Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире.
Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения.
Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Как вести список
Для начала пару слов о том, как работать с уже готовым списком дел на день. На самом деле, здесь всего два принципа:
Принцип № 1. Список всегда должен быть под рукой или на виду. Некоторые люди почему-то делают так: сперва записывают дела, а потом пытаются выполнять их «по памяти». Однако список именно для того и нужен, чтобы в него периодически заглядывать.
Во-первых, так он помогает ни о чем не забыть (увы, но человеческая память — штука не очень надежная). Во-вторых, он наглядно показывает, какие дела уже сделаны, а какие еще нет. Ну, а в-третьих, список постоянно напоминает нам, что нужно работать (а не смотреть, допустим, сериалы).
Список можно носить с собой в кармане, повесить его на стену или на холодильник — это уже дело вкуса. В наше высокотехнологичное время также очень удобно держать свой список дел в смартфоне.
Принцип № 2. Выполненные дела помечают или удаляют. Их можно вычеркивать, стирать, отмечать галочками и т. д.
Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы убрать завершенные дела из своего поля внимания и больше на них не отвлекаться. Кроме того, удаление выполненных задач создает «ощущение прогресса» и очень неплохо мотивирует.
И еще один важный момент: работа со списком дел — это привычка, которую нужно выработать. В самом начале мы можем забывать вычеркивать завершенные дела, забывать заглядывать в список, отвлекаться от своих занятий и т. д. Это нормально: нашему мозгу требуется время, чтобы привыкнуть к новому стилю работы и мышления.
Помимо этого, потребуется время, чтобы выработать собственные методы работы со списком дел. Каждый человек решает свои задачи, поэтому и планировать их он должен по-своему. А чтобы найти оптимальный для себя способ планирования, придется немного поэкспериментировать.
Как составить список дел на день
Насколько продуктивным будет наш день, зависит от многих факторов: сложности решаемых задач, самочувствия, самодисциплины. Однако хороший план — это уже половина успеха, поскольку он позволяет нам правильно распределять силы и прикладывать их именно там, где это необходимо.
В этом разделе мы рассмотрим несколько «рецептов», которые помогают составить эффективный, понятный и (что самое главное) выполнимый список дел на день.
1. Найдите свое идеальное время для планирования
Любители тайм-менеджмента иногда спорят, когда лучше планировать день: утром или вечером. Однако у каждого из этих подходов есть свои плюсы и минусы.
- Список дел на завтра (составляется вечером) — это возможность логично совместить подведение итогов прошедшего дня и планирование дня нового. Утром можно будет сразу же приступить к работе, не отвлекаясь на обдумывание задач.
- Список дел на сегодня (составляется утром) — это возможность планировать на «свежую голову» и уточнять по ходу дела некоторые детали. Кроме того, ритуал утреннего планирования хорошо помогает настроиться на работу.
Некоторые специалисты по тайм-менеджменту (например, Алан Лакейн и Глеб Архангельский) рекомендуют совмещать оба подхода. То есть, вечером подвести итоги дня и наметить задачи на завтра, а утром уточнить детали и внести в список дел необходимые коррективы.
Мы советуем попробовать все три варианта и выбрать тот, который окажется удобным именно для вас.
2. Начинайте с главного
Определите самые важные дела и поставьте их в начало списка. Старайтесь выполнить их в первую очередь.
Если что-то вдруг пойдет не так (отключат свет, приедут гости, пропадет настроение), вы хотя бы успеете сделать самое главное.
Обратите внимание: все дела не могут быть «самыми важными», иначе в этом приеме пропадает всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
3. Устанавливайте лимиты времени
Некоторые задачи в нашем списке можно выполнять сколь угодно долго. Например, мы можем целый день писать курсовую, создавать сайт или наводить порядок в гараже. Даже элементарная уборка в комнате иногда способна растянуться на несколько часов. И в этом случае до других дел руки могут так и не дойти.
Если для вас это приемлемо, то нет проблем. Но если вы хотите уделить внимание и другим сферам жизни, установите для таких задач временные ограничения (этот процесс называется «бюджетированием»):
Для установки лимитов времени удобно использовать таймер (например, в смартфоне).
4. Обращайте внимание на формулировки задач
Неудачная формулировка может вызывать желание отложить задачу «на потом» или привести к тому, что мы будем лишь имитировать ее выполнение.
