Как найти исходную численность

Исполнение социальных обязательств и косвенные расходы на оплату труда работников требуют немалых затрат. Как следствие, директора предприятий в большинстве случаев предпочитают доплачивать малочисленному персоналу за интенсификацию трудовых усилий, но не принимать на работу дополнительных сотрудников. Поэтому понятно желание руководства знать расчетную (нормативную) численность рабочих. Основываясь на этой численности, топ-менеджмент компании принимает управленческие решения по штатному расписанию. Учитывая данное обстоятельство, представим методы планирования и практические аспекты расчета численности основных производственных рабочих.

МЕТОДЫ

Рассмотрим основные методы планирования численности основных производственных рабочих.

1.                  Используя метод расчета по трудоемкости производственной программы и выполняемых работ, определяют численность основных рабочих в производствах, имеющих дискретный характер (строительство, машиностроение, легкая промышленность). Этот метод является самым распространенным при достаточном уровне объективности. Численность работников (ЧР) определяется по формуле:

ЧР = Т_пл / (Ф_рв × К),

где Т_пл — плановая трудоемкость производственной программы (определяется по плановому нормативу трудовых затрат на единицу продукции, умноженному на плановый выпуск продукции), ч;

Ф_рв — расчетный эффективный фонд рабочего времени (нормативный баланс рабочего времени одного рабочего в год), ч;

К — плановый (ожидаемый, среднестатистический) коэффициент выполнения норм времени.

2.                  Метод по фактическим затратам времени предполагает проведение хронометража и фотографии рабочего времени. При хронометраже фиксируется, сколько времени заняла каждая операция по определенной детали. Метод позволяет сравнить фактические данные с расчетными, заложенными технологом при разработке техпроцесса или нормировщиком при хронометрировании. Фотографии рабочего времени используются для корректировки нормативной или фактической численности рабочих. Метод затратный по времени и труду, поэтому охватить всю широкую номенклатуру выпускаемых деталей не всегда возможно.

3.                  Метод экстраполяции подразумевает корректировку текущих данных на определенный процент. Недостатки метода: должны сохраняться неизменными условия, требует стабильности. Например, сегодня цех при численности 100 чел. изготавливает 600 фланцев. В следующем году планируется изготавливать 800 фланцев. Следовательно, численность рабочих в цеху должна составить: 100 × 800 / 600 = 133 чел. Метод приблизителен, для точности требует громоздких расчетов.

4.                  Экспертный метод основывается на заключениях высококвалифицированных специалистов, экспертов, руководителей. Метод субъективный и наименее точный.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Применяя один из методов, необходимо перепроверить результат другим методом, а также использовать их комбинацию. Это позволит получить наиболее объективные результаты.

Важный момент: примеры расчета численности основных производственных рабочих представлены во многих учебниках, и любой специалист может детально изучить особенности каждого метода.

КАК ПОЛУЧИТЬ ОБОСНОВАННУЮ ЧИСЛЕННОСТЬ?

Как показывает практика, довольно часто встречается такая ситуация: экономист уверен, что все правильно спланировал, использовал метод расчета по трудоемкости производственной программы, расчеты выполнял строго по техпроцессу, а результат поднимают на смех цеховики, расчетной численности директор предприятия не доверяет

ЭТО ВАЖНО

Предприятие — это не школа, простой математики недостаточно, необходим контакт с ключевыми специалистами, руководителями общезаводских служб и цехов.

Рассмотрим, как экономист, грамотно применив комбинацию методов, способен получить обоснованную численность, подкрепить свою правоту документами и экспертными заключениями.

Входящий поток

На начальном этапе работы экономисту нужно получить входящую информацию от соответствующих служб предприятия. Экономисту понадобятся:

• программа производства в количественном выражении от начальника производства или план продаж от начальника отдела продаж;
• технологический процесс на изготовление каждой детали, на сборку каждого изделия от службы главного технолога;
• нормы времени на выполнение каждой операции (как правило, нормы указываются в технологическом процессе);
• тарифные ставки по каждому разряду. Они нужны для расчета фонда оплаты труда на планируемую производственную программу. Тарифные ставки можно узнать у нормировщика или у бухгалтера, начисляющего зарплату;
• информация о применяемых формах и системах оплаты труда.

Специфика информационных потоков и документооборота на каждом предприятии разная. Часто решающими факторами являются представления руководства (собственников/топ-менеджмента) об организации планирования, масштабе и характере производства, поэтому все указанные данные, кроме технологического процесса, могут быть у экономиста, в планово-экономическом отделе.

ЭТО ВАЖНО

Уже на этапе получения входящей информации экономист должен обсудить возникшие проблемы с должностным лицом, поставившим задачу рассчитать численность рабочих.

Проработка полученных данных

Получив исходные данные, экономисту не нужно бросаться их делить и умножать. Важно оценить исходники, ведь от них напрямую зависит качество расчетов и репутация экономиста как специалиста. Входящую информацию необходимо проработать и оценить по следующим направлениям:

1.                  Подписи.

Пусть вас сочтут за бюрократа, но выдвигайте важное правило: каждый документ должен быть подписан непосредственным исполнителем и руководителем (например, нормировщиком и начальником отдела нормирования). Если нормы времени применяются на предприятии длительное время, они действующие, начальник отдела нормирования должен представить пояснительную записку и указать, что он имеющиеся нормы подтверждает/не подтверждает.

На основании пояснительной записки экономист делает заключение и согласовывает, можно ли использовать эти нормы для расчетов. В любом случае такая записка сохраняется у экономиста для отстаивания своих цифр. Ведь на основании расчетов будет вынесено решение о сокращении или расширении штата.

Сейчас практически все предприятия применяют программное обеспечение, и технолог может предложить экономисту распечатать себе технологический процесс самостоятельно. Для экономиста это тоже не основание. Если нет возможности получить техпроцесс в бумажном виде (документ большой, а расчеты будут выполняться в автоматизированном виде) с подписью главного технолога, экономист может затребовать с последнего пояснительную записку примерно такого содержания: «Подтверждаю правильность, соответствие ГОСТ ХХХХХ технологического процесса производства Вала 12.77.000. Дата: 14.03.2016».

ООО «Машстрой»

Технологический процесс

№ п/п	Изделие	Состав изделия	Операция
деталь — наименование, номер чертежа	количество на одно изделие	№	наименование	разряд	норма времени, ч
на единицу	на объем
1	Вал ВВВ 12.77.000 — 1 шт.			1	Слесарно-сборочная	4	0,25	0,25
1.1		Вал ВВВ 12.77.001	1	1	Заготовительная	3	0,15	0,15
				2	Токарная	4	1,00	1,00
				3	Термообработка	4	0,35	0,35
				4	Токарная	5	0,75	0,75
				5	Фрезерная	4	0,65	0,65
1.2		Втулка ВВВ 12.77.002	1	1	Заготовительная	3	0,15	0,15
				2	Токарная	4	0,60	0,60
1.3		Звездочка ВВВ 12.77.003	1	1	Заготовительная	3	0,60	0,60
				2	Токарная	4	1,50	1,50
				3	Фрезерная	5	2,60	2,60
				4	Долбежная	4	0,50	0,50
				5	Слесарная	4	1,00	1,00
1.4		Шпонка ВВВ 12.77.004	1	1	Заготовительная	3	0,10	0,10
				2	Токарная	3	0,20	0,20
				3	Фрезерная	4	0,55	0,55
				4	Термообработка	4	0,15	0,15
				5	Шлифовальная	4	0,30	0,30
	Итого по изделию							11,40
2	Вал ЛЛЛ 10.55.000 — 1 шт.			1	Слесарно-сборочная	4	1,00	1,00
2.1		Ось ЛЛЛ 10.55.001	1	1	Заготовительная	3	0,15	0,15
				2	Токарная	5	0,50	0,50
				3	Слесарная	4	0,15	0,15
2.2		Втулка ЛЛЛ 10.55.002	2	1	Заготовительная	3	0,16	0,32
				2	Токарная	4	0,50	1,00
				3	Слесарная	4	0,25	0,50
				4	Термообработка	4	0,25	0,50
				5	Токарная	4	0,20	0,40
2.3		Ролик ЛЛЛ 10.55.003	1	1	Заготовительная	3	0,30	0,30
				2	Токарная	4	0,56	0,56
				3	Слесарная	3	0,40	0,40
2.4		Втулка ЛЛЛ 10.55.004	2	1	Заготовительная	3	0,20	0,40
				2	Токарная	4	0,50	1,00
				3	Фрезерная	4	0,24	0,48
2.5		Уплотнитель	24	1	Слесарная	3	0,10	2,40
	Итого по изделию							10,06
	Всего							21,46

12.01.2016

Главный технолог                Кудрявцев                              А. А.  Кудрявцев

Технолог                                Иванова                                В. Ф. Иванова

2.                  Субъективные пояснения.

Собирая исходные данные, экономист должен не просто получить документ с подписью, а выяснить у непосредственного исполнителя и начальника соответствующей службы их личное мнение о документе, в каких условиях он утверждался, на основании чего делались расчеты, есть ли возможность получить отдельный документ, подтверждающий правоту показателей.

Это позволит экономисту не просто утверждать, что его расчет численности обоснован, потому что у него, например, есть подпись начальника отдела продаж на плане продаж, но и по результатам расчета/планирования выработать правильные рекомендации. Так, практикуется занижение плана продаж (следовательно, и плана производства), чтобы отдел продаж мог его перевыполнить и получить бонусы. Поэтому в отношении плана продаж будет разумным перепроверить процент перевыполнения в предыдущие отчетные периоды.

3.                  Мнение (оценка) со стороны.

Во-первых, экономист должен показать исходники своему непосредственному начальнику, выяснить его мнение о документах и получить резолюцию, что на основании этих документов допустимо делать расчеты.

Во-вторых, необходимо получить оценку техпроцесса, норм, программы производства от начальника (мастеров) основного производства. Например, отдел продаж может предполагать продажу 700 валов 65.44.000. Такие валы изготавливают на фрезерно-расточном станке ИС-212ДФ, который при программе 400 шт. уже загружен на 100 %. Следовательно, изготовить 700 валов производство не сможет. Выход — кооперация со сторонней компанией. Тогда встает вопрос, какие операции будут выполняться на стороне. Трудозатраты по таким операциям экономист должен исключить из общей производственной программы.

Дополнительный вариант получить оценку норм — подойти с чертежом детали и техпроцессом по ее изготовлению к рабочему и узнать его мнение, насколько обоснована норма на ту или иную операцию. Тогда на копии техпроцесса рабочий может поставить дату, Ф.И.О., подпись и краткую резолюцию (например, «считаю норму обоснованной»).

Не секрет, что на предприятиях постоянно имеют место конфликты между нормировщиками, экономистами по труду и рабочими. Поэтому экономисту необходимо выстроить доверительные деловые отношения с рабочими: давать необходимые разъяснения по их запросам, по методам расчетов расценок и норм и т. п.

4.                  Собственные контрольные мероприятия.

Нормы по техпроцессу, с которым предстоит работать, экономист может перепроверить самостоятельно с помощью хронометража и фотографии рабочего дня.

Если техпроцесс простой, номенклатура выпускаемых изделий неширокая, имеет смысл провести сплошную проверку всех представленных норм указанным способом. Если техпроцесс сложный, номенклатура обширная, тогда целесообразно выборочное хронометрирование операций по отдельным узлам и деталям. Можно выбрать:

• несколько деталей/операций случайным образом;
• наиболее трудозатратные операции/детали;
• детали, занимающие наибольший удельный вес в производственной программе;
• новые, еще не освоенные изделия.

Полученные фактические данные сверяются с нормативными, при весомых отклонениях нормы ставятся под сомнение, делаются запросы технологам, нормировщикам.

Этот этап может стать последним, так как без корректных нормативов посчитать численность основных рабочих невозможно. Лучше доложить руководству о сложившейся ситуации, вместо того чтобы считать заведомо ошибочную численность.

Еще один вид доступного любому экономисту контрольного мероприятия — установить фактические затраты времени по деталям, которые уже изготавливали. Для этого достаточно сделать выборку из ведомостей начисленной сдельной заработной платы, сменных заданий и нарядов. Таким образом можно оценить реалистичность норм времени, предоставленных технологом или нормировщиком, установить процент перевыполнения норм, необходимый для дальнейших расчетов.

Расчеты

Рассчитаем численность основных производственных рабочих для предприятия ООО «Машстрой» (название условное), если производственная программа состоит из двух изделий. В составе одного изделия (вал ВВВ 12.77.000) — 4 детали, в составе второго (вал ЛЛЛ 10.55.000) — 5 деталей. Каждая деталь имеет свой техпроцесс.

Поскольку для расчета численности важны не трудозатраты на одну деталь, а общие трудозатраты по всем деталям по одной операции (токарная, фрезерная и т. д.), то по каждому изделию делается сортировка по наименованию операции, внутри операции — по разрядам. В итоге получим сумму трудозатрат по каждой операции и по каждому разряду (профессии).

ООО «Машстрой»

Пооперационные трудозатраты

Вал ВВВ 12.77.000 — 1 шт.

№ п/п	Операция по техпроцессу
наименование	разряд	норма времени на единицу, ч	норма времени на объем, ч
1	Долбежная	4	0,50	0,50
	Итого			0,50
2	Заготовительная	3	0,15	0,15
3	Заготовительная	3	0,15	0,15
4	Заготовительная	3	0,60	0,60
5	Заготовительная	3	0,10	0,10
	Итого			1,00
6	Слесарная	4	1,00	1,00
7	Слесарно-сборочная	4	0,25	0,25
	Итого			1,25
8	Термообработка	4	0,35	0,35
9	Термообработка	4	0,15	0,15
	Итого			0,50
10	Токарная	5	0,75	0,75
	Итого			0,75
11	Токарная	4	1,00	1,00
12	Токарная	4	0,60	0,60
13	Токарная	4	1,50	1,50
14	Токарная	3	0,20	0,20
	Итого			3,10
	Итого токарная			4,05
15	Фрезерная	5	2,60	2,60
	Итого			2,60
16	Фрезерная	4	0,65	0,65
17	Фрезерная	4	0,55	0,55
	Итого			1,20
	Итого фрезерная			3,80
18	Шлифовальная	4	0,30	0,30
	Итого шлифовальная			0,30
	Всего			11,40

Экономист          Акулова                В. А. Акулова

ООО «Машстрой»

Пооперационные трудозатраты

Вал ЛЛЛ 10.55.000 — 1 шт.

№ п/п	Операция по техпроцессу
наименование	разряд	норма времени на единицу, ч	норма времени на объем, ч
1	Заготовительная	3	0,15	0,15
2	Заготовительная	3	0,16	0,32
3	Заготовительная	3	0,30	0,30
4	Заготовительная	3	0,20	0,40
	Итого			1,17
5	Слесарная	4	0,15	0,15
6	Слесарная	4	0,25	0,50
7	Слесарно-сборочная	4	1,00	1,00
	Итого			1,65
8	Слесарная	3	0,40	0,40
9	Слесарная	3	0,10	2,40
	Итого			2,80
	Итого слесарная			4,45
10	Термообработка	4	0,25	0,50
	Итого			0,50
11	Токарная	4	0,50	1,00
12	Токарная	4	0,20	0,40
13	Токарная	4	0,56	0,56
14	Токарная	4	0,50	1,00
	Итого			2,96
15	Токарная	5	0,50	0,50
	Итого			0,50
	Итого токарная			3,46
16	Фрезерная	4	0,24	0,48
	Итого фрезерная			0,48
	Всего			10,06

Экономист          Акулова                В. А. Акулова

Рассчитав трудозатраты по каждой операции с учетом разряда, а также зная, что производственная программа на плановый период: Вал ВВВ 12.77.000 — 800 шт., Вал ЛЛЛ 10.55.000 — 1500 шт., экономист может определить итоговые пооперационные трудозатраты на производственную программу.

ООО «Машстрой»
Расчет итоговых пооперационных трудозатрат на годовую производственную программу
№ п/п	Операция	Разряд	Изделие	Итоговые трудозатраты на производственную программу, ч
Вал ВВВ 12.77.000 — 800 шт.	Вал ЛЛЛ 10.55.000 — 1500 шт.
Трудозатраты, ч	Трудозатраты, ч
на единицу	на объем	на единицу	на объем
1	Долбежная	4	0,50	400,00			400,00
2	Заготовительная	3	1,00	800,00	1,17	1755,00	2555,00
3	Слесарная (слесарно-сборочная)	4	1,25	1000,00	1,65	2475,00	3475,00
4	Слесарная (слесарно-сборочная)	3			2,80	4200,00	4200,00
	Итого слесарная			1000,00		6675,00	7675,00
5	Термообработка	4	0,50	400,00	0,50	750,00	1150,00
6	Токарная	5	0,75	600,00	0,50	750,00	1350,00
7	Токарная	4	3,10	2480,00	2,96	4440,00	6920,00
8	Токарная	3	0,20	160,00			160,00
	Итого токарная			3240,00		5190,00	8430,00
9	Фрезерная	5	2,60	2080,00	0,48	720,00	2800,00
10	Фрезерная	4	1,20	960,00			960,00
	Итого фрезерная			3040,00		720,00	3760,00
11	Шлифовальная	4	0,30	240,00			240,00
	Всего		11,40	9120,00	10,06	15 090,00	24 210,00

Экономист                          Акулова                В. А. Акулова

Когда подсчитаны трудозатраты по каждой операции, переходят непосредственно к расчету численности рабочих. В расчетах экономист должен применить два показателя, которые утверждаются на предприятии на плановый период:

• расчетный эффективный фонд рабочего времени;
• (ожидаемый, средний за прошлый год) коэффициент выполнения норм времени.

Рассмотрим расчет плановой численности основных производственных рабочих ООО «Машстрой».

ООО «Машстрой»

Расчет плановой численности основных производственных рабочих

Ожидаемый коэффициент выполнения норм времени: 1,15

Расчетный эффективный фонд рабочего времени: 1600 ч

№ п/п	Плановые трудозатраты производственной программы по операции	Расчетная численность, чел.	Округление численности до целых, чел.	Рекомендуемая численность	Степень загрузки основной работой, %
операция	разряд	часы	количество	профессия	разряд
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Долбежная	4	400,00	0,22	1	1	Долбежник	4	21,74
2	Заготовительная	3	2555,00	1,39	1	1	Рубщик металла	3	138,86
3	Слесарная (слесарно-сборочная)	4	3475,00	1,89	2	2	Слесарь-сборщик	4	104,28
4	Слесарная (слесарно-сборочная)	3	4200,00	2,28	3	2	Слесарь-сборщик	3	104,28
	Итого слесарная		7675,00	4,17	5
5	Термообработка	4	1150,00	0,63	1	1	Термист	4	62,50
6	Токарная	5	1350,00	0,73	1	1	Токарь	5	91,63
7	Токарная	4	6920,00	3,76	4	4	Токарь	4	91,63
8	Токарная	3	160,00	0,09
	Итого токарная		8430,00	4,58	5
9	Фрезерная	5	2800,00	1,52	2	2	Фрезеровщик	5	102,17
10	Фрезерная	4	960,00	0,52	1
	Итого фрезерная		3760,00	2,04	3
11	Шлифовальная	4	240,00	0,13	1	1	Шлифовщик	4	13,04
Всего		24 210,00	13,16	17	15

Главный технолог                           Кудрявцев                           А. А. Кудрявцев

Начальник производства                              Медведев                             М. Н. Медведев

Начальник ПЭО                                               Огнева                                  Е. С. Огнева

Экономист                                          Акулова                                               В. А. Акулова

Расчетная численность по операции долбежной (по профессии «долбежник») составит:

ЧР = 400 ч / (1600 ч × 1,15) = 0,22 чел.

Аналогично проводят расчеты по всем операциям (профессиям). Полученные значения вносят в гр. 5 «Расчетная численность». После чисто математического расчета численность округляется до целого в сторону увеличения (гр. 6). В результате расчетные 13,16 чел. округленно составляют 17 чел.

На этом работа по расчету численности не заканчивается, важно подать руководству обоснованные цифры.

Рекомендуемая численность

Экономисту нужно выработать рекомендации, какую численность рабочих запланировать/утвердить в штате на предусмотренный объем производства. Графы 7–9 под общим названием «Рекомендуемая численность» заполняются на основании совместной работы экономиста, технолога и руководства цехов. Рассмотрим вопросы, требующие принятия согласованных решений.

Такие операции, как долбежная, термообработка, шлифовальная, требуют соответствующей квалификации. Если принять в штат по одному человеку на каждую операцию (профессию), загрузка рабочего по его операции будет недостаточная, придется доплачивать за простой. С другой стороны, в зависимости от квалификации, фактических умений других работников (например, токарь может выполнять долбежную операцию, а мастер механического цеха — термообработку) рабочих таких специальностей в штат можно не принимать. В подобной ситуации для определения численности привлекаются цеховики. Ведь именно они знают, что умеет делать каждый работник.

Если внутренних совместителей найти не удается, нужно отдать выполнение операции (например, шлифовальной) стороннему подрядчику. Тогда остается открытым вопрос логистики: насколько далеко расположен исполнитель работ, сможет ли он в нужные сроки выполнить работу, насколько дорого стоят его услуги, соблюдает ли подрядчик сроки.

В данном случае риски высокие. Не сделаешь работу в срок, не отгрузишь клиенту продукцию вовремя — потеряешь клиента и заплатишь штраф. Поэтому если на предприятии есть соответствующее оборудование, то руководство предпочитает принять в штат рабочего, хотя он не будет загружен полностью. Возможно, такого рабочего дозагрузят слесарными, подсобными работами, предложат ему совмещать работу комплектовщиком, помощником мастера. Если рабочий будет выполнять подсобные работы, то нужно планировать меньшую численность обслуживающего персонала.

Есть еще один вопрос, требующий согласованного решения. Если объем работы по одной профессии предполагает участие нескольких рабочих, важно определиться с уровнем квалификации, разрядом рабочего. Это сфера ответственности технических специалистов. Здесь следует учитывать следующие факторы:

• рабочий с более высоким разрядом, например пятым, может выполнять работы четвертого и третьего разряда;
• рабочий пятого разряда быстрее выполнит работы более низкого разряда;
• неправильно использовать рабочего с пятым разрядом на постоянных работах с третьим разрядом;
• если у рабочего, например, четвертый разряд, то это не значит, что он не может выполнять работу пятого разряда. Наоборот, и может, и нужно, чтобы выполнял. Это его профессиональный рост. Если рабочий выполняет определенный объем работы более высокого разряда, нужно поднять ему разряд.

Это теоретически, а практически все рабочие разные. Если работник только вчера перешел с третьего разряда на четвертый, то неразумно давать ему работу пятого разряда. Велика вероятность брака, потерь времени.

Исходя из представленных положений, в рассматриваемом случае рекомендована следующая численность рабочих:

• токари: 1 человек пятого разряда, 4 человека четвертого разряда;
• слесари: 2 человека с четвертым разрядом, 2 человека с третьим разрядом.

В какую сторону округлять? Экономисту помогут принять решение проведенные ранее этапы. Для этого они и нужны. Например, экономист может минимизировать численность, если:

• план продаж завышен;
• нормы времени установлены с запасом (например, путем лоббирования интересов);
• процент перевыполнения норм будет выше заложенных 15 %.

После того как решены вопросы по численности, графы 7–9 заполнены, считают степень загрузки каждого рабочего (гр. 10).

Получается, что по расчетной трудоемкости необходимо 13 чел. (если округлять, то 17), а путем проработки специалистами — 15 чел. При больших объемах производства таких сильных разрывов не будет. Кроме того, полученная расчетная численность сравнивается и с фактической по цеху.

Форму «Расчет плановой численности основных производственных рабочих» подписывают не только экономист и начальник планово-экономического отдела, но и технические специалисты, которые принимали участие в формировании рекомендуемой численности. Визы начальника производства и главного технолога обязательны. Понятно, что раскритиковать документ, созданный таким образом, будет достаточно сложно.

Фонд оплаты труда

Численность работников без сведений по заработной плате не информативна, поэтому экономисту следует подготовить расчеты по фонду оплаты труда (ФОТ).

К СВЕДЕНИЮ

Фонд оплаты труда по сдельной системе определяют путем умножения нормо-часов на часовую тарифную ставку соответствующего разряда. Если форма оплаты труда повременная, ФОТ рассчитывают так: расчетный эффективный фонд рабочего времени одного рабочего умножают на количество рабочих и на часовую тарифную ставку соответствующего разряда.

Рассмотрим расчет основной заработной платы основных производственных рабочих компании «Машстрой», сравним повременной и сдельный фонды оплаты труда.

ООО «Машстрой»

Расчет основной заработной платы основных производственных рабочих на производственную программу

Форма оплаты труда: Сдельная

№ п/п	Плановые трудозатраты производственной программы	Сдельная зарплата, руб.
операция	разряд	нормо-часы
1	2	3	4	5
1	Долбежная	4	400,00	48 000
2	Заготовительная	3	2555,00	229 950
3	Слесарная (слесарно-сборочная)	4	3475,00	417 000
4	Слесарная (слесарно-сборочная)	3	4200,00	378 000
5	Термообработка	4	1150,00	138 000
6	Токарная	5	1350,00	216 000
7	Токарная	4	6920,00	830 400
8	Токарная	3	160,00	14 400
9	Фрезерная	5	2800,00	448 000
10	Фрезерная	4	960,00	115 200
11	Шлифовальная	4	240,00	28 800
	Всего		24 210,00	2 863 750
Тарифная сетка	Разряд
2	3	4	5
Часовая тарифная ставка, руб.	72	90	120	160

Начальник производства                                 Медведев                             М. Н. Медведев

Начальник ПЭО                                               Огнева                                  Е. С. Огнева

Экономист                                                       Акулова                                В. А. Акулова

ООО «Машстрой»
Расчет основной заработной платы основных производственных рабочих на производственную программу
Форма оплаты труда: Повременная
Расчетный эффективный фонд рабочего времени: 1600 ч
№ п/п	Рекомендуемая численность	Основная повременная зарплата, руб.
количество	профессия	разряд
1	1	Долбежник	4	192 000
2	1	Рубщик металла	3	144 000
3	2	Слесарь-сборщик	4	384 000
4	2	Слесарь-сборщик	3	288 000
5	1	Термист	4	192 000
6	1	Токарь	5	256 000
7	4	Токарь	4	768 000
8	2	Фрезеровщик	5	512 000
9	1	Шлифовщик	4	192 000
Итого	15			2 928 000
Тарифная сетка	Разряд
2	3	4	5
Часовая тарифная ставка, руб.	72	90	120	160

Начальник производства                                 Медведев                             М. Н. Медведев

Начальник ПЭО                                               Огнева                                  Е. С. Огнева

Экономист                                                       Акулова                                В. А. Акулова

Поскольку повременная система предполагает оплату фактически за нахождение на территории предприятия, а не за результат, а на основании планового расчета принято 15 чел., хотя по трудозатратам по производственной программе нормо-часы рассчитаны на 13 чел., то размер повременного ФОТ превышает сдельный на 64 250 руб., или на 2,2 %. Процент незначительный, но какую систему оплаты применять, будет зависеть от степени проработки сдельных норм и расценок по изготавливаемой продукции.

В целом можно сделать следующий вывод: производственная программа предполагает штат основных производственных рабочих в количестве 15 чел., основная заработная плата на эту численность составит 2,9 млн руб.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Многие директора не решаются идти на сокращение персонала в условиях снижения объема продаж/заказов, предпочитая сокращение рабочего времени. Это приемлемый выход, но на короткий срок. На долгосрочную перспективу нужно принять решение: либо сокращать штатную численность, либо увеличивать продажи.

Довольно часто руководители недооценивают хорошего начальника/менеджера отдела продаж, и в сложной финансовой ситуации сокращают сбытовиков, оставляя в штате производственников. От квалификации специалистов в области продаж и продвижения зависит поступление заказов, и если люди умеют, знают и надлежащим образом замотивированы на высокие объемы заказов/продаж, то не нужно им мешать. Тогда численность основных производственных рабочих придется считать не для сокращений, а для того чтобы узнать, насколько увеличить их количество.

Как рассчитать численность работников

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Содержание

I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников
1. Методики расчета численности персонала
II. Расчет штатной численности персонала
III. Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
IV. Что делать, если результаты вам не нравятся
1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
V. Как подавать сведения о численности персонала в налоговую в 2021 году
1. Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
VI. Шпаргалка расчета численности персонала

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

• Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

• Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

• Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

• Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

• Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

• Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Формула расчета:

• V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
• ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
• ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
• КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

• КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
• ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

8 х 1,13 = 9

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников. 

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта. 

Скачать образец заполнения РСВ.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце. 

В расчете учитываются:

• сотрудники в отпуске;
• сотрудники на больничном.

В расчете не учитываются:

• женщины в декретном отпуске;
• сотрудники по договорам ГПХ;
• работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
• сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2021 год утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, на 2022 год — приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.

Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 711, пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,

где:

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Пример расчета среднесписочной численности за месяц от «КонсультантПлюс»:
На 01.08.2022 в организации 24 полностью занятых работника. 10 августа одна из работниц ушла в декрет.
Списочная численность работников…
Посмотреть пример полностью можно, получив бесплатный пробный доступ к системе.

О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 711, п. 79.10 указаний Росстата № 832).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 711, п. 77 указаний Росстата № 832).

Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 711, п. 78 указаний Росстата № 832. В частности, это:

• внешние совместители;
• работающие по договорам ГПХ;
• собственники, не получающие в организации зарплату и др.

Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 711, п. 79.1 указаний Росстата № 832). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 76 указаний Росстата № 832).

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 711, п. 79.3 указаний Росстата № 832):

1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

• при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
• при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
• при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»:
В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон.
В июле 2021 года Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня.
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5).
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

1. Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

• четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 / 8 часов);
• трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 чел. (3,2 / 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. В 2020-2021 годах при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно было руководствоваться правилами, утвержденными приказом Росстата № 711, а с 2022 года — правилами по новому приказу от 24.11.2021 № 832. Но со сменой регулирующего НПА сам порядок расчета ССЧ не изменился.