Как найти фактическую численность

Численность работников — это фактическое количество персонала, работающего на предприятии по трудовым договорам. Численность необходимо подсчитывать с разными целями: как с целью анализа деятельности предприятия, так и в целях предоставления отчетности в контролирующие органы. Сегодня мы разберемся, что такое фактическая численность работников в учреждении, кого в нее включить, и каким документом отображается.

Разновидности численности

Предельная и фактическая численность работников — это важные показатели, характеризующие необходимое количество персонала для достижения главной цели финансово-хозяйственной деятельности предприятия — получения прибыли. При этом предельная подразумевает под собой максимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения работы, а фактическая отражает реальное положение дел.

В целях статистического наблюдения и иной отчетности выделяют еще несколько разновидностей:

1. Списочная (штатная) — представляет собой количество единиц в штатном расписании.
2. Среднесписочная — рассчитывается за определенный период времени на основе списочной.
3. Явочная — представляет собой число работников, необходимых для осуществления непрерывности рабочего процесса.

Списочная и фактическая численность работников — это разновидности, главное отличие которых в том, что первая иллюстрирует общее количество сотрудников на предприятии с учетом находящихся в отпусках, декретах, больничных и т. п., а вторая показывает число работников, непосредственно выполняющих свои обязанности на рабочих местах на конкретную дату.

Факторы, влияющие на численность работников

Факторы, влияющие на потребность организации в персонале, можно разделить на 2 большие группы: внутренние и внешние.

К внутренним можно отнести:

• перспективы развития фирмы;
• организационную структуру предприятия;
• уровень материально-технического оснащения труда;
• наличие «текучки» рабочей силы.

Внешние факторы включают:

• темпы и тип экономического роста в целом по отрасли;
• инфляцию и уровень безработицы;
• развитие технологий;
• конкуренцию.

Все эти факторы в большей или меньшей степени оказывают непосредственное влияние на количество сотрудников, а через него и на другие финансовые результаты деятельности предприятия. Так, увеличение численности работников — экстенсивный фактор экономического роста, в то время как повышение качества человеческих ресурсов — интенсивный.

Методика подсчета

При подсчете численности специалисты обычно руководствуются следующими нормативными актами и документами:

1. Указания по заполнению форм статистической отчетности. Действующая их редакция утверждена Приказом Росстата № 722 от 22.11.2017.
2. Инструкция, утвержденная Госкомстатом СССР еще в 1987 г. Несмотря на солидный возраст документа, отменять его не планируется, он по-прежнему действует, но только в части, не противоречащей текущему трудовому законодательству РФ.
3. ЛНА организации: штатное расписание, штатно-должностная книга и пр.
4. Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках и другие подобные распоряжения.
5. Личные карточки работников (унифицированная форма Т-2 или ее заменяющая на предприятии).

В списочный состав включаются:

• работающие (в том числе неполный день, сокращенное рабочее время) и находящиеся в простое;
• находящиеся на больничном;
• находящиеся в командировках;
• находящиеся в отпусках (очередном, учебном, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком) или отгулах;
• выполняющие государственные и общественные обязанности, например участвующие в работе избирательных комиссий или являющиеся присяжными заседателями;
• временные работники, принятые по срочному трудовому договору;
• находящиеся под следствием или арестом;
• совершившие прогул;
• отстраненные от работы;
• принимающие участие в забастовках;
• повышающие квалификацию, если за ними сохраняется зарплата;
• работники — иностранные граждане.

Не включаются в списочный состав:

• внешние совместители (внутренние включаются как 1 единица, по основному месту работы);
• привлеченные на основании ГПД;
• собственники компании, если они не получают заработную плату;
• военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.

Фактическая численность включает всех сотрудников организации, выполнявших свои обязанности в конкретный рабочий день, и определяется на основании табелей учета рабочего времени. При ее подсчете исключаются лица, не вышедшие на работу, вне зависимости от причин их отсутствия.

Как отразить в документах

В настоящее время такой показатель как фактическая численность работников не входит ни в один отчетный документ, но контролирующие органы все же могут иногда запрашивать подобную информацию. Форма ее предоставления может быть различной (например, ведомость распределения численности работников годового фактического объема или письмо о численности), но чаще всего используется справка, заполняемая ответственными лицами предприятия (главный бухгалтер или инспектор по кадрам) в свободной форме.

Справка о фактической численности работников, образец

Скачать

В отличие от фактических, сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в ФНС ежегодно, до 20 января, а также в некоторых других случаях, регламентированных законодательством, или по запросу. Форма их предоставления зафиксирована Приказом ФНС России 29.03.2007 № ММ-3-25/174@.

Скачать

Итак, теперь вы узнали немного больше о показателях, которые используют кадровые специалисты. А термины, которые раньше вгоняли вас в тоску, стали (надеюсь!) немного ближе.

Среднесписочная численность работников в 2020 году (ССЧ) рассчитывается для каждого предприятия индивидуально. Отчетным периодом считается календарный год, но юридические лица и индивидуальные предприниматели ведут ежемесячный учет. В дальнейшем это упрощает заполнение отчетности, минимизирует вероятность ошибок.

Расчеты и заполнение проводятся в соответствии с правилами, определенными Росстатом и утвержденными его приказом № 772 от 22 ноября 2017 года.

Обязательная отчетность

Сведения о численности сотрудников подают юридические лица всех форм собственности и индивидуальные предприниматели в обязательном порядке. ИП предоставляют расчет в налоговые инспекции, если у них есть штатные специалисты (или были в отчетном периоде).

Это оговорено в пункте 3 ст.80 Налогового Кодекса РФ. Юридические лица подают данные независимо от наличия или отсутствия сотрудников, изменения их численность в сравнении с прошлым годом. Это обязательное условие, оно распространяется на всех юридических лиц, в независимости от формы собственности и налогового режима работы.

Зачем нужна эта информация?

Инспекции Федеральной налоговой службы используют эту информацию для контроля за способом подачи деклараций и оснований для использования специального налогового режима. По способам подачи деклараций есть ограничения:

• электронный вариант через оператора ЭДО – для юрлиц со штатом свыше 100 человек;
• электронный или бумажный на выбор – для налогоплательщиков со штатной численностью меньше 100 человек.

Что касается спецрежимов, то упрощенная система разрешена налогоплательщикам, если штат не превышает 100 человек. Для работы на патентной системе допускается максимум 15 сотрудников.

Форма

Сведения заполняются и сдаются на бланке, состоящем из одного листа (форма по КНД 1110018). В нем указываются:

• ИНН;
• название компании;
• Ф.И.О. предпринимателя;
• инспекция, в которую сдается форма;
• годовая численность;
• даты (1 января или 1 число месяца).

Достоверность и полнота предоставленной информации подтверждается подписью предпринимателя, руководителя компании или уполномоченного лица, печатью. В соответствующие графы вносятся данные в целом по предприятию – отдельно делать расчеты для филиалов и обособленных подразделений не нужно.

Сроки

Отчет о среднесписочной численности работников за 2019-й год сдается не позднее 20 января 2020-го, а за 2020-й – не позднее 20 января 2021-го. Срок его подачи в ИФНС определен в пункте 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ.

Если граничная дата совпадает с выходным днем, то срок переносится на один день. Смещение дат предусмотрено пунктом 7 ст. 6.1. Налогового кодекса. Если регистрируется новое предприятие, то ответственные сотрудники должны подать данные о количестве работников не позднее 20-го числа следующего месяца.

За нарушение сроков подачи отчетности компании грозят штрафные санкции, предусмотренные ст. 126 НК РФ. На составление списков нарушителей отводится 20 дней, после чего приходит уведомление о штрафе.

Налоговые органы вправе оштрафовать и ответственных должностных лиц компаний-нарушителей. Административная мера воздействия предусмотрена ст. 15.6 КоАП России. Размер санкций – до 500 рублей.

Кого учитывать

При расчете учитываются только те сотрудники, для которых работа в конкретной компании является основной. Работы по совместительству и гражданско-правовым договорам в расчет не берутся. В расчет также не включаются сотрудники в отпусках:

• декретном;
• по уходу за ребенком;
• неоплачиваемом учебном.

С 1 января 2018 года в Правила расчета среднесписочной численности внесено уточнение – оно распространяется на штатных специалистов, находящихся в декрете и отпуске по уходу за ребенком. Они включаются в ССЧ, если работают на условиях неполного рабочего дня или на дому, но с сохранением права на получение социального пособия.

Формулы

Существует месячная, квартальная, годовая среднесписочная и средняя численность – для каждой категории есть своя формула расчета. В налоговой отчетности указывается годовой показатель, но для его определения необходимы подсчеты за каждый месяц.

Годовой показатель

Все значения рассчитываются по правилам, утвержденным приказом Росстата № 772 от 22 ноября 2017 года. Формула для годового показателя следующая:

Она используется при расчетах значений за полный календарный год. При неполном календарном годе суммируются значения за каждый фактически отработанный месяц и делятся на 12.

Месячный показатель

Для определения месячной численности необходимо знать два показателя: среднесписочная численность полностью занятых и средняя численность не полностью занятых работников.

Формула для полной занятости

Месячный показатель по этому виду занятости определяется следующим образом:

Суммируется общее количество рабочих на каждый день месяца (Д1, Д2, Д31) и затем сумма делится на количество календарных дней (Кд).

При подсчете учитываются именно календарные дни, включая выходные и праздники.

Расчет при неполной занятости

Средняя численность этой категории работников определяется сложнее. Для этого потребуются табель учета рабочего времени за каждый месяц и производственный календарь.

Вначале необходимо определить общее количество часов, отработанных сотрудниками за месяц. В расчет включаются и те календарно-рабочие дни, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске. Количество часов равно количеству отработанных часов в последний день перед отпуском или болезнью.

Далее полученная сумма делится на количество рабочих часов в конкретном месяце (эта цифра берется из производственного календаря). Результат – и есть показатель численности.

Те категории граждан, которым сокращенный график положен по трудовому законодательству (инвалиды, несовершеннолетние), включаются в расчет как лица, работающие полный рабочий день.

Источник: https://2020-god.com/srednespisochnaya-chislennost-rabotnikov-v-2020-godu/

Фактическая численность работников: что это, как рассчитать

Планируя свой бизнес, предприниматель рассчитывает количество людей, нужных для выполнения рабочих задач. Штат может насчитывать несколько десятков человек или, напротив, сотни и даже тысячи сотрудников.

Всё зависит от возможностей руководства, направления работы и уровня компании. В этой статье основное внимание будет уделено понятию фактической численности работников, методике подсчёта, а также документальному сопровождению.

Штатная численность работников – виды и отличительные черты

Компания формирует коллектив, исходя из собственных мощностей. Перспектива расширения предусматривается политикой развития бизнеса, куда включается необходимость создания новых рабочих мест.

Это происходит, если компания увеличивает доход и выходит на новый этап. Но бывает, что при таких условиях фактическая численность не соответствует прибыльности предприятия.

В такой момент кадровому инспектору нужно определить степень загруженности коллектива, сопоставить штатное расписание с количеством работников, предоставить руководству данные аналитики.

Эти причины не считаются исчерпывающими. Информация о количестве персонала потребуется для понимания, сколько денег нужно выделить на выплату зарплат, налоги и т.д.

Закон не выделяет рассматриваемый вопрос как отдельное определение. Фактическая численность работников – это количественный показатель персонала, нужный для функционирования компании.

Выделяют:

• Плановое количество. Устанавливается руководством компании. Число называется, исходя из стратегических целей, бюджета заработной платы.
• Нормативную численность, которая присутствует в специальных инструкциях научно-исследовательских институтов труда, отраслевых рекомендациях. На формирование влияют данные аналитики рабочего процесса, трудоёмкость и производительность.
• Среднесписочную численность (ССЧ), которая рассчитывается в виде среднего количества сотрудников, выполнявших работу в конкретный период. Данные регулярно предоставляются налоговикам.
• Явочное количество сотрудников − говорит о числе тех, кто, согласно табелю, вышел на работу.
• Списочную численность − предусматривается штатным расписанием. Этот документ отражает информацию о том, сколько сотрудников находятся в трудовых отношениях с компанией.

Фактическая численность отличается от списочной тем, что показывает число занятых работников в конкретное время. Последняя, в свою очередь, указывает на общее количество персонала.

Списочная численность должна соответствовать табелю учёта рабочего времени. Причём, должна приводиться конкретика, сколько работников отсутствует и по каким причинам.

Планово-экономическим отделом компании могут пересматриваться нормативы выполнения рабочих задач с учётом профиля производства. Работа может быть выполнена меньшим количеством сотрудников, нежели то, которое предусмотрено ведомственными инструкциями. Тем самым происходит отклонение от установленных норм.

Фактический состав работников не должен превышать нормативную и плановую численность. Если компания работает по УСН, штатное количество работников не должно превышать 100, а при ПСН – 15.

Тем не менее, случаются превышения за счёт наёмных работников, в чьих услугах компания нуждается непостоянно. Распространено мнение, что фактическая численность сотрудников говорит об успешности и престиже предприятия. На самом деле, количество может уступать качеству и, невзирая на сотни человек, прибыльность компании остаётся на прежнем уровне.

Численность представляет собой элемент анализа, помогающий исполнителю отладить штатное расписание. Итог – повышение производительности за счёт перераспределения задач и денежных средств.

Как определяется фактическое количество сотрудников, варианты подсчёта

Для того чтобы получить корректную цифру за конкретный период, недостаточно принимать число работников на начало или конец отчетного периода. Первым делом определяют среднесписочную численность (ССЧ), которая нужна для исчисления производительности труда, средней заработной платы, кадровой стабильности и т.д.

Используют:

• Указания по заполнению форм статистической отчетности (Приказ Росстата № 722).
• Инструкцию Госкомстата СССР 17.09.1987 г. №17-10-0370
• Локальные акты. Это могут быть приказы о приёме и увольнении с работы, штатное расписание, табель и др.
• Личные карты.

Данные по количеству сотрудников должны быть достоверными, указанными в первичной документации компании. За правильность заполнения ответственен как исполнитель, так и руководитель фирмы.

В списочный состав вносятся сотрудники, работающие полный и неполный рабочий день, а также те, кто отсутствует на работе, например, в отпуске, больничном, командировке. Кстати, прогул не даёт права инспектору обойти вниманием такого работника.

А вот нижеуказанные категории не стоит включать в фактическую численность сотрудников:

Управленцу стоит обратить внимание, что есть категории работников, которые учитываются при подсчёте, но информация не вносится в среднесписочную численность. К ним относятся беременные сотрудницы в декрете или студенты в неоплачиваемом отпуске.

Для работодателя важно знать, как вычисляется ССЧ за год, так как это число потребуется налоговикам. Чтобы получить эту цифру, нужно умножить количество месяцев на сумму среднесписочной численности за каждый из них. Полученный результат делится на 12.

ССЧ за месяц высчитывается сложением ежедневной численности, а затем делением результата на число дней в месяце. Для расчёта ежедневного количества используется табель.

Документальное отражение численности работников

Управленцы обязаны вести учёт сотрудников и отчитываться контролирующим органам о количестве персонала. Обычно движение по сотрудникам отражается за отчётный период.

Чаще всего сведения передаются в виде справки, заполняемой уполномоченным лицом фирмы. Документ составляется в свободной форме, но обычно порядок написания отражён ЛПА. Для предоставления ССЧ в налоговую используется форма, приложенная к Приказу ФНС ММ-3-25/174.

Ещё один документ, используемый для подсчёта работников – штатное расписание. Составляется инспектором по кадрам или экономистом по труду.

В штатном расписании отражается:

• Информация о структурных подразделениях компании, управленческой иерархии.
• Наименования должностей, количество штатных единиц
• Тарифная ставка, а также информация о надбавках.

Законодатель не обязывает работодателя создавать этот документ. Но это не означает, что делать этого не нужно. Управленцу нужно быть готовым к тому, что надзорный орган в любой момент может запросить подобную информацию.

В совокупности, виды численности представляют собой часть аналитических данных, работа с которыми важна для развития бизнеса. Можно определить эффективность труда, целесообразность работы некоторых отделов, темпы и причины «текучки» кадров.

В статье были даны ответы на те вопросы, с которыми может столкнуться инспектор по кадрам. В частности, наиболее распространённый из них – как рассчитать фактическую численность работников. Стоит отметить, что такая информация нужна не только контролирующим органам, но, в первую очередь, кадровому работнику.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/fakticheskaya-chislennost-rabotnikov.html

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Как определить фактическую численность

Как определить фактическую численность

Подборка наиболее важных документов по запросу Как определить фактическую численность (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты