Как найти архив организации которой уже нет

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что  это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

• в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
• на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
• на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Помощь специализированной компании позволит:

• упростить и ускорить процедуру ликвидации;
• обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
• снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Нужна справка о работе или зарплате для пенсии, а фирма закрылась: что делать?

Одна из самых частых причин, по которым россияне недополучают пенсию – они не могут подтвердить страховой стаж или заработок за определенные периоды. Сотрудники ПФР требуют подтверждения на каждую «сомнительную» запись в трудовой книжке, но собирать справки придется долго. А иногда получить данные у бывшего работодателя не получится – потому что компания уже ликвидирована. Что делать в такой ситуации и как защитить свою будущую пенсию?

Зачем нужно подтверждать стаж и заработок

Чтобы выйти на страховую пенсию по старости, в 2022 году нужно иметь минимум 13 лет страхового стажа и 23,4 пенсионных балла. Если человек претендует на досрочную пенсию, ему обычно нужно еще больше стажа – например, 37/42 года (для женщин и мужчин соответственно), или 20-25 лет общего стажа, чтобы выйти на пенсию по льготным основаниям.

Однако еще важнее подтверждать стаж для того, чтобы получить более высокую пенсию. Если с 2002 года на размер пенсии влияют исключительно суммы страховых взносов (а стаж фактически не играет никакой роли), то за предыдущие годы стаж куда более важен.

Все дело в расчете объема пенсионных прав на 31.12.2001 – он рассчитывается, исходя из расчетной пенсии на эту дату, а расчетная пенсия – как произведение трех частей:

• средняя зарплата на 2001 год – фиксированный 1671 рубль;
• соотношение средней зарплаты работника за непрерывные 60 месяцев (или за 2000-2001 годы) к средней зарплате по стране в тот же период – но не более, чем 1,2;
• стажевый коэффициент. При трудовом стаже в 20 лет для женщин и 25 для мужчин он составляет 0,55, а каждый год сверх этого стажа повышает коэффициент на 0,01 (но не более, чем до 0,85).

Есть и другой вариант – когда в расчет идет просто средняя зарплата за указанные периоды, но тогда сумма расчетной пенсии сильно ограничена по сумме.

Соответственно, чем больше лет стажа удастся подтвердить до 2001 года, тем больший объем пенсионных прав засчитают пенсионеру, и тем больше пенсионных баллов он получит в итоге. Ровно то же значение имеет и средний заработок – чем он выше, тем больше будет пенсия (но только до того, как соотношение со средней зарплатой по стране достигнет 1,2).

После 2002 года проблемы почти нет – все данные о стаже и страховых взносах вносились в систему персонифицированного учета (хотя иногда бывают ситуации, когда данные по какой-то причине не вносились, и их тоже нужно подтверждать).

Почему подтвердить стаж так сложно

Для подтверждения стажа при оформлении пенсии сотрудник Пенсионного фонда России учитывает сначала данные системы персонифицированного учета. Но если у человека был стаж до 2002 года, и он не внесен в систему, данные берутся из документов:

1. сначала проверяется трудовая книжка. Если у сотрудника ПФР не возникнет претензий к записям в трудовой книжке, данные перенесут прямо из нее. Но претензии часто бывают – это нечеткие и расплывшиеся штампы, «поплывшие» от возраста записи, нечеткие буквы и цифры, ошибки и помарки. Поэтому все записи о работе, к которым у сотрудника ПФР возникли вопросы, подтверждаются документами;
2. запрашиваются данные о трудоустройстве человека. В зависимости от ситуации, их могут запросить на предприятии, где он работал (если оно или его предприятие-правопреемник все еще функционирует) или в архиве, куда были сданы документы при ликвидации или реорганизации предприятия;
3. если предприятие закрылось, а в архиве данные не сохранились, подтвердить стаж можно показаниями двоих свидетелей. Это должны быть люди, которые работали на том же предприятии в то же время, когда там работал и заявитель (и у них должны быть подтверждающие трудоустройство документы). Показания обычно письменные – в свободной форме эти люди должны подтвердить, что заявитель работал с ними в один и тот же период;
4. если свидетелей нет, остаются только косвенные доказательства. Как правило, подтверждение идет только через суд – например, можно доказать стаж архивными номерами газет, профсоюзными билетами и взносами, письменными документами, и другими документами, которые позволяют четко определить, что человек действительно работал на этом предприятии.

Иногда нужно доказать нестраховые периоды, включаемые в стаж: службу в армии, период безработицы, период ухода за пожилым человеком, период обучения. В каждом из случаев нужно обращаться в орган, который ведет учет таких периодов: в воинскую часть, Центр занятости, учебное заведение, и т.д.

Подтвердить заработок еще сложнее – он подтверждается исключительно справками с места работы или из архива. Свидетельскими показаниями заработок не подтверждается, а косвенными доказательствами подтвердить его практически невозможно (хотя и был случай, что суд высчитал заработок по партийным взносам).

Чаще всего проблемы возникают, когда нужно получить подтверждающие документы от организации, которая уже не существует.

Как найти документы в архиве

Если нужно получить справку о периоде работы в конкретной организации, нужно определиться – работает ли она до сих пор или была ликвидирована. Узнать это несложно, если есть ее ИНН – в сети есть масса ресурсов, где можно найти всю информацию об организации, даже о закрывшейся (включая сервис от ФНС).

Но если организация была ликвидирована (полностью, или присоединена к другой), ее документы должны быть сданы в архив:

• государственные учреждения – при ликвидации сдают документы в Государственный архив;
• негосударственные предприятия и организации – сдают документы в муниципальный архив по месту регистрации организации.

В Государственном архиве можно подать запрос на выдачу справки прямо через сайт.

Если организация была ликвидирована давно, стоит воспользоваться сервисом Федерального архивного агентства. Там можно узнать, в каком из государственных архивов хранятся те или иные документы.

Если же речь идет о частном предприятии, закрывшемся в 90-е годы, то искать его «следы» нужно в муниципальном архиве по адресу регистрации предприятия. Уточнить адрес можно снова по ИНН, или поискать предприятие по названию. В некоторых городах подать заявление можно онлайн – через Госуслуги или через сайт муниципального образования или самого архива. В других – придется посылать заявление письмом. Заявление обычно составляется в свободной форме, но к нему обязательно нужно приложить копию трудовой книжки (первые страницы и страница, где содержится запись об этом месте работы), и желательно приложить копию паспорта.

Увы, многие предприятия закрывались так быстро, что не успевали сдать архивы без нарушений – и поэтому вообще их не сдавали. Тогда данные о работе придется буквально разыскивать.

Однако сейчас есть более простой способ – не так давно обязанность отправлять запросы о трудовом стаже и заработке передали Пенсионному фонду. То есть, человек может сам собрать справки, а может обратиться в Пенсионный фонд. В идеале – нужно обратиться в ПФР заранее, например, за год до даты выхода на пенсию, чтобы сотрудники успели подать все запросы и получить на них ответы.

Поэтому, если организация ликвидирована или ее «следов» найти не удается, стоит поручить это непосредственно Пенсионному фонду. Еще одно преимущество этого способа – ПФР не придется подтверждать подлинность справок, что ускорит назначение пенсии.

Как найти документы, если предприятие перестало существовать?

Часто люди сталкиваются с необходимостью найти актуальные в прошлом документы: договор, данные о месте работы, справки о зарплате или иные бумаги, хранящиеся в организации. Однако как быть в ситуации, когда компании больше не существует? Законодательство нашей страны предусматривает механизм сохранения документов даже при полной ликвидации предприятия. Независимо от причин и обстоятельств произошедшего, все бумаги передаются в архив, где их можно найти в течение заданного срока хранения, а часть из них — бессрочно.

Где находятся документы после ликвидации?

Компания не может оформить закрытие без полного отчета по документации. Таким образом, для поиска нужных бумаг необходимо знать ее точное наименование (внимание: оно может отличаться от общепринятого названия фирмы) и юридический адрес. По этим данным можно выяснить, к какому архиву относится компания, и искать документы там.

Если в указанном архиве бумаги не найдены, значит, процедура ликвидации не была завершена либо завершена некорректно — имела место невнимательность, халатность, нарушение процедуры. В таком случае бумаги могут оказаться в местах временного хранения:

• компании, которая вела документооборот закрывшейся организации;
• муниципальном или ведомственном архиве, принимающем документы на временное хранение;
• по физическому адресу самой организации, если передачу бумаг еще не выполнили.

Документы компании, являющейся частью концерна, дочерним предприятием или филиалом, могут находиться в головном офисе.

Как избежать проблем с документооборотом?

Для любой организации очень важно иметь упорядоченный документооборот, в том числе при реорганизации, ликвидации и других подобных процедурах. Самый удобный способ — доверить свои бумаги специализированной компании, которая поможет:

• наладить системное хранение документов;
• обеспечить сохранность ценных бумаг;
• вести архив в соответствии с законодательством;
• систематизировать информацию;
• сократить расходы на содержание площади для хранения офисных бумаг.

Организовать ведение документов и архив вам помогут специалисты компании «ОРБ». Для получения подробной консультации свяжитесь с нашим менеджером по телефону или оставьте заявку на сайте.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как найти предприятие которого уже нет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Не бывает архивов предприятий, Обращайтесь в городской архив. Если там сведений нет, значит нигде нет.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Где хранятся архивные документы ликвидированного предприятия

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то никаких проблем с учетом стажа не возникнет.

Евгения Очертарова, главный специалист–эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

С самого начала деятельности ЦГАЛС СПб в архив стали поступать на государственное хранение не только документы ликвидированных государственных, но также и негосударственных организаций и предприятий.

Согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» руководители/кадровики ликвидируемого предприятия обязаны уведомить службу занятости своего населенного пункта о массовом увольнении сотрудников.

Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Далее, на сайте ФНС РФ кроме выписки из ЕГРЮЛ можно изучить информацию о том зарегистрировано ли ООО по адресу массовой регистрации, являются ли его учредители и руководители дисквалифицированными лицами и так далее.

Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся.

Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда. Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив. Наверное имеются и районные и областные архивы.
Как создать архив Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Или же им придется выйти на пенсию позже. Кроме того, на будущее человек может заключить с налоговой инспекцией договор о добровольном страховании и самостоятельно платить взносы, чтобы у него накапливался страховой стаж.

Как найти ликвидированную организацию

Однако он имеет некоторые недостатки, затрудняющие поиск. Так, часть решений в нём обезличены. Кроме того, нельзя искать фирму по ИНН или ОГРН.

Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг.

Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг.

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета. Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе.

При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно воспользоваться нашим бланком.

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ.

Рекомендую обратить особое внимание на данную ссылку, там очень подробно написано, куда и с какими документами обращаться за той или иной справкой при работе на конкретном предприятии.

Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует. В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая.

Сведения о банкротстве ООО или «слепая зона»

Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все.
Внимание Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.

Более того, месяц полностью принимается во внимание только в том случае, если взнос за него был не меньше минимального.

И если предприятие за какой-то месяц после 1 января 2004 года не перечислило страховые взносы или единый социальный взнос, этот месяц не будет включен в страховой стаж работника.

Кроме того, подробную информацию вам предоставят в любом отделении Пенсионного фонда. Достаточно указать номер своего свидетельства о социальном страховании и предъявить паспорт.

Важная и полезная информация в статье: «Где найти архив после ликвидации организации». В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Какие запросы исполняются архивами на безвозмездной основе? Запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера) исполняются архивом безвозмездно. 2.

В свое время Минтруд и Пенсионный фонд РФ составили совместное Письмо от 27 ноября 2001 г., в котором выработали рекомендации по вопросу определения размера заработка работника в случае утраты первичных документов по зарплате. Однако данный документ применяется лишь в случае утраты документов в результате стихийных бедствий и прочих событий чрезвычайного характера.

Все зависит от того какой статус был у этой организации — коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует.

Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы.

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время. Юридические и бухгалтерские консультации являются платными. Информацию о стоимости услуги мы напишем в ответ на Ваше сообщение.
После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий

Если организация действительно была ликвидирована в установленном порядке, то она обязана была передать наиболее важные документы в архив. Можно попробовать уточнить, как, когда и кто осуществлял ликвидацию организации, чтобы выяснить вопрос о местонахождении документов. Возможно, что их отдали правопреемнику или документы были взяты на хранение в вышестоящую структуру.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе страны или оно ликвидировано?

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина, пока еще является Трудовая книжка. И если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек №69 от 10.10.2003, разработанной Министерство труда, то обычно ни каких проблем не возникает.

Где и как хранить кадровую документацию

Если среди увольняемых служащих имеются кредиторы первой очереди, то об этом тоже необходимо сообщить на биржу труда.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно.

Похожие записи: