Как можно найти причины

Часто бывает так, что всевозможные трудности, словно сговорившись, валяться на вашу бедную голову. Жизнь давит на вас со всех сторон, а проблемы наступают по всем фронтам.

В такой непростой момент необходимо сделать паузу и переосмыслить все происходящее. Нужно выдохнуть и найти причину проблем, перешагнув за свои ежедневные рамки и взглянув на все “сверху”.

Легко сказать, но как найти эту причину?

Часто жизненный ритм совершенно не дает шанса для остановки. Попробуем разобраться, где искать ответ на главный вопрос “почему”. Почему вас окружает столько трудностей, как найти истинные причины возникновения проблем и что с обнаруженными причинами делать дальше?

Откуда растут ноги

Закон причины и следствия никто не отменял. А значит, его применение актуально и в решении собственных проблем. Ведь часто для того, чтобы разобраться в той или другой сложившейся ситуации, необходимо проанализировать причины ее возникновения. Отличный способ понять проблематику – ответить на вопрос “почему”. А лучше – сделать это несколько раз, то есть, как в детстве, построить цепочку ответов, каждый из которых сопровождается следующим “почему”.

Процесс определения причин проблем становится не таким трудным заданием, когда в силу вступает метод нескольких “почему”.

Задавая себе главный вопрос “почему”, копая все глубже и глубже к корню собственной проблемы, мы начинаем вырисовывать истинные мотивы происходящего. Как именно? 

Предположим, у вас имеется некий неприятный прецедент – вас неоднократно штрафовали за превышение скорости и это стало похоже на зловещую карму, преследующую свою жертву на каждом углу. Как разобраться с задачей и решить ее с помощью рассматриваемого нами метода? На самом деле, легко.

Определение причин проблем с помощью ответов на вопрос “почему”

На базе вышеупомянутого вопроса существует множество успешных методик по анализу трудностей и их незамедлительному решению. К ним можно отнести:

• Небезызвестную в широких кругах технику “Пять почему” (которая использовалась в производстве известной компании Toyota);
• “Метод Сократа” (методика в формате диалога между двумя вымышленными индивидуумами);
• “Диаграмму Исикавы” (причинно-следственная диаграмма), а также массу остальных подобных методик.

Различия между ними, безусловно, имеются, но суть остается единой – это выявление причинно-следственных связей, которые могут скрываться в той или иной человеческой проблеме. И фигурирует везде один главный вопрос – “почему”.

Поиск решения проблемы со штрафами в рамках рассматриваемого метода нескольких “почему” будет выглядеть следующим образом:

1. Берем листок бумаги, карандаш или ручку и записываем следующее предложение: “Сегодня я был оштрафован, когда ехал на работу”.
2. Далее задаем сами себе вопрос: “Почему?”.
3. Ниже записываем на него ответ. К примеру: “Я слишком поздно проснулся”.
4. Снова спрашиваем себя: “Почему?”.
5. Находим ответ: “Потому что не сработал будильник”.
6. И вновь: “Почему?”.
7. “Потому что я забыл поменять в часах севшие батарейки на новые”.

Таким образом, вы спокойно находите причину проблем и приходите к искомому ранее результату: оказывается, что всему виной старые батарейки, которые дано уже следовало заменить. Стало ясно, что решить проблему регулярных опозданий, а также штрафов, можно всего лишь простой и доступной заменой батареек в будильнике. Конечно же, это всего лишь упрощенный пример, но в нем кроется алгоритм, способный качественно изменить вашу жизнь к лучшему, внеся в нее щепотку целительного анализа происходящих событий.

Суть вопроса “Почему”

Причины возникновения проблем разнообразны, как и сами проблемы. Пресловутые “почему”, конечно же, помогают найти “проблемные причины”, но таковой метод ответов на вопросы – это лишь крохотная крупица чего-то более глобального. Суть решения любых неурядиц кроется в самом подходе к процессу решения – в выстраивании правильной причинно-следственной связи.

