Как найти организатора праздников

@peonystudio, @antonovakseniya

Свадебные организаторы — это люди, которым вы расскажете о своих мечтах и желаниях, а затем перестанете переживать, как их исполнить. Как бы ни хотелось, чтобы вашу свадьбу снимал конкретный фотограф, как бы ни нравилось платье, висящее в «сохраненках» инстаграма уже второй год, начинать важно именно с выбора агентства. Поэтапно рассказываем, как его найти и как с ним работать.

Зачем нужно агентство и можно ли без него

По сути, самой организацией мероприятия занимается именно свадебное агентство. Разработать концепцию, которая бы раскрывала индивидуальность пары, найти подходящие локации, предложить подрядчиков, которые смогут реализовать идею в лучшем виде — это только небольшая часть их задач. А еще все переговоры, расчеты, координация между разными профессионалами, всевозможные нюансы и планы Б, и, конечно, поддержка пары.

 @dariafilippova_photo

В начале подготовки многие невесты задаются вопросом, можно ли организовать свадьбу без агентства. Теоретически, конечно, можно, и практически, скорее всего, получится — особенно если это камерное мероприятие. Другой вопрос, насколько красивой, концептуальной, продуманной и приятной будет такая свадьба. А еще — чего эта самостоятельная подготовка будет стоить и в материальном, и в эмоциональном плане. Организовывать свадьбу тяжело, тем более невестам, у которых в отличие от агентства зачастую нет знания рынка, практического опыта, творческого видения, связей с лучшими профессионалами и целой командой специалистов. Намного приятнее доверить весь труд знающим людям, а самой обсуждать с ними свои пожелания и выбирать из предложенных вариантов.

Если вы решились провести свадьбу без организатора, вам стоит пригласить хотя бы координатора — этот специалист будет на протяжении всего мероприятия контролировать процесс и решать текущие вопросы, чтобы вы сами могли отдыхать. Найти стулья для музыкантов, принять доставку торта, расставить букеты по вазам, подсказать гостям, как пройти к зоне церемонии и многие другие мелочи — отдайте все это в ведение координатора.

 @flordeharinapr, @bringmesomewherenice

Как проходит работа с организатором

1. Вы отбираете несколько агентств и связываетесь с ними, выбираете одно после личной встречи.

2. Утверждаете с агентством концепцию и смету вашей свадьбы.

3. Вместе с организатором выбираете площадку и команду профессионалов, утверждаете список гостей, рассылаете приглашения, а также решаете текущие вопросы, возникающие в процессе подготовки.

4. В день свадьбы организатор или сотрудники агентства контролируют, чтобы все прошло идеально, находясь с вами с утра до вечера.

5. После торжества, в зависимости от условий договора, агентство может передавать вам фотографии и видео со свадьбы. 

@tobelove_wedding, @romanivanov_photo

Где и как смотреть портфолио

Посмотрите проекты, которые агентство уже реализовывало. Ориентируйтесь больше на инстаграм, чем на сайты: многие агентства не так часто их обновляют. Наверняка сейчас вы уже примерно понимаете, что нравится вам больше — дерзкая свадебная вечеринка под открытым небом или камерный ужин при свечах в интерьерах XIX века. Поищите в портфолио агентства что-то похожее на свадьбу вашей мечты и посмотрите, нравится ли вам исполнение. Любой профессиональный организатор способен сделать свадьбу в новом для него формате, но зачем эти эксперименты вам?

Агентство может специализироваться на:

— масштабных торжествах с приглашенными звездами и насыщенной шоу-программой;

— камерных свадьбах, где акцент сделан на уникальность пары;

— выездных свадьбах-путешествиях;

— свадьбах в стиле вечеринки или летнего фестиваля, с флешмобами и современными технологиями.

За вечеринкой лучше идти к тем, кто показывает в своем инстаграме рок-н-ролльную стилистику, неоновый декор и интерактивные зоны для гостей, за классическим банкетом — к тем, кто делает акцент на любви, семейных ценностях и эстетике.

 @joeyandjase

Где смотреть условия работы

Очертив круг агентств, чьи свадьбы вам нравятся, нужно изучить нюансы их работы. Как правило, ответы на эти вопросы есть на сайте агентства в разделе FAQ. Если нет, советуем писать организаторам по почте или в мессенджеры: так вся переписка и условия останутся у вас в письменном виде, и вы ничего не забудете. Перед тем как начинать работать с агентством, убедитесь, что вы знаете:

1) Есть ли у организаторов минимальный бюджет?

2) Они работают за фиксированную оплату или за процент от стоимости всего торжества?

3) Составляют ли договор и занимаются ли заключением договоров с другими профессионалами, задействованными на свадьбе? Может, они сами еще и декором занимаются?

4) Показывают ли смету?

@now_family_, @antonovakseniya

Что обсудить перед личной встречей

С теми, чьи условия вас устроили, пора связаться. Напишите организаторам, когда вы планируете свадьбу, на сколько гостей, какой вам нравится формат, примерные рамки бюджета и другие важные для вас детали. Менеджер агентства, скорее всего, сразу поймет и честно скажет, насколько соотносятся ваши пожелания с реальностью.

Есть смысл обсудить:

— Какую свадьбу можно успеть организовать в эти сроки — как правило, на организацию масштабного торжества требуется больше времени.

— Какой отпечаток на ваше торжество наложит сезонность — к летним свадьбам лучше начинать готовиться как можно раньше, а в несезон это не так важно.

— Какие шаги на пути к идеальной свадьбе вам предстоит сделать — что вы будете выбирать сначала, что потом, когда встречаться с потенциальными членами команды и определяться, кому из них доверить торжество.

Если ответы вам нравятся — соглашайтесь на очную встречу.

@jr_wedding, @romanivanov_photo

Что обсудить на личной встрече

Теперь на первый план выходит человеческий фактор. Да, профессионализм агентства превыше всего, но помните, что вместе с конкретным организатором (или одним из его сотрудников, если ведением проектов в агентстве занимается несколько человек) вам предстоит провести немало времени, поэтому этот человек должен как минимум вызывать у вас приятные эмоции. Прислушайтесь к тому, на чем организатор делает акценты, рассказывая о подготовке к свадьбе — например, на важности декора, или на заботе о комфорте гостей, — и оцените, насколько его ценности соотносятся с вашими.

Уточните, какой подход в агентстве к выбору остальных профессионалов: будут ли вам помогать их искать и советовать кого-то конкретного, и на чем именно основываются эти советы.

@wedoagency, @margoermolaeva

Подробно обсудить день свадьбы

Понятно, что на этапе выбора организатора вы вряд ли четко представляете себе свой свадебный день, и, тем не менее, полезно будет обсудить примерный тайминг, запасной план на случай дождя, а также другие трудности и способы их решения, чтобы убедиться: этим людям можно доверить свою свадьбу. Ведь именно в этот день окончательно проявится весь профессионализм (или непрофессионализм) выбранного агентства, а вы прочувствуете, сколько сложной работы осталось для вас за кадром. Понятно, что на этапе выбора организатора вы вряд ли четко представляете себе свой свадебный день, и, тем не менее, полезно будет обсудить примерный тайминг, запасной план на случай дождя, а также другие трудности и способы их решения, чтобы убедиться: этим людям можно доверить свою свадьбу.

@beeze_studio, @dguledani

Организатор мероприятий — что нужно знать?

Если вам нужны услуги по организации мероприятий, воспользуйтесь предложениями частных специалистов, зарегистрированных на сайте youdo.com. Квалифицированные мастера имеют большой опыт работы, поэтому смогут успешно воплотить даже самые необычные идеи для вашего праздника.

Чтобы заказать услуги организатора мероприятий, оставьте заявку любым удобным способом (на этой странице, по телефону, через мобильное приложение). Свободные специалисты вскоре свяжутся с вами для уточнения деталей заказа.

