Как найти номер gln

T +7 495 640 53 25
E mail@gs1ru.org

Офис:
Москва, ул. Щипок, д. 9/26 стр.3
Почта:
а/я 4, Москва, 119415, Россия

В этой статье мы разберем, что это – GLN номер поставщика, как он переводится и для чего нужен. Он серьезно облегчает взаимодействие между ERP и информационными системами, гарантирует уникальность каждой компании, которой присвоена эта комбинация. Если в современном цифровом формате фирма пропускает через себя документы только в бумажном виде, то это плохо. С таким подходом сильно ограничивается потенциал развития предприятия, теряются важные бумаги, совершаются ошибки в реквизитах, адресах и других строчках. Чтобы этого не допустить, стоит развиваться и менять технологии, а не оставаться на месте. Давайте разбираться, как это сделать.

Что такое GLN — личный неповторимый номер и что с ним делают

Это уникальное сочетание цифр, которое помогает определить компанию среди других и создает возможность подключения к электронному документообороту и сервису EDI. Именно поэтому требуется получить идентификационный код. Это не просто очередная формальность, которой обязывают пользоваться всех предприятия в стране. Это инструмент, который открывает интересные возможности, но о них мы поговорим ниже.

Применяется в различных системах для того, чтобы кратко и полно описать юридическое лицо в документах. Он не повторяется, уникален для каждой фирмы. Он создан таким образом, что с его помощью можно легко определить не только конкретное юридическое лицо, но также его физические объекты – о каком подразделении, филиале или складе идет речь.

Обычно состоит из 13 цифр. В начале ставится префикс страны – для России это комбинации 460-469. В конце – контрольное число. Главное требование, которое всегда должно выполняться – неповторимость. Если одному предприятию он был присвоен, то ни для какого другого уже не может быть использован.

Кроме того, EDI работает исключительно в соответствии со своими жесткими стандартами, поэтому без этого номера недоступен обмен данными. Это важная опция, ведь в Финляндии, России и Бразилии все организации идентифицируются только по GLN. Частичным аналогом в РФ допустимо назвать БИК, ИНН и подобные. Каждый из этих видов призван, чтобы выделять организацию среди тысяч таких же. Но в любой стране свои стандарты кодирования, поэтому в случае, когда взаимодействуют две компании из разных государств, нужно использовать международные комбинации цифр, это поможет решить проблему подготовки коммерческих документов.

Сейчас список ГЛН контролируется специально созданной ассоциацией под названием GS1. Она занимается вопросами, связанными со стандартизацией учета и использования ШК на разных логистических единицах. У фирмы есть представительство во всех странах, в том числе и в РФ.

В каких целях пригодится

Когда предприятие использует только бумажный документооборот, то в каждой сделке и договоре придется прописывать все имена, адреса, реквизиты. Нужно вписать информацию для перевозчика, продавца и покупателя. Все эти строчки занимают много места. Часто встречаются ошибки, которые делают документ юридически недействительным. Из-за этих помарок и описок приходится много раз переделывать бумаги, это занимает массу времени. Кроме того, постоянно следует поддерживать рабочую документацию в актуальном состоянии и под рукой.

Если пользоваться электронным документооборотом, то для взаимодействия между разными станциями, ERP или информационными системами потребуется только использовать ГЛН. Если его задействовать, то все нужное легко достать автоматически, не заглядывая в архивы.

Есть глобальный реестр, доступ в который открывается по коду, эта информация хранится партнерами также во внутренних сетях. Регулярно и централизованно проходит обновление.

С помощью идентификатора получается определить компанию или ее подразделение как внутри фирмы, так и за ее пределами. Можно узнать, какой это тип объекта – офис, склад, производственный или распределительный центр, место торговли, уточнить его регион, контактные данные. Становятся видимыми банковские реквизиты, требования к доставке товаров и ограничениям.

Для чего используется:

• для определения участника ЭДО – продающей или покупающей стороны, перевозчика, плательщика, грузополучателя и отправителя;
• в операциях по доставке и перевозке для определения адресатов и физических объектов – через GLN можно отметить в карточке «доставить в населенный пункт»;
• в части формирования штрих-кодов его нельзя заменить, он задействован в символике EAN-128 вместе с идентификаторами применения AI;
• в операциях электронной коммерции.

