Расчет дебиторской задолженности — формула такого расчета может различаться в разных компаниях. Из каких компонентов она состоит и для чего применяется, узнайте из нашего материала.
Для чего нужен расчет дебиторской задолженности?
Расчет дебиторской задолженности (ДЗ) — процедура, знакомая составляющим бухгалтерский баланс специалистам. Проводится она при составлении бухгалтерской отчетности, а также при необходимости получения информации о ДЗ для управленческих и (или) иных целей.
Для того чтобы в балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» появились данные, требуется:
- Собрать информацию по счетам бухучета, на которых числится ДЗ, и провести ее анализ (по суммам, видам дебиторов, срокам погашения и др.).
О классификации и видах ДЗ расскажет материал «Структура дебиторской задолженности в учетной политике».
- Сверить с контрагентами суммы, отраженные на счетах бухучета (например, посредством двустороннего согласования взаиморасчетов в акте сверки).
- Проинвентаризировать расчеты с контрагентами (если составляется годовой баланс или ДЗ подлежит списанию).
Алгоритм проведения инвентаризации ДЗ см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».
- Выявить сомнительные долги и ДЗ с истекшим сроком исковой давности.
- Создать резерв по сомнительной дебиторке (если выявлены не погашенные в срок и ничем не обеспеченные долги).
КонсультантПлюс предупреждает:
Резервы сомнительных долгов создаются по любой дебиторской задолженности, признаваемой организацией сомнительной (не только по задолженности покупателей и заказчиков за продукцию, товары, работы и услуги). При этом сомнительной может быть признана не только задолженность с наступившим сроком погашения, но и задолженность, срок погашения которой еще не наступил, если… Подробности смотрите в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе бесплатно.
- Оформить списание ДЗ со счетов бухучета (при наличии оснований для такого списания).
- Провести иные подготовительные процедуры (разграничить ДЗ со сроком погашения до года и выше, которая может потребоваться при оформлении расшифровок по строке 1230 и др.).
Для чего нужна расшифровка ДЗ и как ее оформить, см. в материале «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности — образец».
- Рассчитать сумму ДЗ, подлежащую отражению в балансе по стр. 1230.
По какой формуле провести расчеты ДЗ, расскажем в следующем разделе.
Как рассчитать дебиторскую задолженность?
Универсальной формулы для расчета ДЗ не существует. В каждой фирме структура дебиторки может быть различной, а потому состав формулы корректируется.
В общем случае используется следующая формула:
ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 68 + сч. 70 + сч. 71 + сч. 73 + сч. 76) – сч. 63,
где:
сч. 60 — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по предоплате, связанной с поставкой МПЗ, выполнением работ и др.;
сч. 62 — «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отгруженной продукции, выполненным работам, оказанным услугам;
сч. 68 — «Расчеты по налогам и сборам» в части имеющихся налоговых переплат;
сч. 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» при наличии зарплатной переплаты;
сч. 71 — «Расчеты с подотчетными лицами» по денежным средствам, выплаченным сотрудникам под отчет;
сч. 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по суммам предоставленных сотрудникам займов или по иным операциям;
сч. 75 — «Расчеты с учредителями» по долгам учредителей по вкладам в уставный капитал фирмы;
сч. 76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в связи с начисленными доходами от совместной деятельности, санкциями, признанными должниками за невыполнение договорных условий и др.;
сч. 63 — «Резервы по сомнительным долгам» по сумме сформированного резерва.
Разъяснения от КонсультантПлюс:
При отражении в отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов (дебетовым и кредитовым остатками по счетам 62, 60, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76). Подробнее читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Общий вид формулы по расчету ДЗ корректируется в зависимости от наличия или отсутствия:
- дебетового сальдо по отдельным счетам бухучета;
- резерва по сомнительным долгам.
Например, у фирмы нет сомнительных дебиторов, переплат по налогам и взносам во внебюджетные фонды, под отчет деньги не выдаются и прочие денежные операции по расчетам с сотрудниками в отчетном периоде отсутствуют, а уставный капитал полностью оплачен учредителями. В таком случае скорректированная формула для расчета ДЗ будет иметь вид:
ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 76).
Посмотреть пример заполнения строки 1230 «Дебиторская задолженность» и фрагмент заполнения бухгалтерского баланса вы можете в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе можно получить бесплатно.
Когда показатель ДЗ используется в других формулах, читайте далее.
В каких формулах участвует показатель дебиторской задолженности?
Показатель ДЗ используется при расчете разнообразных финансовых коэффициентов, например:
- финансовой устойчивости;
Алгоритм расчета финансовой устойчивости см. в материале «Проведение анализа коэффициентов финансовой устойчивости».
- ликвидности и платежеспособности;
Формулы для их расчета вы найдете в материале «Основные финансовые коэффициенты и формулы их расчета».
- оборачиваемости активов и др.
Как рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторки, расскажет материал «Оборачиваемость дебиторской задолженности (формула)».
Итоги
Расчет дебиторской задолженности необходим для отчетных и управленческих целей. На основе рассчитанной суммы дебиторки проводится расчет финансовых коэффициентов и оценивается деятельность фирмы.
Добавить в «Нужное»
В раздел II «Оборотные активы» бухгалтерского баланса организации включается в числе прочих строка с кодом 1230 «Дебиторская задолженность» (Приказ Минфина от 02.07.2010 № 66н). Напомним, что именно форму баланса с кодами строк необходимо заполнять для последующего представления в налоговую инспекцию и органы статистики (п. 5 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н). А как заполнить строку 1230 баланса, расскажем в нашем материале.
Строка 1230 баланса: из чего складывается?
