Как найти кнопки фильтра

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Работать в программе Excel, как правило, приходится с очень большим объемом данных, которые необходимо каким-то образом сортировать. А еще бывает так, что для выполнения каких-либо задач требуется не вся информация, а лишь ее определенная часть. В связи с этим рациональным решением будет упорядочить информацию по различным параметрам и критериям, иначе есть риск запутаться в огромном массиве данных. В этой статье мы рассмотрим принципы фильтрации и сортировки информации в программе Эксель.

Обычная (простая) сортировка

Одним из самых полезных инструментов программы Эксель, безусловно, является сортировка. Благодаря этой функции можно значительно облегчить работу с таблицей. К примеру, есть возможность упорядочить данные в алфавитном порядке по выбранной ячейке, строке или столбцу.

Для того, чтобы воспользоваться этим инструментом перейдите в основном меню программы во вкладку «Главная». Здесь нас интересует блок «Редактирование», в котором и находится кнопка «Сортировка и фильтр».

Если окно программы достаточно растянуто по горизонтали, то, возможно, вы найдете кнопку «Сортировка и фильтр», минуя промежуточный блок “Редактирование”.

Примечание: перед тем как проделать вышеперечисленные шаги, выберите столбец по которому будет производиться сортировка, щелкнув мышью по абсолютно любой ячейке этого столбца.

Возьмем, к примеру, ниже представленную таблицу. Допустим, наша цель упорядочить по алфавиту наименования продукции. В этом случае выделяем любую ячейку из столбца с наименованиями (например, А1). Затем находим и нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр». Так как нам требуется выполнить сортировку по алфавиту, выбираем соответствующий пункт — «Сортировка от А до Я».

В итоге данные таблицы будут упорядочены по столбцу с наименованиями в алфавитном порядке.

Если требуется вывести данные в обратном порядке, то на этот случай также предусмотрена соответствующая функция — «Сортировка от Я до А».
Как видите, данные отсортировались начиная с конца, что и требовалось.

Примечание: Такой тип сортировки применим только к буквенным значениям в таблице.

1. Если необходимо упорядочить ячейки с числовыми значениями, сортировка будет предлагаться по возрастанию или убыванию.
   
2. При работе с датами будет также предложено 2 варианта: “Сортировка от старых к новыми” или “Сортировка от новых к старым”.

Пользовательская сортировка данных

Простая сортировка по одному параметру не всегда применима и эффективна. Зачастую случается так, что этот параметр у значений совпадает. Вот, к примеру, отсортировали мы наименования по алфавиту, но у нас в списке имеется несколько одинаковых наименований, но по разной цене. В таком случае после сортировки данные могут упорядочиться в случайной последовательности.

Давайте попробуем добавить второй параметр сортировки. К примеру, чтобы при совпадении наименования срабатывала вторая стадия упорядочивания.

1. Чтобы осуществить задуманное, идем в ту же самую вкладку «Сортировка и фильтр», как и при простой сортировке. Но далее, при нашей нынешней задаче, потребуется выбрать пункт «Пользовательская сортировка…»
   
2. Появится диалоговое окно с настройками. Обратите внимание, если ваша таблица содержит заголовки, то в настройках это обязательно необходимо будет отметить. Для этого поставьте галочку напротив пункта «В списке есть заголовки».
   
3. В графе «Столбец» необходимо указать название нужного столбца, по которому производится сортировка данных. В приведенном примере этот столбец носит название «Наименование».
   
4. Затем нужно выбрать параметр пункта «Сортировка». Он отвечает за принцип, по которому будут упорядочиваться данные. Всего есть четыре варианта: по цвету ячейки, по значку ячейки, по цвету шрифта и по значению данных.
   Чаще всего используется вариант – по значениям данных. Поэтому по умолчанию стоит именно этот параметр. В нашей ситуации нам также необходима сортировка по значениям, так что ничего менять не нужно.
5. Затем обратите внимание на пункт «Порядок». Так как у нас текстовая информация, нам требуется нажать на «От А до Я» (при необходимости, можно выбрать наоборот).
   
6. Теперь нам нужно усложнить сортировку, добавив в нее второе условие – по цене. Для этого щелкните по кнопке “Добавление уровня” в виде плюса в нижней левой части окна.
   
7. Добавится еще одна строка под названием “Затем по”. Здесь нужно выполнить все то же самое – заполнить столбцы в соответствии с условиями второго этапа сортировки.
   В нашем примере название столбца – «Цена, руб.». Сортировать будем по значению, а порядок – «По возрастанию» (или наоборот, если требуется).
   
8. Аналогичным способом можно задать сортировку по неограниченному числу условий в порядке их очередности. После того как все параметры выставлены, подтвердите действие нажатием «OK».
   
9. В результате проделанных действий данные теперь сортируются по двум критериям. Сперва по наименованиям, а при совпадении значений – по цене.
   

Примечание: Сортировку можно проводить не только по столбцам, также имеется возможность настроить ее по строкам.

1. Для того, чтобы это осуществить, перейдите во вкладку «Параметры».
   
2. Перед вами появится окно с настройками. Чтобы изменить сортировку со столбцов на строки выберите соответствующий параметр. После чего подтвердите изменения нажатием на «OK».
   
3. Далее, действуем по вышеописанной схеме – указываем требуемые параметры сортировки и нажимаем «OK».
   

Как настроить фильтр в таблице

Помимо сортировки в программе Эксель есть возможность фильтрации информации. Эта функция дает возможность отображать лишь часть выбранных данных, а остальную информацию можно при этом срыть. При этом скрытые данные никуда не теряются, и их в любой момент можно сделать снова видимыми, когда это потребуется.

Давайте на практике посмотрим, как это работает.

1. Для этого кликните мышью по любой ячейке (лучше, если это будет шапка таблицы). После этого перейдите во вкладку «Сортировка и фильтр» и выберете здесь блок «Редактирование». В открывшемся списке функций требуется нажать на «Фильтр».
   
2. В результате ячейки с названиями столбцов должны быть отмечены специальным значком. Это квадрат, по центру которого расположен треугольник острием вниз.
   
3. Теперь выберите столбец, который хотите отфильтровать и щелкните мышью по значку фильтрации. К примеру, стоит задача отфильтровать данные по цене.
   
4. Скажем, нам нужны только наименования товара по цене 6 990 руб. В таком случае убираем галочки напротив остальных значений.
   
5. В результате в таблице должна остаться только информация, связанная с выбранной ценой. Понять, что в столбце действует фильтр можно по изменившемуся значку фильтра в нижней правой части ячейки.
   

Задачу можно усложнить, добавив дополнительные условия фильтрации. Допустим, требуется оставить видимыми только наименования, продажи в 1 квартале по которым, превышают определенное значение, например, 3 млн. руб.

1. Чтобы это сделать, нужно нажать на значок фильтра в ячейке «Итого за 1 кв., руб.» и выбрать нужные значения, поставив напортив них галочки. В результате в видимой части таблицы останется только требуемая информация.
   
2. Также, когда данных очень много, вместо выбора нужных значений можно задать условие фильтрации. Для этого заходим в окно фильтрации нужного столбца, щелкаем по параметру «выберите», задаем условие «больше» и указываем желаемое числовое значение.
   

Как убрать фильтр в таблице

1. Чтобы вернуть скрытые данные и удалить параметры фильтрации столбца щелкаем по значку фильтра в нужном столбце и нажимаем «Очистить фильтр».
   
2. В случае, когда перед вами стоит задача убрать абсолютно все параметры фильтрации в таблице, перейдите в раздел «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Очистить».
   
3. Чтобы в принципе убрать из таблицы фильтр, все в том же разделе «Сортировка и фильтр» щелкаем по кнопке «Фильтр», напротив которого стоит галочка, свидетельствующая о том, что сейчас в таблице активен этот инструмент.
   

Как создать “умную таблицу”

При работе с большим объемом информации в программе Excel данные можно превратить в «умную таблицу», что существенно упростит работу с фильтрами и сортировкой. Создать «умную таблицу» можно 2 способами.

Первый способ создания “умной таблицы”

1. Выделите мышью область таблицы, с которой намерены дальше работать. Далее во вкладке «Главная» нажмите на кнопку “Форматировать как таблицу”.
   
2. Выберите стиль будущей таблицы – любой понравившийся, т.к. на работу он никак не повлияет, и это лишь визуальное оформление.
   
3. В результате перед вами появится окно с настройками. Тут можно изменить границы таблицы. Однако, если вы изначально верно выделили область, координаты трогать не нужно. Единственный параметр, на который следует обратить внимание — «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице присутствуют заголовки, то обязательно отметьте этот пункт галочкой. После подтвердите действие нажатием кнопки «OK».
   
4. “Умная таблица” создана и готова для дальнейшей работы. В ячейках шапки таблицы должны появиться значки фильтров, о которых мы уже писали выше.

Второй способ создания “умной таблицы”

1. Как и в первом варианте, выделяем нужную область мышью. Но теперь в основном меню выбираем вкладку «Вставка». В блоке инструментов нажимаем «Таблицы», и далее кликаем по кнопке «Таблица».
   В некоторых случаях, когда размеры окна позволяют, во вкладке “Вставка” сразу отображаются варианты вставки таблицы.
2. Далее действуем так же, как и в первом способе. Откроются настройки, которые можно корректировать в случае необходимости. Нажимаем «OK» и получаем “умную таблицу”.
   

Примечание: Способ создания “умной таблицы” абсолютно не важен. Пользуйтесь тем, который покажется вам наиболее удобными и быстрым. Результат в обоих вариантах будет одинаковым.

Заключение

Итак, как вы могли убедиться, в фильтрации и сортировке данных в программе Эксель нет ничего сложного. Это очень важные и эффективные инструменты, которые могут значительно облегчить работу таблицами, в особенности, когда приходится обрабатывать большой объем информации.

Работа с большими наборами данных в Excel может затруднить поиск нужной информации. Инструмент фильтрации, предлагаемый Microsoft Excel, позволяет пользователям легко структурировать свои данные, чтобы найти то, что нужно. 

С помощью фильтра Excel вы также можете несколькими способами уменьшить объем данных, отображаемых в электронных таблицах. Вы можете фильтровать данные на основе значений в определенном разделе — например, столбце или всей электронной таблице. Можно применить фильтр к тексту, дате или числам. Кроме того, Excel позволяет использовать несколько фильтров для разных столбцов. Таким образом, фильтр может помочь нам отфильтровать необходимую информацию и скрыть другую нежелательную информацию из наборов данных.

Если вы хотите узнать больше о том, как добавить фильтр в Майкрософт эксель, ниже вы найдете всю информацию, необходимую для выполнения этого процесса.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, на котором можно узнать всё про фильтрацию данных, их суммирование и множество других способов форматирования информации.

Давайте подробно разберем, как правильно и корректно использовать фильтры в программе Excel.

Содержание:

1. Для чего нужен фильтр в Excel
2. Как установить фильтр в Excel
3. Как установить числовой фильтр в Excel

Когда приходится работать с большим массивом данных в Excel, будь то таблица со списком сотрудников или прайс-лист с перечнем продукции, очень тяжело сориентироваться и отобрать то, что необходимо для конкретной задачи.

Представим, что у нас есть однотабличная база данных в Excel и в ней нужно сделать выборку данных по какому-либо конкретному условию или нескольким. Проще скажем так: как из большой таблицы быстро и точно извлечь именно то, что нас конкретно интересует. Для этого и существуют фильтры.

Чтобы узнать больше об инструменте фильтрации Excel (как базовом, так и расширенном), давайте рассмотрим пример.

Как установить фильтр в Excel

В этом разделе мы узнаем, как мы можем применить фильтр к набору данных и отфильтровать необходимые данные из всего набора данных, отобразить только ту часть набора данных и скрыть ненужные данные.

Допустим, у нас в таблице Excel имеется список сотрудников фирмы и мы хотим применить фильтр. 

Итак, нам необходимо отобрать только женщин нашего коллектива, инженеров, или же всех мужчин, работающих с 2006 года.

Для начала нужно установить фильтры на шапку нашей таблицы. Для этого выделяем ее, в меню находим закладку Данные, а там кнопку “Фильтр”.

Нажимаем и видим, что к каждой выделенной нами ячейке прикрепился фильтр.

Теперь мы можем с ним работать. Начнем с простого — отберем только женщин. Ищем поле “Пол”, нажимаем на фильтре данной ячейки и оставляем галочки только возле буквы «ж», которая соответствует женскому полу в примере. С остальных вариантов галочки снимаем.

Обратите внимание, что список вариантов формируется из всех имеющихся данных в конкретном столбце. Т.е. если бы мы полностью прописали «мужчина» и «женщина», то именно так бы и выглядел список в фильтре. Итог нашей выборки – остались только женщины.

Стоит обратить внимание, что на той ячейке, где был задействован фильтр, значок фильтра изменил свой вид.

Это сигнализирует о том, что здесь выполнена фильтрация, и на самом деле сейчас перед нами не вся имеющаяся таблица. Для возвращения всего в первоначальный вид – зайдите снова в фильтр столбца с полом и поставьте галочку напротив «Выделить все».

С тем, чтобы найти всех инженеров – та же ситуация. Нужно зайти в фильтр ячейки “Должность” и выбрать только инженеров. Но это точные совпадения.

Важно!

Чтобы фильтрация в Майкрософт эксель работала правильно, в вашем документе должна быть строка заголовка, которая используется для идентификации имени каждого столбца. 

В нашем примере рабочая книга организована в виде различных столбцов, обозначенных ячейками заголовка в строке 1. 

В Microsoft Excel есть еще много полезных функций, которые помогут быстро и точно сформировать необходимую отчетность, без лишних временных затрат

Освоив курс Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый, вы приобретете основные навыки для уверенной работы в Excel, получите эффективный и точный анализ своих данных.

Как установить числовой фильтр в Excel

А что, если нужно найти не конкретное значение, а, например, всех, у кого оклад больше 20 000. Если выбирать из списка вариантов как в предыдущем примере получится долго и может быть далеко не точно, поскольку придется перебирать варианты в фильтре вручную. 

Для таких задач и используется функция “Числовые фильтры”. Они находятся там же, где и обычные. В них можно задать равенство, соотношение и даже рейтинг по цифровым данным. 

Если нам нужно оставить в таблице только тех людей, у которых оклад больше 20 000, то в фильтре ячейки “Оклад” выбираем числовой фильтр, далее больше или равно и в высвечивающемся окне ставим значение 20 000.

Как видно, здесь можно установить два условия и соотношение между ними (И, ИЛИ). Нажимаем на ОК. Результат получаем быстро и абсолютно достоверно.

Чтобы убрать этот фильтр, да и любой другой, нужно зайти в ячейку, где работает фильтр и нажать «Убрать фильтр с …».