Как найти кто удалил документ в 1с

Иногда возникает вопрос когда, что и кто из пользователей совершил ту или иную операцию, действие в программе 1С. Кто провел документ? Кто отменил проведение документа? Кто удалил документ? Кто переместил документ на другую дату? и т.д. Стандартный журнал регистрации может ответить на эти вопросы. В журнале, правда, дается не полная информация о действии. Например, нельзя узнать какую номенклатурную позицию добавил пользователь в документ, но зато точно можно узнать открывал и вносил ли изменения пользователь в документ, справончик, регистр.
Итак, как отрыть журнал регистрации? Меню СЕРВИС — ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ.
Собрана абсолютно вся информация о всех действиях в программе всех пользователей.
В журнале можно установить отбор по: дате, пользователю, документу, др. доступным полям.
Для точечного поиска необходимого объекта рекомендуем воспользоваться фильтром, встроенным в журнал.

Журнал очень удобен тем, что позволяет аккумулировать информацию практически неограниченный промежуток времени. Но это в свою очередь может негативно отразится на производительности базы данных, если файл журнала 1С вырастит до неприлично больших размеров. Рекомендуется периодически сокращать (урезать) через конфигуратор журнал регистрации. Делается это просто. В режиме КОНФИГУРАТОР меню АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — НАСТРОЙКА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ. Перед сокращением журнала обязательно сохраните обрезаемый кусок на компьютер. Сохранять или нет журнал на ПК 1С спросит в процессе настройки процедуры сокращения журнала.
Будьте внимательны! При Выгрузке — Загрузке информационной базы 1С журнал регистрации полностью самоочищается.

Как в 1С посмотреть историю изменения документа?

Иногда бывает необходимо узнать, кто и когда создавал/менял документ в информационной базе и т.п. В таких случаях нам поможет «Журнал регистраций».

В «Журнале регистраций» фиксируются основные действия, выполняемые в программе в определенный момент времени тем или иным пользователем.

Для того, чтобы посмотреть «Журнал регистрации», заходим в «Администрирование» -> «Обслуживание» -> «Журнал регистрации»

В появившемся окне отражаются зафиксированные события в формате: Дата, Пользователь, Событие.

Если вам необходимо посмотреть историю изменений по конкретному документу — в верхней части окна нажимаем кнопку «Установить отбор», в появившемся окне «Отбор журнала регистраций» раскрываем поле «Данные» и указываем вид данных.

Далее появится список документов, в котором необходимо выбрать документ, информацию по которому хотим получить и нажимаем кнопку «Применить и закрыть», и мы увидим все изменения, которые происходили с данным документом.

История данных

Данная статья является анонсом новой функциональности.
Не рекомендуется использовать содержание данной статьи для освоения новой функциональности.
Полное описание новой функциональности будет приведено в документации к соответствующей версии.
Полный список изменений в новой версии приводится в файле v8Update.htm.

Реализовано в версии 8.3.11.2867.

Мы реализовали новый механизм, история данных, который компактно хранит историю изменения прикладных данных пользователями. С помощью готовых интерфейсных решений или с помощью встроенного языка вы можете теперь гибко анализировать изменения данных, сравнивать разные версии и восстанавливать данные в то состояние, которое они имели в выбранной версии.

В каких сценариях нужна работа с историей данных

Чаще всего обращение к истории данных требуется для того, чтобы определить пользователя, который выполнил некоторое изменение. Например, товар продали контрагенту со слишком большой скидкой, и теперь хочется понять, кто установил такую скидку. Или другая ситуация, когда цена товара выглядит правильной, но в прошлом была продажа этого товара по более низкой цене. Нужно выяснить, кто изменил цену, а затем вернул её в прежнее значение.

Другая ситуация, в которой нужна история данных, заключается в том, что в текущий момент значение некоторого реквизита в учётной системе установлено так, что это привело к негативным последствиям. Необходимо выяснить, когда было установлено именно это значение, и кто из пользователей его установил.

Для дальнейшего анализа ситуации может понадобиться узнать все изменения, которые выполнял определённый пользователь, который один раз сделал что-то неправильно. Потому что в других случаях он мог допустить аналогичную ошибку.

Наконец, после того, как найдены все неподходящие изменения, может возникнуть естественное желание восстановить предыдущее, правильное, состояние данных, или даже восстановить данные, которые были непосредственно удалены.

При этом во всех перечисленных сценариях хочется, чтобы эти возможности достигались с минимальными потерями производительности и места на диске.

Чтобы не получалось так, что история изменения объектов занимает места больше, чем сами полезные объекты, с которыми вы работаете. Или чтобы не получалось так, что обеспечение этих функциональных возможностей приводит к значительному замедлению работы пользователей.

Понятно, что совсем убрать потери производительности невозможно, потому что вместо одного действия, необходимо выполнять два: сохранение объекта и ещё сохранение его истории. Но при этом хочется, чтобы эти потери были незаметны.

Есть и ещё одна особенность, которая связана не с функциональностью, и не с техническими требованиями, а со спецификой рынка 1С:Предприятия. Можно придумать очень хороший механизм, который и работать будет быстро, и функциональность будет иметь большую. Но если для его настройки, включения и обслуживания понадобятся значительные технические знания, это может свести на нет все его преимущества.

Поэтому администрирование такого механизма не должно быть сложным как для разработчика, так и для администратора информационной базы. Ведь в небольших файловых внедрениях администратором зачастую является один из пользователей, а иногда и единственный пользователь этого прикладного решения.

Какие возможности для анализа истории уже существуют в платформе

Главный инструмент, который вы можете использовать для анализа того, «что происходит в системе», это журнал регистрации. В числе прочего он регистрирует факты изменения данных. То есть можно узнать, кто и когда изменил данные некоторого объекта. Но его возможности в обсуждаемой области на этом и заканчиваются, потому что по журналу регистрации нельзя понять, какой именно реквизит был изменён, какое было его предыдущее состояние. И уж тем более нельзя с помощью журнала регистрации восстановить предыдущее состояние реквизита или всего объекта.

Другой инструмент, который существует довольно давно и есть во всех тиражных решениях, это БСП – библиотека стандартных подсистем. В её составе есть подсистема версионирования объектов. Эта подсистема содержит все перечисленные функции, однако она имеет некоторые практические ограничения.

Во-первых, она является частью библиотеки, поэтому её внедрение в прикладное решение требует участия квалифицированного разработчика. Хорошо, если БСП изначально присутствует в прикладном решении. Но если её там нет, администратор, или, тем более, квалифицированный пользователь, не смогут самостоятельно её внедрить.

Во-вторых, задача ведения истории данных сама по себе является низкоуровневой задачей, и её эффективнее решать в технологическом слое платформы.

Преимущества решения, встроенного в платформу

Когда мы проанализировали имеющуюся ситуацию, имеющийся опыт использования БСП, взвесили все «за» и «против», мы пришли к выводу, что наиболее эффективным решением будет реализовать историю данных в составе самой технологической платформы. Это позволит достичь следующих преимуществ:

• Чтобы воспользоваться этим механизмом администратору или пользователю не придётся изменять конфигурацию, всё необходимое уже есть в платформе. Нужно только включить.
• Этот механизм будет работать быстрее, чем аналоги, реализованные в составе конфигурации, т.к. он будет использовать возможности, недоступные из встроенного языка.
• Сама история данных будет занимать меньше места, так как будет храниться не копия данных, а только их разница с предыдущей версией. Кроме этого само версионирование можно применять не ко всем реквизитам, а только к тем, которые интересуют. Это также даст дополнительную экономию.
• Можно будет поддержать версионирование не только тех объектов, которые обладают уникальной ссылкой (справочники, документы и т.п.), но и необъектных сущностей, таких как записи регистров сведений, например.

Основные сведения о механизме

Механизм истории данных полностью реализован внутри платформы, не требует какой-либо установки дополнительных программных средств, в любой момент готов к работе, но, по умолчанию, не включён.

Включить его можно как в конфигураторе, так и в режиме 1С:Предприятие. В конфигураторе это может сделать разработчик, в режиме 1С:Предприятие пользователь, с помощью обработки, написанной на встроенном языке.

«Включение» механизма заключается в том, чтобы указать, для каких именно объектов конфигурации будет вестись история изменений. Причём ведение истории можно включать не только для всего объекта целиком, но и для его отдельных составных частей: реквизитов, измерений, ресурсов. В том числе для реквизитов табличных частей. Таким образом, вы можете выбирать: хранить полную информацию, или экономить место.

Хранение истории мы реализовали для справочников, документов, задач, бизнес-процессов и регистров сведений. Возможно в будущем мы будем расширять этот список.

Данные истории мы храним в отдельных таблицах информационной базы. Для повышения эффективности мы храним только разницу между версиями данных. Если у вас есть «тяжёлый» документ с большим количеством строк в табличной части, а вы меняете только один реквизит в самом документе, то в истории данных сохранится только одно это изменение. То есть у вас не будет храниться множество копий этого объекта, и занимать место на диске.

Кроме изменений данных мы храним ещё и метаданные объекта на момент записи версии. Это нужно для того, чтобы корректно строить отчёты по объектам, которые были записаны в другом состоянии конфигурации. Например, когда одни реквизиты назывались по-другому, других реквизитов не было, а третьи присутствовали, но впоследствии были удалены.

Обработка изменения данных

Процесс создания версии данных состоит из двух этапов. Сначала, когда вы записываете объект (например, документ), формируется специальное сообщение, которое помещается в очередь. Этот этап выполняет платформа, разработчик в нём не участвует.

А вот второй этап инициируется разработчиком. Второй этап заключается в том, что при обработке очереди эти данные извлекаются, помещаются в хранилище версий, и становятся доступными для работы с ними.

Для того чтобы таким образом обработать очередь, у менеджера истории данных (МенеджерИсторииДанных) есть метод ОбновитьИсторию(). Мы предполагаем, что вы будете использовать его так же, как похожий метод, предназначенный для обновления индекса полнотекстового поиска. То есть обновлять историю вы будете в некотором регламентном задании, которое выполняется с определённой периодичностью.

Мы полагаем, что в результате такой асинхронной работы будет обеспечена как эффективная запись объектов, так и минимизация потерь производительности.

Пользовательский интерфейс

В пользовательском интерфейсе 1С:Предприятия новый механизм называется История изменений. Он включает в себя несколько форм, которые позволяют выполнять те действия, которые были перечислены в начале этой статьи.

Список версий по конкретному объекту

Если для объекта включена запись истории, то среди стандартных команд объекта появляется новая команда История изменений.

Она позволяет увидеть список всех изменений (версий) объекта.

В колонке Источник изменений может быть указан также узел плана обмена, если изменение было выполнено в узле, и «приехало» в эту базу в результате обмена данными.

В этом списке, в колонке Комментарий, вы можете указать произвольный комментарий, который поможет вам в расследовании каких-то ситуаций.

Отбор версий

В тех случаях, когда история изменений большая, вы можете отобрать для анализа только те версии, которые удовлетворяют некоторому условию.

Отбор достаточно гибкий, в том числе можно отбирать по реквизитам объекта, которые в данный момент в объекте уже не существуют (группа Расширенный отбор по полям).

Отчёт о данных версии

Вы можете открыть любую версию объекта, чтобы посмотреть её данные.

Данные будут представлены специальным отчётом, в котором подсвечиваются значения, изменённые по отношению к предыдущей версии.

Отчёт о разнице между версиями

Версию, выделенную в списке, вы можете сравнить с предыдущей версией или с текущей версией. Кроме этого вы можете сравнить между собой две произвольные версии, предварительно выделив их в списке.

Результат сравнения версий будет также показан с помощью отчёта. Этот отчёт напоминает тот, который используется в БСП. Добавленные, изменённые и удалённые значения подсвечиваются.

Программный интерфейс

Анализировать историю данных вы можете не только интерактивно, но и с помощью встроенного языка. Для этого мы разработали объектную модель, похожую на модель, используемую для работы с журналом регистрации.

Прежде всего, из встроенного языка вы можете включить/настроить ведение истории. Например, вы можете включить ведение истории для двух реквизитов документа Заказ: реквизита Комментарий самого документа, и реквизита Цена его табличной части, которая называется Товары:

Настройки = Новый НастройкиИсторииДанных; Настройки.Использование = Истина; Настройки.ИспользованиеПолей.Вставить(«Комментарий», Истина); Настройки.ИспользованиеПолей.Вставить(«Товары.Цена», Истина); ИсторияДанных.УстановитьНастройки(Метаданные.Документы.Заказ, Настройки);

После того, как изменения объекта записаны в историю, вы можете просмотреть версии объекта. При этом, как и в пользовательском интерфейсе, вы можете использовать гибкие возможности отбора. В том числе вы можете отбирать версии по идентификатору транзакции из журнала регистрации. Мы добавили такую возможность для совместной работы этих механизмов. Если вы видите какое-то событие в журнале регистрации, вы можете связать его с соответствующим событием в истории данных и посмотреть, что же там происходило.

Например, вас интересуют все версии документа Заказ с номером 0000001, в которых менялось значение реквизита Количество табличной части, которая называется ПозицииЗаказа. Получить их можно следующим образом:

Отбор = Новый Структура(«Данные, ИзменениеЗначенийПолей»); Отбор.Данные = Документы.Заказ.НайтиПоНомеру(«0000001»); Отбор.ИзменениеЗначенийПолей = Новый Массив; Отбор.ИзменениеЗначенийПолей.Вставить(«ПозицииЗаказа.Количество»); Версии = ИсторияДанных.ВыбратьВерсии(Отбор, «НомерВерсии, Дата, ТипИзменения, ИмяПользователя, Комментарий»);

После того, как нужная версия найдена (её идентификатором является номер версии), вы можете получить её данные, сравнить с другой версией или восстановить объект по найденной версии с помощью метода СформироватьПоВерсии().