Именно с ее помощью можно взять всего один небольшой негативный симптом, который у вас имеется (к примеру – подавленное настроение каждым вечером буднего дня), и выстроить цепочку, ведущую к глобальной причине. Многократно отвечая на вопрос “почему?” вы можете проследить связь между плохим подавленным настроением и, скажем, неурядицами на работе. Далее – между рабочими неурядицами и регулярным недосыпом. Далее – между недосыпом и, к примеру, долгим просиживанием по вечерам у компьютера. Так можно докопаться до истины и устранить зерно любого беспокойства, “выкорчевав” тем самым множество смежных проблем. А записывая или зарисовывая ход своих мыслей на бумаге, вы сможете все наглядно увидеть и проанализировать.

Владея методикой выстраивания логических цепочек и правильных ответов на конкретный вопрос “почему”, можно избавиться от ряда проблема и сделать свою жизнь понятной, построенной по прозрачным и ясным схемам. Берите на вооружение и меняйтесь. 

В медицине легко понять разницу между лечением симптомов и болезни. Сломанное запястье очень болит, поэтому нужно устранить не только болезненные ощущения при помощи обезболивающих, но и назначить лечение, которое поможет костям срастись правильно. Однако, как отличить симптом от проблемы, если речь идет о бизнесе? Ведь если вы начали лечить симптомы, это приведет лишь к тому, что через какое-то время проблема все равно вылезет наружу.

Помните, что ее источники всегда находятся внутри. И даже если вам кажется, что вы нашли причину, ройте дальше и возможно наткнетесь на первоисточник.

В англоязычном варианте название описанного в статье метода – The Root Case Analysis (RCA). Если максимально упростить метод, то он состоит из трех шагов:

1. Определите что случилось.
2. Определите почему это случилось.
3. Устраните проблему и уменьшите вероятность ее повторного появления.

RCA предполагает, что существует три причины проблем:

• Физические причины. Например, механизм перестал работать.
• Человеческий фактор. Человек сделал что-то не так, что привело к возникновению проблемы. Например, физической поломке.
• Организационные причины. Система, процесс или политика, которым следует человек.

RCA рассматривает все три причины, поэтому метод можно применять практически в любой ситуации.

Процесс поиска первоисточника проблемы

1

Определите проблему

• Что происходит? Опишите проблему своими словами, это важно, потому что обычно человек даже не может подобрать правильные слова, а значит не определил для себя проблему.
• Каковы специфические симптомы? Ваша проблема может иметь отличительные черты. Опишите их.

2

Соберите информацию

• Какие у вас есть доказательства того, что проблема действительно существует? Это кажется странным, но во многих случаях люди считают проблемой то что либо еще ею не является, либо может быть вообще преимуществом.
• Как долго существует ваша проблема?
• Каково влияние этой проблемы?

Вы должны полностью все проанализировать прежде чем искать факторы, которые на нее влияют. Чтобы использовать метод RCA на полную, проконсультируйтесь с людьми из разных областей и соберите все точки зрения.

Хорошим инструментом на данном этапе будет CATWOE. Он позволит посмотреть на проблему под разными углами.

3

Определите вероятные причинные факторы

• Какая последовательность событий привела к возникновению проблемы? Этот вопрос применим во всех сферах вашей жизни. Даже если вы не собираетесь использовать этот инструмент, задавайте его себе как можно чаще.
• Какие обстоятельства позволили проблеме появиться?
• Какие другие проблемы окружили вашу центральную проблему? Беда, как вы знаете, не приходит одна.

На этом этапе выявите и запишите так много причинных факторов, сколько возможно. Как правило, люди определяют два фактора и начинают искать корень проблемы. Поэтому они не способны копнуть очень глубоко.

Используйте такие приемы как метод «Пяти почему» (на первостепенный вопрос каждый раз уточняйте «Почему?») или ее модификации «Почему?». Эти простые техники помогут найти источник проблемы. Конечно, если она не слишком комплексная.

4

Определите первоисточник(и) проблемы

• Почему первоисточник проблемы существует?
• Какова реальная причина того, что проблема появилась?

Используйте ту же технику «Пяти почему», она тоже подойдет на этом этапе. Погружайтесь как можно глубже в первоисточник проблемы.

5

Внедряйте решения

• Что вы можете сделать для того, чтобы проблема больше не возникала?
• Как именно решение будет внедрено?
• Кто будет ответственен за внедрение решения?
• Каковы риски при внедрении решения?

Важно планировать на этом этапе, чтобы предсказать последствия от внедрения вашего решения. И если оно приведет к плохим последствиям, вы будете к ним готовы.