При помощи ГЛН можно:

• обеспечить для компаний универсальный метод обмена данными и идентификации в мире;
• узнать все необходимое об объекте из регистра GS1.

Давайте все же уточним, Global location number, что же это такое – код, который используется, чтобы определить:

• определенное юрлицо;
• нахождение объекта по факту;
• функционал филиала или офиса;
• где находится место в цифровом мире.

Для каждого подразделения внутри одной организации создается свой отдельный ГЛН, чтобы можно было их различать, например, отличить один распределительный центр от другого. При желании можно даже отделить какой-то этаж или кабинет, причал в порту или двор.

Можно не формировать каждый раз новый номер, например, для стеллажей. Реально просто задействовать тот же идентификатор, только в виде формулы. Особенно это актуально, если фирме требуется решение для отслеживания товарных запасов. Подобная система помогает организовывать понятное и наглядное управление.

Если же у компании много филиалов или сложная структура, то предпочтительнее все же формировать для каждого случая отдельные комбинации.

Как можно получить GLN номер предприятия

Если организация-поставщик планирует переход на электронный документооборот и взаимодействие с ритейлерами, то ее обяжут оформлять идентификатор. Часто этот этап начинается после того, как будет заключен договор, иногда это происходит даже до того, как сверят товарный ассортимент.

Чтобы протестировать EDI, можно воспользоваться ненастоящим ГЛН, есть возможность сделать его бесплатно. Но чтобы работать в этих программах, потребуется создавать настоящую официальную комбинацию.

Чтобы добавить номер для своей компании, нужно обратиться в представительство ассоциации GS1. Услуга, после заказа которой можно внести ГЛН в международную систему обходятся в среднем около 3 000 рублей ежегодно. Можно заплатить меньше, если приобрести на 3 года, это часто выходит на 6-6,5 000 рублей.

Еще один вариант – получить членство в ассоциации GS1 самостоятельно. Члены этого клуба могут создавать для себя неограниченное количество наборов цифр и контролировать их, идентификация каждого проходит быстро, количество неограниченно. Но есть и недостаток – сумма взносов ежегодно находится на уровне 40 000 рублей.

Где применяются GLN личные, определяющие конкретную организацию, номера и где их взять

Современным компаниям приходится очень быстро развиваться и постоянно обрабатывать огромное количество документов, коммерческих и финансовых. Если пользоваться традиционной системой их обмена с поставщиками и покупателями, то на это будет уходить много времени, бумаги и сил. Нужно будет контролировать каждый файл, следить, чтобы он был без ошибок и вовремя дошел до контрагента.

Даже документооборот посредством email слишком неповоротливый. Все это ограничивает возможности развития фирмы, ведь если придерживаться этих схем, то подстраиваться под ситуацию и догонять конкурентов-лидеров сферы станет невозможно.

Значительно проще перейти на электронный документооборот. Это поможет избежать большинства ошибок, особенно из-за сотрудников – программа сама будет заполнять все необходимые поля. Чтобы идентифицировать себя в системе компании потребуется провести маркировку – заказать ГЛН. Поэтому применять его придется приобретать всем организациям, которые планируют работать на любом рынке.

Преимущества

Мы разобрались, что такое это – GLN код поставщика и где его можно взять, теперь давайте посмотрим, какие достоинства есть у этого способа.

В первую очередь стоит отметить точность и простоту. Один набор цифр заменяет множество строчек с объяснением объекта, его места, филиала, адреса и других данных. Кроме того:

• нет дублирования – разные фирмы не смогут использовать один код для описания собственного подразделения, для каждого предприятия собственные цифры;
• комбинация значима и применима во всем мире – с помощью нее можно описывать компанию в любой стране и городе, при взаимодействии с другими контрагентами и на внутрифирменных каналах;
• много отраслей – используется в любом типе, независимо от направления деятельности;
• серьезная экономия на доставке – не потребуются курьеры, почтовых расходов тоже не будет;
• оптимизируется бизнес – повышается скорость обработки заказов, подписания документации и улучшается взаимодействие с контрагентами;
• складские запасы снижаются, нет необходимости в больших забитых складах.

Недостатки

Минусов у применения этого способа идентификации практически нет. Потребуется платить каждый год за участие в ассоциации или продление купленных кодировок. Также каждый новый ГЛН придется регистрировать заново, нельзя зафиксировать один, а потом остальные самостоятельно придумать. Каждый раз нужно обращаться в ассоциацию и делать запрос.

Типичные форматы сообщений

В каждом глобально уникальном номере местонахождений GLN используют типы фраз EDI, давайте разберем, что это. Это заранее определенные комбинации слов, которые обозначают конкретные действия – уведомляют о приемке или продаже, отражают прайс-лист или заказ.

Несколько примеров:

• pricat – прайс с основными и акционными ценниками;
• invoice – счет на оплату;
• slsrpt – вся информация о продажах;
• invrpt – подобный предыдущему отчет, но уже о проведенных инвентаризациях;
• comdis – коммерческая дискуссия;
• desadv – уведомление о том, что отгрузка была произведена успешно;
• order – составленный заказ.

Использовать идентификационный набор цифр предстоит каждой компании, которая планирует взаимодействовать с другими на рынке — как российском, так и международном. Поэтому получить и внедрить идентификатор следует каждому предприятию, независимо от его направления деятельности. Если вам сложно разобраться в этой теме или нет времени на выбор подходящего ПО для бизнеса, то обращайтесь в «Клеверенс» помогут. У нас вы найдете софт, который поможет оптимизировать многие рутинные операции и процессы.

Структура

Так как любой ГЛН создается в соответствии с жесткими условиями и по определенным правилам, то есть некоторые требования к его виду. Он:

• с фиксированной длиной, ограниченной 13 цифрами, обрабатываемой как единое целое;
• начинается префиксом компании, которая присвоила ей нумерующая ассоциация;
• со структурой внутри кода, которая тоже определена правилами;
• цифровой, уникальный и неповторяемый;
• заканчивается контрольной цифрой, которая вычисляется в зависимости от предыдущих 12-ти.

Технология работы

Вся работоспособность системы основана на едином подходе к идентификации разных фирм и их товаров в соответствии со стандартами GS1. Если определение конкретных продуктов идет при помощи ШК и GTIN, то для выявления контрагента задействованы GLN номера.

Чтобы начать работать по этой технике, нужно зарегистрироваться и промаркировать продукцию, следует начать пользоваться электронным документооборотом и преобразовывать сообщения в стандартизированные по формату.

Можно подключиться один раз и все время далее участвовать в этом типе отношений, не придется все время настраивать ЭДО заново. Это делается для каждого поставщика и контрагента, но только один раз.

Все действия и передачу пакетов берет на себя специальная фирма – провайдер EDI. В его задачи входит обеспечить непрерывный канал преобразования и отправки данных, гарантировать отличный уровень сервиса.

Сначала пользоваться этими методами могли только очень крупные компании, но постепенно стал развиваться интернет. Теперь его использовать гораздо проще, чем другие способы, ЭДО превратилось в удобный метод документооборота даже в мелких организациях и у ИП.

Как гарантируется достоверность и конфиденциальность

Провайдер должен обеспечить не только быструю и правильную передачу данных, но также она обязана быть полностью защищенной от публикаций и утечки информации. Безопасность всех операций обеспечивается тем, что все сообщения проходят шифрование и различные алгоритмы, призванные защищать протоколы. Другими словами – никто, кроме получающей и отправляющей сторон, не будет знать, что было зашифровано. Содержимое не прочитать и не исправить даже самому провайдеру.

Передаваемый текст также должен быть достоверным. Его следует передавать так, чтобы в процессе отправки и получения было нельзя его корректировать, менять в нем какие-то строчки или суммы. Для отслеживания этого момента на отдельных участках в процессе передачи проверяются контрольные суммы.

Документ гарантированно дойдет от отправившей стороны до получающей. Об этом сообщит специальный механизм оповещения. Отправитель автоматически узнает о том, что его информация дошла до точки назначения.

Получение номера GLN компании и рекомендации, как его лучше внедрять

Чтобы начать участвовать в ЭДО, следует пройти по нескольким простым шагам:

• подать заявление на получение ГЛН, оформить его;
• выбрать удобный вариант, которым будет подключаться контрагент к системе;
• подобрать подходящего провайдера, с которым легко сотрудничать;
• выполнить подключение;
• эффективно работать и повышать прибыль.

После этого можно будет идентифицировать любую часть предприятия, его филиалы, склады, дворы или отдельные магазины. Если правильно внедрить его в работающую сеть организации, то серьезно улучшится логистика, уменьшатся склады, минимизируются ошибки. Не будет документов, которые нужно переделывать и отправлять заново на печать, не будут теряться бумаги. Скорость обмена станет такой, что один файл отправится и будет получен не за день-неделю, как при обычном документообороте, процесс обмена бумагами займет несколько минут.

Подведем итоги

Мы разобрались, что такое GLN код поставщика. Изучили его функционал, для чего и как именно его применяют, где его получить и как им пользоваться. Рассмотрели его структуру и технологию, по которой его внедряют в компанию. Выяснили, какие есть гарантии достоверности данных и конфиденциальности. Но если у вас остались вопросы – наши специалисты готовы на них ответить и подобрать подходящее оборудование для любых целей бизнеса.

Количество показов: 36745

Когда компания обращается к провайдеру электронного документооборота для подключения к сервисам EDI и ЭДО, ей необходимо получить специальный идентификационный номер – GLN.

Не стоит относиться к этому как лишней формальности. Кроме своего прямого назначения, GLN открывает несколько любопытных возможностей.

В двух словах: GLN (Global Location Number) переводится как Глобальный номер места нахождения или Глобальный идентификационный номер. Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его с помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц.

Номер состоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трёхзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом. Основное требование к GLN – его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повторяться нигде.

Поскольку EDI работает по достаточно жёстким стандартам, без GLN электронный обмен данными невозможен. Это ключевая концепция EDI. И в России, и в Бразилии, и в Финляндии компании идентифицируются по GLN. Отчасти аналогом GLN в России можно назвать ОКПО, ОКВЭД, БИК, ИНН и прочие. Все они призваны идентифицировать предприятия среди сотен тысяч других. Но поскольку в каждой стране приняты свои системы кодирования, при подготовке международных коммерческих документов нужно использовать единый формат. GLN решает проблему как универсальный способ идентификации.

Сегодня GLN поддерживается международной ассоциацией GS1, ведающей вопросами стандартизации учёта и штрихового кодирования логистических единиц. У ассоциации есть представительство в России.

Зачем нужен GLN

При бумажном документообороте, сопровождающем цепочки поставок, для каждой сделки в договорах и счетах требуется указывать имена, адреса, реквизиты сторон коммерческих сделок – покупателя, перевозчика, продавца. Это занимает определенное пространство на бумаге, чревато ошибками и требует постоянного поддержания всей рабочей документации в актуальном состоянии.

В электронном документообороте, особенно при прямом взаимодействии между ERP, рабочими станциями и информационными системами разных деловых партнёров, достаточно указать только номер GLN. Используя его, можно автоматически извлечь всю необходимую информацию. Данные, доступ которым открывается по номеру GLN, хранятся партнёрами во внутренних системах и в глобальном реестре. Обновление происходит централизовано.

С помощью GLN происходит идентификация объектов как внутри, так и за пределами компании. По этому номеру можно получить данные о типе объекта (производственный центр, склад, торговый офис, офис компании), регионе, почтовом адресе, контактных данных и лицах, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки и т. д.

Если взять правила присвоения номеров GLN, то можно увидеть четыре основных случая их использования для идентификации:

• для определения юридического лица
• для фактического нахождения объекта
• для определения функции объекта
• для цифрового места нахождения.

Когда компании нужно идентифицировать отдельные объекты в цепочках поставок, то для каждого их них (например, распределительных центров в разных регионах) заводится отдельный GLN. Таким образом, партнёры смогут отличить один РЦ от другого при электронном документообороте.

Более того, GLN позволяет определять не только расположение объектов, но и отдельные части этих мест – этажи, помещения, определённые места на полках, дворы рядом со зданиями, причалы в порту и т. п.

Используя специальные компоненты расширения номера, можно даже не заводить отдельный GLN и для разных стеллажей на складе использовать один GLN (в виде GLN+x, GLN+y, GLN+z). Это особенно востребованно для решений по управлению и слежению за товарными запасами. Такие уточнения к номерам дают возможность организовать наглядное представление о ситуации. Например, указание взять партию товара с номером GLN+x и отправить на номер GLN+z – значит забрать товар с определённого места на складе и выставить на конкретную полку в нужном магазине.

Но когда организации разрастаются или их структура становится более сложной, использование одного номера GLN может создавать нежелательные зависимости и трудности. При необходимости, следует заводить отдельные номера GLN.

Если одна компания выполняет сразу несколько отличающихся функций (например, занимается 3PL-логистикой и ритейлом), то номера можно закрепить за соответствующими подразделениями или отделами в составе организации. Ведь торговым партнерам необходимо отличать одну функцию от других (сбыт, логистику, бухгалтерию).

Например, три отдела одной компании могут использовать три разных номера GLN, чтобы они могли взаимодействовать с внешними контрагентами, а остальные – один общий, если для них не стоит задачи отдельной идентификации. Это также актуально для холдингов со сложной разветвлённой структурой, когда за логистику, документооборот и продажи отвечают разные юрлица, аффилированные между собой.

В случае с цифровым местонахождением, GLN фиксирует электронный адрес, использующийся для связи между компьютерными системами. Это необходимо, если цифровые контакты (шлюз EDI, банк данных, система ERP, система управления складом и т. д.) непосредственно участвуют в транзакциях и их нужно отдельно идентифицировать.

Чтобы считать информацию из GLN, номера кодируются либо штрих-кодом, либо метками EPC / RFID для автоматической идентификации мест хранения, назначения паллет, происхождения продукта и т. д. Это позволяет проводить более эффективную работу по отгрузке и приёмке товара.

Как получить GLN

Если компания-поставщик собирается перейти на электронный обмен данными с торговой сетью, то ритейлер её обяжет получить GLN. Как правило, этот этап идёт следующим после заключения договора и даже до этапа сверки товарного ассортимента (например, такие правила есть у «Магнита» и X5 Retail Group)

Часто на этапе тестирования EDI-обмена можно использовать, так называемый, «фейковый» GLN, создаваемый бесплатно. Но для продуктивной работы потребуется получить официальный номер.

Услуги по внесению информации о предприятии в международную систему GS1 в России через EDI-провайдеров будут стоить около 3 тысяч рублей за один год. Компания может сэкономить, если, к примеру, зарезервирует номер сразу на три года. Это обойдётся, в среднем, в 6 – 6,5 тысяч рублей.

Альтернативный вариант – вступить в саму ассоциацию GS1, члены который могут получить необходимые номера бесплатно. Но здесь главным ограничением является размер вступительных и ежегодных взносов (в сумме – 40 тысяч рублей).

Коротко

А теперь подведём короткий итог о том, что нужно знать и понимать про номер GLN:

• GLN используется во всем мире, в том числе и в России. Это общепринятый стандарт. Он избавляет от необходимости каждый раз вносить в документы реквизиты и контактные данные.
• Номер нужно получить обязательно, это один из основных принципов электронного документооборота. Чтобы сэкономить, регистрируйте номера сразу на несколько лет вперёд.
• С помощью GLN можно идентифицировать любую часть предприятия, отдельные функции компании, филиалы, даже рампу на складе или полку в магазине, если они участвуют в качестве самостоятельного объекта в цепочке поставок. Ваш контрагент будет знать куда привозить товар, а вы – откуда его отгружать.
• Для схожих объектов мелкого порядка – рядов стеллажей в распределительном центре – можно завести один номер со специальными расширениями. Если структура цепочки поставок сложная и разветвлённая – лучше использовать отдельные GLN.

При переходе на электронный документооборот и взаимодействие с контрагентами при помощи электронных накладных, необходимо получить GLN. Это единый международный идентификационный номер, который переводит предприятие, его филиалы и отделы в кратное цифровое обозначение. Как осуществляется проверка GLN номера своей компании и контрагента? Читайте нашу инструкцию.

Код GLN: проверить номер пошагово

После получения идентификационного номера, каждая компания может проверить GLN с помощью международной службы GEPIR. Именно она содержит GLN всех объектов, которым был присвоен код. 

Проверить ГЛН можно таким образом:

• Перейти на портал http://gepir.gs1by.by.
• В услугах найти «Узнай чей код» и выбрать страну Беларусь.
• Далее следует выбрать способ поиска. Если цифровой номер GLN не известен, тогда стоит выбрать поиск по названию компании.
• Название компании нужно ввести в поисковую строку и нажать кнопку «Поиск».
• В полученной выборке найти искомую компанию и зафиксировать ее GLN.
• Поиск можно осуществлять по адресу, почтовому индексу, городу или части названия.

Что дает проверка GLN? 

При помощи только одного цифрового кода о компании возможно узнать следующую информацию:

1. адреса (юридический и почтовый);
2. номера телефонов и факсов;
3. платежные реквизиты;
4. регион нахождения;
5. к какому виду относится объект;
6. главные характеристики объекта;
7. инициалы управляющих и директора.

Чтобы получить доступ к сервисам электронного документооборота (ЭДО) и электронного обмена данными (EDI) при заключении договора с оператором, организации нужен номер GLN. Рассказываем, что такое GLN, для чего он нужен и как его получить.

Что такое GLN

Глобальный номер местонахождения (Global Location Number, GLN) — это международный идентификационный номер, который используется для идентификации юридических лиц и связанных с ними объектов: филиалов, подразделений, магазинов, складов, транспортных средств и так далее.

Номер GLN состоит из 13 цифр, первые три из которых являются префиксом страны (для России выделен диапазон 460-469), а остальные — контрольным числом. Присвоение номера регулируется стандартами международной организации GS1, которая занимается вопросами стандартизации учёта, а также штрихового кодирования логистических единиц.

Как используется GLN

GLN номер используется в ЭДО и EDI для распознания отправителя и получателя электронных сообщений, а также других участников электронного взаимодействия, например, перевозчика.

Глобальный номер местонахождения необходим для обозначения физических объектов и адресатов в логистических операциях. Чтобы не указывать данные при заполнении договоров, актов и других документов вручную, используется номер GLN. По нему можно определить реквизиты юридического лица, узнать филиал, регион и почтовый адрес, а также уточнить требования и ограничения по доставке.

Кроме того, номер GLN удобно использовать, если компания хочет упростить нахождение объекта в длинной логистической цепочке. Для этого уникальный номер присваивается каждому объекту. Например, организация может получить уникальный GLN для каждого из складов, находящихся в разных городах. Это позволит контрагентам отличать одну точку от другой во время документооборота.

Можно настроить глобальный номер местонахождения более предметно, чтобы с помощью GLN можно было определить даже конкретные помещения на точке. Например, место на складе или кабинет в офисе. Если предприятие одновременно продаёт товары и предоставляет логистические услуги, уникальный номер можно присвоить каждому подразделению или отделу, чтобы упростить работу с партнёрами.

Как получить GLN для участия в ЭДО и EDI

Получить номер GLN для участия в ЭДО и EDI можно у GS1 двумя способами:

• заключить договор с ассоциацией;
• вступить в GS1 и получить право на бесплатное оформление GLN.

При заключении договора предприятие оплачивает получение номера. При этом есть особенность — чем дольше срок договора, тем меньше стоимость услуги. Стоимость годового обслуживания GLN на порядок меньше суммы вступительного взноса, которую платит член GS1, поэтому второй вариант выбирают редко.

Что делать, если номер GLN изменился

Если изменился глобальный номер местонахождения, необходимо сообщить об этом своему провайдеру, чтобы он изменил данные в вашем аккаунте. Кроме того, оператор проинформирует о смене номера GLN ваших партнёров.

Устанавливать новый номер в настройках системы оператора самостоятельно нельзя. Из-за этого нарушится транспортировка документов, что приведёт к штрафным ограничениям со стороны сети.