Хорошо сформулированная задача отвечает следующим требованиям:
- Начинается с глагола в повелительном наклонении (не просто «белый хлеб», а «купить белый хлеб»).
- Подразумевает конкретный и проверяемый результат (не «писать книгу», а «написать 1000 слов»).
- Подразумевает понятный первый шаг (не «начать генеральную уборку», а «купить моющие для генеральной уборки»).
Перечисленные правила не являются аксиомами, но их соблюдение повышает вероятность того, что дела будут выполнены.
Читайте также: Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?
5. Разделяйте гибкие и жесткие задачи
Задачи в вашем списке могут быть двух видов — гибкие и жесткие. Гибкие — это дела, которые можно выполнить в любой момент: полить цветы, написать статью, починить утюг. Жесткие — это дела, которые нужно выполнять в строго определенное время: сесть на автобус в 12–40, забрать ребенка из садика в 17–30, сходить в театр в 20–00.
Эти два вида задач лучше записывать отдельно:
Жесткие дела выполняют в предназначенное для них время. Гибкие задачи рекомендуется выполнять в порядке их важности «в окнах» между жесткими задачами.
Читайте также: Алгоритм жестко-гибкого планирования
6. Отделяйте обязательное от необязательного
Если список получился настолько большим, что вызывает панику, попробуйте его «обезвредить». Для этого разделите дела в вашем списке на три группы:
- Задачи, которые обязательно нужно сделать сегодня.
- Задачи, которые желательно сделать сегодня.
- Задачи, которые можно без проблем отложить.
Например:
Этот прием помогает не паниковать из-за обилия задач, не тонуть в мелочах и не упускать ничего по-настоящему важного.
7. Группируйте схожие задачи
Для выполнения некоторых задач требуются одинаковые условия и эмоциональный настрой. Объединив такие задачи в серию, мы будем тратить меньше времени на «переключения».
Чаще всего задачи группируют по видам деятельности или месту их выполнения (офис, кухня, гараж). Также удобно объединять в серию мелкие дела (которые требуют менее 5 минут), и выполнять их все скопом.
Читайте также: Группировка задач в тайм-менеджменте
8. Дробите большие задачи
Особо крупные дела лучше делить на отдельные этапы (подзадачи):
Во-первых, так мы планируем сам процесс выполнения крупной задачи. Во-вторых, маленькие дела нам выполнять психологически проще, чем большие.
Разделение задач на подзадачи называется декомпозицией или каскадированием.
Читайте также: Декомпозиция целей и задач
Каким может быть список?
У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.
1. Обычный список
Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:
Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.
2. Метод Шваба
Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:
Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.
Читайте также: Метод Шваба
3. Метод трех результатов
Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.
Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.
Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.
4. Метод 1-3-5
Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Вот как это выглядит:
В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.
Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.
5. Техника Pomodoro
Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:
- Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
- Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
- Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
- Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
- После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).
Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.
Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.
6. Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:
Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D. Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь. В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.
Читайте также: Матрица Эйзенхауэра
7. Метод Альпы
Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:
Этап 1. Составить список дел.
Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.
Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).
Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.
Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.
Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.
И напоследок
Как вы заметили, все приемы и техники в этой статье мы разбирали на примере бумажных списков. В планировании дел на бумаге нет ничего плохого: это максимально доступный и вполне рабочий вариант. Однако мы все же рекомендуем подумать об использовании программ-органайзеров для компьютеров или смартфонов.
У электронных списков есть несколько серьезных преимуществ перед бумажными:
- Их легко исправлять и редактировать.
- Задачи в них можно как угодно менять местами, сортировать, группировать и фильтровать по различным признакам.
- Программы позволяют настраивать повторение задач, чтобы они сами в нужный день появлялись в вашем списке.
- Если потребуется, программа напомнит вам о задаче в определенное время.
Сегодня существует огромный выбор программ и сервисов для планирования дел, поэтому вы сможете подобрать тот вариант, который максимально отвечает вашим вкусам и потребностям.
Поделиться:
Автор
Ирина Рудевич
04 августа 2020
Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.
Не пишите лишнего
На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.
Контролируйте выполнение
Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.
Разбивайте задачи на подзадачи
«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.
Интегрируйте дела в календарь
Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.
Назначайте дедлайн
Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.
Разбивайте задачи на группы
Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.
Составьте список ненужных дел
Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.
Боритесь с прокрастинацией
Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.
