Как найти дебиторскую задолженность должника

Дебиторская задолженность — это все суммы, которые бизнесу должны заплатить другие лица: покупатели, сотрудники, государство, страховые компании и так далее. 

Компания, которая вправе требовать погашения долга — это кредитор. А должник — дебитор. Поэтому задолженность других лиц перед компанией и называют дебиторской.

Дебиторская задолженность — это не всегда денежный долг, обычно в дебиторку попадают все неисполненные обязательства контрагента.

Пройдемся по основным вариантам дебиторки с типичными примерами.

Важно! Неустойки, пени и штрафы попадают в категории «Дебиторской задолженности» только в том случае, если (п. 76 Положения по ведению бухгалтерского учета,утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• контрагент признал наличие долга;
• на сумму неустойки есть вступившее в силу решение суда.

Дебиторка появляется там, где стороны исполняют свои обязательства друг перед другом в разные моменты времени. Объясним на нескольких примерах.

Дебиторка — это часть деятельности. Для многих покупателей получение отсрочки — это основное требование для заключения договора.

Дебиторка показывает сумму обязательств, по которым компания еще не получила встречного исполнения. Например, услугу оказали, но оплата пока не поступила.

С одной стороны, рост дебиторки показывает на деловую активность бизнеса: происходит отгрузка товаров, вносятся предоплаты и так далее. Но дебиторская задолженность — это не деньги.

Важно! Ситуацию из примера называют кассовым разрывом — рассчитываться перед своими поставщиками нужно сегодня, а деньги от покупателей поступят позже. Чем выше дебиторка, тем выше риск попадания на такой разрыв. 

Кроме того, дебиторская задолженность сопряжена с риском ее непогашения. Поэтому прежде чем предлагать отсрочку покупателю или вносить предоплату поставщику, рекомендуем проверять своего контрагента. О том, как это сделать, мы рассказали в статье «Как проверить поставщика, а иногда и покупателя».

Кредиторская задолженность — это наоборот долги бизнеса перед его кредиторами: поставщиками, бюджетом, сотрудниками и так далее. Иногда кредитором может быть даже покупатель, например, если он внес предоплату или требует вернуть деньги за бракованный товар.

К кредиторским долгам относятся:

• предоплаты от покупателей;
• долги перед поставщиками;
• долги по заработной плате;
• начисленные и неуплаченные налоги и взносы;
• полученные кредиты и займы и так далее.

Кредиторка возникает тогда, когда контрагент свои обязательства исполнил, а вот компания еще нет.

Дебиторку можно группировать по различным признакам. Разберем основные признаки классификации.

Вероятность погашения

По вероятности погашения дебиторку подразделяют на сомнительную и безнадежную.

Сомнительная задолженность — долг дебитора, который не обеспечен залогом, поручительством или банковской гарантией и который не погашен или не будет погашен в срок (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета,утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). В Налоговом кодексе сомнительной задолженностью признается только необеспеченный и непогашенный долг в установленный срок  (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Безнадежная задолженность — долг с истекшим сроком исковой давности или задолженность уже ликвидированных дебиторов (п. 2 ст. 266 НК РФ). 

По общему правилу срок исковой давности 3 года (ст. 196 ГК РФ). По истечению срока исковой давности кредитор теряет право на обращение с исковым заявлением о взыскании долга в суд.

Истечение срока начинается с того дня, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своих прав (ст. 200 ГК РФ). Эти даты зависят от условий договора с дебитором::

• если договором установлен срок платежа — исковая давность считается со дня, следующего за последним днем платежа по договору;
• если в договоре срок не установлен — кредитор имеет право самостоятельно установить дату погашения долга, исковая давность начинает отсчет после этой даты;
• если в договоре срок не установлен, но кредитор направил претензию о погашении задолженности — исковая давность начинает течь со дня выставления требования.

Сроки погашения

По срокам погашения дебиторка делится на краткосрочную и долгосрочную.

Краткосрочная или текущая задолженность — дебиторка со сроком погашения до одного года. Например, отгрузка товаров с отсрочкой, краткосрочный займ, предоплата поставщику.

Долгосрочные долги — дебиторка со сроком погашения более одного года. Например, долгосрочные займы на крупные инвестиционные проекты.

Сроки погашения обязательств

По типу оплаты обязательств дебиторка бывает срочная (нормальная) и просроченная.

Срочная задолженность — долги дебитора, время погашения которых еще не наступило. 

Просроченная задолженность — долги дебитора, по которым нарушены сроки исполнения.

Например, если товары были отгружены покупателю с отсрочкой на 10 дней, то долг дебитора считается нормальным в рамках десятидневного срока. Но если он не рассчитается за это время, то задолженность уйдет в разряд просроченных.

Дебиторы

Долги можно группировать в зависимости от того, кто является должником. Вот несколько вариантов дебиторов и свойственной им задолженности:

• поставщики — задолженность по внесенным предоплатам в счет будущих отгрузок;
• покупатели — задолженность за отгруженные в их адрес товары, работы и услуги;
• бюджет и внебюджетные фонды — задолженность госбюджета в результате переплаты по налогам и взносам;
• сотрудники — долги по полученным займам, подотчетным суммам, переплаченной зарплате, нанесенному ущербу;
• учредители — задолженность по взносу в уставный капитал.

Дебиторка — это актив компании, который учитывают в бухгалтерском балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность». Задолженность подлежит обязательной инвентаризации независимо от сроков погашения.

Для учета дебиторки используют следующие счета бухгалтерского учета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Накопление дебиторской задолженности отражается по дебету вышеназванных счетов. А погашение или списание — по кредиту.

Рубль дебиторской задолженности — это недополученный рубль «реальных» оборотных средств: денег на счетах, товаров и сырья на складах и так далее. Поэтому дебиторкой нужно правильно управлять.

Контроль дат погашения дебиторской задолженности

Кредитор должен самостоятельно отслеживать платежную дисциплину своих дебиторов. Для этого ведут учет дат погашения долгов и рассылают должникам напоминания о предстоящих платежах.

Доверять платежную дисциплину должнику — риск. В оплате собственных долгов дебитор заинтересован гораздо меньше, чем его кредитор. 

В идеале лучше автоматизировать контроль за долгами дебиторов. «Ручной» контроль требует больших трудозатрат, которые растут пропорционально количеству дебиторов.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Дебиторка — это актив компании, который подлежит инвентаризации. В некоторых случаях эта процедура может быть организована по инициативе компании, а в некоторых, например, при подготовке годовой отчетности или при реорганизации — она обязательна.

Инвентаризация помогает выявить сомнительную и безнадежную задолженность. С первой необходимо работать, чтобы успеть взыскать ее до тех пор пока она не перейдет в разряд безнадежной.

Несмотря на свое название, с безнадежной задолженностью тоже можно работать. Для начала нужно проверить сроки исковой давности — даже если они истекли, можно попробовать их восстановить.В таком случае долг перейдет в разряд сомнительных и его можно будет взыскать через суд.

Проверка должников

Проверять контрагента нужно не только перед заключением договора, но и в то время, когда он уже стал дебитором компании. Даже если на момент подписания контракта финансовая устойчивость партнера была на уровне, то после она могла резко снизится.

В некоторых ситуациях нужно действовать быстро, чтобы успеть взыскать с дебитора свои деньги. Это, например, банкротство должника или его ликвидация.

В «Картотеке арбитражных дел (КАД)» по ИНН контрагента можно найти все судебные процессы, где он принимал участие. В первую очередь ищем банкротные дела (они обозначены красной буквой «Б»). 

Узнать о введении процедуры банкротства контрагента также можно в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве (ЕФРСБ).

Если в отношении партнера возбуждено дело о банкротстве, нужно готовить заявление о включении в реестр требований кредиторов. В таком случае задолженность будет погашена за счет реализации имущества должника.

Если банкротных дел нет, смотрим судебные дела, где партнер выступает ответчиком. Большое количество исковых заявлений о взыскании долгов — явный признак ухудшения финансового состояния контрагента. Следовательно, возрастает риск неоплаты долга. Лучше подготовить претензию и исковое заявление.

Нахождение дебитора в процессе ликвидации — плохой знак. Ведь если процедура будет завершена, то должник фактически исчезнет. Узнать о ликвидации или реорганизации можно с помощью официального сервиса ФНС «Прозрачный бизнес».

В части дебиторов-покупателей компания должна предусмотреть в коммерческой политике основные моменты предоставления отсрочек и рассрочек. То есть в политике должны быть ответы на следующие вопросы:

• на какой максимальный срок менеджер по продажам может предоставить отсрочку;
• с кем необходимо согласовать предоставление отсрочки;
• на какие суммы отгрузок можно дать отсрочку, а на какие нет;
• каким условия должен соответвовать покупатель, чтобы получить отсрочку.