Хорошей стратегией будет введение в вашей компании (если бы занимаетесь бизнесом) философии гемба кайдзен. Это японский метод непрерывного совершенствования рабочего процесса: шаг за шагом, но каждый день. При таком подходе первоисточники проблемы находятся значительно быстрее и эффективнее.

Желаем вам удачи!

---

Вы читаете перевод статьи “The 5 Whys Process We Use to Understand the Root of Any Problem”. Над переводом работали Федор Фоминых и Анастасия Свеженцева.

В Buffer для разбора сложных ситуаций применяют технику пяти почему. Однажды ребята поняли, что когда срываются планы, падают сервера, продуманные схемы дают сбой и даже запутываются провода – это все-таки нестандартные ситуации. Поэтому решили разбираться в ситуациях и вникать, что же на самом деле случилось.

Содержание:

• Что такое метод «5 почему»?
• История рождения техники 5 почему
• Инструкция по применению техники «5 почему»
• Примеры применения «5 почему» из проектной работы
• Вывод и рекомендации

Техника пяти почему (метод «5 почему») – это разбор внезапного события (проблемы) с помощью цепочки из пяти вопросов «почему?», с целью докопаться до корня или первопричины.

В этой статье мы нырнем в детали и изучим технику 5 почему. Я расскажу вам о том, как эта техника помогает распределенной команде Buffer работать с большей отдачей.

История рождения техники 5 почему

Технику придумали в Toyota Motor Corporation, там она стала ключевой в решении сложных ситуаций.

В 1950-х годах, Тайити Оно, архитектор производственной системы Toyota, создал книгу «Производственная система Toyota: за пределами крупномасштабного производства». В ней он раскрыл суть метода как «основу инженерного подхода Toyota.

Суть техники «5 почему» по Тайити Оно: если раскрутить с помощью последовательных 5 вопросов «почему» любую ситуацию, то можно докопаться до корня проблемы и её решение».

Тайити Оно примером призывал свою команду глубоко вникать в каждую проблему до тех пор, пока не найдется первопричина. «Наблюдайте за производственным цехом беспристрастно», —  настаивал Тайити. «Погружайтесь с помощью 5 «почему» в каждую ситуацию».

Вот наглядный пример того, как в Toyota применяют «5 почему» на производстве:

1. Почему робот остановился? Цепь оказалась перегружена — в результате перегорел предохранитель.
2. Почему цепь оказалась перегружена? Подшипники были плохо смазаны и заблокировались.
3. Почему подшипники были плохо смазаны и заблокировались?Масляный насос робота не перекачивает необходимое количество масла.
4. Почему масляный насос робота не перекачивает необходимое количество масла? Забор насоса забит металлической стружкой.
5. Почему забор насоса забит металлической стружкой? Потому что у насоса нет фильтра.

Сегодня метод активно применяют далеко за пределами Toyota, и особенно он популярен в среде бережливой разработки (Lean Development). В Buffer, многое подчерпнули от Эрика Райса в книге The Lean Startup — в этой книге-исследовании он проделал потрясающую работу по описанию «5 почему», также кратко о методе можно узнать из постов Five Whys и How to conduct a Five Whys root cause analysis.

Инструкция по применению техники «5 почему»

Buffer – это стартап, и мы давно практикуем «5 почему» в ситуациях, когда происходит что-то неожиданное, ну то есть довольно часто. У нас есть отдельная папка на Dropbox Paper, в которой содержится более 20 файлов с заметками и подсчетами (плюс какое-то количество документов не вошедших в папку). Наверное, единственное постоянное явление в жизни любого стартапа — это неожиданные «пожары».

Как мы пришли к технике «5 почему»? Однажды мы внимательно рассмотрели все команды и процессы внутри Buffer, начиная от разработки до маркетинга и доставки счастья и выяснили, что повторяется одна и та же история – в основе проблем находится либо технический фактор, либо человеческий фактор — а значит должен был быть метод, для система разбора и повышения качества работы. Такой метод мы нашли, он называется «Анализ основных причин» (Root Cause Analysis / RCA) или техника «5 почему». Вот как объясняет Эрик Райс:

«5 почему» подразумевает проведение встречи сразу после решения проблемы, с которой столкнулась компания. Проблемы могут быть разными: ошибки разработки, нарушения в работе сайта, сбой маркетинговой программы или даже нарушения внутреннего расписания. Каждый раз, когда происходит что-то внезапное, мы можем быстро сделать разбор с помощью техники «Анализ основных причин» (Root Cause Analysis / RCA)».

