Как найти информационных партнеров

Работа с информационными партнерами

Если вы все сделали правильно и у вас есть грамотно настроенный сайт, готовый к продажам билетов, оформленные встречи в социальных сетях и написанный пресс-релиз. Можно привлекать потенциальных участников. И начать стоит с такого эффективного канала, как информационное партнерство. Давайте посмотрим: где искать, как выбирать, как работать и как дружить.

Как можно получить информационную поддержку?

1. Бесплатно: вы и/или ваше событие нравитесь информационному ресурсу; у него есть такая опция; ваше событие имеет вес и проигнорировать вас для ресурса будет невыгодно и непрофессионально; вам просто повезло.
2. Платно: есть прайс, есть форматы размещения. Выбираете, оплачиваете, присылаете, смотрите отдачу.
3. По бартеру: со своей стороны вы предлагаете билеты/рассылки/логотип на «раздатке» или сайте или другие актуальные для партнера предложения, а взамен получаете посты/баннеры/рассылку и другие опции. Профит.

Это база, основа основ. А теперь давайте разберем информационное партнерство в душераздирающих подробностях.

Когда вы планируете мероприятие, то хорошо понимаете, о чем оно будет, кому окажется интересным и полезным, кто его ЦА. Следовательно, первый шаг — составить (мы делаем в GoogleDocs, тем более это удобно, если вы заполняете документ совместно с кем-то) подробный список:

• мероприятий в той нише, в которой вы организуете свое;
• блогов/сайтов/пабликов по теме;
• информационно-событийных агрегаторов;
• СМИ онлайн и профильных офлайн;
• лидеров мнений — авторитетов для вашей ЦА;
• выступающих — обычно они с радостью размещают у себя анонсы своих выступлений, тем самым давая вам «теплый» трафик из друзей и поклонников.

Поясним, зачем собирать в базу мероприятия, аналогичные вашему. На сайтах этих фестивалей, конференций и форумов в нижней части, как правило, есть блок, посвященный партнерам. Логотипы (с активными ссылками) и иногда распределение — спонсор, генеральный партнер, информационный и прочие. Логично предположить: если эти компании и СМИ поддерживают схожие с вашим мероприятия, они и вам могут быть полезны, а вы им интересны. Не стоит лениться, изучив 2–3 сайта. Если ниша большая — соберите все, что можно.

Сделав один раз, потом вы сможете долго использовать эту базу, периодически обновляя и дополняя ее. И помните: количество рекламы напрямую влияет на количество продаж (если, конечно, на старте соблюдены ключевые условия организации ивента).

Ваш файл с инфопартнерами может выглядеть примерно следующим образом

• название ресурса;
• ссылка (или несколько, если кроме сайта вам актуальны, например, соцсети партнера);
• контактное лицо — телефон, почта, ссылка на профиль в соцсети, если вы общаетесь не по e-mail;
• что может дать партнер: рассылка (сколько раз, общая или индивидуальная), посты, статьи, баннеры, интервью, промокоды гостям — пишите подробно, чего и сколько вам готовы дать;
• что партнер получит за это от вас (логотип на сайте и пресс-волле, посты во встречах в соцсетях, билеты, рассылку по базе, деньги, процент от продаж, промокоды для подписчиков);
• согласованные даты выходов материалов и ссылки на посты/статьи/ анонсы/скрины баннеров;
• аналитика по работе с партнером; если каналов было несколько, то анализ каждого.

После того как мы собрали базу, приступаем к налаживанию контактов. Находим в команде потенциального партнера человека, который отвечает за работу с мероприятиями, и пишем ему первое письмо (или сообщение в соцсетях). Вам нужно кратко, емко и понятно рассказать о себе и своем проекте — кто вы, что организуете, что хотите (посты, рассылку, баннеры, интервью, анонсы), что можете дать взамен (билеты, пост-рассылку, размещение на «раздатке», пресс-волле, мерч), узнать о дополнительных вариантах взаимодействия (например, изначально вы рассчитывали на посты в соцсетях, но, может, вам на каких-то условиях дадут рассылку). Имейте в виду: если у вас есть в обмен что-то равнозначное размещению ваших анонсов, это уже информационное сотрудничество. Если же нет — просите оказать информационную поддержку.

Также нельзя забывать о том, что часть анонсов будет только платной и вам ни на каких условиях не удастся договориться о бартере. В таком случае вариантов два: если есть бюджет, вам показали хорошую статистику по рассылке или по постам и вы считаете размещение у этого партнера перспективным вложением денег (хотя бы в качестве теста), то можно купить.

Если же у вас есть достаточно большое количество бартерных информационных партнеров, то для начала (особенно при ограниченном бюджете) имеет смысл обработать их.

Как правило, те, с кем вы будете контактировать, адекватны, доброжелательны и оперативны (работа такая). Если вы соблюдете все оговоренные условия и получите в ответ все, о чем договаривались, то при организации следующего мероприятия, где снова окажется актуальным сотрудничество с этим партнером, обсуждать и достигать договоренностей можно будет быстрее, проще и, вероятно, с большей выгодой. В свое время некоторые партнеры, которым понравилась отдача от первой конференции «Суровый Питерский SMM», сами написали нам, как только увидели анонсы новой конференции «Найди свой трафик», и предложили расширенные пакеты для взаимодействия.

Подводный камень: если у вас, например, фестиваль с бесплатным входом и фактически нет никакого бюджета (или есть спонсорский, и он маленький), то вам очень нужны бесплатные размещения в городских СМИ, чтобы о вас узнали и к вам пришли. И тут может случиться так, что первый ваш ивент СМИ поддержат — он новый и необычный, яркий, интересный. Ну или просто других заметных новостей не оказалось.

О вас напишут крупные паблики, вы попадете в подборки «Куда сходить в выходные» на городских порталах. И вы, расслабившись, начнете подготовку следующего фестиваля. И будете помнить: о нас и те написали, и эти, о нас все рассказали, мы им пресс-релиз вышлем и фоточки. И вот вы снова, как тогда, отправляете по всем разместившим вас в тот раз СМИ и пабликам фотографии с прошедшего мероприятия и текст.

И вам ВСЕ отвечают: ребята, второго раза не будет. Вы проводите ивент не впервые, у вас тогда все получилось хорошо и масштабно, как мы видим на фото, значит, у вас есть спонсоры, вы же не альтруисты. Поэтому стоимость размещения для вас сейчас такая-то. Или просто много других событий в этот день, и нет места для вашего бесплатного анонса. Или еще что-то. И вот — 2 недели до события (или неделя), а вам все отказали в бесплатной инфоподдержке. Такое бывает часто. Мораль: не надо расслабляться и верить, что вы уже всех победили. Или дружите с редакторами, а не пишите им, только когда вам нужен анонс, или ищите достойные способы мотивации партнеров. Самый простой и очевидный вариант — деньги.

Параллельно с налаживанием контактов надо подготовить все необходимые инфопартнерам материалы

Что вам (в основном, за исключением экзотических вариантов) может пригодиться:

• пресс-релиз. Напомним: там обязательно должно быть название мероприятия, дата, время, место проведения. Краткое описание, желательно
• с яркими деталями («Первый фестиваль в Санкт-Петербурге для детей и про детей», с четкими цифрами («36 докладов, больше 70 кейсов»). Ссылка на регистрацию или на сайт (сокращенная через специальные сервисы и с UTM-меткой);
• картинки для постов, статей, интервью, анонсов. Баннеры. У каждого партнера могут быть свои требования к размерам, формату и тому, что должно быть размещено на картинке. Основное, о чем не стоит забывать: название мероприятия, дата, время, место проведения, слоган. Все баннеры лучше делать силами своего дизайнера по техническим требованиям партнера, чтобы вам там не сляпали что-то не то;
• видеоролики (не все размещают, не всегда актуально); если нужно интервью — готовимся к нему и не даем впопыхах.

Если вам нужно размещение анонсов в профильных печатных СМИ (для бухгалтеров, для руководителей, в свадебных регулярных изданиях и т. д.), то заранее нужно узнать график их подписания в печать, стоимость интервью, рекламных площадей, условия размещения и получения скидок. Другой вопрос, работает ли такая реклама, и если да, то в каких нишах и как замерять эффективность.

Итак, что дальше? Материалы готовы, контакты налажены, условия обговорены

Согласовываем даты и сроки публикаций. На соседней страничке в Google Docs можно сделать сетку, в которую внести название информационного партнера, даты размещения и то, собственно, что будет размещено. Также можно писать заметки по ходу: например, сколько было репостов, какие комментарии. Чем удобна сетка-календарь: вы видите динамику размещений, не сваливаете все в один день и можете соблюсти равновесие в размещениях и рассылках на протяжении всей рекламной кампании.

Убедившись, что размещение с UTM-меткой было, вы меняете в сетке запланированное действие со стороны инфопартнера на ссылку, которая ведет на пост, либо делаете скрин баннера или письма, пришедшего по рассылке. Очень важно контролировать, чтобы все размещения и рассылки были сделаны вовремя. Утверждая сетку, мы, как правило, руководствуемся сроками, оставшимися до мероприятия, запланированным повышением цены на билеты, возможностями публикующего нашу рекламу партнера, появляющимися в ходе подготовки инфоповодами.

Мы делаем, например, партнерские рассылки и посты в крупных профильных сообществах накануне повышения цены — и в посте, конечно, есть информация о том, что скоро будет дороже. Было бы странно, если бы пост вышел на следующий день после ее повышения — он стал бы просто неактуален и, более того, вреден.

Отметим: пунктуальность — это равноважное условие для обеих сторон. Вы как организатор также обязаны точно в срок сделать рассылку, разместить лого на сайте, прислать билеты и так далее. Вообще, по нашему опыту, пунктуальность трудно переоценить. А невыполнение обязательств вовремя, в свою очередь, может породить крайне негативные последствия и сильно испортить репутацию.

После завершения мероприятия

Вы провели его, проанализировали, сделали выводы. Важный шаг, которым многие пренебрегают, но его стоит сделать, — поблагодарите партнеров за сотрудничество. Простым письмом в пару строк, можно с фотографиями с мероприятия, где видно лого партнера на промоматериалах или пресс-волле.

Также обязательный этап — сразу после мероприятия по свежим следам замерить эффективность каналов, проанализировать и сделать выводы о будущем данного сотрудничества. В вашем ключевом GoogleDocs можете оставлять комментарии напротив каждого партнера — «дал хороший трафик, но нет продаж. Не наша ЦА, можно попробовать поработать на других мероприятиях». Или «плохо зашли посты со скидкой в пабликах в соцсетях, вероятно накручены, но рассылка с промокодом на скидку просто супер». Пишите все в цифрах — потом не вспомните и будете собирать информацию по крупицам.

И последнее: вызывают недоумение профессиональные нишевые конференции, особенно старые, из тех, что проводятся не первый год. Они размещают информацию о себе на личных страницах организаторов, в собственном паблике, может, в нескольких рассылках по своей базе. Они не работают с партнерами. Совсем. Зато потом выкладывают в сеть фотографии залов, где из 250 мест занято 50–60, причем часть зрителей — спикеры и их гости. Не надо так. Расширяйте партнерскую сеть, выходите из своего персонального уютного мира. Вокруг много возможностей для взаимовыгодного сотрудничества.

Автор: Дмитрий Румянцев

Больше о работе с информационными партнерами можно посмотреть на этом видео:

Читайте другие материалы блога

Как писать пресс-релиз мероприятия для прессы и СМИ

Работа со СМИ и информационными партнерами

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

9 советов организаторам бизнес тренингов и конференций по привлечению инфо партнеров.

У вас есть всего 2 способа привлечь участников на мероприятие — задействовать свои информационные ресурсы и отдел продаж или партнерские. Лично мне больше нравится второй путь.

Достаточно один раз установить добрые отношения с информационными партнерами, и для сбора участников всех последующих мероприятий можно использовать технику: “А давайте сработаем, как в прошлый раз!”

Но что делать, если база информационных партнеров еще не наработана? Как правильно привлечь внимание партнеров? Что нужно сказать и сделать, чтобы все захотели работать с Вами и всюду рекламировали Ваши мероприятия и конференции.

1. Сначала звонить, потом отправлять

И никак иначе. Если вы сначала отправляете предложение и это письмо оценено получателем, как не важное. Позднее вам будет крайне сложно переубедить человека в том, что ваше предложение, действительно, стоящее.

Поэтому схема работы с информационными партнерами должна быть: звонок — отправка — звонок.

2. Цель первого звонка — отправить информацию на рассмотрение.

Вы звоните и сообщаете: “Намечается очень классное мероприятие, которое вас, наверняка заинтересует. Куда/кому прислать дополнительную информацию?”.

Если вы “пришли с улицы”, то сразу “да” вам никто никогда не скажет. Не торопите партнеров с принятием решения “здесь и сейчас”. Доверия еще пока не возникло. Требуется время.

3. Пользуйтесь проверенными фразами и речевыми модулями

Конкретные фразы и речевые модули имеют решающее значение. Например, если Вы спросите: “Подскажите, с кем можно пообщаться по поводу информационного партнерства?”, то скорее всего получите ответ: ”Пришлите на почту”. И будете вынуждены работать с сопротивлением блокера/секретаря.

Поэтому лучше использовать другую фразу: “Соедините, пожалуйста, с маркетологом или PR-службой”.

4. Никогда не отправляйте предложение на “деревню дедушке”

Помните: ваша цель — не отправить адресату, а поговорить с ним. Уведомить о том, что ваше мероприятие стоящее, а письмо заслуживает доверие.

Отправлять предложение без предварительного разговора — пустая трата времени.

5. Даже если вам отказали, — продолжайте разговор

“Нет, инфоподдержкой не занимаемся” или “Не интересно/не хотим”, — спросите кого могло бы заинтересовать посещение аналогичных вашему мероприятий и тут же продайте посещение конференции в качестве участника.

6. Мягко устанавливайте сроки рассмотрения вашего предложения

“Будет ли Вам удобно, если я позвоню Вам через неделю, чтобы ответить на возникшие вопросы после ознакомления с описанием пакетов? Или может быть Вы хотите раньше?”

Предоставляйте “выбор без выбора”, и в то же время обозначайте период рассмотрения предложения информационных пакетов.

Эти и другие проверенные фразы вы можете подсмотреть в готовом скрипте первого звонка информационным партнерам. Скачайте скрипт и откройте его в конструкторе скриптов продаж Скрипт Дизайнер.

7. Не экономьте на оформлении вашего предложения

Ваше предложение должно выглядеть, если не дорого и красиво, то, как минимум, аккуратно. Пример предложения для информационных партнеров по конференции “Продажи и маркетинг 2020” от B2B basis можно скачать по ссылке.

Лучше заплатить 500-1000 рублей дизайнеру, чем сходу потерять уважение и доверие партнеров.

8. Не обсуждайте предложение до отправки почты

Мухи отдельно, котлеты отдельно. Пресекайте все попытки обсудить ваше предложение и мероприятие, пока адресат не посмотрит ваше предложение.

Снятие возражений и убеждение — это цель второго звонка.

9. Второй звонок тоже делается по скрипту.

Цель второго звонка — зафиксировать интерес к сотрудничеству и оформить договоренность в цифрах (кто, что и в какие даты делает).

Устные договоренности забываются, плохо работают и их сложно отследить. Поэтому согласование и утверждение условий только по почте. В случае больших сумм можно оформить соглашение о сотрудничестве в качестве меморандума о намерениях.

В настоящий момент скрипт второго звонка проходит тестирование и “проверку боем”. Если он вам нужен, — присоединитесь к группе на FaceBook “Скрипты продаж и звонков. Библиотека и проектирование”. И ждите анонса.

Уважаемые организаторы бизнес мероприятий! Надеемся, вам пригодится наш опыт по организации конференций. Приглашаем вас проводить совместные конференции в регионах с трансляциями наиболее известных спикеров из Москвы.

Ближайшее мероприятие состоится 20-21 марта 2020 года. Подробнее на официальном сайте мероприятия:
www.MarketingConf.ru

Желаем вам побольше хороших мероприятий и инфо-партнеров!

Скачать скрипт
Добавить скрипт в список своих скриптов

Данный скрипт предоставлен в формате .scrd и открывается только в конструкторе скриптов, онлайн сервисе «Скрипт Дизайнер». Чтобы открыть его, вам нужно зайти в «Скрипт Дизайнер», нажать кнопку «Загрузить скрипт из файла» и выбрать файл скрипта в формате .scrd. Зарегистрируйтесь в конструкторе скриптов продаж, чтобы начать работу со скриптом и получите 14 дней безлимитного доступа: https://scriptdesigner.ru/

Кто должен выполнять эту функцию – штатные сотрудники организатора мероприятия или фрилансеры О своем опыте работы с информационными партнерами — спонсорами мероприятий читателям Event LIVE рассказывает Андрей Веселов, эксперт по B2B продажам и интернет маркетингу , B2B basis. Интересный опыт привлечения партнеров с обзвоном по скриптам, четкая формализация бизнес-процессов и расчет эффективности. С 2009 года в B2B basis организовали и провели больше 10 живых конференций в Москве, 5 выездных в регионах и помогли организовать больше 60 конференций в регионах с включением онлайн трансляций конференций из Москвы, делаем 7 бесплатных online курсов и 200 вебинаров в год.

Информационные партнеры и СМИ — это для нас один из самых главных каналов привлечения аудитории мероприятия, даже самый эффективный канал. Второй по эффективности — активные продажи. Также у нас хорошо работают рассылки по своей базе, продвижение через социальные сети и, безусловно, содействие спикеров. В работе с информационными партнерами и СМИ мы выделяем 3 ключевых момента:

• Подготовка и создание привлекательного предложения
• Технологичность процесса привлечения информационных партнеров
• Заключение договоренностей и контроль исполнения обязательств

1. Подготовка и создание привлекательного предложения информационным спонсорам

Чтобы привлечь СМИ и информационных партнеров, ваше мероприятие должно быть интересным и привлекательным для широкого круга читателей. Если вы собираетесь провести конференцию, посвященную, например, проблемам скрипа задних колодок в тормозных системах дискового типа, — большинство СМИ с широким охватом вам откажут.

СМИ и информационных партнеров интересуют яркие, интересные события с изюминкой. Простой тест на привлекательность: напечатайте описание вашего мероприятия и напишите маркером сверху большими буквами: «ОБАЛДЕТЬ!». Прочитайте. Соответствует? Если нет, то — в корзину.

Как сделать мероприятие привлекательным для информационных партнеров?

Проведите мозговой штурм, подумайте:

• какую известную личность, эксперта или звезду можно было бы пригласить?
• как можно изменить формат, чтобы всем стало интересно?
• в каком необычном или знаковом месте провести?
• что нужно сделать, чтобы все крупные СМИ сами захотели посетить ваше событие?

Иногда для привлечения массового внимания имеет смысл организовать предварительное мероприятие для широкой публики, а основное мероприятие «не для всех» провести сразу после окончания массового.

2. Технологичность процесса привлечения информационных партнеров

Допустим, вам удалось создать событие, достаточно привлекательное для посещения вашими информационными партнерами и СМИ. Теперь основная задача — обменять свободные стулья в зале на как можно большие рекламные бюджеты и информационный охват аудитории.

Для этого воспользуетесь следующим чек-листом:

• установите стоимость посещения среднюю или выше среднего по рынку
• настройте ремаркетинг до начала работы с инфопартнерами
• сделайте VIP-категорию билетов
• разработайте различные пакетные предложения для партнеров
• создайте критерии оценки предложений партнеров
• сделайте предварительный засев
• используйте схему звонок-отправка-звонок

Установка высокой цены позволит вам отсечь неплатежеспособную аудиторию и увеличит привлекательность мероприятия. Инфопартнеры с большим удовольствием захотят посетить мероприятие стоимостью 10 000 рублей и вряд ли придут на что-то бесплатное или дешевое до 3 000 рублей. А вы как организатор сможете выторговать больший рекламный бюджет.

Важный момент: сделать предварительный засев информации, чтобы ваши потенциальные партнеры сначала получили информацию о вашем мероприятии не от вас, а из какого-то третьего авторитетного источника.

Однажды у нас был случай: в 2012 году, когда мы только начинали организовывать конференции в регионах, в одном из городов нам отказал в инфоподдержке значимый информационный партнер: «мы вас не знаем, работаем только с проверенными организаторами, за которых потом не будет стыдно». Через 2 недели этот партнер перезвонил сам: «Везде, куда ни зайду — ваши баннеры. Какой у вас рекламный бюджет?». Наш представитель не знал правильного ответа, но не растерялся и ответил: «Миллион!». Они быстро договорились.

Мораль: ремаркетинг не только увеличивает ваши продажи на 30%, но и положительно влияет на несговорчивых партнеров. Никто не хочет быть белой вороной. Если вам удастся создать видимость, что все поддерживают ваше мероприятие, — сработает «стадное чувство» и все рано или поздно действительно, начнут вас поддерживать и сами будут напрашиваться в инфопартнеры.

Кстати, бюджет на ремаркетинг в том городе тогда составил около 2800 рублей с НДС без учета стоимости создания комплекта баннеров.

Договариваться даже с постоянным инфопартнерами нужно по схеме звонок-отправка-звонок и никак иначе. Да, эта схема обходится немного дороже, чем отправка-звонок. Но конверсия и результативность за счет предварительного звонка, формирующего ожидание, существенно выше.

К счастью, оба звонка информационным партнерам отлично формализуются в скрипт и могут быть выполнены даже неквалифицированными специалистами.

Для сбора ежегодной конференции «Продажи и маркетинг» B2B basis мы каждый год обзваниваем около 800 информационных партнеров силами всего 2х фрилансеров. Удаленные «обзвонщики» не мешают в офисе, работают ничуть не хуже профессиональных Call-центров, в 2-4 раза быстрее, чем более дорогие и квалифицированные сотрудники в вашем штате.

Так, например, один штатный сотрудник за 1 день успевает обзвонить не более 40 контактов. Отвлекают другие дела, задачи и мысли, лень и просто не хочется делать холодные звонки. Итого в лучшем случае работа будет сделана за 20 (800/40) человеко-дней.

C удаленными фрилансерами — «обзвонщиками» можно договориться на 10-15 рублей за эффективный звонок со скрипту длительностью от 30 секунд и более. В среднем, один фрилансер способен делать 80 и более контактов в день, и на проект требуется уже 10 человеко-дней стоимостью 1800 (80*15*1,5) рублей с поправкой на недозвоны

Сравните 900 (1800/2) рублей с себестоимостью содержания штатного сотрудника и сделайте выводы.

До 2015 года, чтобы проконтролировать качество разговоров по скриптам, мы были вынуждены слушать записи разговоров удаленных сотрудников на проекте. Осенью 2015 мы стали использовать онлайн сервис для разговоров по скрипту «Скрипт Дизайнер» и теперь, к счастью, уже не нужно тратить время даже на выборочное прослушивание.

«Скрипт Дизайнер» в считанные секунды показывает не только какие звонки достигли или не достигли цели, но и в каких случаях разговор по скрипту «зашел в тупик» и где нужно доработать скрипт, чтобы в следующий раз оператор знал, что ответить клиенту:

3. Заключение договоренностей и контроль исполнения обязательств информационными партнерами мероприятия

После того, как информационный партнер проявил интерес к вашему деловому мероприятию остается:

• договориться об условиях
• проконтролировать исполнение обязательств

Большинство инфопартнеров не предлагает ничего конкретного, но хочет получить статус чуть ли не генерального спонсора с максимальными привилегиями. Поэтому все предложения нужно сначала оцифровывать и оценивать в деньгах, и только после этого начинать обсуждение какой пакет, какой объем обратного сервиса вы готовы предоставить партнеру.

Пример классификатора партнеров:

Вы можете составить любой другой, главное — чтобы он у вас был.

Подписывать «понятийку», меморандум о намерениях или соглашение не обязательно. Достаточно зафиксировать все договоренности в одном письме или MS Word документе. Однако, достижение договоренности еще не означает, что договоренность будет выполнена.

Даже если прописаны сроки, многие инфопартнеры забывают или ждут инициативы и материалы с вашей стороны. Поэтому мы всегда заранее разрабатываем и предоставляем полный комплект всего необходимого — готовые статьи, шаблоны писем для рассылок и постов в соц. сетях, картинки, баннеры, ролики.

Эффективность сотрудничества с информационными партнерами мы измеряем:

• охватом: показы, открутки роликов, читательская аудитория
• количеством переходов на сайт
• количеством приглашенных участников

Ну и, конечно, не забывайте про отгрузку своих обязательств. Не забудьте исполнить все, что пообещали, а наиболее значимым партнерам всегда предоставляйте лучшие места и не бойтесь отдавать больше обещанного. Так вы закрепите хорошее впечатление о себе и ваши мероприятия будут с удовольствием поддерживать на постоянной основе.

Андрей Веселов,
B2B basis

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная ссылка на страницу с публикацией обязательна.

ДАНО

Конференция «Маркетинг и продажи» проводилась в федеральном формате, в список городов-участников попал и Краснодар. Это был необычный для города формат: онлайн трансляция мероприятия, которое проходило в Москве, была дополнена живыми выступлениями краснодарских экспертов.

ЗАДАЧА

Необходимо организовать информационную кампанию краснодарской конференции в региональных СМИ на бесплатной основе, обеспечить максимальное количество выходов с анонсами, чтобы привлечь внимание потенциальных участников.

ЭТАП ПЕРВЫЙ. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ

Как бесплатно разместить анонс о коммерческом мероприятии в СМИ, на порталах о мероприятиях и жизни в городе? Предложить им информационное партнерство.

Самое трудоёмкое здесь – сбор базы СМИ. Сначала формируем общий список, в помощь идут интернет, справочники и даже карты. Наша задача на этом этапе собрать названия, ссылки на сайт и контакты редакций. Сразу добавляем в базу порталы с анонсами, афиши и другие сайты, которые подойдут по тематике (у нас была тема бизнес-обучение, поэтому подошли порталы по трудоустройству). Работа долгая, нудная, но нужная. Собрать и обзвонить все СМИ даже в относительно небольшом Краснодаре – примерно неделя.

Когда база собрана, можно начинать переговоры с представителями редакций. Значительно экономит время предметный разговор, нет смысла звонить с намерениями, нужно иметь прописанный пакет для потенциального партнера.

Партнерские пакеты. Важно сделать предложение как можно более персонализированным. Лучше всего сразу составить примерные предложения для всех типов СМИ. Примерные потому, что у редакций могут быть свои требования, и в процессе согласования что-то может поменяться. Некоторые издания претендуют на эксклюзивное партнерство в своей категории, в таком случае выбираем более авторитетное СМИ.

В партнерском пакете должны быть прописаны основные информационные блоки:

• что, где, когда проводится, сколько будет гостей и кто они;
• что можете предложить вы как организатор;
• что вы хотите получить от СМИ;
• ваши контакты и ссылка на сайт.

Обычно в стандартное предложение от организаторов входит:

• размещение логотипа на конструкциях в зале, в фотозонах;
• размещение логотипа на всех рекламных макетах (наружка, пресса, тв, интернет-ресурсы);
• упоминание партнера в анонсах и релизах и социальных сетях (если есть);
• логотипы на сайте мероприятия с активными ссылками или без;
• размещение логотипа в раздаточных материалах на мероприятии;
• упоминание партнера на самом мероприятии;
• размещение рекламных конструкций партнера в зале;
• распространение продукции или сувениров от партнера на мероприятии.

Список того, что мы ожидаем от СМИ, зависит от двух факторов:

1.Объема нашего предложения: не просим у партнеров сверх того, что готовы дать сами. Если мы предлагаем только лого на сайте – не рассчитываем на 3 публикации и баннер.

2.Возможности партнера. Если на сайте партнера нет возможности размещать баннерную рекламу, значит заменяем этот пункт.

Пакет партнеров прописываем конкретно и приближенно к реальности. Репортаж в 30 минут о конференции в вечерних новостях – нет, но анонс на сайте телекомпании, при условии, что он хорошо индексируется и обновляется, почему бы и нет. Вот здесь можно скачать примеры партнерских пакетов для разных СМИ.

После согласования всех пунктов, запрашиваем у партнеров технические требования: хронометраж ролика, формат записи, размеры, вес и формат баннеров, количество знаков для анонсов и статей, размеры фото, размеры макетов для печати, информация для дисклеймера (например, для мероприятий необходимо указывать возрастной ценз).

Далее составляем договор. В нем прописываем все согласованные пункты, технические задания, штрафы, условия сотрудничества. Это поможет в случае недопонимания или невыполнения условий. Но помните, что договор работает в обе стороны, и свои пункты договора тоже нужно неукоснительно выполнять. Пример договора можно скачать здесь.

ЭТАП ВТОРОЙ. АНОНСИРОВАНИЕ

Мы прошли подготовительный этап и подобрали 17 СМИ с подходящей тематикой (деловые и общественно-политические издания), добавили несколько популярных порталов. По итогам переговоров мы пополнили пул партнеров 3 газетами, 4 бизнес-изданиями, 2 порталами и 1 радиостанцией.

После договоренностей со СМИ перешли на порталы, которые размещают анонсы тренингов, семинаров и подобных мероприятий. Для нашей конференции мы отобрали 5 порталов, которые подходили по тематике и имели возможность бесплатного размещения. Выбрали самый крупный для информационного сотрудничества.

По итогам первого этапа нам удалось привлечь 12 информационных партнеров.

Зачастую партнеры размещают информацию по материалам организаторов. Не надейтесь, что журналисты для вас будут писать тексты, об этом нужно позаботиться самим. Подготовьте основной вариант анонса, а затем адаптируйте его под каждую площадку в зависимости от формата, количества знаков, которые вам выделяет партнер и темы рубрики. Это касается и рекламных макетов, flash-баннеров, аудиороликов.

Для нашего проекта мы подготовили два типа анонсов: для информационных партнеров развернутый, с отзывами и цитатами спикеров, для остальных СМИ и площадок – основная информация и контакты. Вместе с написанием текстов готовили макеты для рекламных модулей, баннеры для сайтов партнеров, картинки для социальных сетей, записали рекламный ролик для радио.

На площадках с анонсами мероприятий информацию нужно размещать самим через личный кабинет. Для таких сайтов обычно нужен текст с описанием формата и небольшая афиша.

По итогам рассылки и размещения мы получили 192 выхода:

• 9 выходов на сайтах-партнеров
• 29 анонсов на сайтах-афишах
• 2 анонса в печатных версиях газет
• 4 рекламных модуля в журналах
• баннерная реклама на сайтах 9 партнеров (информационные порталы и интернет-версии газет и журналов)
• 139 выходов рекламного ролика на радио за 2 недели до даты проведения

Была сложность с мониторингом, потому что конференция проходила сразу в нескольких городах и было много похожих анонсов.

Также мы создали странички события в социальных сетях, добавили отзывы по прошлым мероприятиям, информацию о спикерах. Социальные сети специально не продвигали, это был дополнительный информационный канал.

ЭТАП ТРЕТИЙ. ПРОВЕДЕНИЕ

Самые важные дни – накануне мероприятия. Обязательно напоминаем партнерам о мероприятии, уточняем, когда и кто передаст раздаточные материалы и рекламные конструкции. Пакеты с раздаткой для участников лучше формировать заранее. По опыту знаем, что это занимаем достаточно много времени, которого всегда не хватает на площадке.

Если на площадке планируют быть репортеры от изданий, предложите им взять интервью у спикеров. В таком случае продумайте, когда будет удобнее организовать общение, попросите у журналиста вопросы заранее и передайте их для подготовки выступающим.

Еще один пункт, который занимает много времени – подготовка пресс-папки. Конкретно на это мероприятие мы их не делали, но все равно расскажем, что туда входит:

1.текст пресс-релиза, анонса или даже готовый пост-материал;

2.информация об организаторах мероприятия;

3.краткие справки о спикерах;

4.информация о партнеров.

В день мероприятия проверяем пакеты участников, раскладываем рекламные материалы и расставляем конструкции. Не забудьте сделать фотографии для отчета перед партнерами.

Текст итогового релиза с цитатами из выступлений спикеров и фотографиями лучше рассылать сразу после завершения события или утром следующего дня, пока новость не потеряла свою актуальность. По итогам нашей конференции вышло 6 публикаций.

ИТОГИ

В рамках информационной кампании конференции «Продажи и маркетинг 2018» было привлечено 12 информационных партнеров и вышло 198 выходов информационных материалов. С учетом количества просмотров, тиражей печатных изданий и аудитории радиостанции, совокупный объем информационной кампании составил – 1,5 миллиона потенциальных контактов (именно потенциальных, потому что посчитать точно количество контактов невозможно).

Кейс в формате pdf (730 Kb) доступен по ссылке