Оставлять решение на усмотрение менеджера — не самое верное решение. Как сотрудник, отвечающий за продажи, он может не знать всех тонкостей финансового положения своего работодателя. Поэтому будет лучше, если менеджер по продажам будет согласовывать отсрочку с финансовыми и юридическими службами.

При работе с дебиторами-поставщиками также необходим определенный алгоритм. Не стоит все решения отдавать на усмотрение менеджера по закупкам. Как минимум он должен получить:

• согласие экономиста или бухгалтера, которые проверят, что внесение предоплаты не приведет к кассовому разрыву;
• согласие юриста, который проверит благонадежность контрагента.

Снижение дебиторской задолженности — это путь к повышению финансовой устойчивости компании. Условно с дебиторкой можно работать двумя способами:

• обеспечить своевременную оплату за счет страховых и банковских инструментов;
• продать имеющуюся дебиторку другим организациям.

Далее разберем основные инструменты для сокращения задолженности контрагентов.

Цессия — уступка права требования

Дебиторка — это имущество компании. Ее можно продать, как и большинство активов организации.Продажа дебиторской задолженности называется переуступкой права требования или цессией. 

После оформления договора цессии происходит смена кредитора. Эта процедура регулируются ст. 388 — 390 ГК РФ. Переуступка права требования может быть совершена на возмездной или безвозмездной основе. С целью погашения дебиторки будем рассматривать первый вариант.

Цессия позволяет быстро превратить задолженность в реальные деньги. Однако маловероятно, что новый кредитор купит долг дебитора по его номинальной стоимости. Обычно стоимость переуступки включает в себя дисконт за риски, которые принимает на себя новый кредитор. Величину скидки определяют в зависимости от суммы, сроков погашения, платежеспособности должника и так далее. 

Факторинг

Факторинг — это практически цессия. Однако в роли нового кредитора выступает не третья организация, а непосредственно банк или факторинговая компания. Вот алгоритм, как это работает на примере поставщика:

1. Поставщик отгружает покупателю готовую продукцию.
2. Поставщик выставляет счет на отгруженную сумму факторинговой компании.
3. Фактор производит частичную оплату, например 70 — 90 %.
4. Покупатель проверяет товар.
5. Факторинг перечисляет окончательную оплату, если покупатель подтвердил, что отгруженная продукция соответствует условиям контракта.
6. Покупатель перечисляет оплату факторинговой компании в установленные в договоре сроки.

Варианты получения оплаты от фактора могут отличаться. Например, часть суммы поставщик получает сразу, а другую часть — только после того как покупатель рассчитается с банком. Условия стороны оговаривают в договоре.

Плюс факторинга в том, что поставщик сразу получает деньги за отгрузку. Вся работа по проверке покупателя и взысканию в случае неоплаты перекладывается на плечи банка или факторинговой компании. Однако за свои услуги фактор потребует комиссию. Обычно она близка к рыночной ставке по банковским кредитам.

Факторинговыми услугами могут пользоваться не только поставщики, но и покупатели. Например, если продавец просит предоплату, внести ее может не покупатель, а факторинговая компания. Этот вариант также избавляет от дебиторской задолженности, но за услуги факторинга придется заплатить.

Вексель

В счет оплаты покупатель может предоставить поставщику вексель. Это долговая ценная бумага, дающая векселедержателю право требовать от векселедателя оговоренной суммы в установленный срок. Оформляется вексель по строго установленной форме.

Векселедержатель (кредитор) может продать вексель другому лицу. И уже новый кредитор будет предъявлять его должнику для погашения. В целом операция похожа на цессию, но продажа векселя оформляется проще.

Страхование дебиторской задолженности

Страхование — это не инструмент снижения дебиторской задолженности. Правильнее сказать, что страхование — это инструмент для устранения рисков перехода нормальной задолженности в просроченную.

Страховая компания выступает гарантом того, что дебитор рассчитается с поставщиком в установленные в договоре сроки. А если должник этого не сделает, то оплату проведет страховая компания. 

Страхование — это не дешевая услуга. Поэтому применяют ее в рискованных и дорогостоящих операциях. Страховая компания берет на себя функции по проверке дебитора.

При выборе данного инструмента внимательно изучайте страховой договор и условия выплаты страховой премии. Иногда страховые составляют контракт таким образом, что получить премию становится затруднительно.

Банковская гарантия

Банковская гарантия — гарантийный документ банка-гаранта, обеспечивающий выполнение обязательств по контракту одной из сторон. Этот инструмент очень похож на страхование, но его выдает не страховая компания, а банк.

Банковские гарантии широко распространены в государственных закупках. При заключении госконтракта поставщик предоставляет заказчику банковскую гарантию, подтверждающую, что если поставщик не сможет исполнить свои обязательства, то банк выплатит заказчику денежное обеспечение.

Получить банковскую гарантию можно также и на договор между двумя организациями, в таком случае она будет называться коммерческой. При заключении контракта дебитор предоставляет поставщику банковскую гарантию. И если должник самостоятельно не рассчитается с кредитором в обозначенный срок, то поставщик сможет взыскать причитающиеся ему деньги напрямую с банка-гаранта.

Для минимизации рисков возникновения сомнительной и безнадежной задолженности подойдут следующий инструменты.

Авансовые расчеты

Простой вариант снижения дебиторки — работать с покупателями по 100% предоплате или требовать ее в момент отгрузки товаров. При такой работе дебиторка образовываться не будет.

Однако требование о предоплате снижает конкурентоспособность компании, так как поставщики аналогичных товаров и услуг могут предлагать отсрочку своим клиентам, что делает их условия более привлекательными.

Обеспечение

От ненадежного дебитора можно потребовать обеспечение. Вариантов несколько:

• поручительство третьего лица — если дебитор не рассчитается самостоятельно, кредитор может потребовать деньги у поручителя;
• залог — если дебитор не рассчитается по долгам, можно будет взыскать заложенное имущество;
• банковская гарантия — если дебитор не погасит задолженность, потребовать долг можно у банка-гаранта.

Аккредитив

Аккредитив — специальный банковский счет. Работает он по следующему алгоритму:

1. Банк открывает аккредитив.
2. Покупатель перечисляет на аккредитив деньги.
3. Банк уведомляет поставщика о зачислении.
4. Поставщик исполняет свои обязательства: отгружает товары или оказывает услуги.
5. Покупатель и поставщик подписывают документы, подтверждающие исполнение договора.
6. Поставщик предоставляет в банк подписанные документы.
7. Банк перечисляет деньги с аккредитива на счет поставщика.

Этот инструмент обеспечивает максимальную безопасность при расчетах. Однако открытие аккредитива облагается комиссией.

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность с истекшим сроков исковой давности и нереальная для взыскания подлежит списанию. Списывается дебиторка либо в прочие расходы компании, либо в счет резерва по сомнительным долгам, если он был создан.

Списанная дебиторская задолженность отражается на забалансовых счетах бухучета в течение 5 лет. Такой порядок предусмотрен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. Предполагается, что в течение 5 лет имущественное положение должника может поменяться, и он сможет закрыть свой долг.

Проблемная дебиторка — это задолженность, которая уже стала просроченной или с высокой вероятностью ею станет. Ее необходимо как можно скорее взыскать.

В первую очередь пишут претензию, в которой указываю сумму долга, период просрочки, начисленные неустойки и ожидаемую дату погашения. Претензионный порядок урегулирования спора — обязательное требование для обращения в Арбитражный суд (ст. 4 АПК РФ).

Обычно в договорах стороны предусматривают ответственность за нарушение сроков исполнения обязательства. Этой возможностью стоит воспользоваться и потребовать с нарушителей уплаты неустоек.

Если в течение 30 календарных дней от дебитора нет ответа или, наоборот, его ответ не устраивает компанию, кредитор имеет право обратиться с исковым заявлением в Арбитражный суд (п. 5 ст. 4 АПК РФ).

Застраховать уже просроченную задолженность или продать ее фактору не получится. Но можно попробовать продать ее компании, которая специализируется на взыскании проблемной дебиторки. Однако наличие просрочки предполагает большой дисконт при продаже.

Специальные сервисы проверки контрагентов, например, API Контур.Фокуса способны рассчитать вероятность неплатежей компании с разной степенью риска: высокой и средней.  Система  проанализирует данные о бизнес-партнере, определит рисковые факторы по каждому юрлицу и выделит цветом проблемные компании. 

