Как найти документ в 1с бухгалтерия

Как массово найти в БП3 непроведенные (только) за разные периоды после синхронизации — например снявшиеся с проведения после синхронизации или проверке перед закрытием месяца и сверкой с Ут11, чтобы не искать в Журнале операций по одному документу?
в БП2 был Универсальный журнал документов, где можно было установить отбирать по непроведенным документам. Прошу показать на примере настройки или кинуть ссылку где это описано. При поиске на сайте у вас не смогла найти подобной информации.

Первый способ. Поиск в форме списка документов

Всего в программе есть три списка документов разделенных по типам: Внутренние Документы, Входящие Документы, Исходящие Документы.  Данный способ подходит для случая, когда вы наверняка знаете к какому типу документов относится искомый документ. По умолчанию все три списка выглядят одинаково. В каждом из них можно использовать любой из следующих вариантов.

a. Быстрые отборы

В шапке форме списка есть группа быстрых отборов. Можно делать отборы только по одному реквизиту или по нескольким:

Поиск будет происходить в выбранном реквизите по точному совпадению.

Также на форму можно вывести дополнительные отборы через “Еще” -”Настройки”-”Изменить форму” установив или сняв галочками виды отборов:

Не забывайте снимать отборы (нажать на крестик в поле быстрого поиска), иначе ваш выбор сохранится при повторном открытии формы и вы увидите только отобранные ранее документы. 

б. Поле поиска

Поиск происходит только по полям выведенным в списке (которые мы видим на экране, а не по всем реквизитам документа) и поиск происходит по части строки. Найденные вхождения выделяются зеленым цветом:

При наличие большого количества документов в базе для ускорения времени поиска рекомендуется сделать также быстрый отбор по периоду. Например, текущий год.

в. Расширенный поиск

При необходимости искать по конкретному реквизиту который мы видим в списке, можно воспользоваться расширенным поиском:

В поле “Где искать” можно выбрать только те реквизиты, которые выведены на форму (которые мы видим на экране).

В отличие от поиска через быстрые отборы или поле поиска мы можем выбрать как искать: по началу строки, по части строки, по точному совпадению.

Чтобы снова увидеть все документы, нужно нажать на крестик в текущем отборе, который появился над списком документов.

г. Настройка списка

Если вы часто пользуетесь какими-то отборами через поле поиска или расширенный поиск, то можно сохранить их через “Еще”- “Настройки” — “Настроить список”

На вкладке “Отбор” можно выбрать любой реквизит документа из левой колонки “Доступные поля” и кликнуть по нему два раза (1), выбрать вид сравнения(2) и с чем сравнивать (3), после этого сохранить настройки нажав “Завершить редактирование”.

В шапке формы появятся наши персональные настройки:

Теперь можно менять значения в сохраненных настройках. Чтобы снова увидеть весь список без отборов нужно снять галочки возле названия реквизита, по которому происходит поиск.

Чтобы совсем удалить с формы эти настройки требуется перейти повторно в настройки списка на вкладку отборы и нажать “Удалить”.

д. Показывать помеченные на удаление

В случае, если документ был помечен на удаление или была нажата кнопка “Delete”, он пропадает из общего списка документов. Если администратор вашей базы или фоновое задание, которое выполняется по расписанию еще не успели удалить все помеченные на удаление объекты, то восстановить такой документ можно, что через “Еще”-”Настройки”- “Показывать удаленные”. Тогда документ появится в списке в зачеркнутом виде:

 

Останется только нажать “Еще “- “Документы”-“Пометить на удаление/Снять пометку”

e.  Настройка просмотра

В меню “Еще”- “Просмотр” можно выбрать варианты просмотра документов, при котором в левой колонке появляется список того, по чему можно сгруппировать документы:

При этом если в левой колонке выделить один из элементов, то  в списке документов происходит отбор по выделенному элементу:

Второй способ. Обработка “Поиск документов и файлов”

Данная обработка находится в разделе “Документы и файлы”- “Сервис”. И подходит для поиска по всем трем типам документов, а также по всем реквизитам документов. Требуется выбрать область поиска (1), например, по всем типам документов или только по одному, что искать(2) по одному или нескольким реквизитам и запустить поиск (3).

В примере ниже поиск происходит по всем типам документов, у которых в реквизите “Содержание” есть текст “строит”, чтобы найти все слова “строительный”, “строитель”, “перестроить” и т.п.

Результат будет выглядеть в виде отдельных списков из найденных документов:

Третий способ. Полнотекстовый поиск

Полнотекстовый поиск находится в “Документы и файлы”- “Сервис” или по значку лупы справа наверху возле имени пользователя, под которым вы вошли в программу:

Третий способ производит поиск по всей информации, которая есть в информационной базе. Это может быть как значение поля карточки документа, так и название этого реквизита или папки в котором он находится или любой другой объект базы. Также поиск происходит по содержимому прикрепленного к карточке файла и всех его версий.

Четвертый способ. Список “Мои документы”

Cписок “Мои документы” находится в “Документы и файлы” — “Мои документы” и на начальной странице, если у вас там выведен виджет “Мои документы” на форме “Текущие дела”.

В этом списке находятся документы, которые относятся к вам и по которым могут требоваться какие-то действия: 

• все документы, по которым вам направлена задача. После выполнения задачи документы перестанут отображаться в списке;

• все документы, по которым вы направили задачу другому сотруднику. После выполнения задачи документы также перестанут отображаться в списке;

• входящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации;

• исходящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и отправки;

• внутренние документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и исполнения;

• документы, за которые вы назначены ответственным. Эти документы можно исключить из списка только вручную.

Пятый способ. Отчеты

В программе предусмотрено большое количество настроенных отчетов. Отчеты по документам находятся в “Документы и файлы” — “Отчеты”. С помощью этих отчетов можно найти документ по разным критериям исходя из названия отчета.

Например, отчет “Неподписанные внутренние документы”:

Кликнув в отчете на найденный документ откроется карточка этого документа.

Шестой способ. По контрагенту

Когда необходимо посмотреть все документы по определенному контрагенту, можно воспользоваться справочником “Контрагенты”, который находится в “Документы и файлы” — “Контрагенты”. В карточке контрагента есть гиперссылка на все документы, к нему относящиеся.

Седьмой способ. Категории (доступен только в версии КОРП и ДГУ)

При включенной настройки Категорий (настройка на уровне всей программы) в документах появляется вкладка “Категории”.

Категории — это дополнительная классификация или теги документов.  Категории можно устанавливать вручную или автоматически по настроенным критериям.  После этого в “Документы и файлы” — “Категории” можно подобрав категории сразу найти все подходящие по отбору документы.

Восьмой способ. Поиск по штрихкоду (доступен только в версии КОРП и ДГУ)

В КОРП /ДГУ версии каждому документу по умолчанию назначается штрихкод. Штрихкод можно визуально установить программно в прикрепленном файле или распечатать на наклейке при наличии специального оборудования для печати наклеек. После этого при подключенном сканере шрихкодов можно отсканировать штрихкод и в программе откроется нужная карточка этого документа.

Если документ приходит в нашу организацию со своим штрихкодом, то, чтобы избежать случайностей при сканировании штрихкодов, его можно также указать в программе, как внешний. После этого поиск будет доступен и по нему.

Поиск можно производить по номеру штрихкода без подключенного сканера штрихкодов. Такой поиск вызывается сочетанием клавиш Ctrl+Shift+I.

Девятый способ. Избранное и История

Список документов (и других ссылок в программе), которые были добавлены в избранное или список последних просмотренных документов, доступны по соответствующим значкам справа наверху возле имени текущего пользователя.

Избранное:

История (Список последних):

Также эти списки можно вывести на начальной странице с помощью Настройки — Настройки начальной страницы:

Чтобы добавить документ в избранное нужно нажать на значок звездочки возле наименования документа:

Десятый способ. Как найти физическое местоположение документа

а. Журнал передачи

Запись журнала передачи можно внести (по кнопке “создать”) на контактное лицо Контрагента или на нашего сотрудника. В этом же списке можно видеть всю историю передач по этому документу.

Проводить сводный анализ переданных документов можно по общему списку журнала передачи (“Документы и файлы” — “Журнал передачи”)

или по отчетам в разделе “Документы и файлы” — “Отчеты” — “По всем документам”:

б. Учет документов по местам хранения

При включенной настройки учета по местам хранения в видах документа можно вести учет по местам хранения и ответственным лицам за хранение. В месте хранения можно указывать заранее введенные места из справочника или в виде произвольной строки.

Этой статьей я продолжаю серию заметок об эффективных приемах работы в 1С:Бухгалтерия 8.3. Рассказываю о хитростях, которые мало кто знает и ещё меньше людей используют в своей работе. Приемы, о которых пойдет речь, способны существенно сэкономить время и повысить вашу квалификацию как специалиста. Первая часть доступна здесь.
п

Прием №4: Поиск в текущей колонке сразу после начала набора текста.

Как вы ещё не пользуетесь этой потрясающей возможностью? В любом журнале (будь-то справочник или документы) выделите любую строчку в любом столбце и просто начинайте набирать текст.

Система автоматически будет отбирать строки, в которых содержится вводимое вами значение в одном из столбцов:

Если нужно отменить фильтр — нажмите кнопку Esc на клавиатуре или на крестик в поле поиска:

Но что, если нам нужно искать не во всех колонках, а только в конкретной?

Для поиска в текущей (выделенной) колонке используйте комбинацию Alt + F или пункт меню «Ещё»->»Расширенный поиск»:

Например, давайте отберём все документы в номере которых встречается цифра 8. Для этого выделим столбец «Номер» в любой строке и нажмём Alt + F.

В открывшемся окне наберём цифру 8 и нажмём «Найти»:

Отлично, в списке остались документы в номере которых (в любой позиции) содержится цифра 8:

Для отмены отбора нажмём комбинацию Ctrl + Q или удалим отбор с верхней панели (крестик):

  

Прием №5: Ввод в поле ввода по строке.

Пусть вам требуется забить поле контрагент в документе «Поступление товаров и услуг» и вы знаете, что контрагент называется как-то на «аэро».

И вы вместо того, чтобы выбирать контрагента из списка, просто возьмите и начните в поле ввода контрагент набирать текст «аэро». Как видите система сама подсказывает возможные варианты контрагентов, которые начинаются с этих букв. Искомый аэрофлот найден — осталось просто выбрать его.

И так можно в любых полях!

  

Прием №6: Суммирование выделенных ячеек в отчетах.

Просто выделяйте нужные ячейки мышкой — сумма автоматически отобразится в поле указанном на рисунке. А если нужно выделить ячейки не находящиеся рядом — используйте клавишу CTRL. Зажмите её и выделяйте нужные ячейки в отчете, чтобы получить их сумму.

  

Прием №7: Сохраняйте любые печатные формы в любом удобном формате.

Любой отчет или печатную форму документа можно сохранить в подходящем формате на компьютер. Просто сформируйте печатную форму и нажмите на значок дискеты в верхней части окна программы.

Теперь выберите имя и формат для документа. Это может быть excel, word, pdf, html и многие другие популярные форматы.

  

Прием №8: Групповая печать документов.

Об этом здесь.

  

Прием №9: Печать журнала или табличной части документа.

Об этом здесь.

Продолжение здесь (ч. 3).

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Смотрите видео после статьи

видео может дополнять статью или содержать её полностью

Конечно, умение работать в 1С Бухгалтерии определяется вовсе не зазубриванием того, где и что там находится, а умением выполнять операции бухгалтерского учёта. Заучивать расположение кнопок на панелях инструментов и пунктов меню вовсе не нужно, тем более что программа может обновиться, выйти очередная версия и так далее, и расположение элементов может запросто измениться. Главное — понять общую структуру программы и принципы работы в ней, а что и где находится запомнится само собой в процессе работы.

Общие списки объектов в 1С Бухгалтерии 8.2

В 1С Бухгалтерии 8.2 в меню Операции есть общие списки всех объектов программы, при помощи которых можно быстро найти то, что вам нужно. На рисунке ниже эти списки выделены.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Конечно, на самом деле далеко не всё это пригождается в реальной работе. Наиболее часто используются списки справочников, документов и отчётов. Реже — регистры, которых, как видно, несколько типов.

Допустим, нам нужно найти справочник Номенклатура. Поскольку это справочник, то и открыть нужно меню «Операции / Справочники». Затем вручную при помощи прокрутки или с использованием быстрого поиска находим нужный элемент и открываем его.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Как видите, можно быстро найти то, что нужно, если вы забыли или вообще не знали, где оно находится. Самое главное — знать тип объекта, который вы ищете, чтобы открыть нужный список. К примеру, КЛАДР является вовсе не справочником, а регистром сведений.

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Кроме того, есть объекты, которые вообще в меню никак не представлены и искать их там бесполезно. Например, это классификатор основных фондов (ОКОФ). Как правило, это относится к объектам, которые редко нужны или которые не часто требуется открывать «просто так», а не в режиме выбора.

Если Вы хотите полностью управлять 1С:Бухгалтерией, в том числе вести учёт и выполнять основные операции по обслуживанию базы самостоятельно, рекомендуем воспользоваться учебным спецкурсом по данной конфигурации (240 уроков, 42 часа). Посмотрите примеры уроков и учебный план курса!

Общие списки объектов в 1С:Бухгалтерии 8.3

В версии 8.3 тоже есть общие списки документов, справочников и прочих объектов в программе, просто выглядит это немного не так, как в 8.2. Нужно зайти в главное меню, и выбрать там «Все функции».

[нажмите на картинку для увеличения]

Справка: как сохранять фото с сайтов

Как видите, принцип тот же самый. Это опять к вопросу о том, что новая 1С Бухгалтерия 8.3 отличается от 8.2 и более ранних версий «восьмёрки» только внешним видом — прочие отличия не столь существенны.

Подведём итоги

Вы всегда можете найти нужный вам документ, регистр или справочник в общих списках объектов 1С Бухгалтерии, будь то версия 8.2 или 8.3.

Изучить структуру программы, как и её использование, вы можете на моих дистанционных курсах 1С Бухгалтерии. Курсы проводятся по Skype, что очень удобно, эффективно и экономит ваше время и деньги.