Как найти хорошего менеджера по закупкам

Найти высококлассного специалиста в отдел закупок бывает непросто, поскольку закупки с одной стороны требуют практических наработок, с другой – нестандартного мышления и творческого подхода. Поэтому при подборе сотрудников рекомендую применять два метода, которые можно использовать как по отдельности, так и в комбинации.

Традиционный метод

Ищем человека с хорошим знанием индустрии, опытом в закупках и закупаемых категориях. Если сотрудник подыскивается на должность в международную компанию, добавляем в требования к вакансии соответствующий опыт (поскольку менталитет и профессиональные подходы в западных и российских компаниях существенно различаются).

Такой подход оправдан в случаях, когда:

• закупочная деятельность аналогична другим компаниям, но отличается масштабом / индустриальной спецификой;
• требуется экспертиза по сложным закупочным категориям, например, сырье, маркетинг или IT;
• закупочные процедуры в компании отстают от рыночных тенденций, требуются профессионалы для их реорганизации;
• нет времени на обучение сотрудников, нужен быстрый результат.

Таблица 1. Плюсы и минусы традиционного метода поиска сотрудников в отдел закупок

Метод выращивания

Берем на работу сотрудника без опыта, но лояльного корпоративной культуре, с высоким интеллектом и эмпатией, без больших запросов, но с высоким потенциал и мотивацией к личному развитию и карьере.

Такой подход оправдан, когда в компании:

• уникальная или высокоспецифичная сфера работы компании;
• компания активно использует свою методику закупок, ИТ-инструменты и аналитику;
• процесс закупок хорошо отлажен, но у старой команды «замылился глаз» и нужна свежая кровь.

Таблица 2. Плюсы и минусы метода выращивания специалистов

Резюме

Сотрудник, подобранный традиционным методом, надежен для выполнения функций, требующих опыта и специфических навыков. Однако ему затруднительно отдавать распоряжения, идущие вразрез с профессиональным опытом: специалист будет возражать, спорить и пытаться выполнить указание так, как сам считает нужным и правильным. При взаимодействии с таким сотрудником предпочтительнее коучинг, а не жесткая постановка целей и контроль.

Новички же хороши там, где практикуются новаторские подходы к работе, требуются свежие идеи и незамутненный взгляд на поле профессиональной деятельности. Однако для использования в узкоспециализированных сегментах закупок такие работники едва ли подходят. Бывает, что в целях экономии бюджета на закупки по IT-категории ставят «зеленого» специалиста. В итоге он не только не приносит ожидаемого результата, но еще и портит отношения отдела с айтишниками, которые не любят закупщиков, не разбирающихся в их сфере. Очевидно, что для такой области практичнее подобрать опытного сотрудника, способного быстро наладить отношения с бизнес-функцией и запустить «горящие» проекты в работу.

Не забывайте, что подходы можно комбинировать.

Что касается PrECA, то мы чаще используем метод выращивания своих сотрудников, так как специфика аутсорсинга и консалтинга в закупках значительно отличается от работы внутренних закупок в компании: работа в B2B-компании больше ориентирована на проектную деятельность, авторские методики и технологии, и акцентирована на конкретные достижения.

Где водятся специалисты?

С профилем кандидата определились. Теперь несколько советов, где и как искать. Основная рекомендация – использовать принцип pull вместо push.

1. Создавайте инфоповоды в соцсетях, чтобы потенциальные кандидаты сами реагировали на ваш запрос. Публикуйте посты с идеями, вопросами, предложениями и описанием нужд компании не только на личных и корпоративных страницах, но и в профильных группах. Сильные кандидаты, как правило, не особо ищут работу, у них хорошие условия. Зато они читают коллег очень активны в поиске нового работодателя, но общаются с коллегами и обсуждают интересующие их профессиональные темы – вам нужно «влиться» в их тусовку.

2. Выступайте на профильных конференциях, презентуйте свою компанию, достижения и кейсы, послушайте других спикеров. Среди менеджеров и специалистов, посещающих эти мероприятия, может оказаться кандидат на вашу вакансию. Полезные конференции регулярно организуют компании Quorum, РБК, Moscow Times, AH Conferences, анонсы можно найти на их страницах в разделе Events.

3. Расскажите на сайте вашей компании об отделе закупок: о сотрудниках, методологии, обучении, карьере. Публикуйте в корпоративном блоге статьи о том, как круто вы завершили проект и какую ценность принесли компании. Размещайте фото с корпоративных событий и тренингов. В поиске новых сотрудников такой пиар отлично работает.

4. Присмотритесь к сотрудникам в бизнес-функциях. Если кандидат владеет цифрами и экспертизой в ИТ, HR или маркетинге, то закупкам его несложно будет обучить.

5. Крупные поставщики – доноры классных закупщиков. Например, работая в пивоваренной компании, вы можете подобрать достойного кандидата у производителя упаковки.

6. Выступайте в ВУЗах, расскажите будущим выпускникам о вашей компании и о закупках в целом. Про современные подходы в сфере закупок студентам известно не так много, поэтому все, что вы поведаете, опираясь на собственный опыт, будет для них очень ценно. Мы регулярно выступаем на днях карьеры перед студентами, организуем мастер-классы и семинары на тему закупок.

7. Принимайте на лето стажеров! Практиканты обходятся недорого, а среди них найдутся толковые ребята на постоянную работу. Только, пожалуйста, не заставляйте их выполнять унылую работу по заполнению таблиц и т.п. Будьте для них ментором, постарайтесь заинтересовать.

8. Берите людей из компаний, работающих в конкурентной среде. Чем более конкурентная среда у компании, тем сильнее ее функция закупок.

9. Сформулируйте требования к вакансии интересно. Избегайте канцелярского языка! «Внедрение глобальных стандартов, комплаенс методик, развитие поставщиков…» – не самое удачное описание: молодежь не любит формализм и специальные термины. И лучше составить объявление о найме на русском языке: по резюме и сопроводительному письму на английском труднее считать эмоции и охарактеризовать кандидата.

10. Для проверки кандидатов используйте кейсы из практики. Мы применяем несколько кейсов, чтобы проверить знание Excel закупок, навыки проектной работы. Ответы на вопросы рекрутера можно отрепетировать, а с кейсами сложнее.

11. Мир закупок очень тесен. Получите отзывы о кандидате у коллег в профильных группах в FB/LinkedIn.

И самое главное: не пытайтесь заманить человека известностью бренда, возможностью зарубежных поездок, богатым соцпакетом и современным офисом с кофе-машинами, пуфиками и печеньками. Все это приедается. В долгосрочной перспективе людям важно понимать смысл своей работы и ее влияние на конечный результат, иметь возможность учиться и развивать свои профессиональные навыки. Поделитесь интересными кейсами, историями успеха в закупках. Расскажите про инструменты, которые используете. И покажите, чем отличаетесь от других компаний. Делайте акцент на содержании, а не оболочке, – тогда вы привлечете тех, кто останется с вами надолго.

Можно не искать специалиста по закупкам, а передать его функции на аутсорсинг, особенно в части непрямых закупок. Аутсорсинг обходится на 15-20% дешевле, чем содержание специалиста, а эффективность выше, так как вознаграждение аутсорсера зависит от достигнутых результатов.

В следующей статье я напишу про мотивацию и удержание сотрудников в отделе закупок. А пока попрошу ваших отзывов: была ли полезна эта статья? как вы подбираете сотрудников в отдел закупок? отдаете предпочтение опытным кандидатам или новичкам? и где находятся самые лучшие специалисты? Будет интересно узнать о ваших методиках и лайфхаках.

Эффективность закупок любой компании зависит от профессионализма соответствующего отдела. Рассказываем, какие специалисты должны работать в отделах закупок и как их искать.

Общий портрет закупщика

В первую очередь у человека должна быть базовая подготовка в сфере закупок: как их проводить, какие способы использовать, как получать предложения от поставщиков и выбирать лучшие. Нанимайте людей с компетенцией в вашей отрасли. Человеку из промышленности будет трудно разобраться в теме медицинского оборудования. Да, он сможет закупить трубки для диализа по низкой цене, сэкономив деньги больнице, но они могут оказаться непригодными для работы.

Также специалист должен быть «узким юристом». Закупки по законам 223-ФЗ и 44-ФЗ требуют специальных знаний, которые могут поставить в тупик сотрудника с опытом в коммерческих закупках. Плюс специалист должен понимать работу Единой информационной системы (ЕИС), региональных информационных систем и электронных торговых площадок.

Есть ли на рынке сертифицированные специалисты?

Такие специалисты есть, но надо понимать нюансы.

Генеральный директор Центра эффективных закупок Tendery.ru Кирилл Кузнецов говорит, что пока распространена только добровольная сертификация, а единых требований нет: «В государственно-корпоративных закупках сколь-либо значимой системы сертификации нет. Есть варианты добровольной сертификации (например, Института госзакупок), но на рынке пока она не особо котируется. Для коммерческого сектора, в первую очередь крупных компаний, вес могут иметь подтверждающие уровень эксперта дипломы и сертификаты, такие как американский CPSM или европейский CIPS».

CPSM выдает американский Институт управления поставками, CIPS — британский Институт поставок и снабжения. Американский сертификат можно получить в России. Для этого сдают экзамены на английском. Британцы требуют обучения в стенах Института.

Так как нет единых стандартов, то часто реальный опыт может быть полезнее всех дипломов. Поэтому просите у кандидатов кейсы с прошлых мест работы.

Где искать работников в отдел закупок?

Чтобы схантить специалиста нужно задействовать все возможные инструменты.

Кадровые агентства. Сразу уточните: есть ли у них опыт в поиске подобных специалистов. Тема специфическая и если у агентства нет кейсов, то можете столкнуться с потоком неподходящих специалистов.

Сайты hh.ru и superjob.ru. Лучше просите претендентов писать к резюме сопроводительные письма с ответами на профессиональные вопросы. Это поможет сделать первый вывод о компетенции.

Сообщества в социальных сетях. Во «ВКонтакте» и Facebook есть профессиональные сообщества участников закупок. Можно попросить администраторов дать объявление или поискать в обсуждениях.

На профессиональных сайтах. Например, на ресурсе Tendery.ru есть форум с соответствующей темой.

Для отдельных проектов можно найти специалистов на биржах фриланса Fl.ru и Weblancer.net.

Член Экспертного Совета при Правительстве РФ Екатерина Баранникова считает, что хорошего специалиста можно найти внутри компании: «Рынок кандидатов состоит как из профессиональных закупщиков, так и смежных профессий. Например, из инженера можно «вырастить» хорошего закупщика технического оборудования». У такого специалиста будет очевидное преимущество. Он знаком с принципами компании и ему не надо объяснять цели закупок.

Какие риски есть при приеме сотрудников?

Есть стандартная опасность, что сотрудник не соответствует компетенциям, про которые говорит. Для этого есть испытательный срок, который покажет реальный уровень кандидата.

Кирилл Кузнецов напоминает еще об одном факторе: «Закупки — зона коррупционных рисков и, увы, нестандартных ситуаций. Поэтому помимо профессиональных качеств и знаний я бы уделял внимание моральным принципам и добросовестности кандидата, а также способности оперативно принимать ответственные решения».

Тимур Слободин, портал «Торг уместен»

Опыт работы

Возраст

Зарплата

Гражданство

Образование

Наличие прав

Попробуйте поискать резюме по похожим запросам

Подбор менеджеров по закупкам

— В этой комнате скидка начинается от 50%.
— …
Встаю, разворачиваюсь, иду к выходу.
— Подождите, подождите, вы куда?
— У меня нет предложения, которое соответствует вашему запросу.
— Зачем так сразу, давайте пообщаемся.
Примерно подобным образом могут начинать разговор хорошие, сильные, прожженные опытом менеджеры по закупкам. Их задача максимально снизить стоимость, сбить поставщиков, отжать поставщиков по стоимости. И заработать для своей сети либо для себя как дистрибьютора.

Роль и ценность менеджеров по закупкам в компании

Мы относим менеджера по закупкам к продающему персоналу, так как основная роль менеджера по закупкам — продавать условия своей компании поставщикам — торговаться по условиям и снижать цены при адекватном изменении качества товаров. Эффективный менеджер по закупкам может достаточно сильно снизить затраты и повысить маржинальность вашего бизнеса.

На эту позицию отлично подходят сотрудники, которые развивались и работали в продажах.

Оставьте заявку

Проблемы при подборе менеджеров по закупкам

1. Звездность опытных сотрудников. Основная проблема, характерная именно для подбора менеджеров по закупкам — люди, которые уже поработали менеджером по закупкам, «ловят звезду». Это достаточно распространенная сложность, особенно если это была какая-то средняя или крупная компания. Не так много в стране хороших, сильных менеджеров по закупкам. И те люди, которые отработали уже где-то менеджерами по закупкам (старшими, ведущими или даже рядовыми), считают, что они являются незаменимыми, сверхэкспертными, сильными и профессиональными сотрудниками. И ценник их работы вырастает в несколько раз, что не совсем соответствует реальности и приносимой пользе.
2. Брать сотрудника без опыта работы в закупках — достаточно рискованная инвестиция. Если опыта у сотрудника не было, то его придется многому учить, и это тоже дополнительные затраты для бизнеса — и временные, и денежные.
3. Обязательный опыт работы в вашей нише. Отличием от других специальностей в продажах будет являться обязательное наличие релевантного опыта продаж в вашей сфере бизнеса — вы с большим трудном поставите менеджера по закупкам из розничной сети в оптовый центр цветов — чрезмерно разная специфика работы.

Поэтому подбор грамотного менеджера по закупкам — непростая задача, и быстро найти сотрудников удается редко. Как выдержать баланс и кого взять — хорошего менеджера по продажам, но без опыта работы с поставщиками? Или дорогого менеджера по закупкам, который вроде уже многое умеет?

В остальном подобрать менеджеров по закупкам так же непросто, как и менеджеров по продажам. Те же сложности с наймом и те же нюансы с адаптацией сотрудника в работу.

Обычные способы подбора менеджеров по закупкам

Обычно проблему подбора менеджеров по закупкам решают индивидуальными собеседованиями. Читают резюме, выбирают наиболее подходящих, проводят индивидуальные собеседования. Либо отдельно HR’ом, либо кадровым агентством, либо самостоятельно. Из них выбирают наиболее подходящих по субъективным критериям, кому-то предлагают работу и начинают работать. И уже в процессе работы понимают, ошиблись или не ошиблись, работают субъективные критерии, по которым выбирали человека, или не работают.

Как эффективно проводить подбор менеджеров по закупкам

Прорисовка бизнес-процессов

Одна из главных причин сложностей с подбором менеджеров по закупкам в том, что сотрудников набирают не под задачи бизнеса, а под свое видение.

Например, на одном из этапов подготовки бизнеса к подбору персонала, который мы проводим в обязательном порядке со всеми клиентами, мы прорисовываем бизнес-процесс — какую конкретно работу необходимо делать человеку, чтобы получить конкретный результат в вашем бизнесе.

Зачастую в итоге мы видим, что можно отдать ответственность за конкретные куски бизнес-процесса текущим сотрудникам, а сам бизнес-процесс очень здорово упростить. Тогда сюда подойдет сотрудник и дешевле, и проще. И на работу менеджером по закупкам можно взять хорошего текущего менеджера по продажам, которому просто надоело работать, например, с холодной базой, но он очень здорово продает и будет жаль его потерять.

Этот сотрудник обойдется вам явно дешевле. Да, действительно, нужно будет потратить немного времени на внедрение сотрудника в работу. Но, вероятно, для вас это будет эффективней, чем подбор в два-три раза более дорогого но непроверенного и нелояльного вашей компании нового менеджера по закупкам.

Анкетирование

Всех соискателей мы анкетируем на предмет соответствия знаниям и навыкам подготовленного бизнес-процесса — мы анкетируем под конкретные задачи бизнеса, на которые обращаем внимание при отборе.

Например, можно проанкетировать на вопрос будем задавать им вопросы типа:

• Опишите кейс, когда вам удалось значительно снизить стоимость закупаемого товара?
• Опишите случай, когда ваши отношения с поставщиком переросли из нескольких SKU в целую линейку. Какова ваша роль в этих отношениях?
• Опишите свою самую неудачную сделку. Какие выводы вы сделали?

По ответам на эти вопросы мы понимаем, кто действительно может подойти вам для работы — по сути таким образом можно отсеять некомпетентных и / или неадекватных соискателей еще до собеседования, попутно повысить мотивацию работать именно в вашей компании — если, конечно, со своей стороны анкетирование соискателям вы «продавали».

Собеседование

Для всех успешно прошедших анкетирование мы проводим групповое собеседование, в рамках которого мы за 4,5 часа времени через экспресс-интервьюирование и деловые игры выявляем одного или нескольких человек, которые с большей вероятностью могут закрыть задачи вашего бизнеса.

Если вы захотите провести собеседование самостоятельно, то эффективнее будет проводить собеседование в потоковом формате — групповой достаточно труден для самостоятельного проведения и может привести к потере всех соискателеа.

Потоковое собеседование подразумевает проведение собеседований одно за другим, с учетом статистики пришедших. На высокие позиции, в том числе позиции линейного менеджмента вроде менеджера по закупкам, доходят обычно >50% приглашенных соискателей.

Например, если вы назначите на одно и то же время двух соискатлей, то, скорее всего, полтора человека придут к вам на собеседование. Если вы распишете свой день с учётом этой статистики, то не потеряете время на ожидание или на людей, которые вам не подходят — в течение первых трех минут поняв, что он вам не подходит, вы просто не будете тратить свое время, а проведете день с пользой, прособеседовав наиболее подходящих соискателей.

За день-два-три такой работы вы сможете отобрать себе самых сильных, эффективных и подходящих.

Либо, если будете заказывать собеседование у нас, мы это сделаем всю работу по отбору за 4,5 часа вашего времени на групповом собеседовании. По нашей методике группового собеседования, на котором будут присутствовать 12–15 подходящих соискателей, мы сможем выбрать одного, но самого лучшего. Плюс двух-трех для подстраховки, которые выйдут в случае, если вдруг этот менеджер по закупкам не справится с задачами вашего бизнеса на старте. Но такое, по нашей практике, бывает не чаще, чем в каждом пятом случае.

Оставьте заявку на подбор менеджеров по закупкам