Например, если программа выявит факторы, связанные с грядущей ликвидацией, банкротством, падением выручки на 50%, то фирма будет выделена красным. Наличие за последние 12 месяцев сведений о банкротстве руководителя, ограничениях операций по банковским счетам укажет на среднюю степень риска — компания будет выделена желтым цветом.

Список проблемных контрагентов сформируется автоматически, останется только проанализировать каждый конкретный случай. Маркеры, по которым высчитывается вероятность банкротства, можно настроить по принятому регламенту проверки вашей компании, что исключит неоправданное срабатывание стоп-сигналов. Такой подход экономит время ответственных специалистов, исключает ошибки из-за человеческого фактора и помогает снизить риски. 

Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность? Вопрос может возникнуть и у бухгалтера-новичка, и у опытного специалиста, осваивающего новое для него ПО.

ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ: ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Предприятия, осуществляющие хозяйственно-финансовую деятельность, проводят расчеты с контрагентами. Если предприятие отгрузило продукцию или выполнило работы и услуги до момента поступления на расчетный счет денежных средств (платежей), то возникает дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность — это задолженность поставщиков и подрядчиков, работников предприятия, контрагентов-заказчиков, которые должны данному предприятию за реализованные товары, работы, услуги. Дебиторами могут быть как юридические, так и физические лица.

Суть дебиторской задолженности заключается в том, что в бухгалтерском учете эти долги считаются в составе актива, то есть фактически они еще не оплачены, а в прибыль входят. Следовательно, состояние дебиторской задолженности влияет на финансовое положение предприятия.

Задача любого предприятия — постоянный контроль и анализ дебиторской задолженности. Для решения этой задачи нужно формировать отчеты о состоянии долгов, их величине и составе.

Состав дебиторской задолженности:

• задолженность по выданным поставщикам авансам в счет предстоящих поставок;
• задолженность по расчетам с подотчетными лицами;
• задолженность контрагентов-покупателей по расчетам за товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• переплата налогов в бюджет;
• расчеты по «входному» НДС;
• задолженность страховых взносов от фонда социального страхования (ФСС), если суммы пособий по больничному листу и в связи с материнством превышают начисленные страховые взносы;
• задолженность по выданным займам;
• задолженность по расчетам с лицами, которые должны компенсировать ущерб;
• прочая задолженность предприятию.

ПРИМЕР АНАЛИЗА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Анализ дебиторской задолженности можно провести в такой последовательности:

1. Анализ структуры, движения и состояния дебиторской задолженности.
2. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения.
3. Определение доли дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов, расчет показателей оборачиваемости, оценка соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от реализации.
4. Анализ соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

Анализ структуры, движения и состояния дебиторской задолженности

Рассмотрим структуру краткосрочной дебиторской задолженности учреждения здравоохранения в динамике за один финансовый отчетный год (табл. 1).

Из таблицы 1 следует, что краткосрочная дебиторская задолженность на конец 2018 г. снизилась на 412 852 руб. по сравнению с его началом.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям составляет наибольший удельный вес в общем объеме задолженности организации: 60,74 % на начало года и 58,81 % на конец.

Задолженность по авансам, выданным поставщикам, имела положительную динамику и снизилась на конец года на 73 194 руб.

Расчеты по налогу на добавленную стоимость в конце 2018 г. составили 206 038 руб. против 294 582 руб. на начало года, сократив дебиторскую задолженность на 88 544 руб.

Сумма дебиторской задолженности по социальному страхованию на конец года — 126 782 руб. Задолженность образовалась из-за превышения суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности над суммой страховых взносов в ФСС.

Все показатели по дебиторской задолженности на конец года имели положительную динамику.

Дебиторская задолженность поставщиков

Рассмотрим дебиторскую задолженность поставщиков в разрезе каждого договора по сумме и срокам возникновения, выясним причины ее образования.

В период между оплатой поставщику и отгрузкой ему товара, выполнением работы или оказанием услуги образуется дебиторская задолженность и возникает финансовая обязанность контрагента по погашению этого долга. Данный период может длиться несколько дней или месяцев в зависимости от условий, оговоренных сторонами в договоре.

Расчеты по выданным авансам с дебиторами и расчеты с поставщиками связаны. Если поставщику перечислен аванс за предстоящую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), то в балансе образуется дебиторская задолженность поставщика перед организацией до даты поставки товаров.

Если поставщик сначала поставил материальные ценности (выполнил работы, оказал услуги), то у организации возникает кредиторская задолженность до момента проведения оплаты.

Определим суммы и сроки задолженности с помощью табл. 2.

Согласно данным табл. 2 дебиторская задолженность на конец 2018 г. составила 174 530 руб. Задолженность по срокам:

• до 30 дней — 58 179 руб. Объясняется тем, что по договору услуги связи и коммунальные услуги оказывают в следующем месяце после предоплаты. Дебиторская задолженность по материалам — 24 755,66 руб., поставки осуществляются в течение 30 дней после предоплаты;
• от 31 до 60 дней — 27 751 руб.;
• от 61 до 180 дней — 88 600 руб. (за лабораторный прибор, который согласно договору поставки ООО «Медтехника» должен отгрузить и доставить в конце первого квартала 2019 г.).

Просроченная задолженность отсутствует.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям

По данным табл. 1 видно, что в структуре дебиторской задолженности наибольший удельный вес имеет задолженность, связанная с продажей материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг.

Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент оплаты заказчиком-покупателем. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты регулируются двухсторонним договором и календарным планом.

Для анализа дебиторской задолженности по выполненным работам сформируем табл. 3 и оценим состояние «дебиторки» по размеру и срокам возникновения.

Как видно из табл. 3, дебиторская задолженность на конец первого полугодия 2019 г. составила 809 773 руб.

Долг образовался за заводом «УМЗ» в сумме 40 600 руб., задолженность по сроку — четыре месяца. Работа выполнена 03.03.2019 полностью в сумме 81 200 руб., а оплата произведена лишь частично (40 600 руб.).

Долг за компанией «Триод» — 60 200 руб. Работа выполнена 28 марта, оплата не произведена. Дебиторская задолженность по сроку — три месяца.

Дебиторская задолженность со сроком два месяца числится за двумя контрагентами:

• ТЦ «КОР» — 128 435 руб.;
• приборостроительным предприятием — 27 174 руб.

Долги за другими контрагентами составляют по срокам от одной недели до месяца.

Счета формируют на основании договора, заключенного между заказчиком и исполнителем. Чтобы проконтролировать выполнение обязательств, рассматривают каждый договор (в программе «1С» находят нужный). В найденном договоре открывается несколько счетов, предъявленных заказчику за определенный период. По каждому из них можно определить период, сумму счета, а также состояние текущего договора — реализация и оплата. В каждом договоре оговариваются сроки исполнения и оплаты (табл. 4).

На основании оценки сроков задолженности по каждому заказчику организация должна взыскать дебиторскую задолженность.

Просроченная задолженность возникает, когда контрагент не выполняет договорные условия, то есть не производит оплату в установленный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Вероятность возврата долга зависит от срока просрочки платежа. Чтобы получить деньги от контрагента, нужно работать с дебиторской задолженностью с первого дня просрочки.

Структурирование дебиторской задолженности путем ее сквозного анализа по срокам возникновения позволяет оценить возможные неплатежи. В соответствии с данным методом все счета заказчиков-покупателей нужно классифицировать по срокам возникновения дебиторской задолженности:

• срок погашения еще не наступил;
• просроченная задолженность до 30 дней;
• просроченная задолженность от 31 до 60 дней;
• просроченная задолженность от 61 до 90 дней;
• просроченная задолженность более 90 дней.

Срок нормальной просрочки зависит от вида деятельности организации.

Первые 30 дней считаются рабочей просрочкой. В этот период нужно вести переговоры с контрагентами, выяснить причины неуплаты долга, сослаться на договор и календарный план, оговорить сроки погашения дебиторской задолженности.

Если срок по договору истек, следует напомнить о необходимости оплаты долга: направить заказчику письмо, сделать рассылку напоминаний о погашении долга по электронной почте. Если у контрагента финансовые затруднения, нужно заручиться от него гарантийным письмом об обязательстве оплаты.

Если контрагент не торопится с оплатой, нарушает график платежей, то запланированные услуги на последующий период можно приостановить.

В случае неуплаты необходимо подготовить документы по доказательству долга — акт сверки взаиморасчетов, подписать его в двухстороннем порядке, заручиться от покупателя-должника письменным признанием дебиторской задолженности. В случае невозможности разрешить спорные вопросы документы о признании долга подтвердят факт задолженности в суде.

