Как найти цель задачи проекта

Первый шаг на пути разработки любого проекта – правильная постановка целей. Это действие определяет, какой результат хочет получить команда. За счёт целеполагания создаётся образ желаемого будущего. Цели проекта отвечают на вопрос: «Что команда должна получить по завершении проекта?» Каждая цель имеет набор задач: действий, которые нужно выполнить для достижения запланированного результата. Их формулировка начинается с глагола действия: разработать, сделать, провести, организовать и так далее. Это сделает их измеримыми и контролируемыми.

Управление целями и задачами проекта с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления проектами ЛидерТаск, ставьте главные цели, разбивайте на задачи — добавляйте в проекты ваших коллег для совместной работы и более эффективного достижения целей. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Упоминая понятия «цели и задачи проекта», мы часто идентифицируем их как синонимы. Но, на самом деле, это разные по смыслу и наполнению категории, требующие отдельного анализа и изучения. Чем они отличаются друг от друга? Как научиться их правильно формулировать и контролировать? Эти и другие вопросы рассмотрим подробнее.

Чем отличаются цели и задачи проекта

В project-менеджменте цель проекта – это набор результатов, которые стремится достичь компания. Точное описание итога совместной деятельности. Решение реально существующей, актуальной проблемы. Цели выражаются в качественной или количественной форме. Описывают, что произойдёт, когда проект завершится.

Задачи проекта уточняют формулировку результата. Это своеобразные чек-поинты, по которым можно ориентироваться о достижении намеченных целей. Описывают пути решения поставленной проблемы. От их корректности зависит конечный итог. Но, при этом цели более важны, чем задачи. Они могут быть более широкими и абстрактными, а задачи — это всегда конкретные шаги на пути к результату.

Цель: Организация эффективной обратной связи между разработчиками и клиентами.

Задача в рамках этой цели: Добавить пять новых вариантов форм обратной связи на сайт в течение следующих двух месяцев.

Как правильно ставить цели проекта

Основные вопросы при формулировании цели проекта:

1. Что нужно сделать, почему?
2. Каким образом это должно быть сделано?
3. Почему это действительно важно?
4. Насколько все участники понимают суть проекта?
5. Есть ли у кого-нибудь возражения по поводу исполнения?
6. Когда нужно завершить работу?
7. Кто будет контролировать качество? По каким критериям?
8. Какие ресурсы и средства имеются в распоряжении компании, чтобы выполнить проект?
9. Какими характеристиками должен обладать конечный продукт?
10. Что не должно произойти ни при каких условиях?

Ответом на поставленные вопросы будут цели проекта. Для их корректного формулирования необходимо соблюдение пяти критериев:

• Стоимости. На стадии планирования анализируются затраты по проекту. Уточняется, насколько прибыль от реализации превысит себестоимость. Важно чётко понимать, во сколько обойдётся его реализация. Если проект изначально признаётся невыгодным, от его выполнения отказываются на данном этапе.
• Сроков работы. Их утверждают до начала работы над задачами. Команда должна знать, сколько времени потребуется до достижения финальной точки.
• Ответственности. Ход выполнения курирует уполномоченный сотрудник. В его обязанности входит контроль над работой каждого исполнителя на каждом этапе. Он несёт прямую ответственность за его выполнение или невыполнение.
• Конкретики в построении целей. Они должны быть понятны каждому исполнителю. Измеримыми и реальными. Это поможет правильно выбрать ресурсы и средства, необходимые для их достижения.
• Достижимости. Не стоит ставить перед командой цели, которых она не сможет достичь. Иначе усилия сотрудников будут потрачены впустую. Они не станут проявлять инициативу при решении важных задач. Будут работать без отдачи, «на отсыпного».

Утвердив цели проекта, переходят к постановке задач. От их ясности, чёткости формулировки зависит понимание конечного результата. Происходит структурирование проекта. Облегчается контроль и управление им на каждом этапе.

Далее составляется план проекта. В нём указывают дополнительные элементы, влияющие на проект: списки заинтересованных сторон, хронологию, прогноз ожидаемых результатов и другие данные. План описывает действия при изменении условий работы над проектом. Помогает предотвратить его срыв из-за влияния внешних и внутренних факторов.

Задачи формулируются до составления плана. От их трактовки зависят многие его пункты, включая, показатели результативности и успешности.

Формулировка целей по СМАРТ

Формулировка целей проекта производится различными способами. Например, по методу SMART. Согласно данной методологии они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными во времени. SMART-технологии помогают разработать максимально прозрачные и реалистичные ключевые цели и задачи проекта. Примеры использования данного метода на практике представлены в следующей таблице:

		Примеры
Specific (конкретность)	При постановке целей учитывается специфика организации.	Что нам необходимо?Что мы получим в результате?Какой результат нужно достичь?	Увеличение объёма продаж.Освоение сегмента рынка в новом регионе.Увеличение клиентской базы компании.
Measurable (измеримость)	У них должны быть разработаны чёткие критерии для измерения.	Каких результатов нужно достичь в количественном измерении?Какую прибыль мы получим?	Увеличение продаж на 20%.500 000 рублей или другую сумму.
Achievable(достижимость)	Приступая к работе над проектом, участники процесса должны быть уверенными в возможности их исполнения.	Эта цель реально достижима?Как быстро можно достичь запланированного результата?	Анализ конкурентных преимуществ.
Relevant (соответствие миссии, интересам компании)	Цель проекта должна быть релевантной основной деятельности. Не противоречить другим целям организации.	Зачем нам это нужно?Насколько полученный результат соответствует ценностям и стратегии компании?	Работа с клиентской базой для стимуляции повторного приобретения продукции.
Time bound (ограничение временными рамками)	Сроки достижения целей должны диктоваться реальными потребностями компании.	За какое время нужно добиться результата?	Год, месяц, конкретная дата.

Чем прозрачнее цели, тем проще их достичь. Они должны быть достаточно гибкими и изменяемыми. В процессе работы над проектом могут возникнуть новые обстоятельства, не учтённые на начальных уровнях. Чтобы минимизировать риск срыва или остановки проекта, на этапе планирования проводится исследование возможностей и угроз.

Анализ рисков и угроз

Проверка осуществимости проекта производится для уточнения его целесообразности и выгодности компании. При этом внимание уделяется следующим аспектам:

• Финансовым. Проводится анализ предполагаемой прибыли и затрат при срыве работы над проектом.
• Техническим. Уточняется наличие технологий, автоматизированных средств, системной поддержки для осуществления запланированных работ.
• Управленческим. Исследуется качество и количество трудовых ресурсов. Определяется потребность в обучении персонала, привлечении новых специалистов, изменении условий работы.
• Внешним. Изучается влияние окружения, социальных, экономических факторов на ход реализации проекта.
• Ценностным. Рассматриваются вопросы мотивации, корпоративного сотрудничества, потенциальная ценность проекта для деятельности организации.

Как работает пирамида целей

Данный инструмент целеполагания предусматривает разделение ключевых задач на уровни. На самой вершине пирамиды располагаются стратегические цели, которые нужно достичь в будущем. Под ними находятся:

• Видение. Это результат, который хочет видеть компания. То есть идеальный образ, к которому она стремится. Чем ярче визуализируется образ проекта, тем больше шансов на его успешную реализацию.
• Миссия. Сюда входят ценности, идеалы и конечные цели компании. Исходя из миссии, разрабатываются положения, требующие обязательного исполнения сотрудниками.
• Стратегические цели. Это фундамент работы организации. Стратегическое планирование осуществляется в области финансов, внутренних ресурсов, потребителей и перспектив развития компании.
• Конкретные задачи. Их формулируют для каждого отдела или участника рабочего процесса. Они выполняют функции ориентира, которого нужно придерживаться на пути к выполнению главной задачи.

Ошибки, мешающие достижению целей и задач проекта

Иногда выполнение проекта срывается из-за различных проблем. О его провале свидетельствуют следующие признаки:

• Превышение финансовых затрат за рамки бюджета.
• Затягивание сроков его реализации во времени.
• Снижение качества работ, выполняющихся в рамках проекта.

Чтобы не допустить срывов, цели проекта должны быть максимально реалистичными и достижимыми. Участники команды должны понимать, какие действия им нужно совершить. Сотрудники должны быть замотивированы на успешное выполнение поставленных им задач. А высшее руководство должно контролировать и поддерживать их работу. Предоставить достаточное количество ресурсов для эффективной работы. Обеспечить качественную техническую и информационную поддержку на каждом этапе.

Как приложение ЛидерТаск помогает в управлении проектами

Таск-менеджер ЛидерТаск – эффективный инструмент для организации управления проектами. Программа обладает расширенными возможностями для успешной работы в команде. Подходит для создания индивидуальных и коллективных проектов. Для создания целей и задач, делегирования заданий ответственным сотрудникам. Помогает самоорганизоваться, рационально распланировать личное и рабочее время, не упустить из виду ни одного важного поручения.

Благодаря опции организации проектов в деревья, любые задачи всегда будут на виду в одной системе. При необходимости их можно легко найти. Переместить для создания иерархии. В ЛидерТаск можно вести несколько проектов одновременно. Контролировать результативность и деятельность всех участников команды. Визуализировать задачи при помощи популярной технологии канбан, реализованной в виде виртуальных досок с заметками.

Программа поможет упорядочить хаос в делах, наладить эффективное взаимодействие в команде. Напомнит о важных событиях и сделает совместную работу над проектами успешной и результативной.

Заключение

Успех бизнеса связан с умением правильно ставить и достигать цели. Это — локомотив, двигающий компанию вперёд. Правильно поставленные цели и задачи помогут команде работать слаженно и эффективно. Позволят избежать многих проблем.

Приступать к работе над проектом необходимо с разработки общей концепции. В дальнейшем она поможет описать стратегию. Станет источником вдохновления и мотивации сотрудников.

Перед тем, как сформулировать цель проекта, определяют общие цели. Они зададут тон для более детализированных решений, которые должны чётко описывать действия для получения запланированного результата. Быть реальными, измеримыми, достижимыми. Не противоречить интересам компании и быть ограниченными во времени.

Быстрее достичь поставленных целей поможет чёткий план действий, которого будут придерживаться все сотрудники. Он сэкономит время и силы, расставит все задачи по местам и обеспечит их контроль на каждом этапе.

Цели и задачи проекта

Формулирование цели и задач проекта.

Согласно сложившейся на сегодня культуре проектирования одно из важных звеньев начального этапа работы – ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА.

Здесь нет одинакового пути:

1. Некоторые сначала изучают проблему, а затем движутся к постановке целей;

2. Другие, наоборот, после постановки целей приходят к выявлению проблемы.

ЦЕЛЬ – это ИДЕАЛЬНОЕ, МЫСЛЕННОЕ ПРЕДВОСХИЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Формулировки цели должны быть понятными, нельзя использовать абстрактные утверждения и общие фразы.

Попробуйте сформулировать два-три варианта цели, включив в предложения слова, в наибольшей степени отражающие суть проекта.

Цель может начинаться со слов: ВЫЯВЛЕНИЕ…, УСТАНОВЛЕНИЕ…, ОБОСНОВАНИЕ…, УТОЧНЕНИЕ…, РАЗРАБОТКА…

Далее переходим к выдвижению задач. Задачи должны соотноситься как с проблемой, которую вы хотите в какой-то степени разрешить, так и с целью. Задачи, как и цель записывают во введении проекта. Задачи нумеруют по порядку или перечисляют.  Чтобы сформулировать задачи, нужно ответить себе на вопрос: что необходимо сделать, чтобы достичь цели проекта? Эти ответы на этот вопрос могут начинаться со слов: ВЫЯВИТЬ…, ДОКАЗАТЬ…, ИЗМЕРИТЬ…, ИЗУЧИТЬ…, ИССЛЕДОВАТЬ…, НАЙТИ…, ОБОБЩИТЬ…, ОПИСАТЬ…, ОПРЕДЕЛИТЬ…, ПОКАЗАТЬ…, ПРЕДЛЖИТЬ…, ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ…, ПРОВЕСТИ…, РАЗРАБОТАТЬ…, РАССМОТРЕТЬ…. СОЗДАТЬ…, СОСТАВИТЬ…, СРАВНИТЬ…. УЗНАТЬ…, УСТАНОВИТЬ.

Сделайте ещё один шаг и попытайтесь определить, на какой результат вы можете рассчитывать в случае решения всех задач.  

Примерные темы проекта:

1. Бросовый материал в творческих руках.
2. Любой отход — в дело доход.
3. Дизайнерские находки, идеи и решения.
4. Изучение химического состава кока-колы и его влияние на здоровье человека
5. Мир числовых последовательностей.
6. Расчёт бюджет на строй материалы для ремонта квартиры.

Формулирование цели и задач проекта.

Согласно сложившейся на сегодня культуре проектирования одно из важных звеньев начального этапа работы – ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА.

Здесь нет одинакового пути:

1. Некоторые сначала изучают проблему, а затем движутся к постановке целей;

2. Другие, наоборот, после постановки целей приходят к выявлению проблемы.

ЦЕЛЬ – это ИДЕАЛЬНОЕ, МЫСЛЕННОЕ ПРЕДВОСХИЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Формулировки цели должны быть понятными, нельзя использовать абстрактные утверждения и общие фразы.

Попробуйте сформулировать два-три варианта цели, включив в предложения слова, в наибольшей степени отражающие суть проекта.

