Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.
В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Соблюдение процедуры сдачи документов
Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.
С чего следует начинать поиск документов
Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.
Определить тип архива, в который переданы документы
Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.
Если документов в архиве нет
Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:
- документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
- документы переданы в федеральный архив;
- передача документов не была осуществлена.
Документы на временном хранении
Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.
Возможные места временного хранения:
- в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
- на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
- на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).
Обратиться к ликвидационной комиссии
Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.
Как не потерять документы при ликвидации организации
Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.
Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией
Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.
Помощь специализированной компании позволит:
- упростить и ускорить процедуру ликвидации;
- обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
- снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.
Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru
Иллюстрации: Катя Дорохина
Архивное дело.
Где искать и как добыть документы ваших предков
Мы уже рассказали, почему молчание может указывать на то, что в семье были репрессированные, и на какие бумаги в семейном архиве обращать внимание в первую очередь (ссылка на статью о подготовке к работе). Следующий шаг в любом генеалогическом расследовании — поход в архив. Как туда попасть, что делать, если места, где жили ваши родные, уже не существует и куда идти — рассказывает создательница проекта о генеалогии From Past With Love Мария Тычинина.
С ходу развенчаю самый популярный миф о работе в архивах: вас туда пустят. И не только пустят, но и выдадут большинство документов. Об этом говорит 6 глава 24 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ», где написано: «Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы».
Поэтому берите паспорт, приходите в рабочие часы архива, регистрируетесь в читальном зале — вуаля, можете работать. Но свои подводные камни здесь, конечно же, есть, о них мы поговорим позже.
А пока разберемся, что делать после регистрации. Вы сильно сэкономите себе время, если перед первым посещением читального зала заглянете на сайт учреждения в раздел «Электронный архив» (если есть) или «Научно-справочный аппарат», откроете там путеводители и описи документов.
Что мы там ищем? Названия дел, которые нужны для поиска, и три волшебных цифры — индивидуальный шифр документа, который состоит из номера фонда, номера описи и номера самого дела. Если указан год, то и он пригодится. Только при наличии этих вводных можно заказать документ в читальном зале; без них архивист просто не найдет его среди тонны других.
Можно, конечно, совершить дебютный поход с надеждой на помощь архивиста в читальном зале, — почти гарантировано вы ее получите (большинство сотрудников архива настроены к пользователям благожелательно).
Однако, во-первых, далеко не все бегло ориентируются в фондах учреждения; а во-вторых, главные задачи работника зала — сориентировать вас по работе в нем, своевременно предоставить документы и в сохранности вернуть их на полку, составлять стратегии поиска.
К сожалению, очень часто на сайте учреждения опубликованы далеко не все описи документов, реально находящихся в архиве (иногда они и вовсе не опубликованы). Поэтому если вы не нашли нужную информацию в электронном виде, нужно посмотреть список дел непосредственно в самом архиве (на компьютере или в печатном виде) и как раз здесь вам поможет любой сотрудник зала.
Кстати, о сроках выдачи документов. В каждом месте они свои, от трех дней до месяца, в зависимости от загруженности учреждения и его технических возможностей (например, маленький зал не всегда, но часто говорит о том, что дела придется ждать долго).
Нет, не логическую, а документальную. Зачем? Выше я упоминала подводный камень, это 3 часть 25 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ». Согласно ей свободный доступ исследователи имеют не ко всем документам, а только к тем, которые не содержат гостайну и с момента создания которых прошло не менее 75 лет. Считается, что за этот срок сведения о людях устареют и их открытие не нанесет вреда тем, кто упомянут в документе.
То есть сегодня любой желающий может поработать с делами, созданными не позднее 1944 года. Это надо учитывать прежде, чем идти в архив. Но что делать, если вам нужны дела «помоложе»? Придется собрать ту самую документальную цепочку, о которой мы говорили выше.
Задача — доказать родство с человеком, чье дело вы хотите посмотреть. Доступ к данным по закону возможен «с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников». Для прямых же потомков достаточно предоставить: паспорт, свидетельство о браке (при смене фамилии) и о рождении, свидетельство о смерти человека, данные на которого хотите получить.
Если речь идет, например, о поиске информации о бабушке, то лучше работать по доверенности от лица ее ребенка, одного из ваших родителей — в этом случае необходимая для доступа в архив стопка бумаг станет немного меньше. Это возможно, конечно же, если родитель жив; если нет, то такие же документы надо собрать и по нему. Если какого-то из этих документов в вашей «коллекции» не хватает, то получить его можно в ЗАГСе. Однако важно помнить: там хранятся документы не старше 100 лет, более ранние документы в большинстве регионов переданы в архивы.
Случаются и приятные исключения. Например, в Центральный государственный архив Петербурга уже переданы все книги с записями о рождении, браке и смерти вплоть до 1929 года.
Правила поведения в архиве, которые сэкономят вам и окружающим нервы:
1. Документы в архиве фотографировать запрещено — это платная услуга. Можно делать выписки из дел, причем не только от руки, а используя ноутбук, планшет, телефон.
2. Архивист не несет ответственности за то, что в выбранном вами деле не нашлась нужная информация. Никто не может гарантировать, каким будет содержимое документа. Даже если речь идет о личном деле конкретного человека: бывает, откроешь его, а там один листок, да и тот бесполезный.
3. Работник зала не имеет права выдать вам документ, содержащий личную информацию о людях (особенно если речь идет о списках), с даты создания которого не прошло 75 лет, без подтверждения родства. Пожалуйста, не надо ругаться с архивистом из-за этого.
4. Постарайтесь быть предельно корректным и вежливым: помните о своих правах, но не забывайте, что есть и чужие.
5. Соблюдайте тишину в читальном зале! Даже шёпот мешает работе других исследователей.
А теперь, когда мы разобрались с тонкостями работы в архиве, выясним, с какого архива стоит начать.
Если не вдаваться в мудреную архивную типологию, то почти в каждом городе есть место, где хранят документы. В городах поменьше эту задачу выполняет муниципальный архив; а в областных центрах — одно большое или даже сразу несколько учреждений, чаще всего не меньше двух. Причем в первом хранятся дореволюционные документы, а во втором — все, что появилось позже 1917 года.
В большинстве случаев исследование своего семейного стоит начать именно с больших областных архивов, потому что туда передают основную массу документации. И если ваша прабабушка родилась в 1896 году в деревне Заречье, Тверской области, которой уже не существует, то в 2019 вам нужно ехать в Тверь.
Да-да, если населенного пункта/завода/дома не существует — это вовсе не значит, что документы по нему не сохранились. Напротив, очень часто казавшиеся раньше ненужными бумажки — вообще единственное, что осталось от того или иного места.
Но вернемся к архивам. На то, что в учреждении хранятся дела еще царских времен, намекает буква «и» в аббревиатуре, что означает «исторический» (ЦГИА/РГИА). А вот учреждения советского периода могут называться и архивом новейшей истории, и просто государственный/центральный, и общественно-политической истории/документации.
Помимо временных периодов, хранилища подразделяются еще и по специализациям. Например, в Петербурге, Тюмени и еще ряде городов «партийный» архив (там, где хранятся личные дела вступающих в партию в том числе) работает отдельно от учреждения «новейшей истории».
Также часто особняком держатся архивы:
1. с документами по личному составу — туда предприятия сдают все, у чего срок со времени создания превышает 75 лет; в идеале там же должен находиться весь документооборот ликвидированных предприятий (к сожалению, некоторые предпочитают их просто выбрасывать или уничтожать);
2. с кино-, фото- и аудиодокументами.
Как не сойти с ума от такого разнообразия? Заглянуть на «Портал Архивы России». А затем еще отдельно проверить, какими документами обладает архив на его сайте. Но на этом еще не все.
«Великаны» федерального значения
Иногда бывает так, что единственная зацепка по поиску у исследователя, помимо ФИО и примерных годов жизни, это что-то специфическое, типа «у него, вроде, были какие-то медали» или «мать бабушки внезапно исчезла, возможно, ее репрессировали». Ни город точно неизвестен, ни годы — одни догадки.
В этом случае имеет смысл рискнуть и обратиться в архивы федерального значения. Если говорить простым языком то, это учреждения, где собраны документы одной тематики со всей России.
Больше всего таких учреждений в двух столицах. Давайте рассмотрим те, что наверняка пригодятся в поисках.
Москва
ГАРФ или Государственный архив Российской Федерации, т.к. там хранятся уголовные дела дореволюционного и более позднего времени, а также документы, связанные с репрессированными. Полное описание фондов можно прочитать здесь.
Ещё один важный архив ЦАМО или Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации. Это один из самых больших архивов России, основу фондов которого составляют дела периода Великой Отечественный войны. Хотя есть там документы и за другие периоды.
Помимо него есть РГВА/Российский государственный военный архив, который привлекателен фондами Красной армии за 1918 – 1940 гг. (что может пригодиться еще, узнайте тут) и
РГВИА/Российский государственный исторический военный архив, хранящий 200 лет истории царской армии (хороший краткий обзор фондов размещен здесь).
Петербург
РГИА или Российский государственный исторический архив — крупнейший архив Европы и один из самых больших в мире. Несмотря на то, что здесь находятся документы, созданные до Революции, о «сокровищах» этого учреждения можно написать десяток отдельных статей. В недрах РГИА можно найти информацию о дворцовых служителях и работниках государственных учреждений со всех уголков Российской империи; уголовные дела; фонды, связанные с крестьянами и другими сословиями. К счастью, на сайте архива есть удобная поисковая система, которая охватывает многие фонды этого учреждения.
Также в Петербурге находятся учреждения, связанные с военно-морским архивом (отдельно от тех, что описаны выше. Это ЦВМА/Центральный военно-морской архив и РГА ВМФ/Российский государственный архив военно-морского флота. Последний разделён на два филиала: с документами до 1917 года и с 1917 года по декабрь 1940.
Сайт у всех трех учреждений один. Как и в РГИА, портал оснащен удобным поисковиком по фамилиям. Но помните, непосредственно в самом архиве информации всегда больше, чем в его «электронной версии».
«Большой музей» — просветительский медиапроект о культурном наследии России. Мы находим в музеях, архивах, частных коллекциях редкие материалы и создаём истории на их основе. Оставляйте свой e-mail, чтобы получать еженедельную рассылку. Будет интересно.
Я исследователь и автор книг об истории России.
Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.
Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.
Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.
Как я собираю информацию по архивам
Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.
Я написала несколько научно-популярных статей и две книги по истории России — «Великий магистр революции» и «Октябрический режим». Недавно собирала материалы для третьей книги об одном малоизвестном историческом деятеле начала 20 века.
Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.
Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р:
- билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р;
- заказ копий документов — 30 000 Р.
Как организовать поездку
Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.
Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.
Когда я отказалась платить, администратор ответила: «Хорошо, если вы согласны на подселение, мы пришлем к вам постояльца. Но имейте в виду, что обычно у нас мужчины живут вместе с женщинами». Мне удалось убедить администрацию отложить вопрос до утра. Все закончилось хорошо: на следующий день пришел другой сотрудник, который отменил несуразное требование.
После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.
Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания, а также кэшбэком по программе Ростуризма. Например, недавно заплатила одной гостинице 8200 Р, и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 Р.
Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.
Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.
Допустим, мне надо попасть из Астрахани в Петербург — есть несколько способов это сделать. Перелет «Аэрофлотом» с пересадкой в Москве обойдется в 8006 Р. Но у меня есть бонусы РЖД, поэтому я доезжаю до столицы на поезде за 2941 Р, а там пересаживаюсь на «Сапсан» и остаток пути оплачиваю баллами.
Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.
Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.
Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.
Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то, могли бы пропасть бесценные архивные выписки.
Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.
Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.
Как искать информацию в архивах
Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.
Получить доступ можно двумя способами:
- По личному заявлению.
- По направлению с места работы — оно называется «отношением».
Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.
Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.
Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.
Шаг 1
Узнать, в каких архивах хранится информация
Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.
Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.
Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях.
Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.
Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.
Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.
Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.
Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.
Шаг 2
Узнать, нужна ли предварительная запись в архив
В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.
Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.
Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.
Шаг 3
Заполнить регистрационные документы
На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.
Здесь надо будет заполнить бланки документов:
- Заявление на имя директора архива.
- Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
- Согласие на обработку персональных данных.
Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.
Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.
Шаг 4
Заказать документы
Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.
Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками
В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.
Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.
План действий такой:
- Найти подходящие фонды.
- Выбрать нужные дела внутри фондов.
- Заполнить бланк заказа.
Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.
Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.
Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.
Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.
Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.
Шаг 5
Получить дела
Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.
Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал
Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.
Самые популярные причины для отказа:
- Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
- С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
- Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.
Шаг 6
Изучить дела
Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.
Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.
Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.
Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.
Шаг 7
Скопировать нужную информацию
Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.
Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:
- Обратиться в специальный архивный отдел.
- Заполнить бланк заказа ксерокопий.
- Оплатить счет.
- Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.
Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.
Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.
Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.
Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.
Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.
Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.
Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:
- Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
- Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
- В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.
Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.
Как забрать информацию из архива
| Способ | Стоимость | Доступность | Удобство |
|---|---|---|---|
| Переписать вручную | Бесплатно | В любом архиве | ⭐ |
| Заказать ксерокопии | 28—41 Р за лист | В любом архиве | ⭐⭐ |
| Заказать скан-копии | 113—180 Р за лист | В любом архиве | ⭐⭐⭐⭐ |
| Сфотографировать | 41—133 Р за лист | Не во всех архивах | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Как забрать информацию из архива
Доступность
В любом архиве
Стоимость
28—41 Р за лист
Доступность
В любом архиве
Стоимость
113—180 Р за лист
Доступность
В любом архиве
Стоимость
41—133 Р за лист
Доступность
Не во всех архивах
Как не терять время в очередях
Если доступ в архив возможен без предварительной записи, приготовьтесь к очередям. Максимальный ажиотаж творится в небольших региональных учреждениях с компактными читальными залами, где умещаются по 10—15 человек одновременно. Федеральные архивы более вместительны, но и там порой надо ждать. Например, в РГИА мне часто приходилось занимать очередь в маленький зал для работы с несброшюрованными делами.
В регионах очередь выстраивается даже перед основным читальным залом. Те, кто приходят в архив днем, долго сидят и ждут в коридоре. Если вы на несколько дней приехали из другого города, занимайте очередь за два-три часа до открытия архива, чтобы не терять время.
Стоять в очереди придется на улице, что особенно неприятно в зимнее время. Легче всего тем, кто приезжает на личных автомобилях: припарковались у входа в архив и сидят в тепле. Но исследователи помогают друг другу: если вы замерзли, предупредите людей в очереди и идите греться в ближайшее кафе.
Впервые я оказалась в такой очереди холодным декабрьским утром. Сонная, только что с поезда, на незнакомой улице чужого города. Вскоре подошли другие исследователи: они деловито заняли очередь за мной и объяснили, куда лучше пойти позавтракать. С тех пор я езжу в этот архив только в теплое время года.
Как стать своим в братстве исследователей
Архивы посещают не только писатели и историки, но и те, кто увлекаются генеалогией. Именно любители генеалогии создают эти дикие очереди, но я на них не в обиде. Это прекрасные ребята, энтузиасты своего дела. Часть из них — профессионалы, которые собирают информацию для заказчиков и так зарабатывают себе на жизнь.
Другие изучают судьбу своих предков — обычно это пенсионеры, которые посвящают досуг необычному хобби. Приходит и молодежь: мне запомнилась одна девушка, которая увлеченно рассказывала кому-то по телефону, что нашла в метрической книге «тетю Галю».
День за днем складывается коллектив: люди работают бок о бок в читальном зале, вместе стоят в очереди, обедают, советуются друг с другом, когда не могут распознать рукописный текст. Новый человек легко вливается в это братство: даже если вы не генеалог или писатель, вас все равно встретят дружелюбно.
А федеральные архивы — это место встреч крупных ученых. И хотя там более официальная обстановка, многие постоянные посетители знакомы между собой.
Плюсы и минусы архивной работы
Собирать материалы по десяткам архивов в разных частях страны — сложно и дорого. Некоторые учреждения как будто застряли в прошлом:
- работают без электронных путеводителей;
- описи фондов и сами дела не оцифрованы и хранятся только на бумаге;
- нельзя заранее заказать документы, чтобы потом просто приехать и получить их.
Порой раздражает вся эта бюрократия и ожидание в очереди на морозе. Таковы трудности архивной работы, однако ее итог бесценен: архивный документ — способ прикоснуться к древности. Невозможно описать чувства исследователя, когда он держит в руках автограф исторической персоны, чью биографию изучает. Это словно физическое соприкосновение с давно умершим человеком, и он вдруг становится таким реальным.
Надеюсь, моя статья вдохновит писателей и генеалогов на новые архивные поиски.
Что нужно знать о работе с архивами
- Исследователь должен быть мобильным и ездить налегке.
- Приходится много и быстро конспектировать — для этого я вожу с собой телефон с компактной проводной клавиатурой.
- Большинство архивов открыто для всех желающих, но в некоторые не пускают без направления с работы.
- Прежде чем ехать в архив, узнайте его режим работы, ограничения и правила доступа к документам, есть ли предварительная запись, требуется ли направление с работы.
- Заказывайте дела заранее, если архив позволяет это сделать. Так вы сэкономите несколько дней в поездке.
- Самостоятельная съемка архивных документов — самый быстрый и удобный способ копирования информации.
- В региональных архивах небольшие читальные залы, из-за этого образуются очереди. Чтобы не терять время, приезжайте за несколько часов до открытия.
Как искать в архиве
Поиск в архивах – занятие увлекательное, трудоемкое, весьма затратное по времени. Оно потребует от вас точности, тщательности, аккуратности и соблюдения нескольких важных правил.
Инструкция
Постарайтесь заранее максимально точно определить, что именно вы ищете и в каком именно архиве. Иногда материалы, относящиеся к одной теме, могут быть рассортированы в разных архивах. Так, например, личный архив Ф.И.Шаляпина разбросан по фондам РГАЛИ, ЛГТМ, ГРМ, ГЦТМ, а материалы Торгсина, кроме фондов Российский государственный архив экономики (РГАЭ), можно найти еще в фондах десятка региональных архивов.
Но тем не менее это ваш первый шаг — выяснить, в каких архивах находятся документы, которые вам нужны.
Чтобы избежать путаницы и облегчить, что называется, навигацию, далее вам лучше всего воспользоваться путеводителями и справочниками по архивам (они точно есть в справочных залах библиотек РАН, крупных научных библиотеках, а также на портале «Архивы России»). В помощь также электронные базы данных и системы поиска по фондам, которые есть на сайтах архивов.
Последовательность архивного поиска укладывается в простой алгоритм: фонд – опись – дело – лист. Дело в том, что фонд – это основная единица хранения любого архива. Несколько упрощая, фонд – это вся совокупность документов, относящаяся к исторической теме, историческому персонажу, организации и т.д. Устройство фонда тематическое, и временная рубрикация внутри него представлена в описях. Опись отсылает вас к совокупности физически обособленных единиц хранения – делам.Каждое дело – это отдельный документ или совокупность документов, помещенных в обособленную папку или отдельную обложку. Документы дела имеют сквозную нумерацию по количеству листов.
Сначала вы выясняете, в каких фондах хранятся нужные документы. Затем из описей фондов узнаете, в каких делах они могут находиться. Наконец, уже в архиве затребовав нужные дела, находите нужные вам листы этих документов.
Видео по теме
Источники:
- Система поиска «Путеводители по архивам России» в 2019
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Легко найти: нотариальные архивы помогут в восстановлении документов
07.09.2020
Бывают ситуации, когда человеку требуется документ, о существовании которого он мог даже не подозревать, но который понадобился ему сейчас. Например — подтвердить свое право на владение имуществом и, соответственно, на сделку с этим имуществом. Документ мог быть создан десятилетия назад и утерян владельцем по разным причинам. А значит, необходимо найти второй экземпляр и получить его или его копию. Если человек удостоверяет сделку у нотариуса, либо удостоверяет у него брачный договор или получает свидетельство о праве на наследство, он может быть уверен, что в любой момент сможет получить копию документа, сколько бы лет не прошло с момента обращения в нотариальную контору. Востребованность документов из нотариальных архивов традиционно велика. Так, в 2019 году дубликаты архивных документов граждане и юридические лица запросили 65 385 раз, а за восемь месяцев 2020 года их было выдано 34 323. Иногда возможность обратиться к нотариусу за архивным документом буквально спасает сделку, которая была под угрозой срыва.
Порой в государственных реестрах документы отсутствуют, либо быстро архивируются. Найти нужный документ в государственных архивах не всегда легко — потребуется сделать не один запрос, иногда — прождать довольно значительный срок. Получить же документ из нотариального архива не составит труда. Так, обращение к архиву нотариуса, который работал в 50-е годы прошлого века, помогло семье Н. подтвердить свои права на дом и землю. Семья владела домом с 1955 года, но в 90-е годы бумаги были утеряны. Никто об этом не беспокоился, пока в 2020 году дом не было решено продать. Оказалось, что для заключения сделки купли-продажи исходных документов и не хватает. Обратились в Росреестр, но там помочь не смогли и отправили в городской архив, но в какой именно, уточнить не смогли. Писать запросы во все возможные архивы у Н. просто не было времени. Сделка оказалась под угрозой.
К счастью, бабушка Н. вспомнила фамилию нотариуса, у которого в 1955 году были удостоверены документы. Н. обратились в нотариальную палату, где им подсказали, у какого именно нотариуса сейчас хранится архив той самой нотариальной конторы, где когда-то оформлялись документы на дом и землю. Н. обратились к нотариусу и получили копию архивного документа. Ведь все бумаги по сделкам с недвижимостью и ряду других сделок, так же, как и, например, брачные договоры и наследственные дела, не имеют срока давности хранения — они должны оставаться в нотариальных архивах бессрочно.
Для поиска документа достаточно знать фамилию нотариуса, у которого удостоверялась сделка. В случае с документами по наследственному делу, розыск можно также вести по фамилии наследодателя и адресу его регистрации на момент смерти.
Нотариальные архивные документы не потеряются даже в том случае, если нотариус, хранящий архив, сложил свои полномочия. Его архив, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, которые могут обеспечить возможности содержания архива, соответствующие нормативным требованиям. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.
Также очень важно отметить, что хранение архивов обеспечивается нотариусами за собственный счет. Получение копий документов или архивных справок из нотариального архива — отдельное нотариальное действие. Следует учитывать, что если архив одного нотариуса находится на ответственном хранении у другого, тот нотариус, который выдает документ из архива, не несет ответственности за его содержание, так как не он его удостоверял.
С началом работы созданной Федеральной нотариальной палатой Единой информационной системы (ЕИС) нотариата в 2014 году началось формирование общего цифрового архива нотариальных документов — все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему. Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Одного запроса от государственного органа или регистратора будет достаточно, чтобы быстро установить факт подделки. Такая оперативность стала возможна благодаря тому, что ЕИС нотариата подключена к Системе межведомственного электронного взаимодействия. Если фальшивка попадает к нотариусу, она также сразу выявляется. Каждый нотариус имеет возможность проверить предоставленный ему нотариально удостоверенный документ с помощью Единой информационной системы нотариата и установить его подлинность.
Чаще всего граждане обращаются к архивным нотариальным документам, если речь идет о сделках с недвижимостью, либо о наследственных делах для того, чтобы подтвердить свои права на владение тем или иным имуществом (дом, земля, в частных случаях — предметы искусства или фамильные ювелирные украшения). Если же сделка заключалась без нотариуса или имело место фактическое вступление в наследство (без открытия наследственного дела в нотариальной конторе), то с поиском документов в других архивах могут возникнуть сложности.
Ирина О. фактически приняла наследство после смерти бабушки в 1988 году. Она была прописана в ее квартире, других наследников не было, поэтому девушка к нотариусу не обращалась. Вступила в кооператив, в котором состояла до этого ее бабушка, и начала владеть недвижимостью. Позже, уже после замужества, она продала квартиру, и они с мужем купили другую — побольше.
Сейчас у Ирины идет суд по разделу имущества супругов. Ее попросили предоставить документы о том, что она владела недвижимостью до замужества, то есть новая квартира была куплена на средства от продажи недвижимости, полученной до брака. Но оказалось, что найти такие документы очень непросто. В БТИ хранится архив только с 1994 года. Ирину отправили в городской архив. Но в какой именно — подсказать не смогли, потому что не владеют такой информацией. Ирина вынуждена рассылать запросы по всем известным архивам, чтобы доказать, что бабушкина квартира в конце восьмидесятых перешла к ней. Ирина очень жалеет, что в свое время не открыла наследственное дело и не получила свидетельство о наследстве. Ведь в нотариальном архиве найти эти документы не составило бы труда.
Скоро получение архивных нотариальных документов может стать для граждан еще проще и удобнее. Правительством Российской Федерации в Государственную Думу внесен законопроект о формировании архивов нотариальных документов. Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона. Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только уже нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов. На данный момент нотариусам приходится затрачивать значительные средства на содержание архивов. Также законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу.