Как исправить в книге приказов запись

[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).

[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Чтобы внести изменения в ранее
изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать
не только суть корректировки, но и ее место дислокации.
Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением,
дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов,
подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ
лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого;
как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений.
Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций,
систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов:
о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо
введении в действие новой версии организационного документа.

На практике периодически возникает необходимость внести изменения
в действующий документ организации – в приказ либо
утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы
избежать путаницы и получить однозначный результат.

Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы
с документами. В коммерческой организации он, как правило,
фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном
нормативном акте (далее – ЛНА).

А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе
нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1),
и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их
опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно,
изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно
и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь
понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые
госорганами.

Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение
или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным
документом (например, в приказ – новым приказом,
в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).

Количество изменений, которые можно внести за один раз,
не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного
документа) – тоже.

Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней

Что можно изменить в документе:

• заменить слова, цифры;
• исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы
  текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.);
• изложить что-то в новой редакции;
• дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также
  целыми структурными единицами;
• приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его
  структурных единиц.

Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:

• из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она
  не обязательна, кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», и обычно объясняет
  цели, причины издания приказа;
• распорядительной части.

Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным
реквизитом.

Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами:
приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.

Если текст документа не превышает 4–5 строк, то заголовок может
не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:

• он должен быть кратким,
• точно передавать содержание приказа,
• формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
• отвечать на вопрос «о чем?».

Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание
на корректируемые разделы, абзацы или пункты.

Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа

Если вносятся не только изменения, но и дополнения,
то в заголовке может быть указано «О внесении изменений
и дополнений…» или только «О внесении изменений…».
На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее
время чаще используется последняя из них.

Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько
раз. Если же потребуется изменить внесенные в него
корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение
изменений в основной приказ, а не в изменявший его
когда-то документ.

Формулировка заголовка зависит от двух условий:

• количества вносимых изменений;
• куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ
  (инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту –
  документ).

Если одно изменение вносится в одну структурную единицу,
то слово «изменение» употребляется в единственном числе
и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…»
(как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен
в следующих случаях:

• если приказ дополняется только одним разделом или подразделом /
  пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице /
  предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком;
• признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт /
  подпункт / абзац / приложение / строка в таблице;
• исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра
  или число / знак;
• вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац /
  приложение / строку в таблице / предложение;
• производится замена одного предложения / словосочетания / слова
  / цифры или числа / знака;
• полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела /
  пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице /
  предложения.

Если вносится несколько изменений в один приказ или утвержденный
документ, то слово «изменение» указывается в заголовке
во множественном числе (как в Примере 3).

Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа

Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)

Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления
изменений в силу, то ею считается дата издания приказа
(сравните Примеры 2 и 3).

При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного
количества изменений и дополнений (в несколько структурных
единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить
его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми
необходимыми распоряжениями относительно регулируемой…

Здравствуйте, пришел судебный приказ, по долгу ЖКХ, как правильно оплатить долг, чтобы приказ не вступил в силу

Вчера в 17:50, вопрос №3719422, Александр, г. Москва

Здравствуйте, ребенка не допустили к огэ и оставляют на второй год по причине неаттестации в третьем триместре, имеют ли они право или нет и как решить эту проблему, был на семейном обучении

25 мая, 14:22, вопрос №3717991, Сеня, г. Иркутск

За полугодия стоят одна «2» по обществознанию и одна «2» по литературе, годовая оценка по ним «3», классный руководитель угрожает, что в 11 классе не допустят к ЕГЭ

25 мая, 08:32, вопрос №3717501, Роман, г. Москва

Обязательно прикладывать копию судебного приказа?

24 мая, 17:42, вопрос №3716935, Светлана, г. Москва