Попробуйте «технику помидора»
Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.
Награждайте себя за достижения
Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.
Список дел на день — это самый простой и самый популярный метод тайм-менеджмента. И это неудивительно: чтобы составить список дел, достаточно найти любой клочок бумаги и записать на нем предстоящие дела.
Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.
Содержание
- Фиксация задач
- Расстановка приоритетов
- Группировка задач
- Бюджетирование времени
- Ненужные задачи
- Пожертвовать задачами
- Декомпозиция задач
- Оперативный список
- Обязательные и необязательные задачи
- Разделение сфер
- Планирование кайросов
- Жесткие задачи
- Планирование блоками
- Работа по таймеру
- Блоки отдыха
И еще один секрет
1. Фиксация задач
Главный принцип работы со списком дел звучит так:
Все задачи должны быть записаны
Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:
- Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
- О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.
Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.
Важно понимать, что список дел — это не просто «напоминалка». Записывая задачи, мы словно берем на себя обязательство их выполнить. Именно с таких обязательств и начинается самодисциплина человека.
Подробнее: Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
У списка дел из предыдущего примера есть серьезный недостаток: в нем не расставлены приоритеты. Почему это плохо?
В списке присутствуют две важных задачи: «подготовить презентацию» и «записаться к стоматологу». Но поскольку они стоят ближе к концу списка, мы можем до них так и не добраться. Устали, пропало настроение, приехали гости, отключили свет… Мало ли что может произойти в течение дня?
Чтобы повысить шансы на выполнение этих задач, их нужно поставить в самое начало списка. Именно с них мы и должны начать свой день.
Теперь, даже если план на день все-таки сорвется, мы с высокой долей вероятности успеем сделать самое главное.
Подробнее: Зачем расставлять приоритеты
3. Группировка задач
У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:
- Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
- Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
- Потом опять пойдем в магазин.
- Потом опять — в зал и т. д.
Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.
«Переключения» исчезли. Например, сейчас мы всего один раз идем в магазин и сразу покупаем все необходимое. Это простой прием помогает существенно экономить время и силы.
Подробнее: Как группировать задачи
4. Бюджетирование времени
В нашем списке дел на день есть две задачи, которые можно выполнять бесконечно долго: «гулять» и «читать книгу».
У остальных задач есть какое-то естественное завершение. Например, задачу «пропылесосить ковры» мы закончим, когда ковры станут чистыми. То же самое и с покупками. Купили хлеб? Задача выполнена.
А вот «гулять» и «читать книгу» можно до бесконечности. Если не контролировать продолжительность таких задач, то до других дел руки могут так и не дойти.
Здесь пригодится прием, который называется «бюджетирование». Нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на свои «бесконечные» задачи. Это время можно указать прямо в их формулировках:
Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.
5. Ненужные задачи
Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:
- «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
- «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?
Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.
Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.
6. Пожертвовать задачами
Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:
Мы не можем выполнить все дела
Да, мы способны хотеть очень многого, но наши время и силы всегда ограничены. Попытка «объять необъятное» закончится тем, что мы либо не выполним свой план, либо заработаем переутомление.
Посмотрим на две последние задачи в нашем списке дел («навести порядок в гараже» и «перебрать пряности»). Есть подозрение, что на выполнение этих задач нам просто «не хватит маны». Поэтому берем и со спокойной совестью вычеркиваем эти дела из своего списка.
Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.
7. Декомпозиция задач
В начале нашего списка дел стоит крупная и сложная задача — «подготовить презентацию». Такие дела в тайм-менеджменте называются «слонами». «Слоны» пугают нас своими размерами, поэтому их обычно хочется отложить на потом. Кроме того, зачастую не очень понятно, как к таким задачам вообще подступиться.
Сделать «слона» менее страшным и более понятным помогает прием «декомпозиция». Его идея заключается в том, чтобы разбивать сложные задачи на отдельные простые шаги («нарезать слонов на бифштексы»). Например:
Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.
8. Оперативный список
Список дел на день иногда получается настолько длинным, что с ним становится сложно работать. Во-первых, нам приходится постоянно «сканировать» весь список взглядом в поисках подходящих задач. Во-вторых, на глаза все время попадаются те дела, которые мы пока не собираемся выполнять.
Здесь может пригодиться прием, который называется «оперативный список». Берем еще один лист бумаги и выписываем на него те задачи, которые мы хотим выполнить прямо сейчас.
Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.
9. Обязательные и необязательные задачи
Иногда, глядя на список задач, мы испытываем хтонический ужас:
— Как много всего нужно сделать!
В такие моменты хочется все бросить и сбежать от своего списка куда-нибудь подальше (например, в социальные сети). Но справиться с этим страхом можно очень легко. Для этого берем «страшный список» и разбиваем задачи на три группы:
- Обязательно сделать сегодня.
- Желательно сделать сегодня.
- Можно без проблем отложить.
В результате у нас получатся три коротких перечня:
Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.
10. Разделение сфер
Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:
- Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
- Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.
В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:
Да, вместо одного плана на день у нас получилось два. Зато эти планы будут понятными и не вызовут никаких затруднений.
Подробнее: Принцип разделения сфер
11. Планирование кайросов
В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:
- Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
- Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
- Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.
Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.
Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения
Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.
12. Жесткие задачи
Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:
- Посетить врача в 12:00.
- Встретиться с клиентом 15:30.
- Сходить в кино в 20:00 и т. д.
Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.
Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».
Задачи из первого списка мы выполняем в отведенное для них время. Со вторым списком работаем так же, как и обычно, выполняя дела в промежутках между «жесткими» задачами.
Подробнее: Техника жестко-гибкого планирования
13. Планирование блоками
Сегодня люди все чаще задумываются о поддержании так называемого «жизненного баланса». Им хочется уделять полноценное внимание всем сферам жизни: работе, семье, творчеству, здоровью и т. д. К сожалению, обычный список дел не предусматривают такую возможность.
Может помочь техника блочного планирования. Смысл ее в том, чтобы выстраивать свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков, посвященных разным видам деятельности. Например:
По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.
14. Работа по таймеру
Иногда мы воспринимаем свой список дел как один большой и непрерывный поток задач. Такое отношение легко приводит к «приступам прокрастинации». И это объяснимо: никому не хочется выполнять работу без конца и края.
Решение этой проблемы предложил в 80-х годах итальянец Франческо Чирилло. Его идея состояла в том, чтобы выполнять задачи с помощью таймера. Выглядит это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
- После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.
При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.
Этот метод (он называется «метод помидора») существенно снижает риск прокрастинации. Таймер разрушает монолитность списка дел и разрезает его на небольшие временные интервалы. Нам гораздо легче уговорить себя поработать всего 25 минут, чем выполнять «одну сплошную работу».
Подробнее: Техника Pomodoro
При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:
- Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
- Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.
На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:
Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.
И еще один секрет
Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.
Во-первых, такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы всегда носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.
Во-вторых, планировщики помогают упростить работу с любыми списками. Мы можем устанавливать напоминания для важных встреч, настраивать автоматическое повторение задач и сортировать дела так, как заблагорассудится.
Ну, а в-третьих, в современных планировщиках можно легко реализовать все приемы и техники, описанные в этой статье.
Краткое содержание
Все мы любим вычёркивать выполненные дела из своего списка, но если составить такой список неправильно, он может принести больше вреда, чем пользы. В этой статье мы расскажем, что нужно сделать для достижения успеха и как эффективно фиксировать и систематизировать задачи с учётом приоритетов. Вы узнаете, как вывести свой список дел на новый уровень, чтобы можно было не беспокоиться о ненужных записках, а сразу приступить к выполнению важных дел.
Список дел — это всего лишь перечисление того, чем вам нужно заняться. В таком списке может быть всё, что угодно. Но сам факт того, что вы записали дела, ещё не означает, что этот список будет по-настоящему полезным. Отслеживание сроков выполнения работы позволяет определять приоритеты и делать её хорошо. Но слишком часто списки дел плохо упорядочены и никак не связаны с работой, которую вы выполняете, что приводит к путанице и необходимости тратить много времени на организацию работы.
Однако составление списка дел не всегда является бесполезным занятием. Возьмите списки своих дел под полный контроль, познав 15 секретов создания по-настоящему полезного списка дел.
Самое главное: откажитесь от списков дел на бумаге
Если вы этого ещё не сделали, то первым шагом к созданию по-настоящему полезного списка дел будет его составление в специализированном приложении. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. Списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.