Важно отметить, что цель техники «5 почему» — не обвинять кого-то в чём-то, а определить первопричину неожиданных происшествий. К тому же, это помогает команде предупреждать появление новых проблем такого же рода (чтобы не повторялось ни с кем никогда).

Именно разработчики Buffer первыми начали применять «5 почему». Сунил Садасиван, наш бывший технический директор таким образом описал изменения, произошедшие в результате внедрения техники в наши рабочие процессы:

«Больше всего мне нравится то, что техника пяти почему помогает нам решать проблемы прямо на ходу, и вместе с этим, помогает предотвращать появление подобных проблем в будущем. Теперь мы не беспокоимся о проблемах-миражах и снизили страхи будущего. Я считаю, что любую внезапную проблему можно будет решить при помощи «5 почему» и извлечь из этого полезный урок. При помощи техники «5 почему» мы также определяем документацию и изменения в которых нуждается наш процесс».

Шаг 1. Пригласите всех, кто связан с данной проблемой

После возникновения проблемной ситуации, потушите пожары и соберите всех, кто был затронут возникшей ситуацией. Если у вас удалённая команда — подключайте Zoom.

Шаг 2. Собранию нужен мастер

Мастер ведет беседу, задает пять главных вопросов, распределяет ответственность между участниками группы. Остальные участники отвечают на вопросы и обсуждают их.

Исходя из опыта скажем, что ведущим может быть любой участник — тут не требуется специальное образование или квалификация. Совершенно не обязательно чтобы это был руководитель проекта или, например виновник происшествия. Ещё один лайфхак: ведущему полезно бывает вести какие-то заметки о ходе встречи (или попросить об этом кого-то из коллег).

Шаг 3. Спросите «почему?» пять раз

Пять вопросов «почему» позволяют раскрыть проблему как минимум на пяти уровнях! Звучит довольно просто, но на деле всё может оказаться немного сложнее. Здесь очень важно — максимально точно подобрать вопрос для первого «почему».

Во время проведения «5 почему» совершенно естественно и полезно пройти все возможные сценарии и охватить все доступные области. Это расширит объём необходимого к изучению материала и корректирующих действий. Получится своего рода «бережливый подход» и выбор нужного пути позволяет потратить на решение именно столько корректирующих действий, сколько этого требуется.

Приходится часто говорить себе, что выбирая единственный путь нужно лишь следовать ему. Если проблема возникнет снова, то мы выберем другой путь.

Мы вместе прорабатываем каждую из этих пяти причин и находим практические шаги, которые были или будут предприняты.

Шаг 4. Распределите ответственность между участниками группы

В конце нашего упражнения мы внимательно рассматриваем каждый вопрос-ответ и совместно разрабатываем пять корректирующих действий. Ответственность по каждому решению мастер возложит на соответствующих участников.

Шаг 5. Разошлите результаты всей команде по e-mail

Важно, чтобы кто-то из участников записывал всё обсуждение на самом простом и понятном языке, без какой-либо бюрократии. Далее, сохраняем файл в папку Paper, и важнейший этап — рассылаем результат всей команде по e-mail. Это важно сделать не только если ваша компания делает акцент на прозрачности (как это далает Buffer).

Важно, чтобы ваша команда находилась в курсе событий и шагов которые предпринимаются в результате прохождения «5 почему».

Эрик Райс объясняет важность такой рассылки:

«Смысл такой рассылки в том, что каждый член команды узнает не только о проблемах которые возникают у компании, но и о том, как эти проблемы решаются. При верном анализе люди смогут понять, почему ваша компания тратит время на предотвращение проблем, а не на новые фичи. Причём, если эти действия вызовут шквал негативных эмоций, то это тоже хорошие новости. Это значит, что вы вскрыли присутствие важной проблемы — либо у вас был некорректный анализ (и вам надо провести его заново) либо ваши сотрудники не понимают важности ваших действий. Выясните, в какой из этих ситуаций вы находитесь, и исправьте положение».

Соберите все вместе, и процесс будет выглядеть так:

Примеры применения «5 почему» из проектной работы

Чтобы не ограничиваться только лишь теорией — вот вам несколько примеров из истории Buffer, когда собрания «5 почему» были вызваны жизненной необходимостью.

Пример 1. Технический сбой в работе продукта во время нового витка масштабирования

Где-то в начале 2014 года у нас случился небольшой сбой в работе всей системы. Вот наглядный пример из практики «5 почему».

Разбираем в формате «5 почему»:

1. Почему мы упали?
   a. Потому что база данных заблокирована.
2. Почему он заблокировался?
   a. Потому что было слишком много записей в базу данных.
3. Почему мы выполняли слишком много операций записи в базу данных?
   a. Потому что это не было предусмотрено и не было проведено нагрузочное тестирование.
4. Почему изменение нагрузки не было протестировано?
   a. Потому что у нас в процессе разработки не прописано, когда проводить нагрузочное тестирование?
5. Почему у нас в процессе разработки не предусмотрено, когда нужно проводить нагрузочное тестирование?
   a. Мы никогда не проводили нагрузочное тестирование раньше и удачно выходили на новый уровень масштабирования.

И корректирующие действия, которые дали следующее:

Корректирующие действия:

1. Изучите с помощью mongostat блокировку базы данных (Сунил / Колин).
2. Остановите digest worker и завершите все операции с базой данных (Сунил / Колин).
3. Создайте задачу и передайте эстаферу Сунилу (Брайан / Сунил).
   a. Создайте в Trello-метку для больших задач, чтобы Сунил мог легко сориентироваться по деталям.
4. Сунил и Колин вычисляют необходимость тестирования загруженности (Сунил / Колин).
5. Обновите стандарты и метрики качества:
   a. Поделиться по электронной почте со ссылкой на детали.
   b. Обучайте новичков уровню, на котором мы сейчас находимся.

Перед нами пример из мира клиентов. Один из наших героев занялся решением клиентских проблем и провёл улучшенную технику «5 почему» и поделился своими размышлениями с командой.

Пример 2. Команда техподдержки: поиск точек улучшения процесса работы

Мои размышления о сложностях в Olark, когда я не смог оказать необходимой поддержки.

Почему общение было таким сложным?

К нам пришёл разочарованный клиент, у него были просто ужасные впечатления. Я начал говорить с ним излишне официально. Это обострило ситуацию.

Почему я начал так говорить?

Кто-то когда-то мне сказал, что если человек расстроен, то излишнее проявление радости с моей стороны он может принять как попытку проигнорировать его состояние.

Почему мой тон неправильным?

Пытаясь быть профессионалом, я фактически был бездушным куском льда.

Почему это не понравилось клиенту?

Он не увидел, что я готов понять его проблему, протянуть ему руку помощи и по-человечески его понять. (Хотя у меня была такая возможность).

Почему я не воспользовался этой возможностью?

Я думал только о решении технической стороны проблемы с которой он столкнулся.

Я многое получил изучая чужой опыт и лично участвуя в собраниях «5 почему». Это очень хорошая привычка — размышлять каждый раз, когда вам на голову падает что-то непредвиденное. И что ещё важно — уметь предпринимать необходимые шаги для предотвращения похожих ситуаций.

Пример 3. Команда продаж: визуализация применения техники «5 почему» с помощью диаграммы Исикавы

Диаграммы «рыбьих костей» или диаграммы Исикавы применяют для наглядной подачи  «Анализ основных причин» (Root Cause Analysis / RCA).

С тех пор, как я познакомился с «5 почему» я намного чаще стал задавать себе этот вопрос.

Вывод и рекомендации

Правило или техника «5 почему» призвана помочь вам найти варианты корневых причин, сделать процесс крепче, что снизит или вовсе устранит повторяющиеся ошибки и сбои. Также вы можете применять технику для поиска точек роста и повышения продуктивности. А еще активнее стройте диаграммы Исикавы для визуализации штурма с командой. 👌

Майкл Купер

Бизнес-тренер, специалист по стратегиям развития крупных компаний и стартапов, основатель агентства Innovators + Influencers.

Альберт Эйнштейн однажды сказал: «Если бы мне дали один час на спасение планеты, я бы потратил 59 минут на определение истинной проблемы и одну минуту — на её решение».