По строке 1230 бухгалтерского баланса организации на отчетную дату отражается после определенных корректировок сумма дебетового сальдо следующих счетов (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
- 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»;
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Как скорректировать дебиторку?
Сумма, полученная в результате сложения дебетовых сальдо указанных выше счетов, должна быть скорректирована, прежде чем она будет отражена по строке 1230 бухгалтерского баланса. Как это сделать?
Во-первых, из нее необходимо вычесть кредитовое сальдо счета 63 «Резервы по сомнительным долгам», ведь баланс составляется в нетто-оценке (п. 35 ПБУ 4/99).
Во-вторых, полученную сумму необходимо уменьшить на дебетовое сальдо субсчета 73-1 в части процентных займов. Ведь такие займы должны быть отражены в составе финансовых вложений по одноименным строкам 1170 (если долгосрочные) или 1240 (если краткосрочные). Однако начисленные на отчетную дату проценты по таким займам по строке 1230 учесть нужно.
В-третьих, дебетовое сальдо счета 60 в части авансов и предоплаты за работы и услуги, связанные со строительством объектов основных средств, целесообразно из строки 1230 исключить, а показать по строке 1190 «Прочие внеоборотные активы» раздела I бухгалтерского баланса.
В-четвертых, из 1230 строки баланса необходимо убрать НДС, который был предъявлен поставщиками при перечислении им авансов и который был отражен покупателем по кредиту счетов 60 или 76 (Письмо Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Так, например, при перечислении поставщику аванса была сделана проводка:
Дебет счета 60 – Кредит счета 51 «Расчетные счета» — 118 000 рублей
НДС с перечисленного аванса будет отражен, к примеру, так:
Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» — Кредит счета 60 — 18 000 рублей
По строке 1230 перечисленный аванс будет показан в сумме 100 000 рублей (118 000 рублей – 18 000 рублей).
В-пятых, по строке 1230 не показывается НДС, начисленный к уплате с полученных от покупателей авансов и отраженный по дебету счетов 62 или 76.
Так, например, при получении от покупателя аванса была сделана такая запись:
Дебет счета 51 – Кредит счета 62 – 118 000 рублей
НДС, начисленный с аванса, был отражен так:
Дебет счета 62 – Кредит счета 68 – 18 000 рублей
Несмотря на то, что НДС с аванса был показан по дебету счета 62, по строке 1230 он отражен не будет.
Дебиторка — это долги заказчиков и покупателей перед вами. Чтобы не потерять свои деньги, важно правильно отражать их в бухучете. Расскажем о счетах для учета дебиторки, основных проводках и правилах отражения дебиторки в отчетности.
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторка — это деньги или имущество, которые вам должны другие предприниматели, компании, государство или сотрудники. Она появляется, когда вы покупаете товар по предоплате, продаете товар с отсрочкой оплаты, занимаете деньги другой фирме.
Так что дебиторская задолженность — это следствие того, что стороны договора не выполнили его условия одновременно. На примере поставки товаров это выглядит так:
- покупатель передал предоплату продавцу и будет ждать заказ месяц — ему должен продавец, поэтому возникла дебиторская задолженность.
- продавец получил предоплату и начал собирать заказ — он должен покупателю, поэтому у него возникла кредиторская задолженность.
Виды дебиторской задолженности
Дебиторка делится на виды по нескольким признакам.
- По срокам погашения. Краткосрочная — которую погасят в течение года, и долгосрочная — срок погашения которой больше года.
- По срокам исполнения обязательства. Стандартная — срок погашения которой еще не наступил, и просроченная — по которой есть опоздание.
- По виду должников. Это могут быть покупатели, поставщики, госудрство, персонал и пр. От должника зависит и счёт бухгалтерского учёта, на котором задолженность будет отражена. Расскажем ниже.
На каких счетах учитывать дебиторскую задолженность
Как мы уже сказали, выбор счета зависит от того, кто должен вам деньги. Все варианты счетов перечислены в Разделе VI «Расчеты» Плана счетов бухучета. Вот они:
- счет 60 — задолженность поставщиков и подрядчиков по перечисленным авансам;
- счет 62 — задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы;
- счета 68 и 69 — задолженность бюджета и внебюджетных фондов, когда была переплата по налогам, сборам, взносам, а также суммы пособий по соцстрахованию, которые должны возместить;
- счет 70 — задолженность работников в сумме излишне выплаченной зарплаты;
- счет 71 — задолженность подотчетных лиц, которые не вернули неиспользованный аванс или не сдали авансовый отчет;
- счет 73 — задолженность работников по займам, полученным от организации, а также по возмещению материального ущерба;
- счет 75 — задолженность учредителей по взносам в уставный капитал;
- счет 76 — задолженность прочих дебиторов.
Все эти счета относятся к активно-пассивным, а значит у них может быть дебетовое и кредитовое сальдо. Но так как мы рассматриваем их применительно к дебиторской задолженности, то можно сказать, что они активные: при увеличении дебиторки они стоят по дебету, при уменьшении — по кредиту, а сальдо будет дебетовым.
Иногда дебиторская задолженность отражается и на счете 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам».
В какой сумме учитывать дебиторку
В бухгалтерской отчетности расчеты с дебиторами каждая сторона отражает в тех суммах, которые считает правильными и которые вытекают из ее бухгалтерских записей. Если говорить о дебиторской задолженности банков или бюджетов, то они обязательно должны быть согласованы с должниками и равны. Неурегулированные суммы по этим расчетам в бухбалансе не должны быть (п. 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ).
Проводки для учета дебиторской задолженности
Разберем основные операции с дебиторской задолженностью и проводки, которые должны получиться в каждом случае.