Если контрагент-должник не принимает никаких действий по оплате долга и задолженность не удается вернуть, юристу учреждения следует подготовить исковое заявление и подать его в арбитражный суд.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц

Денежные средства выдаются авансом подотчетным лицам (материально ответственным сотрудникам) для совершения хозяйственных операций. В данном случае возникает дебиторская задолженность перед организацией.

К СВЕДЕНИЮ

Перечень сотрудников, имеющих право на получение средств под отчет для служебных расходов, закрепляют в приказе по организации.

За выданные суммы подотчетные лица должны отчитаться, а оставшиеся деньги вернуть в кассу. Это позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должно представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения. Дебетовый остаток в конце каждого месяца закрывается. Исключением могут быть суммы, выданные сотрудникам на командировочные расходы.

Согласно данным табл. 1 остаток на начало 2018 г. составил 8160 руб. по командировочным расходам, так как сотрудник в этот период находился в командировке и не отчитался за полученные деньги.

Дебиторская задолженность по социальному страхованию

Первые три дня больничного работодатель оплачивает за счет собственных средств, начиная с четвертого дня — за счет средств ФСС. Также за счет ФСС выплачиваются детские пособия.

Сумму страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащую уплате в ФСС, плательщик страховых взносов уменьшает на сумму произведенных им расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

Если суммы выплаченных пособий больше сумм страховых взносов, начисленных за тот же период, за ФСС образуется задолженность. В этом случае учреждение обращается в фонд, представляет отчет о дебиторской задолженности. На основании представленного отчета ФСС перечисляет средства учреждению, тем самым погашая дебиторскую задолженность.

В таблице 1 дебиторская задолженность по социальному страхованию на конец года составила 126 782 руб. Она образовалась следующим образом (табл. 5):

• начислено пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством за декабрь 2018 г. в размере 201 166 руб.;
• начислены взносы (2,9 %) на социальное страхование с фонда заработной платы:

2 564 960 руб. (зарплата) × 2,9 % = 74 384 руб.;

• дебиторская задолженность по взносам на социальное страхование:

201 166 руб. – 74 384 руб. = 126 782 руб.

Дебиторская задолженность по НДС

В бухгалтерском учете при авансовых платежах начисляются суммы НДС по предварительно полученным оплатам в счет предстоящей реализации товаров (работ, услуг).

Операции по НДС с полученных авансов образуют дебиторскую задолженность до закрытия этих авансов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Исчисленный с суммы предоплаты в счет предстоящих поставок НДС подлежит вычету в том налоговом периоде, в котором произведена отгрузка товаров (работ, услуг) (п. 6 ст. 172 НК РФ).

После отгрузки материальных ценностей (работ, услуг) дебиторская задолженность по НДС с полученных авансов уменьшается.

Из таблицы 1 видно, что дебиторская задолженность по расчетам НДС по авансам, полученным от заказчиков, на начало года составила 216 358 руб., а на конец года она уменьшилась до 160 940 руб.

Начисление налога, предъявленного учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам (выполненным работам, оказанным услугам), образует дебиторскую задолженность по НДС.

После получения счета-фактуры от поставщика суммы НДС списываются в качестве налогового вычета, тем самым погашается дебиторская задолженность по НДС.

По данным табл. 1, дебиторская задолженность расчетов по НДС по приобретенным материальным ценностям (работам, услугам) уменьшилась за период на 33 126 руб. (на начало года — 78 224 руб., на конец года — 45 098 руб.).

Расчет показателей оборачиваемости дебиторской задолженности

Для анализа дебиторской задолженности рассчитаем показатели оборачиваемости задолженности, которые характеризуют число оборотов долга в течение периода и среднюю продолжительность одного оборота (табл. 6).

Из таблицы 6 следует, что длительность оборота дебиторской задолженности в анализируемых периодах сократилась. Это говорит о снижении срока погашения дебиторской задолженности и является положительным фактором, поскольку ведет к высвобождению денежных средств из оборота.

Длительность оборота дебиторской задолженности составила:

• 2016 г. — 23,432 дня (задолженность погашалась в среднем 15,364 раза за период в 360 дней);
• 2017 г. — 22,467 дня (длительность оборота уменьшилась на 0,965; задолженность погашалась в среднем 16,024 раза);
• 2018 г. — 17,143 дня (длительность оборота сократилась на 5,324 (17,143 – 22,467); в среднем погашалась 21 раз).

Оценка соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки

Сравним темпы роста выручки с темпами роста дебиторской задолженности. Рост дебиторской задолженности оправдан, если сопровождается ростом выручки.

Темп роста дебиторской задолженности в 2017 г. по сравнению с 2016 г. составил 99,5 %, а темп роста выручки за тот же период — 103,7 %.

Темп роста дебиторской задолженности в 2018 г. по сравнению с 2017 г. составил 76,8 %, темп роста выручки — 100,6 %. Темпы роста выручки выше темпов роста «дебиторки».

Относительная экономия денежных средств за счет оборачиваемости дебиторской задолженности составила:

• 2017 г.: 79 234,17 руб. × –0,965 = 76 476,63 руб.;
• 2018 г.: 79 725,02 руб. × –5,324 = 424 467,96 руб.

Анализ соотношения дебиторской и кредиторской задолженности

Рассмотрим еще один важный показатель для оценки финансового состояния предприятия — соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в динамике за последние три года. Для этого воспользуемся табл. 7.

Из таблицы 7 следует, что в 2017 и 2018 гг. коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности в организации превышает 1, то есть дебиторская задолженность полностью покрывает кредиторскую. Это положительный фактор, так как организация имеет возможность расплатиться по своим обязательствам с кредиторами без привлечения дополнительных источников финансирования.

Если коэффициент меньше нормативного значения 2, то замедляется обращение ликвидной части оборотных активов в денежные средства.

Невысокие темпы роста дебиторской задолженности в сравнении с ростом кредиторской нарушают ликвидность баланса за счет возможной неспособности покрыть краткосрочные пассивы быстрореализуемыми активами. Возникает ситуация нехватки платежеспособных средств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отсутствие денежных средств для своевременных расчетов может повлиять на платежеспособность предприятия и стабильность поставок, нарушить ритм материально-технического снабжения.

В результате возникновения дебиторской задолженности отвлекаются средства из хозяйственного оборота. Предприятие испытывает риск непогашения долгов просроченной задолженности, что приводит к уменьшению прибыли.

Дебиторская задолженность является резервом дальнейшего получения денежных средств от заказчиков-покупателей за отгруженную продукцию. С другой стороны, не взысканная своевременно дебиторская задолженность говорит о недостаточном контроле работы с контрагентами.

Оперативность контроля и постоянный анализ дебиторской задолженности обязательно отразятся на финансовом результате предприятия.

Значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости, ведет к тому, что предприятию приходится привлекать дополнительные источники финансирования.

Одним из наиболее ликвидных активов компании является дебиторская задолженность. Ее сумма является показателем финансовой стабильности предприятия и даже может стать причиной дефицита финансирования, в частности, если не соотносить ее с кредиторской задолженностью и не уделять достаточного внимания управлению этими активами.

В сегодняшней статье поговорим о том, что такое дебиторская задолженность, какая она бывает, как образуется. Вы узнаете, какие операции можно с ней проводить, как анализировать и управлять дебиторкой, а также много других сопутствующих вопросов по теме.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – это сумма долга перед предприятием внешних контрагентов. В качестве последних могут выступать как физические, так и юридические лица, например, клиенты, поставщики, подрядчики, сотрудники и даже государство.

Термин «дебитор» происходит от латинского слова «debet» и переводится как «он должен».

К дебиторской задолженности относятся:

1. задолженность клиентов по расчетам за предоставленные услуги, выполненные работы или отгруженные товары;
2. задолженность поставщиков по авансам, выданным в счет будущих поставок;
3. долг по выданным кредитам и займам;
4. переплата налогов, в т. ч. НДС, и страховых взносов в государственные фонды РФ;
5. задолженность лиц, которые должны компенсировать ущерб предприятию;
6. задолженность работников перед компанией в случае переплаты по заработной плате или получения подотчетной суммы.

Особенность дебиторской задолженности в бухгалтерском учете в том, что все суммы долга учитываются в составе актива. Простыми словами – входят в доход, но фактически еще не оплачены. Соответственно, размер дебиторской задолженности оказывает непосредственное влияние на финансовое положение организации.

Каждая компания должна постоянно контролировать и анализировать дебиторскую задолженность. Реализовать это можно путем регулярного формирования отчетов о состоянии, величине и составе долгов.

