Как найти на чеке фискальный накопитель

Кассовый чек — основной документ, который продавец формирует с помощью онлайн-кассы. Согласно закону № 54-ФЗ, кассир обязан выдавать покупателю бумажный чек или отправлять электронный документ каждый раз, когда клиент оплачивает товар или услугу. Внешний вид чека онлайн-кассы строго регламентирован. Рассмотрим пример чека и перечислим обязательные и дополнительные реквизиты этого документа.

Обязательные и дополнительные реквизиты кассового чека

Внешний вид чека зависит от формата фискальных документов (ФФД), который используют онлайн-касса и фискальный накопитель. Сегодня предпринимателям доступны ФФД версии 1.05, 1.1 и 1.2. Также набор реквизитов в кассовом чеке изменяется в зависимости от того, какой документ формирует продавец: бумажный или электронный.

Обязательные реквизиты чека приведены в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Подробные разъяснения того, как указывать в кассовых чеках обязательные и дополнительные реквизиты, также даны в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.

В любом кассовом чеке должны быть следующие данные:

• наименование фискального документа (кассовый чек);
• номер версии ФФД;
• порядковый номер чека за смену;
• дата и время осуществления расчёта;
• номер смены;
• наименование организации-пользователя или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя-пользователя;
• ИНН пользователя;
• признак расчёта (приход, расход, возврат прихода или расхода);
• применяемая система налогообложения;
• регистрационный номер кассы;
• наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу и конечная стоимость;
• форма расчёта и сумма оплаты;
• порядковый номер фискального документа за всё время работы кассы (ФД);
• заводской номер фискального накопителя (ФН);
• фискальный признак документа (ФПД);
• фискальный признак сообщения (ФПС);
• адрес сайта ФНС, на котором можно проверить чек на подлинность;
• QR-код с зашифрованными датой и временем платежа, порядковым номером и фискальным признаком документа, заводским номером фискального накопителя, признаком и суммой расчёта.

В бумажном чеке также необходимо указать:

• должность и фамилию лица, осуществившего расчёт с клиентом;
• адрес и место осуществления расчёта.

В электронном чеке должны быть приведены:

• телефонный номер или email клиента;
• email отправителя чека.

При продаже маркированной продукции вместе с признаком «предмет расчёта» в чеке необходимо указать реквизит «код товара». Код товара разрешено не включать в документ, если чек формируется при возврате продукции покупателем, при продаже немаркированных остатков или при возвращении изделия из залога в ломбарде.

По желанию предприниматель может включить в чек дополнительную информацию о проданном товаре, напечатать режим работы магазина или логотип компании. При необходимости длину чека можно сократить, исключив из документа необязательные реквизиты.

Расшифровка чека онлайн-кассы

Рассмотрим образец бумажного чека онлайн-кассы. В нём приведены все обязательные реквизиты и добавлен дополнительный: надпись «Спасибо за покупку».

Обязательные и дополнительные реквизиты в кассовом чеке должны легко читаться. В законе о применении ККТ указано, что качество печати чека должно быть настолько высоким, чтобы документ можно было прочесть спустя шесть месяцев со дня его выдачи покупателю.

Как отправить электронный чек

Закон № 54-ФЗ уравнивает электронный и бумажный кассовые чеки. Однако продавец не всегда имеет право отправить покупателю электронный документ вместо того, чтобы выдать печатный. Заменить бумажный чек электронным можно только в том случае, если:

• клиент согласился получить электронный чек вместо обычного;
• клиент заранее сообщил кассиру свой телефонный номер или email.

Электронный чек можно отправить покупателю с помощью СМС или на email. Функция отправки чека на электронную почту есть не у всех моделей онлайн-касс. Поэтому, если покупатель требует прислать ему электронный чек, кассир обязан отправить документ с помощью СМС, а передавать чек на email продавец не обязан.

Обратите внимание на то, из-за ограничения на количество символов в СМС-сообщении в таком чеке будут отражены не все реквизиты. Увидеть и скачать электронный чек со всей информацией клиент сможет, перейдя по ссылке из СМС.

Чтобы прислать чек клиенту напрямую с онлайн-кассы, во время расчёта продавец должен указать, что ему потребуется электронный чек, выбрать вариант отправки документа и ввести телефонный номер или email покупателя. Клиент получит документ после того, как кассир закроет чек. Пользователи онлайн-сервиса Астрал.ОФД также могут отправлять электронные чеки из Личного кабинета сервиса.

При необходимости печать бумажного чека на кассе можно отключить. Это решение подойдёт тем предпринимателям, которые продают товары в сети, но не используют для этого облачную кассу. Специалисты «Калуга Астрал» помогут вам отключить печать бумажного документа на смарт-терминале или другом типе ККТ и настроить отправку клиентам электронных чеков.

Чем кассовый чек отличается от бланка строгой отчетности

Если компания или ИП оказывают услуги физическим лицам, они имеют право выдавать клиентам не чеки, а бланки строгой отчётности (БСО). До того как в кассовое законодательство были внесены изменения, БСО значительно отличались от кассовых чеков. Предприниматели могли заказать формы для бланков в типографии и заполнить их от руки, а в сами БСО входило минимальное количество реквизитов.

Сегодня бланки строгой отчётности необходимо формировать с помощью современной ККТ. Это необходимо для того, чтобы онлайн-касса передавала сведения о расчётах с клиентом через ОФД в налоговую службу. Внешний вид БСО также изменился: теперь в бланках строгой отчётности должны быть отражены те же реквизиты, что и в чеках. Все правила, согласно которым обязательные и дополнительные реквизиты указывают в кассовом чеке, действуют и для БСО.

Штрафы за отсутствие чеков

Если предприниматель нарушит правила работы с чеками и бланками строгой отчётности, он будет наказан в соответствии со статьёй 14.5 КоАП РФ:

• за расчёт без онлайн-кассы должностным лицам и ИП придётся уплатить штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта (но не менее 10 тысяч рублей), юридическим лицам — от 75% до 100% от суммы расчёта (но не менее 30 тысяч рублей);
• за невыдачу покупателю чека или БСО должностное лицо или ИП оштрафуют на 2 тысячи рублей, юридическое лицо — на 10 тысяч рублей;
• за формирование чека с ошибкой должностное лицо или ИП уплатят штраф в размере от 1,5 до 3 тысяч рублей, юридическое лицо — в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Продавец может избежать наказания, если он выдал клиенту чек или БСО с ошибкой или вовсе не пробил кассовый чек при расчёте с покупателем. Для этого предпринимателю необходимо исправить свою ошибку и сообщить о ней сотрудникам налоговой до того, как ФНС сама обнаружит нарушение. Продавцу потребуется сформировать кассовый чек коррекции, составить письмо с объяснением, по какой причине этот чек был создан, и отправить документы в ФНС. Исправлять чеки с неправильными кодами маркировки запрещено.

Специалисты компании «Калуга Астрал» объяснят, как правильно сформировать чек коррекции, и помогут справиться с любыми проблемами при работе на ККТ. Пользователи касс АТОЛ, Эвотор, Меркурий и других брендов могут оформить услугу удалённой технической поддержки на 1 месяц, 3 месяца, полгода или год.

Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.

Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.

Причины замены и перерегистрации фискального накопителя

Итак, перечислим возможные причины замены ФН:

1. Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.

2. Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.

3. Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.

4. Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.

5. Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.

6. Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).

Как правило, главными причинами являются первые два пункта.

Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.

Действия перед заменой ФН

Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:

Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:

• в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,

• либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).

Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.

Замена ФН. Пошаговая инструкция

Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:

1. Покупка ФН.

2. Закрытие архива старого ФН.

3. Замена старого ФН на новый.

4. Активация нового ФН.

5. Перерегистрация ККТ в ФНС.

Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.

Далее опишем каждый шаг подробно.

Покупка ФН

При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.

Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.

О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.

Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.

Закрытие архива старого ФН

Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.

Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.

Замена старого ФН на новый

После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.

Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.

Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.

Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.

Активация нового ФН

Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.

В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.

Перерегистрация ККТ в ФНС

И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:

• подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,

• либо через ЛК на сайте ОФД.

В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.

Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:

Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:

1. Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».

2. Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).

3. В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».

Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.

При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.

Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.

Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:

1. Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».

2. Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».

3. Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.

Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.

Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?

Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:

• для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,

• для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.

Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,

• для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.

Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?

Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.

• Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.

• Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.

• В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.

• Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.

• Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.

• Круглосуточная техподдержка.

Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Дата публикации: 10.09.2021

Замена фискального накопителя и перерегистрация кассы

29 января 2019

Осуществите замену фискального накопителя (ФН), если срок его действия или объем памяти подошел к завершению.
При этом необходимо учитывать, что замена ФН сопровождается процессом перерегистрации кассы (ККТ).

Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:

• Через личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС);
• Через личный кабинет «Первый ОФД».

Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится КЭП (ЭЦП)

Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:

1. Убедитесь в необходимости замены ФН, узнав срок окончания действия ФН на кассе;
2. Убедитесь, что касса с вашим регистрационным номером (РНМ) состоит на учете в ФНС (во избежание потери ФН в случае снятия в ФНС ККТ с учета в одностороннем порядке);
3. Убедитесь, что отчёт о закрытии архива ФН отправлен в ОФД (присутствует в личном кабинете ОФД)
4. Приобретите новый ФН;
5. Сформируйте «Отчет о закрытии фискального накопителя», используя инструкцию, соответствующую Вашей модели кассы;
6. Замените старый ФН на новый;
7. Сформируйте «Отчет об изменении параметров регистрации» на ККТ.

Примечания:

1. Проверить, не снята ли ККТ с учета в ФНС в одностороннем порядке, можно в ЛК ФНС. Если срок действия ключей фискального признака в ФН давно истёк, и касса длительное время не использовалась, ФНС могла снять ККТ с налогового учёта в одностороннем порядке. В случае если касса оказалась снята с учёта, необходимо произвести процедуру регистрации с получением нового РНМ;
2. На данный момент перерегистрация кассы через ОФД возможна только по причине замены ФН;
3. Замена ФН производится до окончания его срока действия или объема памяти, потому что после этого события ФН блокируется и не дает сформировать на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя»;
4. Перерегистрируемая касса обязательно должна быть зарегистрирована, активирована и находиться в режиме онлайн передачи данных в личном кабинете «Первый ОФД» (ЛК ОФД);
5. Перерегистрировать кассу, работающую в автономном режиме, а также со сломанным или утраченным ФН возможно только самостоятельно  через официальный сайт ФНС (www.nalog.ru).

Предварительные действия:

1. Выяснить срок действия ФН.

Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:

• В разделе  «События» в шапке сайта или на странице «Все события»;

• Во вкладке «Статусы ФН» красным цветом выделены ФН, у которых срок действия менее 3 дней или его наполненность более 90%.  Также в этой вкладке можно просмотреть все ФН, подлежащие замене в ближайшее время, при выставлении соответствующих фильтров: «Ресурс ФН менее 3 дней», «ФН заполнен более 90 %» или указав дату окончания срока действия ФН в фильтре «Дата окончания действия ФН».

Если в ЛК ОФД отсутствуют данные по ФН, то для их указания выставите значок в чек-боксе напротив нужной кассы. Затем справа от чек-бокса «Выбрать все» укажите дату регистрации и срок действия ФН (количество месяцев работы ФН), далее нажмите «Применить»;

1. Приобрести новый ФН.

В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.

Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН. Ознакомьтесь со статьей «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку  помогут специалисты «Первый ОФД». Обратиться к ним за помощью можно посредством чата, электронной почты, заказав обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки  доступны на странице «Фискальные накопители».

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый;
3. Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе», а статус успешной передачи отчёта в ФНС при этом будет отрицательным «красный круг». Это связано это с тем, что отчёт об изменении параметров регистрации получен ОФД и передан в ФНС быстрее, чем осуществляется подтверждение перерегистрации ФН из следующего пункта инструкции. На работу кассы это не влияет и нарушением не является;
4. На сайте nalog.ru в личном кабинете ФНС (ЛК ФНС) запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН. Внесите необходимую информацию из отчёта о закрытии ФН, и отчёта об изменении параметров регистрации. При использовании «облачной кассы», которая физически установлена в центре обработке данных (например, Атол Онлайн или Kit Online), данные о закрытии ФН и отчёт об изменении параметров возьмите из вкладки «Мониторинг касс» в ЛК ОФД;
5. После завершения процедуры перерегистрации в ЛК ФНС (перерегистрация подтверждена фискальным признаком из отчёта об изменении параметров регистрации, полученным от кассы) скачайте новую карточку регистрации с новым номером ФН;
6. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится с «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе» на «Зарегистрирована». При условии стабильной работы службы на стороне ФНС это происходит автоматически, даже если у пользователя отсутствует КЭП (ЭЦП) и он осуществляет перерегистрацию ККТ посредством личного обращения в налоговую инспекцию.

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» установите флажок напротив нужной кассы и нажмите на кнопку «Регистрация в ФНС». В появившемся выпадающем меню выберите «Перерегистрировать».

Рисунок 80. Перерегистрация в ФНС зарегистрированной и активированной ККТ

1. Введите сведения в обязательные для заполнения поля, отмеченные звездочкой (*) на открывшейся странице «Перерегистрация ККТ в ФНС». Установите в поле «Причины перерегистрации ККТ» флажок «Замена фискального накопителя».

   Примечание: На данный момент в поле «Должность лица, подписавшего заявление» можно выбрать только «Генеральный директор» (для ЮЛ)/«Индивидуальный предприниматель» (для ИП). В поле «Методы перерегистрации в ФНС» можно выбрать только «Первый ОФД». Остальной функционал находится в разработке.

   Далее нажмите на кнопку «Создать». Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП (ЭЦП). После чего подпишите и отправьте данное заявление. При этом перерегистрируемая касса будет иметь состояние в ФНС «Ожидается отправка». Если вы не зарегистрированы в Информационном реестре участников документооборота (ИРУД), то после подписания вами заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя будет происходить автоматическая регистрация в ИРУД. После завершения регистрации в ИРУД состояние ККТ сменится на «Заявление и отчет о закрытии ФН отправлены в ФНС».

   

2. После принятия ФНС на рассмотрение заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя состояние ККТ изменится на «Заявление принято на рассмотрение в ФНС»;
3. В случае отрицательного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь следующие состояния:
   • «Предоставьте отчет о закрытии ФН» — в случае отправки некорректно заполненного отчета о закрытии фискального накопителя. При получении данного ответа исправьте ошибки в отчете о закрытии ФН, подпишите его и отправьте его повторно;
   • «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» — в случае неверно поданных данных в заявлении на перерегистрацию ККТ. При получении данного ответа начните процедуру перерегистрации ККТ вновь, исправив присланные ФНС замечания, указанные на странице настроек данной кассы или во вкладке «Документы»;
4. В случае положительного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации».
5. Замените на кассе старый ФН на новый;
6. Сформируйте отчет об изменении параметров регистрации на ККТ. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически.
7. Далее в ЛК ОФД перейдите одним из способов к форме заполнения отчета об изменении параметров регистрации:
   • Со страницы настроек перерегистрируемой кассы, нажав в ней на кнопку «Предоставить отчет об изменении параметров регистрации»;

     

   • Перейдя в колонке «Состояние в ФНС» по ссылке «Отчет об изменении параметров регистрации» перерегистрируемой кассы во вкладке «Управление кассами».

     

   После этого откроется форма ввода данных в отчет об изменении параметров регистрации.

   

   Введите сведения во все обязательные для заполнения поля, отмеченные (*). Нажмите «Подписать». Далее осуществите подпись и отправку отчета;

8. После получения ФНС данного отчета ККТ примет состояние «Отчет об изменении параметров регистрации получен ФНС». После принятия данного отчета на рассмотрение в ФНС состояние ККТ изменится на «Отчет об изменении параметров регистрации принят на рассмотрение в ФНС».
9. После проверки отчета об изменении параметров регистрации на стороне ФНС и получении положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать  сведения по данной кассе в ФНС.
10. При получении отрицательного ответа после рассмотрения отчета об изменении параметров регистрации в ФНС касса перейдет в состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации». Исправьте недочеты в отчете, подпишите его и повторно отправьте в ФНС.

Что делать со старым ФН:

Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.

Подключить

1. 1. Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем его придумали?
2. 2. Где найти номер фискального накопителя в чеке?
3. 3. Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?
4. 4. Сколько стоит фискальный накопитель и почему он оплачивается отдельно?
5. 5. Как зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой?
6. 6. Что делать, если закончился срок действия фискального накопителя на онлайн-кассе?
7. 7. Как заменить фискальный накопитель?
8. 8. Какие штрафы полагаются за работу без кассового аппарата и фискального накопителя?
9. 9. Сломался ФН в кассе — что делать и как поможет резерв касс?
10. 10. Выводы

Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем его придумали?

Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат (ККТ). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные.

Фискальный накопитель (или сокращенно ФН) был создан, чтобы облегчить жизнь предпринимателям, которым теперь не нужно ездить в ФНС и сдавать отчёты на бумаге.

Схему работы фискального накопителя можно представить так:

• Кассир пробивает чек;
• ФН получает данные чека, обрабатывает и подписывает их фискальным признаком, то есть шифрует;
• ФН отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД);
• ОФД, в свою очередь, проверяет данные, передает их в Федеральную налоговую службу и затем отправляет электронный чек покупателю.

Чтобы процесс работал отлажено, нужно подобрать ФН под нужды бизнеса и зарегистрировать в налоговой, как и сам кассовый аппарат.

Где найти номер фискального накопителя в чеке?

Один из обязательных реквизитов кассового чека — заводской номер фискального накопителя, который можно ввести на сайте ФНС и узнать текущий статус регистрации.

Чаще всего номер ФН печатается внизу чека после даты и времени и рядом с фискальным признаком и регистрационным номером ККТ, но возможны и другие варианты — единый порядок и расположение реквизитов в чеке не предусмотрено законодательством РФ.

Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы?

Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат, который так или иначе нужен по закону 54-ФЗ.

Фискальные накопители отличаются сроками действия в кассовом аппарате. Они могут быть на 13 месяцев, 15 или 36. Чтобы не путаться в цифрах, самые ходовые варианты ФН — на 1 год и на 3 года.

ФН содержит в себе объем памяти, рассчитанный примерно на 250 тыс. операций, в зависимости от размера чека.

Кто может использовать фискальный накопитель на 36 месяцев?

ФН со сроком службы 3 года подходит:

• Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»;
• Для ООО и для ИП на патенте (ПСН);
• Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН);
• Для бизнеса, который занимается оказанием услуг.

Кто может использовать фискальный накопитель на 13 или 15 месяцев?

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда можно использовать ФН на 1 год или 15 месяцев.

Сколько стоит фискальный накопитель и почему он оплачивается отдельно?

В сервисе аренды облачных онлайн-касс CloudKassir расценки на ФН следующие:

• Стоимость фискального накопителя на 12 месяцев — 9 990 р.
• Цена на фискальный накопитель на 36 месяцев составит 13 990 р.

К слову, если утеря ФН стала причиной непередачи данных в ФНС, то это уже нарушение по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

«Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1500 до 3000 рублей; на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 рублей».

Как зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой?

Для регистрации онлайн-кассы с ФН есть три способа:

• Пройти регистрацию в налоговой самостоятельно;
• Зарегистрировать онлайн через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, если есть ключ электронной подписи;
• Довериться платным специалистам.

Когда срок действия фискального накопителя истечет, его нужно будет снять с регистрации, заменить на новый и зарегистрировать замену.

Что делать, если закончился срок действия фискального накопителя на онлайн-кассе?

Рассказываем вкратце, как закрыть просроченный ФН:

Сначала сформируйте все чеки, закройте смену и в меню онлайн-кассы выберите «Закрыть архив». Когда касса создаст отчет «О закрытии ФН» и отправит его в ОФД, только тогда можно заменить ФН.

С CloudKassir не придется этим заниматься — сервис аренды облачных онлайн-касс сам закроет просроченный ФН качественно и в срок.

Как заменить фискальный накопитель?

Клиентам CloudKassir можно не волноваться, если ФН сломается или выйдет из строя. Все заботы по замене и перерегистрации кассы сервис берет на себя. Но если вам хочется заменить ФН в онлайн-кассе самостоятельно, закон это не запрещает.

Порядок действий для замены ФН следующий:

1. После шагов, описанных выше, выберите и приобретите новый ФН.

2. Отключите кассу от сети, поменяйте старый ФН на новый и включите ККТ обратно.

3. Зарегистрируйте замену в кассе. В меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и причину — «Замена ФН». Затем сформируйте отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».

4. Перерегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать онлайн в течение суток с момента установки нового аппарата.

Если все было сделано правильно и без ошибок, ФНС пришлет электронную карточку о перерегистрации ККТ.

Какие штрафы полагаются за работу без кассового аппарата и фискального накопителя?

Сначала давайте разберемся, какие нарушения работы кассы и фискального накопителя приводят к штрафам:

• Если онлайн-касса вообще отсутствует или не работает
• Если касса и ФН не зарегистрированы в ФНС и отсутствуют в перечне Госреестра
• Если в ККТ не установлен фискальный накопитель либо он вышел из строя
• Если чек не передается в ОФД из-за технического сбоя онлайн-кассы
• Если закралась ошибка в данных чека: неверный номер фискального накопителя, регистрационный номер кассы, дата и время проведения чека

Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.

• Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.
• Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.

А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.

В этой статье как раз рассказываем, что такое 54-ФЗ и зачем нужна онлайн-касса.

Сломался ФН в кассе — что делать и как поможет резерв касс?

В случае поломки ФН, ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС.
Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.

Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.

Что входит в услугу резерва касс:

• Техническая установка и подключение кассы в дата-центре
• Подключение, резервирование и оплата основного и резервного канала Интернета
• Подключение, резервирование и оплата электричества — основного и резервного
• Техническое обслуживание онлайн-кассы в течение всего срока эксплуатации
• Дополнительное резервирование на год по еще одной единице ККТ и ФН, чтобы в случае поломки кассы оперативно выдать новую

Сколько стоит резерв касс?

В сервисе CloudKassir резерв стоит фиксировано 6000 рублей, и эта сумма входит в стоимость аренды облачной кассы.

Выводы

В соответствии с законом 54-ФЗ постепенно все, кто продает товары и услуги, переходят на онлайн-кассы. Кассовый аппарат, в свою очередь, не может существовать без фискального накопителя, который передает данные в налоговую. Кассу можно купить или взять в аренду, ФН нужно приобрести отдельно, например, в CloudKassir, которые большую часть работ по подключению и бесперебойному обслуживанию берут на себя.

Благодаря услуге резерва касс сервис также гарантирует формирование чеков и их своевременную отправку в ФНС, даже если фискальный накопитель закончится, просрочится или сломается.

Закон не запрещает самостоятельно регистрировать и менять ФН, но в процессе легко допустить ошибки, которые могут повлечь за собой большие штрафы.

Подключить

Товар добавлен в корзину

Сумма