Вместо этого обратитесь к приложению для ведения списка дел. По сравнению со списками на бумаге, приложения имеют следующие преимущества:
-
Сортировка работы и определение её приоритета. Чтобы изменить порядок дел в списке на бумаге, придётся полностью переписать его. Используя же приложение, можно с лёгкостью перетаскивать задачи. И это не всё — в большинстве приложений можно отслеживать приоритеты с помощью настраиваемых тегов.
-
Невозможно потерять. В отличие от списка дел на бумаге, нельзя потерять список, ведущийся в сети. Он всегда доступен, а вычёркивать в нём завершённые задачи можно из любого места.
-
Добавление расширенных сведений. В большинстве приложений для ведения списков дел есть возможность добавить дополнительную информацию в описание, тогда как списке дел на бумаге можно лишь в двух словах описать задачу. В приложении у каждой задачи есть дополнительное место для описания, куда можно внести любые данные, документы для работы и прочую информацию.
-
Создание разных списков в одном месте. Выбирая приложение для ведения списка дел, убедитесь, что в нём можно создать больше одного списка. Например, можно создать один список для своих личных задач, второй для командной работы и третий для своего профессионального развития. Приложение для ведения списка дел, поддерживающее несколько списков, позволяет хранить их все в одном месте.
-
Установка сроков выполнения, напоминаний и уведомлений. Задачи мало что значат, если не делать их вовремя. Приложение для ведения списка дел позволяет отслеживать сроки выполнения и создавать напоминания или уведомления, которые помогут своевременно завершать работу.
-
Совместная работа. Когда ваш личный список дел чётко структурирован, а приоритеты ясно обозначены, повышается эффективность вашего участия в групповых проектах и инициативах. Другими словами, чем вы организованнее, тем проще вам взаимодействовать с коллегами.
Создать списки дел в Asana
Если вы ищете приложение для ведения списка дел, попробуйте Asana. Asana — это инструмент управления работой, созданный для организации работы таким образом, чтобы вы всегда знали, что нужно сделать, почему это важно и как к этому подойти. Используйте Asana для отслеживания работы в контексте общих проектов, общения с коллегами, и будьте уверены, что ничего не забудете.
15 секретов составления более эффективных списков дел
Если вы готовы выйти на новый уровень в составлении списков дел, попробуйте приведённые далее 15 советов, которые позволят добиться максимальной ясности и повысить эффективность. Большинство этих советов подразумевают, что для организации работы и повышения продуктивности вы используете приложение для ведения списков.
1. Записывайте всё
Лучше записать что-то, а потом указать, что эта задача завершена, чем совсем забыть о ней. Очень часто лучшие наши идеи приходят к нам тогда, когда мы не готовы их записать — но у вдохновения нет расписаний. Если у вас промелькнула мысль о том, как улучшить что-то в проекте, или появилась отличная идея, о которой нужно рассказать руководителю, просто добавьте её в свой список дел.
Именно поэтому важно выбирать приложение для ведения списков дел с удобным мобильным приложением. С его помощью создать заметку можно будет в любое время, чтобы не держать идею в голове, пока вы не доберётесь до компьютера.
Чем меньше вы полагаетесь на собственную память, тем проще вам жить. Asana помогает снизить когнитивную нагрузку у сотрудников и делает процессы чёткими и ясными.”
2. Списки, списки и ещё раз списки
Одна из причин, по которой списки дел становятся неподъёмными, заключается в том, что они часто представляют собой смесь всего подряд. Можно работать над несколькими проектами, и попытки сохранить напоминание посмотреть задание для предстоящей кампании рядом с заметкой о поиске поставщиков для мероприятия скоро приведут к тому, что список перестанет быть функциональным. Неудивительно, что вы будете чувствовать себя перегруженным.
Чтобы контролировать свои задачи и работать эффективно, заведите себе несколько списков. Например, создайте отдельные списки для каждого проекта или крупной инициативы. Кроме того, выделите один список для задач, которые необходимо выполнить как можно скорее, второй для идей будущих проектов и третий для личных напоминаний. Это позволит открывать список, связанный с той работой, которой вы занимаетесь в данный момент, чтобы больше ни на что не отвлекаться.
Создать списки дел в Asana
3. Организуйте список дел по рабочим процессам, приоритету или сроку выполнения
Реорганизовывая список дел каждый день, вы теряете время — даже если вам нравится этим заниматься. Откажитесь от этого, создав список с чёткой структурой. Если приложение поддерживает такую возможность, попробуйте создать несколько разделов для разных типов работы. Это позволит сортировать работу по проектам или приоритетам, в зависимости от ваших предпочтений.
4. Добавляйте практические задачи
Список дел не подходит для хранения мыслей или целей. Всё это важно фиксировать, но, если делать это в одном списке дел, в нём будет сложно отыскать важную работу. Вместо этого старайтесь хранить такие сведения в инструменте управления проектами или системе управления целями. Так у вас всегда будет доступ к идеям и важным целям и чёткий список дел.
Хотя хранить идеи и цели отдельно от списка задач к исполнению важно, переключаться между несколькими инструментами не всегда удобно. Попробуйте найти способ фиксировать всю информацию в одном инструменте — например, в Asana.
5. Сначала действия, потом детали
Чтобы все пункты в вашем списке дел призывали к действию, мы рекомендуем начинать названия задач с глаголов. Это необязательное правило, но если название задачи начинается с глагола, вам будет проще понять, что именно нужно сделать.
Например, пункт в списке Три изображения для рекламы в Facebook почти ничего вам не скажет. А вот если добавить в начале слово «подготовить», задача сразу станет понятной: Подготовить три изображения для рекламы в Facebook. Списки дел, в которых названия задач начинаются с глаголов, позволяют быстро понять, что вам предстоит сделать.
6. Указывайте приоритет задач в списке
Чтобы вовремя выполнять нужную работу, важно понимать, какие из задач приоритетны. Можно располагать самое значимое в верхней части списка или использовать настраиваемые теги, чтобы отмечать приоритет, главное — сделать так, чтобы было видно, какие задачи имеют первостепенное значение и ничего не упускать.
Читать о том, как отдавать приоритет самой важной работе
Это не значит, что сначала надо выполнять наиболее важную работу. Иногда начать день с простой задачи бывает полезно, чтобы войти в ритм. А может быть, вы живёте по правилу 80/20 — то есть стремитесь выполнить 80% работы за 20% времени, и хотите вначале справляться со сложными задачами. Даже если вы не берётесь за наиболее приоритетные дела в первую очередь, позаботьтесь о том, чтобы знать, что нужно закончить до конца дня.
Раньше я приходил домой, укладывал сына спать в восемь вечера, а потом разбирал почту до полуночи, пытаясь разобраться в том, что происходит. Теперь я быстро просматриваю Asana и знаю, что действительно важно.”
7. Всегда указывайте срок выполнения
Когда речь идёт о делах их списка, знать нужно не только, что делать, но и когда это нужно закончить. Если выполнить все важные задачи слишком поздно, в этом будет мало хорошего. Другими словами, всегда важно понимать, кто, что и к какому сроку делает. Даже если нет жёстких временных рамок, лучше определить дату выполнения и потом передвинуть срок, чем не справиться вовремя.
8. Разбивайте большую работу на отдельные задачи
Одно из препятствий на пути к выполнению всех задач вовремя — это ситуация, когда вы видите в своём списке, что закончить нужно завтра, а потом понимаете, что на эту работу потребуется не меньше недели.
Если с вами часто такое случается, попробуйте разбивать работу на более мелкие задачи. Представьте, что задачу нужно выполнить к пятнице, но работа над ней займёт несколько дней. Если разбить её на несколько задач меньшего размера, с которыми можно справиться быстрее, это может спасти весь проект.
Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, после чего мы заново расставили приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.”
9. Объединяйте похожие задачи
Если вы выполняете несколько похожих задач друг за другом, то не просто вычёркиваете их из списка, но и повышаете продуктивность. Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами или начинаете новый проект, ваш мозг тратит определённое время, чтобы настроиться на новый вид работы. Люди, на самом деле, не очень сильны в многозадачности, поэтому чем больше задач вы сможете сгруппировать, тем проще будет мозгу.
Ищете повторяющуюся ежедневно работу, которую можно сгруппировать и упростить. Если вы делаете что-то каждый день, возможно, вы даже не думаете о том, сколько на это уходит времени, но в сумме его может быть порядочно. Если у вас есть ежедневные задачи, запишите, сколько времени они занимают. Потом подумайте, можно ли выполнять их эффективнее? Можно ли объединить такие задачи или автоматизировать их? Если вы избавитесь от этой работы, вы не только вычеркните её из списка, но и повысите свою продуктивность.