Как и когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность возникает, когда две стороны одной сделки не выполняют обязательства друг перед другом одновременно.

Поставщик отгружает продукты, а оплата за них идет спустя какое-то время. Таким образом, в момент отгрузки из-за разрыва во времени появляется задолженность: у поставщика – дебиторская, у получателя – кредиторская. Существовать она может как несколько часов, так и несколько месяцев или даже лет, пока контрагент не расплатится по счету. Чем больше у компании клиентов, с которыми она работает с отсрочкой оплаты, тем более быстрыми темпами увеличивается дебиторская задолженность.

Вот перечень примеров ситуаций, при которых в учете возникла дебиторка:

• клиент закупил товар с отсрочкой платежа от 1 месяца;
• компания заказала товары либо услуги по предоплате;
• фирма выдала сотрудникам заработную плату авансом;
• предприятие оплатило налоги в сумме большей, чем положено;
• организация выявила недостачу;
• компания понесла убытки вследствие необоснованных затрат или мошенничества.

Когда контрагенты одновременно выполняют свои обязательства (например, розничная торговля), дебиторская задолженность не возникает.

Если истек срок погашения долга, а контрагент не заплатил по счету, можно говорить о возникновении просроченной дебиторской задолженности.

Виды дебиторской задолженности

Существуют различные виды дебиторской задолженности, которые можно сгруппировать по категориям в зависимости от нескольких признаков.

По срокам погашения:

• долгосрочная – срок погашения более 12 месяцев со дня заключения договора;
• краткосрочная – период погашения до 1 года после отчетной даты.

По срокам погашения обязательств:

• нормальная (срочная, текущая) – время погашать долг еще не пришло;
• просроченная – сроки погашения задолженности вышли.

По вероятности погашения:

• сомнительная – задолженность не имеет залога, банковской гарантии или поручительства, т. е. никак не обеспечена и, возможно, никогда не будет погашена;
• хроническая – на погашение задолженности требуется от 1 до 3 лет;
• безнадежная – задолженность с истекшим сроком исковой давности.

По типу должников:

• покупатели – не оплачен поставленный товар;
• поставщики – не получен оплаченный товар;
• государство – переплата в государственные фонды и бюджет;
• работники – выдача займа или аванса по зарплате;
• учредители – не оплачена доля уставного капитала.

По характеру обеспечения:

• банковская гарантия;
• поручительство;
• залог;
• без обеспечения.

Операции с дебиторской задолженностью

На предприятии могут проводиться различные операции с дебиторской задолженностью. Далее в статье читайте об основных из них, с которыми сталкиваются практически все коммерческие и бюджетные организации.

Расчет дебиторской задолженности

В бухгалтерском учете расчет дебиторской задолженности проводится, когда составляется отчетность, в частности, бухгалтерский баланс. Единой формулы и правила расчета этого показателя не существует, к тому же от предприятия к предприятию может отличаться структура дебиторской задолженности. Поэтому каждая фирма рассчитывает дебиторскую задолженность по-своему.

Предварительно следует собрать данные по всем счетам, где она числится в бухучете, проанализировать сумму задолженности, сроки ее погашения и общее число дебиторов. Затем бухгалтерия проводит сверку с контрагентами и выявляет сомнительные долги. После этого можно определить дебиторку.

Дебиторская задолженность может учитываться в указанных ниже счетах:

• 60 – задолженность подрядчиков и поставщиков;
• 62 – задолженность заказчиков и покупателей;
• 68, 69 – задолженность государственного бюджета и внебюджетных фондов;
• 70 – задолженность персонала при излишне выплаченной з/п;
• 71 – задолженность подотчетных лиц в случае невозврата неиспользованного аванса или несдачи авансового отчета;
• 73 – задолженность сотрудников по полученным от компании займам и возмещению материального ущерба;
• 75 – задолженность учредителей;
• 76 – задолженность различных дебиторов.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Минимум раз в год бухгалтерия проводит инвентаризацию имущества, которое числится на балансе компании, и всех ее обязательств, в том числе и дебиторской задолженности. Это важный процесс для предприятия, а процедура является обязательной:

• перед подготовкой годовой отчетности, налоговых форм и деклараций;
• для утверждения учредителями документов фирмы;
• при смене формы собственности или закрытии предприятия;
• при принятии на работу материально ответственных сотрудников;
• в случае форс-мажорных ситуаций, при которых активам компании был нанесен ущерб.

В процессе инвентаризации можно выявить безнадежные и сомнительные долги, а также получить информацию об общем состоянии расчетов с контрагентами. По результатам составляется специальный акт и справка о расчетах с дебиторами. В последней указывается сумма долга, причина его возникновения, данные должника, а также прилагаются дополнительные документы, которые могут подтвердить наличие долга и попытки организации взыскать его.

Бухгалтерия имеет право списать дебиторскую задолженность, если она признана безнадежной.

Списание дебиторской задолженности

Списанию подлежит дебиторская задолженность, исковая давность которой истекла, а также нереальные для взыскания долги. Списание проводится по итогам инвентаризации при наличии письменного обоснования и соответствующего приказа руководителя.

Если компания-кредитор оценила долг как нереальный для взыскания и списала его как убыток, в балансе задолженность продолжает отражаться еще 5 лет с момента списания для возможности ее погашения должником.

Невозможность погашения дебиторской задолженности подтверждается:

• выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации компании-должника;
• банкротством ООО / ЗАО или свидетельством о смерти ИП, который являлся дебитором.
• актом судебного пристава, который содержит информацию о невозможности взыскания долга;
• решением суда об отказе в удовлетворении требования компании-кредитора.

В зависимости от обстоятельств возможно два варианта списания дебиторской задолженности:

1. Есть запас финансовых средств на случай проблемной задолженности. В этом случае основанием для списания служит бухгалтерская справка. Для проводки применяют кредит 62 и дебет 63. Списываемая сумма указывается в сумме проводки и забалансовом отчете (дебет 007).
2. Резервы по сомнительным долгам отсутствуют. Порядок списания аналогичен предыдущему с той разницей, что для отражения задолженности используется кредит 62 и дебет 91.2.

После списания дебиторской задолженности составляется акт, в котором указывается:

• наименование и реквизиты компании (юридический адрес, индивидуальный номер);
• заголовок документа и цель составления (акт о списании долга);
• содержание, которое включает сведенья о списываемой задолженности и причины ее списания.
• подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

Взыскание дебиторской задолженности

В общую сумму долга включается непосредственно дебиторская задолженность в полной мере, а также неустойки, штрафы, пени. Размер последних определяется с учетом ставки ЦБ, если в договоре не прописаны другие санкции.

Взыскание дебиторской задолженности начинается с переговоров с контрагентом. Если должник аргументирует невозможность уплаты долга очень тяжелым материальным положением, можно оказать ему поддержку, предоставив отсрочку или рассрочку платежей, провести реструктуризацию долга.

Если отказ от выплаты объясняется различными субъективными причинами (претензии по качеству выполненных работ, поставленных материалов или других товаров, неточности в документах и т. д.), можно прибегнуть к услугам независимого специалиста-медиатора.

Если предыдущие методы не позволяют разрешить конфликт, контрагенту направляется досудебная претензия. Она оформляется в виде официального письма с требованием вернуть долг и отправляется заказным письмом с уведомлением. Дубликат можно выслать по электронной почте. В случае, если должник никак не реагирует на претензию или отвечает отказом вернуть долг, кредитору стоит обратиться в суд.

• Долг меньше 400 тысяч – можно подать заявление о выдаче судебного приказа.
• Долг больше 400 тысяч – в арбитражный суд подается исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности с документальным подтверждением долга, копией претензии и ответа на нее.

При удовлетворении судом требований кредитора будет выдан исполнительный лист, в соответствии с которым судебные приставы приступят к взысканию долга.

Компания, которая включена в реестр кредиторов, имеет право на взыскание долга с обанкротившегося предприятия. В этом случае стоимость долга будет выплачена из денежных средств, вырученных от продажи имущества.

Расчеты по обязательствам по конкретным видам деятельности предусматривают особые сроки:

• 75 дней – сельскохозяйственные предприятия;
• 45 дней – перерабатывающая и пищевая промышленность;
• 30 дней – другие отрасли.

По истечении срока исковой давности фирма теряет право взыскать задолженность через суд, и она становится безнадежной.

Снижение дебиторской задолженности

Для минимизации персональных рисков образования невозвратных и сомнительных задолженностей предприятия используют ряд инструментов.

• Авансовые расчеты. Такая система сотрудничества предполагает предоплату 100%, которая предупреждает возникновение большей части дебиторской задолженности. Однако не все контрагенты согласны работать по такой схеме. Вариант подходит в основном для сфер с низкой конкуренцией и компаний монополистов.
• Обеспечение сделки. В случае несвоевременной оплаты дебитором залог-обеспечение переходит в распоряжение поставщика или обязательства по исполнению расчетов берет на себя гарант. В качестве обеспечения может использоваться банковская гарантия, поручительство или залог.
• Аккредитив. Третьей стороной в таком договоре выступает банк, который оформляет аккредитив. Деньги от клиента поступают сначала в банк на спецсчет, затем банк уведомляет поставщика о том, что средства зачислены, и поставщик приступает к выполнению собственных обязательств. После предоставления документов об их исполнении банк перечисляет средства на счет компании-поставщика. Таким образом, интересы обеих сторон находятся под защитой, но услуги банка необходимо оплачивать дополнительно.

Комплексные меры по снижению дебиторской задолженности сводятся к следующим действиям:

• контроль платежей контрагентов и расчетов с ними;
• проверка благонадежности контрагентов;
• проверка полномочий и прав лиц, которые подписывают договоры;
• разработка и внедрение системы индивидуальной предоплаты;
• включение в договор информации о штрафах и пене за просрочку оплаты;
• напоминание о долгах сразу после просрочки и их незамедлительное взыскание.

Все перечисленное выше позволяет компании создать устойчивую финансовую основу и не допустить превращения нормальной задолженности в просроченную.

Страхование дебиторской задолженности

Защититься от невозврата дебиторской задолженности можно путем оформления страхового полиса. Страхование практикуют предприятия, которые работают с фирмами, закупающими продукцию под реализацию или в рассрочку. В этом случае, если вторая сторона сделки нарушит график платежей, откажется платить по счету или обанкротится, организация сможет претендовать на компенсацию со стороны страховой компании.

Существует два вида страхования дебиторки:

1. Страхование по полису. Полис выписывается на каждую отгрузку с отсрочкой платежа. В нем указывается номер накладной, дата отгрузки, сумма долга, кредитный лимит. При подаче заявления кредитором производятся выплаты в пределах кредитного лимита.
2. Генеральная схема. Компания заключает соглашение со страхователем, оно распространяется на все поставки контрагентам, которые оплачивают товар или услуги в рассрочку. Это доступно и для обычного предприятия, и для интернет-магазина. Также такая схема страхования удобна при работе с маркетплейсами и другими сайтами.

Для заключения договора страхования кредитор предоставляет страховщику список клиентов, реестр старения дебиторской задолженности и другую информацию.

Нужно понимать, что страховщик не страхует всю дебиторскую задолженность компании, а тщательно оценивает риски неплатежей в разрезе каждого контрагента. По сути – выполняет функции службы безопасности страхователя.

Продажа дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является обязательством контрагента. Компания может взыскать ее самостоятельно или продать, тем самым избавив себя от разбирательств и судебного производства. Оформить сделку продажи дебиторской задолженности можно разными способами.

1. Через цессию (договор уступки требования) – по трехстороннему договору, с вознаграждением или на безвозмездной (бесплатной) основе. Если сделка касается недвижимости, то регистрация в Росреестре обязательна.
2. Через факторинг – актуально, когда покупатель соглашается только на работу с отсрочкой платежа, а продавцу срочно нужна оплата. Кредитором поставщика выступает факторинговая компания или банк. Принцип работы такой:
   • продавец осуществляет отгрузку и выставляет счет факторинговой компании;
   • факторинговая компания оплачивает основную часть суммы по счету продавцу (например, 80-90%);
   • покупатель проверяет полученный товар, после чего продавец получает остаток суммы;
   • через прописанный в договоре срок покупатель перечисляет деньги на счет факторинговой компании, по факту получая отсрочку.
3. Через вексель – эта ценная бумага может служить оплатой, и сама по себе считается доказательством наличия обязательств перед кредитором. Позже ее можно передавать или продавать сторонней компании.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Чтобы знать, как быстро компания получает платежи за отгруженные товары, выполненные работы и оказанные услуги, применяют коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Его рассчитывают по следующей формуле:

RT = Объем реализованной продукции / Средняя сумма дебиторской задолженности

Еще проще определить коэффициент оборачиваемости дебиторки можно, просуммировав показатель на начало и на конец года, а затем разделив результат на 2.

Показатель оборотной дебиторской задолженности нужен, чтобы оценить эффективность работы с контрагентами по взысканию долгов. Чем он меньше, тем большее количество клиентов не способны исполнять обязательства. Если отмечается динамика показателя в сторону снижения, это связано с наличием проблем с реализацией продукции или услуг.

При большой дебиторской задолженности создается дефицит оборотных средств, это может привести к неспособности компании вести текущую деятельность, потере ликвидности и банкротству.

Управление дебиторской задолженностью

Чтобы минимизировать риски появления безнадежной дебиторской задолженности и, как следствие, недополучения прибыли и дефицита оборотных активов, необходимо своевременно возвращать долги, а лучше – предотвращать их возникновение. Работа, направленная на это, называется управлением дебиторской задолженностью.

Очевидно, что львиная доля обязанностей в данном случае ложится на финансовый отдел, но в управлении задолженностью также участвуют:

• бухгалтерия – отслеживает и предоставляет данные о неплатежах;
• служба безопасности – занимается проверкой надежности кандидатов в контрагенты;
• юридический отдел – составляет и направляет досудебные претензии и судебные иски;
• руководство компании – контролирует работу перечисленных структурных подразделений.

Этапы процесса управления дебиторской задолженностью

Контроль и управление дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы:

1. Планирование. Разработка внутренней корпоративной политики по управлению задолженностями, выявление допустимого предела, при котором фирма остается функциональной и сохраняет способность исполнять обязательства. Составление плана работ по борьбе с долгами, которые выходят за пределы допустимого значения.
2. Предоплата и отсрочка. Установление предоплаты для всех расчетов, когда это возможно и целесообразно. Назначение отсрочек, с помощью которых компания сможет вести учет средств, а контрагенты – погашать долги.
3. Санкции за просрочку платежа. Штрафы и пени как нельзя лучше позволяют контролировать дебиторскую задолженности.
4. мотивация персонала. Зарплата, которая зависит от результатов работы, хорошо стимулирует специалистов, ответственных за состояние дебиторской задолженности.
5. Распределение контроля за дебиторкой между сотрудниками предприятия. Чем лучше будут распределены обязанности, тем эффективнее будет управление дебиторской задолженностью.
6. Инвентаризация долгов. Проверке подлежит и дебиторская, и другие задолженности с целью их обработки. Необходимо проанализировать их, посчитать должников, сверить суммы, определить типы долгов, сформировать стратегию погашения.
7. Работа с должниками. Определение дедлайнов для контрагентов и регулярное напоминание о сроках расчета по договорам.
8. Анализ расходов по взысканию. Оценка реальных затрат на взыскание дебиторки в рублях. Неизбежные статьи расходов: почтовые, услуги доставки, оплата госпошлины, получение выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, составление судебного иска, судебные издержки.
9. Проверка платежеспособности. Если окажется, что кредитор запустил процесс банкротства и поэтому не погашает долг, важно успеть попасть в реестр кредиторов. Стоит убедиться в платежеспособности контрагента.
10. Автоматизация учета. Автоматизировать процессы, упростить бухгалтерский учет и исключить вероятность ошибок позволяют специальные программы. Например, в этом помогает облачный сервис «ЕКАМ».

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской

Если дебиторская задолженность – это деньги, которые должны вам контрагенты, то кредиторская задолженность – это сумма, которую ваша компания должна другим фирмам.

Сравним кредиторскую и дебиторскую задолженности на примерах.

Дебиторка	Кредиторка
Предоплата за покупки, услуги, работы	Долги перед поставщиками за отгруженные товары, выполненные работы или услуги
Отсрочка оплаты за уже выполненные обязательства	Полученные от поставщиков авансы
Налоги, сборы, соц. взносы, переплаченные государству	Налоги, соц. взносы, сборы, которые не были оплачены в положенный срок, и санкции по ним
Займы, выданные контрагентам или сотрудникам компании	Финансовые обязательства по исполнительным листам, которые были проигнорированы
Переплаты по отпускным, заработной плате и пр.	Задолженности по взятым займам, кредитам, овердрафтам
Подотчетные суммы, выданные работникам	Задолженности по зарплате и другим выплатам перед работниками

Анализ дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность анализируют, чтобы разобраться в ее структуре и соотнести с кредиторской. Этот процесс проводится в четыре этапа:

1. Соотношение показателей состояния дебиторской задолженности, ее структуры и движения.
2. Анализ задолженности в зависимости от срока ее возникновения.
3. Расчет доли долга в общей массе активов компании, показателей оборота, оценки соотношения скорости роста дебиторки к скорости получения выручки от реализации продукции, услуг или работ.
4. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности.

