Как найти мертвые души в организации

«Мертвые души» в компаниях бывают нескольких видов. Во-первых, сотрудники, которые реально работали, но потом фактически прекратили трудовые отношения (пропали, не выходят на работу), а увольнение не оформили. Это работники, которые потерялись, «потерявшиеся».

Во-вторых, сотрудники, которых оформили на работу, но реально их работа и не предполагалась. Это, можно сказать, «фиктивные» работники. Причём на практике встречаются различные варианты. Люди могут и не знать, что воспользовались их персональными данными и оформили на работу (например, это было нужно работодателю, чтобы вступить в СРО или оформить лицензию) или быть в сговоре с работодателем и даже получать зарплату.

В бюджетных учреждениях лично я сталкивалась только с «потерявшимися», а в частных организациях нередко встречала все указанные выше виды «мертвых душ».

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Как это происходит

Очевидно, что проблема неявки имеет место с первой категорией — «потерявшимися». К сожалению, трудовое законодательство не предусматривает возможность увольнения длительно отсутствующих работников без их явки к работодателю. Вот и продолжают они числиться. По собственному желанию их не уволишь, потому что заявления нет, а за прогул не уволишь, потому что объяснительной нет. Конечно, кадровики направляют письма с предложениями явиться и объяснить отсутствие, но каких-либо санкций за неявку в этом случае не предусмотрено.

Единственное, что может угрожать длительно отсутствующему, — это увольнение за прогул в случае его явки к работодателю за трудовой книжкой. Поэтому они и не спешат возвращаться, а предпочитают у новых работодателей заводить новые трудовые книжки.

Встречаются случаи, что работодатель фиктивно оформляет на работу работника без его согласия и даже извещения. Например, для того, чтобы пройти лицензирование или вступить в СРО.

В моей практике такие случаи были. Один из них закончился для работодателя неприятностями. Получив от партнёра персональные данные, компания оформила работника фиктивно, что помогло вступить в СРО. Все было нормально, но через два года разразился скандал. Этот гражданин хотел стать на учёт в качестве безработного и получать пособие, но ему отказали, так как выявилось это его трудоустройство.

Работник обратился к работодателю с претензиями, требовал выплатить зарплату, внести запись в трудовую книжку, оформить увольнение, чтобы он смог получать пособие, грозил привлечь к ответственности за нарушение законодательства о персональных данных. Ведь все данные работодатель должен был получить от него, а не у третьих лиц. Пришлось компании договориться с работником полюбовно и заплатит ему определенную сумму за причиненные неудобства.

Таким образом, у работодателя могут возникнуть проблемы с людьми, которые «числятся» в компании без их согласия. Это требование выплаты зарплаты за предыдущие периоды, проценты за невыплаченную зарплату, компенсацию морального вреда в связи с невыплатой.

Также имеется риск привлечения к административной и уголовной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных, требование компенсации морального вреда за это нарушение.

Кроме того, если о фиктивном трудоустройстве работников станет известно налоговым органам, не исключены и налоговые риски. Могут возникнуть проблемы с включением сумм в затраты, ведь эти затраты уже не будут связаны с производственной деятельностью компании, и, соответственно, может оказаться, что компания заплатила не весь налог, а это повлечет за собой штрафы и пени.

Что делать

Понятно, что о «потерявшихся» работниках, кадровики узнают оперативно, об этом сообщают их руководители. В этом случае кадровик может лишь направить работнику письмо с просьбой явиться и объяснить отсутствие. Как указано выше, оснований для его увольнения нет.

Если имеет место фиктивное трудоустройство, как правило, с такой просьбой обращается руководство, и кадровику лучше попросить письменных указаний на такие действия, чтобы не остаться «крайним». Если же фиктивное оформление имело место со стороны иных должностных лиц, например, главного бухгалтера или бывшего кадровика, и руководитель об этом не знает, то при обнаружении таких «работников» кадровику лучше сразу обратиться к руководителю со служебной запиской и попросить провести соответствующую проверку.

Источник

Как руководителю проверить бухгалтера. Практическое пособие для малого бизнеса

Одна из самых непонятных для бизнесмена сфер – бухгалтерия. Бухгалтер – маг и чародей: что-то делает, а что конкретно – непонятно. Мы постарались приоткрыть завесу и сделать тайное явным.

Однажды мой хороший знакомый попросил научить его, как он выразился, азбуке бухучета. Его мотивы заключались в том, что бухгалтер, которая работала у него в течение 13 лет, пользовалась его доверием и получала очень хорошую зарплату по меркам не только Челябинска, но и Москвы, принимала в штат своих родственников (без ведома начальства) и платила с их зарплаты налоги, т.е. заботилась о будущей пенсии своих домочадцев за счет работодателя. Конечно, директору это не понравилось. Во избежание подобных ситуаций выполняйте приведенные ниже рекомендации.

Чтобы в вашей бухгалтерии не завелись «мертвые души», требуйте от вашего бухгалтера ежемесячно предоставлять вам следующие отчеты:

1) свод начисленной зарплаты;

2) расшифровку свода по каждому сотруднику;

3) ведомость на выплату зарплаты;

4) анализ начисленных налогов.

Эти документы должны быть в бухгалтерии обязательно — таково требование законодательства о персонифицированных данных, а свод начисленной зарплаты и ведомость на выплату зарплаты в первую очередь требует при проверке Пенсионный фонд. Кстати, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования очень часто проверяют предприятия старше трех лет и никогда не уходят «с пустыми руками».

Поговорим о каждом документе в отдельности.

1. В своде начисленной зарплаты вы увидите общую сумму начислений и сумму НДФЛ. Ставка этого налога для зарплаты составляет 13%.

НДФЛ = Фонд оплаты труда * 13%

2. Расшифровка ФОТ по сотрудникам нужна для того, чтобы выявить наличие «мертвых душ». Итоговая сумма в расшифровке должна быть равна сумме в своде начисленной заработной платы.

3. Ведомость на выплату заработной платы. Зарплату вы можете и перечислять на карты, и выдавать через кассу — способ выплаты не имеет принципиального значения, но ведомость на выплату обязательна. В ней должны быть отражены суммы начисленной зарплаты, уменьшенные на НДФЛ:

Сумма к выплате = Начисленная зарплата — НДФЛ

Если зарплата выдается через кассу, то велика вероятность «налипания» налички» — это означает, что у бухгалтера появляется соблазн ввести в штат «мертвые души»: в ведомости ставятся подписи за якобы получивших зарплату сотрудников.

Особенно велик этот риск, если бухгалтер в компании один (он и главный бухгалтер, и расчетчик, и кассир), а руководитель в силу различных причин не контролирует его.

4. Анализ начисленных налогов. Это еще один контрольный показатель для проверки состава штата. Налоги с фонда оплаты труда составляют в среднем 30%:

· в Пенсионный фонд — 22%;

· в Фонд обязательного медицинского страхования — 5,1%;

· в Фонд социального страхования — 2,9%;

· страховка от несчастных случаев и профессиональных заболеваний — в среднем 1% (зависит от вида деятельности), для удобства в настоящем примере эти выплаты учитывать не будем.

Для проверки правильности исчисления налогов вам нужно рассчитать следующее:

Налоги с ФОТ = ФОТ * 30%

Таким образом, вы сразу проверите и ФОТ на наличие «мертвых душ», и правильность исчисления налогов. Если же у вас останутся сомнения в отношении подлинности документов, которые представляет вам бухгалтер, то возьмите отчет в Пенсионный фонд или Фонд социального страхования. Эти отчеты сдаются ежеквартально. Во втором разделе формы для расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (РСВ-1) указан размер ФОТ за истекший квартал. Если данные отчета и ваших вычислений совпадут, то беспокоиться не о чем — ваш бухгалтер честен с вами.

Конец ознакомительного фрагмента.

Смотрите также

Источник

Как выявить мертвые души в организации? С чего начать?

Ответы на вопрос (3):

Доброго времени суток! Все просто. Нужно назначить проверку, а именно, посчитать количество человек, которые трудятся фактически.

Спросить

В первую очередь смотрите ведомости начисления и выплаты заработной платы, это и будет доказательством так называемых мертвых душ. Удачи ВАм и всего хорошего.

Спросить

Во первых необходимо иметь сведения о лицах с кем заключен трудовой договор по которому начисляется заработная плата. Во вторых провести мероприятия, направленные на фиксацию присутствия или отсутствия работников на рабочем месте, а также кто выполняет определенную функцию. В третьих, определить в чьих интересах устроены мертвые души. Вообще наличие мертвых душ может быть уголовно наказуемым деянием и определение факта их наличия можно возложить на правоохранительные органы. Либо это сделать самостоятельно и затем взыскать убытки с руководителя предприятия. За более подробной консультацией Вы можете обратиться ко мне, записавшись на очную консультацию по телефону.

Спросить

Эксперт рассказал, как выявить в компаниях «бумажных» сотрудников

МОСКВА, 13 мая — РИА Новости. Выявить так называемых «бумажных» сотрудников, или «мертвых душ», которые могут использоваться бизнесом для махинаций с целью получения помощи от государства несложно: например, они обычно не ходят в отпуск и получают низкую зарплату, заявил РИА Новости управляющий партнер департамента финансового консультирования Deloitte СНГ Александр Соколов.

Президент России Владимир Путин в понедельник предложил с 1 июня запустить специальные кредиты под 2% на поддержку занятости в компаниях из пострадавших от коронавируса отраслей. Он попросил правительство строго следить за тем, чтобы не происходили разного рода махинации, «вроде создания фиктивных, так называемых «бумажных» рабочих мест, или рабочих мест с зарплатами ниже МРОТ».

«Выявить «бумажных» сотрудников, то есть «мертвые души», не так сложно. Такие люди не ходят на работу в офис — информацию об этом можно считать с турникетов, стоящих на входе в здание», — отметил Соколов.

Он также отметил, что у них, как правило, нет корпоративных адресов электронной почты или они ими не пользуются — это тоже довольно легко отследить.

«Зачастую такие «бумажные» сотрудники также не ходят в отпуск. И последнее: их зарплаты редко бывают высокими, чтобы не платить существенный подоходный налог и «социальные отчисления», — заключил он.

Госдума рассмотрит новые меры поддержки бизнеса из-за коронавируса

Источник

Источник фотографии

Помните, как гоголевский Чичиков покупал у помещиков крестьян, отошедших в мир иной, но по документам находящихся в добром здравии? Окажись хитрый Чичиков в паре-тройке современных компаний, он бы нашел, чем поживиться.

Rjob выяснил, чем «потерявшиеся» сотрудники отличаются от фиктивных, почему руководителям выгодно иметь в штате «мёртвые души» и как на ситуацию могут повлиять работники кадровых служб.

Пропавшие без вести

Наёмные работники, утомившиеся от офисной рутины, становятся крайне изобретательными и непредсказуемыми. Одни уходят в декрет, другие – в отпуск, третьи берут отгулы или больничный и… бесследно исчезают.

«По собственному желанию пропавших сотрудников не уволишь, потому что нет заявления. И за прогул не уволишь, потому что нет объяснительной, – комментирует Юлия Жижерина, бизнес-тренер Русской Школы Управления, эксперт в области трудового права. – Конечно, кадровики направляют письма с предложениями явиться и объяснить отсутствие, но каких-либо санкций за неявку в этом случае не предусмотрено. Единственное, что может угрожать длительно отсутствующему, это увольнение за прогул в случае его визита к работодателю за трудовой книжкой. Поэтому пропавшие и не спешат возвращаться, а предпочитают у новых работодателей заводить новые трудовые книжки».

История первая

Ирина Логунова
директор по развитию транспортно-логистической компании «Светлана-К»

Мы обнаружили неладное в одном из отдалённых региональных филиалов. Начали поступать жалобы от клиентов, что при звонках на терминал довольно часто не отвечают телефоны, а приёмка груза происходит очень медленно.

После проверки выяснилось, что один из кладовщиков ушёл в отпуск. Управляющий попросил возложить дополнительные обязанности на грузчика на период отпуска сотрудника. На закономерный вопрос: «Почему на грузчика, а не на второго штатного кладовщика?» внятного ответа не поступило. Стали разбираться в ситуации – оказалось, что в филиале работает один кладовщик, а второй – та самая «мёртвая душа».

Как «вылечили»? Организовали в большинстве филиалов учёт рабочего времени с несколькими степенями проверки (СКУД, видеонаблюдение, журнал учёта). Чем больше задействовано лиц, тем меньше вероятность возникновения сговора. Огромную помощь могут оказать специалисты собственной службы безопасности.

История вторая

Инна Алексеева
генеральный директор PR-агентства PR Partner

В моём случае «мёртвыми душами» являются декретницы, которые проработали в компании меньше года. К примеру, девушка сотрудничала с нами всего пять месяцев, а потом шесть лет находилась в декрете, а также в отпуске по уходу за ребёнком. Сначала сидела дома с одним, а затем – с другим.

Мы предлагали ей уволиться, ведь она не планировала возвращаться на работу, однако всё было бесполезно.

Сейчас у нас такая же ситуация ещё с двумя женщинами. Они находятся в отпуске по уходу за ребёнком и при этом работают на себя, открыв ИП. Одна экс-сотрудница оказывает пиар-услуги, другая делает на дому конфеты. Они не собираются возвращаться в агентство, но получают 50 рублей в месяц (детям более 1,5 лет) и «нарабатывают стаж», не хотят уходить. Минус в том, что на их места мы никого не оформляем. Ведь мы такого сотрудника должны предупредить, что берём его только на время декретного отпуска. К сожалению, 50% кандидатов не согласны на такие условия.

Проделки работодателей

В графу «мёртвые души» также можно занести фиктивных работников. По воле руководителя их зачисляют в штат, платят им зарплату (часто она попадает в карман недобросовестного работодателя), но при этом на работу они не ходят, а порой даже и не знают, что они где-то «работают».

«Граждане могут и не знать, что воспользовались их персональными данными для оформления на работу. Или могут быть в сговоре с работодателем и даже получать зарплату», – отмечает Юлия Жижерина.

Директор по персоналу компании «Светлана-К» Ирина Логунова выделяет еще один вид «мёртвых душ» – лишние единицы при «раздутом» штате: «Такие сотрудники посещают рабочее место и выполняют какую-то работу, но при грамотном распределении обязанностей организация могла бы функционировать и без них. Это управленческая ошибка. В этом случае нужно оптимизировать работу персонала, определив нормативы для каждого сотрудника».

История третья

Юлия Жижерина
эксперт в области трудового права

В моей практике был случай, который закончился для работодателя неприятностями.

Получив от партнёра персональные данные, компания оформила работника фиктивно, что помогло вступить в СРО. Всё было нормально, но через два года разразился скандал. Этот гражданин хотел встать на учёт в качестве безработного и получать пособие, но ему отказали, так как выявилось его трудоустройство.

Работник обратился к работодателю с претензиями, требовал выплатить зарплату, внести запись в трудовую книжку, оформить увольнение, чтобы он смог получать пособие, грозил привлечь к ответственности за нарушение законодательства о персональных данных. Ведь все данные работодатель должен был получить от него, а не у третьих лиц. Пришлось компании договориться с работником полюбовно и заплатить ему за причинённые неудобства.

Что грозит работодателю за фиктивных сотрудников:

— Привлечение к административной и уголовной ответственности за использование персональных данных.
— Компенсация морального вреда работника, чьи личные данные были использованы без его согласия.
— Проверки сотрудников налоговой инспекции с последующими штрафами.
— Выплата зарплаты фиктивным сотрудникам, которые числились в штате.

Эксперты знают, что делать

Юлия Жижерина
бизнес-тренер Русской Школы Управления

О «потерявшихся» работниках кадровики узнают оперативно от их руководителей. В этом случае кадровик может лишь направить работнику письмо с просьбой явиться и объяснить отсутствие.

Если налицо фиктивное трудоустройство, как правило, с такой просьбой обращается руководство, и кадровику лучше попросить письменных указаний на подобные действия, чтобы не остаться «крайним».

Если же фиктивное оформление имело место со стороны иных должностных лиц, например, главного бухгалтера или бывшего кадровика, и руководитель об этом не знает, то при обнаружении таких «работников» кадровику лучше сразу обратиться к руководителю со служебной запиской и попросить провести соответствующую проверку.

Максим Ладошин
Экспертный совет СРО «Национальная ассоциация корпоративных директоров»

Проблематика «мёртвых душ» в организациях находится в зоне ответственности комитета совета директоров по кадрам и вознаграждениям (рабочий орган совета директоров). «Мёртвые души» искажают реальное положение дел в организации и тем самым создают скрытую угрозу для акционеров, связанную с потерей акционерной стоимости, а также с развалом организации и потерей бизнеса.

Наилучшее решение для минимизации угроз бизнесу – это развитие корпоративного управления. Оно создано для защиты интересов акционеров, для контроля и координации деятельности директората организации.

Кстати, мы завели канал в Telegram, где публикуем самые интересные новости о недвижимости и риэлторских технологиях.
Если вы хотите одним из первых читать эти материалы, то подписывайтесь:
t.me/ners_news.

При перепечатке материалов указание автора и активная ссылка на сайт обязательна!

Источник

Как это происходит

Что делать

Как руководителю проверить бухгалтера. Практическое пособие для малого бизнеса

Оглавление

Смотрите также

Как выявить мертвые души в организации? С чего начать?

Ответы на вопрос (3):

Похожие вопросы

Эксперт рассказал, как выявить в компаниях «бумажных» сотрудников

Пропавшие без вести

Проделки работодателей

Эксперты знают, что делать