Возникла и погашена дебиторская задолженность поставщика:
- Дт 60 Кт 51, 50, 52 — перечислен аванс в счет оплаты будущих поставок товаров (работ, услуг);
- Дт 08, 10, 41, 91-2 и пр. Кт 60 — приняты к учеты товары (работы, услуги) по авансу
Возникла и погашена дебиторская задолженность покупателя:
- Дт 62 Кт 90-1 — отгружены товары (работы, услуги);
- Дт 51, 50, 52 Кт 62 — получена сумму в уплату дебиторской задолженности по отгруженным товарам (работам, услугам).
Возникла и погашена дебиторская задолженность работников по зарплате:
- Дт 70 Кт 50, 51 — выплачен аванс работникам за первую половину месяца;
- Дт 20, 26, 91-2 и пр. Кт 70 — начислена зарплата за месяц.
Возникла и погашена дебиторская задолженность подотчетных лиц:
- Дт 71 Кт 50, 51,52 — выплачены подотчетные средства;
- Дт 60,76 Кт 70 — отражено израсходование подотчетных средств;
- Дт 50, 51, 52 Кт 71 — получен возврат не истраченной суммы подотчетных.
Возникла и погашена дебиторская задолженность сотрудников по материальному ущербу:
- Дт 73 Кт 94, 28 — отражена задолженность работника по возмещению ущерба;
- Дт 52, 51, 70 Кт 73 — полученное полное или частичное возмещение ущерба.
Возникла и погашена дебиторская задолженность учредителей:
- Дт 75 Кт 80 — отражена задолженность учредителя по вкладу в УК;
- Дт 51, 52, 08 Кт 75 — получен вклад в уставный капитал.
Бухучет списания дебиторки
Списание — это не то же самое, что погашение. Если дебиторка погашена, значит должник оплатил сумму самостоятельно. А вот если она списана, то ее никто не погасил и не будет — такую задолженность относят на финансовый результат как расход или закрывают за счет резервов по сомнительным долгам.
Списать дебиторку можно, когда по ней истек срок исковой давности или она стала нереальной для взыскания. Это задолженность ликвидированных и исключенных из ЕГРЮЛ организаций, не взысканная приставом.
Тут применяются следующие проводки.
Дебиторская задолженность списана за счет резерва:
- Дт 91-2 Кт 63 — создан или увеличен резерв по сомнительным долгам;
- Дт 63 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — списана дебиторская задолженность за счет резерва;
- Дт 63 Кт 91-1 — восстановлен (уменьшен) резерв по сомнительным долгам;
- Дт 91-2 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — остаток задолженности, который не был покрыт резервом, отнесен на расходы.
Если дебиторская задолженность с НДС, то сумма налога учитывается при списании. Отдельную проводку делать не нужно. Однако НДС, который раньше приняли к вычету с аванса, лучше восстановить к уплате на дату списания долга проводкой Дт 60-НДС Кт 68.
Дебиторская задолженность списана в прочие расходы (если нет резерва):
- Дт 91-2 Кт 62, 60, 58, 71 и пр. — дебиторская задолженность в полной сумме списана на прочие расходы.
На дебете счета 007 отражается списанная дебиторка, если обязательства должника не прекращены и он еще может вернуть долг в будущем. То есть это не касается случаев ликвидации и исключения из ЕГРЮЛ. На забалансовом счете 007 ее нужно отражать в течение 5 лет со дня списания.
Бывает, что срок давности уже прошел, а дебитор все-таки погасил свою задолженность. Тогда на дату погашения долга отражается прочий доход в сумме оплаты. Одновременно сумма списывается с забалансового счета 007.
Дебиторская задолженность погашена после списания:
- Дт 51, 50 Кт 62, 60, 76 и пр. — поступила оплата в счет погашения задолженности, которую ранее списали;
- Дт 62, 60, 76 Кт 91-1 — отражен прочий доход в сумме оплаты
- Кт 007 — списана дебиторская задолженность на забалансовом счете.
Дебиторка в бухгалтерской отчетности
Информация о задолженности дебиторов есть в бухгалтерском балансе и пояснениях к балансу и отчету о финрезультатах.
В бухгалтерском балансе дебиторка отражается в разделе «Оборотные активы» по строке 1230. Сумма в ней будет равна дебитовым остаткам по счетам затрат, перечисленным выше, за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам (кредитового сальдо по счету 63). Чтобы детализировать дебиторскую задолженность, можно добавить в баланс дополнительные строки, например 1231 и 1232 для долгосрочной и краткосрочной дебиторки.
В пояснениях информация о дебиторской задолженности отражается в таблице п.1 «Наличие и движение дебиторской задолженности» и таблице 5.2 «Просроченная дебиторская задолженность».
Ведите учет дебиторской задолженности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Отражайте возникновение и погашение задолженности, формируйте резервы по сомнительным долгам и списываете безнадежные долги. В конце отчетного периода Бухгалтерия поможет подготовить баланс и пояснения к нему. А еще в сервисе можно вести расчеты с сотрудниками, распознавать документы и отчитываться онлайн.
При корректной работе программы бухгалтер не задумывается над тем, как собрать баланс. Нажимает соответствующую кнопку и вуаля — баланс готов.
Но ситуации могут быть разные. Например, приходится:
- дополнительно проверять отчеты, заполняемые программой, если учет в ней вели не очень аккуратно;
- разбираться, как с бухгалтерской точки зрения заполняется баланс, и сохранять для себя справочник о том, какая информация по счетам должна в него попадать.
Начинающему бухгалтеру следует выработать свой механизм действий, чтобы в будущем его баланс был безупречен. Для этого надо знать и понимать систему бухучета и законодательные нормы.
Правила для бухгалтера
- Если вы работаете в бухгалтерских программах, для начала нужно подготовить данные, а только после этого заполнять бухгалтерский баланс.
Бухгалтерский учет (БУ) ведут методом двойной записи. Все операции отражают на счетах бухгалтерского учета и по дебету счетов и по кредиту. Исключения составляют лишь забалансовые счета.
О том как составить проводку и не ошибиться вы узнаете на вебинаре «Учимся составлять и читать бухгалтерские проводки».
Вся информация об остатках и оборотах по всем счетам бухучета или же только по определенным счетам БУ (бухгалтерского учета) собирается в оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ).
ОСВ является регистром бухгалтерского учета, в котором накапливаются данные, содержащиеся в первичных документах (ч. 1 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В то же время порядок составления ОСВ ни один нормативный документ не регулирует.
Из чего состоит ОСВ
Классическая ОСВ содержит показатели:
- по вертикали перечислены все счета бухгалтерского учета, по которым было какое-то движение в течение выбранного периода;
- по горизонтали располагаются графы: сальдо на начало периода (Дебет, Кредит), обороты за период (Дебет, Кредит), сальдо на конец периода (Дебет, Кредит).
Визуально это выглядит так:
Оборотно-сальдовая ведомость за _________ (период)
| Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Номер счета бухучета | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| 10 | ||||||
| … |
По ОСВ удобно проверить правильность отражения остатков, проанализировать деятельность организации в целом, выявить ошибки.
- Пример: из ОСВ можно увидеть, что на активном счете появился кредитовый остаток, а на пассивном счете – дебетовый. ОСВ – наглядный пример золотого правила бухучета: дебет всегда равен кредиту.
Из ОСВ, сальдо по бухгалтерским счетам переносят в соответствующие строки баланса.
Основные правила составления оборотно-сальдовой ведомости
- Если бухучет ведется в бухгалтерской программе, то все просто. Как правило, в разделе «Отчеты» можно выбрать опцию «Оборотно-сальдовая ведомость», затем выбрать период, и ведомость будет сформирована автоматически. В программе можно наладить нужную степень детализации ОСВ по субсчетам и субконто (аналитика).
- Если ведомость формируется вручную, поскольку бухучет ведется в упрощенном виде, то необходимо:
- взять сальдо по всем счетам на начало периода из ведомости за предыдущий период;
- собрать дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам и внести их в ОСВ;
- вывести расчетным путем сальдо по всем счетам на конец периода.
Затем можно сверить по каждому бухгалтерскому счету сальдо на конец периода с данными бухучета. Они должны быть равны.
При правильном составлении ведомости должны совпадать:
- итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;
- итоговые обороты по дебету и кредиту;
- итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.
При формировании оборотно-сальдовой ведомости нужно указать:
- наименование организации;
- название документа: оборотно-сальдовая ведомость;
- период, за который она составлена;
- в таблице — данные, которые были рассчитаны.
Заверяет оборотно-сальдовую ведомость тот сотрудник, который ее составлял.
ОСВ можно составить на бумаге или в виде электронного документа, заверив его электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Хранить оборотно-сальдовые ведомости необходимо в течение 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Ситуация. Организация отработала год и пришло время отчетности. Нужно заполнить баланс. Баланс — это не единственная форма отчетности, но здесь мы будем говорить только о нем.
- Шаг 1. Скачайте и распечатайте ОСВ для дальнейшей работы в конце статьи в разделе «Шпаргалка».
В конце статьи есть шпаргалка
- Шаг 2. В распечатанном ОСВ рядом с номером счета напишите его краткое название, которое вы используете в обиходе. Постарайтесь не заглядывать в план счетов.
Например:
| Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Номер счета бухучета | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 01 — ОС | ||||||
| 02 — амортизация | ||||||
| 10 — материалы | ||||||
| … | ||||||
| 50 — касса | ||||||
| 51 — банк | ||||||
| 71 — подотчет | ||||||
| … |
Проверить себя можно посмотрев вебинар «Учимся составлять бухгалтерский баланс. Практикум для начинающего бухгалтера» или открыв План счетов.
- Шаг 3. Определите какой счет перед вами: А, П, А-П. С правой стороны ОСВ (рядом со столбцом «Сальдо на конец периода») проставьте:
А — если счет активный
П — если счет пассивный
А-П — если счет активно-пассивный.
Например:
| Сальдо на конец периода | ||
|---|---|---|
| Номер счета бухучета | Дебет | Кредит |
| 01 — ОС | А | |
| 02 — амортизация | П | |
| 10 — материалы | А | |
| … | … | |
| 50 — касса | А | |
| 51 — банк | А | |
| 71 — подотчет | А-П | |
| … | … |
Активные, пассивные и активно-пассивные счета — какое место они занимают в балансе
Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными.
Активный счет – если на нем отражаются средства (активы), которые принадлежат предприятию на праве собственности.
Активным является счет, на котором вы учитываете активы предприятия. Активы в бухгалтерском учете — это имущество компании. К примеру, денежные средства, товары, материалы и хозяйственный инвентарь вы учитываете на активных счетах 50, 51, 41, 10 и т.п.
В балансе данные об активах указывают в первых двух разделах.
Пассивный счет — если на нем отражаются обязательства организации перед третьими лицами, собственный капитал организации (не путайте с денежными средствами)
Пассивным называется счет, на котором вы учитываете источники имущества. Пассив в бухгалтерском учете — это собственный капитал организации, резервы и обязательства, долгосрочные и краткосрочные займы.
В балансе данные о пассивах указывают в разделах с третьего по пятый.
Активно-пассивные счета называются так потому что что в конкретный момент времени на нем может быть остаток по кредиту или по дебету этого счета. В этом нет ничего страшного, просто одна и та же экономическая категория, например поставщики товаров, могут в конкретный момент времени как быть должны нам, так и мы можем быть должны им. Эта меняющаяся картинка учитывается только на одном счете учета, который мы выбрали именно для поставщиков. (Пример получили товар или выплатили аванс)
Активно-пассивные счета — это счета, на которых организация учитывает одновременно и имущество, и обязательства. В частности, к активно-пассивным относят счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками — 60, с покупателями и заказчиками — 62 и т.д. Также к активно-пассивным относится счет 99 «Прибыли и убытки».
В балансе данные по таким счетам могут отражаться как во втором, так и в пятом разделах, все завит от того, какое сальдо имеет активно-пассивный счет на дату составления баланса.
Давайте вспомним как ведут себя счета
- Активный — по дебету счета увеличивается, по кредиту счета уменьшается, имеет только дебетовое сальдо.
- Пассивный — по дебету счета уменьшается, по кредиту счета увеличивается, имеет только кредитовое сальдо.
- Активно-пассивный может иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо.
- Шаг 4. Проведите реформацию баланса и внесите корректировки в ОСВ.
Теперь поработаем с той информацией, которая у нас есть в ОСВ. Посмотрите внимательно на каждую цифру в столбце «Сальдо на конец периода»
Важно: бухгалтерскую отчетность можно формировать только исходя из данных оборотно-сальдовой ведомости с развернутым сальдо.
Развернутое сальдо – это когда дебетовые и кредитовые сальдо по активно-пассивным счетам бухучета показаны отдельно (и по дебету, и по кредиту). Например, у организации есть:
- дебетовый остаток по счету 62 и кредитовый остаток по счету 62
Если в ОСВ будет показано результирующее сальдо по счету 62 (только дебетовое или только кредитовое), то баланс будет заполен неверно. Ведь дебетовый остаток по счету 62 отражают в разделе «Активы», а кредитовый – в разделе «Пассивы».
- Шаг 5. В ОСВ нам нужно проверить, а нет ли по субсчетам по одному и тому же контрагенту и дебетовых и кредитовых остатков. Если есть, то необходимо внести исправления. Например, в ОСВ (развернутом по субсчетам и субконто) вы видите:
| Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|
| Номер счета бухучета | Дебет | Кредит | |
| … | |||
| 60 «Расчеты с поставщиками» | 79 240 | 79 240 |
Развернутое сальдо на счете 60 |
| 60.1 «Задолженность перед поставщиком» | 79 240 | По субконто 60.1 | |
| Авангард | 79 240 | В разделе «Контрагенты» | |
| … | |||
| 60.2 «Выплачены Авансы поставщику» | 79 240 | По субконто 60.2 | |
| Авангард | 79 240 | В разделе «Контрагенты» | |
| … |
Очевидно, что при проведении какого-то документа, допущена ошибка. Необходимо ее поправить, т.е. зачесть оплаченный аванс в счет оплаты за поступившие материальные ценности. После этого сальдо по контрагенту «Авангард» закроется в ноль:
| Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Номер счета бухучета | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 60 «Расчеты с поставщиками» | 79 240 | 79 240 | ||||
| 60.1 «Задолженность перед поставщиком» | 79 240 | 79 240 | ||||
| Авангард | 79 240 | 79 240 | ||||
| … | ||||||
| 60.2 «Выплачены Авансы поставщику» | 79 240 | 79 240 | ||||
| Авангард | 79 240 | 79 240 | ||||
| … |
Рассмотрим эту ситуацию на бухгалтерских проводках:
- Д 10 К 60.1 – 79 240 поступили материалы от поставщика
- Д 60.2 К 51 — 79 240 оплатили поставщику аванс
Поэтому и возникли остатки на конец отчетного периода и по дебету, и по кредиту. Такие ошибки возможны, когда банк разносится автоматически или банк разносит один бухгалтер, а документы от поставщиков разносит другой.
Проводкой Д 60.1 К 60.2 — 79 240 эту ситуацию нужно исправить. Что мы и сделали в нашем примере.
- Перед тем как составить баланс следует учесть особенности отражения в балансе основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА).
Дело в том, что операции по учету ОС ведутся на двух счетах БУ. На счете 01 учитываются сами ОС, а на счете 02 — амортизация этих ОС и убыток от обесценения (по разным субсчетам). Счет 01 является Активным, а счет 02 — Пассивным.
«В бухгалтерском балансе основные средства отражаются по балансовой стоимости, которая представляет собой их первоначальную стоимость, уменьшенную на суммы накопленной амортизации и обесценения» (п. 25 ФСБУ 6/2020 «Основные средства»).
Другими словами, прежде чем отражать информацию в балансе по ОС, нужно остаток по счету 01 уменьшить на остаток по счету 02 «Амортизация» и по счету 02 «Убыток от обесценения ОС».
Если не было обесценение ОС, то первоначальную стоимость ОС уменьшаем только на амортизацию. Например:
Сальдо по дебету счета 01 — 1 256 000 рублей
Сальдо по кредиту счета 02 — 869 000 рублей
В активе баланса (первый раздел) отразим только разницу — 387
(1 256 000 — 869 000) / 1000.
Почему разделить на 1000?
Остатки по счетам в балансе по установленным правилам отражаются в тысячах рублей без десятичных знаков (приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н). Это же правило используется при отражении в балансе информации о НМА.
В балансе, указывается остаточная стоимость НМА организации (п. 35 ПБУ 4/99, письмо Минфина России от 30.01.2006 № 07-05-06/16). Остаточная стоимость нематериальных активов определяется как разница между сальдо по счетам 04 и 05 (с учетом переоценки и обесценения).
Важно. Все созданные резервы уменьшают показатели баланса.
Например: в случае признания дебиторской задолженности сомнительной организация создает резервы сомнительных долгов. Величина созданного резерва учитывается на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам» и относится на финансовые результаты организации (Инструкция по применению Плана счетов, п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Проводка Д 91.2 К 63
В балансе вся дебиторская задолженность (дебетовое сальдо по счетам: 60, 62, 76…) необходимо уменьшить на кредитовое сальдо по счету 63 «Резерв по сомнительным долгам»
Это следует из п.35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»: «Бухгалтерский баланс должен включать числовые показатели в нетто — оценке, т.е. за вычетом регулирующих величин, которые должны раскрываться в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках».
Что еще необходимо учитывать перед составлением баланса
На конец отчетного периода, перед составление баланса необходимо провести реформацию баланса. Что это такое?
Реформация баланса — это процедура списания прибыли или убытка, полученной организацией за прошедший финансовый год. Реформацию проводят 31 декабря, после того как в учете отражена последняя хозяйственная операция. Реформация баланса включает в себя два этапа:
- закрытие счетов, на которых в течение года отражались доходы, расходы и финансовые результаты деятельности организации
- перенос финансового результата, полученного за отчетный год, в состав нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).
По итогам каждого месяца организация закрывает синтетические счета 90 и 91 и списывает финансовые результаты от основной деятельности и прочих операций с субсчетов 90.9 и 91.9 на счет 99 «Прибыли и убытки».
Следовательно, на конец каждого месяца счета 90 и 91 должны были иметь нулевое сальдо. А вот на субсчетах, открытых к этим счетам, суммы в течение года накапливаются.
Их нужно будет обнулить 31 декабря при реформации. Субсчета, отрытые к счету 90 «Продажи» и счету 91 «Прочие доходы и расходы» закроются внутренними проводками:
- Д 90.1 К 90.9 — закрыт субсчет 90.1
- Д 90.9 К 90.2 — закрыт субсчет 90.2
- Д 90.9 К 90.3 — закрыт субсчет 90.3
- Д 90.9 К 90.4 — закрыт субсчет 90.4
- Д 91.1 К 91.9 — закрыт субсчет 91.1
- Д 91.9 К 91.2 — закрыт субсчет 91.2
В результате сделанных записей дебетовые и кредитовые обороты по субсчетам, открытым к счету 90 и счету 91, будут равны друг другу. Поэтому по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, ни эти синтетические счета, ни субсчета, открытые к ним, сальдо иметь не должны. На этом первый этап реформации завершен.
Вторым этапом будет начисление налога на прибыль (при ее наличии) и перенос финансового результата, полученного за отчетный год, в состав нераспределенной прибыли, если такая имеется или в состав непокрытого убытка, если организация сработала с убытком, проводками:
Д 99 К 84, если получена прибыль
Д 84 К 99, если сработали в убыток
На контроль бухгалтеру
Для определения финансового результата при закрытии отчетных периодов в течение года (в т. ч. по итогам декабря) бухгалтер должен был:
- Ежемесячно списывать финансовые результаты от основной деятельности и прочих операций с субсчетов 90.9 и 91.9 на счет 99 «Прибыли и убытки»
- Отразить в БУ сумму начисленного налога на прибыль (при ее наличии)
- Начислять суммы причитающихся налоговых санкций — в корреспонденции со счетом 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль». Таким образом, 31 декабря на счете 99 «Прибыли и убытки» должен сложиться чистый финансовый результат (прибыль или убыток) отчетного года.
- Годовой финансовый результат (прибыль или убыток), отнести на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» проводкой:
- Д 99 субсчет «Чистая прибыль (убыток)» К 84 — отражена чистая (нераспределенная) прибыль отчетного года
- Или Д 84 К 99 субсчет «Чистая прибыль (убыток)» – отражен чистый (непокрытый) убыток отчетного года.
Практическое задание: проведите реформацию баланса по распечатанной ранее ОСВ. Начислять налоги не нужно. По условию примера они уже все начислены. После проведенной работы, можно заполнить баланс. Что и в какой строчке баланса отражать? можно посмотреть в документах в разделе Шпаргалка в конце статьи.
Алгоритм действий для выполнения задания:
- Распечатайте ОСВ в конце статьи.
- Заполните краткое название счетов учета.
- Определите какой счет перед вами: А, П, А-П.
- Проведите реформацию баланса и внесите корректировки в ОСВ.
- Распечатайте бланк баланса в конце статьи.
- Заполните баланс, воспользовавшись подсказкой в конце статьи.
Проверить себя можно посмотрев вебинар «Учимся составлять бухгалтерский баланс. Практикум для начинающего бухгалтера».
Внимание! За счет округлений у вас может возникнуть отклонение данных в балансе по итоговым показателям строки 1600 и 1700 (они должны быть равными). Скорректируйте один из показателей путем уменьшения (увеличения) по строке Дебиторская задолженность (1230)
Например:
По строке 1600 получилось: 1 285
По строке 1700 получилось: 1 286
Отклонение: 1
Показатель строки 1230 можно уменьшить на 1 и тогда показатель по строке 1600 станет равен показателю по строке 1700.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Бухгалтерский баланс (002)
245.4 КБ -
ОСВ годовая
760.4 КБ -
Шпаргалка для заполнения баланса
747.7 КБ
Скачать
Из нашей статьи вы узнаете:
Бухгалтерский баланс содержит исчерпывающую информацию о финансовом состоянии организации в конкретный период времени. В этом документе отражен весь комплекс информации об имуществе, активах и долгах компании, которая выражена в денежном эквиваленте.
Составляется по форме бухгалтерской отчетности №1 в виде таблицы и включает полный комплекс информации о стоимости имущества и обязательствах организации. По способу отражения данных может быть сальдовым (формируется на определенную дату) или оборотным (составляется по результатам оборота средств за конкретный период времени). Составляется с использованием кодов и требует расшифровки.
В статье рассмотрим структуру этого документа и приведем его подробную расшифровку.
Структура бухгалтерского баланса
С точки зрения структуры документ включает две основные части, представляющие активы и пассивы организации.
Активы — стоимость имущественных и неимущественных активов и сумма дебиторской задолженности, то есть средств, которые должны прийти к компании от контрагентов или клиентов. Это первые два раздела бухгалтерского документа:
- Внеоборотные активы. Это нематериальные активы, основные средства компании, вложения в материальные ценности.
- Оборотные активы. В их числе сырье и материалы для производства, дебиторская задолженность, денежные средства и выручка на расчетных и валютных счетах, НДС по приобретенным ценностям.
- Капитал и резервы компании, включая нераспределенную прибыль.
- Долгосрочные обязательства сроком более 1 года.
- Краткосрочные обязательства со сроком возврата менее 12 месяцев, в том числе кредиторская задолженность от поставщиков, подрядчиков, будущие доходы.
Пассивы — это размеры собственного капитала компании и кредиторская задолженность перед контрагентами, поставщиками, по займам и кредитам (в виде краткосрочных и долгосрочных обязательств). Следующие три раздела формы:
Итоги по двум составным частям — активу и пассиву — должны в итоге быть равны друг другу.
Все строки бухгалтерского документа в подробной расшифровке и унификации приведены в приказе Министерства финансов №66н. В 2019 году в него были внесены изменения приказом №61н.
Составление бухгалтерского баланса — это запись остатков по счетам в нужные строки. Поэтому для корректного составления документа необходимо знать об отражении в конкретных графах таблицы данных определенных счетов.
Рассмотрим основные составляющие бухгалтерского отчета и приведем расшифровку всех его строк с детализаций по счетам.
Коды баланса и их расшифровка
Важная часть бухгалтерского документа — графа «Код». Наличие кода позволяет статистическим ведомствам быстро систематизировать данные из бухгалтерских балансов различных организаций. В связи с этим указание кодов обязательно, если документация сдается в органы статистики или другие государственные структуры.
С 2014 года коды строк должны быть в соотношении с кодами, которые указаны в приложении №4 к приказу Минфина №66н. Более ранние коды из приказа №67н после этой даты не применяются.
Отличие устаревших бухгалтерских кодов от современных — в количестве цифр. В старых кодах их было 3, а новые коды являются 4-значными.
Четырехзначный код заключает в себе определенную информацию. Расшифровка следует таким образом:
- первая цифра указывает принадлежность строки бухгалтерскому балансу, а не другому финансовому отчету;
- вторая цифра указывает, к какому разделу актива относится строка (от 1 до 5 по пяти разделам документа);
- третья цифра обозначает положение актива в порядке возрастания его ликвидности;
- четвертая цифра (0) необходима для построчной детализации данных и введена в соответствии с требованием п. 11 ПБУ 4/99.
В случае с пассивом третья цифра кода показывает порядок возрастания срочности при погашении задолженности.
Также бухгалтерский отчет включает суммарные коды для подсчета общей суммы каждого раздела. Это коды 1100 для раздела «Нематериальные активы», 1200 для раздела «Оборотные активы», 1300 для раздела «Капитал и резервы», 1400 для раздела «Долгосрочные вложения» и 1500 для раздела «Краткосрочные вложения».
Помимо этого, в структуру входят коды 1600 и 1700 для расшифровки баланса по активам и пассивам соответственно.
Перечислим коды строк, которые относятся к активам и пассивам нового и прежнего бухгалтерского баланса с их расшифровкой.
Активы нового баланса
Здесь отражают имущество компании материального и нематериального характера. Расположение статей данной части баланса подчиняется правилу возрастающей ликвидности, то есть в верхних строках находятся данные об имуществе, которое на протяжении своего существования находится в первоначальном виде.
| Код по приказу №66н | Актив (расшифровка) |
|---|---|
| 1100 | Нематериальные активы |
| 1150 | Долгосрочные финансовые вложения |
| 1160 | Отложенные налоговые активы |
| 1170 | Иные внеоборотные активы |
| 1180 | Отложенные налоговые активы |
| 1190 | Иные внеоборотные активы |
| 1200 | Оборотные активы |
| 1210 | Запасы |
| 1220 | НДС по приобретенным ценностям |
| 1230 | Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в срок 1 года после отчетной даты |
| 1240 | Краткосрочные финансовые вложения |
| 1250 | Денежные средства |
| 1260 | Иные оборотные активы |
| 1600 | БАЛАНС |
Пассивы нового баланса
В данной части бухгалтерского баланса отражаются источники, из которых в компанию поступает финансирование. Данный раздел формирует картину собственного и заемного капитала, показывает объемы привлеченных заемных средств с уточнением их долгосрочности или краткосрочности. То есть здесь сконцентрирована информация о поступлении средств и объемах задолженности компании.
| Код по приказу №66н | Пассив (расшифровка) |
|---|---|
| 1300 | Капитал и резервы |
| 1360 | Резервный капитал |
| 1370 | Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
| 1410 | Кредиты, займы (долгосрочные обязательства) |
| 1420 | Отложенные налоговые обязательства |
| 1500 | Краткосрочные обязательства |
| 1510 | Кредиты, займы (краткосрочные обязательства) |
| 1520 | Кредиторская задолженность |
| 1530 | Доходы будущих периодов |
| 1540 | Оценочные обязательства |
| 1550 | Иные краткосрочные обязательства |
| 1700 | БАЛАНС |
Активы и пассивы старого баланса
Строки актива и пассива в бухгалтерском балансе, составленном по приказу №67н, не имеют существенных отличий от соответствующих строк нового документа. Разница заключается в новом кодировании и степени детализации данных внутри каждой.
Приведем расшифровку кодов строк активов и пассивов старого бухгалтерского баланса:
Последние изменения в правилах составления бухгалтерского баланса
| Статьи баланса | Код строки | Счета бухгалтерского учета (расшифровка) |
|---|---|---|
| Раздел I. Внеоборотные активы | ||
| Нематериальные активы | 1110 | Вносится разница остатков двух счетов:
При расчете не учитывают расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы. Также вносится остаток со счета 08 относительно трат, которые принимаются в виде нематериальных активов (при отражении вложений в них в строке 1110). |
| Результаты исследовательских работ и разработок | 1120 | Включает разницу остатков по счетам:
Учитывают часть расходов на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, на которые зарегистрированы исключительные права и которые подлежат охране авторского права. |
| Нематериальные поисковые активы | 1130 | Вносится остаток со счета 08 по расходам по освоению полезных ископаемых. Данные расходы далее можно квалифицировать в качестве нематериальных активов. |
| Материальные поисковые активы | 1140 | Вписывают остаток счета 08 по расходам на освоение полезных ископаемых. Данные расходы далее можно квалифицировать в качестве основных средств. |
| Основные средства | 1150 | Вносится разница счетов:
|
| Доходные вложения в материальные ценности | 1160 | Включает разницу остатков счетов:
|
| Финансовые вложения | 1170 | Включает сальдо по следующим счетам:
|
| Отложенные налоговые активы | 1180 | Сальдо по одноименному счету 99 |
| Иные внеоборотные активы | 1190 | Включает сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу I | 1110 | Сумма строк 1110, 1120, 1130, 1140, 1150, 1160, 1170, 1180 и 1190. |
| Раздел II. Оборотные активы | ||
| Запасы | 1210 | Включает сальдо по следующим счетам:
|
| НДС по приобретенным ценностям | 1220 | Сальдо по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
| Дебиторская задолженность | 1230 | Формируется из остатков по следующим счетам:
|
| Финансовые вложения, исключая денежные | 1240 | Складывается из сальдо по следующим счетам:
|
| Денежные средства и эквиваленты | 1250 | Включает сальдо по счетам:
|
| Иные оборотные активы | 1260 | Формируется из сальдо по дебету счетов:
|
| Итого по разделу II | 1200 | Суммируются строки 1210, 1220, 1230, 1240, 1250 и 1260 |
| БАЛАНС | 1600 | Сумма строк 1100 и 1200 |
| Раздел III. Капитал и резервы | ||
| Уставный капитал | 1310 | Сальдо по счету 80 «Уставный капитал» |
| Акции компании, выкупленные у владельцев акций | 1320 | Сальдо по дебету счета 81 «Собственные акции (или доли)». |
| Переоценка внеоборотных активов | 1340 | Сальдо по следующим счетам:
|
| Добавочный капитал (без проведения переоценки) | 1350 | Сальдо по счету 83 «Добавочный капитал» без переоценки. |
| Резервный капитал | Резервный капитал | Сальдо по счету 82 «Резервный капитал» |
| Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки) | 1370 | Сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу | 1300 | Сумма строк 1310, 1320, 1340. 1350, 1360 и 1370. |
| III | ||
| Раздел IV. Долгосрочные обязательства | ||
| Заёмные средства | 1410 | Сальдо по счету 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» с учетом суммы основного долга и процентов. Не подлежат учету проценты, которые на дату составления отчета выплачиваются менее 1 года. В случае необходимости проценты отражают отдельно в расшифровке строк 1410 или 1510. |
| Отложенные налоговые обязательства | 1420 | Сальдо по счету 77 «Отложенные обязательства по налогам» |
| Оценочные обязательства | 1430 | Сальдо по счету 96 «Резервы по предстоящим расходам» по резервным средствам, заложенным под события, которые произойдут далее, чем 12 месяцев. |
| Иные обязательства | 1450 | Формируется из остатков по кредиту счетов:
|
| Итого по разделу IV | 1400 | Сумма следующих строк: 1410, 1420, 1430 и 1450 |
| Раздел V. Краткосрочные обязательства | ||
| Заемные средства | 1510 | Сальдо по счету 66 «Расчеты по кредитам и займам краткосрочного характера» с учетом основной суммы долга и процентов. В случае необходимости проценты можно отразить отдельно в расшифровке строки 1510. |
| Кредиторская задолженность | 1520 | Включает остатки по кредиту следующих счетов:
|
| Доходы грядущих периодов | 1530 | Включает:
|
| Оценочные обязательства | 1540 | Сальдо по счету 96 «Резервы грядущих расходов» относительно тех из них, что запланированы под события в течение 1 года. |
| Прочие краткосрочные обязательства | 1550 | Сальдо по счетам:
|
| Итого по разделу V | 1500 | Сумма следующих строк: 1510, 1520, 1530, 1540 и 1550 |
| БАЛАНС | 1700 | Сумма строк: 1300, 1400 и 1500 |
Выводы
Бухгалтерский баланс представляет собой собрание финансовой информации о компании, представленной в цифровом выражении. Для его полноценной расшифровки можно использовать справочные материалы, а кодирование применяется для автоматизированной обработки сведений из документа в органах статистики.
Бухгалтерский баланс имеет четкую структуру, утвержденную приказом Министерства финансов. В 2021 году следует использовать бланк, утвержденный приказом №61н от 19 апреля 2019 года.
Все актуальные формы отчетов есть в сервисе 1С-Отчетность. Умный редактор не допустит ошибок, а налоговая вовремя получит уведомление о принятии требования.