Как найти недорогой офис

Первостепенные факторы:

1 — Цели

2 — Источник аренды

Это то, что влияет на стоимость офиса. Если подробнее. Цели – этот пункт самый важный, поэтому первый. Определить для какой именно цели вам нужен офис – главная задача от которой, увы, часто отмахиваются. Решение об этом принимается как будто по шаблону – если есть бизнес, значит нужен офис. Однако мы предлагаем не поступать поспешно и прежде чем решить, нужен ли вам офис, разделить цели аренды на представительские и практические.  

Практические – офис необходим:

 — Ваш бизнес связан с ежедневным (или частым) приемом/общением с клиентами.

 — Сотрудники должны находиться в одном пространстве для постоянной рабочей коммуникации. Сотрудников необходимо контролировать.

Представительские – в постоянном офисе нет необходимости:

 — Сотрудники могут выполнять работу удаленно и это никак не сказывается на качестве.

 — Офис используется только для заключения контрактов, показа презентаций партнерам и тп.

В случае если наличие помещения выполняет для вас роль увеличения солидности, то офис с почасовой арендой, например, – идеальный выбор.

Плюсы:

Экономия стоимости аренды – 100%

Продуктивность и количество отработанных часов сотрудников «на удаленке», часто выше чем у коллег в офисе.

Минусы:

Необходимо время и навыки для организации работы сотрудников

Решение не использовать офис применимо не для всех сфер бизнеса.

Где взять недорогое помещение?

Для того, чтобы найти хорошее помещение за разумную цену рассмотрим разные варианты источника аренды (арендодателя):

1 —  Аренда от города

В рамках программ поддержки малого и среднего бизнеса город Москва предлагает много помещений с невысокой начальной ставкой цены за метр. Помещения разнообразные – свободного назначения, офисные, торговые, складские и пр. В целом, аренда у города —  это хороший способ получить помещений по выгодной цене. Качество данных помещений варьируется и нет никакого единого стандарта.

Вам потребуется:

Следить за выставляемыми лота на сайте Департамента Москвы по конкурентной политике

Изучить правила участия в аукционных торгах по городскому имуществу

Следовать процедуре регистрации на портале, правилам участия в аукционах и в точности соблюдать следующие за торгами шаги.

Плюсы:

Экономия в стоимости аренды будет существенной.

Минусы:

Искать помещения, заниматься оформлением документов, участвовать в торгах —  вы будете самостоятельно. Это непростой процесс даже при том, что на портале поставщиков есть много материалов разъясняющих порядок всех процедур.

Ожидать идеальное помещение (размер, расположение, окружающая инфраструктура и пр.) можно довольно долго. 

2 — Аренда через агентство или напрямую от собственника (без комиссии)

Этот тип аренды офиса куда проще для арендатора – с поиском и заключением сделки вам помогают. Однако, для того, чтобы получить помещение по минимальной цене, вероятно, придется искать баланс цены и качества. По самым низким ценам сдаются помещения самого низкого класса.

Классы офисных помещений:

А – элитные офисы. Это значит — идеальная транспортная доступность, богатая инфраструктура, охрана, дизайнерская отделка, все коммуникации в помещении и здании (много подобных офисов в «Москва-сити» и подобных элитных комплексах).

B – чуть менее престижные офисы, однако с похожими характеристиками на класс А. Расположены в пешей доступности от станций метро, в офисах современная планировка и отделка, основные коммуникации и инфраструктура. Находятся они в реконструированных зданиях или менее высококлассных БЦ.

C – недостаток этих помещений – удаленность от транспортных путей. Также класс помещения снижается при более низком качестве отделки помещения, отсутствии паркинга, сигнализации или охраны здания и тп.

D – категория характеризуется часто устаревшими коммуникациями, невыгодным месторасположением, старомодными планировками помещений. Это не значит, что помещения этого класса непригодны для использования, однако арендуя такое помещение придется идти на некоторые ограничения в комфорте.

С помощью профессионалов найти помещения класса B и C по цене от 6000-8000 р/м2/год не так уж сложно. Это среднее значение баланса цена/качество в сегменте недорогих офисов. Обращайтесь за консультацией!

---

Читайте также другие материалы о недвижимости и бизнесе — держите руку на пульсе.

Понравилась статья? Поделитесь, пожалуйста, с друзьями!

Опытные брокеры коммерческой недвижимости Москвы рассказали о тонкостях подбора офисного помещения для молодых компаний

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость». «Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны. В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова. «К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт. — Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж. А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина. — Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield. «Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений. Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента. Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью». «Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев. — Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова. — Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя. Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков. — Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей. Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков. — Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса. А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Запомнить

1. Составьте список требований к будущему офису.
2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Самое дешевое предложение рабочего места, которое мы когда либо видели — это кабинет со столом и окном, около 5 кв.м. За него просили 7 тысяч рублей. В одиночку там можно работать, но это довольно грустно, а для склонных к клаустрофобии — страшно. Стартаперы часто стараются сэкономить на всём подряд, а через пару месяцев начинают жалеть. Чтобы такое случалось реже, мы резюмировали свой опыт выбора офиса и спросили дельных советов у тех, кто тоже с этим сталкивался — делимся результатом.

Как понять, что стартапу вообще нужен офис

Есть два основных признака, которые работают вместе: когда в команде больше двух человек и если стартап много общается с клиентами. В первом случае, становится гораздо удобнее иметь свое общее место для работы: в своем офисе устанавливают свои порядки, быстрее принимаются решения и там проще настроиться на деловой лад. Во втором — ведение переговоров на своей территории всегда дает фору.

Каков минимальный бюджет на офис

Например, мы ищем дешевый офис для стартапа из 5ти человек. Если речь о Москве, то офис в пределах Садового кольца стоит от 60 тысяч. Если расширить радиус до ТТК, то можно найти предложения в районе 50 тысяч. Если удаленность от метро не играет роли, то можно поискать варианты еще дешевле, 35-45 тысяч. В Санкт-Петербурге аренда офиса класса С обойдется минимум в 850 рублей за кв.м, то есть около 35 тысяч за помещение на 40 кв.м.

Как можно сэкономить

• Снять офис не в самом центре

Офис должен быть там, куда удобно добираться членам команды и клиентам — не обязательно в самом центре города. Но не нужно доходить до крайностей и располагаться на отшибе. Сергей Макаров, генеральный директор рекламного агентства «Профитатор» делится опытом: «Неудобное расположение офиса может стать причиной множества проблем: начиная с опозданий или увольнений сотрудников до срыва сделок. А отсутствие кафе, магазинов и аптек может отбить у потенциальных сотрудников желание работать в компании».

• Выбрать квартиру вместо офиса

Так можно сэкономить на аренде, коммунальных платежах и доступе к интернету для юридического лица. Кроме того, таким образом можно расположиться ближе к центру. Минус аренды квартиры — ее нельзя оформить как юридический адрес компании. «Во-первых, помещение в бизнес-центре в районе ТТК обойдется примерно в 19000 рублей/год или 1600 рублей/месяц за м.кв., а квартира в “сталинке” с хорошей планировкой в центре Москвы будет стоить на 30% дешевле. Во-вторых, это позволит сэкономить на коммунальных платежах. В-третьих, в бизнес-центрах придется оплачивать доступ к интернету в качестве юридического лица — 10000-15000 рублей/месяц. Тогда как в квартире можно оформить выход в сеть на физическое лицо за в 500-700 рублей/месяц. Наконец, бонусом к квартире идет кухня», — говорит Сергей Макаров.

• Уточнить площадь офиса

Снимая офис вы зачастую платите за квадратные метры. Иногда собственник может ошибиться или намеренно указать больший метраж. Алексей Пермяков, директор ООО «БРУКС кредитный консультант» советует перемерять арендуемое помещение перед заключением сделки: «Наш офис по документам значился на 15% большей площадью. Соответственно после перемерки арендная плата стала на 15% дешевле».

• Из бизнес-центра подключиться к частному интернету

Способ экстремальный, но попробовать можно. «Напротив бизнес-центра стоят жилые дома. Это позволяет подключиться к частной домашней линии. Достаточно договориться с одним из жильцов, установить у него WiFi и оплачивать ему абонентскую плату. Даже с учетом дополнительных опций интернета (TV, выделенная линия и тому подобное) выйдет не дороже 1500 рублей в месяц с качеством связи, доступным в БЦ за 10000 рублей», — делится Алексей Пермяков.

• Если вас мало — подумать о коворкинге или субаренде

Если ваша команда — 2-3 человека, то лучше рассмотреть вариант коворкинга. «Минимальный бюджет в столице на нефиксированное место в хорошем коворкинге начинается от 7500 рублей, то есть около 37500 рублей за команду из пяти человек. Снять помещение на 1-2-3 человек в бизнес-центре классов А или В/В+ — невозможно, так как их практически нет, либо стоят они столько же, сколько и большие зоны на 10-15 человек», — говорит Игорь Шулинин, директор Workki в России.

Если вас больше 4 человек, подобрать офис может получиться выгоднее. Но на рынке небольшое предложение маленьких офисов — 20-40 кв.м. Поэтому можно рассмотреть вариант субаренды — когда несколько команд арендует одно помещение вскладчину. В среднем рабочее место в общем пространстве можно снять от 7 тысяч, в отдельном кабинете — от 10 тысяч.

На чем экономить нельзя

• Метраж и разумное зонирование

По ГОСТу на рабочее место положено 4,5 кв.м., не стоит стараться утрамбовать 10 человек в 20 кв.м. Если в одном кабинете вас больше шести, стоит подумать о небольшой зоне отдыха с мягкой мебелью. Месте, где можно побыть одному или поговорить тет-а-тет. Можно совместить её с переговорной.

Еще важный момент — это наличие кухни, вы удивитесь, как поднимает боевой дух наличие кофемашины!

• Удобная мебель

Невозможно постоянно поддерживать боевое расположения духа сидя на деревянной табуретке — выбирайте удобные кресла и столы. Но это не значит, что нужно покупать дорогую мебель. «Самый идиотский поступок при аренде офиса — это покупка дорогой мебели. Хотите красивой жизни — купите хорошую мебель на Avito у своих предшественников. По статистике 70% новых компаний разоряются в течение года, и им надо быстро продать свои красивые кресла и столы, которые стоят в офисе, за который теперь нечем платить. Так что они не будут сильно торговаться — скидка 50% гарантирована, а если повезет, то и 70%», — делится Николай Журавлев, генеральный директор консалтингового агентство «Мастерпланс».

• Вентиляция

Без кислорода сложно думать. «Невозможность открыть окна или отсутствие приточной вентиляции снижает уровень кислорода в помещении. В результате снижается работоспособность находящихся в нем людей, особенно когда речь идет об интеллектуальном труде», — говорит Сергей Макаров.

• Туалеты

Не экономьте на комфорте гостей и сотрудников. «Существует мнение, что о компании можно судить по туалетам, поэтому стоит обратить на них внимание при аренде офисов в бизнес-центрах», — подтверждает Сергей Макаров.

Какие юридические моменты нужно обговорить с арендодателем

Если вы арендуете помещение в жилом доме, убедитесь, что собственник перевел его в нежилое помещение согласно всем законодательным нормам (согласование с жильцами, подведение коммуникаций, отдельный вход).

Если вы планируете размещать на здании рекламу или перепланировать арендуемое помещение, то это тоже нужно обсудить заранее. «Если вы арендуете помещение в историческом здании (а большинство из них выгодно расположены в центре города), могут возникнуть трудности», — предостерегают в сети агентств недвижимости CENTURY 21.

В договор стоит внести все пункты, за которые вы переживаете. Мы советуем всегда прописывать даты и размеры выплат, порядок возмещения ущерба (всякое случается) и срок, в который вас обязаны предупредить о съезде. Ремонтные работы, кто и за чей счет их проводит, возможность сдачи офиса в субаренду и пользование общими квадратными метрами.

***

OfficeSharing.ru — это онлайн-площадка для совместной аренды коммерческой недвижимости. В апреле 2017 года 10% стартапа выкупил венчурный инвестор Александр Румянцев.

Как снять хороший офис за разумные деньги

Российский малый бизнес динамичен и непредсказуем. И практически перед каждым руководителем когда-нибудь, да и встает вопрос необходимости аренды офиса. Разумеется, снимать помещение приходится в эконом-секторе, так как денег у становящейся на ноги компании не много.

И арендаторы на практике неминуемо сталкиваются с множеством проблем и вопросов. Аренда офиса — дело ответственное, непростое, изобилующее нюансами и деталями. Естественно, чтобы правильно снять офис нужно учесть эти тонкости и предпринять надлежащие меры для получения итоговой цели. Правильно арендовать офис – это значит:

• арендовать офис на наиболее рентабельных условиях;
• арендовать офис, отвечающий всем поставленным условиям и пожеланиям;
• в короткие сроки;
• заключить сделку юридически грамотно согласно существующему законодательству.

Анализ ситуации

На начальном этапе поиска помещения необходимо четко определиться, что именно вам необходимо. Выбор офиса зависит от возможностей компании и особенностей ее бизнеса. Поэтому нужно проанализировать предложения офисной недвижимости, сопоставить их с собственными ресурсами и принять решение, что вы будете искать.

Если вы планируете снимать офис на срок более трех лет, то выгоднее его купить, а не арендовать помещение. Конечно, не каждая компания может позволить себе инвестировать в покупку недвижимости большую сумму. Поэтому в таких случаях специалисты рекомендуют следующий вариант: офис покупается, а затем под него берется кредит в банке.

Перед тем, как снять офис, надо определиться c основными критериями выбора офисных помещений. Прежде всего, это месторасположение офиса, его площадь, а также категория, к которой относится арендуемый офис.

Выбор помещения

К выбору помещения под офис нужно подходить серьезно и основательно, с учетом всех возможностей и потребностей арендатора. Прежде чем выбирать помещение под офис, тщательно взвесьте и решите, какие именно функции наиболее важны для вашего будущего офиса, и только исходя из этого, выбирайте расположение и формат объекта.

Ведь, если для одной компании идеальным будет представительский бизнес-центр, куда не стыдно пригласить важного клиента, то для других фирм, занимающихся какими-либо бытовыми услугами (слесарные мастерские, языковые курсы, стоматологические кабинеты и т. д.), центр с его инфраструктурой не так важен.

Порой таким конторам даже выгоднее существовать в тихих спальных районах, где нет большой конкуренции, но при этом проживает достаточное число потенциальных клиентов.

Такие фирмы нередко выбирают под офис небольшое помещение в жилом доме, значительно удаленном от ближайшей станции метро. А для молодых компаний со скромным бюджетом такой вариант вообще может оказаться единственно приемлемым. Все зависит от возможностей и приоритетов компании.

Соберите как можно больше информации о предлагаемом офисном помещении, о районе, в котором оно находится, о его владельце. Получив эту информацию, вы будете иметь наиболее полную картину о предлагаемом варианте коммерческой недвижимости, а значит, сможете уверенно вести себя с партнерами по переговорам.

Местоположение

Оно напрямую зависит от количества клиентов компании. Если бизнес связан с большим числом посетителей, офис должен быть расположен в центре, в месте с высокой проходимостью, на первом этаже с отдельным входом. Если нет и офис нужен для внутренних нужд — можно выбрать периферийный район города, не заострять внимание на проходимых улицах и бизнес-центрах.

Выбирая район для будущего офиса, необходимо учесть все издержки, которые могут быть связаны с его местоположением. Например, подсчитать, во сколько обойдется фирме доставка сотрудников на работу и с работы, если офис расположен в труднодоступном месте.

Выбираем класс

Класс офиса зависит как от потребностей бизнеса, так и от возможностей владельцев. На данный момент в Москве стоимость аренды офиса класса «А» составляет $600-800 за кв. м, класса «В» — $450-600 за кв. м, класса «С» — $350-450 за кв. м. При этом средняя арендная плата в Москве равняется $500-600 за кв. м с НДС.

Следует учесть, что хотя и существует общепринятая классификация офисов, лишь немногие профессионалы способны четко разграничить этот сегмент рынка по классам в весьма специфических российских условиях. Большинство предложений на вторичном офисном рынке — помещения в бывших НИИ, административных и производственных зданиях советской поры.

Поэтому, вопреки западной традиции, класс офиса у нас зачастую зависит не от уровня здания, а от качества ремонта, который произвели арендодатели. В результате, в одном и том же здании могут предлагаться и офисы класса «С», и более продвинутые — класса «В», и помещения, которые вообще сложно отнести к какому-то классу.

Если бизнес рассчитан на состоятельную публику, нужен офис с качественным набором услуг, таких как парковка, удобный подъезд, скоростные лифты и т. д. А чем выше класс офиса, тем больше управляющая компания таких услуг предоставляет. Если уровень клиентов ниже, то переплачивать за аренду не имеет смысла.

Площадь офиса

Площадь офиса должна определяться исходя из количества сотрудников, которые будут в нем работать. Этот показатель следует просчитать заранее. И учесть, что теснота провоцирует психологическую напряженность на рабочих местах. Но и излишнее пространство нецелесообразно.

Самостоятельно или через посредника?

Необходимо определиться, каким способом будет снят офис — самостоятельно или через посредников. Самостоятельная аренда коммерческой недвижимости связана с некоторой степенью риска и для арендатора офисного помещения, и для арендодателя. Более того, арендаторам офисных площадей самостоятельно стоит иметь в виду, что такая сделка отнимет большое количество времени, которое будет потрачено на просмотр помещений.

При этом от арендатора требуется быть осведомленным об обстановке на рынке коммерческой недвижимости, и иметь колоссальные познания в области законодательства и юриспруденции. Вы сразу же столкнетесь с недостатком информации.

Базы данных на различных сайтах в Интернете чаще всего содержат устаревшие или ложные сведения. То же самое касается и объявлений в газетах. В результате на поиск офиса можно потратить не один месяц. Поэтому большинство компаний все же предпочитает обращаться к риэлторам.

Работа с агентством недвижимости

Наиболее надежным и грамотным считается вариант, когда аренда помещения для той или иной компании происходит с помощью отлично зарекомендовавшего себя в данной сфере агентства недвижимости. Арендовать офисное помещение через агентство — значит освободить себя от немалого числа проблем, порядочно сжать время поиска и просмотров, подходящих по требованиям вариантов, не беспокоиться за юридическую грамотность сделки.

Специалисты таких агентств много лет занимаются решением вопросов поиска и просмотра вариантов и, естественно, предлагают своим клиентам наиболее подходящие, проверенные варианты. При этом экономятся деньги, время, а также нервы заказчика. Аренда офиса через агентство является залогом аренды недвижимости по актуальным ценам, без переплаты и риска быть обманутым.

Чтобы грамотно снять офис через агентство, нужно в первую очередь сформулировать свои требования, которые предъявляются к арендуемому офису, при этом правильно расставить приоритеты – это поможет вашему агенту подбирать в том числе и наиболее близкие вам компромиссные варианты, что может увеличить выбор площадей и ускорить проведение сделки.

При выборе посредника, обязательно обратите внимание на два момента. Во-первых, не стоит иметь дело с фирмами, оказывающими лишь так называемые «информационные услуги». Схема их работы проста: за определенную сумму вам предлагают список адресов и телефонов, по которым на поверку никто ничего не сдает.

В ответ на возмущение клиента сотрудники фирмы разводят руками и предлагают купить обновленный список. Подобные фокусы распознаются на этапе чтения договора, который на поверку оказывается не агентским, а информационным.

Во-вторых, не рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые только сводят арендатора с арендодателем, не сопровождая переговоры и не отстаивая интересы клиента. Серьезные агентства-посредники не только подыскивают подходящий вариант, но и проверяют правоустанавливающие документы арендодателя и берут на себя обсуждение условий договора и регистрацию сделки.

Как правило у арендодателей имеются свои юристы и службы работы с арендаторами, они навязывают свой типовой договор и не любят вносить изменений. Не подкованный юридически арендатор, подписывая такие бумаги, может очень пожалеть об этом в будущем.

Заключение договора

Обязательно изучите рынок коммерческой недвижимости, прежде чем вступать в договорные отношения с арендодателями или собственниками объектов нежилого фонда. Все те скидки, благоприятные условия для аренды или покупки, которые вы захотите получить, осуществятся, если будете аргументировано и со знанием дела говорить, доказывая правоту своего мнения.

Прислушивайтесь к мыслям и идеям профессионалов. Они лучше видят и ощущают как положительные, так и отрицательные моменты, ведь за их плечами, как правило, многолетний опыт работы.

Если вы нашли офис самостоятельно, то перед заключением договора обратите внимание на следующие нюансы.

Проверка арендодателя

Главным условием договора аренды офиса считается точное указание местоположения объекта недвижимости (адрес постройки, ситуационный или кадастровый план), его регистрационных данных в ЕГРП (или иных сведений о правообладателе, подтвержденных уполномоченными государственными организациями).

Объект может иметь самостоятельный учет (кадастровый номер), либо являться частью иного объекта. Будучи составной частью целого, он может быть как описан в кадастровом паспорте, так и нет (прикладывается ситуационный план расположения помещения, обеспечивающий точную привязку к местности).

С помощью этих сведений существует возможность определить владельца сдаваемого в аренду помещения, или объекта, в котором данное помещение находится. В случаях, когда в договоре аренды отсутствуют точные данные о сдаваемом имуществе, такой договор считается не заключенным и, следовательно, не может нести какие-либо последствия.

Право сдачи помещения в аренду, по статье 608 ГК РФ, имеет его собственник. Поэтому, изначально необходимо проверить, действительно ли арендодатель является собственником, и имеет ли он право сдать необходимое вам помещение в аренду.

Подтверждением этого могут стать следующие документы: свидетельство Москомрегистрации (Росреестра) и выписка из Единого Государственного реестра прав (ЕГРП), а также техническая документация БТИ. Следует учесть, что права на объект недвижимости могли с момента даты выдачи этих документов перейти иному лицу, поэтому для надежности рекомендуем самостоятельно запросить выписку из ЕГРП.

Нередко собственники располагают свидетельством о праве собственности устаревшего образца (выданного до 1998 года). Они выдавались уполномоченными государственными органами, для Москвы это Департамент имущества города Москвы (ДИГМ), ранее именовавшийся как Департамент государственного и муниципального имущества (ДГМИ). Такие объекты могут быть еще не внесены в ЕГРП и проверить правоустановку самостоятельно вряд ли удастся, так как при обращении за выпиской из архива ДИГМ потребуется доверенность от правообладателя.

Если помещение сдается в субаренду (то есть сдается от имени арендатора, ранее оформившего договор аренды с собственником), необходимо, помимо проверки прав собственника, дополнительно уточнить, разрешено ли это арендатору: обычно эти моменты прописываются в его договоре аренды. Проверить права арендатора, сдающего площадь в субаренду, можно также через выписку ЕГРП. Если его договор аренды не зарегистрирован в ЕГРП, то от такой сделки желательно отказаться.

Если интересы собственника представляет иное лицо, например, управляющая компания, дочерняя компания, иные лица, также необходимо убедиться в правомочности их действий.

Могут возникнуть ситуации, когда вам будет предложено заключить несколько договоров, в том числе с разными лицами, например, договор аренды с собственником и договор с управляющей организацией. Необходимо также подвергнуть экспертизе все документы и подтвердить правомочия сторон.

Представитель компании-арендодателя должен обладать полномочиями для заключения сделки, что также должно быть проверено. Если это директор фирмы, он может распоряжаться лишь 25% собственности компании.

В любом случае, залогом добропорядочности арендодателя станет включение в пакет документов заверенной копии приказа о назначении представителя компании на должность директора, а в отдельных случаях также протокол собрания акционеров, на котором он был уполномочен заключать подобные сделки.

Если представитель действует по доверенности, необходимо прикрепить к пакету документов и заверенную копию доверенности, и заверенную копию подтверждения полномочий того должностного лица, кто выдал доверенность.

Коридорный коэффициент

Определите, вносится ли арендная плата только за помещения (здания, сооружения, земельный участок под ними), которые фактически были переданы вам (арендатору) во временное пользование, или сюда включена плата за так называемые «места общего пользования» (холл, лестничная площадка и т. п.), дополнительные услуги (охрана, автостоянка и т. п.).

Эти дополнительные расходы весьма существенны и обычно проходят отдельным пунктом в договоре или выражаются в виде коэффициента к арендной ставке (так называемого «коридорного коэффициента»).

Некоторые арендодатели не указывают подобные расходы отдельным пунктом в договоре, вместо этого они завышают реальную площадь помещения на необходимый им «коридорный коэффициент». Подписывать подобные документы не желательно.

Точные размеры помещения

Необходимо установить соответствие площади арендованных помещений (зданий, сооружений) в реальности с той, что указана в договоре аренды и в технической документации БТИ.

Во-первых, площади могут отличаться в случае применении «коридорного коэффициента» (о нем см. выше).

Во-вторых, встречаются случаи, когда в результате перепланировки фактическая площадь уменьшается. И арендодатель, пользуясь неактуальными техническими документами, завышает площадь переданных в аренду объектов. Часто такими «ляпами» грешат договоры сроком до одного года.

Цена аренды

Плата за аренду может быть установлена как на все помещение (сооружение) в целом, так и за конкретный размер площади, к примеру, за 1 кв. м. (в расчете за месяц или год). Если стороны не уточнили в письменном виде форму и сумму оплаты за сдаваемое помещение, то в таком случае договор считается не заключенным и, следовательно, не может нести какие-либо последствия.

Лицо, взявшее в аренду помещение, обязано поддерживать его в технически исправном состоянии, делать необходимый ремонт за свой счет, а так же оплачивать расходы взятого в аренду офиса.

Имейте в виду, что стоимость аренды офиса, которую вам назовут, это отнюдь не все ваши грядущие расходы. Общепринятых норм насчет того, что включает в себя цена аренды, нет. Поэтому не торопитесь радоваться, что нашли очень дешевый офис. Для начала выясните, включает ли названная вам сумма как минимум следующие статьи расходов:

• эксплуатационные расходы, необходимые для поддержания помещения в рабочем и не опасном для жизни и здоровья людей состоянии;
• коммунальные услуги;
• НДС;
• затраты на связь и Интернет;
• стоимость аренды определенного количества машиномест на парковке рядом с офисом (в крупных городах эта проблема становится все более актуальной).

Если данные статьи не включены, поинтересуйтесь, сколько придется за все это доплачивать.

Возможность изменения арендных ставок

В настоящее время арендодатель по закону не имеет права в одностороннем порядке повышать арендную плату. Это утверждает статья 614 ГК РФ – по ней арендодатель имеет возможность изменения арендной платы, но не чаще одного раза в год. Поэтому условия, при которых она изменяется, лучше предусмотреть сразу, например, колебание курса валют или изменение динамики рынка недвижимости.

Если в договоре сама возможность изменения арендной платы не прописана, арендодатель вообще не вправе повышать стоимость аренды в течение всего срока договора, который может быть заключен на три, пять, десять и более лет. Арендная плата, указанная в договоре, который не содержит условие о самой возможности ее пересмотра, может меняться только по взаимному согласию арендатора и собственника, то есть по закону.

Сумма оплаты за арендуемое помещение может быть изменена по соглашению арендатора и арендодателя, в сроки, оговоренные заключенным договором, но не может изменяться чаще, чем один раз в год, если в договоре не предусмотрены другие исключения.

Регистрация сделки в ЕГРП

По правилам, договор на заключение аренды нежилой площади оформляется в письменном виде и подписывается обеими сторонами (арендодатель/арендатор). От срока, на который заключается договор аренды, зависит, требуется ли проводить государственную регистрацию документа. В случае, когда договор аренды заключается на срок менее, чем календарный год, то такой договор аренды не требует регистрации.

В случае, когда договор на аренду нежилой площади заключается на временной срок, более календарного года, он в обязательном порядке должен быть зарегистрирован и считается полностью заключенным только после данной регистрации. В ЕГРП при этом вносятся соответствующие записи о наличии прав пользования на данный объект (его часть) у арендатора.

Заявление о регистрации договора аренды может подать любая из сторон, подписывающая договор, прикрепив к заявлению кадастровый паспорт здания (или технический паспорт, или иной докумнет), на котором должно быть указано сдаваемое помещение и его подробное описание с обязательным указанием точного размера площади (см. Гос. регистрация аренды (договора аренды) объекта нежилого назначения на сайте Росреестра).

Перепланировка

Гражданским кодексом предусмотрено, что арендатор обязан пользоваться имуществом в соответствии с его назначением и условиями договора аренды офиса. Если арендатор пользуется имуществом, переданным ему в аренду, не по назначению или с нарушением условий договора аренды офиса, арендодатель имеет право требовать расторжения договора аренды офиса и возмещения ущерба. Арендатор имеет право изменять состояние вещи (имущества), переданной ему в аренду, лишь при согласии арендодателя.

В ситуации, когда арендатор осуществил перепланировку помещения, разрешенную условиями договора аренды офиса, но без согласия арендодателя, такие действия арендатора можно расценивать как существенное нарушение условий договора аренды офиса, что дает арендодателю право требовать расторжения договора аренды помещения в одностороннем порядке и возмещения убытков.

Подобные ситуации неоднократно были предметом судебных разбирательств между сторонами договоров аренды офиса. Поэтому, прежде чем начинать перепланировку в арендуемом помещении, посоветуйтесь сначала с арендодателем и заручитесь его письменным согласием. Как правило стороны составляют приложение к договору аренды или отдельное соглашение, к которым прилагается соответствующий план перепланировки.

© Алиса Цветкова, Realto.ru