Один из первых показателей для анализа – коэффициент дебиторской задолженности (К_ДЗ) позволяет узнать, какую часть активов составляют долги. Это отношение суммы дебиторки ко всем активам предприятия. Его определяют по формуле:

К_ДЗ = Сумма всей дебиторской задолженности / Сумма активов компании

Дебиторскую задолженность всегда анализируют в отношении к кредиторской. Результат позволяет понять, рационально ли используются оборотные средства в бизнесе.

• Соотношение = 1. Оптимальное значение.
• Соотношение > 1. Признак излишнего отвлечения финансов из оборота компании, ставит фирму в зависимость от контрагентов.
• Соотношение < 1. Признак проблем с платежеспособностью и финансовой нестабильности бизнеса.

Соотношение дебиторки и кредиторки всегда нужно сопоставлять с другими показателями. Для получения объективной финансовой картины требуется комплексный финансовый анализ.

Сроки исковой давности и погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности указывается в договоре. Этот период может быть краткосрочным – до 1 года или долгосрочным – свыше 1 года.

Что касается исковой давности, то ее минимальный срок составляет 3 года, максимальный – 10 лет (в случаях, если он приостанавливался). Однако есть исключения, например, обращаться в суд в течение года можно, если есть задолженность по договору транспортной экспедиции.

Срок исковой давности начинает отсчитываться в зависимости от условий договора и обстоятельств, в частности:

• когда срок платежа прописан в договоре, срок давности отсчитывается с даты, следующей за последним днем выплаты согласно договору;
• когда в договоре не прописан срок платежа, дата выплаты задолженности может быть установлена кредитором, а срок давности будет отсчитываться после этой даты;
• когда в договоре отсутствуют сроки платежа, но компания-кредитор направила требование о погашении задолженности, срок давности начнется с даты выставления требования.

В некоторых ситуациях срок исковой давности приостанавливается, например:

• стороны пытаются достичь взаимных договоренностей, не обращаясь в суд, к примеру, привлекая посредника;
• в связи с форс-мажорной ситуацией кредитор не имел возможности обратиться в суд в последние 6 месяцев периода исковой давности;
• должник признает наличие задолженности и ведет переговоры о реструктуризации или гасит какую-то часть долга.

Если срок давности был приостановлен, а затем возобновлен, при этом до даты окончания осталось менее 6 месяцев, то он продлевается до полугода.

Как работать с дебиторами

На этапе ведения переговоров с потенциальным дебитором о заключении сделки предприятию важно убедиться в его способности вовремя исполнять условия договора. Получить общую картину о платежеспособности контрагента и принять верное решение можно, анализируя следующие факторы:

• характер предпринимательской деятельности будущего партнера;
• финансовые обязательства по другим договорам в настоящее время;
• результаты деловых взаимоотношений с другими компаниями, кредитная история.

Дебиторская задолженность может быть просрочена по разным причинам. Важно правильно оценивать каждую из них, чтобы составить грамотную стратегию возврата средств. Вот три основные причины просрочки:

1. Финансовые проблемы у организации – в результате кризиса многие надежные игроки рынка стали уязвимыми.
2. Форс-мажор – это любые непрогнозируемые события непреодолимой силы: стихийные бедствия, военные конфликты, потеря дееспособности или смерть контрагента.
3. Недобросовестность – некоторые предприниматели изначально не собираются выполнять договорные обязательства, т. к. ведут мошенническую деятельность.

Если дебиторская задолженность образовалась, а контрагент не спешит оплачивать счет, можно применить ряд мер:

• психологическое давление – звонки, напоминание о гражданской и уголовной ответственности;
• экономические санкции – штрафы согласно законодательству;
• юридические меры – подача судебного иска.

Что делать с проблемной дебиторкой

Когда задолженность становится сомнительной, вернуть денежные средства все еще можно, если провести взыскание грамотно.

Что можно сделать:

1. Обнулить срок давности. При этом составляется акт сверки взаиморасчетов, где фиксируется сумма долга, и срок давности начинает отсчитываться заново.
2. Договориться об отсрочке или рассрочке. Это может помочь в погашении долга, если у дебитора временные проблемы в бизнесе.
3. Подать жалобу в налоговую, которая обратит внимание на дебитора и пригрозит ему банкротством – такие действия могут значительно ускорить возврат долга.
4. Продать дебиторскую задолженность коллекторам. Хоть сумма при выкупе обычно не превышает 50% от суммы долга, компаниям, которые потеряли надежду вернуть деньги, это позволит сократить убытки.
5. Подать иск в суд. Процесс длительный, рассмотрение дела может занять от 2 до 6 месяцев, но высока вероятность добиться решения в свою пользу.
6. Плотно работать с судебными приставами на этапе исполнения решения суда.
7. Направить обращение в банк контрагента-должника. Если есть решение суда о возврате долга, банк обязан направить деньги со счета дебитора для расчета по обязательствам.

Если все это не помогло вернуть дебиторскую задолженность, остается лишь списать ее за счет внутреннего резерва.

Часто задаваемые вопросы

Бизнес без дебиторки невозможен. Отсрочка платежа выгодна обеим сторонам: поставщик получает новый рынок сбыта, а покупатель – оборотные средства. Главное – не накапливать долги. Большая сумма дебиторской задолженности вредит финансовому состоянию компании. Из-за отсутствия финансовых поступлений наступает стагнация. С ростом долга растет риск его невозврата, что негативно влияет на устойчивость бизнеса.

Дебитор – должник или предприятие, которое имеет дебиторскую задолженность перед другой фирмой. Кредитор – лицо, которому дебитор должен деньги или другие активы.

Информацию о банкротстве потенциального дебитора можно посмотреть в федеральном реестре или в картотеке арбитражных дел. Данные о реорганизации и ликвидации компании предоставляет налоговый сервис «Прозрачный бизнес».

Есть несколько способов минимизировать риск появления таких дебиторок:

• предоплата;
• обеспечение долга (залог, поручительство или банковская гарантия);
• встречная (кредиторская) задолженность;
• аккредитив.

Каждое предприятие отражает такую сумму дебиторки, которую считает правильной и которая соответствует бухгалтерским записям. Долги банков и бюджетов обязательно должны быть согласованы с дебиторами. По таким расчетам не должно быть неурегулированных сумм в бухгалтерском балансе.

Деление дебиторской задолженности на группы нужна, чтобы разбить долги на категории. Каждая категория имеет свои проблемы и особенности. Дебиторку делят на группы по контрагентам и договорам, товарным группам, регионам и менеджерам, срокам погашения, в отдельную группу выделяют просроченные задолженности. Также выделяют разные группы по значимости: группа А – долг 80% от суммы, группа В – 15%, группа С – 5%.

Заключение

Дебиторская задолженность – неотъемлемая часть работы любой компании. Она может быть полезна для бизнеса, но слишком большое количество дебиторок или слишком крупные суммы долга могут негативно отразиться на финансовом и общем состоянии фирмы, и даже привести к банкротству. Поэтому основная задача предприятия – грамотно управлять дебиторскими задолженностями, постоянно работать с дебиторами с целью получения своевременных оплат по счетам.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Что такое дебиторская задолженность

Она представляет собой разрыв между предоставлением услуг / продажи товара и моментом поступления средств на расчётный счёт предприятия. Иными словами, это задолженность юридических или физических лиц предприятию за реализованные услуги, товары или работы.

Бухгалтеры учитывают дебиторский долг в отчёте в качестве прибыли, несмотря на то, что данный актив ещё не поступил на расчётный счёт компании. Поэтому контроль такого фактора необходим, поскольку он напрямую сказывается на состоянии активов предприятия.

Структура дебиторской задолженности

hidden>

Структура дебиторской задолженности (ДЗ) разнообразна. Она подразделяется по видам и реализации.

Если говорить о видах финансовой дебиторской задолженности, то её разделяют на:

• текущую и долгосрочную;
• связанную и несвязанную с реализацией производимого продукта или услуги;
• и по другим признакам.

Что касается определения ДЗ исходя из реализации, то есть:

• связанная с реализацией (денежный долг, задолженность в виде векселей или возникшая на условиях коммерческого кредита);
• не связанная с реализацией.

Исходя из этого можно определить основные пункты, которые влияют на образование ДЗ:

• долг по авансам поставщикам, входящий в счёт предстоящих поставок;
• долг компаний-покупателей по расчётам за товары или услуги;
• переплата налогов;
• расчёты по входному НДС;
• долг по расчётам с юридическими или физическими лицами, которые должны компенсировать ущерб.

Это основные варианты дебиторской задолженности, однако список довольно обширный, и каждая компания должна самостоятельно определять для себя возможные пункты ДЗ, которые в дальнейшем помогут с анализом.

Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.

Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:

1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.

Таблица 1

2. Изучить кредиторскую задолженность. Сюда должны входить данные о размере долга, изменениях динамики, структуре. Эти сведения помогут отследить изменения в сумме и доле краткосрочного долга перед кредиторами, которые покажут картину возможных финансовых рисков — если доля и сумма увеличиваются, растут и риски.

3. Провести анализ дебиторской и кредиторской задолженности. Этот пункт позволит оценить сбалансированность показателей, поскольку часто они зависят друг от друга.

Для анализа ДЗ и КЗ лучше всего составить таблицу с данными о балансе, пассивным и активным сальдо на конец и начало года:

Дебиторская задолженность (итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Дебиторская задолженность (пассивное сальдо)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (активное сальдо)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Дебиторская задолженность (баланс)
Начало периода
Конец периода
Изменение
Кредиторская задолженность (баланс = активное/пассивное сальдо + итого)
Начало периода
Конец периода
Изменение

После того, как значения будут занесены в таблицу, станут очевидны размеры долгов кредиторов и дебиторов. Идеальным будет вариант, при котором оба показателя окажутся равны. Если показатель активного сальдо будет выше, такая ситуация считается опасной, так как она свидетельствует, что для обслуживания дебиторов предприятие привлекает допфинансирование, потому что источника в виде собственного долга недостаточно.

4. После определения показателей ДЗ и КЗ можно приступить к анализу средних сроков погашения долгов. Для этого следует привести установленные сроки погашения и сравнить их с данными, рассчитанными в компании, с общеотраслевыми показателями.

Опять же идеальной картиной на этом этапе анализа будет ситуация, когда сроки погашения ДЗ и КЗ будут равны.

Если же проявился рост срока оплаты долгов дебиторами, это значит, что компания использует достаточно либерную кредитную политику, которая по факту должна сказаться на росте объёма реализации. Однако такая политика может привести к ухудшению ситуации в вопросе безнадежных долгов.

Рост показателей долгов по кредитов будет звоночком к ухудшению платежеспособности компании. Но в некоторых случаях такие данные будут говорить об обратном — финансово-хозяйственная деятельность компании достаточно эффективна, поскольку у нее продолжительное время сохраняются в обороте средства на погашение долгов.

5. Последним пунктом будет оценка влияния вышеприведенных показателей на финансовое положение предприятия. Здесь важно определить следующие показатели:

• устойчивость;
• деловую активность компании;
• ликвидность;
• платежеспособность.

Анализ дебиторской задолженности предприятия на примере

Основные показатели, которые определяет анализ:

• динамика;
• состав задолженности;
• сроки.

В случае с дебиторской задолженностью следует обратить особое внимание на факторы, выявляющие:

• недостатчи;
• неоправданные затраты;
• несвоевременного погашения счётов заказчиками.

Теперь рассмотрим на примере проведение анализа дебиторской задолженности предприятия ООО «Компания» за 2021 год.

Анализ структуры и динамики дебиторской задолженности

hidden>

Для начала покажем структурный анализ динамики дебиторской задолженности за отчётный период:

Таблица 2

Результаты: Исходя из данных, задолженность ООО «Компания» на конец отчётного периода снизилась на 1 836 933 рублей по сравнению с началом года.

Наибольший удельный вес дебиторской задолженности составляет пункт о расчётах с заказчиками — более 60% на начало периода и более 78% — на конец. Увеличилась и доля по авансовым расчётам — почти на 1%.

А вот расчёт по НДС сократил дебиторскую задолженность на конец года на 19 989 рублей, несмотря на то, что доля по данному показателю увеличилась на конец периода на 1,2%. Расчёты по соцстрахованию увеличились под конец года на 11 715 рублей. По данным на конец года, показатели имели положительную динамику.

Анализ дебиторской задолженности — причины образования

hidden>

Когда мы определили общую картину дебиторской задолженности, следует выяснить откуда она образовалась, какие суммы и в какие сроки возникли. Для этого следует провести анализ состава дебиторской задолженности.

1. Анализ ДЗ с поставщиками за 2021 год.

Дебиторская задолженность образуется в момент между оплатой поставщику и отгрузкой товара или оказанием услуги. Срок этого периода может варьироваться от нескольких дней до нескольких месяцев — все зависит от того, какие условия прописаны в договоре.

Связь между выданными авансами с дебиторами и расчёты с поставщиками следующая:

• если поставщик получил аванс за предстоящую работу, то в балансе компании образуется дебиторская задолженность поставщика перед предприятием, она погасится после того, как товар будет доставлен.
• если поставщик сначала поставил товар, то возникает кредиторская задолженность, которая сохраняется до оплаты.

Суммы и сроки задолженности приведём в виде таблицы:

Таблица 3

Данные таблицы показывают, что на конец 2021 года дебиторская задолженность составила 20 203 рублей. По срокам вся сумма должна быть погашена до 30 дней. Это объясняется тем, что услуги связи и коммунальные услуги оказываются после внесения предоплаты. А поставка сырья осуществляется в течение 30 дней после внесения предоплаты.

2. Анализ ДЗ с заказчиками

Данные первой таблицы показывают, что наибольший удельный вес составляет долг, связанный с продажей товаров и услуг компании.

Такая задолженность обычно возникает в период между оказанием услуг и оплаты заказчиком проделанной работы. Подтверждающим документом в этом случае будет накладная или акт выполненных работ. Сроки оплаты также прописываются в договоре.

Для проведения анализа движения дебиторской задолженности, сформируем таблицу, которая покажет состояние ДЗ:

Заказчик	Номер счёта	Состав счёта	Реализация	Дата	Сумма оплаты	Дата	ДЗ	Долг по сроку
ООО «Мебель»	№301 от 16.01.2021	180 302	180 302	03.03.2021	90 151	10.03.2021	90 151	2 месяца
ООО «Дом»	№302 от 12.02.2021	60 206	60 206	20.03.2021	30 103	20.03.2021	30 103	два месяца
ООО «Магазин мебели»	№506 от 4.07.2021	45 450	45 450	12.08.2021	45 450	12.08.2021		нет
ИП Иванов	№537 от 13.08.2021	56 233	56 233	10.09.2021			56 233	1 месяц
ИП Петров	№601 от 23.09.2021	47 502	47 502	30.10.2021	23 751	30.10.2021	23 751	10 дней
Итого:		389 693	389 693		189 455		200 238

Исходя из данных, представленных в таблице, видно, что дебиторская задолженность на конец периода составила 200 238 рублей. Долг образовался у ООО «Мебель» на сумму 90 151 рубль. Поставка продукции была выполнена 3 марта на полную сумму, а на счёт поступили лишь половина средств. Сумма дебиторской задолженности составила 90 151 рублей.

Аналогичная ситуация, наблюдалась во время сделки с ИП Петров и ООО «Дом», правда срок задолженности первой составил до одного месяца, а у второго — до двух месяцев. ИП Иванов оплатил работы на 56 233 только через месяц после их выполнения.

Данная таблица составляется на основании договора между заказчиком и исполнителем. Оценка сроков задолженности даёт основания компании взыскать «дебиторку».

Отметим, что просроченная задолженность возникает при невыполнении контрагентами обязательств, прописанных в договоре.

Работа с дебиторской задолженностью

С контрагентами нужно начинать работать с первого дня просрочки. Проведение анализа дебиторской задолженности позволит не только оценить финансовое положение предприятия, но и структурировать долги и дать им оценку.

Чтобы увеличить вероятность возврата долга, следует классифицировать задолженность по срокам:

• срок погашения не наступил;
• просрочка до 30 дней;
• от 31 до 60 дней;
• от 61 до 90 дней;
• более 90 дней.

Затем следует оценить срок нормальной просрочки — он зависит от деятельности предприятия.

Стандартная оценка нормальной просрочки — до 30 дней. Если срок по договору истёк, контрагентам следует направить письмо с напоминанием о погашении задолженности. При необходимости следует взять с заказчика гарантию об оплате.

В случае неуплаты долга нужно приостановить запланированные поставки или работы с заказчиком и собрать доказательства неуплаты долга:

• акт сверки;
• письменное признание дебиторской задолженности от покупателя.

Эти документы будут подтверждением задолженности в суде.