Цель может начинаться со слов: ВЫЯВЛЕНИЕ…, УСТАНОВЛЕНИЕ…, ОБОСНОВАНИЕ…, УТОЧНЕНИЕ…, РАЗРАБОТКА…

Далее переходим к выдвижению задач. Задачи должны соотноситься как с проблемой, которую вы хотите в какой-то степени разрешить, так и с целью. Задачи, как и цель записывают во введении проекта. Задачи нумеруют по порядку или перечисляют.  Чтобы сформулировать задачи, нужно ответить себе на вопрос: что необходимо сделать, чтобы достичь цели проекта? Эти ответы на этот вопрос могут начинаться со слов: ВЫЯВИТЬ…, ДОКАЗАТЬ…, ИЗМЕРИТЬ…, ИЗУЧИТЬ…, ИССЛЕДОВАТЬ…, НАЙТИ…, ОБОБЩИТЬ…, ОПИСАТЬ…, ОПРЕДЕЛИТЬ…, ПОКАЗАТЬ…, ПРЕДЛЖИТЬ…, ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ…, ПРОВЕСТИ…, РАЗРАБОТАТЬ…, РАССМОТРЕТЬ…. СОЗДАТЬ…, СОСТАВИТЬ…, СРАВНИТЬ…. УЗНАТЬ…, УСТАНОВИТЬ.

Сделайте ещё один шаг и попытайтесь определить, на какой результат вы можете рассчитывать в случае решения всех задач.  

Примерные темы проекта:

1.        Бросовый материал в творческих руках.

2.        Любой отход — в дело доход.

3.        Дизайнерские находки, идеи и решения.

4.        Изучение химического состава кока-колы и его влияние на здоровье человека

5.        Мир числовых последовательностей.

6.        Расчёт бюджет на строй материалы для ремонта квартиры.

Проект завершён, что дальше?

Если нет системы, которая позволяет определять задачи проектов, вам будет сложно ответить на этот вопрос. Был ли проект успешен? Вы достигли поставленных целей?

Сформулировать задачу проекта не сложно, но следует позаботиться о том, чтобы она давала возможность измерять и оценивать его успешность. Это руководство поможет вам научиться ставить задачи проектов и позволит развить ваши навыки управления проектами.

Что такое задачи проекта?

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. К их числу можно отнести ожидаемые результаты и материалы или менее осязаемые цели, например повышение продуктивности или мотивации. Задачи проекта должны быть достижимыми, ограниченными по времени и конкретными целями, достижение которых можно измерить, когда проект будет завершён.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Задачи проекта — это важный элемент управления проектами — без них невозможно в сжатой форме информировать коллег о целях перед началом и во время реализации проекта, а также оценить успех проекта, по завершении работы.

Если вы только начинаете использовать задачи проекта, вам будет полезно узнать, как они отличаются от других элементов управления проектом:

Задачи проекта и цели проекта

Зачастую эти термины используются как взаимозаменяемые, однако между целями и задачами есть чёткая разница. Цели проекта, как правило, находятся на более высоком уровне, чем его задачи. Цели проекта описывают, что должно произойти после его успешной реализации, а также то, как проект соотносится с задачами бизнеса в целом.

Задачи же проекта более подробны и конкретны, чем его цели. И хотя многие задачи проекта влияют на задачи бизнеса, они в большей степени направлены на достижение конкретных ожидаемых результатов по итогам проекта.

• Пример задачи проекта. В течение следующих двух месяцев добавить пять новых способов, которыми клиенты смогут находить форму для обратной связи в продукте.

• Пример цели проекта. Сделать так, чтобы команде разработки было проще получать обратную связь от клиентов и реагировать на неё.

Задачи проекта и бизнес-задачи

Смысл задач проекта отлично выражен самим этим термином. Это задачи и индикаторы эффективности отдельных проектов. Задачи проекта должны рассматриваться только в контексте данного проекта, при этом в них всё должно быть достаточно точно прописано, чтобы команда могла оценить успех проекта.

Бизнес-задачи масштабнее, чем отдельный проект. В отличие от задач проекта, бизнес-задачи определяют стратегию и скорость работы всей компании или подразделения в долгосрочной перспективе. Исходя из них, определяются цели компании на квартал или год, а формулировать их следует с применением методологии постановки целей, которая используется в вашей компании, например, с помощью метода целей и ключевых результатов.

• Пример задачи проекта. Повысить Индекс потребительской лояльности нашей компании до 62 пунктов к концу квартала.

• Пример бизнес-задачи. Стать ведущим поставщиком услуг в нашей категории.

Задачи проекта и план проекта

План проекта — это список всех ключевых элементов, которые команда должна проработать, чтобы добиться выполнения целей и задач проекта. В плане проекта также необходимо указать дополнительные ключевые элементы, в том числе список заинтересованных сторон, ожидаемые результаты, хронологию и многое другое.

Задачи проекта нужно сформулировать до начала работы над его планом, так как от них будут зависеть другие элементы плана проекта, такие как ожидаемые результаты и показатели успешности. Сформулировав задачи проекта, вы, скорее всего, поделитесь ими с заинтересованными сторонами, внеся их в план проекта.

• Пример задачи проекта. К концу 3 квартала повысить кликабельность (CTR) писем на 10%.

• Пример плана проекта. Посмотрите пример плана в нашем руководстве по планированию проектов.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Задачи проекта и вехи проекта

На первый взгляд кажется, что задачи и вехи — это одно и то же, поскольку и то, и другое является целями в рамках проекта. Однако масштаб вех проекта обычно меньше, чем его задач.

Веха проекта — это контрольная точка, обозначающая конкретное достижение в хронологии проекта. Сами по себе вехи не представляют работу — скорее, они являются отметками о выполнении группы задач или получении группы ожидаемых результатов. Безусловно, вехи проекта важны, однако в отличие от них его задачи охватывают весь проект.

• Пример задачи проекта. Получить 20 000 подтверждений участия в нашем онлайн-мероприятии до даты закрытия регистрации (23 июня).

• Пример вехи проекта. 8 июня 2021 г.: публикация веб-страница с информацией о предстоящем виртуальном мероприятии.

Задачи проекта и ожидаемые результаты проекта

Ожидаемые результаты проекта — это активы, которые вы хотите получить по его окончании — например, для маркетинговой кампании это может быть новая реклама или веб-страница. В целом, задачи проекта определяют его ожидаемые результаты. Но в задачах должно быть приведено много другой информации помимо ожидаемых результатов.

В дополнение к ожидаемым результатам, задачи проекта также определяют пользу и последствия, которые несут с собой эти результаты, а также то, как они связаны с более крупными целями проекта и бизнес-задачами.

• Пример задачи проекта. До конца года сократить среднемесячный отток клиентов до >1%.

• Пример ожидаемого результата. Запустить кампанию по возврату для всех бывших клиентов.

Преимущества задач проекта

Чётко сформулированная задача проекта позволяет понять, на что нацелен данный проект. Если задача не сформулирована, вам будет непросто определить, был ли проект успешным. Вы также не сможете понять, что нужно улучшить для следующего проекта.

Когда у персонала нет чёткого понимания того, как его труд связан с более крупными целями проекта и компании, люди менее мотивированны и вовлечены. Согласно Отчёту Asana о целях только 26% сотрудников хорошо понимают, как их личная работа влияет на цели компании. Конечно, задачи проекта не то же самое, что цели компании, но именно они являются связующим звеном между работой отдельных сотрудников, задачами, выполняемыми в рамках проекта, и целями компании.

Поэтому при наличии чётко определённых задач проекта участники команды могут постоянно оценивать свою работу и возвращаться на правильный курс, если они вдруг сбились с пути. Рассматривайте задачи как компас, который помогает всей команде двигаться в нужном направлении.

Пять советов о том, как правильно сформулировать задачи проекта

Секрет подготовки правильных задач проекта заключается в том, чтобы они были понятными и полезными. Для этого можно воспользоваться методологией SMART. SMART означает, что задачи должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Полное руководство по этой методологии приведено в нашей статье о том, как ставить SMART цели.

1. Формулируйте задачи проекта в начале работы над ним

Чтобы использовать задачи проекта как инструмент, определяющий его результаты, следует сформулировать их в начале, а затем пользоваться ими при принятии решений в ходе реализации проекта. Как мы уже упоминали, задачи проекта являются ключевым элементом плана проекта, который также необходимо составить перед тем, как приступать к работе над проектом.

2. Привлекайте команду проекта к процессу постановки задач

Чем больше поддержки вы получите, тем более успешными будут задачи проекта. Заинтересованные стороны должны иметь чёткое понимание задач проекта, чтобы их подход к остальным элементам плана проекта и работе, происходящей в его рамках, был наиболее эффективным.

3. Создавайте короткие, но чётко сформулированные задачи проекта

Если вы впервые пишете задачи проекта, у вас может возникнуть соблазн внести в них все мелкие детали. Старайтесь сделать описание задачи как можно более коротким. Это должно быть заявление, которое определяет результаты проекта, состоящее из одного или двух предложений. Вся дополнительная информация, например бюджет проекта и список его заинтересованных сторон, будет изложена в плане проекта.

4. Задачи проекта должны быть вам подконтрольны

Здесь в игру вступает методология SMART, позволяющая создать чётко сформулированные, реалистичные и контролируемые задачи проекта. В состав этой структуры входит пять элементов:

• Specific — конкретные. Задача проекта должна иметь чёткую связь с проектом, которым занимается ваш коллектив. Избегайте слишком широких задач, которые напрямую не связаны с результатами проекта.

• Measurable — измеримые. После завершения проекта вам потребуется возможность оценить его и определить, был ли он успешным. В связи с этим задачи проекта должны быть легко измеримыми — это может изменение в процентах или определённое количество активов.

• Achievable — достижимые. Поставили ли вы задачи, которых действительно сможете достичь в рамках проекта? Этот вопрос связан с объёмом проекта — если объём проекта нереалистичен, то и задачи, скорее всего, также не будут реалистичными. Без достижимых целей проекта он может пострадать от разрастания объёма, задержек или переработок.

• Realistic — реалистичные. Формулируя задачи проекта, у вас должно быть общее представление об имеющихся ресурсах проекта. Убедитесь в том, что поставленные задачи можно выполнить за отведённое время, располагая ресурсами, которые выделены на проект.

• Time-bound — ограниченные по времени. Задачи проекта должны учитывать его хронологию. Обязательно примите в расчёт то количество времени, которое отведено для работы над проектом.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

5. Сверяйтесь с задачами проекта в процессе его реализации

Сотрудники, которые понимают, какой вклад их работа вносит в развитие организации, в два раза более мотивированы. Чтобы поддерживать мотивацию команды и слаженность её работы, чаще сверяйтесь с задачами проекта и делитесь ими с сотрудниками. Внесите в отчёты о статусе проекта раздел, посвящённый задачам проекта. Сообщайте сотрудникам статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт от графика. Это позволит команде перенастроиться при необходимости и двигаться вперёд, следуя курсом наиболее эффективного выполнения задач проекта.

Примеры хороших и плохих задач проекта

Написать задачу проекта не просто, и у вас уйдёт некоторое время на то, чтобы формулировать их для ваших проектов. Это нормально! Изучите приведённые далее примеры хороших и плохих задач, которые помогут вам составить свои собственные.

Пример 1. Задача бизнес-проекта

• Плохо. Обновить домашнюю страницу.

В этой задаче не хватает множества важных параметров. Хотя она измерима, достижима и реалистична, в ней нет конкретики и не заданы временные рамки. Когда должна быть опубликована обновлённая домашняя страница? Что именно нужно переделать?

• Хорошо. Создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы, основанные на четырёх историях успеха клиентов и примерах использования. Запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов, до конца 2 квартала.

Это хорошо сформулированная задача проекта. Она конкретная (создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы), измеримая (запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов), достижимая и реалистичная (основанные на четырёх историях успеха и примерах использования), а также ограниченная по времени (до конца 2 квартала).

Пример 2. Цель некоммерческого проекта

• Плохо. Повысить экологичность нашего производственного процесса на 5%

Хотя эта задача более конкретная, чем в предыдущем плохом примере, в ней всё равно не хватает нескольких важных параметров. Эта задача измерима (на 5%), но не конкретна и не ограничена по времени, так как мы не указали, что подразумевается под «экологичностью» и к какому времени нужно улучшить производственный процесс. В результате невозможно понять, является ли задача достижимой и реалистичной.

• Хорошо. Сократить отходы производства на 5% и повысить использование переработанных материалов на 20% за следующие 12 недель.

Эта задача проекта основана на предыдущей, и теперь она стала конкретной. Эта задача также позволяет измерить достижение целей (на 5%… на 20%). Задача достаточно сложная, но то, что она ограничена по времени (за следующие 12 недель), делает её достижимой и реалистичной.

Попробовать Asana для некоммерческих организаций

Пример 3. Задача личного проекта

• Плохо. Улучшить оценки работы

В это может быть сложно поверить, но большинство задач личных проектов не являются конкретными или измеримыми. Связано это с тем, что людям трудно использовать метрики успеха для себя. Но для того чтобы понимать, произошло ли развитие и добились ли мы своих целей, нужно ставить более чёткие задачи проектов.

• Хорошо. Получить как минимум 4 из 5 баллов за оценку работы в марте и сентябре 2021 года.

Здесь мы видим задачу проекта, отвечающую всем условиям: она конкретна (получить минимум 4 из 5 баллов), измерима (4 из 5), достижима и реалистична (4 из 5 баллов даёт возможность учесть трудности, которые могут неожиданно возникнуть), а также ограничена по времени (в 2021 году).

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Говоря объективно, создавать задачи проекта — хорошая идея

Задачи проекта помогут вашей команде обрести ясность, а также работать согласованно и эффективно. Но не забывайте: задачи проекта — это только одна часть плана проекта. Чтобы узнать больше о том, как повысить прозрачность и согласованность на стадии планирования проекта, читайте наше руководство по написанию планов проектов.

Эффективное целеполагание ― это один из тех навыков, без которых нельзя с успехом управлять проектами компании. Чтобы его освоить, нужно понять, в чем отличие целей от задач, и какие ключевые критерии используются для оценки их качества. Об этом мы поговорим в данной статье. Здесь же расскажем о том, как избежать ошибок, мешающих достичь цели проекта и подробно остановимся на том, какими бывают методики целеполагания.

Что такое задачи проекта

Грамотная постановка целей проекта ― первый шаг на пути к достижению конкретного результата. Об этой прописной истине менеджеры часто забывают, что и приводит к нерациональной трате производственных ресурсов компании. Если же сформулировать основные цели и задачи проекта еще на начальном этапе, то это повысит продуктивность работ, а также поможет их провести в соответствии с общей стратегией развития предприятия.

Понимая, как должен выглядеть итоговый результат, управленец сможет наиболее точно определить направление для дальнейших шагов и сумеет донести свое представление о необходимых итогах до остальных членов команды. Подобный подход даст свои преимущества.

Постановка целей и определение задач проекта ― это, безусловно, значимые этапы планирования производственной деятельности внутри компании. Но не всегда ясно, что же именно скрывается за этими понятиями. В некоторых случаях цели и задачи проекта могут считаться синонимами, если речь идет о формулировке общего результата, которого необходимо достигнуть в завершении работ. Но чаще всего объектом данной терминологии являются разные уровни планирования, об отличиях которых и будем говорить дальше.

Цели и задачи проекта: в чем разница?

Стратегическое управление проектами включает в себя множество взаимосвязанных элементов. Эта работа требует понимания основ эффективного планирования. Успешному project-менеджеру стоит знать, как определить главную цель проекта, а также как вычленить из множества разрозненных потребностей организации дополнительные векторы развития. Нелишним будет понимать, как принципы современного кадрового менеджмента могут улучшить процесс выполнение поставленной задачи. Подобные навыки вырабатываются с опытом, нуждаются в обширной профессиональной подготовке, начать которую стоит с изучения базовой терминологии.

Цель ― это главная миссия проекта, вариант решения актуальной для бизнеса проблемы. Например, в роли приоритетного направления развития компания может определить необходимость повышения количества обращений через сайт. Это и будет являться основным замыслом. Задачами же данного проекта станут более подробные и конкретные меры. Именно от их выполнения будет зависеть скорость достижения желаемого результата. Так, в проекте по повышению числа онлайн-обращений, который мы выбрали как пример целеполагания, в роли конкретных шагов могут выступать следующие меры.

Все это ― небольшие, но обязательные шаги. Без их исполнение не получится достичь желаемого результата по росту количества лидов.

Стоит особо подчеркнуть, что ключевые установки, заданные в рамках проекта, всегда должны быть подчинены стратегии развития бизнеса. Они находятся на уровень выше промежуточных задач, то есть являются для организации более приоритетными и крайне редко меняются в ходе осуществления согласованного плана действий.

Как правильно определить цели проекта?

Планирование производственной деятельности компании требуется осуществлять поэтапно. На первом базовом уровне определяется цель проекта. Она должна быть конкретной, понятной и полезной. Подобные критерии стоит обязательно учитывать при установке цели проекта, но они являются далеко не единственными. Еще есть требования о возможности измерить цель, ограниченности во времени, реалистичности. Если вы не знаете, как определить цель, отвечающую всем этим параметрам, ответьте на максимальное число вопросов из списка ниже. Они помогут описать миссию проекта наиболее полно.

Подробно ответив на все эти вопросы, можно будет сформулировать детальное описание того результата, который должен быть достигнут организацией. С помощью небольшого анкетирования вы сможете поставить цель, в полной мере отвечающую 5 основным критериям.

К непосредственной постановке задач и выбору путей решения стоит приступать только после определения цели проекта и ее утверждения. Созданный на ее основе список мер и шагов, обязательных к исполнению, поможет правильно структурировать работы в плане действий для конкретных подразделений и участников команды. В этом документе обычно указывают все нюансы и проблемы, способные повлиять на результат, описывают хронологию выполнения тех или иных процедур, формулируют прогнозы и составляют список мероприятий, призванных предотвратить возможные срывы сроков из-за влияния факторов внешней или внутренней среды, других непредвиденных обстоятельств.

Чтобы достигнуть намеченного результата максимально быстро и с минимальными затратами, важно предельно четко сформулировать цель и задачи развития проекта, описав в них как можно больше значимых деталей. Сделать это будет проще, если работать в направлении от общего к частному, не пропуская промежуточных этапов подготовки. Именно поэтому вначале определяются основные цели, а затем осуществляется постановка задач для реализации проекта.

Пирамида целей и ее базовые принципы

Техники и методы целеполагания разнообразны. Среди них есть и так называемая пирамида целей. Она подразумевает разделение используемых ориентиров по уровням значимости. Чтобы понять, как составить подобную пирамиду, нужно ознакомиться с теми ступенями, которые обычно в ней представлены.

Пирамида целей не поможет разом увеличить производительность труда. Она больше нужна для согласованной реализации разных элементов бизнес-стратегии, которая рассчитана на долгий путь развития. Внедрив пирамиду целей в повседневную деятельность и текущий управленческий процесс, можно обеспечить максимальную концентрацию усилий в конкретном направлении. С ее помощью вам будет проще ставить задачи в соответствии с утвержденным вектором развития и избегать конфликта интересов между проектами.

Постановка SMART-целей

Буква внутри аббревиатуры SMART обозначают свои критерии, которым должна соответствовать достижимая цель работы. Их расшифровка и все вспомогательные вопросы представлены в таблице ниже.

Элемент аббревиатуры	Перевод	Расшифровка	Контрольные вопросы
Specific	Конкретность	Поставленная задача должна иметь четкую связь с тем проектом, которым вы занимаетесь.	Какого итога нужно добиться? Почему он важен именно сейчас?
Measurable	Измеримость	Задача проекта должна иметь свои критерии, по которым можно понять, выполнена ли она, и в каком объеме.	Какие KPI нужно получить по завершении всех работ?
Achievable	Достижимость	Цель и задачи, подчиненные ей, должны быть выполнимы.	Какие ресурсы и средства нужны для достижения цели? Есть ли они в наличии?
Relevant	Соответствие стратегическим планам и целям компании	Поставленная на этапе разработки проекта задача не должна противоречить видению, ценностям, стратегии и другим интересам бизнеса.	Поможет ли решение этой проблемы в развитии компании? Каким образом?
Time bound	Ограниченность во времени	Должны быть установлены четкие сроки, к которым нужно добиться желаемого результата; ограничение по времени устанавливается на основании актуальных бизнес-потребностей и имеющегося материального обеспечения.	К какой дате или за какой промежуток времени выполнение намеченного плана требуется завершить?

Постановка целей проекта по технике SMART имеет свои плюсы и минусы. Из основных преимуществ методики, стоит выделить следующие особенности.

Алгоритм SMART имеет несколько слабых мест.

Чтобы добиться максимальной пользы от SMART-целей, не пренебрегайте промежуточным контролем. Старайтесь периодически сверяться с текущим уровнем выполнения задач, делитесь промежуточными итогами с сотрудниками, что поможет повысить их мотивацию. Старайтесь сохранить гибкость, чтобы иметь возможность корректировки целей, если вдруг потребности компании изменятся или возникнут новые неучтенные обстоятельства.

Причины, мешающие достижению целей и задач

Целеполагание ― сложный и ответственный процесс. Ошибки, допущенные в нем, приведут к увеличению сроков реализации проекта, нарушению рамок бюджета или снижению качества результата. Такому исходу может способствовать одна из следующих причин или их комплекс.

Чтоб заметить какой-либо из сбоев необязательно проводить тщательных исследований. Их можно будет выявить уже на начальных этапах проведения запланированных мер и шагов. Если не принять необходимых усилий по устранению выявленного диссонанса, он будет только расширяться и множиться. Поэтому грамотное целеполагание должно использоваться совместно с инструментами операционного контроля и эффективного управления персоналом.

Заключение

Мы выяснили, что значит умение правильно ставить цели, насколько этот навык важен в системе управления. Поговорили о значимости целеполагания в коммерческом успехе бизнеса, выяснив, что хорошо разработанная стратегия и план ее реализации могут стать не просто руководством к действию, но и источником вдохновения для неустанной эффективной работы.

Чтобы тот итог, который в плане проекта является желаемой целью, был достигнут в полном объеме, он должен быть понятным, прозрачным, релевантным другим интересам бизнеса. Важно донести его видение и значимость до всех участников рабочего процесса. Только в этом случае удастся правильно выстроить эффективный алгоритм действий и добиться максимальной отдачи от коллектива, где каждый понимает свою роль в реализации утвержденной стратегии.