Звучит несколько экстремально, зато подчёркивает важность точного определения проблем. И намекает на любопытный факт: достаточно чётко обозначить, что именно вам мешает и чего конкретно вы хотите достичь, — и уже в этом вы сможете найти решение. Причём оно, скорее всего, будет очевидным, прямолинейным и позволит сэкономить уйму времени, денег и других ресурсов.

Есть простой вопрос, который я, как тренер, задаю своим клиентам, когда они приходят ко мне со сложностями в бизнесе: «Какую проблему мы решаем?» И я знаю, что уже одним этим сильно влияю на их дело.

К сожалению, моя практика показывает, что очень немногие руководители владеют навыком определения проблем. Хотя он не сложен и потребует от вас лишь некоторого терпения, повторения и внимательного изучения вопроса. То есть, по сути, элементарного критического мышления.

Выявить в любой теме ключевую сложность, которая мешает вам и вашему бизнесу жить и развиваться, можно всего за три последовательных шага. Я называю их фильтром определения проблем.

1. Критически оцените текущую ситуацию

Взгляните на сложившиеся обстоятельства будто со стороны. А теперь максимально полно опишите ситуацию словами. В чём, как вам кажется, заключается проблема? Как и на что она влияет? Какие эмоции вызывает у всех заинтересованных сторон? Что случится, когда вы эту проблему решите? Что произойдёт, если вы откажетесь её решать?

Чем более полно, критично и беспристрастно вы проанализируете положение, в котором оказались, тем лучше.

2. Понятно сформулируйте проблему, как видите её вы

После того как вы подробно изучили и ясно представили себе сложившуюся ситуацию, набросайте черновую формулировку основной проблемы. Для этого возьмите несколько листов бумаги и озаглавьте каждый: «Проблема, которую мы пытаемся решить: _».

Заполните первый лист описанием вашей трудности. На следующих постарайтесь перефразировать проблему до максимально короткой и понятной формы.

3. Спросите себя: «Почему возникла эта проблема?»

Если ответом станет описание другого препятствия, поздравляю: вы перешли на более глубокий, реальный уровень анализа. Затем, оказавшись уже в новой точке, опять спросите себя: «А почему возникла эта проблема?»

Повторяйте так несколько раз, пока не упрётесь в фактор, который является источником всех уже выявленных вами трудностей. Или пока не обнаружите, что у отказа решать ключевой вопрос есть неожиданные последствия.

В своё время японская компания Toyota разработала методику «Пять „почему“» для программы улучшения технологических процессов. На самом деле не обязательно повторять вопрос «Почему?» ровно пять раз. Иногда достаточно и одного. В других случаях потребуется, например, 17 итераций.

Спрашивайте себя: «А почему возникла эта проблема?» — столько раз, сколько необходимо, пока не доберётесь до фактора, который является истинной причиной ваших затруднений.

Вот простой пример, как это работает.

Проблема: не заводится двигатель.

Вопросы и ответы, которые помогают найти решение:

1. Почему возникла проблема? Потому что сел аккумулятор.
2. А почему возникла эта проблема? Потому что не работает генератор и аккумулятор не подзаряжается во время движения.
3. А почему возникла эта проблема? Что‑то не то с ремнём генератора.
4. А почему возникла эта проблема? Ремень генератора уже преодолел много тысяч километров, но его ни разу не меняли.
5. А почему возникла эта проблема? Потому что раньше с ремнём всё было хорошо, но теперь его ресурс израсходовался, необходима замена.

Вывод: ключевая проблема — износ ремня генератора.

Очевидное и простое решение: заменить старый ремень новым.

Эти шаги помогут вам выяснить ключевые точки преткновения в вашей работе или в бизнесе. И определить, не тратите ли вы силы на решение несущественных вопросов вместо основного. Кстати, когда вычислите эту самую основную проблему, не забудьте спросить себя (или тех людей, чьё мнение для вас авторитетно), является ли найденное решение очевидным и простым. И ещё: а стоит ли вообще решать обнаруженную проблему? Нередко ответом бывает «нет».

Читайте также 🧐

• Как перестать быть жертвой и научиться справляться с проблемами
• Парадокс Соломона: почему решать чужие проблемы проще, чем свои
• 20 привычек, которые решат большинство проблем в жизни

Когда возникает какая-то проблема, мы хотим понять причину, из-за которой она появилась в нашей жизни. В компании «Тойота», с легкой руки основателя Сакити Тойоды, для поиска решения проблем используют невероятно простую и при этом очень эффективную методику – правило 5 вопросов.

• Техника проста и универсальна – она подходит не только для бизнеса или производства, но и для любой другой сферы и в любых обстоятельствах.
• Позволяет провести быстрый анализ ситуации и найти правильный выход, основанный на понимании первопричины.
• Экономит время – для решения даже очень сложного вопроса, как правило, требуется не более 10 минут.
• Позволяет расставить все на свои места и найти корень проблемы, чтобы в будущем избежать повторения неблагоприятной ситуации.

Кто создал

Автором правила считается предприниматель и изобретатель Сакити Тойода (Тоёда), который предположительно сформулировал эту идею в 30-х гг. прошлого века. Однако надо заметить, что подобный метод использовался для поиска первопричин еще философами IV-III веков до нашей эры, а основоположником логической концепции нахождения причинно-следственных связей, применяемых для любых доказательств, считают Сократа. Но «в наше время» именно на «Тойоте» впервые стали применять «правило 5 почему» с целью повышения производительности труда и сокращения производственных издержек.

Правило пяти «почему»

«5 почему» является эффективным инструментом для выявления причинно-следственных связей, которые вызвали ту или иную проблему, определения сопутствующих причинных факторов и понимания корня проблемы. Метод подходит как для индивидуального, так и для коллективного применения.

Когда использовать

В тех случаях, когда настоящая причина ситуации или проблемы неясна, что делает невозможным поиск и принятие адекватного решения, а для глубокой проработки недостаточно ресурсов.

Можно пользоваться для решения производственных вопросов, проблем в бизнесе, разрешения личных проблемных ситуаций и т. д.

В чем суть метода

Суть методики – в задавании самому себе серии из 5 последовательных вопросов «Почему?» и получении честных ответов. Каждый вопрос вскрывает новый причинный слой, а последний – открывает настоящую причину.

Вот как схематично можно представить суть методики «5 почему»

Нажмите на картинку, чтобы увеличить

Главная задача этой техники – не найти виновного и обвинить его во всех грехах, а выяснить закономерности и устранить вероятность системных ошибок. Очевидно, что решение промежуточных проблем будет временным и неправильным и в будущем приведет к новым сбоям.

Почему именно пять?

Сакити Тойода считал, что пяти вопросов достаточно для поиска первопричины ситуации. Но привязываться к этой цифре не стоит: чтобы докопаться до истинного источника проблемы, может потребоваться как больше, так и меньше «Почему?». Кроме того, в отдельных случаях и самих причин может быть несколько.

Чем завершить анализ по методу «5 почему»

Поиск причины сам по себе ничего нам не дает. Настоящая цель анализа – принятие решения, учитывающего корень проблемы. Поэтому заканчивать анализ нужно вопросом «Как?», а затем реализовывать найденное решение.

Методика «5 почему» в примерах

А вам приходилось, столкнувшись с какой-то проблемой, остановиться и пять раз подряд задать себе вопрос: «Почему это случилось?» Нет?.. Тогда давайте сделаем это сейчас. Чтобы вы могли полнее представить себе все возможности метода, приведем несколько ярких примеров его использования.

Суть проблемы часто гораздо глубже, чем нам может показаться на первый взгляд, чаще всего она прячется за лежащими на поверхности причинами. Пятикратное повторение вопроса «Почему?» дает ответ, в чем кроется изначальная причина, которая привела к ситуации с поломкой, и поможет решить проблему в корне. Не пройдя полный цикл вопросов, вы можете подумать, что будет достаточно замены предохранителя или поршня насоса. И тогда через некоторое время проблема повторится.

В таких обстоятельствах выбор – чужой юбилей или семейный отдых – очевиден.

Вместо заключения

Метод позволяет отсечь все лишнее, и Сакити Тойода своими достижениями доказал, что эта техника он более чем эффективна. Чаще всего мы очень невнимательны к своему внутреннему миру: своим мыслям и настоящими, а не навязанным воспитанием, социумом, окружением желаниями. «5 почему» помогает увидеть ситуацию под другим углом и более объективно. Найдя истинную причину возникшей проблемы, «выведя себя на чистую воду», вы сможете направить энергию в правильное русло.

А вы пробовали использовать эту технику? Поделитесь в комментариях результатами.