10. Отмечайте прогресс
Каждый раз, когда вы вычёркиваете что-то из списка дел, это ваше достижение. Это важно! Это нужно отметить — хотя бы просто похвалить себя.
Одной из основных корпоративных ценностей в Asana для нас является сердечность — это то, что нам по-настоящему дорого. Сердечность означает то, что мы тратим время на создание забавных и приятных моментов в ходе рабочих дней. Если вы когда-либо использовали Asana, вы наверняка видели, что, когда вы отмечаете выполнение задачи, по экрану пролетают единороги и йети. Почему? Вопрос должен звучать так: почему бы и нет?
Благодаря таким особенностям Asana, как единороги, пролетающие по экрану, когда вы выполняете задачу, работа из обязаловки превращается в нечто более приятное.”
11. Сортируйте список в конце дня
Вместо того чтобы большую часть утра разбираться со списком дел, организуйте задачи с вечера, и тогда, войдя в систему утром, вы уже будете знать, что нужно делать. Потратив 5-10 минут вечером, с утра вы сможете сразу же приступать к работе.
12. Отключайте уведомления
Уведомления полезны для выполнения работы в срок, и в любом хорошем приложении для ведения списков дел будет функция уведомлений. Но также важна и функция «Не беспокоить». Ведь вы занимаетесь организацией своей работы, чтобы добиться максимальной продуктивности, а иногда для этого нужно сосредоточиться на чём-то одном, ни на что не отвлекаясь.
Отвлекающие факторы дорого обходятся, поэтому мы стараемся избавляться от них при любой возможности. Используя Asana, сотрудники могут концентрироваться и выполнять работу, не отвлекаясь, потому что все знают, что происходит и за что они отвечают, и поэтому нет нужды встречаться для обсуждения текучки.”
Читать 7 советов о том, как сосредоточиться и снизить количество цифровых отвлекающих факторов
13. Отслеживайте то, что вам не нужно делать
Никто не хочет тратить время на неважную работу. Поэтому, хотя и нужно указывать все подробности в списке задач, важно отсеивать всё лишнее.
Если вы отслеживаете приоритеты задач, то уже знаете, что важно, а что не очень. В этом случае не стесняйтесь понижать приоритет работы. Отслеживать задачи не значит выполнять всё, что есть в списке, это значит контролировать задачи так, чтобы выполнять самую важную работу.
14. Следите за подвисающими задачами
У всех бывает так, что задачу нужно было выполнить на прошлой неделе, а вы к ней ещё даже не приближались. Видя такие задачи, задайте себе вопрос, почему они не были выполнены? Что мешает вам сделать эту работу? Может быть, нужно изменить её приоритет или делегировать? Может быть, вы что-то не понимаете, и это не даёт вам выполнить задачу? Зная, почему произошла задержка, вы можете эффективнее разбираться с такими задачами.
15. Работайте совместно, используя одну платформу
В идеале не нужно отслеживать список дел в вакууме. Быть организованным и знать приоритет своих задач не так уж полезно, если вам неизвестно, над чем работает команда, и наоборот. Наиболее эффективные команды используют единый источник достоверных данных, в котором и ведётся вся работа. Благодаря этому все понимают, кто за какие задачи отвечает, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы эффективно работать всей командой.
Конечно, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. С Asana команда может организовать работу так, чтобы все понимали, что делать, почему это важно и как к этому подойти. Так вы будете пользоваться преимуществами ясности и повышенной эффективности не в одиночку.
Создать списки дел в Asana
Вычеркните «научиться составлять списки дел» из вашего списка
Списки дел нужны для того, чтобы эффективнее организовывать и отслеживать работу — и эти 15 советов помогут вам добиться этого. Но если вы хотите создать список для отслеживания работы, вам также понадобится способ делиться информацией и видеть, что делают ваши коллеги. Ищите приложение, в котором есть такие дополнительные функции, как управление задачами и проектами.
Хотите узнать об этом больше? Прочитайте о преимуществах управления проектами с помощью Asana.
Дополнительные ресурсы
Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.
После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.
Как составить список дел и эффективно ему следовать
Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?
1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.
2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.
3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.
4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.
5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.
Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.
Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.
6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:
- Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
- Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
- Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
- Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
- Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
- Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.
Полезные инструменты планирования
Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:
Remember The Milk
Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.
Wunderlist
Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.
Any Do
Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.
Отзывы и комментарии
Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.