Как найти ошибку в главной книге

Источник: Журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений»

Проверка правильности ведения бухгалтерского учета и составления форм отчетности является одним из основных вопросов проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В этой статье автор рассмотрел типовые нарушения, которые достаточно часто допускаются бухгалтерами при формировании годовых отчетных форм. Информация, приведенная ниже, будет полезна при составлении отчетности.

Предмет проверки

Поскольку в формах отчетности отражаются данные бухгалтерского учета учреждения, проверка отчетных форм проводится параллельно проверке организации и ведения в учреждении бухгалтерского учета. В связи с этим предметами проверки являются:

• выполнение учреждением предписания и представления контрольных органов, составленных по результатам предыдущих проверок;
• соблюдение учреждением правил хранения первичных документов, учетных регистров и других бухгалтерских документов текущего года и за прошлые годы;
• выполнение главным бухгалтером обязанности по организации бухгалтерского учета и контролю за обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей;
• соответствие показателей бухгалтерского учета в учетных регистрах на начало года данным за предыдущий год;
• своевременность составления первичных учетных документов и отражения их в бухгалтерском учете;
• соответствие итогов остатков по каждой группе аналитических счетов оборотных ведомостей итогам остатков этих субсчетов главной книге и показателям финансовой отчетности;
• установление достоверности показателей, отраженных в отчетности;
• выполнение контрольных соотношений между формами отчетности;
• проверка оформления представленных форм отчетности требованиям инструкций№ 191н[1], 33н[2];
• установление соответствия фактического исполнения бюджета его плановым назначениям (при проверке отчетности главных распорядителей бюджетных средств);
• оценка эффективности и результативности использования в отчетном году бюджетных средств;
• анализ исполнения доходной и расходной частей бюджета (при проведении проверки в отношении главных распорядителей бюджетных средств);
• анализ исполнения расходной части бюджета, дефицита бюджета и источников его финансирования (при проведении проверки в отношении главных распорядителей бюджетных средств).

Порядок проведения проверки

Инструкции № 191н, 33н устанавливают не только правила формирования отчетных форм, но и общие требования к их составлению и представлению учреждением. Поэтому первоначально при проведении проверки отчетных форм ревизоры обращают внимание на соблюдение учреждением общих требований. В частности, уделяется внимание:

1) своевременности представления учреждением отчетности. Не всегда учреждения соблюдают установленные учредителем сроки представления отчетных форм. Например, Приказом начальника финансово-экономического управления администрации муниципального образования «Пермский муниципальный район» от 14.11.2013 № 136 «Об утверждении графика представления и сдачи бюджетной отчетности об исполнении бюджетов муниципальных образований Пермского района, сводной бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений за 2013 год» установлен срок представления годового отчета – 6 февраля 2014 года, а срок сдачи – 11 февраля 2014 года. Как показали результаты проверки, отчетность учреждением была представлена 7 февраля 2014 года, а сдана 18 февраля 2014 года;

2) наличию в формах отчетности всех необходимых подписей. Например, в нарушение п. 6 Инструкции № 191н отчетность не была подписана руководителем учреждения. Необходимость наличия подписей главного бухгалтера и руководителя учреждения установлена и п. 5 Инструкции № 33н. Формы бухгалтерской отчетности, содержащие плановые (прогнозные) и аналитические показатели, также подписываются руководителем финансово-экономической службы (при наличии ее в структуре учреждения);

3) наличию инвентаризации, обязательной к проведению перед составлением годовых отчетных форм. Некоторые учреждения в нарушение ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ), п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н,  п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, перед составлением бюджетной отчетности не проводили инвентаризацию расчетов с бюджетом, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами и денежных средств, денежных документов, в результате чего соответствие учетных и фактических данных (наличие, состояние и оценка обязательств) не подтверждено, достоверность данных бюджетного учета не обеспечена;

4) наличию нумерации и оглавления в папке. Согласно нормам  п. 6 Инструкции № 33н, п. 4 Инструкции № 191н бухгалтерская отчетность на бумажном носителе представляется в сброшюрованном и пронумерованном виде с оглавлением и сопроводительным письмом;

5) наличию всех форм отчетности, обязательных для включения в ее состав. Согласно нормам п. 10 Инструкции № 33н, п. 8 Инструкции № 191н в случае, если все показатели, предусмотренные формой бухгалтерской отчетности, не имеют числового значения, такая форма отчетности не составляется и в составе бухгалтерской отчетности за отчетный период не представляется. При наличии числовых данных показатели отчетности должны быть заполнены;

6) соответствию форм, представленных учреждением в составе отчетности, формам, установленным инструкциями № 191н, 33н.

Далее проверяющие проводят анализ показателей, отраженных учреждением в отчетных формах, на предмет соответствия показателей отчетности данным бухгалтерского учета учреждения, отражаемым в главной книге. В нарушение п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции№ 33н сведения, указанные в отчетности учреждения, зачастую не соответствуют данным главной книги.

В ходе проверки проверяющими может быть сделана рабочая таблица, в которой отражаются для проведения дальнейшего анализа показатели главной книги и форм отчетности. Для примера ниже приведем такую таблицу.

Сравнительная таблица данных главной книги проверяемого учреждения

и показателей, отраженных в отчетности

тыс. руб. 

Помимо проверки соответствия показателей главной книги учреждения данным, отраженным в балансе, проверяющие изучают показатели, отражаемые в других отчетных формах, на предмет их соответствия данным главной книги и показателям, отраженным в балансе, например:

• соответствуют ли данные формы 0503168 «Сведения о движении нефинансовых активов» (ф. 0503768 – если проверка ведется в отношении бюджетного или автономного учреждения) показателям баланса и главной книги;
• есть ли равенство показателей по кодам КОСГУ, отраженным в справке к балансу по заключению счетов бюджетного учета (ф. 0503110) (ф. 0503710 – если проверка ведется в отношении бюджетного или автономного учреждения) и в отчете о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
• соответствуют ли данные формы 0503169 «Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности» (ф. 0503769 – если проверка ведется в отношении бюджетного или автономного учреждения) показателям баланса и главной книги.

Также ревизоры обращают внимание на наличие равенства между данными по дебету и кредиту счетов, отражаемых в главной книге. Отсутствие равенства нарушает требования п. 3 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ. Напомним, данным пунктом установлено, что бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

Кроме того, проверяется соответствие показателей, отражаемых в бухгалтерском учете и отчетных формах, реальным данным. Например, в ходе проверки может быть выявлено отсутствие оборотов у учреждения в течение года по счету 0 104 00 000 «Амортизация основных средств» при наличии основных средств. Это говорит о неначислении амортизации в течение года, что не соответствует методологии бухгалтерского учета. Можно привести и другой пример. Как показали результаты проверки, в форме 0503169 «Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности» и в балансе (ф. 0505730) задолженность (как дебиторская, так и кредиторская) на конец 2013 года отсутствовала. Однако, по данным главных книг, у учреждений имеются остатки по счетам 020500000, 020600000, 020800000, 02100000, 030200000, 030300000, 030400000. Акты сверок с организациями для проверки не представлены. Таким образом, бухгалтерская отчетность дает недостоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, а также о финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период.

Ошибки в формировании годовых отчетных форм

К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами, можно отнести следующие.

1. В отчете об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) встречаются такие ошибки:

• в графе 3 отчета не отражены группировочные коды в части расходов по бюджетной классификации РФ, коды доходов и расходов по бюджетной классификации расположены не в хронологическом порядке (нарушение п. 54 Инструкции № 191н);
• в графе 4 отчета не отражены годовые объемы утвержденных плановых показателей (нарушение п. 55 Инструкции № 191н);
• в графе 4 отчета по разделу «Расходы бюджета» сумма утвержденных бюджетных назначений отражена не в полном объеме и не соответствует утвержденной бюджетной росписи с учетом последующих изменений, что повлекло за собой искажение бухгалтерской отчетности (нарушение п. 55 Инструкции № 191н);
• в графе 5 отчета по разделу «Расходы бюджета» лимиты бюджетных обязательств отражены недостоверно (нарушение п. 56 Инструкции № 191н).

2. В отчете о принятых бюджетных обязательствах (ф. 0503128) зачастую учреждения совершают такие ошибки:

• в нарушение п. 70 Инструкции № 191н в графе 4 отчета сумма утвержденных бюджетных ассигнований отражена не в полном объеме и не соответствует утвержденной бюджетной росписи с учетом последующих изменений;
• в нарушение п. 71 Инструкции № 191н в графе 8 «Принято денежных обязательств всего» отчета не отражены суммы по счету 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», что свидетельствует о неправильном ведении учета принятых бюджетных (денежных) обязательств (на балансе на конец отчетного периода числится кредиторская задолженность). Бюджетные (денежные) обязательства приняты сверх установленных лимитов бюджетных обязательств, данный факт не нашел отражения в вышеуказанной форме (по графам 6, 8, 11, 12).

3. В форме 0503162 «Сведения о результатах деятельности» пояснительной записки (ф. 0503160) достаточно часто указываются только плановые и фактические объемы финансирования по соответствующим КБК, в то время как п. 161 Инструкции № 191н предусмотрено заполнение формы по показателям, характеризующим степень выполнения поставленных перед субъектом отчетности целей, в том числе по целевым программам в натуральном и стоимостном выражении, что указывает на формальный характер заполнения формы.

4. В отчете об обязательствах, принятых учреждением (ф. 0503738), в нарушение п. 48 Инструкции № 33н не всегда заполняется графа 5 «Принято обязательств всего».

5. В нарушение п. 19 Инструкции № 33н у некоторых учреждений в балансе государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) на начало отчетного периода по счету 0 303 01 000 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» (строка 511) указан отрицательный остаток, хотя такого быть не должно. Из разъяснений, приведенных в Письме Федерального казначейства от 09.01.2013 № 42-7.4-05/2.1-3 «Об особенностях составления и представления годовой бюджетной отчетности и сводной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений главными администраторами средств федерального бюджета за 2012 год», Письме Минфина РФ № 02-07-007/57698, Федерального казначейства № 42-7.4-05/2.3-870 от 26.12.2013 «Об особенностях составления и представления годовой бюджетной отчетности и сводной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и автономных учреждений главными администраторами средств федерального бюджета за 2013 год», следует, что в строках 260, 490, 511, 513, 532 недопустимо наличие показателей со знаком минус по счетам 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами», 0 303 01 000 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

6. В нарушение п. 63 Инструкции № 33н в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» пояснительной записки (ф. 0503760) в графах 4, 5, 6, 7 показатели отсутствуют. Согласно нормам этого пункта в графах 1 – 4 указываются причины проведения инвентаризации (составление годовой бухгалтерской отчетности, смена материально ответственных лиц, выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, чрезвычайные ситуации, требующие проведения инвентаризации, реорганизация или ликвидация учреждения и другие случаи, предусмотренные законодательством РФ), дата проведения инвентаризации и реквизиты распорядительного документа о ее проведении. В графах 5, 6 прописываются выявленные при проведении инвентаризации расхождения с данными бухгалтерского учета с указанием суммы расхождений и кода счета бухгалтерского учета, по которому выявлены расхождения. В графе 7 называются меры, принятые учреждением по устранению выявленных расхождений.

7. При проведении проверки годовых отчетных форм могут быть выявлены нарушения не только в порядке ведения бухгалтерского учета и составления форм отчетности, но и в других сферах финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Например, при сверке сводных форм 0503737 «Отчет об исполнении плана его финансово-хозяйственной деятельности», составленных в разрезе подведомственных муниципальных учреждений, со сводной формой 0503737, представляемой в финансово-экономическое управление администрации района в составе годовой отчетности, могут быть установлены отклонения.

Ниже приведем рабочую таблицу ревизоров, составляемую при проведении анализа отчетных форм.

Сравнительная таблица сводных форм 0503737

тыс. руб.

При сверке данных плана финансово-хозяйственной деятельности с отчетом (ф. 0503737) в разрезе статей расходов могут быть выявлены отклонения, образовавшиеся по причине невнесения в план финансово-хозяйственной деятельности изменений. Согласно нормам п. 19 Требований к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.07.2010 № 81н, в целях внесения изменений в план финансово-хозяйсвенной деятельности составляется новый план, показатели которого не должны вступать в противоречие в части кассовых операций по выплатам, проведенным до внесения в него изменений.

Показатели плана финансово-хозяйственной деятельности и отчета (ф. 0503737) могут соответствовать друг другу, но дальнейший анализ может выявить изменение объема субсидий на финансовое обеспечение задания учредителя без внесения в него изменений. В частности, результаты одной из проверок показали, что первоначально решением о бюджете на 2013 год объем субсидии на оказание такой муниципальной услуги, как организация досуга и обеспечение жителей поселения услугами организации культуры, составил 4 616,5 тыс. руб., по библиотечному, информационному и справочному обслуживанию населения – 1 885,1 тыс. руб., по субсидии на оказание муниципальной услуги в области физической культуры и спорта – 1 627,4 тыс. руб. В течение 2013 года объем субсидий на оказание муниципальных услуг был увеличен:

• на организацию культурно-досуговых мероприятий – на 1 325 тыс. руб.;
• на библиотечное обслуживание населения – на 23 тыс. руб.;
• на оказание муниципальной услуги в области физической культуры и спорта – на 126,5 тыс. руб.

Данный факт свидетельствует о том, что в нарушение п. 6 Порядка формирования и финансового обеспечения выполнения муниципального задания исполнительным органом местного самоуправления и муниципальными учреждениями Сылвенского сельского поселения, утвержденного Постановлением администрации поселения от 30.12.2011 № 523, изменение объема субсидий на финансовое обеспечение выполнения муниципального задания осуществлялось без внесения поправок в муниципальное задание. При внесении изменений и дополнений в решение о бюджете в части увеличения объема бюджетных ассигнований на предоставление субсидий на оказание муниципальных услуг муниципальным бюджетным и автономным учреждениям Сылвенского сельского поселения соответствующие изменения не вносятся в муниципальные задания. В администрации Сылвенского сельского поселения отсутствует правовое основание для увеличения субсидий на оказание муниципальных услуг, поскольку объемы муниципальной услуги не пересматриваются.

[1] Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

[2] Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

При
составлении первичных документов или
учетных регистров могут быть допущены
ошибки. Они должны быть выявлены и
исправлены.

При
большом количестве записей в учетных
регистрах для обнаружения ошибок в них
используется сплошная
проверка (пунктировка записей).
Она состоит в том, что все записи в
учетных регистрах, в которых обнаружена
ошибка, последовательно сверяются с
документами или другими учетными
регистрами, в которых отражены те же
операции. Перед каждой проверенной
суммой ставится специальный значок
(V)
для того, чтобы видеть, какие суммы
проверены, а какие
—
нет.

Выборка
—
способ выявления ошибок при несовпадении
итогов синтетического и аналитического
учета. Для этого делают выборку сумм из
аналитических счетов по статьям или
субсчетам синтетического счета. Затем
подсчитывают итоги выборки и сравнивают
с данными синтетического счета.

При
неправильно составленных проводках
ошибки выявляются путем просмотра их
и ознакомления с первичными документами,
на основании которых были составлены
проводки.

После
того, как ошибки найдены, производят их
исправление.

Корректурный
способ
применяется для исправления ошибок в
документах (кроме кассовых и банковских)
до подведения итогов в них. Исправление
производится путем зачеркивания
неправильных и надписывания правильных
записей, заверенных подписью исправляющего
с оговоркой «Исправлено».

Ошибки,
допущенные в корреспонденции счетов и
повторенные в разных учетных регистрах,
исправляются способом «дополнительных
проводок».
Этот способ применяется при правильной
корреспонденции счетов, если запись
сделана в меньшей сумме. В этом случае
на разницу составляется дополнительная
проводка на сумму, недостающую до
правильной.

Способ
«Красное сторно»
применяется для исправления неправильной
корреспонденции счетов. При этом
составляются две проводки. Неправильная
запись повторяется красными чернилами,
что означает вычитание и тем самым ее
сторнирование, уничтожение. Затем
делается дополнительная проводка с
правильной корреспонденцией счетов.

Способ
обратных проводок
используется для исправления неправильной
корреспонденции счетов. При этом
неправильная запись исправляется
обратной проводкой, а затем делается
правильная запись.

Данный
способ можно использовать, если не
искажается экономическое содержание
операции.

7.3. Формы бухгалтерского учета

Под
формой бухгалтерского учета понимают
определенную систему построения и
сочетания учетных регистров,
последовательности и способов записи
в них.

Основными
признаками, определяющими ту или иную
форму, являются:

-виды
применяемых регистров, взаимосвязь
между ними;

-последовательность
и способы записи в них;

-применение
средств вычислительной техники.

В
историческом развитии форм бухгалтерского
учета прослеживается тенденция к
неуклонному разделению учетного труда.

В
настоящее время применяются следующие
формы бухгалтерского учета:
мемориально-ордерная, журнально-ордерная,
таблично-автоматизированная.

Мемориально-ордерная
форма
возникла в нашей стране в 30-е годы. Свое
название получила от учетного регистра
— мемориальный
ордер. Мемориальные ордера являются
документами бухгалтерского оформления,
в которых указываются проводки по
хозяйственным операциям. За каждым
мемориальным ордером закрепляется
постоянный номер, что позволяет составить
лишь один ордер в месяц на каждую группу
однородных операций. Документы, на
основе которых производятся записи в
мемориальный ордер, подшиваются к нему
.Оформленные ордера регистрируют в
хронологическом порядке в журнале
регистрации мемориальных ордеров
(хронологический регистр синтетического
учета).

Итоги
оборотов по регистрационному журналу
должны соответствовать итогам оборотов
по дебету и кредиту синтетических
счетов, что подтверждает правильность
разноски операций по счетам синтетического
учета.

Проводки
из мемориальных ордеров разносят по
счетам Главной книги (Контрольной
ведомости), которая является синтетическим
регистром систематического учета. В
Главной книге содержатся только
синтетические счета, каждому из которых
отводится отдельный лист. В левой стороне
счета отражаются дебетовые записи, в
правой
—
кредитовые.

Записи
производятся по шахматному принципу,
т.е. с указанием корреспонденции счетов.

В
Главной книге отражаются только обороты
по синтетическим счетам; сальдо не
выводится.

На
основании итогов Главной книги
составляется оборотная ведомость по
синтетическим счетам или шахматная
оборотная ведомость. Итоги ее оборотов
по дебету и кредиту сверяются с итогами
журнала регистрации мемориальных
ордеров для проверки полноты отражения
хозяйственных операций.

На
основании оборотной ведомости по
синтетическим счетам составляют баланс.

Аналитический
учет ведется подобно синтетическому в
карточках на основании первичных
документов, подшитых к мемориальным
ордерам. По данным об остатках и оборотах,
отражаемых в карточках, составляются
оборотные ведомости по аналитическим
счетам. Итоги таких ведомостей сверяются
с итогами оборотной ведомости по
синтетическим счетам (рис.
7.2).

Схема
под вопросом смотри в тетрадь, если
таковая есть

Первичные
документы

Мемориальные
ордера

Накопительные
группировочные ведомости

Карточки
аналитического учета

Регистрационный
журнал

Главная
книга

Оборотная
ведомость по синтетическим счетам

Оборотная
ведомость по аналитическим счетам

Баланс

Условные
обозначения: —>
—
текущие записи; -——>
—
однократная запись; —
—> —
сверка данных.

Рис.
7.2.
Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная
форма учета имеет преимущества по
сравнению с другими книжными формами
учета. Ее регистры и техника записи в
них несложны. Сверка данных синтетического
и аналитического учета, журнала
регистрации и ведомости по синтетическим
счетам устраняет ошибки, обеспечивает
полноту учета хозяйственных операций.
Форма может применяться на предприятиях
всех отраслей хозяйства. Вместе с тем
форма имеет и ряд недостатков:

-многократность
записи одной и той же суммы в различные
регистры. Это увеличивает объем работ
и вероятность допуска ошибок;

-отрыв
и отставание аналитического учета от
синтетического;

-сложность
составления отчетности, так как не все
регистры приспособлены к ее составлению;

-значительный
объем работ приходится на конец месяца;

-приспособлена
к использованию ручного труда и средств
малой механизации.

Указанные
недостатки приводят к задержкам и
опозданию в составлении баланса и других
форм отчетности.

Разновидностью
мемориально-ордерной формы является
форма «Журнал-Главная». Она рассчитана
для предприятий с количеством синтетических
счетов
20-25.
При этой форме на основании документов
или накопительных ведомостей также
составляются мемориальные ордера.

Главное
ее отличие от мемориально-ордерной
формы заключается в том, что составляется
комбинированный регистр «Журнал-Главная
книга». В нем хронологическая
регистрация мемориальных ордеров
совмещена с систематической записью
по синтетическим счетам.

Журнал-Главная
книга представляет собой регистр, в
котором одна сторона отражает структуру
регистрационного журнала (т.е.
номер мемориального ордера, дату его
составления, сумму мемориальных ордеров),
другая сторона предназначается для
записи операций по дебету и кредиту
синтетических счетов .

Журнал-Главная
книга содержит остатки на начало месяца
по всем синтетическим счетам, в конце
месяца подсчитываются обороты по дебету
и кредиту каждого счета и выводятся
остатки на конец месяца. Наличие этих
данных
позволяет не составлять оборотную
ведомость по синтетическим счетам.

Баланс
составляется по данным Журнала-Главной
книги. Аналитический учет ведется в
книгах, по данным которых составляются
оборотные ведомости по аналитическим
счетам. Итоги ведомостей сверяются с
данными Журнала-Главной книги.

Достоинством
формы является сочетание в Журнале-Главной
книге хронологических и синтетических
записей, простота учетных регистров.
Однако при большом количестве счетов
Журнал-Главная книга становится
громоздкой, что приводит к ошибкам.

Журнально-ордерная
форма
явилась результатом длительных поисков
более совершенных форм учета и получила
развитие в начале 40-х годов. С января
1960
г. применяется единая журнально-ордерная
форма для предприятий всех отраслей.

Основными
регистрами являются журналы-ордера,
поэтому и форма называется журнально-ордерной.
Журнал-ордер
-регистр,
в котором сочетаются хронологические
и систематические, а также аналитические
и синтетические формы записи.

Журналы-ордера
ведутся непосредственно на основе
первичных документов только по счетам
с небольшим числом отражаемых в них
операций. При большом количестве
однородных первичных документов данные
их
сначала накапливаются в накопительных
и группировочных
вспомогательных ведомостях или таблицах,
итоги которых в конце месяца переносятся
в соответствующие журналы-ордера.

Журналы-ордера
имеют свой постоянный номер и открываются
для каждого синтетического счета или
нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера
построены по кредитовому принципу.
Журналы-ордера ведут по кредиту одного
или нескольких однородных счетов.
Заранее предусмотрена типовая
корреспонденция счетов, что уменьшает
вероятность появления ошибок.
Журналы-ордера имеют различное строение
в зависимости от особенностей учитываемых
объектов. По содержанию и форме их можно
подразделить на три группы.

Журналы-ордера
первой группы состоят из двух частей.
Первая часть
—
собственно журнал-ордер; в нем
регистрируются кредитные обороты по
счету.

Второй
частью журналов-ордеров
первой группы
являются вспомогательные ведомости,
составленные в целях контроля за
движением денежных средств.

Записи
в указанные регистры производятся по
шахматному принципу, т.е. сумма по дебету
и кредиту корреспондирующих счетов
проставляется один раз, что сокращает
время для регистрации операций.

Журналы-ордера
второй группы
используются для учета операций по
счетам расчетов с поставщиками и
подрядчиками, подотчетными лицами и
др. Эти регистры построены по принципу
совмещения синтетического и аналитического
учета, поэтому отпадает необходимость
вести к ним книги и карточки аналитического
учета и делать сверку между ними.

Записи
в журналах-ордерах этой группы производятся
линейным способом, т.е. дебетовые и
кредитовые обороты размещаются на одной
линии. Например, в журнале-ордере
№6
по кредиту счета
60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
аналитический учет ведется по каждому
поставщику и платежному требованию. По
одной строке отражается задолженность
предприятия конкретным поставщикам и
делается запись о ее погашении по мере
оплаты по этой же строке. Общий итог
оборотов по кредиту и дебету
—
данные синтетического учета .

Журналы-ордера
и ведомости третьей группы
предназначены для учета затрат на
производство. Записи в этих регистрах
производятся в шахматном порядке. При
этом дебетуемые счета отражаются в
подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые
—
в сказуемом (по вертикали) регистра.
В этих ведомостях дается группировка
затрат по статьям аналитического учета,
что важно также для контроля за соблюдением
сметы этих расходов

Журнал-ордер
№ 10
и другие содержат специальные
сгруппированные аналитические данные,
необходимые для составления отчетности.
Строение журналов-ордеров третьей
группы приведено ниже.

Журнал-ордер
№ 10 1.
Затраты на производство

Кредит Дебет	02	10	13	70	и т.д.	Итого
20
23
25
и т.д.
Итого
по элементам
Итого по статьям

В
дополнение к журналам-ордерам и ведомостям
могут составляться разработочные
таблицы, где производят расчеты
амортизации, износа МБП
и др. Данные таблиц используются для
записей в ведомости и журналы-ордера.

Итоги
из журналов-ордеров переносятся в
Главную книгу, которая ведется в течение
года. В ней для каждого синтетического
счета отведена отдельная страница.

Главная
книга ведется по дебетовому признаку.
В нее дебетовые обороты переносятся из
разных журналов-ордеров. а затем
подсчитывается общий оборот по дебету
соответствующего счета. Кредитовые
обороты переносятся из разных
журналов-ордеров общей суммой. В Главной
книге по каждому счету показываются
остатки на начало и конец месяца.
Правильность записей в Главной книге
проверяется путем подсчета оборотов и
остатков по всем счетам. Суммы дебетовых
и кредитовых оборотов и дебетовых и
кредитовых остатков должны быть
соответственно равны. На основании
конечных остатков в Главной книге
составляется сальдовый баланс.

Данные
накопительных ведомостей, журналов-ордеров
и Главной книги позволяют получить
данные для составления отчетности без
дополнительных выборок.

В
настоящее время применяются два варианта
журнально-ордерной формы учета. Первый
вариант предназначен для крупных
предприятий и организаций и включает
17
журналов-ордеров, ряд вспомогательных
ведомостей и таблиц.

Для
предприятий, использующих для отражения
хозяйственной деятельности ограниченное
число синтетических счетов, количество
журналов-ордеров сокращено вдвое.

Журнально-ордерная
форма учета имеет ряд преимуществ:

1. уменьшается
   объем работ в связи с ликвидацией
   регистрационного журнала мемориальных
   ордеров, многих карточек аналитического
   учета;

2. —
   облегчается составление отчетности;

3. -улучшается
   увязка синтетического и аналитического
   учета;

4. -создаются
   условия для разделения учетного труда
   и его равномерности.

Однако
форма не лишена и недостатков:

-сложность
построения основных регистров
—
журналов-ордеров;

-значительны
затраты ручного труда.

Схема
под вопросом

Первичные
документы

Массовые

Единичные

Кассовая
книга

Накопительные
ведомости

r

Журналы-ордера

r

Главная
книга

r

<———>

Регистры

аналитического
учета

Отчетность

Условные
обозначения: —>-
текущие записи; —>-
однократная запись: —
->-
сверка данных.

Рис.
7.3.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского
учета

Таблично-автоматизированная
форма бухгалтерского учета базируется
на широком использовании в учете ЭВМ.
Основные черты данной формы заключаются
в следующем:

-полная
автоматизация сбора, передачи,
систематизации и обработки информации;

-использование,
кроме обычных носителей бухгалтерской
информации, машинных носителей
—
магнитных лент, магнитных дисков;

-интеграция
учета на основе однократного ввода и
многократного использования первичной
информации;

-осуществление
программной группировки дебетовых и
кредитовых оборотов по счетам на основе
принципа двойной записи;

-автоматизация
логических операций бухгалтерского
учета;

-решение
задач бухгалтерского учета в двух
режимах
—
регламентном и запросном;

-получение
выходной информации в виде печатных
регистров и видеограмм;

-возможность
получения расшифровки печатных
показателей по запросам пользователей.

Таблично-автоматизированная
форма бухгалтерского учета продолжает
развиваться в связи с множеством типов
ЭВМ и других средств оргтехники, а также
программного обеспечения; могут
применяться различные технологии
машинной обработки информации.

Так,
рабочие места бухгалтеров могут быть
оснащены персональными компьютерами,
и на их основе созданы автоматизированные
рабочие места бухгалтера (АРМ). Они
позволяют автоматически формировать
первичные документы и машинограммы по
различным участкам учета и передавать
полученные результаты в ВЦ, чтобы
составлять сводные регистры бухгалтерского
учета и отчетности. Их внедрение поможет
решить проблему полной и комплексной
автоматизации бухгалтерского учета.

Схемa
под вопросом

Условные
обозначения:

—
ручная передача информации;

—
автоматическая передача и обработка
информации;

—
диалог с ЭВМ.

Рис.
7.4.
Таблично-автоматизированная форма
бухгалтерского учета

По
мере оснащения предприятия средствами
вычислительной техники более высокого
класса ставится вопрос об использовании
безбумажной формы бухгалтерского учета.
Переход к ней возможен лишь в условиях
массового применения ВТ, которое
потребует соответствующей подготовки
кадров бухгалтеров.

Использование
на практике машино-ориентированных
форм
бухгалтерского учета имеет целый ряд
преимуществ. К ним относятся:

-применение
вычислительной техники не только для
обработки информации, но и для ее сбора
и регистрации;

-возможность
диалогового режима работы с ЭВМ;

-возможность
выдачи информации по запросу;

-освобождение
времени учетного персонала для усиления
контрольно-аналитических функций.

Широкое
внедрение в практику персональных
компьютеров привело к возможности
создания АРМ бухгалтеров. С их помощью
выполняются значительно быстрее и
надежнее расчетные и другие технические
операции, автоматизировано получение
бухгалтерских регистров, оборотного
(оборотно-сальдового) баланса.

С
помощью компьютера в бухгалтерии
значительно облегчается решение
информационно-поисковых задач, упрощается
работа по подготовке, составлению и
распечатке первичных документов.

Использование
компьютеров привело к созданию и
распространению различных бухгалтерских
программ.

В
настоящее время используются как
комплексные программы по учету, так и
программы по учету отдельных объектов.

Применение главной книги в учете на предприятие всегда вызывает заинтересованность и вопросы специалистов. Ни одна проверка не обходится без изучения этого бухгалтерского атрибута. Насколько оправданы усилия по ведению главной книги? Как зародился учет при помощи главной книги?

Что такое главная книга

Свое место в учете главная книга в бухгалтерском учете официально начинает с 1960 года. Но не все предприятия вводят в учет бухгалтерскую книгу, некоторые пользуются «шахматкой», а после данные учитываются в сальдовой ведомости. Главная книга используется для синтетического учета. Это максимально общая форма хоз.учета, которая позволяет получить полнейшее понимание о финансовом и производственном процессах и выявить ошибки в течение хозяйственных операций.

Главная бухгалтерская книга оформляется:

• Ежегодно;
• Более одного года книгу не разрешается вести;
• Записи вносятся в документ в порядке хронологии;
• Начало записей ведется от января до декабря текущего года;
• Отражаются все операции по синтетическим счетам, которые существуют в организации;
• Отображает все хозяйственные операции предприятия.

Для чего нужна главная книга

Первоначально главная бухгалтерская книга служит специалисту бухгалтеру для проверки собственной работы. В процессе занесения операций в книгу все совершенные хозяйственные операции отслеживаются повторно. Таким образом, все хозяйственные операции, произошедшие в течение года:

• Внимательно отрабатываются;
• Информация из них проверяется и заносится в журналы операций (первый этап);
• После та же самая информация записывается в главную книгу (завершающий этап).
• Сложно переоценить важность такого журнала для специалиста бухгалтерии, безусловно, ведение главной бухгалтерской книги это своего рода подведение итогов работы и оценка профессионального уровня бухгалтера.

Предприятию же главная бухгалтерская книга необходима для того, чтобы получать из нее сведения для бухгалтерского баланса. Безусловно, что баланс для организации один из важнейших индикаторов хозяйственно-финансовой деятельности, и тот факт, что сведения до отправления в этот отчет прошли несколько ступеней проверки, крайне важен при подведении итогов деятельности за отчетный период.

Оформление главной бухгалтерской книги в 1С

• Занести данные;
• Сформировать необходимый отчет, и он получит отчет с итоговыми данными, которые ему необходимы.

Несмотря на это такой итоговый регистр как главная бухгалтерская книга ведется и при помощи программного бухгалтерского учета, и не теряет своей актуальности.
Пользователей же интересует необходимость распечатывания полученной книги бухгалтерской. Руководствуясь законом о бухгалтерском учете, в случае, если организация ведет учет при помощи компьютера, то она обязана иметь копии на бумаге. Поэтому необходимо печатать бухгалтерскую книгу, для предъявления при возможных проверках.

Кроме того, следует учесть, что если учетная политика предприятия говорит, что в организации журнально-ордерная форма бухучета, а учет ведется в компьютере и главной книги как таковой не существует, то это грубое нарушение. И любая проверка имеет право требовать главную бухгалтерскую книгу. Потому, при ведении учета на предприятии, следует придерживаться существующих законов и положений по бухгалтерскому учету.

Проверка сведений для бухгалтерской книги

Перед занесением сведений в бухгалтерскую книгу крайне рекомендуется тщательно проверить первоначальные источники информации. Вся информация в журналах ордерах(ЖО) должна быть правильной. Если выявятся неточности в учете разрешается корректирование данных(перечеркивание и дописывания корректных данных). Далее возможно продолжение заполнения данных.

В бухгалтерской книге формируются обороты по синтетическим счетам. Совершается это при помощи:

• Отражения кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету единственной записью;
• Обороты же по дебету записываются в корреспонденции с кредитуемым счетом;
• Далее нужно проверить записанные сведения, для начала производим суммирование оборотов, после сальдо по внесенной информации.

Для того чтобы убедиться, что все сделано верно, нужно добиться двух равенств, суммы сальдо по Дт и Кт и оборотов по Дт и Кт. Если эти равенства не сходятся, нужно провести проверку всей информации. Начать следует со сверки кредитовых оборотов внесенных в ЖО, в случае, когда полученная сумма совпадает с суммой в главной книге, значит нужно искать ошибку в оборотах по Дт.

В итоге после тщательной и скрупулезной деятельности бухгалтера информация, которая будет занесена в баланс организации, будет достаточно достоверной.

Преимущества для организации при ведение главной книги

Поскольку оформление главной книги бухгалтерии существует для подведения итогов хозяйственной деятельности предприятия, то даже в случае если компания ведет учет с помощью компьютерных программ, ведение бухгалтерских книг необходимо.

Ведение бухгалтерской книги возможно и в бухгалтерских компьютерных программах, либо в других программах, которые дают возможность вводить суммы и получать итоги самыми простыми способами.

Важно понимать, что это один из важнейших документов, который просят практически любые контролирующие органы при проверках предприятия. Следовательно, тщательное и корректное оформление бухгалтерских книг не допустит возникновение неприятностей, как руководству компании, так и главному бухгалтеру.

Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.

Ведение и назначение

Главная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет.

Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Зачем нужна главная книга для бухгалтера?

Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.

То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).

Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.

Зачем нужен этот документ для предприятия?

Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету.
Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.

Выверка информации

Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.

Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом. Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.

После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.

Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.

В результате щепетильной работы бухгалтерии итоговые цифры документа будут составлять оборотный баланс предприятия.

Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.

Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.

Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.

Видео

Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях