Иллюстрации: Катя Дорохина
Архивное дело.
Где искать и как добыть документы ваших предков
Мы уже рассказали, почему молчание может указывать на то, что в семье были репрессированные, и на какие бумаги в семейном архиве обращать внимание в первую очередь (ссылка на статью о подготовке к работе). Следующий шаг в любом генеалогическом расследовании — поход в архив. Как туда попасть, что делать, если места, где жили ваши родные, уже не существует и куда идти — рассказывает создательница проекта о генеалогии From Past With Love Мария Тычинина.
С ходу развенчаю самый популярный миф о работе в архивах: вас туда пустят. И не только пустят, но и выдадут большинство документов. Об этом говорит 6 глава 24 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ», где написано: «Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы».
Поэтому берите паспорт, приходите в рабочие часы архива, регистрируетесь в читальном зале — вуаля, можете работать. Но свои подводные камни здесь, конечно же, есть, о них мы поговорим позже.
А пока разберемся, что делать после регистрации. Вы сильно сэкономите себе время, если перед первым посещением читального зала заглянете на сайт учреждения в раздел «Электронный архив» (если есть) или «Научно-справочный аппарат», откроете там путеводители и описи документов.
Что мы там ищем? Названия дел, которые нужны для поиска, и три волшебных цифры — индивидуальный шифр документа, который состоит из номера фонда, номера описи и номера самого дела. Если указан год, то и он пригодится. Только при наличии этих вводных можно заказать документ в читальном зале; без них архивист просто не найдет его среди тонны других.
Можно, конечно, совершить дебютный поход с надеждой на помощь архивиста в читальном зале, — почти гарантировано вы ее получите (большинство сотрудников архива настроены к пользователям благожелательно).
Однако, во-первых, далеко не все бегло ориентируются в фондах учреждения; а во-вторых, главные задачи работника зала — сориентировать вас по работе в нем, своевременно предоставить документы и в сохранности вернуть их на полку, составлять стратегии поиска.
К сожалению, очень часто на сайте учреждения опубликованы далеко не все описи документов, реально находящихся в архиве (иногда они и вовсе не опубликованы). Поэтому если вы не нашли нужную информацию в электронном виде, нужно посмотреть список дел непосредственно в самом архиве (на компьютере или в печатном виде) и как раз здесь вам поможет любой сотрудник зала.
Кстати, о сроках выдачи документов. В каждом месте они свои, от трех дней до месяца, в зависимости от загруженности учреждения и его технических возможностей (например, маленький зал не всегда, но часто говорит о том, что дела придется ждать долго).
Нет, не логическую, а документальную. Зачем? Выше я упоминала подводный камень, это 3 часть 25 статьи Федерального закона «Об архивном деле в РФ». Согласно ей свободный доступ исследователи имеют не ко всем документам, а только к тем, которые не содержат гостайну и с момента создания которых прошло не менее 75 лет. Считается, что за этот срок сведения о людях устареют и их открытие не нанесет вреда тем, кто упомянут в документе.
То есть сегодня любой желающий может поработать с делами, созданными не позднее 1944 года. Это надо учитывать прежде, чем идти в архив. Но что делать, если вам нужны дела «помоложе»? Придется собрать ту самую документальную цепочку, о которой мы говорили выше.
Задача — доказать родство с человеком, чье дело вы хотите посмотреть. Доступ к данным по закону возможен «с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников». Для прямых же потомков достаточно предоставить: паспорт, свидетельство о браке (при смене фамилии) и о рождении, свидетельство о смерти человека, данные на которого хотите получить.
Если речь идет, например, о поиске информации о бабушке, то лучше работать по доверенности от лица ее ребенка, одного из ваших родителей — в этом случае необходимая для доступа в архив стопка бумаг станет немного меньше. Это возможно, конечно же, если родитель жив; если нет, то такие же документы надо собрать и по нему. Если какого-то из этих документов в вашей «коллекции» не хватает, то получить его можно в ЗАГСе. Однако важно помнить: там хранятся документы не старше 100 лет, более ранние документы в большинстве регионов переданы в архивы.
Случаются и приятные исключения. Например, в Центральный государственный архив Петербурга уже переданы все книги с записями о рождении, браке и смерти вплоть до 1929 года.
Правила поведения в архиве, которые сэкономят вам и окружающим нервы:
1. Документы в архиве фотографировать запрещено — это платная услуга. Можно делать выписки из дел, причем не только от руки, а используя ноутбук, планшет, телефон.
2. Архивист не несет ответственности за то, что в выбранном вами деле не нашлась нужная информация. Никто не может гарантировать, каким будет содержимое документа. Даже если речь идет о личном деле конкретного человека: бывает, откроешь его, а там один листок, да и тот бесполезный.
3. Работник зала не имеет права выдать вам документ, содержащий личную информацию о людях (особенно если речь идет о списках), с даты создания которого не прошло 75 лет, без подтверждения родства. Пожалуйста, не надо ругаться с архивистом из-за этого.
4. Постарайтесь быть предельно корректным и вежливым: помните о своих правах, но не забывайте, что есть и чужие.
5. Соблюдайте тишину в читальном зале! Даже шёпот мешает работе других исследователей.
А теперь, когда мы разобрались с тонкостями работы в архиве, выясним, с какого архива стоит начать.
Если не вдаваться в мудреную архивную типологию, то почти в каждом городе есть место, где хранят документы. В городах поменьше эту задачу выполняет муниципальный архив; а в областных центрах — одно большое или даже сразу несколько учреждений, чаще всего не меньше двух. Причем в первом хранятся дореволюционные документы, а во втором — все, что появилось позже 1917 года.
В большинстве случаев исследование своего семейного стоит начать именно с больших областных архивов, потому что туда передают основную массу документации. И если ваша прабабушка родилась в 1896 году в деревне Заречье, Тверской области, которой уже не существует, то в 2019 вам нужно ехать в Тверь.
Да-да, если населенного пункта/завода/дома не существует — это вовсе не значит, что документы по нему не сохранились. Напротив, очень часто казавшиеся раньше ненужными бумажки — вообще единственное, что осталось от того или иного места.
Но вернемся к архивам. На то, что в учреждении хранятся дела еще царских времен, намекает буква «и» в аббревиатуре, что означает «исторический» (ЦГИА/РГИА). А вот учреждения советского периода могут называться и архивом новейшей истории, и просто государственный/центральный, и общественно-политической истории/документации.
Помимо временных периодов, хранилища подразделяются еще и по специализациям. Например, в Петербурге, Тюмени и еще ряде городов «партийный» архив (там, где хранятся личные дела вступающих в партию в том числе) работает отдельно от учреждения «новейшей истории».
Также часто особняком держатся архивы:
1. с документами по личному составу — туда предприятия сдают все, у чего срок со времени создания превышает 75 лет; в идеале там же должен находиться весь документооборот ликвидированных предприятий (к сожалению, некоторые предпочитают их просто выбрасывать или уничтожать);
2. с кино-, фото- и аудиодокументами.
Как не сойти с ума от такого разнообразия? Заглянуть на «Портал Архивы России». А затем еще отдельно проверить, какими документами обладает архив на его сайте. Но на этом еще не все.
«Великаны» федерального значения
Иногда бывает так, что единственная зацепка по поиску у исследователя, помимо ФИО и примерных годов жизни, это что-то специфическое, типа «у него, вроде, были какие-то медали» или «мать бабушки внезапно исчезла, возможно, ее репрессировали». Ни город точно неизвестен, ни годы — одни догадки.
В этом случае имеет смысл рискнуть и обратиться в архивы федерального значения. Если говорить простым языком то, это учреждения, где собраны документы одной тематики со всей России.
Больше всего таких учреждений в двух столицах. Давайте рассмотрим те, что наверняка пригодятся в поисках.
Москва
ГАРФ или Государственный архив Российской Федерации, т.к. там хранятся уголовные дела дореволюционного и более позднего времени, а также документы, связанные с репрессированными. Полное описание фондов можно прочитать здесь.
Ещё один важный архив ЦАМО или Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации. Это один из самых больших архивов России, основу фондов которого составляют дела периода Великой Отечественный войны. Хотя есть там документы и за другие периоды.
Помимо него есть РГВА/Российский государственный военный архив, который привлекателен фондами Красной армии за 1918 – 1940 гг. (что может пригодиться еще, узнайте тут) и
РГВИА/Российский государственный исторический военный архив, хранящий 200 лет истории царской армии (хороший краткий обзор фондов размещен здесь).
Петербург
РГИА или Российский государственный исторический архив — крупнейший архив Европы и один из самых больших в мире. Несмотря на то, что здесь находятся документы, созданные до Революции, о «сокровищах» этого учреждения можно написать десяток отдельных статей. В недрах РГИА можно найти информацию о дворцовых служителях и работниках государственных учреждений со всех уголков Российской империи; уголовные дела; фонды, связанные с крестьянами и другими сословиями. К счастью, на сайте архива есть удобная поисковая система, которая охватывает многие фонды этого учреждения.
Также в Петербурге находятся учреждения, связанные с военно-морским архивом (отдельно от тех, что описаны выше. Это ЦВМА/Центральный военно-морской архив и РГА ВМФ/Российский государственный архив военно-морского флота. Последний разделён на два филиала: с документами до 1917 года и с 1917 года по декабрь 1940.
Сайт у всех трех учреждений один. Как и в РГИА, портал оснащен удобным поисковиком по фамилиям. Но помните, непосредственно в самом архиве информации всегда больше, чем в его «электронной версии».
«Большой музей» — просветительский медиапроект о культурном наследии России. Мы находим в музеях, архивах, частных коллекциях редкие материалы и создаём истории на их основе. Оставляйте свой e-mail, чтобы получать еженедельную рассылку. Будет интересно.
ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ
Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
— при подготовке архивных справок и выписок;
— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки — это два разных документа.
Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).
Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.
Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.
Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.
Таблица. Содержание исторической справки
|
N п/п |
Информационный блок |
Комментарий |
|
1 |
Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации |
На основе соответствующих распорядительных документов |
|
2 |
Ведомственная принадлежность |
При наличии |
|
3 |
Структура и функции, их изменения |
На основе организационной структуры |
|
4 |
Название организации-предшественника |
При наличии |
|
5 |
Объем документов |
С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу |
|
6 |
Крайние даты документов |
|
|
7 |
Степень сохранности документов |
|
|
8 |
Особенности формирования единиц хранения и их систематизации |
|
|
9 |
Место хранения документов по личному составу |
С указанием фактического адреса нахождения хранилища |
Оформление исторической справки
С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:
— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
— наименование вида документа;
— дата документа (дата подписания справки);
— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
— текст;
— подпись.
Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.
Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.
Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.
В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.
После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.
Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.
Ежегодные дополнения к исторической справке
В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.
Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».
Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:
Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.
Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.
Когда я об этом думаю, я вспоминаю африканские сказки. Лена рассказала, что в них абсолютно одинаково описаны приключения богов, умерших воинов и современных вождей. Для африканца нет границы между мифом, историей и новостями. Вот для подкастера — тоже.
У любой истории есть герой, с ним случается что-то непредвиденное — и дальше он пытается справиться с препятствием: придумывает план, А и план В, испытывает эмоциональные горки, борется с антагонистом, побеждает в финальной битве. Итоговая врезка про историю города может не содержать весь путь героя, но это должна быть история именно про людей, а не про «город», «жителей» или здания. Нет героя — нет истории.
Сложность для редактора в том, что рассказать предстоит живую историю про мёртвого человека. Для этого сначала придётся отыскать героя, а ведь у него нет странички на фейсбуке. А потом, когда герой нашёлся, придётся восстановить его живую историю из обрывков информации. Но, как бы это ни было сложно, к истории мёртвых героев мы применяем все те же критерии, что к истории живых.
Википедийные справки, лекции по истории, тексты по ссылкам в интернете — это первичный бульон. В нём редактор ищет зацепки — живые клетки, из которых разовьётся настоящая история. Редактор не показывает команде первичный бульон, а показывает уже настоящие истории.
Как нащупать зацепку
В «Заварили» мы исходим из того, что жизни предпринимателей в городах продолжают истории прошлого. Когда-то давно такие же люди, как мы, построили город, их идеи и дела создали ДНК города. Например, Воронеж построили дерзкие предприниматели — и сейчас это влияет на жизнь местных жителей.
В таком случае лучше сначала сложить историю современного героя, а потом в первичном бульоне искать обрывки подходящего ДНК:
- у кого-то была похожая проблема, как и у героини. Галина не может положиться на Васю-плиточника, а Пётр 1 не мог положиться на строителей кораблей — мэтч.
- кто-то уже чувствовал в этом городе то же, что героиня. Анна бежала в Питер, потому что чувствовала одиночество. И 200 лет назад какой-то математик сбежал из Краснодара по той же причине — мэтч.
- кто-то был похож на героиню. В Краснодаре есть Чешуя и Чудики — проекты для чудаков. 100 лет назад в Краснодаре образовалось сообщество художников, которые написали манифест чудаков — мэтч.
- кто-то отзывался о городе так же, как наша героиня. Кирилл сказал, что на юге тебя не примут, если ты не свой. 200 лет назад то же самое дословно сказал какой-то математик — мэтч.
- что-то происходило в том доме, где сейчас живёт или работает герой. Это очень формальный мэтч, но всё же мэтч.
Не каждый мэтч во что-то вырастет, но замечая мэтчи, можно нащупать нужную историю.
Как работать с материалом
Вне зависимости от того, создаём мы подложку под историю героя или делаем исторический подкаст, у нас есть общие принципы.
Двигаться за собственным интересом.
В универе нас учили методике активного изучения. Работает это так. Учитель приносит в класс языковой материал: например, пишет два предложения со словами «оловянный» и «дровяной». Ученики сами замечают, что в этом материале есть странность: почему в первом слове одна «н», а во втором — две. Ученики сами задаются вопросом: «Как же так?!» — и дальше весь урок строится, как исследование.
Эта методика должна подготовить учеников к жизни: она всё время подкидывает нам странности и, если мы любопытны, то всё время задаёмся вопросом «Как же так?!» И чем редактор любопытнее, тем больше у него направлений для раскопок.
Кто-то из героев сказал, что Краснодар — странный, потому что у него нет центра, он весь — как тетрадный лист в клеточку. Почему? Может быть, когда ты найдёшь ответ, он не пригодится для подкаста. Но скорее всего в процессе поиска найдёшь что-то ещё.
Не доверять словам, которых не понимаешь.
Это ещё один вид любопытства. «Краснодар — войсковой город» — что это вообще значит? Ты начнёшь выяснять, а попутно наверняка набредёшь на истории.
Или вот: «Краснодар — купеческий город» Начинаешь копать и выясняешь, что ещё 200 лет назад купцам было запрещено селиться в Краснодаре. Похоже на зацепку для истории о том, как предприниматели отвоёвывали себе место в городе.
Не опираться на цифры, которые не с чем сравнить
- Воронеж занимал территорию в 100 квадратных метров — ненужный факт. Воронеж был размером в две мои кофейни — уже забавно.
- В Краснодаре было 20 000 жителей — ненужный факт. «В Краснодаре было 20 000 жителей, как в то время Париже» — уже чуть лучше. «Путешественник написал, что в Краснодаре столько же жителей, сколько в Париже. А хитрый градоначальник Петров использовал это, чтобы всем говорить «смотрите, нас сравнили с Парижем!» — история.
- «На ярмарку пришло 8000 горцев» — ненужный факт. «На ярмарку пришло 8000 горцев, а в городе жили 7000 человек» — что-то нащупывается. «На ярмарку пришло 8000 горцев, а в городе жили 7000 человек. Толпы торговцев несли с собой товары, которых раньше здесь никто не видел — заморские специи и табак. Друг Лермонтова Мартынов так воодушевился, что спустил на эти штуки все деньги, что прислал ему отец. А теперь героиня Анна торгует здесь табаком и подростки тоже спускают у неё все карманные деньги» — история.
Доверять чутью
Лена часто рассказывает мне байки, начиная со слов «это в подкаст не войдёт, но…» То есть история кажется ей достаточно захватывающей, чтобы рассказать просто так. И это — потенциальные находки для подкаста.
Иногда, чтобы притянуть такую историю, достаточно посмотреть на неё под другим углом: например, назвать публичную порку плетьми — медиапроектом.
Как делать сборку
В пятом сезоне «Заварили бизнес» у нас особая задумка: истории героев погружены в контекст города, резонируют с его историей. Для этого в подкасте то и дело возникают исторические справки. Но делать их — отдельный редакторский навык.
Вот упражнение, которое делали наши редакторы. Задача — сравнить фрагменты до и после работы главреда и понять, чем они отличаются.
Было
Нарратор: «А помнишь, в прошлом выпуске мы слушали Владимира Размустова? Он как раз рассказывал, зачем люди приезжали в Воронеж, и чего они тут хотели. Вот он как раз говорил, что даже когда тут была первая крепость, люди ехали практически, чтобы стать предпринимателями».
Аудио-цитата из экскурсии: «Для того, чтобы людей из центральных областей привлекать служить в крепости, у нас здесь — не только в Воронеже, а дальше потом по всей белогорской черте — служили за наделы. И это было очень выгодно людям. Потому что в центральных областях России — это уже крепостное право, а здесь вы ну. Д’артаньян. Нету денег, нанялся на военную службу, приехал, тебе дали землю, ты государев человек. Причём не было курсов никаких! Получается, папа должен был обучить, они уже готовые должны были. Пушкарь, это… Мало того — со своим оружием и со своим обмундированием. Только в Москве в стрелецком полку вот эти вот из „Иван васильич меняет профессию“ — у них там мундиры. А здесь они даже жалованья не получали. Зато они получали надел земли, становились помещиками. Опять же государев человек — тебя никто не мог наказать. Ну только пушкарский глава, казачий глава и воевода. А все остальные пошли нафиг. Поэтому это как американский весторн: все с оружием. И поскольку у всех есть наделы, они первые и занялись производством сельхоз-продуктов».
Стало
Нарратор: «…Вот этой традиции ехать в Воронеж со всеми пожитками, начинать жизнь с нуля и делать тут бизнес — 500 лет. Об этом нам рассказал историк Владимир Размустов, помнишь, я его включала в прошлом эпизоде?
Он рассказал: в 16 веке для крепости в Воронеже понадобились военные — и люди потянулись туда наниматься на службу. И не ради жалованья: денег за службу всё равно не платили, зато давали наделы, землю. И на этой земле стрельцы, пушкари, казаки организовывали хозяйство и своё маленькое дело. Так первыми поселенцами Воронежа стали вооружённые предприниматели»
Аудио-цитата из экскурсии: «Поэтому это как американский вестерн — все с оружием. Казаки и одновременно какие-то сельхоз-предприниматели. Ты же мог нанимать людей, у тебя же есть надел! Поэтому ты помещик: ты одновременно служишь в крепости, одновременно излишки своих сельскохозяйственные продаёшь»
Что изменилось
Какие изменения заметили редакторы:
- Ты спрятала техническую связку «Помнишь, как мы слушали…» из начала. А на это место сразу поставила суть.
- Сделала всю эту подводку конкретной. Не «чего они хотели», а «начать жить с нуля и делать бизнес».
- Пришила всю эту историю к предыдущей истории: «Наши герои приехали в Воронеж со всеми пожитками строить бизнес с нуля. И это они не первые придумали, этой традиции 500 лет». Историческая справка тематически привязана к предыдущей истории.
- Убрала из аудио-цитаты всё, что не относится к теме: белгородскую черту, крепостное право, проблемы с обучением и обмундированием, наказания. Осталось только то, что имеет отношение к тезису «500 лет назад люди тоже приезжали сюда со всеми пожитками, чтобы строить бизнес».
- Длинные его рассуждения отредачила и отдала нарратору, а самому Владимиру оставила только эмоциональную часть. То, что только он мог сказать.
Историческая справка: что это, зачем нужна и как выглядит
Историческая справка – это документ, который содержит хронологически упорядоченную и структурированную информацию о каком-то объекте: со дня его образования и до настоящего времени.
В тексте этого документа в обязательном порядке отображаются следующие сведения:
- фондообразователь и его деятельность за соответствующий период;
- история появления архивного фонда;
- состав и содержание документации;
- научно-справочный аппарат: справочная литература, научные изыскания, проекты, рефераты, служебные и пояснительные записки, другие актуальные источники и документы.
В роли фондообразователя может выступать организация или учреждение, занимающиеся архивированием своей документации, а также лицо, формирующее личный архивный фонд.
Понятие об объекте исторической справки также является обязательным при рассмотрении данного вопроса. Этот термин может означать не только конкретный физический объект (старинный дом, историческое здание или место, город, какое-то русское или зарубежное общество, достопримечательность, памятник архитектуры и т.п.) но и отдельно взятый исторический отрезок времени или актуальный на сегодняшний день факт исторического прошлого России.
Популярным запросом также является, например, историческая справка организации (образцом поделиться, увы, не смогу, но о примерах поговорим дальше).
Причина массового спроса на исторические справки в последние годы обусловлена существующими законодательными нормативами и требованиями к предоставляемым в государственные учреждения пакетам документов. Потребность в создании исторической справки может быть также обусловлена проведением больших изыскательских работ или планированием строительства в районе, расположенном непосредственно в исторически значимом месте.
Работой над составлением исторических справок занимаются сотрудники архива организации или научные сотрудники музея, а в ряде случаев – работники отдела кадров предприятия. Этот документ создается на основе тщательного изучения имеющихся архивных и музейных фондов, других документальных материалов. Любая историческая справка, как правило, пишется на специальном бланке и заверяется подписью автора и заведующего архивом.
Практика показывает, что Москва и Санкт-Петербург, как регионы с богатым историческим прошлым, отличаются тем, что многие организации-заказчики из этих городов, знакомясь с итоговым документом, нередко открывают для себя совершенно новые факты об интересующем их здании или другом объекте.
Содержание статьи:
- 1 Структура исторической справки
- 1.1 1. Сведения об организации-фондообразователе
- 1.2 2. Информация о фонде
- 1.3 3. Научно-справочный аппарат к фонду, виды носителей информации
- 2 Пример
- 3 Заключение
Структура исторической справки
Основные требования к составлению и оформлению исторической справки являются универсальными и распространяются на всех фондообразователей.
Данный документ обязательно должен содержать следующие разделы.
1. Сведения об организации-фондообразователе
- История (формирование, основные этапы развития, реорганизации, внутренние назначения), сайт, почтовый и электронный адрес;
- действующая структура;
- сведения о предшественниках предприятия, его подчиненности, подведомственных организациях, а в случае ликвидации фондообразователя – название его преемника;
- масштаб и сферы деятельности фондообразователя, его место в экономике, культуре, общественной жизни города, региона, страны.
2. Информация о фонде
- Характеристики фонда (объем документов с фиксацией изменений, документооборот, личные дела сотрудников);
- история документации (с первых до последних дат), сведения о документах, выходящих по году написания за хронологические рамки фонда;
- оценка состояния фонда (степень сохранности, специфика формирования и систематизации, пригодность к практическому использованию);
- сведения о наличии фондовых включений – документов сторонних учреждений или физических лиц.
3. Научно-справочный аппарат к фонду, виды носителей информации
Данные о фондообразователе личного архивного фонда обязательно содержат подробные сведения о его биографии (место рождения, годы жизни, образование и род деятельности, профессия, другие факты, представляющие исторический или другой общественно значимый интерес).
В исторической справке для архива (образец ты легко найдёшь в интернете) всей семьи аналогичные сведения даются о каждом из родственников.
В разделе по истории фонда также обязательно должны присутствовать аннотация, библиография, сведения об условиях доступа и пользования документами по теме.
Помимо полной и исчерпывающей исторической справки существует также краткая историческая справка. В случае разработки документа этого вида его объем значительно сокращается, а некоторые разделы разрабатываются кратко или полностью отсутствуют.
Пример
Обычно правильно и полно составленная историческая справка – это серьезный научный отчет на 50-80 печатных листах, поэтому в данный момент привести конкретный пример составления и оформления исторической справки просто невозможно. Однако отличительной чертой любой серьезной фирмы, занимающейся составлением исторических справок под заказ, является ее готовность продемонстрировать образцы разработанных ей ранее исторических справок при встрече с потенциальным заказчиком. Точные названия таких компаний при необходимости всегда можно найти на их сайтах.
Успешно работающие компании широко применяют в работе со своими сотрудниками новые, в том числе и дистанционные, методы и инструменты обучения написанию исторических справок с использованием определенных алгоритмов и шаблонов. Требования к оформлению документа обязательно предполагают наличие сквозных ссылок на источники информации, в том числе, полученные через Интернет. При этом специалист центра несет персональную ответственность за достоверность изложенных в исторической справке сведений.
Для архива образец исторической справки предоставляется в самые короткие сроки. День, час и форма исполнения заказа оговариваются заранее.
Заключение
Дай возможность профессионалам проявить себя и написать по-настоящему уникальную историческую справку о любом интересующем тебя объекте. Сделай правильный выбор 🙂
Комментарии (0)
Выдаем историческую справку организации
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2017, N 5
Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
- при подготовке архивных справок и выписок;
- передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки — это два разных документа.
Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
- Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).
- Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).
Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).
Схема. Историческая справка
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Историческая справка ¦
L-----------------------------------T-----------------------------------
--------------------------+-------------------------¬
------------+-----------¬-------------+-----------¬-------------+----------¬
¦ Раздел 1 ¦¦ Раздел 2 ¦¦ Раздел 3 ¦
¦ ¦¦ ¦¦ ¦
¦ История ¦¦ История фонда ¦¦ Характеристика ¦
¦ фондообразователя ¦¦ ¦¦ документов фонда ¦
LT-----------------------LT------------------------LT-----------------------
¦----------------------¬ ¦-----------------------¬ ¦----------------------¬
¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦ ¦¦ Содержание раздела ¦
¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦
¦¦История организации ¦ ¦¦- объем документов; ¦ ¦¦- разновидности ¦
¦¦со ссылками на ¦ ¦¦- крайние даты ¦ ¦¦документов; ¦
¦¦соответствующие ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦- особенности ¦
¦¦законодательные и ¦ ¦¦- степень сохранности ¦ ¦¦формирования единиц ¦
¦¦иные нормативные ¦ ¦¦документов; ¦ ¦¦хранения и их ¦
¦¦акты: ¦ ¦¦- даты передачи ¦ ¦¦систематизации; ¦
¦¦- даты образования, ¦ ¦¦документов на ¦ ¦¦- наличие документов,¦
¦¦переименования, ¦ ¦¦постоянное хранение ¦ ¦¦выходящих за ¦
L+реорганизации, ¦ L+ ¦ L+хронологические ¦
¦ликвидации; ¦ ¦ ¦ ¦границы деятельности ¦
¦- ведомственная ¦ ¦ ¦ ¦фондообразователя; ¦
¦принадлежность; ¦ ¦ ¦ ¦- состав справочного ¦
¦- структура и ¦ ¦ ¦ ¦аппарата к фонду; ¦
¦функции, их ¦ ¦ ¦ ¦- место хранения ¦
¦изменения; ¦ ¦ ¦ ¦документов по личному¦
¦- название ¦ ¦ ¦ ¦составу ¦
¦организации- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предшественника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------- L----------------------- L----------------------
Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.
Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.
Таблица. Содержание исторической справки
|
N п/п |
Информационный блок |
Комментарий |
|
Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации |
На основе соответствующих распорядительных документов |
|
|
Ведомственная принадлежность |
При наличии |
|
|
Структура и функции, их изменения |
На основе организационной структуры |
|
|
Название организации-предшественника |
При наличии |
|
|
Объем документов |
С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу |
|
|
Крайние даты документов |
||
|
Степень сохранности документов |
||
|
Особенности формирования единиц хранения и их систематизации |
||
|
Место хранения документов по личному составу |
С указанием фактического адреса нахождения хранилища |
Оформление исторической справки
С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:
- наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
- наименование вида документа;
- дата документа (дата подписания справки);
- номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
- место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
- текст;
- подпись.
Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.
Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.
Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).
Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ¦
¦ ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.03.2017 N 1 ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" ¦
¦ образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1). ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Закрытое акционерное общество ¦
¦ "Природные ресурсы" (решение учредителей от 17.05.2010 N 534). ¦
¦ 1 сентября 2014 г. Закрытое акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Акционерное общество "Природные ¦
¦ ресурсы" (решение акционеров от 01.09.2014 N 653). ¦
¦ Основной вид деятельности АО "Природные ресурсы" - производство и ¦
¦ распределение газообразного топлива. ¦
¦ Приказом от 09.01.2017 N 1 утверждена следующая организационная ¦
¦ структура: ¦
¦ 1 - Руководство, ¦
¦ 2 - Управление по персоналу, ¦
¦ 3 - Бухгалтерия, ¦
¦ <...> ¦
¦ Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" осуществляет архивное ¦
¦ хранение документов по личному составу. Хранение осуществляется по ¦
¦ адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021. ¦
¦ На хранении находятся документы по личному составу за 2010 - 2016 ¦
¦ годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу ¦
¦ за 2009 год были утрачены при пожаре в офисе АО "Природные ресурсы",¦
¦ произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1). ¦
¦ Состояние документов, находящихся на хранении, хорошее. В дела ¦
¦ сформированы документы одного календарного года (за исключением личных ¦
¦ дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в ¦
¦ картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем. ¦
¦ ¦
¦ ------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая М.В. Коржевицкая ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------ ¦
L---------------------------------------------------------------------------
В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.
После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.
Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.
Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.
Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, оф. 0010, г. Москва, 123456 ¦
¦ Тел./факс: (123)456-78-90, e-mail: office@priroda.com, www.priroda.com ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 ¦
¦ ¦
¦ N 436-5/И от 19.05.2017 Г-же Калининой Т.К. ¦
¦ На N 2341-2/В от 16.05.2017 ул. Пушкина, д. 44, кв. 246, ¦
¦ г. Москва, 123456 ¦
¦ ¦
¦ АРХИВНАЯ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ В документах Акционерного общества "Природные ресурсы" содержатся ¦
¦ следующие сведения о работе Калининой Тамары Константиновны (д. р. ¦
¦ 04.02.1974). ¦
¦ 28 июля 2010 года принята на должность ведущего инженера в ¦
¦ производственно-технический отдел ЗАО "Природные ресурсы" (приказ от ¦
¦ 28.07.2010 N 356-32/лс). ¦
¦ Уволена по собственному желанию 21 декабря 2016 года на основании ¦
¦ п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ от ¦
¦ 21.12.2016 N 462/лс). ¦
¦ Основание: Ф. 1, оп. 1 л/с, д. 01-02, т. 2, л. 201; д. 01-03, т. 2, ¦
¦ л. 159. ¦
¦ Приложение: копия исторической справки АО "Природные ресурсы" на ¦
¦ 1 л. в 1 экз. ¦
¦ -------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ ¦ "Природные ¦ ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------- ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Ежегодные дополнения к исторической справке
В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.
Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик». Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.
Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров
---------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ (АО "Природные ресурсы") ¦
¦ ¦
¦ ДОПОЛНЕНИЕ ¦
¦ к исторической справке ¦
¦ ¦
¦ 11.01.2018 N 1 ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ В 2017 году в АО "Природные ресурсы" произошло следующее изменение: ¦
¦ присоединено АО "Газовик" (приказ от 21.09.2017 N 1007/1-ОД). ¦
¦ Виды деятельности организации не менялись. ¦
¦ Документы по личному составу АО "Газовик" приняты в Управление по ¦
¦ персоналу АО "Природные ресурсы" и оформлены на хранение с присвоением ¦
¦ фонду номера 2. ¦
¦ ------------¬ ¦
¦ Генеральный директор ¦ Печать ¦ Потапов Е.К. Потапов ¦
¦ ¦ АО ¦ ¦
¦ Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая М.В. Коржевицкая ¦
¦ ¦ ресурсы" ¦ ¦
¦ L------------ ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит «Отметка о приложении» будет выглядеть так:
Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.
Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.
Е. Кожанова
Специалист
по ДОУ и кадровому
делопроизводству