Профессиональный подход исполнителей Юду

Организаторы мероприятий всегда учитывают индивидуальные требования клиентов. В зависимости от специфики события, исполнители подберут необходимых специалистов:

• танцоров и актеров
• профессиональных ведущих
• оформителей помещений
• поваров и официантов

Перед проведением мероприятия исполнитель выполнит составление сметы, поэтому вы точно будете знать все статьи расходов. Стоимость и все этапы выполнения работы обычно прописываются в договоре.

Яркие праздники для детей

На сайте youdo.com вы быстро найдете квалифицированных организаторов детских мероприятий. Они имеют большой опыт сотрудничества с различными театральными студиями и частными актерами. Специалисты разрабатывают сценарии праздников с участием следующих персонажей:

• ростовые куклы
• живые статуи
• клоуны
• дрессировщики животных и др.

Помещение для мероприятия украсят в соответствии с тематикой вечера и вашими пожеланиями. Прежде чем сделать заказ на организацию детского праздника, просмотрите отзывы клиентов о качестве работы выбранного специалиста.

Часто задаваемые вопросы

Совсем недавно рынок услуг обогатился таким нововведением, как праздничные агентства. Идея дарить людям положительные эмоции, постоянно совершенствовать список событий и мероприятий стала ключевой для многих начинающих предпринимателей. Мысль создать свое event агентство приходила в голову почти каждому выпускнику сферы культуры и искусства, кто так или иначе прикасался к миру шоу-бизнеса, творчеству и административно-организационной работе. Сказать, что существующие event агентства России достигли огромнейшего успеха, – не сказать ничего!

Каталог event агентства

Каждое успешное эвент агентство имеет в своем портфолио следующие категории торжеств:

• корпоративные праздники;
• свадебные банкеты;
• выпускные вечера;
• семейные праздники (дни рождения, юбилеи совместной жизни);
• романтические события (сюрпризы, идеальные свидания);
• тимбилдинговые мероприятия;
• имиджевые акции (для раскрутки новых и поддержания уже известных брендов);
• социальные мероприятия;
• фестивали и прочее.

Классифицировать события, которые организуют эвент агентства России, можно не останавливаясь. Фантазии работников этой сферы стоит только позавидовать. Время не стоит на месте, необходимо постоянно развивать и создавать новые направления праздников, составлять сценарии разнообразных тематик, следить за модными героями шоу-бизнеса, обновлять базы артистов, ведущих и так далее.

Если вдруг возникла идея устроить грандиозное событие, лучший и самый верный способ – это обратиться в ивент агентство, где уже разработана четкая система организации праздника. Здесь сразу же будут предложены несколько вариантов тематик и бюджета мероприятия. Вопрос возникнуть может только один – в какое агентство обратиться за лучшим сервисом?

Выбор эвент агентства

На портале Artist.ru размещен каталог эвент агентств со всеми необходимыми контактами.

В каталоге представлены лучшие эвент агентства: от самых крупных и широко известных, до небольших начинающих, но не менее талантливых компаний. Выбирая агентство, стоит изучить их портфолио, а также ценовой сегмент, в котором они работают. Предоставляемые услуги подбираются под различный бюджет, несмотря на их типичность, именно поэтому, выбирая лучшее event агентство, не стоит торопиться с решением. Следует тщательно проанализировать представленные видео с уже проведенных им мероприятий, фото и отзывы. Возможно, стоит спросить совета у знакомых: вероятно, кто-то уже сталкивался с решением подобных вопросов и у них есть наработанная проверенная база эвент агентств, к которым стоит обращаться.

Агентства всегда гарантируют качество праздника. Менеджеры проектов несут ответственность за все ситуации, которые могут произойти в процессе подготовки и в день самого торжества. Поэтому, обратившись за помощью как в мелкие, так и в крупные event агентства, можно быть одинаково уверенным в успешности мероприятия.

Читайте также:

• Продюсерские центры
• Концертные агентства
• Модельные агентства