавать уточненный отчет за прошлый период не требуется.
Вся актуальная информация о корректировочных счетах отражается в отчетности за текущий период. Если в текущем периоде были произведены изменения в стоимости услуг, товаров или прав имущественного вида либо их количества, то одного составления корректирующего счета достаточно. Составлять новую, исправленную декларацию либо подавать какие-либо заявления о произошедших изменениях не требуется.
В какие сроки составить корректировочный счет-фактуру
На оформление корректировки предусмотрены ограниченные сроки. Выставьте его не позднее 5 рабочих дней с момента согласования новых условий реализации. Например, у продавца, чтобы оформить корректировочный счет-фактуру, есть всего пять дней со дня, в котором стороны согласовали новый объем реализации.
Согласие сторон оформляется документально. Например, подписывается дополнительное соглашение к действующему договору либо заключается новый контракт. Чтобы согласовать новые условия, направьте в адрес контрагента предложение или уведомление с указанием причин, по которым следует скорректировать стоимость и объем сделки.
Допустимо направить документы лично либо почтой. При почтовом отправлении пятидневный срок исчисляют с момента получения письма контрагентом. Подтверждением даты получения является штемпель на конверте.
ФНС не вправе привлечь компанию за нарушение сроков выставления корректировочного счета-фактуры. Налоговым кодексом не предусмотрена ответственность. Но несоблюдение сроков приведет к налоговым рискам. Напомним, что счет-фактура — это ключевое подтверждение права на получение вычета по НДС. Если срок не соблюден, то ФНС откажет в предоставлении налоговых вычетов.