Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.
Содержание журнала № 15 за 2018 г.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Его нужно оформлять и вести в том же порядке, что и трудовую книжку. Вот на какие моменты обратили наше внимание читатели при работе с «книжным» вкладышем.
Как устранить ошибки во вкладыше в трудовую книжку
Из-за неточного отчества вкладыш можно не переделывать
В 2018 г. обнаружила ошибку в написании отчества сотрудника (получилось «Абдулхаирович» вместо «Абулхаирович»), допущенную 3 года назад. За это время во вкладыш мною было внесено несколько записей. Как правильно исправить такую ошибку? Нужно ли выдавать новый вкладыш?
— Новый вкладыш выдавать не обязательно. Можно внести исправления в нынешний. Исправления в него вносятся в том же порядке, что и в саму трудовую книжкупп. 38, 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила); п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).
Действуйте так:
•одной тонкой чертой зачеркните неправильное отчество;
•напишите рядом правильное отчество;
•на внутренней стороне обложки трудовой книжки или самого вкладыша, если у него есть своя обложка, сделайте запись о том, что исправление внесено на основании паспорта — документа, подтверждающего правильное отчество работника. Заверьте такую запись подписью директора или своей подписью, если вы уполномочены вносить изменения в кадровые документы (предположим, это полномочие прописано в вашей должностной инструкции или в трудовом договоре). Поставьте печать кадровой службы или организации, если она имеется в компанииПриказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н.
Внимание
У вкладыша в трудовую книжку последнего образца есть обложка. Но поскольку он является неотъемлемой частью книжки, при исправлении сведений о работнике ссылки на документы, на основании которых сделаны изменения, можно проставить на обложке самой книжкип. 2.3 Инструкции.
Во вкладыше продолжается нумерация книжки
К нам пришел новый сотрудник. Во вкладыше в его трудовую книжку нумерация записей начата с первого номера (всего три записи). А записи в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» закончились на номере 17. Как мне теперь правильно нумеровать записи о работе у нас, в том числе о приеме на работу?
— Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывнойпп. 13, 38 Правил. Поэтому нужно исправить нумерацию во вкладыше. Но в разделе «Сведения о работе» записи нельзя зачеркивать (в отличие, к примеру, от титульных листов книжки или вкладыша)п. 30 Правил.
Сделайте в разделе «Сведения о работе» вкладыша запись под номером 21: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 18, 19, 20». А запись о приеме на работу сделайтеп. 11 Правил под номером 22.
Сведения о работе нельзя оставить в разделе о награждениях
Раздел трудовой книжки «Сведения о работе» окончился записью под номером 18. Предыдущий кадровик нашей организации последующую запись о переводе сотрудника внес в раздел «Сведения о награждении» под номером 2. Является ли это ошибкой и как теперь действовать?
— Записи в несоответствующих разделах трудовой книжки являются ошибкой.
Главное — ничего не зачеркивайтеп. 30 Правил. Вшейте в трудовую книжку вкладыш.
Затем признайте запись о переводе сотрудника в разделе «Сведения о награждении» недействительной. Для этого нужно сделать следующее.
Шаг 1. Впишите в раздел «Сведения о награждении» под номером 3: «Запись под номером 2 раздела “Сведения о награждении” признать недействительной».
Шаг 2. Перепишите признанную недействительной запись из раздела «Сведения о награждении» в раздел «Сведения о работе» вкладыша под номером 19.
В графах 2 обоих разделов проставьте дату, когда вы внесли записи под номером 3 в раздел книжки «Сведения о награждении» и под номером 19 в раздел вкладыша «Сведения о работе».
В дальнейшем продолжайте сквозную нумерацию записей в разделе вкладыша «Сведения о работе». А если у работника будут записи о наградах или поощрениях, то вносите их начиная с номера 4 в раздел самой книжки «Сведения о награждении».
«Лишний» вкладыш не делает книжку недействительной
При приеме на работу сотрудник принес трудовую книжку, в которой есть вкладыш с записями, хотя сама трудовая книжка еще не заполнена до конца. Мне придется делать дубликат книжки, чтобы она была без ненужного вкладыша?
— Не придется. Записи в трудовой книжке читаемы, ее листы не испорчены (не порваны или не испачканы), в ней нет записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными. Поэтому дубликат не понадобитсяпп. 22, 31, 33, 34 Правил; п. 1.2 Инструкции.
Продолжайте вести трудовую книжку, последовательно заполняя листы вкладыша.
Новое название работодателя отразите в сведениях о работе
Как правильно сделать запись о переименовании предприятия во вкладыше в трудовую книжку?
— Переименование компании нужно отразить во вкладыше в трудовую книжку так же, как в самой книжкеп. 3.2 Инструкции.
Сделайте записи в разделе вкладыша «Сведения о работе»:
•в графе 3 — о том, что организация переименована (с указанием прежнего и нового названий). Допустим, «Общество с ограниченной ответственностью “Желтый песок” (ООО “Желтый песок”) с 25.06.2018 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Морской песок” (ООО “Морской песок”)»;
•в графе 4 — об основании переименования. Например, так: «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц от 25.06.2018, запись № 2142134002437».
Обратите внимание, что при переименовании компании в графах 1 и 2 ничего записывать не нужно. Общий порядок внесения записей в трудовую книжку в таком случае не применяется.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
2023 г.
2022 г.
2021 г.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше в трудовую книжку
Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше в трудовую книжку
Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше в трудовую книжку (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Вкладыш в трудовую книжку по новым правилам
(Ливена С.В.)
(«Кадровик-практик», 2022, N 1)Каждая запись в этом объединенном документе должна иметь свой уникальный порядковый номер. При необходимости это позволит признать запись под каким-то номером недействительной. Например, окажется, что в трудовой книжке какая-то запись внесена ошибочно или содержит неточности. Как ее исправить? Через признание недействительной. В трудовой книжке уже не сделать запись о признании недействительной неверной записи, потому что там кончилось место. Соответственно, запись о недействительности придется делать во вкладыше. А если мы во вкладыше начали нумерацию сначала, то может оказаться, что и в нем есть запись с таким же номером, как и ошибочная запись в трудовой книжке. И какую из них мы признаем недействительной в таком случае? Обе: и ту, которая в трудовой книжке, и ту, которая во вкладыше? Если предположить, что только ту, которая во вкладыше, то как тогда признавать недействительной запись из трудовой книжки под таким же номером?
Статья: Исправления в трудовых книжках: не все бумага стерпит!
(Антиохийская С.)
(«Практическая бухгалтерия», 2020, N 11)Как известно, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Отдельно от трудовой книжки вкладыш не имеет юридической силы. Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжается. Если кадровик внес неверную запись (неважно — в трудовую книжку или в ее вкладыш), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Здравствуйте. При приеме сотрудника на работу случайно была внесена запись в графу 1, 2 сведений о награждениях. Как признать сведения недействительными и перенести запись во вкладыш? Еще вопрос к тому же вопросу: необходимо ли под записью о признании записи недействительной ставить должность специалиста по кадрам и подпись? И как в таком случае переносится нумерация во вкладыш?
Ответ:
Произведенные записи в разделе «Сведения о награждении» необходимо признать недействительными. Эти записи необходимо внести во вкладыш к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе». Для внесения исправлений в трудовую книжку следует внести запись следующим образом: — после последней записи раздела «Сведения о награждении» указывается последующий порядковый номер, дата фактического внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»; — затем во вкладыше к трудовой книжке необходимо внести правильную запись, при этом в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы работника, то заверять запись не нужно.
Подписи и печать ставится только после записи об увольнении (расторжении трудового договора). Нумерация во вкладыше продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Правовое обоснование:
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»)).
Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении в случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
Исправления производятся по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).
силу п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки (п. п. 35, 36 Правил)
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.
Оформляем правильно
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
Мнение эксперта
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).
Мнение эксперта
Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Мнение эксперта
Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.
Пример 1
Мнение эксперта
Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.
К сведению
Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).
Пример 2
В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:
Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).
Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Мнение эксперта
Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
На вкладыше отсутствует печать
Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?
Мнение эксперта
Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.